Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

• Вступ
• Макетування газети
• Оформлення листка з обліку кадрів та заяви про прийняття на роботу
• Ділова поїздка
• Санітарно-гігієнічні вимоги до приймальної директора
• Висновки
• Використані джерела
• ВСТУП
• У сучасному світі практично в усіх сферах діяльності надійно зайняв своє місце комп'ютер. Комп'ютери застосовуються усюди, починаючи від збереження різноманітних архівів, завершуючи програмним управлінням верстатів на заводах.
• Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами
• Ретельність, терпіння, стійкість уваги, вміння бачити те, що стоїть за умовними знаками, здатність довго зосереджувати увагу, швидкість і точність рухів, схильність до роботи на одинці, ось основні вимоги до оператора комп'ютерного набору. Поряд з високими вимогами до здоров'я людини діяльність оператора комп'ютерного набору висуває підвищені вимоги до його психофізіологічних та психологічних якостей, передусім до пізнавальної, емоційно-вольової сфер і характеру людини.
• облік документування працівник приймальня
• МАКЕТУВАННЯ ГАЗЕТИ
• Зовнішня подача газетних матеріалів
• Макетування номера газети. Після того як закінчено підготовку текстових та ілюстративних матеріалів, переходять до створення макетів газетних полос. Студенти повинні усвідомити, що важливою вимогою до макету є його точність. Він повинен повністю відповідати майбутньому номерові - щодо розміщення матеріалів, їхнього розміру, оформлення всіх елементів.
• За призначенням розрізняють два основних види макетів: загальний макет всього номера (дає наочне уявлення про композицію, розташування найважливіших матеріалів на полосах) і створені на його основі точні макети окремих полос (на базі яких верстають полоси в друкарні).
• Студенти повинні знати, що за способом поліграфічного виконання макети бувають графічними і клеєними, а також визначати переваги останніх.
• Макетуванням номера газети керують відповідальний секретар редакції та його заступники (якщо останніх передбачено штатним розписом). Коли редакція періодичного видання не має електронної бази, яка б дозволяла перейти до сучасного процесу випуску газети, то макет номера передають до типографії, де версткою номера керує випусковий - уповноважений представник редакції.
• Комп'ютеризувавши всі відділи, використовуючи комп'ютерні технології, редакція сучасної газети може повністю контролювати процес підготовки кожного конкретного номера, стежити за роботою кожного відділу, кожного журналіста.
• Коректура. Важливою і відповідальною частиною газетного виробництва є коректура. Студентам необхідно розрізняти два види коректури - друкарську та редакційну.
• Особливу увагу треба звернути на використання стандартних коректорських знаків та дотримання основних правил коректури:

- виправлення помилок, що їх припустилися в техніці набору;

- виправлення помилок орфографічного й пунктуаційного характеру;

- перевірка правильності виділення шрифтом;

- підведення слів і позначень до однієї транскрипції;

- перевірка правильності використання прописних (заголовних) літер;

- виправлення з відома редакції незрозумілих місць і спотворень у тексті.

Студенти повинні знати, що:

- знайдені помилки відмічають спеціальними коректорськими знаками і такі самі знаки виносять на поля;

- коли формат набору широкий і в ньому багато помилок, набір умовно лінією ділять на дві частини. Помилки, що їх знаходять зліва від неї, виносять на ліве поле, а ті, що знаходяться праворуч - на праве;

- проводять правку лише фломастером або маркером темного (чорного) кольору (червоний колір використовувати заборонено!);

- зауваження, не призначені для виправлення тексту, обводять колом.

Заголовок - це назва будь-якого матеріалу газетного (журнального) жанру, в якому коротко, навіть афористично висловлюють головну ідею матеріалу.

Це органічна складова частина твору, що розкриває його зміст і виконує такі функції:

1. означення матеріалу на газетній полосі;

2. привертання до нього уваги;

3. затримання уваги;

4. створення передумов до прочитання тексту;

5. формування ставлення до написаного;

6. інтеграція інформації, носієм якої є заголовок, з тією, яка міститься в самому тексті;

7. створення певного емоційного настрою у читача;

8. створення протягом певного відрізку часу ключового символу в пам'яті читача для означення матеріалу.

Підзаголовок - другий заголовок, що вказує на особливості журналістського виступу, конкретизує, доповнює або поглиблює основний заголовок.

Надзаголовок - додатковий заголовок, що деталізує основний, наголошує на головній думці публікації. Інколи стисло висловлює ставлення до повідомлюваних фактів, сповіщає адресність виступу.

Внутрішній підзаголовок - заголовок, який використовують для розчленування значного за обсягом суцільного тексту публікації на окремі частини (розділи), щоб допомогти читачеві краще орієнтуватися у великому за обсягом матеріалі.

Рубрика - особливий різновид газетного заголовка, який визначає тематичний напрям або характер матеріалу, його жанрові особливості. Рубрика не розкриває змісту публікацій, а в загальних рисах вказує на порушувані в них проблеми.

Шапка - один із складників рубрикації, загальний заголовок тематичної добірки, який чітко вказує на тему і розкриває зміст публікацій. На відміну від рубрики, не повторюється з номера в номер: новий матеріал потребує нової, властивої тільки йому назви.

Добірка - форма подачі тексту на полосі. Організація матеріалу в добірку передбачає компактне розміщення багатьох публікацій під загальною рубрикою, заголовком або “шапкою”.

Вікно - розміщення текстового матеріалу середнього обсягу рівними колонками (частіше за все у правому або лівому верхньому куті полоси). Від іншого тексту “вікно” відбивають рамками з лінійок.

Підвал - це нижня частина газетної полоси, відбита від тексту напівжирною або світлою лінійкою.

Горище - текстовий матеріал, зверстаний у верхній частині газетної полоси на кілька колонок (не менше чотирьох) і відбитий знизу лінійкою або ж узятий у рамку.

Текстівка - підпис під ілюстрацією, що вказує на її особливості, розк-риває і доповнює зміст. Основною вимогою до текстівки є її відповідність зо-браженню.

Ініціал (від лат. initialis - початковий) - перша велика літера слова, яку в газетному виробництві часто використовують для позначення початку розділів або відокремлення складових частин великих за обсягом матеріалів.

Макет (від франц. maquette - модель) - це графічний план чергового номера видання, що дає наочне уявлення про розподіл матеріалів на його полосах і всі деталі його оформлення.

Верстка - планомірне (згідно з макетом) складання газетних полос з готових гранок набору, кліше, заголовків, рубрик та інших поліграфічних засобів. Визначає зовнішній вигляд періодичного видання, формує його індивідуальне обличчя.

Коректура (від лат. correctura - виправлення, поправка) - усунення помилок у редакційних оригіналах і зверстаних сторінках. На сьогодні практично єдиний спосіб досягнення точного відтворення тексту і графічних зображень. ЇЇ призначення - правка орфографічних, пунктуаційних або технічних помилок під час набору, допомога редакції в запобіганні смисловим, фактологічним і стилістичним помилкам у оригіналі.

Інтерліньяж - відстань між рядками.

Трекінг - пробіли між літерами.

ОФОРМЛЕННЯ ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ ТА ЗАЯВИ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ

Ой, хто заповнює особовий листок, обов'язково наклеює фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).

Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів.

Рядок 1 -- зазначається прізвище, ім'я, по батькові (у називному відмінку);

Рядок 2 -- заповнюється: «чол.» чи «жін.»;

Рядок 3 -- вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження;

Рядок 4 -- вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому відмінку) відповідно до записів у свідоцтві про народження;

Рядок 5 -- вказується освіта:

- вища -- для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет;

- незакінчена вища (неповна вища, базова вища) -- для осіб, які закінчили три повні курси вищого начального закладу;

- середня спеціальна -- для осіб, які закінчили технікуми, та прирівняні до них навчальні заклади;

- середня -- для осіб, які отримали атестат зрілості;

- незакінчена середня -- для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи.

Найменування навчального закладу та місце його знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту.

Рядок 6 -- вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею.

Рядок 7 -- вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «немає»;

Рядок 8 -- перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;

Рядок 9 -- заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку).

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час:

м. Вишневе Київської області.

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини:

командир роти військової частини № 2118.

Рядок 10 -- країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали під час перебування в них працівника. У графі «Мета перебування» слід робити запис:

туристична поїздка, службове відрядження тощо.

Рядок 11 -- записується дата нагородження, назва державної нагороди.

Рядок 12 -- запис повинен відповідати запису у військовому квитку.

Рядок 13 -- вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім'ї, які проживають разом з працівником.

Рядок 14 -- вказується поштовий індекс, найменування населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону. Потім записується серія та номер паспорта, найменування органу, який його видав, дата видачі.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.



Документування процесів руху кадрів

Кадрове діловодство - це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

Основні напрями кадрового діловодства:

1. облік особового складу установи;

2. підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

3. облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

4. облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

5. організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

6. оформлення та ведення особових справ працівників.

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність ОДПС із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з особового складу в органах державної податкової служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки, характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

При прийнятті на роботу в органи державної податкової служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку, копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов'язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів - паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4.

Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

1. адресат;

2. відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу - прізвище, ім'я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

3. назва виду документа (заява);

4. текст;

5. перелік додатків (копії документів);

6. підпис;

7. дата.

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

Прийняті рішення керівників ОДПС щодо прийняття на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені).

В індивідуальних наказах міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають.

Накази з особового складу мають аналогічні реквізити з наказами щодо основної діяльності, але при їх оформленні необхідно враховувати ряд особливостей.

Заголовок до тексту наказу формулюють так:

- “З особового складу” (у зведених наказах);

- ”Про призначення”;

- “Про звільнення”;

- “Про переведення”;

- “Про відрядження” тощо.

Констатуюча частина у наказах з особового складу, як правило, відсутня (крім наказів про нагородження і стягнення).

У розпорядчій частині зведених наказів розділи розміщують у такій послідовності:

- призначення;

- переведення на іншу роботу;

- звільнення з посади.

Кожний розділ зведеного наказу розпочинається з дієслова, що означає дію: “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ”, а кожний пункт розподілу - з прізвищ, імен і по батькові працівників.

У тексті індивідуального наказу про призначення, переведення чи звільнення працівника доцільно спочатку зазначити його прізвище, ім'я, по батькові, посаду, назву структурного підрозділу, а потім - дію.

Наприкінці кожного пункту наказу про призначення, переведення, звільнення працівників зазначається підстава (заява, подання, контракт та ін.).

У наказах з особового складу дуже важливе значення має чіткість і правильність записів.

Проекти наказів обов'язково візуються автором проекту документа (як правило, відділ кадрів), керівниками зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників персонально під розписку із зазначенням дати.

Ведення трудових книжок працівників

Трудова книжка - це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред'являють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів:

1. Відомості про роботу.

2. Відомості про нагородження.

3. Відомості про заохочення.

4. Відомості про призначення пенсії.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається в трудову книжку. Він має ті ж розділи, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться штамп з написом “Виданий вкладиш”, зазначається його номер і серія.

Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації (секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.

На титульному аркуші зазначається:

- прізвище, ім'я, по батькові працівника (з паспорта або свідоцтва про народження);

- дата народження;

- дата заповнення трудової книжки.

Тут же є підписи власника книжки та особи, відповідальної за її видачу, а також відбиток печатки.

У розділі “Відомості про роботу” оформляються записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, присвоєння спеціальних звань, рангів, прийняття присяги державного службовця.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з чинним законодавством із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України”.

У трудові книжки за місцем роботи до відомостей про роботу окремим рядком можуть заноситись такі записи:

1. про тривалість військової служби;

2. про тривалість навчання в ПТУ, навчально-курсових комбінатах, вищих навчальних закладах;

3. про час догляду за інвалідом першої групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років та іншими особами згідно з медичним висновком;

4. про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям (вноситься в трудову книжку Центром державної служби зайнятості населення), а також деякі інші дані, які згідно з діючим законодавством, можуть включаться до загального трудового стану.

У розділі “Відомості про нагородження” оформляють записи про:

1. нагородження державними нагородами та відзнаками України;

2. присвоєння звань;

3. нагородження нагрудними знаками, дипломами, грамотами;

4. присвоєння звання “Кращий за професією” та ін.

У розділі “Відомості про заохочення” записують:

1. подяки, нагородження цінним подарунком, занесення на Дошку (Книгу) пошани, видачу премій за успіхи в роботі;

2. відкриття, на які видані дипломи, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про видані за це винагороди.

Всі записи до трудової книжки вносяться у відповідних розділах українською та російською мовами на підставі наказу (розпорядження) не пізніше ніж у тижневий термін, а в разі звільнення - в день звільнення. Записи повинні точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

При необхідності внесення змін на титульному аркуші трудової книжки або вкладишу до неї особа, яка відповідає за видачу книжок, однією рискою закреслює старі дані і записує нові, посилаючись на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи завіряють підписом керівника або уповноваженої особи і печаткою.

У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється. Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення пишуть: “Запис за номером... не дійсний. Прийнято на посаду...” і повторно зазначають у графі 4 дату і номер наказу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.

Якщо установа, організація, де зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовані, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує печаткою, якщо правонаступника немає - то вища організація, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності - обласні архіви, держархів м. Києва, держархів м. Севастополя та держархів при Раді Міністрів Автономної Республіки Крим.

У разі втрати трудової книжки або її зіпсування власник книжки повинен подати письмову заяву адміністрації установи за останнім місцем роботи.

Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, адміністрація повинна видати працівникові дублікат трудової книжки або вкладиша до неї.

На бланку нової трудової книжки або вкладиша в правому верхньому куті титульного аркуша робиться напис “Дублікат”.

Записи в дублікат трудової книжки заносяться згідно із загальними правилами. У відповідних розділах оформлюються записи про роботу, про нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі наказів, які видавалися раніше.

Якщо працівник раніше працював на інших підприємствах, установах, організаціях, то в розділі “Відомості про роботу” в гр. 3 на підставі відповідних документів оформляється запис про загальний стаж роботи до початку роботи в даній установі, організації.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього на підставі належно оформлених документів до дубліката можуть вноситися дані про окремі періоди роботи. У гр. 2 зазначається дата прийняття на роботу, в гр. 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назва посади (роботи), на яку було прийнято. Якщо є документальні дані про переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це теж робиться запис.

Після цього аналогічно вносяться дані про звільнення працівника.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.

Є випадки, коли для підтвердження загального трудового стажу надаються документи, що не мають повної дати початку або кінця цього періоду.

Якщо в документах, які підтверджують трудовий стаж, вказано лише рік роботи, то враховується початок роботи з 1 липня відповідного року, а якщо відомий місяць, а не зазначене число місяця - враховується початок роботи з 15 числа.

Дублікат трудової книжки видається також у випадку, якщо трудова книжка стала непридатною до використання (порвалася, обгоріла та ін.). На титульній сторінці трудової книжки записується: “На заміну виданий дублікат” і вона видається на руки працівникові, а в справах установи залишається дублікат трудової книжки.

Оформлення особових справ працівників

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Особові справи працівників органів державної податкової служби ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731. У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1. особова картка із відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 6 сантиметрів;

2. копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

3. відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі - претендент), і членів його сім'ї;

4. підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5. довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6. біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7. погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

8. довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9. направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

10. заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11. заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12. заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1. наказ, розпорядження про призначення на посаду;

2. копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3. текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

4. копії документів про надані пільги;

5. копія паспорта;

6. копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

7. опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я (вони не підлягають тривалому зберіганню).

Копії документів про освіту, які включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів із них.

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

- повну назву ОДПС;

- номер справи;

- прізвище, ім'я та по батькові (у називному відмінку);

- дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів ОДПС.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

ЗАЯВА

про прийняття на роботу

Прошу Вас прийняти мене на роботу на посаду_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

До заяви додаю:

1) Копія диплому,

2) Копія паспорту,

3) Копія номеру облікової картки платника податків.

Дата написання підпис Прізвище на ініціали

Заява про прийняття на роботу оформлюється, як і решта заяв. З правого боку пишете кому Ви надсилаєте заяву і нижче від кого ця заява. Зазвичай такі заяви пишуться вже на готовому бланку, який Вам необхідно буде тільки заповнити датою, своїм іменем. Навіть посаду за Вас вже вкажуть у тій фірмі на яку Ви оформлюєтеся працювати. Якщо ж Вас попросили написати заяву власноруч - краще це зробити на комп'ютері, ніж від руки, але, немає комп'ютера - не засмучуйтеся, можна і ручкою.

На підприємствах в окрему теку «Особова справа » підшивають документи особи, що улаштовується на роботу. На обкладинці теки зазначають в такій послідовності:

1. назву підприємства;

2. структурний підрозділ («відділ кадрів»);

3. «особова справа №»;

4. П.І.Б. працівника, на котрого оформлено особову справу;

5. правила користування особовою справою.

До особової справи мають уходити такі документи в наступній послідовності:

1. опис документів, що зберігаються в особовій справі;

2. заява про прийняття на роботу;

3. направлення чи рекомендація;

4. анкета або особовий листок з обліку кадрів;

5. автобіографія;

6. копії документів про освіту, кваліфікацію;

7. характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);

8. витяги з наказів - про прийняття на роботу, переміщення, звільнення)

9. доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10. листок заохочень і стягнень;

11. довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища ( ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень).

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника. У разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, сідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документі. Вони мають бути звірені з оригіналом і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.

Знімання і засвідчення копій із паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка заборонено.

Заява про прийняття на роботу оформляється в одному примірнику на чистому аркуші паперу А4 або на трафаретному бланку підприємства і містить наступні реквізити: адресат (назва посади, прізвище та ініціали, адресант (прізвище, ініціали, домашня адреса, дані паспорта), назва виду документа, текст документа, дата, підпис.

Текст заяви має відповідати нормам літературної мови. Необхідно вживати загальновідомі, зрозумілі слова й конструкції, і тільки в разі необхідності використовувати адміністративно-канцелярську термінологію. Текст заяви повинен містити чітко висловлену, послідовно та логічно викладену головну думку. Також текст повинен відрізнятися стислістю, але не за рахунок зменшення обсягу інформації. Слід уникати зайвих слів, повторень, які не несуть змістовного навантаження.

При складанні заяв слід вживати стандартизовані сполучення (прошу надати) та віддавати перевагу простим реченням, які складаються з п'яти-семи слів. Не дозволяється використовувати діалектичні, розмовні, емоційно-експресивні мовні засоби.

За встановленими стардантами реквізит «Дата» проставляється ліворуч під текстом, у цьому ж рядку праворуч - підпис адресанта. Далі для надання заяві юридичної сили її погоджують з керівником структурного підрозділу та подають керівникові установи для зазначення вказівки щодо виконання документа, тобто оформлення резолюції.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»: «окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом».

На особистій заяві має бути одна резолюція, яка проставляється безпосередньо на документі нижче від реквізиту «Адресат» або на іншому вільному місці, крім лівого поля. Інколи, резолюцію пишуть навкіс по тексту, щоб не було можливості внести будь-які доповнення або зміни.

Елементи резолюції:

- прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку;

- зміст доручення та термін виконання;

- особистий підпис керівника;

- дата.

У Філії заяви складаються працівниками на чистих аркушах А4 від руки.

Інспектор відділу кадрів (або особа, яка відповідає за документи щодо особового складу), отримавши від керівника заяву з резолюцією та іншими документами, що додаються, складає наказ по особовому складу. Підставою для оформлення наказу є резолюція. Після того, як керівник підприємства підпише наказ, його зміст доводиться до відома працівника під розписку.

Накази з особового складу, які підшивають у особову справу, створюються з приводу прийняття на роботу працівника, переведення його на іншу посаду та звільнення з роботи. Наказ складається з 2-х частин:

- констатувальна;

- розпорядча.

Констатувальна частина може опускатися, коли в заголовку пишуть загальну назву «Про особовий склад». Кожен пункт наказу починається словами «призначити», «перевести», «звільнити» і друкують великими літерами. Після кожного пункту наказу друкують: «підстава», «ознайомлений».

У великих організаціях накази з особового складу видаються як складні (зведені), тобто ті, що стосуються декількох посадових осіб. Такі накази готуються в міру нагромадження подань, які надходять від структурних підрозділів. У складних наказах зазначають загальний заголовок «З особового складу».

В наказах спочатку друкують інформацію про прийняття на роботу, потім про переведення, а далі про звільнення. У кожній групі прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено інший термін. У наказах про прийняття на роботу зазначають: на який термін, чи є випробний термін, за сумісництвом, зі стажуванням. У наказах про переведення на іншу роботу: причину та на який термін. У наказах про звільнення з роботи зазначають мотиви та посилання на чинне законодавство. Закреслення та виправлення у наказах не дозволяються. Ці накази зберігаються в архіві 75 років.

Уніфіковані міжвідомчі типові форми наказів:

П-1 - про прийняття на роботу;

П-5 - про переведеення на іншу роботу;

П-8 - про припинення трудового договору.

Реквізити наказу по особовому складу:

1. назва виду документа;

2. індекс (К - кадри, ВК - відділ кадрів, ОС - особовий склад);

3. місце складання чи видання;

4. заголовок до тексту;

5. позначка про контроль (роблять у разі потреби);

6. текст;

7. підстава (заява, контракт);

8. підпис;

9. гриф погодження (оформляють у разі потреби);

10. візи (погодження);

11. позначка про виконання і направлення до справи.

Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для складання наказів з особового складу, зберігаються в архіві організації 3 роки.

Автобіографію підшивають до особової справи. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов'язково. Оформлюють автобіографію від руки на чистому аркуші А4 або на трафаретному бланку. Відомості викладаються у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності із зазначенням місяця і року. В автобіографії наводяться такі відомості:

1. назва виду документа;

2. П.І.Б. автора (теперішні і колишні, якщо були зміни);

3. число, місяць, рік народження;

4. місце народження;

5. громадянство;

6. відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів);

7. відомості про трудову діяльність ( у хронологічній послідовності);

8. відомості про громадську роботу (всі її види), наукові звання;

9. нагороди і заохочення;

10. родинний стан і склад сім'ї;

11. паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Зліва під текстом атобіографії проставляють дату складання, а справа підпис особи, що її написала. Якщо автобіографію пишуть на трафаретних бланках підприємства, то можуть висвітлюватись деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

В особову справу може підшиватись характеристика - документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи. Характеристику видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові(учневі, студенту, практикантові).

Характеристику оформлюють на загальних бланках або чистих аркушах А4 з кутовим чи повздовжнім розташуванням реквізитів. Документ ділиться на дві частини. Перша - анкетна, в якій наводять анкетні дані особи:

- П.І.Б., рік народження, громадянство;

- освіта.

Анкетну частину дозволяється розташовувати по центру, нижче від слова «характеристика». В другій частині наводять відомості про трудову діяльність:

1. зазначають з якого часу працює особа, як ставиться до виконання службових та громадських обов'язків;

2. які має нагороди, стягнення;

3. як підвищує свій фаховий рівень;

4. який має авторитет у колективі, оцінка ділових і моральних якостей;

5. висновки.

Анкета пишеться від руки на чистому аркуші А4 або на трафаретному бланку особою, що наймається на роботу. Не дозволяються скорочення, прочерки, виправлення. Дані про особу повинні відповідати записам у паспорті, трудовій книжці, військовому квитку, документам про освіту.

Рекомендаційні листи також можуть підшиватися до особових справ працівника. Рекомендація - це готовність того, хто її пише, узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до навчального закладу тощо.

Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики:

1. рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

2. за рекомендацією можна звернутись до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

3. особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет у даній галузі;

4. у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок - «рекомендую» чи «не рекомендую».

В рекомендаційних листах також необхідно вказати:

- з якого часу Ви знаєте особу чи фірму;

- рівень її професійної майстерності та ділової етики;

- який авторитет має особа в професійній сфері;

- які досягнення має особа в професійній чи громадській сфері.

Рекомендаційний лист оформлюють на чистих аркушах А4 з реквізитами службового листа: назва виду документа, дата, місце складання, адресат, текст, відмітка про наявність додатків (при необхідності), підпис, печатка.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів уміщує такі дані: характеристики, відгуки, подання про призначення на посаду, атестаційні листи, накази про переведення на іншу постійну роботу, відомості про нагородження, заохочення та дисциплінарні стягнення, копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.

В особову справу не підшивають накази (розпорядження) про відпустки, відрядження, перебування на курсах підвищення кваліфікації та стажуванні.

У Філії особові справи ведуться на всіх працівників підприємства. Титульна сторінка справи уміщує всі необхідні реквізити. На внутрішньому боці теки знаходиться опис документів у справі. У теку підшиті документи згідно опису: особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, доповнення до особового листка, витяг з наказу про прийняття на роботу, копія диплому, належним чином завірена, атестаційна характеристика та атестаційний лист.

ДІЛОВА ПОЇЗДКА

Питання, на які треба звернути увагу при підготовці ділової поїздки: багаж, який може полегшити поїздку, правила етикету в дорозі. Подолання проблем, які можуть виникнути в дорозі. Підготовка до відрядження за кордон та вдале завершення ділової поїздки.

Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена. Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б не була причина поїздки, для того, щоб вона пройшла вдало, перед від'їздом ви повинні мати відповіді на такі питання:

Чому я їду?

Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження. Завдання, поставлені перед вами, мають бути відомі також тим особам, які зустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розуміння очікуваних результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено, зосередитися на підготовці до майбутньої роботи, що у свою чергу, безумовно, стане запорукою ефективного використання робочого часу.

З ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки?

"Звалитися на голову" комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши без попередження, -- відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (і швидше за все виявиться) мало або абсолютно неефективною. Адже доклавши певних зусиль для того, щоб дістатися до місця призначення, ви можете з'ясувати, що потрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манери вимагають заздалегідь попередити про свої плани щодо поїздки, а також максимально наблизити свій графік до графіка сторони, що приймає, зробивши його найзручнішим для господарів.

Що мені необхідно взяти з собою?

Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете мати необхідних матеріалів та документів. Якщо ви заздалегідь поставите собі таке питання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали, але й перевірити, наскільки вони готові.

Планування та підготовка ділових поїздок

Якщо ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багато їздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є самозабезпеченість та максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.

Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтеся максимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденного ритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, нових умов, людей та оточення.

Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточно визначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте до замовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, а вартість, якщо і зменшиться, то ненабагато.

Зробивши це, приступайте до складання списку інформації, необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку мають бути:

1. Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні номери.

2. Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.

3. Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса, телефонні номери, а також номер вашого замовлення.

4. Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей (якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).

5. Ім'я господаря (імена господарів), номери його (їхніх) телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).

6. Інформація щодо організації харчування (за наявності такої).

7. Заплановані вечірні світські заходи.

8. Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.

Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте своєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу -- комусь із членів вашої сім'ї або другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами у будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).

Багаж, який полегшить вашу поїздку

Збираючи речі для відрядження, виходьте із простого правила: брати те, що необхідне, і залишати вдома все інше. Очевидно, що крім потрібних матеріалів, документів, мобільного телефону та персонального комп'ютера вам необхідно взяти одяг та всі речі, необхідні для догляду за собою.

Зрозуміло, нікому не хочеться обтяжувати себе зайвим багажем.

Для того, щоб вирішити, що складати, вам необхідно знати:

1. Якою буде (очікується; як правило, буває у цей час) погода там, куди ви їдете.

2. Знайти відповідь допоможуть не тільки телебачення та газети, а й Інтернет. Дізнайтеся про погоду не тільки у місці призначення, а й у пунктах зупинок, пересадок на той випадок, якщо вам доведеться затриматися там.

3. Що ви будете робити, у яких заходах вам доведеться/ви плануєте брати участь.

Чим конкретніші ваші плани, тим легше ви можете підготуватися, підібравши відповідний, необхідний одяг. Чи запланований обід з представниками фірми, до якої ви їдете? Чи доведеться вам багато ходити? Чи збирається ви відпочивати у бадейні, займатися у тренажерному залі готелю?

Ті, хто часто подорожує, як правило, мають список основних речей, які постійно є в їхньому багажі. Так само відпрацьований і порядок пакування речей, який визначає, що складається у валізу, а що у ручний багаж. Досвід багатьох бізнесменів, яким доводиться часто подорожувати, свідчить, що у сумці чи невеликій валізі, яку ви берете з собою у салон літака, варто мати:

- необхідні документи: паспорт (з візою за потреби), імена та контактні номери ваших ділових партнерів, квитки;

- гроші та дорожні чеки;

- робочі матеріали та документи, бізнес-картки;

- наочні матеріали для виступу: слайди, фотографії і т. ін.;

- ліки, якими ви користуєтесь;

- коштовні речі;

- косметичний набір/набір для гоління, інші речі, необхідні для догляду за собою;

- темні окуляри;

- додаткова пара шкарпеток, колгот та білизни;

- змінний одяг.

Склавши перелічені речі у ручний багаж, ви будете мати можливість підтримувати свій зовнішній вигляд у належному стані, а також при затримці чи втраті вашого багажу зможете нормально працювати (маючи гроші, робочі документи та на перший час одяг на зміну).

У діловій поїздці вам зрозуміло хочеться відчувати себе комфортно. Водночас ваш одяг має відображати ваш професійний статус, положення. Підбираючи одяг, пам'ятайте про корпоративну політику вашої фірми та компанії, куди ви їдете, а також виходьте із характеру та цілей поїздки. У будь-якому разі краще робити вибір на користь професійного іміджу.

Навіть, коли ви у дорозі і, очевидно, не плануєте зустрітися з вашими діловими партнерами, не варто бути одягнутим по-домашньому, не по-діловому. Ви ніколи не знаєте, кого і де ви можете зустріти -- потенційного клієнта чи члена ради директорів фірми-партнера. Також вам не відомо, що може статися в дорозі: раптом вам доведеться телефонувати вашому діловому партнеру з проханням зустріти вас в аеропорту чи на вокзалі, або ж ваш багаж загубиться в дорозі.

У відрядження беріть одяг, який добре витримує подорожі: легкі (не важкі) речі, що мінімально або ж зовсім не мнуться. Віддавайте перевагу практичним, простим предметам, які можна легко і вигідно комбінувати.

Подумайте про вечірні заходи: чи буде вам потрібне вечірнє вбрання? Також не забудьте про можливість використати басейн та тренажерний зал, що є у вашому готелі, і візьміть необхідні для цього речі.

Готуємося до відрядження за кордон

Можливо, ваша робота передбачає поїздки за кордон. Збираючись у дорогу, не забувайте, що без відповідної підготовки перебування у чужій країні може стати часом помилок у сфері етикету. Це не було б так страшно, якби ви перебували у країні як приватна особа. У діловій поїздці ви представляєте не тільки себе, але, і насамперед, свою фірму, компанію, тому кожна можлива помилка у поведінці, жестах та міміці при звертанні до вашого зарубіжного партнера і т. ін. наносить подвійну шкоду.

Тому збираючись за кордон, впевніться, що знаєте, якими є у країні вашого відрядження:

- прийнятний діловий одяг;

- правила користування та вручення візитних і ділових карток;

- форми звертання та офіційного адресування;

- прийнятні форми вітання (рукостискання -- яке воно?, кивання головою, поклони і т. ін.);

- правила ведення неформальної бесіди;

- принципи та правила ведення ділових переговорів;

- робочі дні та години;

- необхідний, прийнятний за місцевими традиціями час для встановлення ділових взаємовідносин;

- роль подружжя у ділових відносинах;

- корпоративна культура фірми, компанії, установи (відносини "колега -- колега", "підлеглий -- начальник", "представник фірми -- клієнт"; норми відносин між колегами різної статі і т. ін.);

- традиції вручення та прийняття подарунків;

- прийнятні жести, міміка, пози;

- традиції щодо вживання їжі та напоїв; національна кухня;

- традиції щодо проголошення тостів;

- традиції щодо вживання алкогольних напоїв при діловому спілкуванні;

- прийнятність, допустимість гумору при діловому спілкуванні;

- свята країни (переконайтесь, що ваше відрядження не збігається з національними або релігійними святами);

...