Порядок выдачи дубликатов, вкладышей и выписок из трудовой книжки

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных.

Сведения о работнике вносятся на первую страницу трудовой книжки (титульный лист) и после указания даты заполнения трудовой книжки правильность сведений заверяется подписью работника. Эта же страница заверяется подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица), у которого впервые заполнялась трудовая книжка, и печатью нанимателя. Записи в трудовых книжках работников, работающих у индивидуальных предпринимателей, заверяются печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.

На практике возникает вопрос о праве работодателя поставить на первой странице трудовой книжки штамп или другую отметку об установлении работнику инвалидности. Ни Инструкцией, ни другими нормативными правовыми актами такое право или обязанность нанимателя не предусмотрены.

Сведения о работе

Сведения о работе включают прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение. До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:

? о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, в органах Комитета государственной безопасности, Министерстве внутренних дел, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;

? о времени обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации;

время работы в качестве члена колхоза -- в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.

Основанием для внесения в трудовую книжку сведений о работе являются приказы (распоряжения) нанимателя. Записи в трудовой книжке должны полностью соответствовать формулировке приказа.

В раздел «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование нанимателя, например «Минский завод отопительного оборудования». Если за время работы работника в организации изменяется ее наименование, то графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись о том, что предприятие переименовано. Например, «Фабрика художественных изделий с 03.01.2002 переименована в Производственное объединение “Мастра”». В графе 4 указывается основание переименования -- приказ (распоряжение) или иное решение, его дата и номер (пример 2).

Пример 2

Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дата выдачи и номер регистрационного свидетельства (пример 3).

Под заголовком о наименовании организации в графе 1 ставится очередной порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи в этих графах вносятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник принят на работу 2 сентября 2007 г., то в графе 2 трудовой книжки следует записать: 02.09.2007.

В графу 3 вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта и об увольнении. При этом указываются конкретные наименования цеха, отдела, подразделения, участка, производства, профессии, должности, работы, а также имеющийся квалификационный разряд, класс, категория, сведения об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Пример 3

Запись о наименовании профессии, должности, работы, на которую принят работник, производится на основании штатного расписания и в соответствовии с Общегосударственным классификатором Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих». Профессия или специальность указываются в трудовой книжке на основании документа о полученной специальности, профессии.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в указанный Общегосударственный классификатор или штатное расписание, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) нанимателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

При этом следует иметь в виду, что понятие «профессия» шире, чем понятие «специальность». Например, работники, имеющие профессию врача, могут иметь различные специальности: врач-терапевт, врач-стоматолог, врач-онколог и т.п. В таких случаях в трудовой книжке следует указать специальность работника.

Указание наименования специальности имеет большое значение при решении вопроса о переводе или перемещении работника.

Одним из существенных условий трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации или конкретная трудовая функция (ст. 19 ТК). Изменение трудовой функции или поручение работы по иной профессии, специальности, должности, чем это обусловлено в трудовом договоре, является переводом работника на другую работу и требует его согласия.

В то же время поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора, является перемещением и не требует согласия работника. Сведения о переводе на постоянную работу заносятся в трудовую книжку, сведения о перемещении - не заносятся.

Внесенные в Инструкцию изменения и дополнения предусматривают, что в трудовую книжку вносятся также сведения о заключении контракта. Ранее Инструкция не содержала указаний на необходимость внесения сведений о заключении и продлении срока действия контракта. Однако отсутствие записи о заключении контракта при переводе работника с договора, заключенного на неопределенный срок, на контракт образует пробел между записью о приеме на работу без указания срока действия трудового договора и увольнении по окончании срока действия контракта (п. 2 ст. 35 ТК). В то же время, исходя из положений п. 11, 14-16 Инструкции, запись о продлении срока действия контракта не производится.

Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать формулировке приказа (распоряжения).

В отдельных случаях дата приема на работу может не совпадать с датой издания приказа и датой составления трудового договора. В трудовом договоре и в приказе о приеме на работу может быть указан день начала работы, в который работник обязан приступить к работе. Именно эта дата, т.е. день, когда работник приступил к работе, должна указываться в графе 2 трудовой книжки.

Запись в трудовой книжке:

При приеме работника на работу с условием предварительного испытания это условие включается в трудовой договор и приказ о приеме на работу, однако в трудовой книжке условие о предупредительном испытании не указывается (пример 5).

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Увольнение работника возможно только по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом или иным законом (например, Законом о государственной службе).

Основаниями прекращения трудового договора в соответствии со ст. 35 ТК являются:

1) соглашение сторон (ст. 37);

2) истечение срока трудового договора (п. 2 и 3 ст. 17), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по собственному желанию (статья 40), или по требованию работника (ст. 41), или по инициативе нанимателя (ст. 42);

4) перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность;

5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;

6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 44);

7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (ст. 29).

По инициативе нанимателя согласно ст. 42 ТК трудовой договор может быть расторгнут в случаях:

1) ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, сокращения численности или штата работников;

2) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы;

3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы;

4) систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;

6) прогула (в том числе отсутствия на работе более трех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;

7) неявки на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности (не считая отпуска по беременности и родам), если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании. За работниками, утратившими трудоспособность в связи с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, место работы (должность) сохраняется до восстановления трудоспособности или установления инвалидности;

8) появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы;

9) совершения по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания;

10) однократного грубого нарушения правил охраны труда, повлекшего увечье или смерть других работников.

Кроме того, основаниями увольнения являются обстоятельства, не зависящие от воли сторон:

1) призыв работника на военную службу;

2) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;

3) нарушение установленных правил приема на работу;

4) неизбрание на должность (в том числе по конкурсу);

Дубликат трудовой книжки

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение трех месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Не позднее 15 дней после получения заявления наниматель обязан выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о времени работы у данного нанимателя, размере заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).

Дубликат трудовой книжки выдается также, если книжка пришла в негодность (изорвана, запачкана, обгорела, размылись записи и т.п.). Дубликат выдает наниматель по последнему месту работы. В этом случае на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат». Эта трудовая книжка возвращается владельцу и хранится им для предъявления в отдел социальной защиты при назначении пенсии. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.

Если же работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» сначала вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 -- причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Наниматель обязан оказать

Заключение

Трудовая книжка - единственный личный документ, в котором последовательно фиксируются факты трудовой деятельности, рост квалификации, сведения о поощрении или вознаграждении, изменение служебного положения, причины увольнения работника с мест прежней работы.

В данной работе были рассмотрены правила оформления, заполнения трудовой книжки, основные правила её ведения, было раскрыто содержание трудовой книжки и указано её значение для каждого работника.

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников в трудовую книжку вносится следующая информация: сведения о работе, сведения о работнике, сведения о награждениях и поощрениях, сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке и сведения о пенсии.

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является основной для работника.

Трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность человека, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию. Без трудовой книжки работник не сможет официально осуществлять свою профессиональную деятельность.

Литература

1. Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002

2. Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002

3. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / 3-е изд. - Минск: Амалфея, 2010. - 452 с.

4. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело / 2-е изд., исправленное. - Минск: Вышэйшая школа, 2010 - 320 с.

5. Кеник, К.И. Трудовые книжки без ошибок / К.И.Кеник. - 2- е изд., испр. - Минск: Регистр, 2008. - 80 с. - (Подписная серия «Современному кадровику»).

6. Паневчик, В.В., Акулич, В.В., Некраха, С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие. - Минск: БГЭУ, 2008.

7. Альбом форм организационно - распорядительных документов. Э.Н.Давыдова. - 2006.

8. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. - Минск: БелНИИДАД,2009 - 107 с.

9. Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

10. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /авт.-разраб. Э.Н.Давыдова, Н.А.Капмоле, А.Е.Рыбаков. Минск, 2005.

11. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм / рук. авт. коллект. Н.А.Капмоле [и др.]. Минск, 2007.

12. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 г. № 40; с изменениями и дополнениями).

Размещено на Allbest.ru