Совершенствование системы электронного документооборота на предприятии

3.1 Существующая проблема организации системы документооборота на предприятии ООО «Охотничий домик»

Предприятие ООО «Охотничий домик» представляет собой молодую, но быстро развивающуюся компанию. На сегодняшний день это сеть магазинов для охоты, рыбалки и активного отдыха по всей России. Предприятие зарекомендовало себя на рынке как компания, реализующая качественный товар, соответствующий вкусам потребителей по разумным ценам. Широкий ассортимент товаров и грамотность продавцов-консультантов так же помогли компании увеличить масштаб и географию своей деятельности за 4 года существования. Однако, с расширением организации возникла потребность в реорганизации ее структуры. Как следствие, вопрос затронул систему документооборота, как основной элемент функционирования и управления на предприятии.

На сегодняшний день основная сложность заключается в отсутствии единой системы корпоративной связи внутри компании и единой системы для общей аналитики и отчетности.

В качестве обмена информацией с коллегами из других городов сотрудники компании вынуждены использовать общедоступную бесплатную почту Mail. Использование такой системы связи допустимо на предприятиях небольших размеров, где уровень отчетности сравнительно невелик и конфиденциальность информации не значительна. Масштаб предприятия, рассмотренного в данном исследовании, дает все основания полагать, что для компании такого размера необходимо использовать готовую единую систему корпоративной связи с возможностью внутренней аналитики документов.

Среди основных проблем, связанных с использованием общедоступных ресурсов Internet при работе с документами можно выделить:

- несвоевременные сроки согласования документов. Это связано с тем, что все письма пересылаются на сервер, на их обработку уходит время, на соединение с получателем так же требуется время. Чтобы понять значимость документа и определить для себя приоритеты их обработки пользователь вынужден тратить время. Нередко на предприятии были замечены случаи задержки доставки файлов с важной информацией от 20 минут до 1,5 часов.

- небезопасность передачи и хранения документов особой важности. Прежде всего это касается крупной компании у которой имеется ряд конкурентов, готовых купить интересующую их информацию о дальнейших стратегиях компании. Взломать почтовый ящик в наше время не представляет никакой трудности. Вся хранящаяся на сервере информация может быть похищена, исправлена или использована против компании.

- неудобство ведения аналитики. Крупный масштаб компании диктует свои правила и стандарты ведения отчетности. Отчеты и запросы формируются на базе сложной региональной структуры. Отчеты особой важности, как правило, имеют несколько адресов рассылки и вложенные формы, для заполнения которых необходимо их скачать с сервера, внести необходимые данные и отправить при необходимости получателю, предварительно преобразовав.

- недостаточная коммуникация между сотрудниками. Возможности своевременно обмениваться информацией, делать срочные заказы или обмен товаром на складах других городов оперативно и своевременно принимать конкретные решения в сложившейся ситуации не всегда удобно, используя систему почты mail. Телефонная связь не всегда передает суть и понимание рассматриваемого вопроса, который может сопровождаться каким-либо наглядным графическим примеров виде таблицы или диаграммы.

- Невозможность вести диалог в режиме реального времени сразу с несколькими заинтересованными сотрудниками. Речь идет о проведении on-line конференций, семинаров и тренингов между сотрудниками компании. Обычная электронная почта лишена такой функции.

3.2 Разработка направления по решению проблемы существующего документооборота на предприятии

В качестве решения проблем, наблюдающихся в системе организации электронного документооборота на предприятии и недостаточно развитой системы корпоративных сообщений, предлагается внедрить в компанию использование электронной системы документооборота на базе Lotus Notes.

Эта система используется по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Существует ряд причин, по которым использование такой системы признано высоко эффективным:

- Сервер Lotus включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами, т.е. это универсальная программа, способная взаимодействовать с различными сервисами (в т. ч. с mail);

- В Lotus уже есть разработанная система разграничения прав доступа - остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.

- Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.

- Сервер Lotus включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер, проводить различные онлайн конференции и тренинги.

Предлагаемая программа также упрощает обработку документопотока, имеет дело с:

- входящие и исходящие документы;

- распоряжения и приказы;

- служебные записки;

- заявления;

- протоколы;

- письма;

- формы отчетов.

В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».

Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов

Кроме всего прочего, можно настроить систему для автоматизации кадрового документооборота. Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:

- открытие вакансии;

- прием сотрудника;

- окончание испытательного срока;

- изменение оклада;

- обучение;

- перевод на другую должность либо в другое подразделение;

- увольнение;

- премирование и штрафы;

Дополнительно система позволяет автоматизировать работу учебного центра: вести учебный календарь, формировать группы в удобном интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.

Автоматизация документооборота значительно сокращает сроки согласования документов по следующим причинам:

1. Электронный документооборот позволяет согласовывать документы параллельно, как будто один документ отправляется на стол сразу нескольким руководителям одновременно.

2. Не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому - экономим время на пересылке документов.

3. Не нужно распечатывать толстые пачки документов - все документы хранятся в электронном виде, распечатываются только те документы, которые необходимы для соблюдения законодательства.

3.3 Оценка эффективности предложенного мероприятия

Следует отметить, что внедрение предложенной программы потребует от компании затрат. Описанное оборудование является одним из самых надежных в мире и поэтому одним из самых дорогих. Расчет затрат на внедрение зависит от количества сотрудников, от наименования и типа лицензии. На предприятии ООО «Охотничий домик» предлагается использовать версию Domino Collaboration Express, с включением в пользовательскую базу сотрудников административно-управленческого персонала. Стоимость лицензии на одного пользователя составлет 128 USD, как заявлено на официальном сайте компании Lotus. Цена сформирована для коммерческого предприятия, штат сотрудников которого составляет менее 1000 человек. Так же расчет затрат на внедрение программы зависит от количества ядер процессора. Стоимость устанавливаемого обеспечения рассчитывается по формуле:

Цена_ПО = Стоимость_VU + Количество_VU_на_ядро * Количество ядер

Value unit (VU) - коэффициент, который определяет соотношение количества ядер процессора и стоимости лицензии. Стоимость лицензии определяется стоимостью одного VU.

Таким образом, можно сделать примерный расчет стоимости установки сиситемы Lotus на предприятии ООО «Охотничий домик».

Стоимость лицензии = 128USD * 200 = 12800 USD.

Если на данном предприятии используется четырех ядерный процессор Intel, модель E 5-4600, то можно сделать примерный расчет затрат на установку данного обеспечения.

Цена ПО = 12800 + 100*4=13200 USD.

Для оценки предложенного проекта необходимо применить финансово-экономические критерии, это: стоимость проекта, чистая текущая стоимость, прибыль и рентабельность, внутренний коэффициент эффективности, период окупаемости и др.

Внедрение системы Lotus позволит компании наладить основные корпоративные связи, вдвое быстрее решать вопросы, связанные с быстрым принятием решения (заказ товара с другого склада, обмен товара, перемещение товаров на складах). Все это позволит не упустить клиентов, повысить качество обслуживания. Предложенная программа так же экономит средства предприятия на обучении сотрудников, т.к. поддерживает функцию онлайн конференций и тренингов. На официальном сайте компании заверено, что использование данного обеспечения увеличивает в среднем прирост прибыли коммерческого предприятия с численностью сотрудников до 1000 человек 2,7% ежегодно.

Библиографический список

1. Алехина О.Е. Стимулирование развития работников организации. Управление персоналом. - 2009.

2. Асеньев Ю.Н. Управление персоналом. Модели управления. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.

3. Батьковский А.Б., Попов С.Н. Приемы мотивации к труду и профессиональному росту. Проблемы теории и практики управления. 2009.

4. Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка: учеб. Пособие. - М.: Экономика, 2009.

5. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: - М., 2008.

6. Ворошилов Д.Ю. Понятие мотивации и ее значение для трудовой деятельности в сфере рекреационных услуг Научные проблемы гуманитарных исследований. 2009.

7. Гущина И. Трудовая мотивация как фактор повышения эффективности труда: Общество и экономика. - 2010

8. Добролюбов Е.А. Система материального и нематериального стимулирования (мотивации) персонала. - 2009.

9. Дремина М.А. Менеджмент персонала и PR Менеджмент и кадры: психология управления, соционика и социология. 2009.

10. Егоршин А.П. Мотивация трудовой деятельности. М.: ИНФРА-М, 2008.

11. Ивановская Л.В., Свистунов В.М. Обеспечение системы управления персоналом на предприятии. - М.: ГАУ, 2010.

12. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы: Учеб. пособие для вузов. - СПб. и др.: Питер, 2008

13. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М:ИНФРА-М,

14. Ладанов И.Д. Мотивационный климат организации // Управление персоналом. - 1998. - №9.

15. Лазарева Н.В. Современные проблемы формирования механизма мотивации трудовой деятельности в современных условиях. Е.А. Родионова; С.-Петерб. гос. ун-т. - СПб., 2009.

16. Лапыгин Д.Ю., Лапыгин Ю.Н. «Управленческие решения» Учебное пособие. - М., 2009.

17. Пирогова Е.В. Управленческие решения: Учебное пособие. - М, 2010.

18. Управление персоналом организации: Учебное пособие / П.Э. Шлендер В.М. Маслова, М.Е. Смирнова и др.; Под ред. П.Э. Шлендера. М.: ИНФРА-М., 2010.

19. Шапиро С.А. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: ГроссМедиа, 2006.

20. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М.: «Высшая школа», 2006.

Размещено на Allbest.ru