Делопроизводство. Оформление документов

На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение, или постановление. Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.

Подписывают протокол председатель и секретарь собрания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и сокращенные.

В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции "СЛУШАЛИ" и "ВЫСТУПИЛИ".

В сокращенной форме протокола отсутствуют слова "Повестка дня". Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается.

Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.

Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, т.е. сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.

Формуляр-образец протокола состоит из реквизитов:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата документа (дата заседания);

4. номер документа (номер протокола);

5. место составления протокола (место проведения заседания);

6. заголовок к тексту;

7. текст документа;

8. подписи.

2.7 Составление и оформление телеграмм

Телеграмма - это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телефонной связи.

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта.

Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Он излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.

После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Формуляр-образец телеграммы состоит из реквизитов:

1. служебный заголовок;

2. указание категории телеграммы;

3. отметка о виде телеграммы;

4. телеграфный адрес получателя (условный или полный);

5. текст (содержание телеграммы);

6. подпись;

7. регистрационный делопроизводственный номер;

8. дата регистрации;

9. адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.

2.8 Составление и оформление телефонограмм

Телефонограмма - это документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи (см. прилож. 7).

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об".

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Она излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Формуляр-образец телефонограммы состоит из реквизитов:

1. наименование учреждений адресанта и адресата;

2. реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

3. номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

4. должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

5. номера телефонов;

6. текст и подпись.



Заключение

Я написала курсовую работу на тему "Документирование информационно-справочных документов". В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства, как оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003.; требование к оформлению реквизитов служебных документов; оформление бланков служебных документов; требование к оформлению основных видов информационно-справочных документов; составление и оформление: справок, докладных записок, объяснительных записок, актов, служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм.

Я узнала, что только настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Познакомилась с информационно - справочными документами, которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Так же я узнала, что устанавливают два стандартных формата бланков документов, что каждый лист бумаги должен иметь свои определенные поля. Я отдельно рассмотрела, как оформляются и располагаются реквизиты служебных документов.

Конечно же, в наше время с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс составления документов. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.



Список литературы

1. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6. 30-2003 - Введ. 01. 07. 2003 - М., 2003. - 17с.

2. Сборник методических материалов по курсу "Документационное обеспечение управления" М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2009.

3. Березина Н.М. "Современное делопроизводство" - 2008.

4. Корнеев И.К. "Делопроизводство" Москва: Проспект, 2009.

5. Стенюков М.В. "Делопроизводство" - Москва: ЮНИТИ, 2008.

6. Пшенко А.В. "Делопроизводство": документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждения среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2008.

7. Сборник методических материалов по курсу "Документационное обеспечение управления" - М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2010



Приложение 1

Образец оформления справки

Закрытое акционерное общество "Термика" СПРАВКА 29.01.2014 №25 Москва	Московский Государственный Университет

Гришина Светлана Евгеньевна работает в управлении производства и внедрения информационных систем ЗАО "Термика" в должности дизайнера.

Генеральный директор (подпись) С.О. Круглов

Главный бухгалтер (подпись) А.О. Краснова



Приложение 2

Образец оформления докладной записки

Отдел рекламы ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 17.01.2014 №15 О дополнительном финансировании заказа № 133/ 17	Директору ООО "Эталон" Н.А. Крякину Круть А.А выделить 90000 рублей до 27.01.2014 (подпись) 17.01.2014

В связи с ростом цен на полиграфические услуги и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 100000 (сто тысяч) рублей для завершения работ по заказу №133/ 17.

Начальник отдела (подпись) Р. О. Логинов

В дело № 01-16

средства

выделены

25.01.2014

(подпись)

26.01.2014



Приложение 3

Образец оформления объяснительной записки

Отдел рекламы ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 16.01.2014 Об опоздании на работу	Директору ЗАО "Знамение" С. Л. Леонову

16.01.2014 я опоздала на работу на два часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

Менеджер (подпись) С. А. Грачева



Приложение 4

Образец оформления акта

Компания "Стандарт" Отдел рекламы АКТ 16.12.2013 № 58 Москва Приема-передачи ПЭВМ	УТВЕРЖДАЮ Директор (подпись) В.Н. Панов 17.12.2013

Основание: докладная записка Николаевой С.А от 15.12.2013

Комиссия в составе председателя начальника отдела - Николаевой С.А и членов: начальника технического отдела Славина О. Б и специалиста технического отдела Орлова И. М составили акт приема - передачи ПЭВМ инвентаризации № 1013из отдела рекламы в технический отдел.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ передается техническому отделу на срок выполнения работ по контракту № 18/098.

Председатель (подпись) С.А. Николаева

Члены комиссии (подпись) И.М. Орлов

(подпись) С.А. Славин

В дело № 01-16

ПЭВМ передано

17.12.2013

(подпись)

17.12.2013



Приложение 5

Образец оформления письма

Производственное управление пассажирских перевозок Ленинградская ул., д.5 Москва тел.: 8(963)5712508 факс: 8(963)57212345 ОКПО 01136502 ОГРН 014717382391 ИНН/КПП 0104327917/013451620 17.03.2014 №51 На №50 от 15.03.2014 Об обеспечении запасными частями	Директору Новосибирского производственного кооператива "Вектор" И. П. Смирнову П. У. Крюкову Отправить заявку до 25.03.2014 (подпись) 24.03.2014

Сообщаем вам, о том, что мы не можем предоставить запасные части для парка автобусов в связи с их отсутствием. Поставка запчастей возможна после 25.03.2014.

Директор (подпись) А.К. Петров

В.А. Ковалева

278-87-15

В дело №51-04 Заявка отправлена 24.03.2014 (подпись) 25.03.2014	Вход №51-01 24.03.2014



Приложение 6

Образец оформления протокола

Закрытое акционерное общество "КВАНТРА" ПРОТОКОЛ О5.02.2014 №4 Москва Собрания производственного отдела

Председатель - Степанов А.И.

Секретарь - Токарева М.И.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об уточнении расчетных коэффициентов определения себестоимости продукции массового спроса. Доклад главного экономиста Серегина М.П.

СЛУШАЛИ:

Доклад главного экономиста Серегина М.П. (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Главный технолог Павлов Е.В. - поддержал основные положения доклада. Предложил уточнить отдельные коэффициенты (текст выступления прилагается).

Начальник прессового цеха Леонов А.В. - привел конкретные примеры необходимости внедрения новых коэффициентов для определения себестоимости.

ПОСТАНОВИЛИ:

Применять с 01.04.2014 новые расчетные коэффициенты определения себестоимости продукции.

Председатель (подпись) А.И. Степанов

Секретарь (подпись) М.И. Токарева

В дело №01

(подпись)

09.02.2014



Приложение 7

Образец оформления телефонограммы

Департамент образования ТЕЛЕФОНОГРАММА 15.01.2014 Москва	Директору Школы №123

18.01.2014 в 13:30 в конференц-зале состоится совещание директоров школ и заведующих частью по организации работы по подготовке новых учебных планов.

Начальник департамента (подпись) Б.Е. Ершов

Передал: Секретарь В.И. Миронова Тел.: 8(423)71352	Принял: Секретарь К.А. Иванов Тел.: 8(423)73131



Приложение 8

Образец бланка письма с угловым (центрированным) расположением реквизитов

ЗАО "Заря" 123456, Москва, ул. Садовая, 10 тел.:1234567, факс: 1234568 ОКПО 12345687 __________ № ___________ На № ______ от __________



Приложение 9

Образец бланка письма с угловым (флаговым) расположением реквизитов

ЗАО "Заря" 123456, Москва, ул. Садовая, 10 тел.: 1234567, факс: 1234568 ОКПО 12345678 ___________ № _____________ На № ______ от ____________



Приложение 10

Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Озерная ул., д. 82, Москва, 117393. Тел./факс (495)718-78-74 E-mail: @vniidad. ru ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001 ____________ № ____________ На №_______ от ____________

Размещено на Allbest.ru

...