Документальне забезпечення управління туристичним підприємством

2.2 Особливості організації контролю над виконанням документів в туристичній компанії «САМ»

Туристична компанія «САМ» веде ефективну систему документування та суворо контролює їх виконання працівниками компанії.

Контроль за виконанням дорученого завдання є однією з функцій управління. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання.

Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання у туристичній компанії «САМ» здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання.

Контроль за термінами виконання документів у даній туристичній компанії веде секретар або служба документаційного забезпечення управління. Строковий контроль можна розділити на поточний і попереджувальний.

Ведення контролю вимагає знання нескладних методів, прийомів і наявності технічних засобів.

Всі документи, що вимагають виконання і відповіді, повинні бути поставлені на контроль.

Форма контролю вибирається виходячи з можливостей установи - це може бути ручна строковість картотека, але сьогодні все частіше використовується автоматизована система контролю виконання документів.

Строковість картотека. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32 рухомими (картонними або пластмасовими) роздільниками. Тридцять один роздільник - це числа місяця (31 день). За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони знаходяться тут до тих пір, поки не буде зазначений новий, продовжений термін виконання.

Зареєструвавши повністю документи, секретар розставляє картки за термінами виконання, тобто ставить кожну картку на те число, на яке документ повинен бути виконаний. На окремі картки виписуються і всі пункти розпорядчих документів. У довільній формі можна записувати на картку і усні доручення керівництва.[9]

Таким чином, використовуючи строковість картотеку, секретар легко може дізнатися, що і на який день має бути виконане.

Крім поточного контролю секретар повинен вести попереджувальний контроль. Для цього він бере картки на завдання, термін виконання яких закінчується через три дні, і попереджає про це кожного виконавця.

Документ вважається виконаним в тому випадку, коли повністю виконані поставлені в документі або зазначені в резолюції завдання. Якщо в процесі вирішення питання документ передавався від одного виконавця до іншого, це також фіксується на зворотному боці картки.

Після зняття документа з контролю контрольна картка виймається з строкової картотеки і переставляється в довідкову. Контроль за термінами виконання повинен вестися в кожному структурному підрозділі.

Найбільш раціональним є сьогодні автоматизований контроль за виконанням документів, який ведеться на ПЕОМ. Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується у визначений термін. [4]

Отже, можна зробити висновок, що туристична компанія «САМ» має досить ефективну систему документообігу. В компанії існує ряд спеціально розроблених установчих документів, які контролюють діяльність компанії. Також дана туристична фірма має високий та потрібний рівень забезпеченості організаційно-розпорядчих документів, які регулюють діяльність працівників та взагалі роботу компанії.

3. Рекомендації щодо удосконалення документаційного управління в діяльності компанії «САМ».

3.1 Проблеми документаційного забезпечення управління в туристичній компанії «САМ»

Як показує практика, на сьогоднішній день існує величезна кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають чимале число філій, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується в кращому випадку тільки наполовину. Тим часом робота з документацією була і залишається одним із головних бізнес-процесів на будь-якому підприємстві і в будь-якому офісі. І організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, істотно, що впливають на оперативність і якість прийнятих рішень. Як підвищити ефективність роботи з документами? Як прискорити і поставити під контроль процеси виконання доручень щодо документів, процедури узгодження документів, процеси інформування та ознайомлення співробітників з документами?

У будь-який, навіть самої дисциплінованою, організації при веденні класичного діловодства, як правило, через деякий час починають виникати проблем Як приклад можна навести всім відомі ситуації. [20]

Давайте подивимося на цікавий факт статистики по роботі компанії «САМ». Секретар-референт витрачає близько 80% свого часу на роботу з документами, у керівника робота з документами займає до 45% робочого часу, у рядових співробітників підприємства - до 30% часу. При цьому 30% переміщень співробітників по офісу в тій чи іншій мірі пов'язані із завданням пошуку потрібних документів, загалом даний процес забирає у них близько одного місяця на рік. 15% документів губляться, а на узгодження документів йде 60-70% робочого часу. В результаті 20-30% поставлених завдань не вирішуються.

Якщо говорити про загальні проблеми компаній то вони такі:

* неминуча втрата документів, а значить інформації;

* потрапляння документів і інформації, що міститься в них, в чужі руки;

* великі витрати часу на підготовку та узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки інформації

* надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;

* суперечливість прийнятих рішень, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;

* безконтрольність виконавців, практично неможливо здійснити в короткі терміни доведення доручень, що випливають з резолюцію ¬ цій;

Як бачимо, проблем дуже навіть чимало, а результатом їх є фактична невправність організації, яка виражається в тому, що керівники не можуть відповісти навіть на такі загальні питання по діловодству:

* які документи і за якими проблемам знаходяться в роботі;

* чим займалися і займаються конкретні виконавці і підрозділи.

Але компанія «САМ» активно бориться з даними проблемами, наприклад - автоматизація діловодства та документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (скорочено ІСДО).[11]

3.2 Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення

При безсистемному впровадженні електронного документообігу в туристичних компаніях, як правило, відбувається перенесення вже діючих технологій документообігу, але з використанням комп'ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження бухгалтерської комп'ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу. Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення фінансово-господарської діяльності за минулі періоди. Найкращим способом при цьому є аудиторська перевірка. Однак за певних умов можна обмежитися детальним обстеженням документообігу лише після усунення недоліків починати впроваджувати електронний документообіг. Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.[17]

Проблеми електронного документообігу

Вид проблеми Опис проблеми Шляхи вирішення

1) Правильність ведення електронного документообігу відповідно до застосованих комп'ютерних технологій. У багатьох випадках відбувається перехід до електронного документообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливостей застосованих комп'ютерних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгалтерської комп'ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки. Проведення аналізу існуючого документообігу й розробка проекту створення та впровадження електронного документообігу, який врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп'ютерної системи, що планується впровадити на підприємстві. Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді.

2) Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді. Автоматизоване переведення паперових первинних документів можливе лише за допомогою сканувального обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп'ютерною бухгалтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці. Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів. Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були би придатні для швидкої обробки після сканування.

3) Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою швидкого їх розпізнавання програмою.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. У законодавстві зазначено, що юридичну силу електронний документ може мати лише при наявності обов'язкових реквізитів. Проте законодавчо затверджений

перелік таких реквізитів відсутній. Крім стандартних реквізитів необхідно також використовувати електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа.

4) Контроль за правами доступу. Користувачі бухгалтерської комп'ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якої вони не мають права. Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.

5) Захист електронного документа і його реквізитів. При зберіганні електронного документа можливе його псування чи видозміна. Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами.

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп'ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов'язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп'ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді.

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп'ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп'ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).[9]

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов'язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп'ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам'яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп'ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп'ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп'ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп'ютеризації, може виконувати комп'ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов'язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначається, що «оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора». Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.[18]

Отже, переліку обов'язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів не наведено в повній мірі, хоча поняття обов'язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим.

3.3 Ефективна система менеджменту туристичних підприємств

Будь-яка організація має організаційну структуру, і в залежності від того, які проблеми вирішуються на тому чи іншому її рівні, можна виділити відповідні рівні управління: в малій - як мінімум, два (керівний та оперативний); в середніх і великих - не менше чотирьох (керівний, стратегічний, тактичний і оперативними-ний). На кожному з цих рівнів протікають свої внутрішні процеси. Управління всіма цими процесами здійснюється, як правило, по вертикалі.

На прикладі великої організації розглянемо, які процеси се-придатні протікають на кожному рівні і які документи використовують при цьому її керівництво і персонал.

На тактичному рівні (рівні підрозділів) під керівництвом начальників підрозділів (або лідерів команд-виконавців) йде виконання запланованих робіт: здійснюються процеси життєвого циклу продукції і процеси їх підтримки (забезпечення). Начальники аналізують хід робіт на основі інформації, одержуваної від виконавців, і надають звіти заступнику директора, котрому підкоряються.

На оперативному рівні виконавці виконують конкретні під-процеси та операції та інформують начальників своїх підрозділі-ний про результати робіт.

Отже, основна частина документів, необхідних для тієї чи іншої діяльності, є в будь-якій організації.[2]

Будь-яка організація створюється і здійснює свою діяльність на основі чинного законодавства. Отже, організація має правову документацію, що включає ліцензійні документи, що дають їй юридичне право займатися своєю діяльністю. Ця документація «закладає фундамент» організації.

Склад правової документації:

1. Ліцензійні документи.

2. Розпорядження вищестоящих організацій.

3. Постанови Уряду України.

4. Закони України (у тому числі, що стосуються якості, екології, про-промислово безпеки).

Слідом за правовою документацією йде документація по забезпеченню якості.

Склад документації щодо забезпечення якості:

- Організаційно-розпорядчі документи;

- Документи зі стратегічного та оперативного планування;

- Методичні документи;

- Зовнішні нормативні документи;

- Внутрішні нормативні документи;

- Внутрішні технічні документи.

Розглянемо послідовно складу кожного з шести видів доку-ментів організації.

Склад організаційно-розпорядчих документів: статут організації;

накази і розпорядження вищих органів;

накази і розпорядження керівництва організації; службові записки;

посадові інструкції; штатний розклад; положення про підрозділи;

листування з іншими організаціями.

Слід зазначити, що при реєстрації і для отримання ліцензії на ведення діяльності організація розробляє основний документ - статут, який ми включили до складу організаційно-розпорядчих документів.

У статуті сформульована місія - призначення організації, визначені її основні види діяльності та завдання.

На основі статуту керівництво організації визначає і стверджуючи-ет організаційну структуру. Зауважимо, що в п. 3.3.2 стандарту ІСО 9000:2000 організаційна структура визначена як «розподіл відповідальності, повноважень і встановлення взаємодій між працівниками». Виходячи з даного визначення в Положеннях про структурних підрозділах за кожним з них закріплюються конкретні завдання та функції, встановлюються відповідальність керівника за їх виконання і його повноваження на прийняття управлінських рішень у рамках виконуваних підрозділом робіт. Далі розробляється штатний розклад, і у відповідних Посадових інструкціях встановлюються відповідальність, повноваження та взаємодії підрозділів.

Керівництво організації розробляє стратегічний і бізнес-плани на певний період часу і на основі сформульований-них на найближчий рік цілей у пріоритетних галузях діяльності планує роботи та їх забезпечення всіма необхідними ресурсами.

Далі йде етап виконання запланованих робіт.

Склад документів зі стратегічного та оперативного планування:

кошторису; плани робіт зі створення, впровадження та вдосконалення СМЯ (річний, квартальний, місячний); бізнес-план; стратегічний план.

Якщо персоналу належить виконувати роботи в нових для організації областях діяльності (наприклад, приведення організації у відповідність з вимогами міжнародних стандартів на СУЯ, екологічного менеджменту, охорони праці та здоров'я людей тощо), може виникнути необхідність розробки ряду методичних документів.

Склад методичних документів: методична інструкція з розробки положення про підрозділ; методична інструкція з розробки посадова інструкція з розробки документованих процедур; методична інструкція по опису процесів;

методичні рекомендації щодо впровадження методів статистич-ського управління процесами в організації; методичні рекомендації щодо впровадження методів постійного поліпшення процесів і СМК.

Організація виконує роботи, як правило, відповідно до вимогами зовнішніх нормативних документів.

Склад внутрішніх технічних документів: метрологічно атестовані методики; інструкції з техніки безпеки; технологічні та маршрутні карти; технологічні регламенти, технологічні інструкції; технічні умови на продукцію;

проектно-конструкторські документи.[14]

Отже, на основі і за допомогою всіх цих документів організація працює. При цьому більшість керівників сьогодні переконані, що визначають успіху організації - це введення нових технологій та обладнання, а найголовніше - забезпечення відповідності продукції, що випускається технічним вимогам.

Ефективна система менеджменту дозволить всьому персоналу організації відчути себе єдиною командою, яка прагне до досягненню спільної мети. При цьому процесний підхід, покладений в основу створення такої системи, забезпечить можливість цілеспрямовано покращувати окремі процеси і діяльність організації в цілому на основі узгоджених зусиль всіх учасників процесів.

Висновки

Обробка та систематизація великих масивів документів - невід'ємні елементи діяльності будь-якої організації (установи, підприємства). Чітко налагоджене діловодство, організоване відповідно до чинного законодавства та відповідає вимогам стандартів та інструкцій, що регламентують роботу з документами, багаторазово підвищує ефективність управління і забезпечує захист комерційних інтересів.

Документаційне забезпечення необхідно в будь-якій організації незалежно від її організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності, компетенції та інших факторів.

У сучасних умовах значного зростання обсягу інформації, збільшення номенклатури виробів, розширення міжнародних економічних і культурних зв'язків роль організації процесу створення та оформлення документів, а також контролю за їх виконанням значно зросла. Підвищилася значимість єдиного складання документів і роботи з ними, зросла необхідність складання на підприємствах спеціальних інструкцій з діловодства, обов'язкового ознайомлення з ними всіх співробітників.

Враховуючи, що документування є лише засобом досягнення цілей виробництва, потрібно так організувати його, щоб із засобу воно не перетворилося на самоціль, не відволікало працівників від виконання головних завдань виробництва.

Разом з тим неприпустимо применшення ролі документування, оскільки від роботи з документами в значній мірі залежать оперативність і надійність управління, культура роботи управлінського апарату, організація праці на підприємстві. Найважливішими завданнями діловодства є відображення виробничої діяльності, раціональне використання документів з метою підвищення ефективності управлінської діяльності.

Список використаних джерел

1. Арляпова Е.В. - Докумнетационное обеспечение управление в соціально-культурном сервисе и туризме. Учебное пособие. 2005

2. Вихансикй О.С., Наумов А.И. - Менеджмент. Учебник. 2003

3. Саак А.Э. - менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме. Учебник. 2007

4. Жуков М.А. - Менеджмент в туристическом безнесе. Учебное пособие. 2006

5. Ильина Е.Н. Туроперейтинг: Организация деятельности. / Е.Н. Ильина М., Финансы и статистика, 2001

6. Каурова А.Д. «Организация сферы туризма». / А.Д. Каурова. Москва-Санкт-Петербург «Издательский дом Герда» 2006г.

7. Маринин М.М. Туристские формальности и безопасность в туризме/ М.М. Маринин. М.: Финансы и статистика, 2004.

8. Гуляев В.Г. Организация туристской деятельности / В.Г. Гуляев. - М.: Нолидж, 1996.

9. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. - Учебное пособие. - Пенза: Пензенский государственный унивеситет. - 2003

10. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. - Омега-Л. - 2007

11. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. - Конспект лекций. - Пенза: Пензенский государственный университет. - 2005

12. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори, угоди / С. Бибик, Г. Сюта. - Х.: Фолио, 2005

13. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А. Блощинська; М-во освіти і науки України, Інст. менедж. та економіки «Галицька академія». - К.: Центр навчальної літератури, 2005.

14. Гавердовський А. Концепція побудови систем автоматизації документообігу / А. Гавердовський // Відкриті системи. - 1997.

15. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посібник / А.Н. Діденко. - 5-те вид. перероб. і доп. - К.: Либідь, 2006

16. Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота / М. Дутов // Підприємництво, господарство і право. - 2002

17. Кобелькова Л.А. Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство й електронний архів 2000.

18. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. - 8-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2008

19. . Пахомов В.М. Ділова українська мова: Конспект лекцій / В.М. Пахомов -Івано-Франківськ: Факел, 2001.

20. Шпірко А. Запровадження та ефективне використання електронного документообігу й електронного підпису в Україні: проблеми, нові можливості, шляхи розвитку / А. Шпірко // Вісник НБУ. - 2005

Размещено на Allbest.ru