Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Решением исполнительного комитета Кемеровского областного Совета депутатов трудящихся за № 716 от 17.11.1955 года народный суд 2 и 3 участка Мысковского района переименован в народный суд соответственно 1 и 2 участков г. Междуреченска.

У истоков суда стояли Сухачевский Г.А., Лапшин В.И., Кузнецов М.И., Скачков В.А., Нестеров П.Ф.

Первым председателем Междуреченского городского народного суда до конца 1965 года был Сухачевский Григорий Аркадьевич. В это время помещением суда служил финский домик в поселке Ольжерасский.

С 1965 года до 1971 года суд возглавлял председатель суда Кузнецов Михаил Иванович. В этот период дополнительно были избраны судьями Ставров В.Я., Еремеева М.И., Кушнаренко В.Б., несколько позднее Хоменко В.С., Шумков С.К.

С 1971 года по 1976 года председателем суда работал Хоменко Виктор Степанович. С 1976 года по 1987 год председателем суда являлся Потапов Виктор Сергеевич, В эти годы судьями избирались Быков А.П., Чистяков Н.Г., Осетров В.Ю., Лисневский С.И., Волкова Е.В., Кунгурова Л.М., Андросова Т.А., Стародубов С.К. Здание суда находилось на первом этаже жилого дома по пр. Коммунистический,1.

С 1987 года коллектив суда возглавила Фефелова Любовь Михайловна.

В декабре 1988 года председателем суда назначена Смирнова Любовь Леонидовна. С этого времени на долю коллектива выпали трудные годы перестройки и демократических преобразований, когда происходил демонтаж государственного устройства, существенное изменение законов.

В октябре 1991 года Верховный Совет РСФСР принял президентскую Концепцию судебной реформы, в которой ставилась задача превратить суды в органы судебной власти, способной защитить человека, интересы общества и государства.

Многое изменилось с октября 1991 года. Уже 17-18 октября 1991 года в Москве проходил Первый съезд судей России. Одним из делегатов на съезд была избрана и председатель Междуреченского городского народного суда Смирнова Л.Л. На съезде было провозглашено, что только сильный суд сможет обеспечить правопорядок и стать гарантом единства России. За годы судебной реформы был принят ряд новых законов, способствующих становлению и укреплению судебной власти, совершенствованию действующего законодательства.

В 1992 году в соответствии с Указом Президента суд занял здание бывшего Горкома КПСС. Данное здание существенно отличалось от прежних, но по-прежнему не соответствовало требованиям отправления правосудия.

В настоящее время благодаря заботе Губернатора области Тулеева А.Г., областного суда и управления Судебного департамента в Кемеровской области при непосредственном участии ЗАО «Распадская» суд получил в 2004 году новое здание одно из лучших зданий в области и России, соответствующее требованиям отправления правосудия.

Междуреченский городской суд молод, но и в нем определились судейские династии. Многие с глубоким уважением отзываются о судье Кушнаренко Василии Борисовиче, эстафету которого приняла его дочь Волкова Е.В.

Следует отметить, что в последние годы возросло количество рассматриваемых уголовных, гражданских дел, административных материалов, появилась новая категория дел. Помимо прежних дел суд рассматривает большое количество дел о защите прав потребителей, о защите чести и достоинства, деловой репутации, возмещении морального вреда, дел связанных с реабилитацией жертв политических репрессий. Массу дел суд рассмотрел по искам граждан к Правительству РФ об индексации вкладов, взыскании стоимости не полученного по сертификатам имущества.

Много споров суд рассматривает в защиту интересов детей, о восстановлении трудовых прав граждан, по искам граждан, которые получили травмы и профессиональные заболевания. По уголовным делам суд наряду с делами о преступлениях связанных с кражами, разбоями, убийством, причинением тяжких телесных повреждений, стал больше рассматривать дел связанных с угоном и хищением транспортных средств. Значительно возросло количество дел, связанных с незаконным оборотом наркотиков. На суд возложены функции, которые прежде относились к компетенции прокуратуры. Только на основании постановления суда лицо может быть заключено под стражу, может быть разрешен обыск в жилище и другое. Появилась новая категория административных материалов, в том числе связанных с нарушением регистрации проживания иностранных граждан на территории России, влекущих их депортацию.

Работа судьи крайне сложна и ответственна. Нагрузка на судью - эмоциональная, психологическая крайне велика. Решение судьбы другого человека по уголовному делу, удовлетворение или отказ в исковых притязаниях человека по гражданскому делу требует юридических знаний, мужества, высокой ответственности.

В Городском Междуреченском суде ведется статистическая отчетность. В нее включается отчет о работе суда по разрешению гражданских дел, отчет о работе по рассмотрению уголовных дел, отчет о работе судебных исполнителей.

Судья (или консультант суда), отвечающий за состояние справочной работы, следит за официальными изменениями действующих законов, вносит в контрольные экземпляры соответствующие поправки, знакомит с ними остальных судей, ведет библиотеку имеющейся в суде юридической литературы, организует приобретение законодательства и юридических справочников и т.п.

Актуальность рассматриваемой темы обусловлена тем, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для специалиста любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма. Поэтому особенно важно в наше время знать правила оформления служебных документов, в особенности организационно-распорядительной документации, которая регулирует все самые важные стороны управленческой деятельности.

Цель данной дипломной работы - анализ особенностей подготовки и оформления организационно-распорядительных документов.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть нормативную документацию;

- изучить функции и назначение организационно-распорядительных документов;

- изучить требования к оформлению приказов и распоряжений.

Объектом исследования дипломной работы является Междуреченский Городской Суд.

Предметом исследования является изучение особенностей подготовки и оформления организационно - распорядительных документов.

1. Организация документооборота и делопроизводства в суде. Состав документов суда

1.1 Порядок организации документооборота делопроизводства

Организация документооборота и делопроизводства в Суде представляет собой единую систему документационного обеспечения деятельности Суда, предназначенную для работы с процессуальными и иными документами, в том числе созданными в процессе судопроизводства в Суде.

Единая система документационного обеспечения деятельности Суда базируется на основе современных информационных технологий и программно-технических средств по подготовке и обработке документов.

Входящие и исходящие документы, а также внутренние (организационно-распорядительные) документы Суда учитываются и регистрируются в единой автоматизированной информационной системе Суда (далее - АИС)

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Суде осуществляется Управлением делами (документооборота и делопроизводства) Суда (далее - Управление делами)

Обеспечение функционирования и развития АИС, разработка предложений по внедрению современных информационных технологий и программно-технических средств в делопроизводство Суда осуществляется Управлением правовой информатизации Суда, [6].

Ведение делопроизводства непосредственно в подразделениях Суда возлагается на работников подразделений Суда, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях. Их обязанности и права определяются руководителями подразделений Суда по согласованию с Управлением делами в должностных регламентах, которые утверждаются в установленном порядке.

Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке.

Обработка секретной информации, разработка и изготовление секретных документов и их копий осуществляется на специальных (защищенных) технических средствах в режимных помещениях Суда.

Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Суда и соблюдение требований возлагается на руководителей подразделений Суда.

С использованием АИС, состоящей из комплекса технологических подсистем, осуществляется:

- автоматизированный учет документов входящей корреспонденции в экспедиции общего отдела Управления

- автоматизированная регистрация судебных дел и процессуальных жалоб (представлений) и ведение судебного делопроизводства и судебной статистики в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, в секретариатах судебных составов судебных коллегий и некоторых подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация входящих документов не процессуального характера, внутренних (организационно-распорядительных) документов Суда и ведение общего делопроизводства в подразделениях Суда;

- автоматизированная подготовка документов Суда в подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация исходящих документов Суда, ведение судебного и общего делопроизводства и судебной статистики в подразделениях Суда;

- автоматизированный учет исходящей корреспонденции Суда в экспедиции;

- автоматизированная подготовка и направление в Суд запросов в виде электронных документов, их регистрация и обработка, подготовка и отправка ответов на них в электронном виде по сети Интернет;

- автоматизированный контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя;

- наполнение и использование информации Банка данных судебных документов Суда;

- автоматизированное протоколирование судебных заседаний;

- наполнение и использование информации Банка данных информации о деятельности Суда.

АИС позволяет создать в Суде единую базу данных с информацией:

- обо всех входящих, внутренних и исходящих документах;

- о прохождении документов (поручениях Руководства Суда, исполнителях и ходе исполнения документов);

- о движении судебных дел, надзорных жалоб (представлений) и результатах их рассмотрения.

С использованием АИС имеется возможность знакомиться с электронными образцами документов Суда, осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям, оперативно получать справочную информацию в установленном объеме за определенный период, изготавливать копии документов, а также осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов.

Работа в АИС основывается на принципе первоначального автоматизированного учета поступивших в Суд документов и последующей автоматизированной их регистрации в подразделениях Суда.

Для регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в подразделениях Суда используются программные и технические средства АИС и при необходимости соответствующие журналы и книги учета и регистрации, утвержденные Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств Суда.

1.2 Состав документов Суда

Состав документов Суда определяется компетенцией Суда включает в себя:

1) судебные дела, рассматриваемые Судом в качестве суда первой инстанции;

2) решения Суда:

- решения, определения и постановления Суда;

- постановления Президиума Суда;

- постановления Пленума Суда;

- иные документы, вынесенные в соответствии с процессуальным законодательством;

3) официальные документы (письма, телеграммы) Суда, в том числе сопроводительные документы и приложения к ним, за подписью должностных лиц Суда в соответствии с их полномочиями;

4) внутренние документы:

- организационно-распорядительные документы Суда (приказы, распоряжения Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда, распоряжения заместителей Председателя Суда);

- иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности;

- документы архивного фонда Суда, в том числе переданные на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Документы Суда совместно с другими документами могут формироваться в соответствующие дела, наряды и производства в зависимости от их принадлежности, [2].

Право подписи документов Суда предоставляется должностным лицам Суда в соответствии с их полномочиями, установленными процессуальным законодательством, решениями Руководства Суда и положениями о подразделениях Суда.

1.3 Прием письменной корреспонденции, учет и распределение документов

Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно.

Прием письменной корреспонденции, первоначальный учет документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.

При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям. В случае отсутствия, повреждения вложений или отдельных листов, наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах (ПРИЛОЖЕНИЕ А), один из которых хранится в экспедиции, а второй вместе с полученными документами направляется отправителю документа, [8].

Ошибочно доставленные в Суд документы и судебные дела пересылаются экспедицией (подразделением Суда) по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата. Конверты (пакеты) после вскрытия и учета, вложенных в них документов в экспедиции, как правило, не уничтожаются.

Конверты, в которые были вложены жалобы (представления) и обращения, сохраняются и прикладываются к жалобам (представлениям) и обращениям, а после их рассмотрения в судебных коллегиях (подразделениях Суда) подшиваются в производства по жалобам или в наряды.

Конверты (бандероли, посылки), поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометкой "Лично", в экспедиции не вскрываются, учитываются и передаются в общий отдел Управления делами для регистрации по реквизитам, имеющимся на конверте (бандероли, посылке), и доклада Руководству Суда.

Конверты, поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометками "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно", вскрываются, учитываются и оперативно передаются в общий отдел для регистрации вложенных документов и доклада их Руководству Суда.

Документы на иностранном языке, адресованные Руководству Суда, учитываются в экспедиции и передаются в Международно-правовой отдел для обеспечения перевода на русский язык и доклада Руководству Суда.

Первоначальный автоматизированный учет всех поступивших в Суд документов осуществляется в экспедиции путем проставления (наклеивания) на лицевой стороне первого листа документа (сопроводительного письма), на конверте (бандероли, посылке) с пометкой "Лично" этикетки (стикера) с штрих-кодом, учетным номером и датой поступления документа.

Судебные дела учитываются в автоматизированном режиме путем проставления (наклеивания) этикетки (стикера) на лицевой стороне сопроводительного письма, а также путем записи в Журнале учета. При этом на лицевой стороне обложки судебного дела ставится учетный штамп экспедиции, в котором проставляется индекс субъекта Российской Федерации, на территории которого размещен федеральный суд, направивший судебное дело и дата его поступления в Суд. Для каждого подразделения Суда установлен буквенный индекс.

После прохождения автоматизированного (журнального) учета в экспедиции судебные дела и документы передаются в подразделения Суда в соответствии с их предназначением для регистрации, доклада и исполнения.

Доставка документов в подразделения Суда осуществляется работниками экспедиции. Срочные документы передаются в подразделения Суда оперативно по мере их поступления.

Передача документов в подразделения Суда осуществляется с проставлением подписи о приеме (далее - под расписку) в Реестре передачи документов или в Разносной книге (ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Информация о передаче учтенных документов из экспедиции в подразделения Суда отражается в АИС.

Документы, ошибочно направленные в подразделения Суда, должны быть возвращены в экспедицию в 3-дневный срок для передачи по назначению. При этом (при необходимости) за подписью руководителя подразделения Суда оформляется справка с обоснованием причин передачи документа в другое подразделение Суда.

1.4 Регистрация и прохождение входящих и внутренних документов, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством

Регистрация входящих и внутренних документов в подразделениях Суда осуществляется в день их поступления работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа, (ПРИЛОЖЕНИЕ В), а на первой странице каждого документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с наименованием подразделения Суда, номером и датой регистрации. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп, [2].

После регистрации входящие документы в установленном порядке сканируются и их электронные образы помещаются в АИС работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Электронная регистрационная карточка документа содержит определенный и необходимый набор реквизитов с информацией о документе (судебном деле), а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, который присваивается автоматически, косой черты, двух последних цифр календарного года, дефиса, номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) и даты регистрации.

Регистрационный номер организационно-распорядительного документа состоит из порядкового номера, дефиса, буквенного обозначения вида документа (приказ - П, распоряжение - Р) и даты регистрации. Например: 5-П.

При подготовке к докладу входящего документа из нарядов (производств) подбираются и приобщаются к нему ранее поступившие документы и соответствующая переписка по ним, на которые имеется ссылка в документе или электронной регистрационной карточке.

Письменные указания по исполнению документов даются Руководством Суда, руководителями секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда в форме резолюций (поручений), в которых указываются исполнители (соисполнители) и сроки исполнения.

Резолюции (поручения) Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда оформляются на бланках установленного образца или на свободных от текста полях документа и подписываются ими с указанием даты.

Руководители подразделений Суда организуют и обеспечивают исполнение документа в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в форме письменных указаний на оборотной стороне бланка резолюции (поручения) Руководства Суда, на самих документах или на бланках установленного образца. В резолюции (поручении) указываются фамилия и инициалы исполнителя и соисполнителей, при этом если исполнитель не определен, то им является исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции (поручении) первым, который обязан организовать исполнение в установленный срок, а копии документа - соисполнителям.

Передача документов другому исполнителю, продление (изменение) сроков исполнения документов осуществляются в соответствии с решением Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда.

1.5 Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной и электронной связи

Для оперативной передачи или приема текстов служебных документов, информационных материалов и справочных данных, поступивших из органов государственной власти, а также для подготовки и предварительного согласования проектов документов могут использоваться средства факсимильной связи, установленные в подразделениях Суда (ПРИЛОЖЕНИЕ Г).

Документ, принятый (переданный) с использованием средств факсимильной связи (далее - факсограмма), регистрируется в АИС. При поступлении подлинника документа на обороте последнего листа факсограммы делается соответствующая отметка (номер и дата регистрации).

Виды документов Суда, тексты которых могут передаваться с использованием средств факсимильной связи, а также необходимость и порядок направления адресатам оригиналов этих документов определяются Руководством Суда и руководителями подразделений Суда, [1].

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Суда;

- тексты документов, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой на обороте последнего листа о времени и дате отправки и учетном номере факсограммы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Поступившие по каналам факсимильной связи обращения (заявления и жалобы), в том числе те, порядок рассмотрения которых установлен процессуальным законодательством, не регистрируются и Судом к рассмотрению не принимаются.

1.6 Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль документов, проверку хода и сроков их исполнения, своевременное информирование Руководства Суда о результатах исполнения и снятие с контроля исполненных документов.

Обязательному контролю подлежат документы, в которых в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда определены сроки исполнения или даны указания о подготовке докладов, предложений, заключений и иных мероприятий, [3].

Контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя осуществляется с использованием АИС.

Для постановки на контроль документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа проставляется отметка "Контроль", а на первом листе документа в верхнем левом углу - штамп "Контроль".

Контроль исполнения документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда осуществляется уполномоченным работником подразделения Суда. Информирование Руководства Суда о результатах исполнения осуществляется руководителем соответствующего подразделения путем подготовки и доклада Руководству Суда Справки о контроле исполнения документов. Исполненный документ снимается с контроля, при этом в электронной регистрационной карточке документа проставляется отметка о снятии с контроля.

Документы подлежат исполнению в 30-дневный срок, за исключением документов:

- в которых указан срок исполнения;

- в которых срок исполнения установлен резолюцией, поручением Руководства Суда;

- имеющих пометку "срочно" (исполняются в 3-дневный срок);

- имеющих пометку "оперативно" (исполняются в 10-дневный срок).

Сроки рассмотрения процессуальных жалоб, судебных дел определяются процессуальным законодательством Российской Федерации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в подразделениях Суда возлагается на их руководителей в соответствии с их компетенцией.

1.7 Подготовка и оформление документов. Бланки решений Суда и бланки Суда

Документы Суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков.

В Суде в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" используются бланки решений Суда и бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте.

Организационно-распорядительные документы Суда оформляются на бланках Суда в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", [1].

Процессуальные документы судебного производства Суда оформляются на бланках решений Суда в соответствии с процессуальным законодательством.

Для обеспечения подготовки и оформления документов в АИС Управлением правовой информатизации Суда устанавливаются электронные образы бланков решений Суда и бланков Суда.

При подготовке с использованием АИС проектов официальных документов, направляемых из Суда, на каждой странице документа в правом нижнем углу автоматически проставляется штрих-код исходящего документа.

В зависимости от расположения реквизита "Государственный герб Российской Федерации" устанавливаются два варианта бланков решений Суда и бланков Суда - продольный и угловой.

Документы Суда, подготовленные на бланках решений Суда и бланках Суда установленной формы, подписываются Руководством Суда, судьями Суда, руководителями (заместителями руководителей) подразделений Суда и другими работниками аппарата Суда в соответствии с их полномочиями. В состав подписи входят наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.

Документ, оформленный на бланке определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью, а при равных должностях - на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами документ оформляется либо на бланке установленной формы, если все должностные лица имеют право подписи оформленного на данном бланке документа, либо без использования бланка.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: 20 - 25 мм - левое, 10 - 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

В Суде установлены следующие виды бланков:

- бланки решений Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте (ПРИЛОЖЕНИЕ Д);

- бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда, который используется для оформления проектов решений Суда (определений, постановлений, приговоров, решений и др.);

- бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте;

- бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда (ПРИЛОЖЕИЕ Ж), который используется для оформления проектов организационно-распорядительных документов Суда;

- бланк с угловым расположением реквизитов и указанием наименования Суда, который используется для оформления проектов официальных документов Суда;

- бланки с угловым расположением реквизитов и указанием наименований должностей Председателя Суда, первого заместителя и заместителей Председателя Суда (ПРИЛОЖЕНИЕ К), которые используются для оформления проектов официальных документов Суда за подписями указанных должностных лиц.

Решение и иной документ Суда оформляются на бланке установленного образца в одном экземпляре (подлинник). После подписания в установленном порядке оформляется необходимое количество их копий.

Изготовление заверенных копий решений и иных документов Суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата Суда путем ксерокопирования подлинника документа. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Выдаваемые копии решений и иных документов Суда должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченных работников аппарата Суда и скреплены печатью Суда (прошиваются прочной ниткой или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "Верховный Суд Российской Федерации, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ____"; подпись скрепляется печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. При заверении соответствия копии решения и иного документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись. "ВЕРНО", наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Повторная выдача копий решений Суда или официальных писем судей и Руководства Суда осуществляется по заявлению участников процесса в установленном выше порядке.

Оформление организационно-распорядительных документов Суда осуществляется на бланке Суда в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола - дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события.

Документы, изданные Судом совместно с другими органами, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.06.2012.

При оформлении решений Суда, организационно-распорядительных и финансовых документов Суда применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 июня 2012 г.

При оформлении ответных писем приводится ссылка на исходящий номер и дату документа, на который дается ответ. Наименования адресатов в письмах, направляемых из Суда, указываются в правом верхнем углу первого листа документа.

Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее - организациям), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

В случае адресования письма конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность лица - в дательном. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

При подготовке документов Суда (писем), направляемых в федеральные органы государственной власти, почтовые адреса могут не указываться. При этом в реквизите адресата в АИС вводится пометка "не размещать почтовый адрес в документе". В остальных случаях указывается полный почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресовано физическому лицу, то указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым актом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Элементы реквизита "Гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. только в первый адрес.

Подготовленные для представления на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за их подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование.

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проекта документа оформляется на отдельном листе согласования.

Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа, включающей в себя наименование должности визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Суде, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из Суда, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На документах, направляемых в органы государственной власти, проставляется отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков тел. 000 00 00.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд, производство) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело (наряд, производство)"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд, производство) подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ. При подготовке документов используется шрифт "Times New Roman" размером № 14.

1.8 Особенности подготовки и оформления проектов приказов

Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Суда.

Проекты приказов готовятся и представляются на подпись подразделениями Суда на основании поручений Руководства Суда либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Управлением кадров и государственной службы на основании соответствующих представлений, [10].

Приказ печатается на бланках Суда и имеет следующие реквизиты, располагаемые симметрично по центру сверху вниз:

- изображение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном исполнении;

- наименование Суда (Междуреченский Городской Суд);

- наименование вида документа (ПРИКАЗ);

- дату (с левой стороны) и номер (с правой стороны);

- реквизит "Междуреченск";

- реквизит "приказываю" (для приказа);

- наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы, фамилия.

Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер приказа состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 14 апреля 2012 г. № 14-П.

Заголовок приказа (распоряжения) должен выравниваться по центру бланка Суда и печататься полужирным шрифтом; точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст приказа (распоряжения) должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цель и основания для издания приказа. Она начинается словами "в целях", "в соответствии" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом "приказываю".

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения Суда или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении Суда или должностном лице, на которые возлагается контроль за выполнением приказа.

Если приказ отменяет (изменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Проекты приказов и приложения к ним визируются руководителем подразделения Суда, готовившим проект, руководителями других подразделений Суда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Управления делами.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переработке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые на подпись Председателю Суда (первому заместителю Председателя Суда), визируются заместителями Председателя Суда в соответствии с распределением обязанностей.

Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

1.9 Регистрация и отправка исходящих документов Суда

Исходящими документами Суда являются документы, направляемые из Суда в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями.

Регистрация исходящих документов осуществляется в подразделениях Суда в день их поступления для отправки работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях. Обработка, учет и отправка исходящей корреспонденции Суда производятся экспедицией, [10].

Обработка исходящей корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией и включает ее сортировку, взвешивание, определение и проставление на конвертах (пакетах) стоимости (франкирование), составление описей заказных бандеролей и писем, упаковку судебных дел, учет и сдачу исходящей корреспонденции в отделение связи.

Учет исходящей корреспонденции осуществляется в автоматизированном режиме путем считывания сканером штрих-кода исходящего документа с использованием соответствующего программного обеспечения АИС.

После подписания документов, подлежащих отправке (исходящих документов Суда), они вместе с исполненным документом, листами согласования (проектом документа с необходимыми визами) передаются работнику соответствующего подразделения Суда, ответственному за ведение делопроизводства, для их регистрации, подготовки к отправке, подшивки в наряд (производство) и хранения.

Исходящие документы не процессуального характера регистрируются в АИС с автоматическим присвоением исходящего номера. Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) дефиса, порядкового номера, косой черты и двух последних цифр календарного года (например: 1-ВС-304/11). Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

При регистрации исходящих процессуальных документов им присваиваются номера производств по судебному делу или жалобе.

Исходящие документы, подготовленные для отправки, передаются в экспедицию работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, в заклеенных конвертах полностью оформленными (с отметкой о категории почтового отправления, наклеенными этикетками (стикерами) с указанием почтового адреса и индекса).

Судебные дела передаются в экспедицию работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, подготовленными для отправки. В экспедиции в присутствии работников, доставивших их для отправки, проверяется: наличие сопроводительного письма, необходимого количества самоклеящихся этикеток (стикеров) с указанием почтового адреса и индекса, соответствие номера, количества томов судебного дела и адресата, указанных в сопроводительном письме.

В получении судебных дел для отправки работник экспедиции расписывается на копии сопроводительного письма, а в получении заказных писем и писем для отправки с курьером - в реестрах передачи документов либо в соответствующих журналах подразделений Суда.

Неправильно оформленная для отправки корреспонденция экспедицией не принимается и подлежит возврату.

Ответственность за подготовку корреспонденции для отправки несут работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства.

Судебные дела, а также исходящие документы с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства и т.п.), отправляются заказными бандеролями или заказными письмами.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляется опись в трех экземплярах. Один экземпляр направляется с корреспонденцией, второй передается в почтовое отделение, а третий, с отметкой работника почтового отделения о приеме корреспонденции, подшивается в соответствующий наряд экспедиции.

В зависимости от важности и срочности исходящие документы Суда и судебные дела могут направляться через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, курьерами (нарочными) либо передаются факсимильной связью.

Для отправки исходящей корреспонденции Суда используются специально оформленные почтовые бумажные конверты Суда (для исходящих документов) и пластиковые пакеты Суда (для судебных дел) установленного образца.

Телеграммы Суда должны быть оформлены в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи на стандартных листах бумаги (форматов А5, А4), подписаны и заверены печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Право подписи телеграмм Суда имеют Председатель Суда, первый заместитель Председателя Суда, заместители Председателя Суда, судьи Суда, руководители структурных подразделений Суда и их заместители.

Вместе с подлинником телеграммы Суда в экспедицию для учета передается заверенная исполнителем одна из ее копий, вторая заверенная копия приобщается к производству.

Телеграммы Суда, оформленные с нарушением установленного порядка, работниками экспедиции не принимаются и незамедлительно возвращаются исполнителям на доработку.

Адрес международной телеграммы Суда должен быть написан буквами алфавита страны назначения или на русском языке буквами латинского алфавита.

Текст международной телеграммы, должность, фамилия и инициалы должностного лица Суда должны быть написаны на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами. Адресные данные отправителя должны быть написаны буквами русского алфавита.

Для написания международных телеграмм Суда используются латинские буквы.

Вместе с подлинником международной телеграммы Суда в экспедицию для учета передается заверенная исполнителем одна из ее копий и текст телеграммы на русском языке. Вторая заверенная копия международной телеграммы Суда и текст телеграммы на русском языке приобщаются к производству.

2. Особенности работы с документами в суде

2.1 Порядок изготовления, хранения и выдачи бланков решений Суда и бланков Суда

Бланки решений Суда и бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготовляются в соответствии с требованиями ст. 10 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Изготовление, хранение и выдача подразделениям Суда указанных бланков организуется и осуществляется Хозяйственным управлением Суда по заявкам руководителей подразделений Суда.

Бланки решений Суда и бланки Суда должны быть изготовлены на стандартных листах белой или светлых тонов бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

Бланки решений Суда и бланки Суда подлежат учету и должны использоваться строго по назначению, передавать их другим организациям и лицам запрещается, [4].

Учет бланков ведется в Хозяйственном управлении в журнале должностными лицами, ответственными за их получение, хранение и использование.

Уничтожение испорченных бланков решений Суда и бланков Суда производится по мере необходимости исполнителями в подразделениях Суда путем измельчения.

Виды бланков, применяемых в Суде, и порядок введения в действие новых бланков решений Суда и бланков Суда утверждаются приказом Председателя Суда по представлению Управления делами.

2.2 Порядок использования документов

Обращения (предложения, заявления, жалобы, а также запросы о предоставлении информации о деятельности Суда), оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, рассматриваются Судом в коллегиях и подразделениях Суда, в пределах предоставленных им полномочий.

Руководители подразделений Суда обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и других документов, доведение их до исполнителей и контроль за их исполнением. Срочные документы передаются для исполнения немедленно. Поручение руководителя подразделения Суда оформляется на бланке установленного образца, [6].

Передача документов, не требующих доклада Руководству Суда, из одного подразделения Суда в другое осуществляется согласно резолюции руководителя подразделения Суда (с обоснованием причин и указанием другого подразделения, в которое необходимо их передать), оформленной на бланке установленного образца, с отметкой в электронной регистрационной карточке АИС. Документ считается исполненным после рассмотрения по существу.

Результат исполнения документа вносится в электронную регистрационную карточку АИС работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства.

2.3 Порядок работы с судебными делами, процессуальными и другими служебными документами

Работники Суда несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации, [6].

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни неисполненные документы, а также судебные дела, находящиеся у судей, консультантов и других работников аппарата Суда, по указанию председателя судебного состава, руководителя подразделения Суда передаются другому лицу с обязательной отметкой в лицевых счетах и электронных карточках АИС.

Судебные дела, производства, служебные документы в нерабочее время хранятся в сейфах, железных шкафах, закрытых стеллажах и других определенных для этой цели хранилищах. При выходе работников Суда из кабинетов в рабочее время двери помещений должны быть закрыты на замок. Двери помещений секретариатов судебных составов, подразделений Суда, в которых хранятся судебные дела и другие служебные документы в открытом виде (на стеллажах), в нерабочее время закрываются и опечатываются. Об утрате судебных дел, производств и документов немедленно сообщается председателю судебного состава, руководителю подразделения Суда и в Управление делами с последующим докладом Руководству Суда. Выдача производств работникам Суда осуществляется под расписку в книге выдачи документов.

2.4 Порядок ознакомления с материалами судебных дел

Выдача для ознакомления судебных дел лицам, участвующим в деле (принимающим участие в уголовном процессе), производится по их письменному заявлению (ходатайству) под расписку в Журнале передачи судебных дел на ознакомление (приложение 24) через секретариат судебного состава.

Судебные дела выдаются для ознакомления в специально оборудованных помещениях Суда в порядке, установленном председателем судебного состава или судьей-докладчиком, под расписку по предъявлении следующих документов:

- подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и законным представителям, потерпевшим и их представителям, гражданским истцам и их представителям по уголовным делам, а также лицам, участвующим в деле, их представителям по гражданским делам - по предъявлении документа, удостоверяющего личность, а представителям - также по доверенности, оформленной в соответствии с требованием законодательства;

...