Номенклатура дел как основополагающий документ делопроизводства ГБОУ СПО СО "Исовский геологоразведочный техникум"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

номенклатура делопроизводство техникум

Актуальность темы заключается в том, что номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам.

От грамотно составленной номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Объектом дипломной работы является номенклатура дел «Исовского геологоразведочного техникума».

Предметом дипломной работы является технология составления и оформления номенклатуры дел техникума.

В качестве рабочей гипотезы предположим, что номенклатура дел техникума составлена в полном соответствии с требованиями законодательства.

Целью дипломной работы является анализ технологии составления и оформления номенклатуры дел в «Исовском геологоразведочном техникуме».

В данной работе представлена номенклатура дел, её значимость, составление и историческое развитие, а также хронологическая таблица создания перечней документов в нашем государстве. Краткая характеристика ИГРТ.

Для достижения поставленной цели дипломной работы необходимо выполнить следующие задачи:

- Собрать и обобщить необходимую информацию по теме дипломной работы;

- Понять значимость номенклатуры дел для организации;

- Рассмотреть историческое развитие номенклатуры дел;

- Выявить сущность и подходы к составлению номенклатуры дел;

- Изучить виды номенклатуры дел;

- Определить сроки хранения дел;

- Изучить правила составления и систематизации заголовков дел, заполнения формы номенклатуры дел, согласование номенклатуры дел;

- Проработать технологию составления и оформления номенклатуры дел в ИГРТ;

- Проанализировать номенклатуру дел 2009 и 2014 гг.;

- Выявить несоответствия в процессе работы;

Дипломная работа состоит из двух частей - теоретической и практической.

Теоретическая часть содержит основные вопросы исследуемой темы.

В практической части представлен процесс составления номенклатуры дел и сравнительный анализ номенклатуры дел за 2009 и 2013 годы Исовского геологоразведочного техникума.

Работа также включает в себя: введение, заключение, список используемой литературы, приложения.

В заключении отражены несоответствия, которые выявлены при анализе.

1. Номенклатура дел как основополагающий документ делопроизводства организации

1.1 Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

- группировать документы в дела по определенной системе - обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,

- использовать в процессе регистрации документов - присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,

- использовать как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,

- применять как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

- в архивном деле будет служить основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

1.2 История развития номенклатуры дел

В 1936-1958 гг. большое внимание было уделено проблеме классификации документов. Эта проблема решалась в нескольких взаимосвязанных направлениях: путем создания классификаторов служебных документов; разработки перечней документальных материалов и номенклатур дел.

Первое направление состояло в продолжение работы, начатой еще в 1920-е годы, когда стали создаваться первые советские классификаторы документов (классификатор служебных документов Народного комиссариата путей сообщения). Создание классификаторов в рассматриваемый период отличалось тем, что предпринималась попытка составить классификатор таким образом, чтобы на его основе можно было облегчить создание номенклатур дел.

Так, в 1939 г. была введена в действие «Систематическая таблица научной и деловой документации (делопроизводства) учреждений Академии наук СССР (классификатор вопросов)». На основе этого классификатора каждое учреждение Академии наук составляло номенклатуры дел.

Дела получали индексы на основе классификатора. Отдельным документам при регистрации присваивались индексы также согласно классификатору. Единство индексации значительно облегчало справочную работу по документам и формирование дел. Наряду с созданием индивидуальных номенклатур дел в эти годы проводится значительная работа по созданию типовых (примерных) номенклатур дел. Такие номенклатуры были созданы накануне Великой Отечественной войны для районных, городских, областных и краевых финансовых отделов. В 1948 г. был составлен «Примерный перечень дел сельского Совета депутатов трудящихся РСФСР», а в 1950 г. - «Примерный перечень дел исполкомов районных и городских Советов депутатов трудящихся».

Наряду с разработкой примерных номенклатур для учреждений всей страны, отдельной союзной республики, создавались примерные номенклатуры дел для однородных учреждений в пределах отрасли, ведомства, края, области. Так, в 1950 г. был составлен «Примерный перечень дел исполкомов районных: и городских Советов Московской области».

В 1953 г. была издана типовая номенклатура дел коммунальных банков.

С 1936 г. в центральных учреждениях начали создаваться перечни документальных материалов с указанием сроков их хранения.

Создание таких перечней имело важное значение для упорядочения хранения документальных материалов в делопроизводстве и архиве. Указание сроков хранения отдельных категорий документов дало возможность предотвратить от гибели ценные документы и в то же время освободиться от длительного хранения малоценных документов, не имеющих политического, научного и практического значения.

Опыт, накопленный в ходе составления ведомственных перечней, дал возможность Главному архивному управлению в 1943 г. создать «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР».

В этом перечне была отражена типовая документация, образующаяся в деятельности всех ведомств. Каждой категории документальных материалов были установлены сроки их хранения.

Издание этого Перечня дало возможность всем ведомствам, не имеющим еще свои перечни, при их разработке учесть как формулировки отдельных статей, так и унифицированные сроки хранения. На основе Перечня типовых документальных материалов отдельные ведомства, уже имевшие перечни, уточнили и улучшили их.

В 1957 г. Главное архивное управление выпустило новое издание Перечня типовых документальных материалов. Большое значение, придававшееся в эти годы составлению перечней, связано с тем обстоятельством, что в процессе работы с ними выяснилась возможность использования перечней для классификации документов в делопроизводстве, т.к. документы в перечнях подвергнуты достаточно детальной классификации.

Все работы по совершенствованию делопроизводства, проведенные в рассматриваемый период, были тесно связаны с совершенствованием административной деятельности советских учреждений.

1.3 Основные даты создания перечней документов

1929 год

«Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности и второстепенного значения»

1938 год

«Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов»

1955 год

«Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных городских, поселковых и сельских учреждений предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов»

1956 год

«Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения»

1957 год

«Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений организации и предприятий, с указанием сроков хранения материалов»

1965-1969 годы

4 выпуска «Перечня документальных материалов подлежащих приему в государственные архивы СССР»

Вып. 1, Типовые категории документальных материалов

Вып. 2. Вопросы народного хозяйства

Вып. 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения торговли и коммунального хозяйства

Вып. 4. Вопросы культуры

1973 год

Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»

1989 год

«Перечень типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств ведомств и других учреждении, организации предприятии с указанием сроков хранения»

1999 год

«Перечень современных федеральных госархивов»

2007 год

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно - технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»

2010 год

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

1.4 Сущность и подходы к составлению номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства.

Номенклатуры дел могут быть самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. В этом случае появляется максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов и принятой организации работы с ними, но при этом составление номенклатуры требует большой трудоемкости, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки.

Предприятия могут поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не тратится драгоценное время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, но не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должно возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста.

Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур дел каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Отражаются все документируемые участки. Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, где представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Документ утверждается в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

- ответственным за архив предприятия производится визирование документа;

- подписывается начальником службы делопроизводства;

- экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;

- передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;

- утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется в трех - четырех экземплярах, которые хранятся:

- в государственном архиве;

- в службе делопроизводства;

- рабочий экземпляр;

- в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры дел, структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо быть проинформированы, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе.

Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале текущего года.

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел. После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.

1.5 Виды номенклатуры дел

Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Примерная номенклатура дел - номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел - номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

1.6 Составление примерной номенклатуры дел

Организация работы

Организация работы по составлению примерной номенклатуры дел начинается с принятия решения о разработке примерной номенклатуры дел и оформления приказа о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность, прилагается план организации мероприятий по разработке примерной номенклатуры дел.

Затем идет процесс разработки, согласования, подписания, утверждения и регистрации примерной номенклатуры дел.

Завершающим этапом является введение в действие и внедрение примерной номенклатуры дел.

Проведение подготовительной работы

Основными принципами, которых нужно придерживаться при составлении примерных номенклатур дел, являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации дел, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатур изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета дел.

На начальном подготовительном этапе определяются базовые организации, документы которых должны послужить основой для составления примерных номенклатур дел.

Следующим этапом подготовки к составлению примерных номенклатур дел является определение структуры, функций и задач организаций и их подразделений на основе изучения их организационных документов: положений, уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании, реорганизации, изменениях структуры организаций, распорядительных документов вышестоящих организаций.

В базовых организациях проводится изучение состава и содержания документов, создающихся в процессе деятельности организаций, анализ соответствия фактически заводимых в делопроизводстве дел имеющимся номенклатурам дел. Изучение может проводиться в процессе проверок организации документов в делопроизводстве и состава документов, находящихся в архивах организаций, в ходе которых учитываются и обобщаются их результаты.

При составлении примерных номенклатур дел организаций, связанных системой соподчинения, и являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует проводить выявление дублетных документов (например, присылаемых из вышестоящих организаций в нижестоящие) и определять, от какой категории организаций будут приниматься на государственное хранение эти документы.

Соответствующая отметка делается в графе «Примечания» по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Разработка, согласование, подписание, утверждение и регистрация

Примерные номенклатуры дел в системе организаций, связанных подчинением, составляются, как правило, службой ДОУ центрального аппарата головной организации.

Непосредственные исполнители работы по составлению примерных номенклатур дел в организации определяются руководством службы ДОУ в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями. Как правило, эта работа поручается методисту службы ДОУ или подразделению службы, в обязанности которого входит составление номенклатур дел.

Архив организации разработчика рецензирует и визирует примерные номенклатуры дел (совместно со службой ДОУ), консультирует составителей по вопросам их разработки. Примерная номенклатура дел подписывается составителем и визируется заведующим архивом организации, которой она была разработана.

После подписания примерная номенклатура дел вносится на рассмотрение центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) органа управления, которым она была разработана.

На рассмотрение ЦЭПК учреждений федерального архивного агентства вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

На рассмотрение ЭПК архивных учреждений вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования определенного государственного или муниципального архива. Примерные номенклатуры дел федеральных органов государственной власти согласовываются с Федеральным архивным агентством. Примерные номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не создающих документы Архивного фонда Российской Федерации, согласовываются с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации и могут согласовываться с ЭПК архивных учреждений на договорной основе.

Утверждаются примерные номенклатуры дел грифом утверждения или приказом. Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.).

Примерная номенклатура дел регистрируется в массиве регистрации внутренних нормативных актов.

Примерные номенклатуры дел подлежат пересоставлению и переутверждению в случае изменения функций организаций, на которые они распространяются, а также в случае изменения правового статуса организации.

Переработку примерных номенклатур дел и их переутверждение следует проводить по мере возникшей необходимости.

Руководители и сотрудники служб ДОУ организаций, на которые распространяются положения примерной номенклатуры, несут должностную ответственность перед руководителями организаций за нарушение ее принципиальных положений при разработке номенклатур дел организаций и установлении сроков хранения.

Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел, включенных в примерные номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) органа управления по согласованию с Центральной экспертно - проверочной комиссией Росархива (ЦЭПК) или соответствующего органа управления архивным делом субъекта Федерации.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с ЦЭПК затруднено (территориальная удаленность от Центра и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.0000» и ЦЭПК ставится в известность об установлении или изменении срока хранения данной категории дел.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными номенклатурами дел.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок «до минования надобности» (ДМН). Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК (или ЭК - для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений), которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка ЭПК (ЭК) делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.

Закрепленная отметка ЭПК (ЭК) переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру, при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерных номенклатурах дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы.

В случаях, когда определение сроков хранения документов по типовым, примерным перечням и иным нормативным документам, устанавливающим сроки хранения, не представляется возможным, сроки устанавливаются по решению ЭПК архивных учреждений.

1.7 Номенклатура дел организации

Задачи номенклатуры дел организации

Эффективное управление документами невозможно, если предварительно не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.

В Методических рекомендациях Всероссийского научно-иследовательского института документоведения и архивного дела от 23 декабря 2009 г. (ВНИИДАД) номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия - это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

- закрепление индексов дел;

- систематизация дел;

- установление сроков хранения дел;

- учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

Нормативные акты

При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:

- Положением о подразделении

- Инструкцией по виду деятельности подразделения

- Должностными инструкциями сотрудников подразделения

- Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения

- Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3-5 лет

- Типовыми и примерными номенклатурами дел

- Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

- Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах.

Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:

- о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;

- об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;

- об организационной структуре и штатной численности подразделения;

- о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел организации может быть построена по структурному или функционально-производственному принципу.

При использовании структурного принципа построения названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Например:

- Общий отдел

- Организационно-аналитический отдел

- Плановый отдел

- Производственный отдел

- Отдел главного механика

- Бухгалтерия

- Отдел кадров

- Административно-хозяйственный отдел

- Ведомственный архив

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по функционально-производственной схеме. Названия ее разделов в этом случае определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. Разделы располагаются в порядке значимости функций организации.

Например:

разделы номенклатуры дел лесхоза могут быть следующими:

Руководство

Планирование

Лесоустройство

Механизация производственной деятельности

Бухгалтерский учет и отчетность

06. Работа с кадрами.

Систематизация заголовков дел в номенклатуре

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все направления деятельности организации, в том числе образующихся в деятельности общественных организаций.

Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.

Предварительное определение заголовка дела производится таким образом, чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:

- основное содержание дела;

- состав помещаемых в него документов;

- их функциональную и видовую принадлежность.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения.

В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов:

- Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.)

- Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа)

- Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа)

- Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело

- Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело

- Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело

- Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями

Что касается расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью.

Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения - переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика.

В начале помещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т.д.), даже если они присланы для сведения.

Затем помещаются учредительные документы организации (уставы, положения, регистрационные свидетельства). Если в организации имеются совещательные органы (советы, дирекции и т.д.), на заседаниях которых принимаются важные для деятельности организации вопросы, их протоколы включаются в номенклатуру за учредительными документами организации.

Далее следуют распорядительные документы организации (решения, приказы, распоряжения) и документы, послужившие основанием для их издания.

Если в номенклатуре организации кадровая служба не выделена как структурное подразделение, далее следуют штатные расписания.

Затем идут документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и т.д. планы, комплексные, региональные и прочие программы).

За планами следуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.).

Если в номенклатуре организации не выделена в отдельный раздел работа с кадрами, документы по кадрам следуют за планово-отчетной документацией.

Далее справки, информации, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения.

За ними следует переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями.

Затем регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки. В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП». Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «ДСП».

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная переписка», «материалы проверок» и т.д.).

В начале заголовка указывается вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов, составляющих дело (приказы, протоколы, акты и т.д.).

Затем в логической последовательности располагаются следующие элементы заголовка:

- автор документа (название организации или структурного подразделения),

- адресат или корреспондент документа (название организации, которой будет направлен или от которой получен документ),

- краткое содержание документов дела,

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела,

- даты (период), к которым относятся документы дела,

- указание на копийность документов дела.

Например: «Приказы управляющего региональным отделением Фонда по основной деятельности», «Целевая комплексная программа развития библиотечного дела в крае на 2000-2005 годы», «Положения, инструкции, методические рекомендации, присланные для сведения», «Годовой план лесхоза по финансированию операционных затрат на лесное хозяйство. Копия».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка или сразу за словом «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле.

Например: «Документы (предложения, справки, заявки, автобиографии) на получение грантов», «Документы, характеризующие лесной фонд (таксационные описания, схемы лесхозов, планы лесонасаждений, планы охотугодий, планшеты)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

Например: «Документы к протоколам заседания ученого совета института».

Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин «переписка», дополненный пояснением - с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:

- заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов).

- заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки.

Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом.

Например: «Переписка с администрациями субъектов РФ об исполнении бюджетов социального страхования», «Переписка с управлением лесами по вопросам финансирования».

Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т.п.), должны содержать наименования последних. При этом:

- если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов).

- если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней.

Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и / или отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), за который составлены планы (отчеты).

Например: «Годовой план работы отдела», «Квартальные бухгалтерские отчеты и документы к ним».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела.

Завершает каждый раздел номенклатура дел отдела.

Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в номенклатуры дел.

Индексация дел

Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел - это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел.

Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел.

Сроки хранения

Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из Перечня, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива.

Правила заполнения формы номенклатуры дел

Если номенклатура дел большая (более 5 листов), составляется титульный лист, на котором указываются названия документов, по которым определяются сроки хранения. Гриф утверждения тоже может проставляться на титульном листе.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения или направления деятельности организации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения.

Например: 05-16, где 05 - обозначение структурного подразделения, 16 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется проставлять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений или направлений деятельности.

В графе 2 проставляется заголовок дела в соответствии с правилами, изложенными в п. 6. Памятки.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням.

Срок хранения дела может быть определен по типовой или примерной номенклатурам. Рядом с номером статьи делается ссылка на документ, по которому определен срок хранения.

Например:

- ТП - типовой перечень (1989 г.),

- ТУ - перечень типовых управленческих документов (2001 г.),

- ВП - ведомственный перечень,

- ТН - типовая номенклатура,

- ПН - примерная номенклатура.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЭК организации.

В графе 5 могут проставляться отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т.д.

По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций).

При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).

Согласование номенклатуры дел

Согласование номенклатуры дел организации с государственным или муниципальным архивом проводится, если организация является источником комплектования данного архива. Организации, не передающие документы в государственный (муниципальный) или центральный архив вышестоящей организации не проводят согласования номенклатуры дел с соответствующими архивами. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с ЭК организации.

По правилам номенклатура дел должна быть в четырех-пяти экземплярах:

- Первый экземпляр включается в номенклатуру дел службы ДОУ;

- второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего;

- третий экземпляр применяется в архиве организации;

- четвертый - в соответствующем архивном учреждении.

Если номенклатура дел проходила согласование с архивным учреждением, пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в их работе.

Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.

2. Практическая часть

2.1 Краткая характеристика ГБОУ СПО СО «Исовский геологоразведочный техникум»

В марте 1932 года был открыт Исовский вечерний дражно-гидравлический горный техникум. Инициатива создания среднего специального учебного заведения в рабочем пос. Ис была поддержана местными партийными и хозяйственными органами.

Целью деятельности техникума является удовлетворение потребностей граждан в получении среднего профессионального образования в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами; создание комплекса условий, обеспечивающих получение качественного образования; формирование гармонично развитой, компетентностной личности.

Предмет деятельности техникума:

1) обеспечение качественной подготовки специалистов, для удовлетворения кадровой потребности хозяйственного комплекса Свердловской области;

2) формирование общей культуры личности студента на основе усвоения обязательного минимума содержания профессиональных образовательных программ;

3) формирование у студентов гражданских и нравственных качеств, соответствующих общечеловеческим ценностям;

4) создание условий для осознанного жизненного и профессионального самоопределения студентов и выпускников.

Основные виды деятельности техникума:

1) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования, образовательных программ дополнительного образования, программ профессиональной подготовки.

2) содержание и воспитание детей, находящихся в трудной жизненной ситуации, (в том числе детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей);

3) реализация дополнительных профессиональных образовательных

программ (повышение квалификации, профессиональная переподготовка).

4) деятельность по содержанию и эксплуатации имущественного комплекса, в том числе объектов движимого и недвижимого имущества, закрепленных за учреждением в установленном порядке;

5) организация питания и медицинского обслуживания студентов.

По своей организационно-правовой форме техникум является государственной организацией, собственник имущества - Министерство по управлению государственным имуществом Свердловской области, учредитель - Министерство общего и профессионального образования Свердловской области.

2.2 Процесс составление номенклатуры дел

Порядок составления номенклатуры дел «Исовского геологоразведочного техникума» ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу отдела кадров.

Составление номенклатуры дел начинается с процедуры определения состава всех документов.

Отдел кадров руководствуется уставом техникума, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, структурой организации, планами и отчетами о работе, Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», типовыми (примерными) номенклатурами дел, а также номенклатурой дел за 2009 год.

Номенклатура дел техникума составлена на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности каждого структурного подразделения.

Сводная номенклатура дел разрабатывается на основании номенклатур дел каждого структурного подразделения, согласованных с отделом кадров.

В каждом структурном подразделении техникума есть ответственный за составление номенклатуры дел:

- Администрация - документовед;

- Учебная часть - заместитель директора по учебно - воспитательной работе;

- Учебно - производственная работа - заместитель директора по учебно - производственной работе;

- Бухгалтерия - главный бухгалтер;

- Отдел кадров - начальник отдела кадров;

- Библиотека - заведующая библиотекой;

- Хозяйственная часть - заведующий хозяйством;

- Охрана труда - инженер по охране труда

- ГО ЧС - ответственный за Гражданскую оборону и Чрезвычайных ситуаций;

- Медицинский пункт - фельдшер;

- Профсоюз - председатель профсоюза работников;

- Архив - архивариус.

Номенклатура дел оформлена на общем бланке техникума. На бланке представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Форма номенклатуры дел установлена Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

На общем бланке номенклатуры дел должны быть следующие реквизиты:

В правом верхнем углу указано гриф утверждения документа;

в левом верхнем углу проставлены реквизиты:

- наименование организации,

- наименование вида документа;

- заголовок документа;

- дата документа и регистрационный номер;

ниже справа:

- гриф утверждения;

- дата документа;

В первой графе присвоен индекс дела, где 1 - это обозначение структурного подразделения, в данном случае «Администрация», а 01 - 01 - это порядковый номер дела «Устав техникума»;

Во второй графе «Вид документа» указаны заголовки дел по каждому структурному подразделению;

Третья графа «Количество дел (тома, части)» остается пустой до окончания календарного года;

В четвертой графе «Срок хранения и № статьи по перечню» указаны сроки хранения дел согласно Перечню и Типовой;

В пятой графе «Примечание» могут быть проставлены отметки о заведении дел, о лицах, ответственных за формирование дел.

В конце номенклатуры дел указаны:

Слева реквизиты техникума:

- подпись ответственного за делопроизводство и архив;

- гриф согласования, включающий протокол экспертной комиссии техникума, дату и номер;

Справа реквизиты МБОУ НГО «Архив»:

- гриф согласования, включающий протокол экспертно-проверочной комиссии МБОУ НГО «Архив», дату и номер.

Далее составляется итоговая запись на конец года в виде таблицы о количестве заведенных дел, ниже снова указан ответственный за делопроизводство и архив.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Ответственный за делопроизводство и архив ___________________ /С.Н. Безрукова/

«__» __________ 20__г.

Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Номенклатура дел подписывается ответственным за делопроизводство и архив и после одобрения экспертной комиссией техникума направляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию Муниципального бюджетного учреждения Нижнетуринского городского округа «Архив».

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел после чего утверждается директором техникума.

В конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается директором техникума и вводится в действие с 1 января следующего года.

Если происходят изменения документов в структурных подразделениях, то составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

Номенклатура дел техникума на 2014 год разработана в марте, сроком на 5 лет.

После оформления и утверждения номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки или копии из документа, номенклатура дел находится в общем доступе в электронной форме для практического применения в работе.

2.3 Анализ номенклатуры дел техникума за 2009 и 2014 гг.

В 2014 году составлена номенклатура дел в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Проведем анализ номенклатуры дел 2009 года и вновь составленной по двум разделам 01 «Администрация» и 02 «Учебная часть».

В результате мы видим, что в настоящий момент поменялись названия дел в связи с приведением организационно-правой формы техникума в соответствие с федеральным законом от 08.05.2010 г. №83-ФЗ.

В 2014 году появились новые документы, ранее не входившие в номенклатуру, так как была установлена программа 1С: Колледж.

Из номенклатуры дел за 2009 год были исключены несколько документов, такие как:

- книги регистрации приказов по личному составу студентов очного и заочного отделения. В 2014 году объединены в книгу регистрации приказов по личному составу;

- годовые планы работы предметных комиссий. В 2014 году объединены в папку годовые планы;

- годовые отчёты ГОУСПО об учебно - методической работе. В 2014 году объединены в папку годовые отчеты техникума;

- личные дела студентов очного и заочного отделения. В 2014 году переименованы в личные дела студентов.

В итоге номенклатура дел в анализируемых разделах 01. Администрация и 02. Учебная работа уменьшилась в 2014 году на одно дело.

...