Делопроизводство. Оформление документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Делопроизводство. Оформление документов



Содержание

Введение

1. Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

1.1 Требование к оформлению реквизитов служебных документов

1.2 Оформление бланков служебных документов

2. Информационно-справочные документы

2.1 Составление и оформление справок

2.2 Составление и оформление докладных записок

2.3 Составление и оформление объяснительных записок

2.4 Составление и оформление актов

2.5 Составление и оформление служебных писем

2.6 Составление и оформление протоколов

2.7 Составление и оформление телеграмм

2.8 Составление и оформление телефонограмм

Заключение

Список литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Приложение 10



Введение

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ее обработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют так же документационным обеспечением управления.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

- эффективность управления;

- экономичность;

- оперативность;

- культура труда работников.

Разработка новых информационных технологий в управление. Много офисных программ, осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документа, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.д.).

Делопроизводство состоит из 2-х неразрывно связанных компонентов:

- документирование;

- организация работы с документами.

Документирование - запись информации, на различных носителях по установленным правилам.

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям - референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства.

Таким образом, практически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой новый российский стандарт "Требования к оформлению документов". Самоназвание стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов.

На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные - правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Цели и задачи курсовой работы:

Целью данной курсовой работы является изучение и рассмотрение информационно - справочной документации, оформление этих документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003, а также требования к оформлению реквизитов и оформление бланков.

Задачей данной работы является, как можно больше изучить информации о информационно - справочных документах и в дальнейшем быть готовым подготовить их к работе.



1. Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

Порядки и правила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1июля 2003 г. нового государственного стандарта - ГОСТ Р6.30-2003.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменением от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру, но и большин6ство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает измененный состав реквизитов документа. Общее число реквизитов составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика код постановки на учет (далее - ИНН\КПП) (реквизит 06).

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, в прочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использование оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящиеся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций.

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным преступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

1.1 Требование к оформлению реквизитов служебных документов

01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (далее - герб) помещают на верхнем поле бланка или над серединой строк реквизита "Наименование организации". Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 17 мм.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб муниципального образования.

Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

04 - Код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других, взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации указывают после справочных данных. На официальных документах, представляемых в государственные органы, проставление кода ОКПО обязательно.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках, после справочных данных, а также обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер также проставляется после справочных данных об организации наряду с кодами ОКПО и ОГРН.

07 - Код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

08 - Наименование организации - являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации автора документа.

На документах акционерных обществ указывается организационно-правовая форма.

09 - Справочные данные об организации - содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера факсов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. №725. Данный реквизит проставляется только на бланках писем.

10 - Наименование вида документа - должна быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др.

Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов.

11 - Дата документа - датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Дата на документе проставляется ниже реквизита "справочные данные об организации" (на бланке письма) или под реквизитом "наименование вида документа" (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для защиты, как правило, в виде линии. Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документа.

12 - Регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется только в письмах-ответах.

14 - Место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации.

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

15 - Адресат - в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Реквизит "Адресат" располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита "Отметка о контроле".

16 - Гриф утверждения документа. Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов в организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

17 - Резолюция - пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнитель. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18 - Заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?)

чего? (кого?)

Заголовок должен содержать две основные части: тему и действие, которое производится или должно быть произведено.

Заголовок составляется исполнителем документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19 - Отметка о контроле - обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на наиболее важных документах. Данный реквизит располагают в правом углу верхнего поля документа.

20 - Текст документа - составляют на русском или национальном с законодательством Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности, а также содержащих описание или оценку фактов, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа.

21 - Отметка о наличии приложения - если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: реквизит акт бланк документационный

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Само приложение должно быть оформлено как самостоятельный документ в зависимости от вида документа.

22 - Подпись - в состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 - Гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ.

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования (в этом случае в документе после подписи делается отметка: Лист согласования прилагается).

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

24 - Визы согласование документа - внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - Оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 - Отметка о заверении копии - размещают ниже реквизита "Подпись", включает в себя: заверительную надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Располагается на лицевой или, при отсутствии места, оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные:

· краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

· слова "В дело";

· номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется ниже отметки об исполнителе.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - Идентификатор электронной копии документа - представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

1.2 Оформление бланков служебных документов

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный (см. прилож. 10).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным - начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов (см. прилож. 8);

- флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов (см. прилож. 9).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Этот бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка, при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные для создания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисных технологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, еще при столбовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные, подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по мере необходимости вписывалась конкретизирующая информация.

С приходом в офисы типографского оборудования появилась возможность создавать клише заголовочной части для большинства документов. В настоящее время в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков, основные требования к бланкам стандартизированы.

Проектирование бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ГОСТ 9327-60, ее качество - ГОСТ 6861-73, шага письма - ГОСТ 8274-78, т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых ненамного превышает 200 в год, могут ограничиться резиновым штемпелем для нанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования к изготовлению штемпелей определяет "Инструкция о порядке открытия штемпельно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов".

Не санкционировано, но и не запрещено создание бланков на основе компьютерных шаблонов. Дело в том, что установка на компьютере в виде шаблона официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартом установлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков должно осуществляться только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, имеющих право на использование герба.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет использования гербовых бланков ведется, как правило, раз дельно по видам бланков (общих и для писем). Гербовые бланки должны храниться в надежно запираемых шкафах под ответственностью секретаря фирмы или другого сотрудника.

Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Многие отечественные и зарубежные фирмы при типографском изготовлении бланков также вводят серийную нумерацию экземпляров и различные системы защиты своих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. На бланках для писем в качестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но мера телетайпа, факсимильной связи, справочного телефона, счета в банке (как дополнительное указание на официальный характер деятельности автора документа). Строкой ниже даты и индекса обозначается место для внесения ссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизит располагается, начиная от левого поля и обозначается знаком "На № от". Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы. Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знаками отмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов управленческих документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита "адресные данные" в общем бланке резервируется место для проставления реквизита "название вида документа". Вместо реквизита "ссылка на регистрационный номер и дату документа" - "место составления или издания". Эти две пары реквизитов являются взаимоисключающими.

Кроме того, на общем бланке не может проставляться заранее код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и проставляется при его составлении.

Бланки каждого вида могут изготавливаться в одном из двух вариантов расположения реквизитов: угловом и продольном.

Бланки с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются, как правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции, правила (без титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см - 28 машинописных знаков.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

При создании бланка документа на двух и более языках (для совместных предприятий и иностранных представительств, организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянные текстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатической практике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем - на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты нередко располагают на нижнем поле бланка.

Титульный лист документа также должен оформляться в соответствии с формуляром-образцом.

Основными отличительными особенностями оформления титульных листов являются:

- использование всегда продольного расположения реквизитов;

- вынос грифов утверждения выше наименования документа;

- в одну строку вписываются наименование населенного пункта и дата;

- в качестве даты используется только год создания документа;

- вынос необходимых кодов, грифов согласования документа, сведений об авторах.

Вверху документа размещают официальное наименование организации - автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Коды (шифры) проставляются с левой стороны под наименованием автора столбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листах бумаги, установился своеобразный традиционный "бланк", т.е. единообразная форма записи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа фланговым способом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательном падеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляются паспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделения милиции.

Наименование документа в личных заявлениях пишется посредине листа. В подписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена дата подписания.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основе стандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личного характера.



2. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или в других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может лишь, принята к сведению.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов:

· докладная записка;

· служебная записка;

· объяснительная записка;

· предложение;

· представление;

· заявление;

· все разновидности переписки;

· протокол;

· акт;

· справка;

· заключение;

· отзыв;

· сводка;

· список;

· перечень.

2.1 Составление и оформление справок

Справка- это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации (см. прилож.1).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки);

2. название и координаты организации, выдавшей справку;

3. штамп организации, выдавшей справку;

4. наименование вида документа;

5. дата;

6. текст справки;

7. подпись должностного лица;

8. печать организации.

2.2 Составление и оформление докладных записок

Докладная записка- документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию (см. прилож. 2).

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документов зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.

Формуляр-образец внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование структурного подразделения;

2. название документа;

3. дата документа;

4. регистрационный номер;

5. адресат;

6. заголовок;

7. текст;

8. отметка о наличии приложения (если оно есть);

9. подпись.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Формуляр-образец внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование организации;

2. дата документа;

3. регистрационный номер;

4. место составления документа;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст документа;

8. отметка о наличии приложения (если оно есть);

9. подпись.



2.3 Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю (см. прилож. 3).

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем.

Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:

1. наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);

2. наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель);

3. наименование вида документа;

4. дата документа;

5. регистрационный номер документа;

6. заголовок к тексту;

7. текст документа;

8. подпись.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала.



2.4 Составление и оформление актов

Акт - официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (см. прилож. 4).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если их составление предписано распорядительным документом).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия).

Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, инициалы, фамилия), члены комиссии (должность, инициалы, фамилия). В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при работе комиссии.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа.

При наличии приложений отметка о них указывается после текста.

В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка: "с актом ознакомлены, подпись, дата".

При наличии замечаний акт визируется с отметкой: "Замечания прилагаются".

Акты оформляются на общем бланке, внутренние могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец актов состоит из реквизитов:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);

4. регистрационный номер;

5. место составления;

6. гриф утверждения (при необходимости);

7. заголовок к тексту;

8. текст документа;

9. отметка о наличии приложения (при необходимости);

10. подписи.

2.5 Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо - это краткий документ, касающийся одного вопроса и предназначенный для осуществления оперативного, информационного обмена между предприятиями, их структурными подразделениями (см. прилож. 5).

Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.

Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

Формуляр-образец служебного письма состоит из реквизитов:

1. адресат;

2. дата;

3. индекс документа;

4. ссылка на индекс и дату документа-запроса (если письмо является ответом);

5. заголовок к тексту;

6. текст документа;

7. возможна отметка о наличии приложения;

8. подпись;

9. фамилия и телефон исполнителя.

2.6 Составление и оформление протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (см. прилож. 6).

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.

Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос "о чем?". Например:

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:

"СЛУШАЛИ"

"ВЫСТУПИЛИ"

"РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)"

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.

Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени.

Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).

После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них.

Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на

вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.

...