Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов

- адвокатам - по предъявлении ордера юридической консультации и удостоверения личности;

- прокурорам Генеральной прокуратуры - по предъявлении служебного удостоверения;

- иным должностным лицам при наличии законного основания - по предъявлении мотивированного письменного запроса.

Ознакомление с приложениями к материалам судебного дела, представленными на электронных носителях информации, проводится в помещении, специально оборудованном для этих целей. Лицу, знакомящемуся с материалами судебного дела, электронные носители не выдаются, [5].

Снятие копий с материалов судебных дел участниками судебного разбирательства осуществляется за их счет, в том числе с использованием технических средств.

Копии материалов дела Судом не заверяются, за исключением копий процессуальных документов Суда.

Ознакомление с материалами архивных дел осуществляется в соответствии с Положением о порядке ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности Верховного Суда Российской Федерации, находящейся в архивном фонде Верховного Суда Российской Федерации.

Лицо, ознакомившееся с материалами судебного дела, делает соответствующую отметку на своем заявлении (ходатайстве) об ознакомлении и сдает материалы дела работнику секретариата под расписку в Журнале передачи судебных дел на ознакомление (ПРИЛОЖЕНИЕ Л).

3. Формирование, оформление дел, нарядов и производств

3.1 Составление Сводной номенклатуры дел, нарядов и производств

Сводная номенклатура дел, нарядов и производств Суда - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, заводимых в подразделениях Суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ПРИЛОЖЕНИЕ М).

Сводная номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве Суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения, [4].

Сводная номенклатура является основой для составления описей дел, нарядов и производств постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел, нарядов и производств временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении Сводной номенклатуры необходимо руководствоваться Регламентом Суда, положениями о подразделениях Суда, штатным расписанием, перечнем документов Суда с указанием сроков их хранения в Суде, а также сводными номенклатурами за предшествующие годы.

Сводная номенклатура состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования подразделений Суда, расположенные в ней в соответствии со структурой Суда в установленном порядке.

Раздел Сводной номенклатуры подразделения Суда составляется работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства. После согласования с отделом хранения этот раздел подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для формирования и подготовки Сводной номенклатуры к утверждению. Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре Суда, Сводная номенклатура согласовывается отделом хранения с Государственным архивом Российской Федерации.

В Сводную номенклатуру включаются заголовки (наименования) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, которые заводятся в подразделениях Суда на всех документируемых участках работы подразделений Суда. В Сводную номенклатуру не включаются периодические издания.

Сводная номенклатура в конце каждого года уточняется на основании предложений подразделений Суда, подписывается начальником Управления делами, утверждается первым заместителем Председателя Суда и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Утвержденный экземпляр Сводной номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел общего отдела.

Для использования в служебной деятельности изготавливается необходимое количество копий Сводной номенклатуры.

После утверждения Сводной номенклатуры подразделения Суда получают выписки из нее для использования в работе.

Графы Сводной номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 Сводной номенклатуры указываются индексы каждого дела, наряда и производства, включенного в Сводную номенклатуру. Индекс дела, наряда и производства состоит из буквенного обозначения подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела, наряда и производства в соответствующем разделе Сводной номенклатуры, которые разделяются чертой. Например: "ВС-01", где "ВС" - обозначение общего отдела, "01" - порядковый номер заголовка наряда в разделе Сводной номенклатуры.

В графу 2 Сводной номенклатуры включаются заголовки дел, нарядов, производств (томов). Порядок расположения заголовков дел, нарядов, производств внутри разделов и подразделов Сводной номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, наряды и производства, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, нарядов, производств с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения Суда). При этом заголовки дел, нарядов, производств, содержащих акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации располагаются перед заголовками дел, нарядов, производств с приказами и распоряжениями Суда. Затем располагаются заголовки дел, нарядов, производств, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела, наряда, производства должен четко отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовках дел, нарядов, производств неконкретных формулировок (например, "разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках нарядов, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, наряда, производства употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, сгруппированных в дела, наряды, производства (планы, доклады, справки, заявления, отчеты и т.д.). Например: "Документы (планы, справки, обзоры) по обобщению судебной практики в связи с изменениями, внесенными в ст. 105 Уголовного кодекса Российской Федерации".

Заголовки нарядов по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в Сводную номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В заголовках нарядов, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не указываются в заголовке, а дается их общее видовое наименование, разнородные корреспонденты также не перечисляются. Например: переписка с Конституционным Судом Российской Федерации по правовым вопросам; переписка с органами государственной власти по правовым вопросам.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, нарядов и производств.

В графе 3 Сводной номенклатуры по окончании календарного года указывается количество дел, нарядов и производств (томов).

В графе 4 Сводной номенклатуры указываются срок хранения дел, нарядов, производств и номера статей по Сводной номенклатуре.

В графе 5 Сводной номенклатуры "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, нарядах и производствах, об уничтожении и др. документооборот суд распорядительный печать

Во вновь созданном подразделении Суда в месячный срок составляется раздел Сводной номенклатуры подразделения Суда, который после согласования в отделе хранения подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для включения его в Сводную номенклатуру.

В случае упразднения (реорганизации) подразделения Суда в месячный срок в общий отдел представляется выписка из Сводной номенклатуры (соответствующий раздел) за подписью руководителя подразделения Суда о его закрытии (с указанием количества нарядов, производств, книг и журналов, заведенных в подразделении Суда) или предложения по внесению изменений.

Все изменения, вносимые в Сводную номенклатуру по предложениям подразделений Суда, согласовываются с общим отделом и отделом хранения.

По окончании календарного года (до 20 января следующего года) подразделениями Суда в общий отдел предоставляются сведения о категориях и количестве заведенных в текущем году дел, нарядов и производств за подписью руководителей подразделений Суда для внесения их в Сводную номенклатуру.

На основе этих данных общий отдел делает итоговую запись в Сводную номенклатуру о количестве заведенных дел, нарядов и производств, отдельно постоянного и временного хранения.

3.2 Формирование дел, нарядов и производств

Формирование дел, нарядов и производств - систематизация, группировка и подшивка исполненных документов в дела, наряды и производства в соответствии со Сводной номенклатурой.

Формирование дел, нарядов и производств осуществляется в подразделениях Суда работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и хранение неподшитых документов, [4].

Индекс дела, наряда и производства, в который необходимо подшивать документ, определяется руководителем подразделения Суда или исполнителем в соответствии со Сводной номенклатурой.

При формировании дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие основные правила:

- группировать документы постоянного и временного хранения необходимо в отдельные дела, наряды и производства;

- включать в дело, наряд и производство по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело, наряд и производство документы одного календарного года; исключение составляют переходящие наряды, судебные и личные дела;

- в дело, наряд и производство не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики;

- дело, наряд и производство должны содержать не более 250 листов и иметь толщину не более 4 см (при большем количестве листов дело, наряд и производство разделяются на тома, а единый индекс и заголовок дела, наряда, производства проставляются на каждом томе с добавлением: "том 1", "том 2").

Документы внутри дела, наряда и производства располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности, по территориальному признаку, в алфавитном порядке или их сочетании.

Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) с относящимися к ним приложениями группируются в наряды по видам и в хронологическом порядке.

Положения (порядки, инструкции), утвержденные организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по общим вопросам деятельности Суда группируются отдельно от приказов по личному составу. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Суда (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группируются в отдельные наряды.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в наряд текущего года с указанием индекса наряда предыдущего года.

Контроль за правильностью формирования дел, нарядов и производств в подразделениях Суда осуществляют руководители подразделений Суда. Формирование дел, нарядов и производств осуществляется при методическом руководстве Управления делами.

3.3 Оформление дел, нарядов и производств

Оформление дел, нарядов и производств (подготовка их к хранению) осуществляется работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, под контролем руководителей этих подразделений и при методической помощи Управления делами, [4].

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел, нарядов и производств.

Полному оформлению подлежат дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела, наряда и производства предусматривает:

- оформление реквизитов обложки по установленной форме;

- подшивку или переплет (брошюровку);

- нумерацию листов;

- составление листа-заверителя (заверительной надписи);

- составление внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.

Частичному оформлению подлежат наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом систематизация документов не проводится, листы не нумеруются, лист-заверитель (заверительные надписи) не составляется.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подшиваются в твердую обложку в три - четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При этом тексты всех документов, виз и резолюций на них должны располагаться на расстоянии 2 см от линии подшивки, а листы - не выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается документ. При подготовке дел, нарядов и производств к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в наряде (личном деле) невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из нарядов (личных дел) и на них составляется отдельная опись, по которой документы передаются в отдел хранения, где хранятся до востребования или не менее 50 лет.

В конце каждого дела, наряда и производства подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела, наряда и производства (для учета особо ценных документов) - бланки внутренней описи документов дел, нарядов и производств.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, наряд и производство, все листы документов (в т.ч. листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы дел, нарядов и производств, состоящие из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, наряде, производстве, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Подшитые в дело, наряд и производство конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело, наряд и производство документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле, наряде и производстве.

После завершения нумерации листов для их учета и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель.

Лист-заверитель составляется на отдельном листе (бланке), в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными документами; номера крупноформатных документов; номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, наряда и производства (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела, наряда и производства.

Для учета документов в делах, нарядах и производствах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись установленной формы.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и подшиваются перед первым листом дела, наряда, производства. Если наряд подшит или переплетен без бланка внутренней описи, то бланк приклеивается к внутренней стороне обложки.

В итоговой записи внутренней описи цифрами и прописью указывается количество документов в деле, наряде, производстве и количество листов описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Изменения состава документов дел, нарядов, производств (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела, наряда и производства.

Обложка дел, нарядов, производств постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме.

Надписи на обложке дел, нарядов и производств следует выполнять чернилами разборчиво, без сокращений.

Заголовки дел, нарядов и производств должны соответствовать заголовкам, указанным в Сводной номенклатуре.

На обложке дела, наряда, производства указываются:

- полное наименование Суда;

- полное наименование подразделения Суда;

- индекс дела, наряда, производства по Сводной номенклатуре;

- номер тома;

- заголовок;

- дата начала и окончания;

- количество листов;

- срок хранения;

- архивный шифр для документов постоянного хранения.

При оформлении обложки наименования Суда и подразделения Суда указываются в именительном падеже в соответствии с их названиями в период, отражаемый документами.

При изменении наименования подразделения Суда указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Если наряд, производство содержат копии документов, то в конце заголовка ставится точка и делается отметка "Копии". Подлинность документа в заголовке не оговаривается.

Даты на обложке дела, наряда и производства должны отражать число, месяц и год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, наряд и производство. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов.

При указании даты сначала пишется число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, год - полностью, наименование месяца - словами.

На обложках дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, даты проставляются на каждом томе.

Если в дело, наряд и производство включены документы, даты которых не совпадают с указанными на обложке, то под датой окончания с новой строки делается запись "В деле, наряде и производстве имеются документы за ____ год (годы)".

На обложке наряда, содержащего годовые планы и отчеты, дата может не указываться, так как их даты отражаются в заголовках.

На обложках производств с копиями судебных решений Суда указываются даты их вынесения.

На обложках нарядов, содержащих приказы, распоряжения, акты, доклады и стенограммы, проставляются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в наряд.

На обложках нарядов с протоколами заседаний Президиума Суда, Пленума Суда и документами к ним указываются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих наряд.

Реквизит "срок хранения" на обложках должен соответствовать указанному в Сводной номенклатуре.

Архивный шифр (номер фонда, описи, дела) на обложках дела, наряда и производства постоянного хранения проставляется в отделе хранения после включения этих документов в годовые разделы сводных описей, утвержденных или согласованных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

Обложки нарядов, содержащих документы на стандартных бланках, должны иметь размеры 229 x 324 мм.

Обложки других документов могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

3.4 Составление описей дел, нарядов и производств

На все завершенные в делопроизводстве Суда дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи дел, нарядов и производств. На наряды временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Учет их ведется по Сводной номенклатуре, [9].

Описи дел, нарядов, производств составляются отдельно: на дела, наряды и производства постоянного хранения; наряды, производства временного хранения и наряды по личному составу.

Описи дел, нарядов и производств составляются ежегодно работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве отдела хранения по установленной форме и представляются в отдел хранения через год после завершения нарядов в делопроизводстве подразделений Суда.

Описи дел, нарядов и производств составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делом, нарядом и производством в отдел хранения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении Суда.

При составлении описи дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие требования:

- заголовки дел, нарядов и производств вносятся в опись в соответствии со Сводной номенклатурой;

- каждое дело, наряд и производство вносится в опись под отдельным порядковым номером; если дело, наряд и производство состоит из нескольких томов, то в опись вносится каждый том под отдельным номером;

- систематизация документов в описи и порядок присвоения номера описи устанавливаются отделом хранения;

- графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями на обложке;

- Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, нарядов и производств, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

При заполнении в описи графы "Индекс дела, наряда и производства (тома, части)" указываются регистрационные номера, которые соответствуют индексам в Сводной номенклатуре. Графа "Заголовок дела, наряда и производства (тома, части)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке, без сокращений.

Если в опись включается дело, наряд и производство, состоящее из нескольких томов, то пишется общий заголовок и записываются номера томов; после каждого номера тома излагается его содержание, например: Уголовное дело по обвинению Черенкова В.И. и Макарова Н.И. в хищении предметов, имеющих особую ценность, - ст. 164 УК РФ.

Том 1. Обвинительное заключение.

Том 2. Протокол судебного заседания.

Том 3. Речи государственного обвинителя и защиты.

Том 4. Материалы, приобщенные к делу в ходе судебного следствия, и приговор.

Переписка с Генеральной прокуратурой, Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Российской Федерации по правовым, организационным и другим вопросам.

Том 1. Материалы по координации действий Верховного Суда, Генеральной прокуратуры, Министерства внутренних дел и Министерства юстиции Российской Федерации по борьбе с преступлениями и иными правонарушениями.

Том 2. Материалы по разработке единой системы учета и отчетности о преступности.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел, нарядов и производств (в количестве не более пяти), подлежащие внесению в опись, но по каким-либо причинам не внесенные в нее, могут быть внесены в опись под литерными номерами или в конец годового раздела. Аналогичные изменения вносятся в годовые разделы сводной описи нарядов постоянного хранения. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью (в круглых скобках) количество документов, числящихся по описи, а также оговариваются особенности их нумерации в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается руководителем подразделения Суда.

Описи подразделений Суда служат основой для составления годовых разделов сводных описей документов Суда постоянного хранения, а также годовых разделов сводных описей документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

3.5 Передача дел, нарядов и производств в отдел хранения

Формируемые в результате деятельности Суда документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа фиксирования информации в них подлежат передаче на постоянное хранение.

Отдел хранения осуществляет временное хранение (в течение 15 лет) архивных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения до передачи их на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации, [8].

Подготовленные и оформленные дела, наряды и производства передаются подразделениями Суда в отдел по истечении трех лет после завершения их в делопроизводстве по описям в двух экземплярах.

Наряды и производства временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел хранения в те же сроки, что и дела, наряды и производства постоянного хранения, по описям, составленным отдельно от дел, нарядов и производств постоянного хранения.

Наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения или до минования надобности не подлежат передаче в отдел хранения.

Дела, наряды и производства передаются в отдел хранения по описям. В отдел хранения также (с отметкой в описи) передаются контрольно-регистрационные карточки на дела, рассмотренные Судом.

При передаче дела, наряда и производства в отдел хранения начальником отдела хранения или его заместителем в присутствии работника подразделения Суда производится проверка правильности их формирования и оформления.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел, нарядов и производств работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны устранить.

В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество (цифрами и прописью) фактически принятых дел, нарядов, производств, дата приема и передачи, подписи работников отдела хранения и подразделения Суда.

Дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения принимаются в отдел хранения с полистным просмотром, в остальных случаях проверяется соответствие количества передаваемых дел (личных), нарядов и производств описям.

Выявленные работниками отдела хранения недостатки в формировании и оформлении дел, нарядов, производств, предусмотренные данной Инструкцией, устраняются работниками подразделений Суда.

3.6 Временное хранение дел, нарядов и производств

С момента заведения и до передачи в отдел хранения дела, наряды и производства хранятся в подразделениях Суда по месту их формирования.

Руководители подразделений Суда и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов дел, нарядов и производств, [8].

Дела, наряды и производства должны находиться в служебных помещениях и располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах или на стеллажах в специально отведенных для этой цели помещениях, в которых обеспечивается их полная сохранность, в т.ч. от воздействия пыли и солнечного света. На корешках обложек дел, нарядов и производств указываются индексы по Сводной номенклатуре.

Для обеспечения поиска документов они размещаются в соответствии со Сводной номенклатурой.

Выписка из Сводной номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении трех лет после завершения их в делопроизводстве подразделений Суда передаются в отдел хранения.

Изъятие документов из дел, нарядов и производств постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководства Суда.

3.7 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в Суде проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, нарядов и производств, в процессе их формирования и при подготовке к передаче в архив;

- в отделе хранения - в процессе подготовки к передаче дел, нарядов и производств на постоянное хранение.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создается постоянно действующая Экспертная комиссия Суда (далее - ЭК Суда). Она назначается приказом Председателя Суда или его первого заместителя из числа компетентных лиц Суда, [2].

Функции и права ЭК Суда, организация ее деятельности определяются соответствующим положением, утвержденным приказом по Суду и согласованным с Государственным архивом Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в подразделениях Суда с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК Суда, а в необходимых случаях - Федеральное архивное агентство России, ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел хранения и Государственный архив Российской Федерации;

- отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения, сроки хранения которых не истекли, и документы с пометкой "До минования надобности", подлежащие дальнейшему хранению в подразделениях Суда;

- выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

Не допускается отбор дел, нарядов и производств к уничтожению только по заголовкам, без просмотра их содержания.

При отборе документов с истекшими сроками хранения учитываются такие отметки в Сводной номенклатуре, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии", "ЭПК" и т.п.

Сроки хранения дел, нарядов и производств, заведенных в Суде, исчисляются исходя из сроков, указанных в Сводной номенклатуре.

Если в наряд, производство подшиты документы с различными сроками хранения, то срок хранения такого наряда, производства устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Наряд, производство могут быть отобраны к уничтожению полностью только при условии, если сроки хранения всех подшитых в них документов истекли.

Если дело, наряд и производство содержат документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то они подлежат переформированию.

Выделенные документы постоянного, а также временного (свыше 10 лет) хранения помещаются в однородные наряды, производства и оформляются в самостоятельные наряды, производства.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению:

- при наличии резолюции (отдельного листа с резолюцией), пометок на документах, имеющих историческую, научную или практическую ценность;

- при использовании в научных целях (в исторических исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, нарядов и производств постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (ПРИЛОЖЕНИЕ Н).

В актах о выделении к уничтожению документов (далее - акт) указывается количество уничтоженных документов.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

- документы располагаются по годам их рассмотрения в соответствии с индексами Сводной номенклатуры;

- однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

- при включении в акты дел, нарядов, производств, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

Если уничтожению подлежат не все документы, включенные в наряд, производство, то акт составляется с перечислением наименований уничтожаемых документов.

Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, документы с 3-летним сроком хранения, по которым делопроизводство было закончено в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 г.

Кроме истечения сроков хранения, предусмотренных Сводной номенклатурой, основанием к уничтожению могут быть решения ЭК Суда, поясняющие дополнительные мотивы отбора документов на уничтожение: наличие дублетных экземпляров, черновиков, документов с повторяющейся информацией (при этом уточняется характер повторения: вид, форма, полнота повторения и т.п.).

Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление актов о выделении к уничтожению документов подразделениями Суда производятся после составления отделом хранения годовых разделов сводных описей документов постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Суда.

Согласованные ЭК Суда акты утверждаются первым заместителем Председателя Суда только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел, нарядов, производств постоянного хранения.

После внесения изменений во все учетные документы отдела хранения акты передаются для постоянного хранения в наряде "Дело фонда".

Уничтожение документов производится путем механической переработки. Использовать документы для черновиков или хозяйственных нужд запрещается. В актах указывается количество уничтоженных документов.

4. Учет, хранение и использование печатей и штампов

Для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий документов Суда их подлинникам в подразделениях Суда используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и другие печати.

Для проставления отметок о регистрации документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы, [2].

Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Суда, производится с разрешения Председателя Суда или первого заместителя Председателя Суда (лиц, их замещающих) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и ГОСТ Р 51511-2001.

Служебные записки на изготовление печатей и штампов с приложением их образцов (предварительно согласованных с Первым отделом) и с соответствующими решениями по ним вышеуказанных должностных лиц передаются в Хозяйственное управление для исполнения.

Изготовленные печати и штампы и соответствующие документы (решения Руководства Суда на их изготовление, необходимые сертификаты соответствия и накладные) передаются в Первый отдел для их учета в журнале (ПРИЛОЖЕНИЕ П) и последующей выдачи под расписку должностным лицам, ответственным за их использование и сохранность.

Оттиск печати Суда проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с надписью "Междуреченский Городской Суд" в Суде имеют номер, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати.

Управление кадров и государственной службы использует металлическую (выжимную) и малую мастичную печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для удостоверений и специальных пропусков.

Для других подразделений Суда могут изготавливаться простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики).

Судьям и работникам аппарата Суда, допущенным в установленном порядке к государственной тайне, для опечатывания рабочих папок, сейфов (хранилищ) с секретными документами и входных дверей режимных помещений, а также другим работникам аппарата Суда (при необходимости) для опечатывания хранилищ и входных дверей служебных помещений выдаются личные номерные металлические печати.

Лица, ответственные за использование и сохранность печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, назначаются приказом по Суду. Указание об этом содержится в их должностных регламентах.

Проверка наличия печатей и штампов проводится один раз в год комиссией Суда по проверке наличия секретных документов.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны храниться ответственными за их использование и сохранность лицами в опечатывающихся сейфах (железных шкафах). Передача печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации другим лицам запрещается.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут передаваться ответственными за их использование и сохранность лицами (при убытии в отпуск, командировку или при болезни) другим должностным лицам, уполномоченным приказом первого заместителя Председателя Суда на временное исполнение их обязанностей.

Порядок передачи других печатей и штампов ответственными за их использование и сохранность лицами при убытии в отпуск, командировку или болезни определяется руководителем подразделения Суда.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут выдаваться работниками Первого отдела из резерва на основании приказа первого заместителя Председателя Суда судьям Суда при убытии их в служебную командировку для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий решений Суда и других документов, связанных с рассмотрением судебных дел при проведении выездных судебных заседаний, их подлинникам.

В случае утраты печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также других печатей или штампов лицо, ответственное за их использование и сохранность, докладывает об этом руководителю подразделения Суда, в котором произошла утрата, и ставит в известность Первый отдел. Руководитель подразделения Суда письменно докладывает об утрате печати или штампа Председателю Суда или первому заместителю Председателя Суда.

В соответствии с их решением при утрате печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации проводится служебная проверка, по результатам которой издается приказ по Суду.

При утрате других печатей или штампов в соответствии с решением первого заместителя Председателя Суда утраченная печать (штамп) списывается с книг учета Первого отдела. При необходимости в установленном порядке заказывается новая печать (штамп).

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Первый отдел, где они уничтожаются по акту и списываются с книг учета Первого отдела.

Судьи при выходе в отставку и работники аппарата Суда, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов, при увольнении со службы или назначении на другую должность обязаны сдать их в Первый отдел.

5. Анализ особенностей подготовки и оформления организационно - распорядительных документов в городском междуреченском суде

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Организационно - распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу.

Я проходила практику в Городском Междуреченском Суде. В ходе прохождения практики я выполняла следующие обязанности:

- регистрация входящих и исходящих документов;

- обработка вновь прибывших документов;

- работа с гражданами (отправка повесток);

- составление и отправка решений, постановлений…

- ведение протокола на судебных заседаниях

- ведение телефонных переговоров.

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником отдела делопроизводства. Работник, как это сказано в должностной инструкции, вскрывает пакеты, проверяет соответствие описи присланных материалов, судебных дел, а затем ставит на первой странице обложки документа штамп, где указывается дата поступления документа в суд, его регистрационный номер по журналу учета входящей корреспонденции.

Если обнаруживается недостача каких-либо документов, составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй - приобщается к остальным документам и вместе с ними передается исполнителю. Один из таких актов я составила собственноручно и приложила к своему отчету.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов прилагаются к полученным документам.

Не регистрируются, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

- судебные повестки, возвращенные суду за не нахождением адресата;

- расписки о получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений.

После регистрации, вся корреспонденция передается по назначению для рассмотрения.

Заключение

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому при ведении многих документов необходимо опираться на законодательную базу. Ведение документов или делопроизводство -- чрезвычайно важный процесс в жизнедеятельности любой организации, поскольку при проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации. Таким образом, делопроизводство можно назвать настоящим остовом любого бизнеса от того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Цель моей дипломной работы достигнута, анализ особенностей подготовки, и оформления организационно-распорядительных документов в Междуреченском городском суде проведен. Можно сделать вывод, что не зависимо от вида деятельности организации, требования к оформлению ОРД для всех едины.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2004. - 20 с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив, 2009. - С. 3 - 44.

3. Андреева, В.И. Делопроизводство. - М.: АО «Бизнес-школа», 2009. - 192 с.

4. Салазкина, Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа. - Кемерово, 2010. - С. 13 - 20.

5. Стенюков, М.В. Документы, делопроизводство. - М., 2009. - 144 с.

6. Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации. Утв. Приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29.12.2010г.

7. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:ЗАО «Интел-Синтез», 2011.

8. Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией: Тезисы сообщений на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2010г. - М: Росархив ВНИИДАД, 2007.

9. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2011.

10. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003): Практическое пособие. - 6-е изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2009.

Размещено на Allbest.ru

...