- основна(і) релігія(ї), поширена(і) в країні.

Зрозуміло, що у зарубіжній поїздці ви будете не тільки працювати з паперами та вести переговори. Очевидно, що якийсь час ви будете не тільки і не стільки бізнесменом, а й туристом. Тому вам необхідно знати певні традиції та звичаї щоденного життя країни, регіону, міста, куди ви приїхали.

Наведені нижче поради знадобляться і в діловій, і в туристичній поїздках:

3' ясуйте, чи необхідно зробити відповідні щеплення перед вашою поїздкою. У разі такої потреби передбачте спеціальний час перед відправленням для того, щоб "відійти" від усіх можливих побічних ефектів.

Перевірте, чи знадобляться вам права водія (міжнародного зразка).

Візьміть карту країни, регіону, міста, куди ви збираєтесь. Ознайомтеся з розташуванням необхідних вам об'єктів (готель, представництво компанії і т. ін.).

Ознайомтеся з доступною інформацією про місце свого відрядження (вам допоможуть довідкова література та Інтернет). Дізнайтеся все, що можна, про історію, традиції, культуру, мистецтво, відомі спортивні команди, фестивалі, звичаї і т. ін. Неоціниму допомогу у цьому можуть надати ваші колеги, знайомі, які вже побували у тих місцях, куди ви тільки збираєтеся. Якщо можливо, ще до поїздки почніть читати газети, що видаються у країні вашого відрядження, і продовжуйте це робити після приїзду на місце.

Про країну, куди ви збираєтесь, дізнайтеся таку інформацію: повна офіційна назва; існуюча форма державного правління; назва столиці; ім'я вищої посадової особи держави; основні сфери виробництва і відома промислова і сільськогосподарська продукція; основні географічні об'єкти (ріки, озера, регіони і т. ін.); видатні пам'ятки історії та культури; імена видатних людей (вчених, політиків, артистів, спортсменів і т. ін.); національний вид спорту.

Якщо ви не володієте офіційною мовою країни відрядження, спробуйте вивчити декілька ключових виразів -- привітання, прощання, подяки, побажання успіхів і т. ін. У такий спосіб ви продемонструєте інтерес до країни та людей, з якими вам доведеться працювати, що у свою чергу допоможе вам швидше знайти спільну мову з вашими зарубіжними партнерами чи клієнтами. Як правило, люди схвально ставляться до бажання та намагання іноземців говорити їхньою рідною мовою і з розумінням ставляться до можливих помилок. (Ніхто не буде сміятися за вашою спиною, якщо ви скажете щось неправильно.) Не забувайте про важливість відповідних, адекватних до культурних традицій, жестів, міміки та пози, а також про силу відкритої, щирої посмішки.

Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого відрядження у ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші заходи, пам'ятайте про існуючі традиції -- у деяких країнах запізнення розцінюється як надзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою надзвичайною грубістю буде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом хороших манер.

Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країни вашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, після вибору у магазині потрібного товару з'ясувати, що сума, яку ви маєте і яка здавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів США.

Ніколи не відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевої валюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити, що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші на таксі та телефонний дзвінок.

Дізнайтеся, що є прийнятним, а що -- поганим подарунком у країні відрядження.

Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера, не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди ви збираєтесь.

САНІТАРНО-ГІГІЄНІЧНІ ВИМОГИ ДО ПРИЙМАЛЬНОЇ ДИРЕКТОРА

Приміщення кабінету повинно мати природне і штучне освітлення. Основний потік природного світла повинне бути ліворуч. Орієнтація віконних прорізів повинна бути на північ або на північний схід. Не допускається напрямок основного світлового потоку природного світла ззаду і спереду працює на ПЕОМ. При двосторонньому освітленні при глибині приміщення кабінету більше 6 обов'язково пристрій правостороннього підсвітки, висота якого повинна бути не менше 2,2 м від підлоги.

В освітлювальних установках кабінету повинна бути використана система загального освітлення, виконана стельовими або підвісними люмінесцентними світильниками, рівномірно розташованими по стелі рядами у вигляді суцільних ліній з двох сторін про робочого столу. Світильники, а також віконні светопроеми не повинні позначатися на екранах.

У приміщеннях з ПЕОМ через забруднення повітря антропогенними речовинами органічної природи і діоксидом вуглецю рекомендується мати припливно-витяжну вентиляцію, що забезпечує оптимальний температурно-вологісний режим для всіх кліматичних зон. Оптімальні параметри Допустимі параметри Температура, Відносна вологість.

При відсутності припливно-витяжної вентиляції можна організувати кондиціонування повітря за допомогою побутових кондіціонеров. Расчет кондиціонерів повинен бути проведений інженером з вентиляції в залежності від їх продуктивності, кількості теплонадлишків від машин, людей, сонячної радіації та джерел штучного освітлення.

Електропостачання кабінету має бути виконано відповідно до вимог ГОСТ 28139-89 та ПУЕ. Підводка електричної напруги до столів повинна бути стаціонарною і прихованою. Розташування електрощита і Пристрої захисного вимикання повинен давати можливість миттєвого відключення системи електропостачання.

Для забезпечення пожежної безпеки кабінет МВТ повинен бути укомплектований 2-ма вуглекислотними вогнегасниками (типу ВВ-2).

Поверхня підлоги повинна бути рівною, без вибоїн, неслизькою, зручною для очищення та вологого прибирання, мати антистатичні властивості.

Для внутрішнього оздоблення приміщень з ПЕОМ і ВДТ не дозволяється застосовувати синтетичні матеріали, що виділяють у повітря шкідливі хімічні речовини та сполуки. До них можна віднести деревно-стружкові плити, шаруватий паперовий пластик, шпалери, що миються, рулонні синтетичні покриття та інших

Рівень шуму на робочому місці у всіх навчальних приміщеннях з ВДТ і ПЕОМ не повинен перевищувати 50 дБА. (Санітарні норми допустимого шуму в приміщеннях житлових і громадських будівель і на території житлової забудови N 3077-84, п.7.2).

Площа приміщень кабінету визначається відповідно до вимог нормативного документа.

ВИСНОВКИ

Специфіка секретарської служби полягає в операціях з документами і чисельних контактах з людьми, як безпосередніх, так і по телефону, допомогою листування. Здебільшого ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням доручень, інших, не пов'язаних між собою, робіт. Це спонукає до самодисципліни, до правильного розподілу часу й уваги, працювати швидко і безпомилково. Все належить виконувати на високому професійному рівні, спокійно, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично.

Отже, умовно роботу будь-якого секретаря можна поділити на дві частини: робота з документами; організаційна робота секретаря.

Оскільки секретар займається створенням документів в організації, то йому потрібно володіти правилами оформлення документації. Серед різноманітних видів і категорій документів важливе місце посідають розпорядчі документи.

Крім знань із діловодства, секретар повинен володіти знаннями етикету, які він повинен демонструвати кожної хвилини.

До речі, правил техніки безпеки потрібно додержуватися дуже строго. Але, якщо виникають непередбачені ситуації, будь-яка людина підприємства повинна не розгубитися. Від уміння вчасно й правильно оказати першу долікарняну допомогу може залежати життя людини.

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА

1. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. - Минск: Амалфея, 2002. - 125 с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк: Сталкер, 1997.

3. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. - 3-є вид.. - К.: Либідь, 2001. - 383 с.

4. Жидецький В.Ц. Основи охорони праці. - Львів: Афіша, 2002.-320с.

5. Згуровський М.З., Коваленко І.І., Міхайленко В.М. Вступ до комп'ютерних інформаційних технологій: Навч.посіб. - К.: Вид-во Європ. ун-ту (фінанси, інформ. системи, менеджм. і бізнес), 2000.- 265 с.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. - К.: НМКВО, 1991.

7. Практичний курс інформатики. Автори : В.Д.Руденко; О.М.Макарчук; М.О.Патланжоглу.

8. Проект програми курсу "Основи інформатики та обчислювальної техніки" для загальноосвітньої школи (автори: Жалдак М.і., Морзе М.В., Науменко Г.Г.). Електронний варіант.

9. Чаповська Р.Б. Microsoft Word 2000. - Шепетівка: Аспект, 2005. - 258 с

10. Чмут Т.К. Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч.посіб. 3-те вид., стер., - К.: Вікар, 2003.

11. www.slovo.com

Размещено на Allbest.ru