Совершенствование системы электронного документооборота на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Совершенствование системы электронного документооборота на предприятии



Введение

документооборот управление экономический

Проблема данного исследования заключается в выявлении состояния имеющейся системы документооборота на предприятии ООО «Охотничий домик» с целью выявить ее слабые места и разработать меры по ее совершенствованию.

На сегодняшний день, в связи с расширением сети и ростом продаж, имеющаяся система не справляется с объемом работы, что приводит к сбою в системе отчетности и оперативности выполнения аналитики компании.

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятия ООО «Охотничий домик». Тема исследования представляет интерес, как в практическом, так и теоретическом аспектах, так как каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, форм взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. Рационализации документационного обеспечения управления необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов.

Целью работы является разработка направлений по совершенствованию имеющейся системы электронного документооборота, сделав ее более гибкой и адаптированной к современному состоянию организации.

Можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятия посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в его экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его внедрению в деятельность компании.

Объектом исследования является магазин «Охотничий домик».

Предметом исследования выступает диагностика имеющейся системы документооборота на предприятии, прогнозирование ее развития и внедрение мер по ее совершенствованию.

Комплекс обозначенных проблем устанавливает ряд вопросов, основные из которых следующие: «какие системы документооборота используются на предприятии сейчас и какие недостатки они имеют?», «как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?»

Цель определяет основные задачи исследования:

- охарактеризовать предприятие ООО «Охотничий домик»;

- проанализировать основные проблемы, стоящих перед предприятием;

- изучить теории по исследуемой проблеме;

- обосновать и разработать направления по совершенствованию документооборота;

- оценить эффективность предложенных мероприятий;

- спрогнозировать дальнейшую работу предприятия, на основе предложенной системы документооборота.

Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: метод включенного наблюдения, метод исследования документов, метод ситуационного анализа, метод системного анализа, экономико-математический, аналитический анализ, анализ коэффициентов, метод прогнозирования. Все они помогли более детально проанализировать деятельность предприятия, подготовить теоретическую и практическую части работы и позволили выявить основные направления совершенствования системы документооборота на предприятии.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность.

В первой главе рассматриваются основная характеристика ООО «Охотничий домик» и анализируются основные технико-экономические показатели предприятия. В этой же главе дается формулировка существующей проблемы организации.

Во второй главе дается описание сущности документооборота в организации в целом, его этапов, а так же рассматривается система электронного документооборота с ее особенностями.

В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в организации, по рационализации и совершенствованию работы с документами.

В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.

Практическая значимость исследуемой проблемы заключается в предложении практических мер по совершенствованию имеющейся системы электронного документооборота в организации ООО «Охотничий домик», которые помогут наладить работу аналитического отдела и корпоративных связей внутри компании.



1. Общая характеристика ООО «Охотничий домик», результаты деятельности и существующие проблемы на предприятии

1.1 Характеристика ООО «Охотничий домик»

Впервые ООО «Охотничий Домик» было зарегистрировано 17 апреля 2008 г. Главный офис организации находится по адресу г. Кострома ул. Юбилейная д. 28. Предприятие имеет несколько магазинов в г. Кострома, а также филиалы в других городах, таких как Москва, С-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Ярославль, Иваново.

Данное предприятие изучено на основе таких документов, как устав организации и учредительный договор. «Общество» создано и действует на основании гражданского кодекса РФ и федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Учредителями общества являются Шелестов А.С. и Глущенко Л.В. Полное официальное название общества: Общество с ограниченной ответственностью «Охотничий Домик», сокращенно ООО «Охотничий Домик». Общество является коммерческой организацией, преследуя в качестве основной цели - извлечение прибыли и удовлетворение общественных потребностей покупателей в товарах и услугах.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Виды деятельности, осуществляемые обществом:

- Оптовая и розничная торговля оружием самообороны: газовое оружие: газовые пистолеты и револьверы, в том числе патроны к ним, механические распылители, аэрозольные и другие устройства, снаряженные слезоточивыми и раздражающими веществами, разрешенные к применению Министерством здравоохранения РФ;

- Оптовая и розничная торговля огнестрельным гладкоствольным оружием, в том числе с патронами травматического действия, соответствующими нормам министерства здравоохранения РФ;

- Оптовая и розничная торговля огнестрельным бесствольным оружием отчественного производства с патронами травматического, газового и светозвукового действия, соответствующими нормам Министерства здравоохранения РФ;

- Оптовая и розничная торговля длинноствольным охотничьим оружием с нарезным стволом;

- Оптовая и розничная торговля спортивным оружием: (огнестрельное гладкоствольное, холодное клинковое, метательное, пневматическое с дульной энергией свыше 3 Дж);

- Оптовая и розничная торговля охотничьим оружием: (огнестрельное гладкоствольное, пневматическое с дульной энергией не более 25 Дж, холодное клинковое);

- Оптовая и розничная торговля сигнальным оружием;

- Оптовая и розничная торговля продукцией охотничьего хозяйства и промысла, охотничьими трофеями и изделиями из них, товарами спортивно-оздоровительного и природоохранного назначения;

- Комиссионная торговля оружием;

- Хранение всех видов оружия и патронов к ним;

- Оптово-розничная торговля товарами широкого потребления;

- Организация и проведение спортивных и зрелищных мероприятий, организация методических центров, спортивных и других клубов;

- Организация и эксплуатация объектов туристического, спортивного, оздоровительного и профилактического назначения;

- Торгово-закупочная, посредническая, закупочная, сбытовая деятельность, комиссионная торговля товарами, не включенными в перечень видов продукции и отходов производства, свободная реализация которых запрещена;

- Транспортирование грузов, в том числе по международным перевозкам, оказание услуг складского хозяйства, фрахтовые операции с речным и морским транспортом;

- Экспортно-импортные операции и иная внешнеэкономическая деятельность в соответствии с действующим законодательством;

- А так же осуществление других работ и оказание других услуг, не запрещенных и не противоречащих действующему законодательству.

Форма собственности частная. Принадлежность фирмы по капиталу и контролю национальная.

Структура управления на данном предприятии построена по линейно-функциональной модели, т.е. основной фигурой является руководитель подразделения (генеральный директор). В его подчинении находится ряд помощников (старший продавец, товаровед, бухгалтер), которые выполняют функцию координации отдельных функциональных служб.

Линейно-функциональная структура также имеет свои положительные и отрицательные стороны:

Преимущества линейно-функциональной структуры:

1) линейный руководитель выполняет функции координатора, что исключает противоречия в решениях и распоряжениях;

2) линейный руководитель является единственным руководителем для каждого из работников. Как следствие - более сильная мотивация и отсутствие возможности избежать выполнение своих обязанностей;

3) уровень компетенции решений сохраняется на том же уровне, что и при функциональной структуре.

Недостатки линейно-функциональной структуры:

1) излишнее усложнение вертикальных отношений в организации;

2) на горизонтальном уровне, напротив, отношения развиты слишком слабо, поскольку решения в конечном счете принимает линейный руководитель. В этом отношении функциональная структура более совершенна, поскольку она обеспечивает «связность» действий подразделений, объединенных процессом производства (по крайней мере, в каждой из областей, за которые отвечают функциональные службы).

3) линейный руководитель, обязанный осуществлять оперативное управление, оказывается перегруженным из-за необходимости принимать решения стратегического характера.

4) каждое звено в рамках линейно-функциональной структуры стремится к решению стоящим перед ним задач, а не к достижения целей, стоящих перед организацией в целом.

- Консультанты исполнители:

- уборщица,

- хранники.

Благодаря такому сочетанию обеспечивается достаточно успешный компромисс между вертикальными и горизонтальными отношениями внутри подразделения. Подразделения выделяются на основании одного критерия; это работа с определенным типом потребителя. Руководители функциональных служб зависят от менеджера, руководящего подразделением, и отчитываются перед ним.

В данной работе рассмотрим один из магазинов розничной торговли «Охотничий Домик».

Этот магазин находится по адресу г. Кострома ул. Титова 6, генеральным директором, которого является Жуков В.С. Магазин арендует помещение площадью 124 кв. м. торговая площадь 90 кв. м. комната хранения оружия 24 кв. м. подсобные помещение 4 кв. м. и склад 6 кв. м.

Общая численность работников магазина 11 человек. Генеральный директор, товаровед, 6 продавцов, 2 охранника, уборщица.

Магазин осуществляет розничную торговлю специализированных товаров.

Ассортимент товара насчитывает более 1000 наименований, это прежде всего: оружие, патроны, арбалеты, ножи, бинокли, прицелы, специализированная одежда и обувь, рыболовные товары, туристические товары и аксессуары для оружия.

Товары предназначены для охотников, рыбаков и людей увлекающихся активным отдыхом.

Основными конкурентами в г. Кострома являются оружейный магазин «Динамо», рыболовные магазины «Рыбак 44», «Клевое место, Рыбачок.

1.2 Анализ основных технико-экономических показателей в динамике за 3 года

Объем продаж является важной величиной, так как без роста продаж компания не может в течение продолжительного времени обеспечивать рост прибыли. Анализировать выручку компании необходимо в динамике. Положительная динамика свидетельствует о развитии компании, отрицательная-либо о стагнации компании, и падении спроса на ее продукцию или услуги, либо о структурной перестройке компании, например, при закрытии убыточных филиалов или направлений деятельности.

Таблица 1. Основные технико-экономические показатели в 2010?2012 годах

Показатели	2010	2011	2012	2012, в% к 2010
Численность работников, чел.	8	8	12	150%
Средняя заработная плата, тыс. руб.	14	15	16	114%
Выручка, млн. руб.	26,1	28,5	30,5	117%
Прибыль млн. руб.	11,5	12,8	13,8	120%
Затраты, млн. руб.	10,8	11,4	12,1	112%
Производственная площадь, кв. м	124	124	124	100%
Основные фонды, млн. руб.	12,5	12,7	13,2	106%
Оборотные средства, млн. руб	15,1	15,3	15,3	101%
Рентабельность продаж, %	44	44	45	102%



Проанализировав данные о количестве персонала в рассмотренном магазине за три года, получили следующие выводы: количество персонала в 2012 году увеличилось на 50% по сравнению с 2010, что составило 4 человека (должность товароведа, старшего продавца-консультанта двух продавцов). Текучести кадров на предприятии не обнаружилось, наоборот, в связи с расширением люди, проработавшие в команде дольше остальных, были переведены на вышестоящие должности. (продавцы-консультанты назначены на должность товароведа и старшего продавца-консультанта соответственно). Таким образом, с увеличением численности персонала, увеличилась и численность административно-управленческого персонала (АУП) с одного человека (генеральный директор) до трех (товаровед и старший продавец-консультант) с возможностью делегировать им некоторые должностные полномочия.

Средняя заработная плата работников магазина так же выросла в процентном соотношении на 14% с 2010 по 2012 год и составила 16 000 рублей. Динамика роста достаточна велика, т.к. несмотря на увеличение численности работников, средняя заработная плата так же увеличилась. Это свидетельствует о том, что предприятие достаточно быстро развивается, увеличивая прибыль и свои ресурсы.

Динамика роста заметна, прежде всего, в объеме продаж магазина. Выручка увеличилась на 17% в рассмотренный период и составила 30500000 рублей на конец 2012 года. Такие высокие показатели свидетельствуют, прежде всего, о правильном направлении, выбранном руководителем на начальном этапе развития компании: правильный выбор ассортиментной матрицы, соответствующий потребителю ценовой аспект, грамотный персонал.

Затраты = фонд з/п + налоги / отчисления / выплаты + аренда / накладные / представит. расходы

Фонд з/п= ср. з/п * кол-во сотрудников * кол-во раб. месяцев

И на основании полученных данных сделаны следующие выводы: так как увеличился объем продаж, расширился ассортимент, увеличился объем закупок и количество персонала, нуждающегося в специализированном обучении, соответственно затраты предприятия выросли на 12% в рассмотренный период.

Прибыль магазина была найдена по следующей формуле:

П = (В-З) * (1-tax) где,

П - прибыль

В-выручка

З-затраты

Tax= 0,25

После чего можно сделать вывод, что прибыль магазина «Охотничий домик» стабильно увеличивалась в период 2010-2012 гг. Ее прирост на 2012 год составил 20%. Этот показатель является достаточно высоким, чтобы утверждать, что предприятие является достаточно прибыльным на коммерческом рынке такого небольшого города, как Кострома. На период начала 2013 года магазин имеет необходимую базу постоянных клиентов и заказчиков, для которых разработана специальная система скидок. Рост прибыли магазина, так же, связан с качеством, реализуемой продукции, которое всегда соответствует стандартам качества и вкусам потребителей.

На основе предыдущих расчетов наблюдается рост всех показателей (выручка, прибыль, затраты, кол-во персонала, величина среднемесячной з/п). Подставив необходимые величины в формулу, рассчитаем рентабельность продаж предприятия:

R = П/В* 100%



R - рентабельность продаж, %

П - прибыль

В-выручка

Таким образом, можно сделать вывод, что магазин «Охотничий домик» рентабелен, т.е. не убыточен, регулярно приносит прибыль предприятию за счет высоких объемов продаж. Предприятие активно развивается, увеличивая с каждым годом свои масштабы (строительство новых магазинов), ассортиментная матрица, так же, расширяется, привлекая больше покупателей. Несмотря на то, что реализуемая продукция является специфической, т.е. зависимой от сезонности, застоя в продажах практически нет, благодаря доступной ценовой политике и грамотности персонала.

1.3 Характеристика проблемы «Существующая система документооборота в ООО «Охотничий домик»

Рост объемов продаж предприятия приводит к стремительному росту объемов информации, соответственно и объем документации имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В процессе управления документами возникают различные проблемы.

Среди общих проблем управления документированной информацией в организации ООО «Охотничий домик» можно выделить:

- затрудненная аналитика документооборота магазина;

- низкий уровень безопасности передачи данных внутренней отчетности по средствам сети Internet;

- плохая корпоративная Internet-связь между магазинами.

Единой электронной связи всей розничной сети «Охотничий домик», как таковой, на предприятии нет. Это порождает ряд дополнительных проблем в работе компании:

- отсутствие актуальной информации о наличии товара на складе между магазинами разных городов;

- отсутствие мгновенной передачи отчетных документов в сети, что влияет на сроки выполнения запросов;

- отсутствие мгновенного обмена информации между магазинами в вопросах требующих быстрых решений (дополнительные заказы, обмен товаром, акции, скидки и т.д.);

- отсутствие общего архива важных документов, их форм, календарей запланированных мероприятий и т.д., находящихся в общем доступе всем сотрудникам сети ООО «Охотничий домик».

Необходимо более подробно рассмотреть организацию системы электронного документооборота и вопрос корпоративной Internet-связи между всеми сотрудниками магазинов сети ООО «Охотничий домик». Это позволит решить вопросы о более четкой организации работы в компании. За четыре года существования, компания значительно расширилась, увеличив число своих магазинов по России. Масштаб предприятия перешел на новый уровень, и обычная схема обработки документов перестала быть эффективной.

В качестве выхода из ситуации в данной работе предложено использование системы электронной корпоративной почты и совместной работы на базе IBM Lotus. Это приложение включает в себя:

- электронная почта на базе Lotus с веб-интерфейсом и шифрованием;

- системы мгновенной передачи сообщений (Instant Messaging);

- портальные решения с использованием технологий Web.

Этот единый продукт позволит получать и отправлять электронную почту, вести календарь, обмениваться мгновенными сообщениями, взаимодействовать с коллегами, организовывать и проводить Web-конференции, управлять документами и Web-контентом.

Изменения в структуре следует начинать именно с организации документооборота, а для успешного его функционирования необходимо предоставить качественную и единую корпоративную связь всем работникам сети. Повысить эффективность документооборота, автоматизировать и оптимизировать его позволит система Lotus. Основными целями внедрения являются:

- повышение эффективности работы;

- сокращение издержек;

- простота и удобство использования.

К основным задачам, направленным на решение проблем можно отнести:

- обеспечение быстрой обработки документов;

- переход от бумажной работы к электронной;

- постановка качественного исполнения поручений;

- ускорение обработки заявок;

- организация совместной работы;

- обеспечение надежного хранения документов;

- улучшение качества аналитики компании.

В качестве вывода, нужно отметить, что компания ООО «Охотничий домик» успешно развивается. Основным видом деятельности является оптово-розничная торговля. Ассортимент представлен товарами для охоты, рыбалки и активного отдыха. На сегодняшний день ООО «Охотничий домик» это сеть магазинов по всей России. В данной работе рассмотрен магазин «Охотничий домик», находящийся в городе Кострома. Проанализировав основные технико-экономические показатели данного предприятия, было выявлено, что магазин является рентабельным коммерческим объектом, стабильно приносит прибыль, динамика продаж растет, потребительский интерес к реализуемой продукции увеличивается. Однако, масштаб компании ООО «Охотничий домик» значительно изменился за 4 года ее существования. Это повлекло за собой проблему совершенствования структуры предприятия. Одним из важнейших элементов структуры является система документооборота. Таким образом, на сегодняшний день, компания находится на стадии необходимости совершенствования в первую очередь электронной системы документооборота и безопасной системы обмена внутренними документами высокой важности внутри сети.



2. Система документооборота в организации, ее основная сущность, этапы и типы

2.1 Сущность документооборота в организации

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,

обработке и движении.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.

Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.

Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:

- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

- бухгалтерский документооборот;

- секретное и конфиденциальное делопроизводство;

- технический и технологический документооборот;

- документооборот системы менеджмента качества.

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Обычно организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники.

Время, затрачиваемое на работу с каждым документом должно быть минимальным, поэтому необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии. Количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота так же должно стремиться к минимуму.

Выделяют следующие основные принципы, обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов заключается в том, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)

- снижение уровня подписания документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

- По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).

- По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).

- По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).

- По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

- По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).

- По способу заполнения - документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

- Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

Таким образом, основными функциями документооборота являются:

- коммуникативная - заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;

- директивная - заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.

2.2 Этапы документооборота в организации

Документы циркулируют в организации между пунктами обработки и создания информации это: руководители, структурные подразделения, специалисты и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность

подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения двигаются они по организации. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т.д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т.к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу, по основной деятельности, финансовые документы и т.д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия, прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение.

Под маршрутом документа понимается перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

- дата поступления документа;

- срок исполнения в днях;

- дата фактического исполнения;

- код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

- код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

- ожидаемый статус документа, т.е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

- полученный статус документа, т.е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

- примечание (многострочный текст);

- путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Маршрут любого документа отображается в специальной табличной форме, которая вызывается из любого реестра документов. В ней видна вся история смены состояний интересующего пользователя документа. Незакрытые состояния выделяются цветом.

На практике, как правило, работа осуществляется не с одним документом, а с целой их цепочкой, которая порождена некоторым «первичным» или «базовым» документом. Например, заявка на поставку продукции порождает хозяйственный договор, счет, платежное поручение, накладные и т.д.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в учете и отчетности, за информационную достоверность несут авторы документов, подписавшие их.

Существуют определенные этапы документооборота:

- Прием и обработка входящих документов. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.

- Рассмотрение документов руководством (резолюция). После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т.д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу. Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

- Работа с исходящими документами. Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты: составление проекта документа; согласование проекта; проверка правильности оформления документа, печать; подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); регистрация; тиражирование; отправка первого экземпляра документа адресату; подшивка второго экземпляра в дело.

2.3 Система электронного документооборота

Для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная - типа DHL, UPS и т.п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

Таким образом, можно дать определение СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Это означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Существует подход, позволяющий качественно производить машинную обработку электронной документации - это добавление документу новых признаков-атрибутов (метаданных), происходящих из текста и смысла документа и позволяющих производить его машинную обработку. Причем добавление метаданных - процесс интеллектуальный и проводится в большей степени человеком-оператором системы электронного документооборота, тогда как обработка с использованием метаданных - чисто машинная прерогатива.

Таким образом, система электронного документооборота сможет, к примеру, искать какую-либо текстовую информацию в документе, хотя на самом деле поиск производится по одному из атрибутов-метаданных электронного документа - текстовому контенту документа. Также система будет «знать» и регистрационный номер и дату регистрации и имя подписавшего его должностного лица и многое-многое другое, что может быть востребовано при машинной обработке документов организации.

К основным преимуществам СЭД относятся:

- Доступность. В отличие от специалистов программа всегда «под рукой» на компьютере пользователя и доступна практически мгновенно.

- Оперативность. Обработка даже многостраничного документа занимает считанные секунды, что особенно важно в ситуациях, когда необходимо быстро принять решение на основе информации из документа.

- Цена решения. Приобретение системы позволяет существенно сэкономить средства в дальнейшем. Нетрудно посчитать, что даже повышение эффективности процесса обработки документов на 20% (в ряде случаев рост эффективности составляет 50-80%) будет способствовать более быстрому возврату инвестиций и окупаемости бизнеса.

- Конфиденциальность. Это преимущество может в некоторых случаях иметь критически важное значение. Программа «сохранит» в тайне любую конфиденциальную информацию, которая будет переведена с ее помощью.

- Универсальность. Достаточно подключить соответствующие специализированные задачи, сделать настройку и система готова для работы с документами практически любой тематики.

Общая задача по анализу потоков информации дифференцируется и определяются:

- достаточная скорость движения информации, позволяющая эффективно использовать ее;

- минимальная трудоемкость сбора, передачи и обработки информации;

- наиболее короткие и прямые пути движения информации;

- максимальная емкость носителей информации на единицу их объема;

- полная достоверность информации;

- максимальная сохранность информации.

В общем система электронного документооборота должна помогать в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

- электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации;

- эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т.д.);

- контроль выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации.

- проведение мониторинга состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- долговременное хранение документов организации;

- разграничение прав доступа сотрудников к информации.

- поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами.

- конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

- гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.

Внедрение системы электронного документооборота требует решения следующих ключевых проблем:

1) необходима трансформация существующих документов из бумажной формы в электронную. В организации, имеющей бумажный архив документов, практически невозможно найти в сети их электронные копии для создания электронного варианта архива. Более того, электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования. Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота. Удобно, когда система документооборота позволяет сохранять версионность всей истории рождения документа, возможность ее просмотра и короткую характеристику того, чем одна версия отличается от другой или какую именно версию было отдано контрагенту на согласование.

2) При внедрении системы электронного документооборота существует необходимость сразу проанализировать возможность и необходимость ее интеграции с уже существующей автоматизированной системой управления. Это связано с тем, что сотрудники ряда профильных организаций по роду деятельности совмещают работу с обычными документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т.д.), и все это - при выполнении функций оперативного управления. Крайне желательно, чтобы системы электронного документооборота содержали специальные средства для осуществления такой интеграции.

3) Бизнес довольно требователен в отношении понятия ответственности, как с точки зрения технологии, так и оптимального выполнения бизнес-процессов и сохранности коммерческой тайны, что создает необходимость в документировании выполнения каждого этапа процесса. Система электронного документооборота в таких случаях должна позволять осуществлять поэтапный анализ каждого фрагмента деятельности даже по прошествии нескольких лет; давать срез определенного момента времени.

4) Для холдинговых структур характерны большая территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, порою слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий. Вместе с тем существуют высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничению доступа. Необходимо составления проекта единой функционирующей системы.

5) При внедрении электронной системы документооборота препятствием становится консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав. Это обусловливает необходимость корпоративного обучения, преодоления негативного отношения путем объяснения смысла, цели, возможности и преимущества внедрения.

Все описанные проблемы венчает сложность оценки эффективности внедрения, так как жесткие финансовые расчеты в данном случае не совсем подходят. Однако необходимо находить критерии, возможно, только качественные для оценки эффективности проекта.

Обобщив теоретические знания, описанные выше, можно сделать вывод, что документооборот компании является важным звеном ее успешного функционирования. Кроме того, от четкости организации системы документооборота, зависит вся организационная структура предприятия. Необходимо отметить, что в настоящее время традиционный бумажный документооборот резко сократился, уступив место электронному. Это объясняется рядом преимуществ использования СЭД, среди которых можно выделить: высокую скорость передаваемой информации, её конфиденциальность, сохранность, оптимальную экономию средств и времени, простота обработки сложной документации и возможность передавать информацию не только графически, но и виде онлайн-конференций.



3. Практические предложения по решению проблемы «совершенствование документооборота» на предприятии ООО «Охотничий домик»

...