Документно-інформаційні комунікації

Размещено на http://www.allbest.ru/

56

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського

«Харківський авіаційний інститут»

ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ

Частина І

Навчальний посібник

Харків «ХАІ» 2010

Н.І. Парафійник

Парафійник Н.І. Документно-інформаційні комунікації: навч. посіб. для студ. спец. «Документознавство та інформаційна діяльність» / Н.І. Парафійник. - Х. : Нац. аерокосм. ун-т «Харк. авіац. ін-т», 2010. - 57 с.

Розглянуто інформаційні властивості й комунікаційні можливості документа, суть, цільове призначення, основні напрямки діяльності й етапи становлення системи документно-інформаційних комунікацій, специфіку діяльності різних документно-інформаційних інститутів, інформаційні технології інформаційного суспільства.

Для студентів денної й заочної форм навчання за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність»

Бібліогр.: 28 назв

Рецензенти: канд. філос. наук, доц. І.Д. Загрійчук,

канд. філос. наук, доц. О.П. Зборовська

© Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського

«Харківський авіаційний інститут», 2010

© Н.І. Парафійник

 ЗМІСТ

ПЕРЕДМОВА

1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ КУРСУ “ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ”

1.1 Предмет і завдання курсу

1.2 Комунікація як предмет наукового дослідження

1.3 Поняття комунікації

1.4 Співвідношення понять “знання”, “інформація”, “документ”

2. МІСЦЕ І РОЛЬ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ

У СУСПІЛЬСТВІ

2.1 Співвідношення документної і недокументної комунікацій

2.2 Модель документно-інформаційної комунікації

2.3 Канали документної комунікації, їх еволюція. Дерево комунікаційних каналів

2.4 Комунікаційно-інформаційні бар'єри

3. ІНФОРМАЦІЙНІ ВЛАСТИВОСТІ Й КОМУНІКАЦІЙНІ

МОЖЛИВОСТІ ДОКУМЕНТА

3.1 Місце документа в документно-інформаційних комунікаціях

3.2 Функції документа

3.3 Властивості, які впливають на цінність документів

3.4 Документна інформація і її властивості

3.5 Інформаційні рівні документа. Обсяг документної інформації

3.6 Проблеми старіння документної інформації і документів

4. ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНА КОМУНІКАЦІЙНА СИСТЕМА

4.1 Суть і цільове призначення документно-інформаційної системи

4.2 Підсистеми документно-інформаційної комунікаційної системи

4.3 Документно-інформаційні інститути і їх призначення

5. ЕВОЛЮЦІЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ

КОМУНІКАЦІЙНИХ СИСТЕМ

5.1 Поняття документно-інформаційної комунікаційної системи

5.2 Характеристика рукописної ДІКС

5.3 Мануфактурна ДІКС

5.4 Індустріальна ДІКС

6. ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ

В ІНФОРМАЦІЙНОМУ СУСПІЛЬСТВІ

6.1 Основні риси інформаційного суспільства

6.2 Історія виникнення глобальної комунікаційної системи інтернет

6.3 Інтернет як гіпертекстова і гіпермедійна система

6.4 Нові інформаційні технології

6.5 Документно-комунікаційні інститути в період інформаційної трансформації суспільства

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК

документ комунікація інформаційний

ПЕРЕДМОВА

Сьогодні інформація стає рушійною силою розвитку суспільства. Розвинуті країни світу будують свій економічний достаток значною мірою використовуючи інформаційні ресурси. Для сучасної цивілізації, на думку американського вченого Е. Тоффлера, інформація стає сировиною, головною особливістю якої є її невичерпність. У XXI столітті документно-інформаційні комунікації не втрачають своєї актуальності.

Мета курсу “Документно-інформаційні комунікації” - ознайомити студентів із суттю, цільовим призначенням, основними напрямками діяльності й етапами становлення системи документно-інформаційних комунікацій; дати уявлення про інформаційні ресурси сучасного суспільства та українського зокрема; сформувати навички організації інформаційного забезпечення в документно-інформаційних інститутах; навчити студентів ефективно використовувати інформаційні технології під час пошуку інформації та наданні інформаційних послуг у закладах системи документно-інформаційних комунікацій.

Курс дає загальні відомості про таке:

суть і цільове призначення документно-інформаційних комунікацій у суспільстві;

співвідношення документної й недокументної комунікації;

комунікаційні канали;

інформаційні бар'єри;

основні історичні етапи розвитку документно-інформаційних комунікацій (види ДІКС);

підсистеми сучасної ДІКС, їхні організаційно-функціональні особливості, технологічні взаємозв'язки;

особливості функціонування документно-інформаційних інститутів на різних етапах розвитку суспільства, їх призначення й функції;

особливості функціонування інформаційних потреб та основні групи споживачів інформації;

суть закономірності формування й функціонування документних потоків, масивів і фондів;

суть документно-інформаційних ресурсів;

довідково-пошуковий апарат як база інформаційної діяльності ДІКС;

особливості пошуку інформації в Інтернеті;

основні технології надання інформаційних послуг;

сучасний стан інформаційної сфери України;

державна інформаційна політика України.

1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ КУРСУ “ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ”

1.1 Предмет і завдання курсу

Курс «Документно-інформаційні комунікації» вивчає документно-інформаційну комунікаційну систему як підсистему соціальної комунікації, що забезпечує створення, оброблення, зберігання й розповсюдження документної інформації в суспільстві. Предметом вивчення є комунікаційні процеси, опосередковані документованою інформацією, особливостями її зберігання й використання.

Курс “Документно-інформаційні комунікації” вивчає інформаційні властивості й комунікаційні можливості документа, суть, цільове призначення, основні напрямки діяльності й етапи становлення системи документно-інформаційних комунікацій, документні потоки, масиви й фонди, інформаційні ресурси сучасного суспільства й українського зокрема, специфіку формування інформаційних ресурсів підприємства, види інформаційних продуктів і послуг, особливості їх створення та надання в різних документно-інформаційних інститутах, інформаційні послуги інтернету, використання інформаційних технологій при наданні інформаційних послуг в закладах системи документно-інформаційних комунікацій, довідково-пошукові системи, які використовуються в різних закладах ДІКС, в тому числі й інтернеті.

Зміст курсу тісно пов'язаний з такими дисциплінами суспільствознавчого циклу, як філософія, філологія, історія, соціологія, літературознавство; культурологічного - культурологія, історія культури, семіотика; технічного - інформатика, поліграфічна техніка, автоматика. Особливо тісний зв'язок існує з науками соціально-комунікаційного циклу - соціальною комунікацією, теорією масової комунікації, а також з дисциплінами документознавчого циклу - документознавством, патентознавством, книгознавством, архівознавством, музеєзнавством, бібліотекознавством, бібліографознавством, діловодством, практикою літературного редагування й книговиданням.

1.2 Комунікація як предмет наукового дослідження

Історія дослідження комунікації розпочинається з часів античності. Політичне життя греків сприяло розквіту красномовства, риторики. Оратори, які володіли силою усного слова, набули великої популярності в стародавніх Греції та Римі. У цей період докладно було розроблено три головні види ораторських промов: дорадчі (політичні), судові й урочисті (епідейктичні). Виникли ґрунтовні теоретичні праці з риторики, наприклад: «Риторика» Арістотеля, «Дванадцять книг риторичних повчань» Квінтіліана, «Про оратора» та «Оратор» Цицерона тощо.

В елліністичну епоху, коли розпочалося освоєння територій Єгипту, Близького й Середнього Сходу, особливо гостро постало питання про розвиток мови, яка забезпечувала виживання грецької культури в чужому оточенні. Грецький філософ Платон звертає увагу на конфлікт усної й писемної комунікацій. Антична культура була орієнтована на усне живе слово. Греки вірили гарним словам і любили мову, цінували живе звертання до колективу (воїнів, ремісників) із закликом діяти. Вони охоче вивчали гарні тексти, декламували їх, захоплювалися афоризмами.

Відомий філософ Сократ надавав перевагу усній комунікації. Він навчав своїх учнів філософії, гуляючи алеями в Пропілеях. Але його вчення збереглося завдяки тому, що Платон зафіксував основні думки Сократа у своїх творах “У діалогах”. Таким чином, в античному світі комунікація стає предметом дослідження двох дисциплін - логіки й лінгвістики.

В епоху Середньовіччя надбання античної риторики були перероблені переважно для створення проповідей. Проповідь - одна із характерних і масових форм середньовічної словесності. У цей період риторика була однією з головних навчальних дисциплін і належала до тривіуму - циклу з трьох наук (граматики, діалектики або логіки, риторики).

В епоху Відродження важливою подією стає поява книгодрукарства. Відтоді книжкова справа стає ремеслом. Західноєвропейська культура перестає обожнювати живе й писемне слово.

У XVIII і XIX ст. в Європі відбувся бурхливий розвиток суспільних і гуманітарних наук, але серед них не було наук, які б вивчали процеси комунікації. Теоретики педагогіки Я. Каменський, І. Песталоцці, Ж.-Ж. Русо розвивали природні обдарування дітей. Мовознавство, яке завдяки працям В. Гумбольда, Я. Гріма перетворилося на науку, досліджувало різні мови. Комунікаційні процеси випали з області дослідження соціології, яка була започаткована О. Контом і Г. Спенсером. Психологія також не досліджувала комунікаційні процеси.

У XIX ст. в Європі відбувається бурхливий розвиток книговидавничої справи, розвивається газетно-журнальна і бібліотечно-бібліографічна справа, виникають телеграф, телефон, радіо, кіно. Комунікаційні процеси розвиваються швидкими темпами, але вчені ігнорують їхню зростаючу роль.

Однак після першої світової війни ситуація поступово змінюється. Великого поширення набувають семіотичні погляди Ф. де Соссюра (1857 - 1913), Ч. Пірса (1839 - 1914). Комунікаційна проблематика посідає центральне місце в соціальній психології (В. Вунд, Г. Тард, Х. Штейнталь).

Про значення смислової комунікації почали говорити й практики книжкової справи. Поль Отле (1868 - 1944), бельгійський вчений, якого вважають “батьком документознавства”, разом з Анрі Лафонтеном розробляють теорію документації. 1895 року було створено Міжнародний бібліографічний інститут, який 1931 року було перейменовано в Міжнародний інститут документації. 1938 року на його основі створюється Міжнародна федерація документації (МФД), яка згодом отримує назву Міжнародна федерація інформації й документації. В Європі й США створюються служби документації, які обслуговують бізнес, медицину, політику.

Після Другої світової війни розвинуті країни зазнали інформаційної кризи, яка була зумовлена протиріччям між накопиченими людством знаннями й можливостями їх сприйняття окремою людиною. Тому в багатьох країнах почали створюватися інформаційні служби, інформаційні мережі. Виникає нова інформаційна наука - інформатика. Завдання інформатики полягало в покращанні наукової комунікації, разом з тим масова, економічна й політична залишалися поза її увагою. Значення найбільш масової комунікації в суспільстві завдяки телебаченню й персональному комп'ютеру значно зросло.

Починаючи з XX ст. комунікаційна проблематика стає складовою частиною суспільних наук - соціології, психології, філософії, культурології.

Технічні науки почали приділяти велику увагу технічному забезпеченню комунікаційних процесів. У математиці було розроблено математичну теорію інформації (К. Шеннон).

Проблеми комунікації отримали широке дослідження в науках комунікаційного циклу: теорії масової комунікації, соціальній комунікації, а також в науках документознавчого циклу, починаючи з документалістики й журналістики і закінчуючи теорією реклами й паблік рілейшен.

1.3 Поняття комунікації

Комунікація (від. лат. “communicatio” - повідомлення, передача і “communicara” - роблю загальним, зв'язую, повідомляю) - необхідний елемент взаємодії людей, груп, народів, держав під час передавання інформації.

Існує велика кількість визначень комунікації. Так, у словнику “Сучасна західна соціологія” подано такі тлумачення терміна “комунікація”:

засіб зв'язку будь-яких об'єктів матеріального й духовного світу;

спілкування, передача інформації від людини до людини;

спілкування й обмін інформацією у суспільстві.

У “Сучасному словнику іноземних слів” це поняття визначається так:

шлях повідомлення (повітряна, водна й інші комунікації);

форма зв'язку (телеграф, радіо, телефон);

акт повідомлення, зв'язку між двома й більше індивідами, підстава для порозуміння;

процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів - ЗМІ (преси, радіо, кіно, телебачення).

Отже, на сьогодні існує три підходи до розуміння цієї категорії:

засіб зв'язку любих об'єктів матеріального світу; у рамках цього підходу виділяють транспортну, енергетичну та інші види комунікації;

спілкування ( передача інформації від людини до людини);

передача інформації в суспільстві й обмін інформацією.

Суть другого й третього підходів полягає в передаванні знань, почуттів, вольових імпульсів, які мають смислову природу.

Спілкування - це соціально обумовлений процес обміну думками й почуттями між людьми у різних сферах їхньої пізнавальної, трудової й творчої діяльності, який реалізується головним чином за допомогою вербальних засобів комунікації.

Комунікація - це соціально обумовлений процес передавання й сприйняття інформації в умовах міжособистісного й масового спілкування за різними каналами за допомогою різних комунікаційних засобів.

Будь-яка комунікація здійснюється в певному просторі й часі. Тому виділяють комунікацію просторову й часову. З точки зору здійснення комунікації в часі виділяють два її види: діахронна, яка відбувається в різний для комуніканта й реципієнта час і забезпечує зв'язок у часі (з минулого в майбутнє), і синхронна, яка здійснюється майже рівночасно. Розрізняють комунікацію одночасну, яка відбувається в одному й тому ж місці, і різночасну, коли комунікант і реципієнт знаходяться в різних місцях.

Комунікації прийнято поділяти на вербальні, невербальні, синтетичні. Невербальна комунікація - це спілкування й обмін інформацією між людьми за допомогою жестів, міміки, емоцій, знаків, звуків тощо. Невербальна комунікація виникла задовго до появи людини і притаманна також тваринам, які використовують звукові сигнали, рухи, що нагадують жести.

Вербальна комунікація є характерною тільки для людей, тому що тільки їм притаманна мова. Тому вербальна комунікація - це спілкування між людьми за допомогою мови, передача інформації за допомогою слів або закріплених на матеріальному носії умовних знаків письма. Завдяки мовному кодуванню інформації забезпечується найбільш точна передача змісту. Синтетична комунікація - це поєднання невербальної й вербальної комунікацій.

Комунікація - необхідна передумова функціонування й розвитку всіх соціальних систем, оскільки дає можливість накопичувати й передавати соціальний досвід, забезпечує зв'язок між людьми, розподіл праці, організацію спільної діяльності, трансляцію культури. Важливе місце у суспільстві займає документна комунікація, яка використовує штучно створені документи, спочатку іконічні й символьні, а пізніше письмові й друковані. Документна комунікація - це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома й більше людьми, нею передбачено передавання інформації за допомогою документа.

Документна комунікація існує паралельно з недокументною. Недокументна інформація - це комунікація, в якій інформація передається в незакріпленій на матеріальному носії формі - усною мовою, радіо або телебаченням і т. ін.

Залежно від каналу передачі повідомлення комунікацію поділяють на неформальну й формальну. Неформальні комунікації - це такі, що установлюються між відправником і користувачем шляхом особистих контактів, зустріч, бесід, а формальні здійснюються через спеціально створені суспільством організації та інститути: бібліотеки, інформаційні служби і т. ін.

Усна комунікація - це така, що не має фіксованої форми і здійснюється за допомогою усної мови. Письмова комунікація є фіксованою, але її не слід ототожнювати з вербальною в письмовій формі. Письмова комунікація охоплює зображальне, нотне, картографічне передавання інформації умовними математичними, хімічними, фізичними та іншими знаками. Письмові джерела можуть бути як рукописними, так і друкованими. Усна мова в багатьох випадках багатша за письмову. Відомо, що є п'ятдесят способів сказати “так” і “ні” і тільки один спосіб написати це.

Наприкінці XX ст. великого поширення набуває електронна комунікація, яку побудовано на космічному радіозв'язку, комп'ютерній техніці. У ній замість паперового носія використовується електронний. Однак безпаперове суспільство не означає бездокументне. Виникає новий вид документа - електронний, але при цьому паперова форма документа не зникає. Електронний документ можна легко перевести в паперовий.

Залежно від кількості учасників процесу виділяють внутрішню, міжособову, публічну, в малих групах і масову комунікації. Внутрішня комунікація - це спілкування людини самої з собою. Вона може бути усною, письмовою, електронною. Міжособова комунікація буває двосторонньою й груповою. Комунікація в малих групах - е комунікація, де кількість учасників не перевищує 10 чоловік. У публічній комунікації кількість учасників становить від 10 до 100 чоловік. Масова комунікація розрахована на велику аудиторію (кількість учасників перевищує 1000 чоловік), до неї відносять радіо, телебачення, пресу, кіно, звуко- і відеозаписи та інші канали передачі інформації.

1.4 Співвідношення понять “знання”, “інформація”, “документ”

Інформація як поняття (від лат. informo - зображаю, складаю поняття про щось) трактується представниками різних наук і шкіл по-різному. Вивченням її властивостей і особливостей займається цілий ряд наук: філософія, соціологія, біологія, фізіологія, генетика, психологія, інформатика, журналістика, документознавство, ділові комунікації, документно-інформаційні комунікації, масові комунікації.

Важливий внесок в розробку теоретичних аспектів інформації в системі дисциплін документно-інформаційного напряму зробили І.Є. Беренбаум, Є.К. Беспалова, Д.І. Блюменау, А.І. Борсук, Р.С. Гиляревський, Ю.С. Зубов, О.П. Коршунов, Ю.М. Лауфер, Є.А. Медведєва, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, К.В. Тараканов, Г.М. Швецова-Водка та ін.

Найбільш загальне визначення інформації дають філософи. Вони трактують її як “відображення різноманітності в будь-яких об'єктах і процесах живої й неживої природи”. Отже, інформація як невід'ємний атрибут всіх матеріальних об'єктів передається від одного із них до іншого за допомогою певних сигналів, носіями яких є атоми й молекули структури, електромагнітні хвилі, генетичні коди й т.ін.

У Законі України “Про інформацію” інформація розуміється як документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі.

Виділяють такі види інформації:

за формою руху матерії - біологічна й соціальна;

за способом передачі - вербальна й невербальна;

за призначенням - особиста, масова, довідкова, ділова (службова), офіційна, неофіційна, побутова;

за якістю - цінна (достовірна, корисна, повна), своєчасна, оперативна, актуальна, зрозуміла, логічна, конкретна, однозначна;

за дією на органи чуттів - зорова, слухова, смакова, тактильна, запахова, інтуїтивна;

за сферами суспільного життя - економічна, політична, правова, культурна, філософська, соціологічна, управлінська, історична, психологічна, військова;

за формами передачі - усна, письмова (рукописна, друкована), текстова, графічна, звукова, символьна, кодована;

за функціями управління - статистична, звітна, аналітична, контрольна, нормативна, планова, підсумкова;

за ступенем достовірності - відкрита й конфіденційна (для службового користування, секретна, повністю секретна);

за рівнем обробки - первинна (отримана за фактом події) і вторинна (після оброблення первинної);

за метричними властивостями - параметрична (результати вимірів), топологічна (мапи, малюнки, схеми), абстрактна (формули, поняття, образи).

Разом з тим слід мати на увазі відносність зарахування інформації до того або іншого виду. Класифікація інформації може бути здійснена й за іншими критеріями.

До розуміння суті інформації можна підходити з різних позицій. Семантичний підхід спирається на якісні параметри: зміст, значення; статистичний - на визначення кількості інформації як величини, яка має фізичний вимір, якісна сторона при цьому не враховується.

Г.М. Швецова-Водка виділяє якісні, кількісні й ціннісні властивості інформації. Якісні характеристики інформації - достовірність, об'єктивність, своєчасність, релевантність, пертинентність, актуальність, новизна, оптимальність. Кількісні характеристики - повнота, точність, достатність, доступність. Ціннісні характеристики - цінність для досягнення соціально-значущих цілей, вартість (витрати за отримання інформації), корисність (можливість використання для розв'язання конкретних завдань).

Поняття інформації співвідноситься з поняттям знання. Знання - це сукупність фактів, закономірностей, відносин, правил, що відбивають рівень ознайомлення з проблемами деяких предметних галузей; відображення того або іншого боку суб'єктивної діяльності у вигляді ідей, понять, уявлень про якийсь предмет або явище.

Існують різні точки на те, як співвідносяться поняття “знання” та “інформація”. Дослідники, які протиставляють поняття “знання” та “комунікація”, акцентують увагу на такому:

знання - упорядковані, систематизовані дані; інформація - дані, яким такі властивості не притаманні;

знання - це істинні, перевірені практикою дані; інформація - дані, які не пройшли перевірку на істинність;

знання - це теорії, закони, положення та інші концепції; інформація - це фактичні дані;

знання - це дані, які вже відомі суспільству; інформація - це данні, яким притаманна новизна;

знання - це те чим володіє суб'єкт; інформація - усе те, що зафіксовано в знаковій формі та зберігається у вигляді документів.

Ряд дослідників розглядають знання як високоструктуровану інформацію, що має практичну значущість для діяльності людини.

У курсі “Документно-інформаційні комунікації” інформація розуміється як знання, яке включено безпосередньо в комунікаційний процес. Інформація - це дані, які є об'єктом зберігання, перетворення, розповсюдження в системі соціальних комунікацій.

Найпростіший спосіб забезпечення збереження накопиченої інформації з метою її подальшого використання - це передача її іншому індивіду під час безпосереднього спілкування. Однак його можливості є обмеженими. Усна традиція передачі інформації дає можливість існувати соціуму, в якому чисельність не перевищує 5 - 10 тис. чоловік. Під час передачі інформації від однієї людини до іншої вона перекручується, а внаслідок раптової смерті певної людини, якщо вона не встигла передати інформацію, може втратитися.

Необхідність надійного збереження великих обсягів інформації та забезпечення надійності зберігання сприяла створенню штучного засобу фіксації інформації, яким став документ, що є матеріальним носієм, на якому зафіксовано інформацію. Документ - це записана інформація, що може бути використана як одиниця інформаційного процесу. В Україні існують такі офіційні визначення документа:

записана інформація, що може бути використана як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності (ДСТУ 2392-94);

матеріальний об'єкт з інформацією, яку закріплено створеним людиною способом, для передачі у часі та просторі (ДСТУ 3017-95);

матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства (ДСТУ 2732-94).

Обсяг інформації, який можна відобразити в документах, є практично необмеженим, а ступінь надійності розповсюдження в просторі й часі значно перевищує можливості пам'яті людини.

Отже, можна зробити такі висновки:

поняття “інформація”, “знання”, “комунікація” тісно пов'язані між собою;

призначення документів - це фіксація, збереження й передача інформації у просторі й часі.

2. МІСЦЕ І РОЛЬ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ У СУСПІЛЬСТВІ

2.1 Співвідношення документної і недокументної комунікацій

Одна й та сама соціальна інформація може бути наведена в різних формах - документній і недокументій. У суспільстві спочатку виникають недокументні комунікації, у яких для передачі інформації використовуються жести, знаки, звуки.

Недокументні комунікації мають ряд істотних недоліків:

інформація не може тривалий час зберігатися й використовуватися у незмінному вигляді у майбутньому;

діапазон розповсюдження недокументованої інформації у просторі обмежений; просторовий бар'єр починається там, де вухо співрозмовника вже не в змозі вловити мову мовця.

Інформація, зафіксована на матеріальному носії, також може бути розділена простором із споживачем. Однак різні технічні засоби фіксування й відокремлення інформації, тиражування документів дають можливість перебороти просторовий бар'єр, переміщувати документну інформацію у просторі відповідно до потреб суспільства.

Матеріальний носій із закодованою інформацією поширюється не тільки в просторі, але й у часі. Завдяки документуванню виникає можливість читати тексти, що були написані раніше, розглядати фотографії, які вже стали надбанням історії, дивитися кіноплівки, що документально відтворюють події минулих років.

Думки людини, які зафіксовано в документах, відчужені від автора й продовжують існувати в подальшому вже незалежно від її волі й бажання. Разом з тим недокументна комунікація зберігала тільки той обсяг інформації, який могла запам'ятати людина, несуттєва інформація з часом втрачалася. Документна комунікація здатна зберегти необмежений запас інформації, сприяє перенасиченню суспільства інформацією.

Історія розвитку людського суспільства пов'язана з процесом постійного вдосконалення знакової системи, методів і способів фіксування інформації (механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, електронний), а також матеріальної основи й носія (карткової, стрічкової, дискової). Це сприяло тому, що документ став одним із основних засобів передачі інформації.

2.2 Модель документно-інформаційної комунікації

Процес комунікації складається з трьох елементів: комунікант, комунікат, реципієнт. Комунікант - це відправник документного повідомлення (автор повідомлення), що починає акт комунікації. Реципієнт повідомлення - той, хто отримує, приймає повідомлення (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом установлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може відбутися. За цим каналом від комуніканта до реципієнта передається комунікат - документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася лише тоді, коли реципієнт (споживач) отримав закодовану на матеріальному носії інформацію, яку відправив комунікант, і декодував її.

В основі документно-інформаційної комунікації лежить комунікаційний акт, у якому виділяють такі складові частини: комунікант, реципієнт, комунікат, зміст інформації, код, контекст.

Зазвичай комунікант має уявлення про те, як повідомлення може бути інтерпретовано реципієнтом. Однак результат інтерпретації, тобто тлумачення повідомлення одержувачем, визначається рядом факторів, в першу чергу кодуванням.

Кодування - це подання ідеї, що прагне донести до одержувача комунікант, у кодах або символах, тобто в знаках, що переводять ідею на мову, яка є зрозумілою реципієнту. Кодування має зберегти інтерпретацію повідомлення одержувачем відповідно до мети комунікації, яку поставив комунікант. Як коди можуть використовуватися слова, звуки та інші знаки. Процес кодування є суб'єктивним, оскільки залежить від особи, яка кодує.

Повідомлення - це зафіксована інформація, яку комунікант хотів довести до реципієнта.

Повідомлення складається з двох компонентів:

змісту повідомлення (думки, аргументи, доводи, факти);

засобу передачі (каналу) документного повідомлення - книги, журналу, газети, афіші, диска й т.ін.

Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача, яке визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати й інтерпретувати коди, використані під час передачі ідеї. Адекватність сприйняття повідомлення носить деякою мірою суб'єктивний характер і може варіювати від нуля до ста відсотків. Так, наприклад, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля, а наявність такого досвіду у відправника й одержувача повідомлення збільшує адекватність сприйняття.

У реальному житті від автора до споживача веде набагато складніший шлях, на якому відбувається процес створення, розповсюдження, зберігання й використання документа, доступу одержувача до документного повідомлення.

Отже, документ є засобом (каналом) передавання інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації (комунікатом), якщо розглядати його з позиції реципієнта.

2.3 Канали документної комунікації, їх еволюція. Дерево комунікаційних каналів

Комунікаційний канал - це реальна або уявна лінія зв'язку (контакту), за якою повідомлення просувається від комуніканта до реципієнта. Наявність зв'язку - необхідна умова будь-якої комунікаційної діяльності, у якій би формі вона не здійснювалася. Комунікаційний канал надає комуніканту й реципієнту засоби для створення й сприйняття повідомлення (тобто знаки, мови, коди, матеріальні носії повідомлення, технічні пристрої), забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Комунікаційні канали - матеріальна сторона документно-інформаційної комунікації.

Розвиток людства від первісного суспільства до постіндустріальної цивілізації супроводжувався постійним збільшенням кількості комунікаційних каналів, доповненням природних каналів штучними.

Природні канали використовують властиві людині способи для передачі значущих повідомлень у фізичному просторі. У первісному суспільстві існували два природні комунікаційні канали: невербальний (несловесний) і вербальний (словесний).

Невербальний канал - найдавніший з комунікаційних каналів, що виник під час біологічної еволюції задовго до появи людини. Він являє собою спадщину зоокомунікації. Тварини використовують звукові сигнали, пози, рухи, що нагадують жести. Вербальний канал доступний тільки людини, що володіє мовою.

Необхідність у штучних комунікаційних каналах виникає тоді, коли комунікант і реципієнт позбавлені безпосереднього контакту, не можуть ані бачити, ані чути один одного, і в той же час існує необхідність у передаванні інформації в часі.

Канал ікононічних документів - графічні (на кістці, камені, дереві) і мальовані (монохромні або поліхромні) зображення на стінах печер. Канал символьнх документів - амулети, прикраси, талісмани, статуетки, що мають магічний зміст, а також язичеські ідоли й взагалі зображення богів.

Невербальний і вербальний канали в їхній нерозривній єдності стали вихідною базою для формування усної комунікації; іконічний і символьний канали поклали початок документій комунікації.

Комунікаційні канали еволюціонують не самі по собі, не спонтанно, а під дією соціально-культурних і техніко-економічних факторів. Нові канали комунікації виникли не на пустому місці, а на основі попередніх. У розвитку комунікаційних каналів існує спадкоємність.

А.В. Соколова у розвитку комунікаційних каналів виділяє чотири періоди. Канал писемної документації виник на основі іконічного каналу, шляхом біфуркації (біфуркація від лат. bifurcatio - роздвоєння, розділення на дві частини). У XV ст. відбулася біфуркація писемності, внаслідок якої виник канал книгодрукування; у XIX ст. із книгодрукування виділився канал преси, яка спиралася на машинну техніку, а у XX ст. засобом масової комунікації стали комп'ютерні мережі.

Особливість біфуркації документної комунікації полягає в тому, що вона сприяла біфуркації в каналі усної комунікації. Писемність використовувалася жерцями для запису у священних книгах одкровення Бога. Ці записи здійснювалися на пророчих (апостольських) мовах. У християнській Європі пророчими мовами були грецька й латинська, у православних слов'ян - старослов'янська. Під час богослужіння використовувалися пророчі мови, які належали до усної комунікації, на їх основі формувалася літературна мова.

Книгодрукування не задовольнялося літературною мовою і породило штучні мови (математичну, хімічну тощо). Паралельно з книгодрукуванням людство освоїло ще один канал усної комунікації - подорожі не задля торгівлі чи війни, а задля отримання знань. Великі географічні відкриття започаткували цей канал, який продовжує розвиватися й дотепер. Достатньо згадати розвиток космічного туризму, виникнення технічних засобів для дистанційної передачі звуку (телефон, радіо), а потім телебачення, які є проявом біфуркації у каналі усної комунікації.

Таким чином, в історії людства можна виділити чотири біфуркації:

- біфуркація I - поява писемності й літературної мови;

- біфуркація II - винахід книгодрукування та великі географічні відкриття;

- біфуркація III - промисловий переворот, виникнення технічних каналів, у тому числі поліграфії, фотографії, телефону;

- біфуркація IV - науково-технічна революція XX ст., яка пов'язана з виникненням електронної комунікації.

Канали комунікації прийнято поділяти на традиційні й нетрадиційні. Канали, які виникли до XIX ст. уважаються традиційними, а ті, що виникли пізніше, - нетрадиційними.

А.В. Соколов сформулював закономірності еволюції соціальної комунікації.

Закон кумуляції комунікаційних каналів. Під час цивілізаційного процесу кількість каналів комунікації зростає в арифметичній прогресії з основою 2, тобто 4, 6, 8, 10, 12.

Закон симетрії комунікаційних каналів. У суспільстві існує баланс каналів усної й письмової комунікації, які розвиваються синхронно, симетрично.

Закон прискорення біфуркації. Тривалість періодів між біфуркація постійно зменшується. Якщо проміжок часу між I і II біфуркаціями становив 4,5 тисяч років, то між II і III біфуркаціями - 400 років, між III і IV біфуркаціями - 150 років. А.В. Соколов не виключає припинення їх зростання, тому що будь-яке зростання має свої межі.

2.4 Комунікаційно-інформаційні бар'єри

Жоден з видів комунікації не обходиться без бар'єрів, що перешкоджають руху змістів. Рух документованої інформації в часі й просторі припускає наявність джерела й одержувача. Однак при цьому між джерелом і одержувачем інформації можуть виникнути інформаційні бар'єри, що заважають оптимальному перебігу інформаційних процесів. Комунікаційно-інформаційні бар'єри - це перепони, які виникають на шляху руху повідомлень від комуніканта до реципієнта.

У найзагальнішому вигляді інформаційні бар'єри поділяються на об'єктивні, тобто такі, що виникають та існують незалежно від людини, і суб'єктивні. У свою чергу, останні можна поділити на такі:

а) які створюються джерелом;

б) що виникають за рахунок одержувача інформації.

Технічні бар'єри виявляються у недоступності потрібних документів для реципієнта, виникають внаслідок відсутності або технічної несумісності обладнання, а також технічних засобів, програмного забезпечення тощо, необхідних для оптимізації інформаційних процесів.

Психологічні бар'єри виникають внаслідок нерозуміння реципієнтом змісту документів, яке може поширюватися на всі типи документів.

Соціальні бар'єри - це перешкоди, які створює ДІКС на шляху руху повідомлення від комуніканта до реципієнта. Головною із цих перешкод є цензура. Цензура - специфічний бар'єр саме документної комунікації; її неможливо здійснити ні в усній, ні в електронній комунікації, хоча спроби такого роду вживалися владою.

Просторові (географічні) бар'єри виникають внаслідок віддалення джерела й одержувача інформації один від одного в просторі.

Часові (історичні) бар'єри пов'язані з розділом джерела й одержувача інформації в часі. При цьому, чим більшим є це віддалення, тим істотнішим стає інформаційний бар'єр і тим важче, як правило, його подолати.

Державно-політичні бар'єри гальмують процес формування єдиного світового інформаційного простору внаслідок існування на планеті понад півтори сотні незалежних держав, які розділені кордонами, мають різні політичні режими, законодавства та по-різному регулюють інформаційну діяльність.

Режимні бар'єри обмежують доступ до документованої інформації. Частина інформації, що містить державну таємницю або має конфіденційний характер, стає недоступною для широкого споживача.

Відомчі й бюрократичні бар'єри обумовлені розгалуженою ієрархічною структурою системи керування й самоврядування (включаючи державне, місцеве, внутрішньофірмове та ін.), що здовжує шляхи проходження документів, у тому числі внаслідок недостатньої компетентності або недбайливості державних, муніципальних та інших службовців.

Економічні бар'єри пов'язані з відсутністю або дефіцитом фінансових коштів для виробництва, передавання, споживання інформації.

Семантичні (термінологічні) бар'єри виникають внаслідок різного тлумачення різними людьми слів, термінів, символів. Зокрема, тому або іншому терміну іноді приписують різні поняття, дають різні визначення понять.

Мовні бар'єри обумовлені незнанням або слабким знанням мов. За підрахунками фахівців, існує близько 3000 різних мов, на яких говорять народи Світу.

Ідеологічні бар'єри виникають між окремими людьми або соціальними групами внаслідок наявності в них різних систем поглядів на навколишню дійсність, різного віросповідання й т.ін. Ідеологічні бар'єри можуть стати (і неодноразово ставали) причиною гострих соціальних конфліктів.

Робота з документами потребує не тільки знання інформаційних бар'єрів, але й можливих шляхів їх подолання. Успішне подолання багатьох бар'єрів пов'язане з науково-технічним прогресом, використанням сучасних інформаційних технологій. Так, просторові бар'єри досить ефективно переборюються за допомогою комп'ютерної мережі інтернет; мовні - внаслідок вдосконалювання системи мовної підготовки й перепідготовки в навчальних закладах, а також розробки й використання відповідних комп'ютерних програм перекладу текстів на різні мови; семантичні - шляхом створення різного роду словників і стандартизації деяких термінів і визначень і т.д.

3. ІНФОРМАЦІЙНІ ВЛАСТИВОСТІ Й КОМУНІКАЦІЙНІ МОЖЛИВОСТІ ДОКУМЕНТА

3.1 Місце документа в документно-інформаційних комунікаціях

Соціальна інформація є доступною людям і придатною для багатократного й багатоцільового використання тоді, коли вона фіксується на матеріальному носії - папері, магнітних, оптичних дисках, фото - і кіноплівці (раніше - на камені, папірусі, пергаменті) і т.ін. Фіксація, закріплення соціальної інформації в документі дає можливість звертатися до неї представникам різних поколінь, країн, організацій, творчо її переосмислювати і передавати наступним поколінням.

Отже, функціональна суть документа полягає в тому, що він є особливою формою каналу передачі інформації в системі документно-інформаційних комунікацій, такою формою, у якій передане повідомлення фіксується на матеріальному носії, віддаленому як від комуніканта, так і від реципієнта, що забезпечує передачу повідомлення у часі й уможливлює передачу у просторі.

Світовим професійним співтовариством (бібліотекарями, архівістами, документалістами) документ розуміється як матеріальний носій. Документи - це традиційні видання на паперовому носії або мережні електронні повідомлення, що є базою, на якій будується вся інформаційна діяльність.

Документ створюється для зберігання й передавання інформації в часі та просторі. Саме документ організує, систематизує інформацію, подає її у фіксованому вигляді.

Документ є засобом передавання інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу. Для споживача інформації, який звертається до документа, він є джерелом, що зберігає інформацію до часу її використання.

Документ як стабільний речовий об'єкт є досить зручним засобом просторової комунікації. Матеріальна форма документа допускає його транспортування на будь-яку відстань. Отже, необхідність в документі виникає під час передавання інформації у часі та просторі.

3.2 Функції документа

Функції документа багатоаспектні. Їх прийнято розділяти на сутнісні й прикладні. Сутнісні функції - це такі функції, які обумовлюються властивостями предмета, прикладні - які не обов'язково притаманні предмету, є запозиченими ззовні.

Документам споконвічно властиве соціальне призначення, що випливає з авторського задуму. Соціальне призначення визначає ті сутнісні функції, які мають виконувати документи. З іншого боку, документи створюються для того, що їх зрозумів індивідуальний користувач, якщо людина не може прочитати документ, він втрачає свої сутнісні функції. Сутнісні й прикладні функції реалізуються на двох рівнях: суспільному й індивідуальному.

Сутнісні функції на суспільному рівні пов'язані з соціальним призначенням документів, а на індивідуальному визначаються споживацькими вимогами. Соціальне призначення виявляється в певних функціях.

Кумулятивно-мнемонічна - закріплення, зберігання інформації в просторі й часі.

Комунікативна - документ є засобом спілкування автора й читача, обміну думок, прийняття колективних рішень. Реалізація цієї функції забезпечує існування документної комунікації. Документ є першим одержувачем інформації, що передається, сховищем, відправником та джерелом інформації для реципієнта.

Ціннісно-орієнтаційна. Немає документів, створених авторами без глибинного задуму. Кожен документ створюється з метою впливу на ціннісні орієнтації реципієнтів, а в остаточному підсумку - на їхню поведінку.

Інформаційна - документ задовольняє потребу в інформації, тобто є джерелом знань.

Правова функція полягає в тому, що документи надають інформацію, необхідну для доказів, підтвердження будь-яких фактів, подій шляхом їх фіксації, документування. Документи закріплюють і встановлюють права автора на відкриття.

Сутнісні функції на індивідуальному рівні пов'язані зі споживчими вимогами. Використання документа індивідуальним користувачем обумовлює такі споживчі вимоги:

змістовність - документ має бути осмисленим, тобто бути джерелом знань, оскільки безглуздий набір знаків не може вважатися документом;

зрозумілість - якщо зміст тексту не може бути прочитаним, розшифрованим, такий текст не можна вважати документом;

матеріальність - повідомлення, що не має стабільної речової форми, не сприймається як документ.

Соціальний прагматизм обумовлює прикладні функції, які виконують документи під час вирішення актуальних суспільних завдань. До прикладних відносять такі функції:

освітня - поширення знань, етичних норм, ідеалів, переконань у суспільстві;

ідеологічна (агітаційно-пропагандистська) - пропаганда політичних, релігійних поглядів;

бюрократична - ґрунтується на використанні документів;

художньо-естетична - обумовлена розвитком літератури, образотворчого мистецтва, які задовольняють художньо-естетичні потреби людини;

товарна - обумовлена тим, що всі документи є результатом трудової діяльності людини і мають ринкову вартість, можуть функціонувати як товар;

меморіальна - окремі документи одержують особливу цінність, прирівнюючись до музейних експонатів; ця функція має дуже велике значення.

Реальне використання - це фактичне функціонування документів у духовному житті окремих людей, виявляється у прикладних функціях на рівні особистості:

пізнавальна - полягає в тому, що за допомогою інформації, яку користувач отримує з документів, він розширює свої знання про навколишній світ;

гедоністична - властива художній літературі й образотворчому мистецтву, які є джерелом естетичної насолоди, позитивних емоцій;

бібліофільська - книги можуть бути предметом колекціонування так само, як і предмети мистецтва;

представницька - книжкові зібрання в квартирі або будинку є свідченням освіченості, культурності господаря;

особистих реліквій - здійснюється документами, які певною мірою пов'язані з біографією індивіду (сімейні альбоми, дипломи й т.ін.).

самовираження - твір стає актом творчого вираження особливих талантів, здібностей, переконань, емоцій автора;

інструментальна - полягає у створенні документів відповідно до професійного обов'язку.

Значення документів і документної комунікації, таким чином, важко переоцінити. Хоча потрібно завжди пам'ятати, що документна комунікація не може замінити усне, недокументне спілкування. В особистому, професійному й навіть суспільному житті безпосередні контакти мають дуже велике значення. Повсякденна управлінська й виробнича діяльність та особисте життя людини в документах відображаються не повністю. Не всі сторони діяльності людини фіксуються в документах. Більш повно фіксуються результати наукової діяльності, але особисті знання вченого завжди багатші за ту їх частину, яка зафіксована в документах. Більша частина документів адресована не конкретним користувачам, а групі. Для одних він буде надто складним, для інших - навпаки.

В усіх сферах суспільного життя - науці, виробницві, освіті, художній творчості - є дані, які погано піддаються документуванню. Вони стосуються вмінь, навичок, які передаються безпосередньо. Ось чому підручник не завжди може замінити вчителя, а посібник з хірургії - тих знань, які є у лікаря. Документи не завжди здатні задовольнити інформаційні потреби людей. Існують випадки, коли потрібно звертатися безпосередньо до носіїв знання.

3.3 Властивості, які впливають на цінність документів

Відомо, що цінність документів залежить від таланту, професійної компетентності, широти кругозору, моральних позицій та прагнень їх авторів. Однак ці положення більше стосуються творів літератури й мистецтва.

Цінність суспільно-політичної, економічної, медико-біологічної, сільськогосподарської літератури та неопублікованих документів визначається й іншими факторами, до яких відносять:

актуальність тематики;

оригінальність закріпленого знання;

точність, повнота і достовірність передання даних;

оперативність фіксування й розповсюдження даних;

відповідність форми закріплення знань цілям створення документів.

Актуальність проявляється у відповідності тематики документів важливішим проблемам суспільного життя, їх необхідності для розвитку науки й практики. Ця властивість визначає кількість користувачів, для яких документ може бути цікавим. Актуальність повідомлення враховують при визначенні накладу видання.

Оригінальність - це наявність у документі нових даних, які раніше були невідомі суспільству. Залежно від ступеня новизни опису об'єкта розрізняють повну новизну, часткову новизну, нове поєднання вже відомих даних, які приводять до отримання нових функцій, дані про нове застосування.

Точність - це відповідність даних предметам реальності, прийнятим нормам поведінки й правилам. Точність визначається мінімумом у відхиленні від фактичного стану речей.

Достовірність характеризує обґрунтованість, перевіреність інформації життєвим досвідом.

Повнота передбачає відображення у документах усіх найбільш суттєвих даних, які характеризують предмет у всіх аспектах, максимальне охоплення й фіксацію даних, що є у розпорядженні автора або колективу. Документи, яким притаманна повнота, дають можливість отримати різнобічні уявлення про ступінь розвитку проблеми.

Оперативність фіксації даних і розповсюдження документів характеризується часовим інтервалом, тобто часом, який пройшов з моменту закінчення авторами роботи, що сприяла отриманню певного знання, до моменту передачі цих даних читачу. Часовий інтервал складається з періоду, який затрачено на процес документування, і часу, який необхідно для розповсюдження нової інформації у суспільстві.

Використання комп'ютерних технологій і телекомунікаційних зв'язків різко скоротило час, який необхідно для підготовки видання, тиражування й розповсюдження документів. Процеси документування як творчі, інтелектуальні процедури прискорити значно важче.

Відповідність форми закріплення знання цілям створення документа. Передбачається, що логіка побудови, зміст, ступінь докладності викладення, складність мови, приклади відповідають рівню підготовки потенційних користувачів.

Однак документів, яким притаманні всі ціннісні властивості, не існує. Це пояснюється кількома причинами.

По-перше, деякі властивості виключають одна одну. Так, достовірність, перевіреність інформації життєвою практикою суперечить оперативності як передачі інформації в момент її отримання. Оперативності суперечить і повнота опису факту, яка передбачає тривалу процедуру збирання, аналізування, зіставлення й узагальнення всіх даних з цього питання, які є в наявності у суспільстві.

По-друге, на цінність документів впливає цілий ряд соціально-економічних і соціально-психологічних умов, в яких вони створюються, розповсюджуються й використовуються.

Оригінальність змісту документів в момент їх створення залежить від рівня розвитку проблеми в тій або іншій країні, від наукового потенціалу творчого колективу або окремих авторів, їх забезпечення необхідними для дослідження приладами й матеріалами. Оригінальність документів залежить від кругозору, ерудиції й професійного досвіду користувачів. Бувають випадки, коли документи, яким не притаманна новизна, уважаються читачами оригінальними на тій підставі, що наведені в них дані не зустрічалися їм раніше. Мають місце й протилежні ситуації, коли добре відомі з історії відкриття відкидалися як помилкові або не мали наукового й практичного значення через непідготовленість людей до їх сприйняття.

Повнота документа залежить від обсягу реально накопиченого знання до моменту його фіксації, від мети створення повідомлення, занурення читача в проблему (монографія, історичний екскурс); передання інформації в обсязі, необхідному для практичної діяльності (практичні посібники), або тільки привернення уваги, інформування (замітка в газеті, рекламне повідомлення). На повноту змісту документа впливає професійний рівень автора, ступінь засвоєння ним усього запасу знань.

Повнота документа також залежить від ступеня засекречення тематики дослідження й розробки. Конкурентна боротьба й намагання отримати переваги приводять до того, що статті, рекламні повідомлення й навіть опис винаходу, які розповсюджуються від імені фірми, сигналізують про нові ідеї й розробки, але не дають можливості використовувати чужі рішення або відтворювати об'єкти.

Під час використання документа на його повноту впливає запас попередніх знань користувача. Якщо уявлення автора збігаються з дійсним рівнем підготовки читача, то останній оцінить документ як такий, що дає повне уявлення про проблему. Якщо ж читач буде більш ерудований, він вкаже на надлишок інформації. І навпаки, якщо читач менш ерудований, ніж його уявляв автор, документ буде для нього неповним і через це незрозумілим.

3.4 Документна інформація і її властивості

...