Порядок выдачи дубликатов, вкладышей и выписок из трудовой книжки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общие требования по заполнению трудовых книжек

2. Порядок оформления разделов трудовых книжек

2.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

2.2 Оформление титульного листа

2.3 Оформление сведений о работе

2.4 Оформление сведений о награждениях и поощрениях

2.5 Оформление сведений о назначении пенсии

3. Порядок выдачи дубликатов, вкладышей и выписок из трудовой книжки

4. Выдача на руки трудовой книжки

Заключение

Литература



Введение

Трудовой путь каждого рабочего и служащего отражается в трудовой книжке - одном из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, характеризующем всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, выплаты вознаграждения за выслугу лет и т.д. трудовой книжка кадр

Трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий. Трудовая книжка очень важна при устройстве на работу, так как наниматель, проанализировав данные из трудовой книжки, сможет сделать выводы об опыте работы и компетенции данного работника в определённой сфере деятельности.

Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек.

Целью данной курсовой работы является изучение порядка ведения и оформления трудовых книжек.

Как видно из цели в данной работе решаются следующие задачи:

- проанализировать оформление и ведение трудовых книжек;

- определить какие изменения вносят в трудовую книжку;

- изучить порядок выдачи трудовой книжки, а также порядок выдачи вкладышей, дубликатов и выписок из трудовой книжки.

1. Общие требования по заполнению трудовых книжек

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников, надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков Республики Беларусь.

Заполняет трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя.

В трудовую книжку вносятся:

· сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

· сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;

· сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

· сведения о назначении пенсии.

В трудовую книжку безработным, получающим пособия по безработице или стипендии, производится, с их согласия, запись соответствующего содержания по установленной форме.

В трудовую книжку лиц, осуществляющих уход за инвалидами I группы и лицами, достигшими 80-летнего возраста и нуждающимися по заключению медико-реабилитационных экспертных (МРЭК) или врачебно консультационных комиссий (ВКК) в постоянном уходе, производится запись о периоде получения ими пособия по уходу. Запись вносится органом по труду и социальной защите, назначающим указанное пособие.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или акта законодательства.

При прекращении трудового договора в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по возрасту, зачислением на дневное отделение учебного заведения либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определённых гарантий и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения (в последний день работы).

За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несёт ответственность в соответствии со ст. 79 настоящего Кодекса.

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа, следующие записи:

Ш о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах Комитета государственной безопасности. Министерстве внутренних дел. в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;

Ш о времени дневного обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), в профессионально-технических и других училищах, школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации:

Ш о времени работы в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.

Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат".

Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в нее вкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже обновленные данные о владельце книжки, например, новую фамилию или новую специальность. В остальном все требования, предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши к ним.

Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся аккуратно, шариковой ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Записи о датах приема на работу, переводах на другую постоянную работу, включении контракта, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. Например, если работник принят на работу 5 января 1997 г., то в графе 2 трудовой книжки, выданной после 1 января 1975 г. и образца 1995 г. записывается: "05.01.1997".

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).



2. Порядок оформления разделов трудовых книжек

2.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен, прежде всего, решить следующие основные вопросы:

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для рабочих и служащих, т. к. прием на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...". Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином любого имеющегося у него документа о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонд .

Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Беларусь из бывших союзных республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим, не зависящим от человека причинам.

Оформление дубликата по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции бывает возможно не всегда. Оказавшийся в такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

2.2 Оформление титульного листа

В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т. п.).

Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно недопустимо. Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 25.04.71 г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения (например, 15 мая 52 г.), или римскими цифрами (например, 3/VIII-47 г.), давно выведенными из употребления в трудовых книжках. Согласно Инструкции дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например 08.09.1963.

Информация об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

Другой ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

В титульном листе предусматривается еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)".

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке.

2.3 Оформление сведений о работе

Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на 3 группы:

- информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;

- информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

- дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Сведения о работе включают приём на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение. До внесения в трудовую книжку записи о приёме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа, следующие записи:

· о времени службы в составе Вооружённых Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, в органах Комитета государственной безопасности, министерстве внутренних дел, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчинённости и наличия специального или воинского звания;

· о времени обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре, в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации;

· время работы в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачёт этой работы в общий трудовой страж работника.

Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

Основанием для внесения в трудовую книжку сведений о работе являются приказы (распоряжения) нанимателя. Записи в трудовой книжке должны полностью соответствовать формулировке приказа.

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу. Номера и даты данных приказов вносятся в графу трудовой книжки.

В раздел "Сведения о работе" в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя, например «Минский завод отопительного оборудования». Если за время работы работника в организации изменится её наименование, то в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись о том, что предприятие переименовано. Например, «Фабрика художественных изделий с 03.01.2002 переименована в Производственное объединение “Мастра”». В графе 4 указывается основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение, его дата и номер.

Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дата выдачи и номер регистрационного свидетельства.

Под заголовком о наименовании организации в графе 1 ставится очередной порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи в этих главах вносятся арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 2 сентября 2007 г., то в графе 2 трудовой книжки следует записать: 02.09.2007.

В графу 3 вносятся сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, о заключении контракта, увольнении. При этом указываются: конкретные наименования цеха, отдела, подразделения, участка, производства; профессии, должности, работы, а также имеющийся квалификационный разряд, класс, категория, сведения об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания и должна соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих".

Профессия или специальность указываются в трудовой книжке на основании документа о полученных специальности, профессии.

Лицам, не имеющим профессиональной подготовки и поступившим на работу в качестве ученика (токаря, сварщика), запись в трудовую книжку вносится нанимателем после издания приказа, но не позднее недельного срока.

При присвоении работнику квалификационного разряда, класса, категории по его профессии, специальности, должности (впервые либо нового, более высокого) каждый раз делается соответствующая запись: "Присвоен такой-то квалификационный разряд, класс, категория".

Получение рабочим второй и последующих профессий отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, слесарем-ремонтником получена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением 3 разряда. В трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата получения второй профессии, в графе 3 пишется: "Получена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

При выполнении работ по вновь полученной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись.

В случае заключения трудового договора о работе на условиях неполного рабочего времени сведения о работе вносятся в трудовую книжку работника в соответствии с общими требованиями, но без указания данного условия.

В трудовую книжку лица, осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься. Запись вносится нанимателем по последнему месту работы на основании приговора суда. После отбытия этого наказания либо освобождения от него в установленном порядке работнику по его письменной просьбе взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова "принят" записывается "переведен". При этом не указывается причина перевода.

Внесение записей о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольно данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ не допускается.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения и ссылка на правовую норму, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись. - приказ (распоряжение).

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или специального законодательного акта.

В случае расторжения трудового договора по желанию работника при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

При увольнении работника, с его согласия, в связи с переводом к другому нанимателю в его трудовой книжке как в записи об увольнении, так и в записи о приеме на работу в графе 3 указывается:

"Уволен в связи с переводом в такую-то организацию, п.4 ст.35 Трудового кодекса";

"Принят в порядке перевода в такой-то цех (отдел) на такую-то должность".

При увольнении в связи с переходом на выборную должность в Графе 3 записывается: "Уволен в связи с переходом на выборную должность в такую-то организацию, п. 4 ст. 35 Трудового кодекса".

2.4 Оформление сведений о награждениях и поощрениях

Наниматель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Виды поощрений определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о трудовой дисциплине. К мерам поощрения относятся: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почётной грамоты, присвоение звания лучшего по профессии. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Поощрения и награждения записываются в трудовую книжку. В трудовую книжку не вносятся сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплата которых носит регулярный характер.

В трудовую книжку вносятся записи о поощрениях за успехи в работе в организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка, а также актами законодательства. Перечень мер поощрения, предусмотренный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором не является исчерпывающим. Наниматель может применить и другие меры поощрения, даже не указанные в данных правилах. Наниматель вправе применить сразу несколько мер поощрения, например, объявить благодарность и выдать премию, занести на Доску почёта и выдать премию и др.

В трудовую книжку вносятся только поощрения, связанные с трудовой деятельностью работника. Если же работник поощрён не в связи с трудовой деятельностью, например, за активное участие в художественной самодеятельности, то такое поощрение в трудовую книжку не вносится.

В трудовые книжки работников вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях:

о награждении орденами и медалями республики Беларусь;

о присвоении почётных званий;

о награждении почётными грамотами, нагрудными знаками;

о присвоении званий лауреата премии;

о поощрениях за успехи в труде;

другие поощрения в соответствии с действующим законодательством.

В разделе «Сведения о поощрениях» вносятся также записи об открытках, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование нанимателя; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением: в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

2.5 Оформление сведений о назначении пенсии

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке работника образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.



3. Порядок выдачи дубликатов, вкладышей и выписок из трудовой книжки

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение трех месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель обязан выдать работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней).

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись; "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

В тех случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки.

О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются серия и номер вкладыша.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца).

Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".



4. Выдача на руки трудовой книжки

Согласно Постановлению кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

Наниматель выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней.

При утрате трудовой книжки в случае выдачи ее на руки работнику выдается дубликат трудовой книжки с взиманием его стоимости.

Наниматель вправе в таких случаях отказать работнику в содействии при получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

В случае необходимости наниматель выдает работнику по его письменной просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Трудовые книжки -- это основной документ работника о его трудовой деятельности на предприятии. Трудовая книжка заполняется на каждого проработавшего в организации свыше 5 дней. Те, кто имеют трудовую книжку, обязаны представить ее администрации при поступлении на работу, а поступающие на работу впервые - представляют справку о последнем занятии (уволенные из рядов вооруженных сил - военный билет).

Трудовые книжки считаются документами (бланками) строгой отчетности. Поэтому на предприятиях установлен определенный порядок учета их выдачи и движения. Учет ведется в специальных книгах, листы в которых должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

¦ фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

¦ дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, месяц и год. Например: 21 февраля 1985г.;

¦ сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.

На этом же листе после указания даты заполнения трудовой книжки работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на нем ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:

графа № 1 - номер записи;

графа № 2 - дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3- сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

При приеме на работу в графе № 3 указывают: само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Например: «Принята на должность старшего преподавателя кафедры экономики с окладом согласно штатному расписанию».

В дальнейшем любые изменения (например, повышение разряда, изменение названия должности и др.) должны быть внесены в трудовую книжку работника.

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например: «Переведен на должность зам. директора».

При увольнении с работы в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт ТК Республики Беларусь.

При увольнении по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин.

Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают, кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении -- в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке (форма № Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки.

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Пример

«Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за № таким-то недействительна, уволен...» и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки.

Изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки со ссылкой на номер и дату этих документов. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

Работник, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 -- причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на первой странице книжки делается надпись «Выдан вкладыш серия № ». Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. В день увольнения бухгалтерией организации должен быть произведен окончательный расчет с работником за фактически отработанное время. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

В организации ведется журнал учета и движения трудовых книжек установленной формы, который можно приобрести в местах по продаже бланочной продукции. Этот журнал включается в общую номенклатуру дел и имеет срок хранения 75 лет.

Трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности. Поэтому на предприятиях установлен определенный порядок учета их выдачи и движения. Учет ведется в специальных журналах, листы в которых должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью.

Порядок заполнения трудовых книжек в организации

Общие положения

Трудовая книжка на работника, впервые поступившего на работу, заполняется нанимателем (уполномоченным им должностным лицом) в присутствии этого работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Ведение трудовых книжек в организации поручается одному из работников отдела кадров или определенному работнику, назначаемому приказом руководителя организации.

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а запись об увольнении - в день увольнения.

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на одном из государственных языков в Республике Беларусь, как правило, на том языке, на котором ведется делопроизводство в этой организации.

Записи в трудовой книжке производятся аккуратно, шариковой, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. При занесении записей в трудовую книжку не допускаются сокращения.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

? о работнике;

? о приеме на работу;

? о переводах на другую постоянную работу;

? о заключении контракта;

? об увольнении работника;

? о поощрениях и награждениях;

? о подготовке, повышении квалификации и переподготовке;

? сведения о назначении пенсии.

Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2002 г., в графе 2 трудовой книжки образца 1938 г. записывается: «2002.05.09», в трудовых книжках, выданных после 1 января 1975 г., и образца 1995 г.: «05.09.2002».

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении наниматель обязан ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая форма Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости наниматель выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 г. органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.), не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 в Инструкцию «внесены изменения и дополнения, одним из которых является указание о том, что записи в трудовой книжке заверяются печатью нанимателя без слова «гербовая».

Это объясняется тем, что в настоящее время существует большое количество нанимателей, не являющихся государственными организациями, и, следовательно, не имеющими гербовой печати. В то же время сведения в трудовой книжке не могут заверяться печатями структурного подразделения, например, печатью отдела кадров.

Сведения о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении или при выдаче дубликата трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

? фамилия;

? имя;

? отчество;

? дата рождения;

? образование;

? профессия;

? специальность.

Все сведения в трудовую книжку вносятся полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Например, нельзя указывать Иванов И.И. или Иванов Ал-др Петрович.

Фамилия, имя, отчество, дата рождения вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении и должны полностью им соответствовать. Это правило введено с целью исключения несоответствия трудовой книжки паспорту и необходимости в дальнейшем доказывать факт принадлежности трудовой книжки работнику.

Так, в суды поступает значительное количество дел об установлении факта принадлежности заявителю трудовой книжки, так как при ее заполнении была допущена невнимательность или произведена запись со слов без сверки с паспортом. Например, указывались неправильно имена -- Алла вместо Алевтина по паспорту, Георгий вместо Егор и т.п.

Если же у работника в связи со вступлением в брак или в связи с расторжением брака изменяется фамилия, то эти изменения отражаются нанимателем на первой странице трудовой книжки. Изменение записи о фамилии, имени, отчестве производится нанимателем по последнему месту работы независимо от того, где заполнялась трудовая книжка. Основанием для изменения фамилии, имени, отчества являются соответствующие документы:

? паспорт;

? свидетельство о заключении брака;

? свидетельство о разводе;

? справка органов ЗАГС и др.

При изменении фамилии прежняя фамилия зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было прочесть, а новая пишется над прежней (пример 1). Ссылки на соответствующие документы приводятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Пример 1

Фамилия изменена в связи с реги	Трудовая	книжка
страцией брака. Свидетельство о регистрации брака №226472, выдано	Фамилия	Сташевская
Первомайским отделом ЗАГС г. Мин	Имя	Галина
ска 22 апреля 2006 г.	Отчество	Георгиевна

При повторном изменении фамилии запись производится в том же порядке.

При изменении имени, отчества, даты рождения исправления в трудовой книжке делаются аналогичным образом: они зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные с указанием соответствующего документа на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Образование, профессия, специальность вносятся на основании документа, подтверждающего наличие у работника данных характеристик.

Образование - общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее указывается только на основании соответствующих документов. Высшее образование указывается на основании диплома общеустановленного образца об окончании учреждения, обеспечивающего получение высшего образования; среднее специальное образование - документа, удостоверяющего окончание техникума или иного учреждения, обеспечивающего получение среднего специального образования (медицинского, педагогического и т.п.); общее среднее - аттестата об окончании общеобразовательного учреждения, диплома учреждения, обеспечивающего получение профессионально-технического образования; общее базовое - свидетельства об общем базовом образовании.

Следует иметь в виду, что в настоящее время Инструкция о порядке ведения трудовых книжек не называет такой уровень образования, как незаконченное высшее. Если на момент заполнения трудовой книжки лицо, поступающее на работу, имеет незаконченное высшее образование, то в графе образование указывается имеющееся у гражданина образование (среднее, среднее специальное)

Сведения о профессии или специальности вносятся на основании документов об образовании или других надлежаще оформленных документов.

...