Система управления как объект исследования

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ГОУ ВПО ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ФИЛИАЛ В Г.ВЛАДИМИРЕ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

Курсовая работа

по дисциплине «Исследование систем управления»

Тема 1: «Система управления как объект исследования»

Выполнил: студент 4 курса Наварина О.А.

специальности Менеджмент организации

Принял: доцент кафедры

маркетинга филиала ВЗФЭИ

в г.Владимире к.э.н Черкасова Иванна Ивановна

г.Владимир

2012г.

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретическое рассмотрение системы управления как объекта исследования

1.1 Организация как сложная система. Иерархия управления в организации

1.2 Субъекты и объекты управления

1.3 Система управление организацией, ее функции. Требования, предъявляемые к системе управления

Глава 2. Практическое применение и разработка мероприятий по совершенствованию системы управления ОПС Владимир ФГУП «Почта России»

2.1 Исследование действующей схемы управления Владимирского филиала ФГУП «Почта России»

2.2 Формирование предложений по совершенствованию системы управления отделения почтовой связи Владимир

Заключение

Список литературы

Введение

Совершенствование управления - необходимый элемент развития любой организации. Но совершенствовать управление можно по-разному - используя опыт (эмпирический подход) или решая наиболее острые проблемы, которые явно тормозят развитие (прагматический подход). Однако наибольший эффект может дать только научный подход, который подразумевает исследование объективных тенденций развития, анализ причин и факторов возникновения проблем, предвидение последствий их разрешения, распознавание «слабых сигналов» изменения обстановки, успехов и кризиса. организация управление совершенствование

Актуальность темы исследования систем управления объясняется тем, что данные исследования - главный фактор научного подхода к совершенствованию управления. Современными приемами и методами исследования должен владеть каждый менеджер. А для этого необходимо изучать эти методы. Большое значение имеет и понимание специфики управления как объекта исследования, как особого вида деятельности, связанного искусством влияния на людей, мотивацией эффективной деятельности, понимания системы ценностей и видением «тайных пружин» поведения человека. [3, с.7]

Организация представляет собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции или услугах, поэтому они имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции. Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы. [8, с.5]

Объектом исследования в практической части работы является обособленное структурное подразделение УФПС Владимирской области филиал ФГУП «Почта России» отделение почтовой связи Владимир.

Предметом исследования является непосредственно система управления в данном подразделении и возможности ее совершенствования.

Главной целью работы является рассмотрение системы управления как объекта исследования.

Для этого необходимо поставить ряд задач:

- раскрыть признаки организации как сложной системы, показать иерархию управления в организации;

- выделить характерные особенности субъектов и объектов управления;

- показать сущность системы управления организацией и ее функции, а также выделить требования, предъявляемые к системе управления;

- на конкретном примере рассмотреть систему управления организацией и сформулировать предложения по совершенствованию должностных инструкций отдельного подразделения данной организации.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Курсовая работа выполнена на 47-ми страницах, содержит 8 рисунков, 2 таблицы и 20 источников литературы.

При выполнении данной работы использована учебно-методическая, периодическая и научная литература.

Глава 1. Теоретическое рассмотрение системы управления как объекта исследования

1.1 Организация как сложная система. Иерархия управления в организации

Исследование, будучи научным изучением и процессом познания, всегда находилось под пристальным вниманием ученых. Естественно, что в условиях рыночных отношений и конкуренции особым интересом объективно пользуются исследовательские работы по улучшению и совершенствованию систем управления организациями.

Термин «система» толкуется неоднозначно, например:

· комплекс взаимодействующих компонентов:

· взаимосвязь самых различных элементов;

· все, что состоит из связанных друг с другом частей;

· любая общность, концептуальная или физическая, которая состоит из взаимозависимых частей;

· любая совокупность переменных, свойственных реальной машине;

· множество взаимосвязанных элементов, каждый из которых прямо или косвенно взаимодействует с каждым другим элементом, а два любых подмножества этого множества не могут быть независимыми;

· множество объектов вместе с набором связей между ними и между их свойствами;

· множество предметов вместе со связями между предметами и между их признаками;

· множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство;

· нечто такое, что может изменяться с течением времени;

· объект любой природы (либо совокупность взаимодействующих объектов любой природы), обладающий выраженным «системным свойством (свойствами)», т.е. свойством, которого не имеет ни одна из частей системы при любом способе членения, не выводимым из свойств частей;

· организационное сложное целое; совокупность или комбинация предметов или частей, образующих комплексное единое целое;

· организованное или составное целое, набор или комбинация элементов, образующих единый комплекс или единое целое;

· совокупность взаимодействующих элементов, служащая для выполнения некоторого требуемого преобразования;

· совокупность множества компонентов, проектированная для выполнения определенной цели в соответствии с планом;

· совокупность элементов, организованная таким образом, что изменение, исключение или введение нового элемента закономерно отражается на остальных элементах;

· совокупность, объединение взаимосвязанных и расположенных в соответствующем определенном порядке элементов (частей) какого-то целостного образования; совокупность принципов, лежащих в основе какой-либо теории: совокупность органов, связанных общей функцией.

Такое многообразие толкования данного термина обусловлено тем, что оно даже специалистами часто воспринимается и отражается сугубо индивидуально и в определенной мере интуитивно.

Тем не менее, несмотря на все различия в определениях термина «система», их можно разделить на две группы: первая в основе своей содержит естественно-технический подход, предполагающий наличие в ней только физических элементов, узлов, вещей вторая связана с представлением системы в виде целостного комплекса взаимосвязанных элементов, в сущности являющихся абстрактными или абстрактно-физическими.

Применительно к широкому спектру объектов исследования, среди которых наиболее массовыми являются организации и предприятия, наибольший интерес представляют социальные, экономические, финансовые, производственные системы и их сочетания. Поэтому определения, относящиеся ко второй группе, для подобного рода систем представляются более корректными, объективными и предпочтительными [14, с.21-22].

Представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых в организациях любой природы. К таким свойствам относятся: целостность, эмерджентность, гомеостазис. Рассмотрим их более подробно.

Познанием целого занимался еще Аристотель. В своем философском трактате «Метафизика» он писал: «Целым называется то, у чего не отсутствует ни одна из тех частей, состоя из которых оно именуется целым от природы, а также то, что так объемлет объемлемые им вещи, что последние образуют нечто одно… целостность есть некоторого рода единство». Известное аристотелевское положение целое - больше суммы его частей» до сих пор остается важнейшей характеристикой организованной целостности.

Создание целого осуществляется посредством интеграции, иначе говоря, интеграция - это объединение частей в единое целое.

Виталистическая теория дедукции или философской причинности предполагает следующие взаимоотношения целого и его частей:

1. Целое первично, а части вторичны.

2. Интеграция - это условие взаимосвязанности многих частей внутри одной.

3. Части образуют неразрывное целое так, что воздействие на любую из них влияет на все остальные.

4. Каждая часть имеет свое определенное назначение с точки зрения той цели, на достижение которой направлена деятельность всего целого.

5. Природа частей и их функций определяется положением частей в целом, а их поведение регулируется взаимоотношениями целого и его частей.

6. Целое - это система, или комплекс, или конфигурация сил, и ведет оно себя как нечто единое независимо от степени его сложности.

7. Все должно начинаться с целого, это предпосылка начала работы. Затем должны быть выделены части и определены их взаимоотношения.

Понятие целостности (связанности, единства целого) неразрывно связано с понятием эмерджентность. Эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующего у составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. В то же время объединяемые в систему (целое) элементы могут терять свойства, присущие им вне системы, или приобретать новые. Происходит это вследствие различий по взаимодействии элементов, структурного и функционального построения целостных формирований и за счет других организационных факторов.

Организация, будучи целостным, системным образованием, обладает, как отмечалось выше, свойством устойчивости, т.е. всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под влиянием внешних факторов изменения. Указанное явления носит название гомеостазиса. Организация, находящаяся в равновесии в процессе развития, постоянно утрачивает это качество и переживает новое состояние, называемое «кризис», а преодолевая его, приходит к новому равновесию, но уже на другом уровне развития. Этот принцип подвижного равновесия находит свое подтверждение и в живых организмах, и в кибернетических системах, и на предприятиях, и в самых сложных организационных системах огромного размера, будь то государство, отрасль экономики, ведомства и т.п. так, через явление гомеостаза и тектологический принцип подвижного состава мы подходим к управлению как объективно или субъективно реализуемому воздействию на систему с целью перевода ее из одного устойчивого состояния в другое [9, с.34-36].

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система -- это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой [7, с.7-9].

Структура управления строится по иерархическому принципу, т.е. соблюдается определенная соподчиненность в управлении. В результате иерархичности менеджмента существуют различные уровни управления, на каждом из которых менеджеры выполняют соответствующие данному уровню работы, например, начальник участка, начальник цеха, начальник функционального отдела, заместитель директора, генеральный директор).

Иерархическая цепочка управления делится на три уровня - высшее звено управления (Top Management), среднее (Middle Management) и первый уровень управления (First-line, Supervisors).

К высшему звену управления относят руководство предприятием (фирмой) в лице президента, генерального директора и их заместителей. Как правило, руководящий состав входит в совет директоров, правление. Даже в самых крупных организациях руководители высшего звена немногочисленны - несколько человек. Типичные должности руководителей высшего звена - председатель совета директоров, генеральный директор, президент, вице-президент, генерал, министр, ректор, проректор.

Руководители высшего звена принимают важнейшие для организации в целом или для основной части организации решения и несут полную ответственность за их последствия. Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик организации. Влияние руководителя высшего звена часто иллюстрируют примером деятельности Ли Якокки - выдающегося менеджера, которые сумел буквально воскресить известную американскую компанию «Крайслер».

Труд руководителей высшего звена имеет напряженный темп, большой объем, но его главная особенность состоит в постоянной незавершенности работы, что обусловлено изменчивостью внешней среды организации. Успешно действующие руководители высшего звена в больших организациях высоко ценятся, их труд хорошо оплачивается.

К среднему звену управления относят руководителей функциональных подразделений (отделов, лабораторий), отвечающих за определенное направление работ (экономическое, финансовое, кадровое, материально-техническое, технологическое, исследовательское и т.д.). Средний уровень управления можно назвать уровнем функционального управления.

В больших организациях может быть столько руководителей среднего звена, что возникает необходимость в разделении данной группы. При таком разделении может возникать два уровня - верхний уровень и нижний уровень среднего звена. Таким образом, могут появляться четыре основных уровня управления - высший, верхний средний, низший средний и низовой.

Многие организации предоставляют своим руководителям среднего звена большие полномочия, что делает их работу в определенной степени похожей на работу высшего управленческого персонала. Руководители среднего звена обычно органично включаются в процесс принятия решений. Они диагностируют проблемы, рекомендуют действия, разрабатывают новаторские предложения. Но в основном руководители среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового звеньев. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена, и передают эти решения после преобразования в удобную форму в виде конкретных заданий низовым руководителям. Основная часть общения у руководителей среднего звена проходит в форме бесед с другими руководителями среднего и низового звеньев, на что ими затрачивается до 60-90% рабочего времени.

В течение последней четверти XX века роль руководителей среднего звена значительно возросла. В частности, компьютеры ликвидировали некоторые простые функции руководителей среднего звена, дав возможность руководителям высшего звена получать информацию непосредственно за своим рабочим столом из первоисточника, минуя руководителей среднего звена.

Первый уровень управления составляют линейные руководители - мастер, начальники участков, цехов и руководители малых групп (Supervisors). Их часто называют линейными, или операционными руководителями. Они представляют организационный уровень, находящийся непосредственно над другими работниками, которые не являются управляющими, например, рабочими. Линейные руководители в основном распределяют конкретные задания и контролируют их выполнение. Они отвечают за использование выделенных им ресурсов, например, таких, как сырье и оборудование.

Работа руководителя низового звена всегда наполнена разнообразными действиями. Они характеризуются частыми переходами от одной задачи к другой. Руководители низового звена много общаются со своими подчиненными, гораздо меньше с руководителями своего уровня, тем более, со своим начальством.

Для каждого уровня управления существуют свои приоритетные (первоочередные) цели в зависимости от длительности их реализации. Для высшего руководства - перспективные (стратегические - долгосрочные) цели. Для функционального управления - текущие (среднесрочные) цели. Для линейного управления приоритетными являются оперативные (краткосрочные) цели.

В зависимости от специфики выполняемых работ на каждом уровне управление предъявляются соответствующие требования к менеджерам. К специфичным требованиям к менеджерам различных уровней управления относятся следующие (рис.1.1.):



Для высшего уровня управления - способность к предвидению (прогнозированию); чувство нового; гибкость и адаптация к переменам; умение видеть перспективу и выгодность бизнеса; предприимчивость и склонность к риску.

Для уровня функционального управления - профессиональное владение инструментарием и методиками анализа, подготовки и принятия решений; умение организовывать и мотивировать труд; знание социальной психологии.

Для уровня линейного управления - умение ослаблять напряжение, вызываемое решениями руководства, предотвращать конфликтные ситуации; знание психофизических особенностей исполнителей; умение создать необходимые условия труда.

Таким образом, отличие требований к каждому уровню управления обуславливает необходимость подбора соответствующего менеджера. При этом, если менеджер линейного уровня отлично выполняет свои функции, это не означает, что он так же будет выполнять функции более высокого уровня управления. Поэтому при планировании карьеры необходимо проводить его соответствующую подготовку [1, с.12-15].

1.2 Субъекты и объекты управления

Систему любой организации следует рассматривать как социально-экономическую, имеющую, как известно, определенное назначение и соответствующую целевую функцию. При реализации такой функции в социально-экономической системе организации, а они всегда открытые, в общем случае следует определить «границы» системы, а в ней управляемую (объект управления) и управляющую (субъект управления) и внешнюю среду.

Рис.1.2. Простейшая модель системы организации (предприятия): 1 - управляющие воздействия и информация по прямому каналу связи; 2 - информация о состоянии управляемой системы по обратному каналу связи; 3 - ресурсы на входе системы; 4 - выход системы (продукция, услуги, выполненные обязательства); 5 - внешние задающие воздействия; 6- исходящая информация в системы более высокого иерархического уровня; 7 - исходящая информация и документация во внешнюю среду; 8- воздействия внешней среды; 9 - информация о внешней среде; 10 - исходящая информация и задающие воздействия в системы более низкого иерархического уровня; 11 - входящая информация из систем более низкого иерархического уровня

В ряде случаев такие «рамки» во многом будут условны, но тем не менее подобное разделение необходимо осуществить.

Таким образом, система организации, с учетом определения термина «система», в общем виде может быть представлена как совокупность взаимосвязанных управляемой (объекта управления) и управляющей (субъекта управления) подсистем, взаимодействующих с внешней средой с помощью материально-технических и информационных средств и участвующих в процессе функционирования по обеспечению предназначения организации и достижению установленных целей.

При раскрытии содержания терминов подсистем системы организации в первую очередь следует остановиться на управляемой подсистеме, называемой объектом управления. Данная система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, обеспечивающих производственный процесс создания продукции и услуг для достижения определенных целей системы. Производственный процесс в данном случае следует понимать более широко, включая процессы производства продуктов и изделий, зданий, сооружений и т.п., а также процессы осуществления образовательных, финансовых, маркетинговых, кадровых и прочих подобного рода услуг. Соответственно управляемую систему можно назвать также производственной.

Для системы производственной организации в качестве объекта управления будет выступать его производственная подсистема, которая, как известно, включает основное, вспомогательное и обслуживающее производство.

В основном производстве к таким подразделениям относятся, как правило, цехи, изготавливающие основную продукцию. Например, для машиностроения это будут заготовительные, обрабатывающие и сборочные цехи.

Во вспомогательном производстве основу производственной структуры также составляют цехи, но изготавливающие вспомогательную продукцию, потребляемую непосредственно при производстве основной продукции предприятия. На машиностроительном предприятии это могут быть инструментальные, штамповочные, модельные и ремонтные цехи.

Обслуживающее производство включает подразделения, предназначенные для обслуживания основного и вспомогательного производств. К ним могут относиться, например, транспортные, складские, энергетические, сантехнические и другие хозяйства.

Другая основополагающая подсистема системы организации - управляющая, называемая субъектом управления. Она понимается как совокупность взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе воздействия на объекты управления и внешнюю среду для достижения главной, основной и других целей системы. Воздействия осуществляются на основе прямых и обратных связей. Субъект управления характеризуется целостностью и упорядоченностью всех элементов и подсистем.

[11, с.33-34]

Для взаимодействия субъекта и объекта управления характерно:

· субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия (команды управления), которые содержат информацию о том, как должен функционировать объект управления;

· объект управления получает данные импульсы (команды) и действует в соответствии с ними.

Следует заметить, что управление нередко определяют как воздействие субъекта на объект, т.е. его сводят к деятельности субъекта управления. При этом управление рассматривается как одностороннее воздействие субъекта на объект, что приводит к неверным выводам о сущности управления. В результате подмены диалектической взаимосвязи, единства субъекта и объекта их субординационным расположением за пределами рассмотрения остается движущее начало - противоречие между субъектом и объектом. Поэтому как бы полно ни учитывались возможности и готовность объекта управления выполнять управленческие команды, если они рассматриваются только как основа для поиска наиболее эффективных управленческих воздействий, оценка возможностей управления будет неадекватной фактическим возможностям осуществления управления. Следовательно, нельзя рассматривать управление исключительно с очки зрения с позиций субъекта управления.

Для взаимодействия субъекта с объектом управления необходимо, чтобы между ними существовали отношения, которые имеют комплексный характер. При этом на определенных уровнях управления доминируют те или иные виды отношений. Наиболее распространены отношения управления, основанные на экономических отношениях. Для управления наиболее принципиальными являются два типа отношений: отношения, возникающие при разделении и кооперации труда в процессе совместной деятельности ассоциированных собственников, и отношения найма (возмездные отношения), возникающие между собственниками и пользователями средств производства.

Управление является реальным, если имеются, с одной стороны, потребность и возможность субъекта управления управлять, а с другой - потребность и возможность объекта управления выполнять управленческие команды.

Управленческая деятельность субъекта приобретает определенную направленность в зависимости от того, какие цели он при этом преследует. Если цели управления совпадают с целями, преследуемыми субъектом в процессе управленческой деятельности, он ориентирован на эффективное управление.

Возможность субъекта управления осуществлять управление обусловлена, во-первых, организационно-техническими аспектами (наличием у работников необходимых каналов связи и передачи информации, требуемой техники управления и т.п.), во-вторых, наличием у субъекта управления рычагов воздействия на объект управления, с помощью которых можно побуждать его выполнять команды, т.е. возможностью и готовностью объекта управления выполнять управленческие команды.

Так, если объект управления не является собственником средства производства, то его готовность выполнять управленческие команды зависит от того, насколько его потребности будут удовлетворены в результате этого, а его возможность выполнять команды связана с его производственными возможностями. В этом случае для того, чтобы разрешить противоречие между субъектом и объектом управления, необходимо разработать механизм стимулирования. Если же объект управления является собственником, то возможность управлять им задается механизмом сочетания интересов объекта управления одновременно как собственника и как исполнителя, при котором интересы собственника доминируют. Управление может осуществляться только в том случае, если существует реально действующая система, являющаяся органичной частью организации, которую называют системой управления. [17, с.53-55]

1.3 Система управление организацией, ее функции. Требования, предъявляемые к системе управления

Система - это совокупность целостных упорядоченных взаимосвязанных элементов и подсистем, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе функционирования по обеспечению своего предназначения и достижению какой-либо цели.

Система управления - совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей; эта совокупность должна обладать всеми свойствами системы.

При управлении в сравнительно крупных масштабах все действия группируются по функциям, которые для успешного их осуществления организационно обособляются в звенья, связанные потребностью иметь определенный результат и достигать определенную цель. Исходя из этого, можно дать следующее определение: система управления - это совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.

Первое определение системы управления относится к малому предпринимательству, где есть только менеджер и небольшая группа производственных работников, или к отдельному подразделению (управление отделом, бригадой, лабораторией, кафедрой и пр.). Второе определение отражает процесс управления, осуществляющийся в достаточно крупных масштабах, при наличии разделения управленческой деятельности между должностными лицами и специализированными подразделениями. Звенья системы управления выделяются по специфике, объему и масштабу полномочий, трудоемкости работы, равномерности распределения нагрузки, квалификационным требованиям к персоналу, информационному обеспечению, возможностям территориального размещения сотрудников.

Звенья, составляющие систему управления, различаются, главным образом, комбинацией функций и полномочий управления. Они определяют и важнейшие связи соподчиненности

Система управления организацией является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях.

Проведение исследований систем управления требует от исследователя знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны удовлетворять современным экономическим условиям; обеспечивать формирование свойств системы.

Применительно к системам управления принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности.

С учетом опыта системного управления, который накоплен в 70-80 гг ХХ века и в последующее время на отечественных предприятиях, а также современных зарубежных разработок по управлению построение и функционирование систем управления осуществляется на основе общих, общесистемных и специальных принципов. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) является принцип системности, во многом определяющий все другие.

И при построении, и при функционировании систем управления в первую очередь необходимо учитывать ряд объективных общих принципов: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, рационального делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всего управленческого персонала.

Наряду с указанными при построении и функционировании систем управления следует руководствоваться общесистемными принципами, наиболее значимые из которых представлены в табл.1.1:

Таблица 1.1. Общесистемные принципы построения и функционирования системы управления организацией

Наименование принципа	Содержание принципа
1	2
Целенаправленность	Наличие и достижение определенных целей, которые реализуются формированием в составе системы управления целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления. Следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем
Обусловленность функций управления целями	Обеспечение формирования и изменения функций управления в соответствии с целями системы управления
Первичность функций управления	Состав подсистем системы управления, организационная структура, требования к работникам, их численность и т.д. зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления.
Возможная структуризация и декомпозиция	Возможность структурировать внутреннее строение системы и расчленять на уровни, что обеспечивает представление каждой подсистемы и в конечном итоге элементов в виде системы, т.е. системы более высокого уровня. Число уровней, подсистем и элементов на каждом их них должно быть минимальным, но обеспечивающим рациональное построение и эффективное функционирование всей системы
Многодолжностная потенциальность	Временное выбытие отдельных должностных работников не должно прерывать управленческий процесс, что определяет необходимость выполнения каждым работником функций вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня
Правовая регламентация управления	Обеспечение законности управленческих процессов на основе соблюдения всех действующих нормативных актов
Единство теории практики управления	Управленческие решения должны приниматься на основе логики, методологии управления и быть направлены на получение практического результата
Оперативность	Обеспечивает своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений
Комплексность	Взаимная увязка всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного цикла продукции, иерархических уровней и комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению
Систематичность	Постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия
Преемственность	Максимальное использование передового отечественного и зарубежного опыта системного управления; передача наиболее эффективных элементов, подсистем, методов, принципов и т.п. от старых поколений систем к создаваемой или совершенствуемой
Научность	Разработка мероприятий и воздействий на основе достижений науки и техники с учетом объективных законной и закономерностей системного управления
Автономность	Относительная самостоятельность построения и функционирования структурных элементов и подсистем системы управления
Перспективность	Перспектива развития организации как системы
Оптимальность	Многовариантная проработка управленческих решений и выбор в соответствии с определенным критерием оптимального для организации варианта
Устойчивость	Удержание системы в относительно стабильном состоянии и выживание организации в условиях конкуренции
Специализация	Рациональное разделение управленческого и производственного труда в организации
Адаптивность	Обеспечение приспособляемости системы к изменяющимся внешним и внутренним условиям
Параллельность	Одновременное выполнение отдельных управленческих работ
Альтернативность путей построения, функционирования и развития	Обеспечение в зависимости от возникающих с течением времени условий возможности принятия при построении, функционировании и развитии системы одного из нескольких вариантов решений для достижения целей

В условиях рынка и конкуренции реализация подавляющего большинства приведенных выше принципов исключительно важна, и ее трудно переоценить.

Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить внимание на выполнение общих функций управления (замкнутого управленческого цикла), которые перечислены ниже.

1. Планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды этот процесс всегда непрерывный.

2. Организация, направленная на структурирование всех работ, распределение их по вертикали и горизонтали для достижения целей организации и выполнения намеченных планов и обязательств.

3. Мотивация, обеспечивающая активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация, как правило, включает: внешнее стимулирование (материальное и моральное); психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности).

4. Контроль, предполагающий: отслеживание того, что запланировано, определение того, что сделано в этой области в определенный период времени; сравнение запланированного с достигнутым; принятие корректирующих «мягких» мер при обнаружении отклонений от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая не должна нести «возмездие», а должна стать объективной основой для эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации.

В ряде других источников приводятся следующие общие функции управления: планирование, организация, распорядительство (командование), мотивация, руководство, контроль, координация, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, регулирование.

В состав функций замкнутого управленческого цикла, выполняемого применительно к повышению и обеспечению качества и называемого в зарубежный источниках РДСА, или циклом Деминга (по имени американского профессора по УКП), входят:

Р - планирование работы;

Д - выполнение работы по плану;

С - проверка соответствия реального результата запланированному;

А - принятие мер при наличии отклонений фактического результата от запланированного.

Очевидно, что состав функций формально во многом соответствует функциям управленческого цикла отечественных систем, включающего планирование, организацию работ, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование, учет, контроль и анализ. Некоторые различия, конечно, имеются (в частности, в упорядоченности содержания функций и методах их выполнения).

Так, следует учесть прогнозирование, выделить функцию учета, в которой кроме общеизвестных подфункций необходимо организовать идентификацию и выполнять прослеживаемость продукции, столь нужную для обеспечения качества, повышения оперативности регулирования производства.

При выполнении управленческого цикла первостепенную роль играют организация, координация и регулирование процессов управления. Выработанные корректирующие (регулирующие) воздействия на основе организации и координации работ посредством обратной связи оказывают влияние на оперативное устранение непредвиденных реальных отклонений (ошибок) в процессах.

Следует отметить, что общие функции управления в процессе управленческого цикла выполняются не строго, а последовательно-параллельно. Это, естественно, несколько усложняет взаимосвязи рассматриваемых функций (рис. 1.3.)

Рис.1.3. Общие функции управленческого цикла в системе управления и их взаимосвязи

При рассмотрении общих функций управления следует помнить, что в производственном процессе (в производственной системе) аналогично выполняются общие производственные функции, в состав которых в общем случае могут входить функции: подготовительная; производство изделий и услуг (работ); протекание естественных процессов; транспортировка; контроль и испытание; заключительная. [11, с.37-44]

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы -- позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы управления является управленческое решение [6, с.9-12].

В современных условиях организационная структура зачастую является главным препятствием на пути роста компании и перехода из состояния малого предприятия в категорию среднего. Превратить понятие «структура» из формального набора документов «положения о подразделениях - штатное расписание - должностные инструкции» в действенный инструмент управления - реальная возможность создания гибкой инновационной компании, способной приспосабливаться к быстро изменяющимся условиям рынка.

Необходимость перемен в организации внутренних процессов компании ООО «Омела Холдинг» стала очевидной в период реализации стратегии активного продвижения на рынок новой торговой марки. Рост клиентской базы повлек за собой стремительное увеличение объема продаж, поэтому потребовалось увеличить объемы выпускаемой продукции, возросла нагрузка на складскую и транспортную службы. Все это сопровождалось расширением штата и появлением новых сотрудников, каждый из которых в своей деятельности руководился своим личным опытом и приемами работы.

Появились настораживающие симптомы:

- увеличилось время, необходимое для выполнения заказов клиентов;

- участились случаи несвоевременной поставки продукции.

В совокупности они указывали на непригодность существующей системы управления компанией для удовлетворения требований происходящих перемен. Это могло поставить под угрозу реализацию намеченной стратегии.

Компания с момента создания была организована по традиционной линейно-функциональной структуре: для каждой базовой функции имелся свой отдел, в состав которого входили более мелкие структуры (рис.1.4.)

Рис.1.4. Организационная структура компания до реорганизации

Каждый руководитель отвечал только за свое подразделение, а полномочия и право принятия решений в целом по организации принадлежали генеральному директору.

По этой причине неизбежно возникают межфункциональные конфликты, решать которые уполномочен только один генеральный директор. Перегруженность высшего руководства текущими оперативными вопросами, в свою очередь, не позволяет сосредоточиться на решении стратегических задач компании.

Стало очевидно, что необходимо делегировать больше полномочий на более низкие уровни, однако такие действия в рамках существующей организационной структуры могли бы вызвать еще большую несогласованность действий, а, следовательно, не привести к желаемым результатам.

Чтобы не допустить снижения активности покупателей, было принято решение изменить организационную структуру компании, сделать ее более эффективной и управляемой.

Новую структуру стали проектировать на принципиально новой платформе:

-неглубокая вертикаль, построенная на административном принципе, а сточки зрения ее стратегической функциональности;

- разветвленные горизонтальные связи, повторяющиеся маршруты бизнес-процессов.

Структуру в ее конечном виде старались приблизить к плоской иерархии, так как известно, что сокращение глубины вертикального администрирования приводит к повышению устойчивости структуры, экономии средств на управлении и повышает творческую активность сотрудников.

После определения главной стратегической цели компании началось формирование «дерева целей» путем декомпозиции на составляющие более низких уровней. Каждая подцель передается непосредственному исполнителю как личная профессиональная цель его деятельности. Мотивирование исполнителей способствует достижению целей нижнего уровня, что является необходимым и достаточным условием достижения целей верхних уровней, а значит и главной стратегической цели. Таким образом, была выстроена вертикаль, объединяющая усилия всех сотрудников в едином устремлении к достижению стратегических целей компании.

«Дерево целей» является основой организационной структуры компании, но, в отличие от традиционной «оргштатки», эта структура более рациональна, так как включает только те должности, которые необходимы для достижения главных целей.

Крепкие горизонтальные связи можно построить только на основе процессного подхода. Основные процессы компании - производство и продажа продукции клиентам, поэтому были созданы две основные бизнес-единицы: клиентский и производственный отделы, внутри которых более мелкие бизнес-единицы группировались так, чтобы наилучшим образом решать проблемы клиентов (рис.1.5.)

У каждого процесса есть свой владелец, наделенный полномочиями принимать решение, знакомый с технологией своего и нижележащих процессов и четко понимающий свою цель, являющуюся составной частью общей стратегической цели.

Рис.1.5. Организационная структура компании после реорганизации

Регламентация деятельности (каждый процесс описывается в виде последовательности рабочих операций с указанием всех используемых ресурсов, включая трудовые) обычно применяется в производстве, но почти никогда не используется в деятельности менеджеров, работников склада, бухгалтеров и т.п. выяснилось, что весь процесс работы с клиентами от первых звонков и презентаций до получения заказов на конкретные поставки

Обычно считается, что работник сам знает, как надо действовать. Однако, как показала практика, не всегда записи в трудовых книжках являются гарантией профессионализма, а должностные инструкции дают весьма туманное представление о том, что нужно делать. Процесс адаптации новых сотрудников много кратно упрощается при наличии документов, регламентирующих деятельность и дающих четкое представление о желаемом результате этой деятельности. Возможность проанализировать процесс с выделением основных этапов позволяет оценивать эффективность деятельности до завершения процесса и прогнозировать будущие результаты с вероятностной точностью.

...