Организация кадрового делопроизводства

Книга учета сотрудников уволенных с работы;

Таблица.Книга учета личных дел;

№ личного дела	Фамилия, имя, отчество работника должность	Дата постановки на учет	Отметка о снятии с учета
34	Иванова Наталья Александровна	15.09.2004	х
35	Хавандеева Ирина Петровна	20.10.2004	30.06.2014

Журнал регистрации больничных листов;

Журнал учета документов для служебного пользования и другие.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В деятельности отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 следующий способ хранения документации. Хранению непосредственно в отделе кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников руководящего состава хранятся отдельно от документов медицинского персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических сейфах. Книжки расположены в алфавитном порядке. Там же хранятся невостребованные трудовые книжки сотрудников уволенных с работы.

Личные дела (досье) представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая. Что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с-контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех (37; с.58).

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела могут не помещаться, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в самостоятельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приеме на работу, направление или представление;

- анкета (личный листок по учету кадров);

- дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

- резюме (автобиография);

- копии документов об образовании;

- копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);

- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);

- лист-заверитель дела (67; с.59).

В БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 личные дела заводятся не на всех сотрудников, а только на ведущих работников управленческого состава и сотрудников администрации.

ТаблицаУчет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета личных дел»

№ личного дела	Фамилия, имя, отчество работника Должность	Дата постановки на учет	Отметка о снятии с учета
34	Иванова Наталья Александровна	15.09.2004	х
35	Хавандеева Ирина Петровна	20.10.2004	30.06.2014



Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Выдаются личные дела только для служебного пользования.

На всех работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введении новых карточек, карточки старого образца не переписывались из-за юридической невозможности, т.к. и в тех и в других формах предусмотрено личное (под роспись) ознакомление о приеме, перемещениях, увольнении. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнением к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в ведомственный архив. Сотрудники отдела отвечают за учет личных дел и правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 включает в себя следующие разделы:

Приказы и инструктивные письма Министерства здравоохранения по вопросам работы с кадрами. Копии.

Приказы по личному составу. Копии.

Основания к приказам по личному составу.

Положение об отделе кадров.

Должностные инструкции сотрудников.

Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

Личные дела.

Личные карточки администрации и работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

Списки управленческого персонала, рабочих и административно-хозяйственного персонала.

Учетные руководства БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, специалистов с высшим и средним специальным образованием.

Документы о предоставлении работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 к правительственным наградам (представления, анкеты).

Заявления о приеме на работу по совместительству.

Графики отпусков, заявления на отпуск.

Трудовые книжки руководителей и работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

Документы для служебного пользования.

Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

Описи на дела, сданные в архив.

Акты об уничтожении дел (57; с.76)

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

В процессе работы БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, как и на любом предприятии, можно традиционно выделить документы: входящие, исходящие, внутренние.

Их соотношение представлено на рис. 1.

Рис. 1. Процентное соотношение групп документов

Из данной диаграммы видно, что наибольшее количество документов - входящие.

Объем документооборота отдела кадров с 2012 по 2014 гг. с разбивкой на документопотоки представлен на рисунке 2.



Рис. 2. Объемы документооборота отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 за 2011-2014 гг.

Как показывает график на протяжении последних четырех лет объем документооборота отдела кадров остается относительно стабильным, хотя и наблюдается незначительное увеличение входящей документации и колебания в объеме исходящих документов. Объем внутреннего документопотока практически неизменен.

Названные группы документов различаются составом, порядком их обработки и направлением движения.

Поступление входящих документов по кадрам происходит по каналам почтовой, либо электронной связи. Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем (табл. 3).

Таблица 3. Способы получения и доставки документов в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2

Способ получения или доставки	Наименование документа (документов)
Почтовая связь	Простые и заказные письма, почтовые карточки (открытки), бандероли, посылки (мелкие пакеты), печатные издания (периодика и каталоговая полиграфическая продукция).
Электронная почта	Электронные сообщения с приложенными файлами (текстовыми, графическими, аудио-, фото- и видеодокументами).
Телеграф	Телеграммы (телетайпограммы)
Телефон	Телефонограммы
Телефакс	Телефаксограммы
Курьерская доставка	Срочная или особо важная почтовая корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, посылки, доставляемые в пределах одного населенного пункта.
Личная доставка	Почтовая корреспонденция личного характера, в т. ч. письма, бандероли, посылки, доставляемые в пределах одного населенного пункта.

Процентное соотношение способов доставки документов представлено на рис. 4.

Рис. 4. Процентное соотношение по способу доставки документов

Исходящие документы по кадрам направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например, письма, справки, отчеты и пр.

Процентное соотношение способов отправки документов представлено на рисунке 6.

Рис. 6. Процентное соотношение по способу отправки документов



В их числе преобладают, как видно из диаграммы, отчеты в статистические органы, инспекции по труду и занятости, отделения Пенсионного фонда Российской Федерации.

Рис. 7. Диаграмма видов и количества исходящих документов за 2011-2014 гг.

Внутренние документы по кадрам издаются предприятием исключительно для внутреннего пользования, например приказы по движению кадров, протоколы, акты и т.д. Среди всего объема документооборота внутренние документы составляют наименьшее количество.

К наиболее распространенному виду внутренних документов отдела кадров относятся приказы. Рассмотрим динамику приказов по личному составу за 2011-2014 гг. (рис. 10).



Рис.10. Динамика подготовки приказов по личному составу за 2011-2014 гг.

Подобная динамика связана с финансовым кризисом в стране, в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2. Это повлекло за собой большое количество увольнений по собственному желанию, а как следствие, возросшее количество приказов о расторжении трудового договора, приказов о переводе на другую работу (рис. 12) и уменьшение количества приказов о приеме на работу (рис.11),

Рис. 11. Динамика подготовки приказов о приеме на работу за 2011-2014 гг.



Рис. 12. Динамика подготовки приказов о переводе на другую работу за 2011-2014 гг.

Из графика 11 мы видим, что в 2014 г. было издано наименьшее количество приказов по приему сотрудников на работу, это можно объяснить тем, что в данный период репутация Общества, как надежного работодателя, была существенно подорвана. В связи с появлением значительного количества освободившихся рабочих мест, многие сотрудники были переведены на другую работу (рис. 12).

Возросшее количество приказов о расторжении трудовых договоров заметено в 2003-2014 гг., что в первую очередь можно связать с наступлением финансового кризиса (рис. 13).

Рис. 13. Динамика подготовки приказов о расторжении трудового договора за 2011-2014 гг.

Приказы о взыскании издаются, но их количество незначительно, что свидетельствует высокой дисциплине труда, и добросовестном отношении сотрудников к своей работе (рис. 14).

Рис. 14. Динамика подготовки приказов о взыскании за 2011-2014 гг.

Вместе с тем, показатели, представленные на рис. 15, свидетельствуют о том, что в кадровой политике общества моральное и материальное стимулирование сотрудников не является приоритетным. Из общего числа работающих ежегодно поощряется немного, лишь порядка 50 чел.

Рис. 15. Динамика подготовки приказов о поощрении работников за 2011-2014 гг.

Таким образом, документооборот отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 является в определенной мере отражением процесса управления предприятием, а приведенные в данном параграфе материалы еще раз показывают насколько тесно связаны производственные, экономические и делопроизводственные процессы.

2.2 Предложения по совершенствованию процессов документирования деятельности отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2

В процессе анализа кадрового делопроизводства БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 выяснилось, что все сведения о работниках предприятия находятся в разных документальных формах. Это создает некоторые неудобства в работе и увеличивает время на сбор, обработку необходимых сведений.

При трудоустройстве работник предъявляет свои личные документы, и все необходимые сведения заносятся в личную карточку. При формировании каждого документа в отдельности вновь приходится переносить из карточки необходимые данные. При этом происходит многократное дублирование одинаковых операций.

Табельный учет ведется отдельно в каждом структурном подразделении, а в конце месяца все табели заносятся в единую программу для начисления заработной платы. Целесообразнее было бы делать это сразу в единой программе. В данном случае также речь идет о дублировании.

Подсчет трудового стажа сотрудников происходит вручную, при этом требуется особая внимательность, дабы избежать ошибок и погрешностей.

С 2011 года отчет по персонифицированному учету сотрудников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 поквартально предоставляется в отделения Пенсионного фонда РФ. Формирование такого отчета занимает большую часть времени в работе инспектора по кадрам, работа ведется в специализированной программе «НИК Зарплата». Из табеля рабочего времени переносятся данные о периодах фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков, проставляются коды льготных профессий. Данные о профессии или должности сверяются с личной карточкой работника.

Для того чтобы сведения, представленные в отчетах по численности, были достоверными начальник отдела кадров ведет журнал перемещений сотрудников, в котором отмечается количество вновь принятых, уволенных сотрудников, переводы с одной должности на другую.

В обязанности работников отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 так же входит работа с электронными документами, но, к сожалению, на предприятии нет системы электронного делопроизводства (СЭД). В отделе кадров вместо СЭД используется база метаданных, что заметно сужает возможности работников.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (7).

Метаданные - это информация об используемых данных. Структурированные данные, представляющие собой характеристики описываемых документов для целей их идентификации, поиска, оценки, управления ими. Другими словами электронная опись архива.

В ходе анализа документов на электронных носителях выявились большие недостатки работы с ними. Так как информационными технологиями, в отделе кадров, стали пользоваться сравнительно недавно, по сравнению с деятельностью предприятия, а традиционный документооборот существовал десятилетиями, сотрудникам приходится тратить силы и время на занесение метаданных в общую базу.

В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности и точности весь документооборот в организации и в отделе кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 нужно производить на автоматизированном рабочем месте, используя автоматизированную систему кадрового делопроизводства.

Автоматизированное рабочее место - это система обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

Таблица 4. Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами

Выполняемая операция	Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.	Среднее время выполнения после внедрения системы, мин	Ежемесячное кол-во операций	Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни	Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни
Обработка поступившего документа	6	4	578	0,33	0,21
Обработка отправляемого документа	8	3	348	0,26	0,1
Обработка внутреннего документа	4	2	2400	0,9	0,45
Ведение контроля исполнения документа	8	7	174	0,1	0,09
Снятие копии с документа	2	0	7160	1,4	0
Передача документа в структурное подразделение	4	0,5	10138	4	0,5
Подготовка и согласование типовых документов	7	3	1707	1,12	0,45
Подготовка типового отчета	8	2	115	0,08	0,03
Поиск документа по реквизитам	4	1	480	0,18	0,04
Формирование документа в дело	1	0	1156	0,1	0
Подготовка документа для отправки в структурное подразделение	4	0,5	2170	0,8	0,1
ИТОГО		9,27	1.87

Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно. Все современные средства кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих.

В настоящее время большая часть российских учреждений уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в кадровых службах.

Сегодня появились и такие средства, которые позволяют сохранять в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, автобиографии и др.

Первую группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами. (“WDATEOK”, “Кадры”, “Отдел кадров и ДОУ”, “Табель”). Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций и не сопровождаются авторами.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами для своей организации с целью экономии средств. Можно упомянуть такие системы, как “SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”, “Triamant” и др.

Третья группа образована бухгалтерскими системами, в состав которых включен функциональный модуль “Кадры”. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. Причем эти кадровые модули в составе бухгалтерии не только не помогают менеджеру по персоналу, а порой и мешают, так как эти отделы имеют слишком разные задачи (58; с. 47).

Наиболее яркими представителями систем такого класса являются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”, “БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой группы характерна узость базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями системы. Сюда же можно отнести системы автоматизации деятельности предприятий с включенными в них модулями “Кадры”. К чести авторов системы 1С следует отнести быстрый прогресс в развитии и улучшении кадрового модуля, что вместе с возможностью использования накопленных ранее данных и стоимостью делает эту систему весьма привлекательной для предприятий и организаций среднего размера.

И, наконец, четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются “Orakl-Кадры” и “NS2000”, представляющие собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражающие современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий (58; с. 48).

Вот некоторые из систем, предлагаемых данными фирмами.

Таблица 8.Сравнительный анализ систем автоматизации кадрового делопроизводства

Производитель и распространители в России	Название	Предназначение	Возможности
«Кадры»	Компания «Корпоратив-ные системы» ЭОС	автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство	ведение штатного расписания; ведение личных карточек; оформление командировок; оформление отпуска; табельный учет рабочего времени; формирование и ведение приказов по личному составу и др.
Персонал-2000	Компания Центр информацион-ных технологий Телеком-Сервис	Предназначена для применения в средних и крупных предприятиях и организациях. Комплекс разработан для использования в рамках единой корпоративной информационной системы, построенной в архитектуре «клиент-сервер» на базе технологий UNIX, Oracle и Microsoft.
«Управление персоналом»	ППП «Канцлер»	предназначено для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства: ведение штатного расписания, хранение учетных карточек сотрудников, оформление назначений и увольнения работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчетности, ведение персонифицированного учета и др.	Выполняет следующие функции: Оформление движения работников с прохождением электронного согласования назначений и увольнений у руководителей организации Заключение контрактов и трудовых договоров с отслеживанием сроков их истечения Автоматическое составление табелей учета рабочего времени Отслеживание сроков существования вакансий в штатном расписании организации Составление графика трудовых отпусков с прохождением электронного согласования планируемых работниками сроков у руководителей организации Анализ распределения планируемых отпусков по месяцам года Предоставление отпусков с проверкой соответствия их сроков графику отпусков и прохождением электронного согласования у руководителей организации Поиск работников, не использовавших трудовые отпуска за прошедшие рабочие периоды Отбор работников, подлежащих аттестации, подготовка списков, формирование аттестационных листов и аттестационных характеристик Составление государственной статистической отчетности и ведение персонифицированного учета Расчет трудового стажа работников Формирование различных справок, выдаваемых работникам Печать карточек формы Т-2 Составление аналитических сводок и группировок учетных карточек работников по различным критериям Гибкая настройка расположения реквизитов печатных форм документов по нормам и правилам, принятым в организации
"Отдел кадров"		Расширение возможностей оперативного маневрирования кадровыми ресурсами; Повышение оперативности принятия решений руководством организации; Сокращение непроизводительных расходов за счет совершенствования технологии обработки информации и своевременного получения результатов обработки.	Система "Отдел кадров" функционирует как в автономном варианте, так и в локальной вычислительной сети организации, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах работы с кадровой документацией и кадровом делопроизводстве. Технология работы с документами в программе максимально приближена к традиционной бумажной системе работы отделов кадров. Ключевые возможности и особенности АИС “ОК”: ведение досье (кадровых карточек) сотрудников; контроль текущего штатного расписания; контроль изменения различных видов стажа работников учреждения; работа со штатом сотрудников, как в пределах всего учреждения, так и в пределах подразделений; связь с информационной системой "ДелоPro" для решения задач кадрового делопроизводства; формирование заказных выходных форм отраслевых статистических отчетностей; возможность получения универсальной выборки из базы данных; формирование типовой междуведомственной формы №Т-2; формирование и хранение сложных запросов для отбора карточек сотрудников; поддержка работы в локальной сети; возможность включения системы паролей и разграничение прав доступа; настройка программы под конкретную организацию; система поиска карточки по любому условию и ряд других сервисных функций.
«Кадры SB»	ООО "Софт СБ"	Позволяет автоматизировать весь спектр задач кадрового учета и кадрового делопроизводства на предприятиях и в организациях	Полный кадровый учет: ведение личных карточек сотрудников сведения о работе состав семьи расчет выслуги лет учет отпусков, отгулов, назначений и перемещений, поощрения, нарушения образование, после вузовское образование, повышение квалификации, аттестация, профессиональная переподготовка льготы, материальная помощь... Генератор документов, позволяющий формировать любые нестандартные документы (например, трудовой договор). Неограниченное число уровней подразделений и отделов (можно использовать одну базу данных для головного предприятия и его филиалов). Учет вакансий и претендентов на должности. Учет листков нетрудоспособности (Больничных листов). Формирование любых отчетов (реестров) по больничным листам в MS Excel. Формирование приказов и записок соответствующих форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (MS Word и Excel) Формирование любых отчетов по персоналу. (MS Word и Excel). Возможность самостоятельно формировать любые отчеты при помощи SQL-запросов. Возможность использования в программе КЛАДР (Классификатор адресов России). Возможность экспорта базы данныхпрограммы "Кадры SB" в другие форматы БД (Пункт меню "Файл->Экспорт"): MS Access из комплекта MS Office версии 2000, XP, 2003; Dbase; Файл БД csv; ASCII; Paradox. Возможность работы нескольких пользователей одновременно (сетевая версия). Возможность ведения баз данных нескольких юридических лиц с одного рабочего места (сетевая версия). Управление правами пользователей для работы в данной программе. Учет трудовых книжек и расчет любых видов стажей. Штатное расписание. Возможность формирования штатного расписания отдельно по отделам, подразделениям (Excel). Интелектуальный мастер устройства на работу, перевода сотрудника на другую должность и увольнения сотрудника.
БОСС-Кадровик	АиТи	автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях	позволяет: - планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику; - производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров; - вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников; - рекрутинг персонала на вакантные должности; - ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое. - предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам
“Orakl-Кадры”	Oracle Human Resources	1. планирование организационных изменений; 2. планирование структурных подразделений, 3. оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.	В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов. Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы. Предусмотрена возможность произвольной модификации штатного расписания с автоматическим подсчетом вакансий, а также развитый модуль обработки нерегламентированных запросов. В системе предусмотрены процедуры ведения табеля (персонального и на подразделение) с автоматическим контролем отпусков, командировок, материальной помощи и т. п. Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме.
“Галактика”	ERP	Обеспечивает эффективное решение основных задач, связанных с управлением кадрами, и помогает максимально полезно использовать потенциал сотрудников компании. является инструментом для рациональной расстановки кадров и их эффективного использования, проведения оценки трудовой мотивации персонала и разработки программы его стимулирования	позволяет автоматизировать следующие процессы: - трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;- ведение документации по кадровым вопросам;- расчет заработной платы; - учет рабочего времени и анализ его эффективного использования;- учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;- персонифицированный учет; - формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.
"1С: “Зарплата и управление персоналом 8.2”	Фирма “1С”	Программа массового назначения, предназначенная для комплексной автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета в организациях и на предприятиях по следующим направлениям: расчет заработной платы исчисление регламентирован-ных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, отражение начисленной зарплаты и налогов в расходах учреждения, управление денежными расчетами с работниками, включая депонирование, учет кадров и анализ кадрового состава, автоматизация кадрового делопроизводства, набор кадров.	1. Предполагает хранение не только личных данных работников учреждения, но и служебной информации. К последней относятся: подразделение, где работает работник, его должность, служебные телефоны и прочая контактная информация. Регистрируется и продвижение работника в учреждении: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения. Для анализа кадрового состава по накопленной информации о работниках строятся разнообразные отчеты. В их числе списки работников учреждении, движение кадров, статистика кадров и др. В отчетности по кадровому составу реализован учет работников в разрезе категорий должностей, а также использование произвольных группировок должностей учреждения, поддерживает ведение воинского учета 2. Поддерживает ведение штатного расписания учреждений с возможностью указания различных видов тарифных ставок, произвольного количества надбавок, дополнительной информации о штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая отчетность, в том числе представление штатного расписания в виде унифицированной формы Т-3. В программе автоматизировано кадровое делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм: оформление трудовых договоров, прием на работу (формы Т-1 и Т-1а), кадровые перемещения работников (формы Т-5 и Т-5а), увольнение из учреждения (формы Т-8 и Т-8а). На основании кадровых данных строится унифицированная форма Т-2, содержащая в том числе сведения о непрерывном, общем стаже и стаже на надбавку за выслугу лет работников учреждения. В соответствии с утвержденным графиком отпусков учреждения заполняется унифицированная форма Т-7 и формируются приказы о предоставлении отпуска работникам (формы Т-6 и Т-6а). Запланированные командировки работников регистрируются в программе, при этом подготавливаются приказы о направлении работников в командировку (формы Т-9 и Т-9А), заполняются командировочные удостоверения (форма Т-10) и служебные задания (форма Т-10а). В рамках кадрового учета военнослужащих ведется учет должностей в разрезе военно-учетных специальностей (ВУС) и формирование штата (штатного расписания), отчетность по штатному расписанию формируется с указанием военно-учетной специальности. Документы кадрового учета военнослужащих выделены в отдельное делопроизводство, предоставлена возможность получать различные формы первичных документов, включая ведомственные (МО, МВД, МЧС). 3. Персонифицированный учет - программа обеспечивает автоматизированное заполнение и проверку на соответствие требованиям ПФР регламентированных форм, содержащих следующие сведения о застрахованных лицах: анкетные данные работников - АДВ-1, АДВ-2и АДВ-3, заявления о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии ДСВ-1, сведения о стаже и страховых взносах СЗВ-4, сведения о стаже СЗВ-К. Сведения для передачи в ПФР подготавливаются как в печатном, так и в электронном виде. 4. Поддерживает документирование и автоматизацию процесса подбора и оценки кандидатов. Программа обеспечивает: хранение личных данных о кандидатах, хранение материалов, сопровождающих процесс работы с кандидатом, начиная от его резюме и до результатов анкетирования, подготовку встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия кандидата на работу. Ведение базы вопросов и ответов для анкет позволяет оперативно подготавливать и проводить анкетирование кандидатов, а также сотрудников учреждения. Специализированный инструмент "Набор кадров" предоставляет возможности управления задачами по работе с соискателями. Этот инструмент, в котором производится вся работа с кандидатами, может использоваться в режиме "Рабочего стола" как отдельное АРМ. Набор кадров ведется либо массово с использованием кадрового плана без ограничения сроков заполнения вакантных рабочих мест, либо по конкретным вакансиям - с учетом сроков заполнения вакансий, определяемых при открытии вакансии.
ПАРУС-4 модуль ПАРУС-КАДРЫ	Корпорация “Парус”	Предназначен для автоматизации деятельности отдела кадров, планово-экономического отдела, расчетного отдела в организациях как бюджетной, так и хозрасчетной сферы деятельности	Формирование организационно-штатной структуры: регистрация подразделений и должностей; учет нештатных подразделений; Формирование учетных и анкетных данных сотрудников: регистрация табельных номеров; регистрация дат приема и увольнения; учет квалификационной категории; учет информации об образовании; учет информации о званиях и чинах, наградах; учет трудовых контрактов; учет различных стажей работы; учет информации об аттестации и сертификации; учет сведений об инвалидности. Прием, увольнение сотрудников. Учет кадровых перемещений: перевод на другую работу (должность); работа по совместительству; работа по совмещению; ведение архива уволенных сотрудников. Формирование сведений об отпусках, командировках сотрудников. Учет листков временной нетрудоспособности. Учет исполнительных листов сотрудников. Учет военнообязанных и соответствующего денежного довольствия. Формирование фонда оплаты труда. Просмотр и редактирование фактически отработанного времени. Формирование приказов по штатному расписанию и персоналу. Формирование отчетных форм. Формирование штата организации.

На основе данного анализа для внедрения и использования в отделе кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 можно рекомендовать “1С: Зарплата и управление персоналом 8.2”. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации, расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях это лишь некоторые из функций данной автоматизированной системы кадрового делопроизводства.

Программа “1С: Зарплата и управление персоналом 8.2” будет полезна всем без исключения работникам учреждения:

Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру учреждения, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

Таким образом, рекомендуемая программа кадрового делопроизводства позволит:

оптимизировать работу отдела кадров;

обеспечить доступность и быстроту поиска документов;

усилить контроль правильности оформления и хранения документов;

обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах (персональных данных работников);

обеспечить быстрый обмен документальной информацией со всеми подразделениями учреждения;

формировать различные отчеты с минимальными затратами времени и труда;

сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.

Заключение

Кадровое делопроизводство - это своего рода производная от общего делопроизводства. Одной из главных проблем кадрового делопроизводства, является своевременное и правильное оформление всех изменений в кадровом составе, а также повышение эффективности обработки кадровых документов. Сотрудники, работающие с кадровой документацией, должны знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Документирование процесса трудовой деятельности сотрудников организации любой организационно-правовой формы собственности - важная часть деятельности учреждения, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии.

Базой исследования являлось БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2. Предметом деятельности Учреждения является оказание лечебной, диагностической, консультативной медицинской помощи в амбулаторных у условиях, на дому, в иных условиях, включая специализированные виды медицинской помощи.

Деятельность учреждения регламентируется законодательством Российской Федерации, Уставом, приказами, распоряжениями, локальными актами и нормативными актами.

Организация, контроль, планирование, распределение заданий между персоналом возлагается на главврача. Главврачу БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 непосредственно подчиняется начальник отдела кадров, в подчинении которого находится инспектор по кадрам, обладающий необходимыми для выполнения своих функциональных обязанностей знаниями, умениями, деловыми и личностными качествами.

Организация кадрового делопроизводства в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 ведется в соответствии с законодательными, нормативными и методическими документами.

Организация труда работников осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами учреждения: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, штатным расписание, положением о защите и обработке персональных данных работников, положением об оплате труда и стимулирующих выплатах, должностными инструкциями.

Процедура приема сотрудника на работу предполагает оформление ряда документов: заявления о приеме на работу, личного листка по учету кадров, автобиографии, трудового договора, приказа о приеме на работу, личной карточки, личного дела. Результаты анализа кадрового делопроизводства в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 показали, что оформление и ведение данных документов ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативно-методическими документами.

Анализируя организацию кадрового делопроизводства в учреждении было установлено, что наиболее значимым недостатком в работе является отсутствие автоматизированной системы кадрового делопроизводства.

В процессе исследования был проведен анализ некоторых существующих СЭД. На основе данного анализа для внедрения и использования в отделе кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 было рекомендовано программное обеспечение “1С: Зарплата и управление персоналом 8.2”, которое позволит осуществлять автоматизированное хранение и обработку полной кадровой информации, расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях и др.

Таким образом, рекомендуемая автоматизация отдела кадров кадрового делопроизводства БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 позволит:

оптимизировать работу отдела кадров;

обеспечить доступность и быстроту поиска документов;

усилить контроль правильности оформления и хранения документов;

обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах (персональных данных работников);

обеспечить быстрый обмен документальной информацией со всеми подразделениями предприятия;

формировать различные отчеты с минимальными затратами времени и труда;

сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.

Список использованных источников и литературы

Конституция Российской Федерации / Консультант плюс.

Трудовой Кодекс Российской Федерации. - СПб. : Нева, 2003. - 224 с.

Гражданский Кодекс Российской Федерации с изм. и доп. на 15 сентября 2003 г. - М. : ТК Велби, Проспект, 2003. - 448 с.

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Консультант плюс.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» / Консультант плюс.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» / Консультант плюс.

Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» / Консультант плюс.

Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2014 году от 20 июля 2013 г. № 581 / Консультант плюс.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Издательство стандартов, 2003. - 19 с.

ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1996.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от16 апреля 2003 г. № 225 / Консультант плюс.

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 / Консультант плюс.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 / Консультант плюс.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 / Консультант плюс.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 / Консультант плюс.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37 / Консультант плюс.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования". Приложение к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 30 октября 2009 г. № 858 / Консультант плюс.

Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 / Консультант плюс.

Устав БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 - 2012. - С. 22.

Андреева, В. И. Делопроизводство : организация и ведение : учебно - практич. пособие. - М.: КноРус, 2010. - 294 с.

Андреева, В. И. Делопроизводство: практ. пособие / В. И. Андреева. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2000.

Анисимов, В. М. Кадровая служба и управление персоналом организации: практ. пособие кадровика / В. М. Анисимов. - М. : Экономика, 2003. - 704 с.

Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 2-е изд. / М. И. Басаков. - М.: Дашков и К, 2003.

Бондарева, Т. Н. Секретарское дело : практич. пособие / Т. Н. Бондарева. - М. : Высш. шк., 2002. - С. 254 - 289.

Борискин, В. В. Официальное делопроизводство : виды и формы документов : учеб. - практ. пособие. - М.: Омега-Л, 2007. - 196 с.

Борисова, С. А. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты / С. А. Борисова // Секретар. дело. - 2005. № 11.

Воловская, Е. Аудит кадрового делопроизводства своими силами / Е. Воловская // Кадр. дело. - 2007. - № 5. - С. 43-50.

Вялова, Л. М. Составляем и оформляем организационно-распорядительные документы: Положение об отделе кадров / Л. М. Вялова // Справ. секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 1. - С. 26-31.

Демин, Ю. М. Делопроизводство : подготовка служебных документов. - СПб: Питер, 2008. - 223 с.

Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб.: Питер, 2004.

Демин, Ю. М. Секретарское дело : универсальный справ. / Ю. М. Демин. - М., 2003.

Должностная инструкция начальника отдела кадров // Кадр. дело. - 2005. - № 3. - С. 34-37.

Долинская, В. М. Документационное обеспечение деятельности организации: учеб. Пособие / В. М. Долинская, А. П. Скрыпкин. Азов, 2002.

Доронина, Л. А. Состав и виды кадровой документации / Л. А. Доронина // Справ. кадровика. - 2005. - № 11. - С. 49-52.

Доронина, Л. А. Тонкости регистрации кадровых документов / Л. Доронина // Кадр. дело. - 2007. - № 8. - С. 42-50.

Захаркина, О. И. Кадровая служба предприятия : делопроизводство, документооборот и нормативная база. - М.: Омега-Л, 2008. - 261 с.

Звоненко, Д. Увольнение за разглашение персональных данных / Д. Звоненко // Кадр. дело. - 2008. - № 4. - С. 29-30.

Иванова, М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках / М. Иванова // Кадр. дело. - 2006. - № 4. - С. 46-52.

Ищейнов, В. Я. Персональные данные в законодательных и нормативных документах РФ и информационных системах / В. Я. Ищейнов // Делопроизводство. - 2006. - № 3. - С. 87-90.

Капчак, Л. «ОАЗИС» для кадрового специалиста / Л. Капчак // Кадр. дело. - 2007. - № 4. - С. 54-57.

Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство / М. В. Кирсанова. - Новосибирск, 2000. - с. 12 - 42.

Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учебное пособие для студентов по экон. специальностям. - Новосибирск : ИНФРА - М: Сибирское соглашение, 2008. - 310 с.

Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. - 3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. К. Н. Гусова. - М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - 688 с.

Кузнецов, И. Н. Секретарь-референт : учеб.-практ. пособие / И. Н. Кузнецов. - М. : «Дашков и К^о», 2004.

Кузнецова, Т. В. Новое «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» / Т. В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2005. - № 10. - С. 5-9.

Кузнецова, Т. В. Положение о персональных данных / Т. В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2005. - № 11. - с. 15 - 19.

Ленкевич, Л. А. Делопроизводство : учебное пособие. - М.: Академия, 2007. - 80 с.

Малкова, М. Формируем кадровые документы в дела / М. Малкова // Кадр. дело. - 2006. - № 8. - С. 38-44.

Митрофанова, В. Ювелирная работа: восстанавливаем кадровый учет / В. Митрофанова // Кадр. дело. - 2008. - № 10. - С. 50-58.

Морозова, М. Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе / М. Морозова // Кадр. дело. - 2006. - № 1. - С. 35-40.

Новичкова, Ю. В. Персональные данные - без права передачи, или Особенности расторжения трудового договора за разглашение персональных данных / Ю. В. Новичкова // Справочник кадровика. - 2007. - № 1. - С. 14-22.

Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе : учебное пособие. - М.: Проспект, 2006. - 776 с.

Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практ. пособие / М. Ю. Рогожин. - М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

Рыженков, А. Я. Трудовое право России : учебник. - М.: Юрайт, 2011. - 553 с.

Санкина, Л. Составляем номенклатуру дел / Л. Санкина // Кадр. дело. - 2006. - № 4. - С. 36-45.

Северская, О. Формируем правовую базу для кадровой службы / О. Северская // Кадр. дело. - 2005. - № 12. - С. 32-36.

Сладковский, В. Самоучитель по формированию штатного расписания / В. Сладковский // Кадр. дело. - 2008. - № 1. - С. 45-50.

Соколова, Г. А. Персональные данные работников / Г. А. Соколова // Кадр. служба. - 2007. - № 7. - С. 20-33.

Сологуб, О. П. Делопроизводство : составление, редактирование и обработка документов : учеб. пособие. - М,: Омега-Л, 2009. -206 с.

Стенюков, М. В. Секретарское дело / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 2003.

Толбухина, Н. Составляем положение о защите персональных данных / Н. Толбухина. - 2006. - № 10. - С. 35-40.

Фионова, Л. Р. Положение о защите персональных данных работников / Л. Р. Фионова, О. В. Карсперская // Секретар. дело. - 2005. № 10.

Фионова, Л. Р. Положение о защите персональных данных работников / Л. Р. Фионова, О. В. Карсперская // Секретар. дело. - 2005. - № 10.

Хачатурян, Ю. А. Персональные данные работника: правовая коллизия / Ю. А. Хачатурян // Кадр. служба. - 2005. - № 2. - С. 12-23.

Царенко, Ю. Позаботьтесь о кадровой безопасности / Ю. Царенко // Кадр. дело. - 2005. - № 1. - С. 69-73.

Ширимова, Е. Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним / Е. Ширимова // Кадр. дело. - 2005. - № 5. - С. 36-42.

Янкович, Ш. А. Делопроизводство в кадровой службе : учеб. для вузов по специальности 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент орг.». - М.: ЮНИТИ-ЛАН, 2006. - 159 с.

Размещено на Allbest.ru

...