Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

• ВСТУП
• РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ У MICROSOFT WORD
• РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ
• ТЕЛЕФОННИЙ ЕТИКЕТ
• РОБОЧЕ МІСЦЕ ОПЕРАТОРА ТА СЕКРЕТАРЯ
• ВИСНОВКИ
• ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА

ВСТУП

У сучасному світі практично в усіх сферах діяльності надійно зайняв своє місце комп'ютер. Комп'ютери застосовуються усюди, починаючи від збереження різноманітних архівів, завершуючи програмним управлінням верстатів на заводах.

Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами

Ретельність, терпіння, стійкість уваги, вміння бачити те, що стоїть за умовними знаками, здатність довго зосереджувати увагу, швидкість і точність рухів, схильність до роботи на одинці, ось основні вимоги до оператора комп'ютерного набору. Поряд з високими вимогами до здоров'я людини діяльність оператора комп'ютерного набору висуває підвищені вимоги до його психофізіологічних та психологічних якостей, передусім до пізнавальної, емоційно-вольової сфер і характеру людини.

РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ У MICROSOFT WORD

Таблиця складається з комірок, які згруповані у рядки та колонки. Нижче наводиться один із можливих прикладів використання таблиці.

Тип процесора	Рік	Кількість транзисторів	Розрядність шини	Адресуєма пам'ять	MIPS
			даних	адресів
8086	1978	29 000	16	20	1 М	0.33
8088	1979	29 000	8	20	1 М	0.33
80286	1982	134 000	16	24	16 М	1.2
80386	1985	275 000	32	32	4 Г	6
80486	1989	1 200 000	32	32	4 Г	20
Pentium	1993	3 100 000	64	32	4 Г	112
Pentium Pro	1995	7 000 000	64	32	4 Г	200
Pentium ІІ	1997	7 500 000	64	32	4 Г	300

Існує можливість утворити порожню таблицю, а потім заповнити комірки або перетворити існуючий текст у таблицю. Можна також вибрати одну з таблиць, що пропонується майстром таблиць, або утворити таблицю з існуючих зовнішніх вихідних даних, наприклад, електронної таблиці або бази даних із Microsoft Excel або Microsoft Access. Вказані засоби автоматично формують таблицю.

Створення порожньої таблиці

Установіть курсор у позицію, куди треба вставити таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів - «Вставить таблицу». Виберіть потрібну кількість рядків та колонок.

Створення таблиць за допомогою панелі інструментів “Таблицы и границы”

Ця панель викликається на екран за командою Таблица - Нарисовать таблицу або за допомогою однойменної кнопки стандартної панелі інструментів. Клацанням лівою клавішею миші на кнопці “Нарисовать таблицу” покажчик миші набуває вигляду олівця.

Для формування контуру таблиці необхідно встановити олівець на її початок і клацнути лівою клавішею миші; далі штриховий прямокутник, що з'явиться на екрані, розтягується до розмірів таблиці. Розмежувальні лінії рядків і колонок таблиці проводяться "буксируванням" покажчика-олівця в заданому напрямку. Непотрібні лінії вилучаються мініатюрною гумкою, яка вмикається за допомогою однойменної кнопки .

Створення таблиць за допомогою команди Таблица - Добавить таблицу

За цією командою на екран монітора викликається вікно “Вставка таблицы”, в якому задаються кількість рядків та колонок (за замовчуванням - 5 і 2), а також ширина колонки таблиці. Спочатку ширина всіх колонок однакова, так що таблиця займає все поле набору (“Авто”). Можна вибрати також готовий варіант таблиці зі спеціального списку, що містить таблиці-зразкі. Зразки викликаються на екран за допомогою кнопки “Автоформат”.

Видалення таблиці або елементів таблиці

Існує можливість видалення однієї або декількох комірок, рядків, колонок або цілої таблиці. Можна також видалити вміст комірок, не видаляючи самих комірок.

Видалення таблиці разом з умістом.

Виділіть таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів - «Удалить в буфер».

Видалення комірок із таблиці.

Виділіть комірки, які треба видалити, включаючи символи комірок. Виберіть команду «Удалить ячейки...» у меню «Таблица». Установіть перемикач, що відповідає необхідному параметру.

Видалення рядків або колонок із таблиці.

Виділіть рядки або колонки, які треба видалити. Під час видалення рядків уключіть у виділений фрагмент символ рядка. Виберіть команду «Удалить строки» або «Удалить столбцы»у меню «Таблица».

Видалення вмісту таблиці.

Виділіть елемент, який треба видалити. Натисніть клавішу DEL.

Добавлення комірок у таблицю

Виділіть праворуч від місця вставки стільки комірок (включаючи символи комірок), скільки треба вставити їх у таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів - «Вставить таблицу». Установіть потрібні параметри.

Добавлення рядків або колонок у таблицю

Виділіть рядок або колонку, поруч з якими треба вставити нові. Виділіть стільки рядків або колонок, скільки треба вставити їх у таблицю. У меню «Таблица» виберіть команду «Вставить». У меню, що спливає, виберіть необхідні елементи та напрямок (таблиця, столбцы слева, столбцы справа, строки выше, строки ниже, ячейки). Рядок або колонка будуть вставлены відповідно поточного положення курсору.

Для добавлення рядка у кінці таблиці встановіть курсор в останню комірку останнього рядка та натисніть клавішу TAB.

Розбиття таблиці або вставка тексту перед таблицею

Для розбиття таблиці на дві частини виділіть рядок, який буде першим у новій таблиці. Для вставки тексту перед таблицею виділіть її перший рядок. Виберіть команду «Разбить таблицу» у меню «Таблица».

Добавлення та видалення обрамлення й заливки

Для автоматичного добавлення обрамлення та заливки виділіть таблицю та виберіть команду «Автоформат...» у меню «Таблица». Нарешті, виберіть потрібний формат із списку «Форматы».

Для добавлення обрамлення та заливки у ручному режимі до всієї таблиці або її частини виділіть відповідне, а потім виберіть команду «Обрамление и заливка...» у меню «Формат» та задайте потрібні параметри.

Для видалення обрамлення та заливки виділіть таблицю, а потім виберіть команду «Автоформат...» у меню «Таблица». Зі списку «Форматы» виберіть «Нет».

Зміна ширини колонки таблиці

Виділіть колонку, ширину яку потрібно змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім - вкладку «Столбец». Для визначення точної ширини колонки, введіть число у полі «Ширина столбца». Для встановлення ширини колонки у відповідності до її вмісту натисніть кнопку «Автоподбор».

Можна змінювати ширину колонки, пересуваючи її границі усередині самої таблиці або переміщуючи маркери колонки на горизонтальній лінійці. Щоб побачити величину ширини колонки, встановіть покажчик миші на горизонтальну лінійку та натисніть кнопку миші, утримуючи натиснутою клавішу ALT.

Зміна висоти рядка таблиці

За замовчанням висота рядка встановлюється залежно від умісту комірок та заданих інтервалів перед та після абзацу. Висоту рядків можна змінювати, але всі комірки одного рядка будуть мати однакову висоту.

Для виконання дії виділіть рядок, висоту якого треба змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім - вкладку «Строка». Для встановлення ширини колонки відповідно до її вмісту виберіть параметр «Авто» зі списку «Высота строки».

Для визначення точної ширини рядка виберіть параметр «Точно» зі списку «Высота строки» та введіть число в полі «Значение». Якщо вміст перевищує фіксовану висоту рядка, нижня його частина буде відрізана.

Для визначення точної ширини рядка можна також вибрати параметр «Минимум» зі списку «Высота строки» та ввести число у полі «Значение». Якщо вміст перевищує фіксовану висоту рядка, то вона буде змінена так, щоб уміст розташувався у комірці.

Висоту рядка можна змінювати за допомогою вертикальної лінійки у режимі розмітки сторінки. Виберіть команду «Разметка страницы» у меню «Вид». Пересуньте на вертикальній лінійці маркер рядка.

Зміна інтервалу між колонками таблиці

Перейдіть у таблицю. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...»у меню «Таблица», а потім - вкладку «Столбец». Уведіть потрібне число в поле «Интервал между столбцами».

Вирівнювання таблиці або рядків таблиці на сторінці

Виділіть таблицю або рядки, які необхідно вирівняти. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім - вкладку «Строка». Для вирівнювання таблиці або виділених рядків виберіть один із трьох параметрів зі списку «Выравнивание»: «По левому краю», «По правому краю» або «По центру». Для визначення точного відступу від лівих полів уведіть число у полі «Отступ слева».

Відображення сітки таблиці:

1. Виберіть команду «Сетка» у меню «Таблица».

2. Вставка символу табуляції у комірку таблиці

3. Натисніть клавіші CTRL+TAB.

4. Об'єднання декількох комірок таблиці в одну

Існує можливість злиття двох або більше комірок одного рядка в одну комірку. Наприклад, необхідно злити декілька комірок в одну для утворення заголовка таблиці, що відноситься до декількох колонок. Виділіть комірки, призначені для злиття. Виберіть команду «Объединить ячейки» у меню «Таблица».

Розбиття однієї комірки таблиці на декілька

Виділіть комірки, призначені для розбиття. Виберіть команду «Разбить ячейки» у меню «Таблица». Уведіть кількість колонок, на яку треба розбити кожну комірку. Текст комірки розбивається залежно від кількості символів абзацу, що знаходяться у ній. Якщо у комірці міститься лише один символ абзацу, то весь текст, що знаходиться у ній, поміщається у крайню ліву з нових комірок, а решта залишаються порожніми. Якщо у комірці містяться більше одного символу абзацу, то абзаци розподіляються порівну між комірками.

Сортування даних у таблиці

Виділіть колонки, за якими треба провести впорядкування таблиці. Виберіть команду «Сортировка» у меню «Таблица», а потім - потрібний спосіб сортування.

Виконання розрахунків у таблиці

Виділіть комірку, в яку треба розмістити результати розрахунків. Виберіть команду «Формула...» у меню «Таблица». Якщо у полі «Формула» пропонується не та формула, яку треба використати, видаліть її. Виберіть потрібну формулу зі списку «Вставить функцию». Наприклад, для додавання чисел виберіть SUM. Для посилання на комірки таблиці введіть їх у дужках у формулу. Наприклад, для посилання на комірки A1 та B4 введіть a1;b4. У полі «Формат числа» введіть формат для чисел. Наприклад, для виводу чисел у вигляді відсотків уведіть 0,00%. Результат обчислення з'являється в обраній комірці у вигляді поля. Під час зміни посилань на комірки для поновлення результату обчислень виділіть потрібне поле та натисніть клавішу F9.

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління. Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

- документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників - колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

- документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників. На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах. Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника. Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки. Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Постанови - це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта - «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа - «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа - «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа - «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі - керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі - підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших - розпорядження, а часом - і накази, і розпорядження.

Унормовує уніфіковані форми документів Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі - ДК 010-98). Цим нормативним документом, що офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування, констатовано паралельні назви номіналу «наказ» та «розпорядження», як от: наказ (розпорядження) про приймання на роботу (код 0301001), наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005), наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006), наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). Це аж ніяк не означає, що в цих номіналах документів має фігурувати подвійна назва. Підприємство, унормовуючи склад документів в інструкції з діловодства, класифікаторі форм документів, визначить, яким номіналом повинна документуватися та чи інша управлінська дія.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлятьнакази з основної діяльності, другу - накази з особового складу.

Зазначені групи наказів об'єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010-98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі - ОРД): перша - документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:

1. Організаційно-розпорядча документація (клас 02)

2. Документація з управління кадрами (підклас 0203)

3. Наказ про приймання на роботу (код 0203003)

4. Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)

5. Наказ про звільнення (код 0203008)

6. Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)

7. Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)

8. Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005)

9. Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006)

10. Первинно-облікова документація (клас 03)

11. Облік особового складу (підклас 0301)

12. Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005)

13. Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006)

14. Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008).

На підставі зазначеного вище, з урахуванням меж груп, застосовуваних для реєстрації документів, унормованих підпунктом 3.3.5 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі - Інструкція № 1153), та наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»від 5 грудня 2008 року № 489, можемо констатувати, що до наказів з особового складуналежать накази:

- про прийняття на роботу;

- переведення на іншу роботу;

- сумісництво працівників;

- звільнення (припинення трудового договору);

- надання відпустки;

- заохочення;

- накладення дисциплінарного стягнення;

- матеріальну допомогу.

- Наказами з основної діяльності документують питання:

- фінансово-господарської діяльності підприємств;

- відкриття філій;

- організації структурних підрозділів, розподіл посадових обов'язків;

- режим роботи підприємства;

- фінансування певних програм, проектів;

- внесення змін та доповнень до штатного розпису та безліч інших управлінських ситуацій, які потребують документного вирішення.

- Складання та оформлювання наказів з основної діяльності

- Підготовка проекту наказу

Накази (розпорядження) з основної діяльності видають:

1. на виконання нормативно-правових актів вищих органів влади і управління;

2. для здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані ініціативні накази.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у межах самого підприємства.

Складаючи проект наказу, потрібно:

1. погоджувати пропозиції, що утримуються в ньому, з раніше виданими із цього питання документами, щоб уникнути повторень або протиріч;

2. викладати текст коротко, послідовно, чітко, не допускаючи можливості його подвійного тлумачення;

3. призначати конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень;

4. забезпечувати юридично правильне (однозначне) написання назв підприємств і посад, що згадуються в ньому;

5. зазначати посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження);

6. дотримувати терміни підготовки проектів розпорядчих документів, установлені керівництвом організації;

7. вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили чинність.

Склад реквізитів наказів та вимоги до їх оформлювання

Накази оформлюють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж чистих аркушах паперу формату А4. Переважне розміщення реквізитів - поздовжнє центроване. До їх складу належать:

1. зображення Державного герба України (для державних установ) - реквізит 01;

2. зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) -реквізит 02;

3. назва організації вищого рівня (реквізит 06), оформлюють залежно від відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб - за рішенням установи;

4. назва організації - автора документа (повна чи скорочена) (реквізит 07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);

5. назва структурного підрозділу або територіального відділення філії(реквізит 08), посадової особи - зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа;

6. назва виду документа (реквізит 10), оформлюють великими літерами, не роблячи відступу від межі лівого берега;

7. дата (реквізит 11) наказу має бути проставлена від руки в день, коли його підписав керівник, затверджуючи розпорядчий документ, під час заповнення трафаретної форми, поданої від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці. В організаціях з великим обсягом документообігу і великою кількістю документів, що проходять через керівництво, дату на наказах дозволено проставляти працівникові служби діловодства під час їхньої реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, щоб дата наказу відповідала дневі, коли його було фактично підписано, а отже, нагальною є вимога реєструвати документ того самого дня;

8. реєстраційний індекс (реквізит 12) складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.

Наприклад: № 171 або № 171/01, де 171 - порядковий номер наказу, 01 - індекс структурного підрозділу («Адміністрація», «Загальний відділ» тощо) відповідно до номенклатури справ чи переліку структурних підрозділів;

9. місце складення або видання документа (реквізит 14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому - без відступу, тобто від межі лівого берега;

10. заголовок до тексту (реквізит 19) стисло відтворює основний зміст наказу. Граматична конструкція заголовку до тексту, даючи відповідь на запитання «про що?», розпочинається з прийменника «Про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад: Про надання… Про звільнення… Про затвердження… Про впровадження… Про створення… або іменника, що вказує на предмет (наприклад: Про звіт… Про заходи…), оформлюється від межі лівого берега. Зверніть увагу: неконкретні, занадто стислі заголовки до тексту не виконують своєї функції, адже не забезпечують у разі потреби ефективного пошуку документів;

11. відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється в разі потреби від руки буквеним позначенням «К» чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;

12. текст документа (реквізит 21);

13. відмітка про наявність додатків до тексту (реквізит 22) проставляється в разі потреби. Коли обсяг інформації великий, у проекті наказу (розпорядженні) викладають лише основні питання, а конкретизовану інформацію подають у додатках до документа. Якщо є додатки (графіки, схеми, таблиці, списки, організаційно-правові документи - положення, інструкції, правила, регламенти тощо), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини роблять посилання: (додаток 1); (додаток 2) або: відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.

На документах-додатках у правому верхньому куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу (розпорядження) або окремого пункту документа належить додаток:

Додаток 2

до наказу генерального директора

від 5 жовтня 2007 року № 308

Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини роблять позначку: …додається, а на самому додатку у верхньому правому куті розміщують гриф затвердження документа за формою, встановленою за Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003».

Додатки - невід'ємна частина розпорядчого документа.

Застереження. Видавати разом із наказом (розпорядженням) додатки, не згадані в тексті розпорядчого документа, не допускається.

У проектах наказів (розпоряджень), що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, яка охоплює основний текст і всі додатки. Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати відповідні назви (список, перелік, план заходів, графік тощо). Кожен додаток на останньому аркуші додатка візує керівник підрозділу, що готував додаток до проекту документа, або його вищий керівник;

14. підпис (реквізит 23) оформлюють згідно з вимогами засвідчення документів за ДСТУ 4163-2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівникові організації, що діє на засадах єдиноначальності, а в разі його тривалої відсутності - особі, що виконує обов'язки керівника. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

Підпис може бути оформлено одним із таких способів:

Генеральний директор

Підпис П. О. Любенко

або:

В. о. генерального директора

Підпис Д. В. Лопушний

Не допускається, щоб підписувала документ інша посадова особа, проставляючи перед назвою посади прийменник «за» або правобіжну похилу риску;

15. зовнішнє погодження (реквізит 24) здійснюється в разі потреби, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не лише однієї організації. Зовнішнє погодження може провадитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою в розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифа погодження;

16. візи (реквізит 25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицевому, так і зворотному (якщо нема місця на лицевому) боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за потреби, додаткову оцінку: Зауваження і пропозиції додаю; Заперечую, що, в разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші додатка;

17. прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону (реквізит 28), містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку в нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, окрім прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службового телефону, може містити інформацію про спрямування наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа можна оформляти й на окремому аркуші - «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, яким спрямовується примірник наказу. Цей реквізит можна не проставляти, якщо проект наказу зініціював та склав керівник підприємства;

18. відмітка про виконання документа та направлення його до справи(реквізит 29), проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи;

19. відмітка про наявність документа в електронній формі (реквізит 30), у разі потреби проставляють за допомогою нижнього колонтитула (команди: «Вид - Колонтитули - Нижній колонтитул - Вставити автотекст - Повна назва файла») у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа;

20. запис про державну реєстрацію (реквізит 32), оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади, щоб унести до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.

Організовування тексту розпорядчих документів

Чіткість організації текстової частини виявляється на всіх рівнях. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово виокремлені, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю від тексту загалом.

Вступ спрямовує думку реципієнта, дає обґрунтування пропонованих дій, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення, одначе основної інформації не розкриває.

Структура вступу:

- анотація - перелік проблем, викладених в основному тексті;

- прагматичність - опис цільової установки наказу;

- концептуальність - деякі теоретичні і методологічні та інші положення, покладені в основу документа;

- енциклопедичність - опис робіт, що передували цій роботі, - на змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових аспектів констатуючої частини: підстави, мети, причини видання наказу.

Обґрунтуванням дій може виступати:

1. посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

2. формулювання мети і завдань, що потребують вирішення підприємством;

3. опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність усіх названих вище ознак - підстави, мети, причини видання наказу - у вступі не обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правові або організаційні документи: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції тощо. Мета та причини видання наказу зумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких створено документ.

Зв'язок між повідомлюваними подіями у констатуючій частині здебільшого виявляється усталеними прийменниковими конструкціями, дієприслівниковими зворотами тощо. Серед прийменникових конструкцій найуживанішими є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на впровадження тощо. Позиційне (на початку речення) розташування стандартних дієприслівникових зворотів і дієприслівників, що також досить часто слугує для зв'язку частин тексту розпорядчих документів, можемо проілюструвати такими прикладами: Виконуючи… Впроваджуючи… Вивчивши та узагальнивши… Заслухавши й обговоривши… Розглянувши… Виконуючи вимоги… Беручи до уваги… Враховуючи… Посилаючись… тощо. Наприклад:

Розглянувши заяви та документи, подані до Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку на видачу ліцензії на здійснення професійної діяльності на ринку цінних паперів відповідно до Ліцензійних умов провадження професійної діяльності на ринку цінних паперів, затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики та приємництва від 14 березня 2001 року № 49 та рішенням Комісії від 14 березня 2001 року № 60,

НАКАЗУЮ:

Більше того, текстоутворювальна функція може реалізуватися графічно - розбиттям одного речення на абзаци, кожен із яких розпочинається дієприслівниковим зворотом та поєднанням цих двох мовних засобів.

Заслуговує на увагу організація тексту у формі розповіді про події, явища, факти об'єктивної дійсності із збереженням причинно-наслідкових зв'язків.

Організацію констатуючої частини як розповідь обирають тоді, коли треба повідомити, зберігаючи хронологічний перебіг подій, про певну складну управлінську ситуацію, подію, що сталася, встановити причинно-наслідкові зв'язки, що зумовили подію, факт, явище. У цьому разі сполучними елементами констатуючої та розпорядчої частин знову ж таки є прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду на викладене вище, зважаючи на викладене вище тощо, - які оформлюють з абзацного відступу.

Наприклад:

На період створення Київського міського управління в справах захисту прав споживачів у м. Києві налічувалося близько 3 тис. торговельних підприємств, які перебували в державній власності. Із розвитком ринкових відносин почали з'являтися нові суб'єкти підприємницької діяльності з різноманітними формами власності, серед них спільні з іноземними інвестиціями. На цей час кількість суб'єктів підприємницької діяльності в м. Києві налічується понад 100 тис. Великого розвитку досягли форми і методи управління цими суб'єктами, що потребує від Київського міського управління в справах захисту прав споживачів нових підходів до вирішення поставлених державою завдань та пошуку нових відносин з іншими місцевими органами виконавчої влади. Оскільки управління розміщується в столиці України та щороку збільшується його вплив щодо вирішення соціальних проблем у м. Києві, Київська міська державна адміністрація звернулася з проханням до Держспоживзахисту про надання Київському управлінню у справах захисту прав споживачів статусу Головного. З огляду на викладене вище

НАКАЗУЮ:

Утім, констатуючої частини може не бути, якщо дії, пропоновані до виконання, не потребують роз'яснення.

Застереження. Розділовий знак на межі констатуючої та розпорядчої частин не проставляють, окрім випадків, коли це додатково зумовлюється правилами пунктуації (скажімо, відокремлення дієприслівникового звороту, що виступає єднальним елементом двох складових тексту).

Виокремлені нами три змістових ключових аспекти констатуючої частини - підстава, мета, причини видання наказу, - що реалізуються знову ж таки трьома способами організації констатуючої частини - за допомогою прийменникових конструкцій, дієприслівникових зворотів, а також тексту, організованого як розповідь, поєднуються своєрідним структурно-логічним сполучним елементом двох складових тексту розпорядчих документів, заразом - найбільшим виразником їх директивності: ключовими словами. Їх змінюють залежно від номіналу та виду номіналу розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) підприємств, які діють на засадах одноосібності ухвалення рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини («НАКАЗУЮ:» - в наказах; «ПРОПОНУЮ:» «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:» - в розпорядженнях, вказівках). Ключовим словом постанови як нормативно-правового акта є: «ПОСТАНОВЛЯЄ:» (Верховна Рада), рішення - «ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

На просторовому рівні ключові слова відокремлюються двома міжрядковими інтервалами, окремим рядком (від межі лівого берега), логічно ж є продовженням мовленого в констатуючій частині та першопочатком розпорядчої частини. Доказовим у цьому разі є аналіз пунктуації: немає жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова, двокрапка на межі ключове слово - розпорядча (основна) частина, що потребує додаткового пояснення (а саме? що?).

Розпорядча частина має бути чітко структурована.

Рубрикація тексту - неодмінна умова розпорядчих документів. Пункти і підпункти розпорядчої частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб: 1; 1.1; 1.2; 1.3; 2; 2.1; 2.2; 2.3; 3…

Супроводжувана подвійними чи й потрійними арабськими цифровими позначеннями, рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин висловлювання. І хоч на перший погляд кожен із пунктів розпорядчої частини здається автосемантичним, утім у такому членуванні чітко, як і має бути, простежується концепція укладача щодо підпорядкованості рубрик. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних повідомлень властиво вкласти якомога більше логічно структурованої інформації в найменшу кількість рядків.

Дієслово у неозначеній формі (що зробити?) - визначальний елемент за обсягом інформації і виконуваною функцією кожного пункту розпорядчої частини, концептуальне ядро в складі цілого комплексу повідомлення. Залежні слова пояснюють, на що спрямована дія, створюють чітку єдність повідомлення.

Пункти розпорядчої частини можуть містити конкретні доручення або положення організаційного характеру.

Доручення формулюють у такий спосіб:

1. доручається (що зробити?);

2. термін виконання доручення (коли?);

3. назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?).

НАКАЗУЮ:

1. Провести документальну планову перевірку фінансово-господарської діяльності підприємства за період з 1 січня 2006 року по 31 грудня 2006 року (відповідальний - заступник директора економічного департаменту Возій О. Л.).

Відповіді на три ключових аспекти кожного пункту розпорядчої частини: зміст завдання(що зробити?), термін виконання (до якого часу, коли?), відповідальний виконавець (хто має зробити?) можуть реалізуватися за іншою структурно-логічною схемою.

У такий спосіб організовують пункти розпорядчої частини, що містять конкретні доручення:

- назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);

- доручення (що зробити?);

- термін виконання доручення (коли?).

НАКАЗУЮ:

1. Керівникові проектного відділу № 2 КОЛОМІЙЦЮ М. І. у термін до 21 травня 2007 року забезпечити доопрацювання проектної документації відповідно до зауважень замовника і передати на узгодження.

Вибір граматичної та структурної схеми залежить від характеру документованої інформації. Перевага зазвичай надається першій структурно-логічній формі - категорично-наказовій, що вмотивовується логічно наголошеним інфінітивом. Друга схема часом породжує двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим паче розпорядчих. Тож будьте уважні!

Термін виконання реалізують такими граматичними формами (з… до; з… по, до…; на час складання звіту; постійно тощо). Вказівку про виконавця організовують через:

узаконений відступ від послідовного викладу, графічно оформлені дужки: (відповідальний - посада, прізвище ініціали посадової особи) - у такий спосіб зберігається послідовність викладу;

давальний відмінок посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця або зазначення міністерства, структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках.

Сукупність розпорядчих документів - це зазвичай «регулювальні» рішення, що підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Якщо є проміжні терміни виконання доручення або під час групування дії, запропонованої до виконання, на окремі завдання, кожне з завдань формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.

Розпорядчі документи потребують організації матеріалу залежно від ситуації спілкування:

1. якщо час визначено іншими документами, скажімо, інструкціями, правилами, термін може не зазначатися;

2. якщо виконавець наказу один, то інформація про виконавця в кожному пункті може не зазначатися, а фіксується наприкінці окремим пунктом;

3. виконавець може подаватися узагальнено (наприклад: керівникам відділів, технікам-оглядачам);

4. термін виконання в пунктах і підпунктах розпорядчої частини наказу не вказується, якщо доручення мають постійний або нормативний характер і їх виконання пропонується на весь період дії цього розпорядчого документа;

5. кількість виконавців кожного пункту (підпункту) не обмежується.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:

Наказ набирає чинності з 1 січня 2008 року.

Виконавцем може бути зазначено структурний підрозділ. Тоді в дужках подають прізвище його керівника, який для виконання цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців.

Наприклад:

НАКАЗУЮ:

2. Юридичному управлінню (ЗАРУДНИЙ О. Б.) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву та Інструкцію про застосування Порядку формування та використання коштів резерву Пенсійного фонду на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

До такого способу вдаються лише в організаціях 1-2-ї категорії з великим обсягом документообігу, а також, коли неможливо відразу визначити відповідального виконавця.

Зауважимо, якщо проектом наказу (розпорядження) цілком або частково скасовуються раніше видані документи з того самого питання, то в передостанньому пункті проекту документа слід їх перелічити, наприклад:

НАКАЗУЮ:

5. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Держкомархіву України «Про затвердження цін на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах» від 12 червня 2002 року № 165.

До наказу не слід записувати пункт «Наказ довести до відома…». Підрозділи (посадовців), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають в списку розсилань, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

Контроль за виконанням наказу покласти на… (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Ця форма інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на його вагомості та необхідності беззаперечного виконання. Конкретні, юридично владні приписи суб'єктів управління, так звані регулюючі рішення, зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

Проникнути в прагматику членування тексту - завдання складне, зрозуміти ж написане, те, що приховано за словами, як зазначала М. Цвєтаєва, - своєрідна співтворчість. Саме тому слід переконатися, що проект наказу (розпорядження) написано чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Пам'ятайте, що варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) терміни слід уживати лише в разі потреби, і лише загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і скорочені назви організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосовувати неоднакові, хоча і рівнозначні, терміни для позначення одного й того самого поняття. Недоречно вживати в наказі (розпорядженні) побажання і вирази типу: «підняти рівень», «звернути увагу», «посилити контроль» тощо. Недотримання зазначених норм спричиняє неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення і, як наслідок - навіть невиконання наказу через неузгодженість дій. Варто також пам'ятати, що керівники підприємств персонально відповідають за склад, зберігання і правильне оформлення службових документів.

Дискусійним є визначення належності документів про відрядження. Погодьмося, що за змістомнакази про відрядження урегульовують питання загальної діяльності. Згідно з Інструкцією № 1153 учасниками процесу відрядження виступають керівники структурних підрозділів, керівник установи. Якщо говорити про відомче урегулювання документування службових відряджень, то вирішення цих питань доручається переважно загальному відділу (сектору, канцелярії), як це викладено у Положенні про службові відрядження в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства, затвердженому наказом Міністерства культури і мистецтв України від 16 лютого 2004 року № 85. За формалізованими ознаками ця група наказів тяжіє до документів з особового складу. Доказом того є брак констатуючої частини, наявність типізованого ключового слова «ВІДРЯДИТИ:», а не «НАКАЗУЮ:», підстава, що оформлюється за зразком додатка, пропоновані на галузевому рівні уніфіковані форми тощо.

Документування відряджень працівників у межах України та за кордон регулюється Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (далі - Інструкція № 59). Згідно з цим нормативно-методичним документом службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва в листі від 12 лютого 2002 року № 1-221/805 відповідно до Інструкції № 59 зазначає, що направлення працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

1. наказу (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження;

2. завдань на відрядження;

3. попереднього кошторису витрат на відрядження;

4. посвідчення про відрядження із записом у журналі реєстрації посвідчень;

5. документів, що підтверджують зв'язок відрядження з діяльністю підприємства.

У наказах (розпорядженнях) про відрядження зазначають:

- ключове слово «ВІДРЯДИТИ:»;

- прізвище, ім'я та по батькові працівника;

- посаду (спеціальність, кваліфікацію), структурний підрозділ (місце роботи);

- пункт відрядження (назву організації, місто, країну - якщо працівника відряджають за межі України);

- період відрядження (дату початку та закінчення відрядження), кількість днів відрядження оформлюють за допомогою мовного штампа «з… по… терміном на… днів». Термін відрядження в межах України визначає керівник підприємства або його заступник, і він не може перевищувати 30 календарних днів.

Неунормованість на національному рівні вимог до цього виду номіналу документа, брак затверджених загальнодержавних уніфікованих форм породжують варіативність їх оформлювання. Можна погодитися з тим, що для цього виду номіналу наказу може фігурувати ключове слово «НАКАЗУЮ:», яке поєднується з інфінітивом «відрядити». Одначе на практиці з'являється значна кількість новотворень, які привертають до себе увагу незнанням укладачами правил організації тексту розпорядчих документів, як-от: «Вважати таким, що відряджений до (назва установи, посада, прізвище, ім'я, по батькові відрядженого працівника)», «Погодитися з пропозицією (назва установи, що запрошує у відрядження) про відрядження (посада, прізвище, ім'я, по батькові відрядженого працівника)», «Погодитися з пропозицією (назва установи, що запрошує у відрядження) про відрядження (посада, прізвище, ім'я, по батькові відрядженого працівника)».

Підставою для видання наказу про відрядження зазвичай є доповідна (службова) записка керівника структурного підрозділу або заява, яку подають на ім'я керівника. У ній обґрунтовується потреба у відрядженні, його термін тощо.

На підприємствах 1-2-ї категорій з великою кількістю відряджень дозволяється застосовувати спеціальний бланк із грифом «Має силу наказу» із зазначенням подання керівника структурного підрозділу на ім'я керівництва щодо відрядження працівника. Разом із цим бланком додається іпосвідчення про відрядження встановленої форми. Зміст документа організовують у трафаретній формі (додаток).

Бланки подання з грифом «Має силу наказу» та посвідчень про відрядження виготовляє управління справами, загальний відділ, канцелярія; їх зберігає і видає особа, відповідальна за ведення і реєстрацію відряджень.

Реєструє бланки з грифом «Має силу наказу» та посвідчення про відрядження відповідальний за це працівник засобами автоматизованої системи або в спеціальному журналі. Після відповідного оформлення їх передають до бухгалтерії, де вони зберігаються. Бланки є підставою для виплати витрат на відрядження.

Документування відряджень органів влади та управління провадиться розпорядженнями та постановами з особового складу. Постанови згідно з підпунктом 9.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, нарівні з наказами та розпорядженнями визнано джерелом для наведення архівних довідок про трудовий стаж. Критерієм для оформлювання відрядження тим чи іншим номіналом є його довгостроковість.

Доведення наказу до виконавців

Накази з основної діяльності тиражують у потрібній кількості і спрямовують згідно зі списком надсилань до структурних підрозділів, підвідомчих установ, інших задіяних у вирішенні питання установ. Для цієї групи наказів уважається неунормованим зазначати окремим пунктом перелік посадових осіб, до відома яких доводиться наказ.

Застереження. Для ознайомлення з наказом оформлюється список надсилань у структурні підрозділи, який відповідальний виконавець має подати разом із проектом цього документа.

У наказах з основної діяльності, на відміну від наказів з особового складу, зазвичай немає запису «З наказом ознайомлені». Свідченням цього є те, що задля погодження розробники візують проект документа, відповідальні ж виконавці одержують згідно з реєстром тиражований примірник наказу. Лише в окремих випадках, скажімо, з техніки безпеки тощо, виникає потреба оформити окремий аркуш ознайомлення. За взірець у такому разі може прислужитися оформлювання аркуша погодження.

ТЕЛЕФОННИЙ ЕТИКЕТ

документ розпорядчий етика телефонний

Доведено, що лише протягом перших 15 секунд телефонної розмови формується ставлення її учасників один до одного. Психологи називають це явище "ефектом первинності", тобто як співбесідник сприйматиме нас упродовж розмови, залежить від того, чи вдасться нам з перших секунд спілкування справити приємне враження на нього. Як створити позитивний емоційний фон у телефонній розмові, використовуючи засоби мовленнєвого етикету?

...