Совершенствование регламентации труда персонала

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт - Петербургский Государственный Аграрный Университет

Кафедра менеджмента

Курсовая работа

По дисциплине: управление персоналом

Тема: совершенствование регламентации труда персонала

Выполнила: студентка VI курса

Специальность: менеджмент

Пшеник Д. П.

Санкт - Петербург - 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Сущность и понятия регламентации труда персонала

1.2 Нормативно-правовое обеспечение регламентации труда

1.3 Методы регламентации трудовой деятельности на предприятии

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДА ПЕРСОНАЛА В ЗАО «КИПЕНЬ»

2.1 Характеристика системы управления персоналом персонала ЗАО «Кипень»

2.2 Действующая система регламентации труда персонала на предприятии ЗАО «Кипень»

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДА ПЕРСОНАЛА В ЗАО «КИПЕНЬ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Реализация стратегических задач и краткосрочных планов предполагает выполнение ее персоналом определенных действий, часто называемых производственным поведением. Это производственное поведение зависит от используемых организацией материальных и натуральных ресурсов, ее структуры и культуры, однако в первую очередь, определяется организационными целями.

Для регламентации трудовой деятельности персонала, четкого определения функций, обязанностей и требований к рабочим и служащим, документального закрепления их в законодательных и нормативных правовых актах необходимо проведение работ по изучению содержания труда по профессиям и должностям, профессиографирование рабочих мест.

Регламентация является основным средством организации трудовых процессов, с помощью. которого обеспечивается достижение результатов, поставленных перед коллективом. Регламентация означает установление, и строгое соблюдение определенных правил и нормативов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность персонала.

Цель курсовой работы - разработка рекомендаций по развитию регламентации труда персонала.

Выполнение работы предполагает решение следующих задач:

* определение сущности, необходимости, объектов и видов регламентации труда персонала;

* анализ существующего состояния регламентации труда персонала и его влияния на эффективность деятельности персонала;

* обоснование перечня необходимых (отсутствующих) регламентов;

* разработка проектов необходимых регламентов;

* обоснование организационной процедуры разработки и утверждения регламентов груда персонала.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Работа базируется на теоретических положениях, научных принципах в области анализа деятельности предприятия. для решения задач, рассматриваемых в работе, использованы классификации, статистические группировки, логический, сравнительный анализ и другие методы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Сущность и понятия регламентации труда персонала

Для того чтобы эффективно управлять персоналом, нужно регламентировать его деятельность. Многие руководители и специалисты, особенно в малых предприятиях считают вопрос регламентации деятельности незначительным и не уделяют ему должного внимания, регламентация деятельности - действенный инструмент повышения эффективности работы сотрудников предприятия, но для этого необходимо грамотно организовать такой процесс.

Потребность в регламентации деятельности появляется тогда, когда увеличивается количество правил в «игре», в которую вовлечена организация. Другими словами, компания развивается, число управляемых объектов - сотрудников, продуктов, процессов - растет, и высшему руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.

Хороший руководитель может эффективно управлять пятью-семью заместителями и вдохновлять своим энтузиазмом человек десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и всегда есть возможность воспользоваться недоговоренностями.

Регламентация деятельности - это установление однозначных правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции Гончаров В.В. Руководство для высшего управленческого персонала: Т. 2.-М., 1998..

Правила - самый жесткий способ регламентации. Правила - это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.

Нормы - неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

Традиции - максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу «нравится - не нравится»).

Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности - сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты (специалисты по управлению персоналом). Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.

Процессы деятельности - это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации).

Есть еще один тип регламентирующих документов - распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т.п.). Они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства - когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы.

Отметим, что объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал, и когда говорят о регламентации, то имеются в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.

Грамотная система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации - топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Рассмотрим подробнее, что же дает регламентация деятельности персонала для каждой категории сотрудников.

Топ-менеджеры. Для высшего руководства регламентирующие документы - инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации руководителю достаточно один раз установить набор правил - и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться.

Менеджеры среднего звена. Руководителям среднего звена регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности.

Линейные руководители. Для данной категории руководителей, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности -это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее.

Исполнители. Данная категория персонала является, пожалуй, основным пользователем регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Ведь основная причина непринятия большинством сотрудников регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного сотрудника. Есть и еще одна причина неприятия - правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на сотрудника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда.

1.2 Нормативно-правовое обеспечение регламентации труда

При регламентации трудовой деятельности работников государство централизованно определяет наименования профессий рабочих и должностей служащих, которые являются государственными стандартами, разграничение функций, полномочий и ответственности работников, требования к их знаниям и квалификации. С учетом всего этого разрабатываются нормативные материалы по труду и на их базе устанавливаются нормы.

Нормативно-правовое обеспечение системы регламентации труда состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на ораны и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации Богатыренко З.С. Нормативные материалы, регламентирующие трудовую деятельность // Справочник кадровика.- 2001.- № 6..

В трудовом законодательстве преобладающее законодательство занимают акты централизованного регулирования - Трудовой кодекс РФ, Постановления правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства здравоохранения и социального развития РФ, Федеральной службы по труду и занятости РФ.

Базовым документом здесь является Трудовой кодекс РФ. который обеспечивает «создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по:

- организации труда и управлению трудом;

- трудоустройству у данного работодателя;

- профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя;

- социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;

- участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;

- материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;

- надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об
охране труда);

- разрешению трудовых споров»

Принятый Министерством труда РФ Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (далее - ОКПДТР) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (далее - ЕСКК), он подготовлен в рамках выполнения государственной программы перехода нашей страны на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

Объектами классификации в ОКПДТР служит информация по 5200 профессиям рабочих и 2000 должностей служащих. Классификатор предназначен для решения задач, связанных с учетом численности рабочих и служащих, распределением персонала по категориям, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда.

ОКПДТР охватывает все применяемые в различных отраслях экономики профессии рабочих и должности служащих, установленные в законодательных актах и нормативных документах -- законах РФ, указах Президента РФ, приказах, постановлениях, положениях и других актах федеральных органов исполнительной власти (министерств и ведомств) по оплате и регламентации труда работников, Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих отраслей экономики Российской Федерации (далее - ЕТКС), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих и иных документах.

Применение установленного точного наименования профессий рабочих и должностей служащих во всей системе управленческой и первичной учетной документации, особенно в трудовых договорах (контрактах), приказах (распоряжениях), трудовых книжках, расчетных ведомостях, является важнейшим требованием к работникам всех кадровых и других служб.

Новым по сравнению с ранее действовавшим Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов и общим как для рабочих, так и для служащих является отнесение их к определенным позициям Общероссийского классификатора занятий (далее -ОКЗ). ОКЗ, являясь нормативным документом, включенным в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ, представляет собой систематизированный перечень видов трудовой деятельности, позволяющий достигнуть единообразия их наименований и обеспечить возможность проведения статистических сравнений, учета и анализа в целях осуществления рациональной политики занятости, а также оценки состояния и динамики изменений структуры рабочей силы.

Классификационной единицей ОКЗ является занятие, под которым понимают любой вид трудовой деятельности, приносящий заработок или доход, в т.ч. не требующий специальной подготовки. Объектами классификации являются группы занятий, однородные с точки зрения содержания работ и требуемого уровня квалификации.

Между объектами классификации ОКПДТР и ОКЗ установлены связи, позволяющие относить каждый объект ОКПДТР к соответствующей группировке ОКЗ.

Кроме того, в информационный блок ОКПДТР включены семь фасетов, характеризующих профессии рабочих по следующим признакам:

виды производств и работ;

тарифные разряды;

классы (категории) квалификации;

формы и системы оплаты труда;

условия труда;

степень механизации труда;

производные профессии.

По должностям служащих три фасета характеризуют их по следующим признакам:

категории должностей;

производственные должности;

категории (классы) квалификации.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник) -нормативный документ, разработанный Институтом труда Минтруда России. В Квалификационный справочник включены квалификационные характеристики около 250 должностей служащих. Справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

Значительные изменения, произошедшие за последние пятнадцать лет в экономических, социальных и организационно-технических отношениях, а также в практике применения квалификационных характеристик должностей служащих, обусловили необходимость их пересмотра, дальнейшего совершенствования с учетом нового этапа развития общества, новых требований к работникам, их знаниям и квалификации.

Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны со становлением и развитием рыночных отношений. К ним относятся квалификационные характеристики должностей: аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и др.

В Квалификационном справочнике пересмотрены действующие квалификационные характеристики по традиционным должностям, в них внесены существенные изменения и дополнения. Во всех квалификационных характеристиках проведена регламентация трудовых функций различных категорий служащих в целях обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов.

Квалификационный справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов. При этом важно, чтобы кадровые службы как в квалификационных характеристиках, так и в должностных инструкциях обеспечивали точное соответствие наименования должностей ОКПДТР.

Квалификационный справочник содержит характеристики массовых должностей, общие для всех отраслей экономики, наиболее широко используемые на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке.

Каждая квалификационная характеристика состоит из трех разделов:

«Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Раздел «Должностные обязанности» определяет основные трудовые функции, выполнение которых полностью или частично поручается работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить eFo оптимальную специализацию. Данный раздел является ведущим, так как содержание работ обусловливает наименование должности, ее роль и место в структуре организации, а также требования к квалификации работника.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, необходимых работнику при выполнении его должностных обязанностей. В данном случае требования к знаниям работника определяются исходя из его должностных обязанностей

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

Сложность выполняемых работ, возложенных должностными обязанностями на работника, обусловливает требования к его квалификации.

Так, в требованиях к квалификации менеджера по персоналу установлено, что он должен иметь высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

В целях обеспечения условий для профессионального роста и усиления материальной заинтересованности специалистов в их характеристиках предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное квалификационное категорирование по оплате труда, которое устанавливается руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.

Квалификационный справочник был утвержден постановлением Минтрудсоцразвития РФ от 21 августа 1998 г. № 37. За прошедший период в связи с развитием отраслей экономики он постоянно дополнялся новыми квалификационными характеристиками. Применение Квалификационного справочника способствует регламентации трудовой деятельности всех категорий служащих - руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

Разряды оплаты труда и тарифно-квалификационные характеристики (требования) по общеотраслевым должностям являются нормативным правовым документом, обязательным к применению для работников бюджетной сферы, труд которых оплачивается на основе ETC. Однако они могут быть рекомендованы и для использования на предприятиях, в учреждениях и организациях других форм собственности.

Постановлением Минтруда России от 10 ноября 1992 г. № 30 были утверждены тарифно-квалификационные характеристики только по 64 общеотраслевым профессиям рабочих. Перечень этих характеристик и их содержание в дальнейшем постоянно дополнялись и изменялись соответствующими постановлениями Минтруда России. К настоящему времени количество утвержденных тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих превышает 140. Так, дополнительно были приняты тарифно-квалификационные характеристики по профессиям водолаза, кондуктора, оператора связи, почтальона, продавца непродовольственных товаров, радиооператора, телеграфиста и др.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих отраслей экономики Российской Федерации (далее - ЕТКС) -Нормативный документ, разрабатываемый в централизованном порядке в целях обеспечения единства в тарификации одинаковых по сложности работ как по отраслям производства, так и между отраслями, а также единства в тарификации рабочих равной квалификации. В соответствии с ЕТКС производится присвоение квалификационных разрядов рабочим и составляются программы по подготовке и повышению их квалификации.

С марта 1999 г. постановлениями Минтруда России утверждены 12 выпусков ЕТКС, в которых уточнены тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих в связи с изменением технологических процессов, форм организации и содержания труда, возросшими требованиями к качеству выпускаемой продукции (выполняемых работ), уровню квалификации и знаний рабочих. По ряду профессий расширен диапазон тарифных разрядов с 6 до 8.

Включенные в выпуски ЕТКС тарифно-квалификационные характеристики применяются при тарификаций работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм, где имеются указанные в них производства или виды работ, кроме особо оговоренных случаев.

В результате исключения устаревших и унификации наименований профессий рабочих, выполняющих аналогичные или близкие по содержанию работы, предусмотрено во всех выпусках ЕТКС сократить более 1200 наименований профессий рабочих. В ЕТКС включаются дополнительно тарифно-квалификационные характеристики по более чем восьмидесяти наименованиям новых профессий.

Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих приводятся по разрядам и состоят, как правило, из трех разделов.

В разделе «Характеристика работ» содержится описание наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ, которые рабочий должен уметь выполнять, применяемых при этом орудий и предметов труда с краткими техническими и технологическими характеристиками; указываются широта комплекса выполняемых операций (работ) и степень самостоятельности рабочего при их выполнении, а также при выборе и установлении режимов работ.

В разделе «Должен знать» излагаются основные требования к квалификации рабочего, необходимой для качественного выполнения работ, приведенных в разделе «Характеристика работ», т.е. знание свойств предмета труда, последовательности и стадий ведения технологического процесса, технической и технологической документации, а также требования к специальным знаниям рабочего обусловленные степенью сложности выполняемых работ. По отдельным профессиям рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, приводятся требования к уровню их специального образования

В разделе «Примеры работ» приводится перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ, по аналогии с которыми может быть определен разряд других работ. В тех случаях, когда в разделах «Характеристика работ» и «Должен знать» достаточно полно изложено описание выполняемых работ и требований, предъявляемых к квалификации рабочего, раздел «Примеры работ» в характеристику не включается.

1.3 Методы регламентации трудовой деятельности на предприятии

Методическое обеспечение регламентации трудовой деятельности персонала - это «совокупность документов организационного, организационно-методологического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила и требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач управления и регламентации трудовой деятельности персонала и утвержденные в установленном порядке компетентный соответствующим органом или руководством организации» Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Л.Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998..

Методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам регламентации деятельности персонала. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведения нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

А. На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники служб управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего использования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

общие положения;

порядок приема и увольнения персонала;

основные обязанности персонала;

основные обязанности администрации;

рабочее время и его использование;

поощрения за успехи в работе;

ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Б. Важнейшим методом регламентации является составление Коллективного договора, разрабатываемого при непосредственном участии службы управления персоналом (отдела кадров; отдела организации труда и заработной платы; юридического отдела). Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе хозяйственной деятельности на календарный год.

В рамках регламентации трудовой деятельности существенным организационно-регламентирующим методом является составление положений о подразделении и должностных инструкций.

В. Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения предприятия: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);

задачи подразделения;

организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения);

функции подразделения;

- взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, передаваемой данным подразделением (от кого, кому, сроки и периодичность);

- права подразделения (в пределах возложенных на него функций);

- ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

- типовые положения о подразделения содержатся в специальной литературе по управлению персоналом, но требуется их адаптация, уточнение, применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

Г. Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности персонала и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Л.Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998.. Ряд авторов дает несколько другое определение должностных инструкций как "нормативного документа, в котором обозначены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника учреждения, на основании которой с работником составляется трудовой договор (контракт)" Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие / Под общ. ред. Е.В.Охотского. - М: ОАО "Изд-во "Экономика", 1998.. Должностная инструкция может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационных справочниках, но с учетом конкретных социально-экономических и хозяйственных условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те прочесу, работы, которые должны выполняться по данной должности (или на данном рабочем месте), а также определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам опыту, то есть составить личностную спецификацию.

Для правильного и в полном объеме составления должностной инструкции необходимо иметь описание должности, в рамках которой выполняются функции, зафиксированные в ней.

В зарубежной науке и практике организации производства и управления персоналом уделяется значительное внимание вопросам анализа и описания должности, работы / процесса (эти понятия принимаются в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется спецификация (требования к работнику). И в целом они являются фундаментом для многих процедур организации труда и производства, управления персоналом на предприятии, в том числе собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и так далее.

Требования к должности формулируются на основе анализа и описания должности и процессов, выполняемых работником, порядок описания которой может быть представлен схемой на рис.2.

Рис. 1.1. Стадии составления описания должности и личностной спецификации

Д. Анализ должности - это определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или работой. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

Основными методами анализа должности, которые по одиночке или в комбинации могут быть использованы для сбора информации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.

Цели описания должности - фиксация данных о содержании работы на данной должности. Такое описание включает разделы:

наименование должности;

кому подчиняется работник;

за кого непосредственно отвечает работник;

общая цель работы;

основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работников с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.п. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких как стоимость, выходной результат, время, скорость, расходы и т.п.);

условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.);

- рабочие взаимоотношения, то есть наиболее значительные контакты данной должности с другими (как внутри организации, так и вне ее);

- показатели ответственности (за результаты работы, дисциплину, подчиненных и другие).

Описание должности в рамках предприятия может осуществлять работник кадровой службы (службы управления персоналом) -- специалист-аналитик данной работы или кадровик совместно со специалистом в данной сфере работы. Описания необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции. регламентация персонал трудовой организационный

Как следствие, типовая структура должностной инструкции позволяет:

во-первых, сбалансировать основные функции, права, ответственность по каждой должности;

во-вторых, обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций;

в-третьих, устранить дублирование по отдельным функциям управления;

в-четвертых, упорядочить информационные потоки в организации.

Е. И, наконец, составление личностной спецификации вытекает непосредственно из описания должности и предъявляет собой набор требований, которые данная должность предъявляет к работнику. Личностная спецификация может использоваться администрацией предприятия при подборе, отборе, аттестации кадров предприятия, то есть по своей сути также служит основой для более эффективного размещения персонала, а как следствие - повышению эффективности организации труда и производства.

Наиболее полные основные требования к работнику были предложены английским профессором Алеком Роджером еще в 1930 году, однако в каждом конкретном случае их состав может меняться (табл.1.1)

Таблица 1.1 Личностная спецификация

Должность	Требуемые качества
Перечень требований к работнику	основные	желаемые	противопоказания
1. Физический облик
2. Достижения (образование, квалификация, опыт)
3. Интеллект (ум, смышленость)
4. Социальные способности
5. Интересы
6. Черты характера
7. Внешние условия (домашние условия, социально-бытовые условия)

В таблице 1.1 выделены три основные категории качеств:

A. Основные требуемые качества, то есть такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне.

Б. Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств.

B. Противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Как видно, личностная спецификация скорее является сводом трудовых и социально-психологических характеристик к работникам, претендующим на данную должность. Однако, составление личностной спецификации как метод регламентации труда персонала, конечно, ограничено применим в практике управления персоналом в отечественных условиях, поскольку требует привлечения весьма опытных специалистов по управлению персоналом, социологии и психологии.

Существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Так, в США широко используется личностная спецификация Манро Фрейзера, включающая пять пунктов:

а) воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения);

б) накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы);

в) природные способности (быстрота понимания и способность к обучению);

г) движущая сила -- мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении);

д) адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и контактность с людьми).

Составленная любым из этих двух способов личностная спецификация является важным инструментом при отборе кандидатов на вакантную должность, проведении отборочного собеседования, так как в их ходе качества отдельного человека, претендующего на должность, сравниваются с теми, которые содержатся в личностной спецификации и представляют собой как бы «идеальный», с точки зрения организации, «портрет» будущего сотрудника.

Подготовка личностной спецификации требует специальных знаний и осуществляется чаще всего профессиональным консультантом или специально обученным сотрудником службы управления персоналом. При отборе кандидатов на вакантную должность использование этого документа заключается в том, что личностные качества каждого претендента сравниваются с качествами «идеального» сотрудника.

Оперограмма -- документ, устанавливающий последовательность выполнения операции по определенной процедуре с указанием конкретных исполнителей и затрат времени на выполнение каждой операции (табл. 1.2)Организация, нормирование и регламентация труда персонала : Учебное пособие/ под редакцией А. Я. Кибанова - М. : Проспект, 2012.

Таблица 1.2 Оперограмма процедуры оценки деятельности персонала

Операция	Оцениваемый сотрудник	Непосредственный руководитель	Ведущий специалист ОУП	Начальник ОУП	Заместитель ГД по управлению персоналом
Обеспечение инструкциями по оценке, оценочными анкетами	X	X	X
Консультирование по проведению процедуры оценки		X	X
Заполнение бланка «Оценка результативности труда сотрудника за отчетный период»		X
Заполнение бланка «Оценка профессиональных, личностных, деловых и этических качеств сотрудника»		X
Заполнение «Отчета о проделанной работе»	X
Проведение оценочного интервью	X	X	X	X	X
Формулирование результатов оценки		X	X
Согласование полученного результата		X	X	X	X
Принятие решения в соответствии с полученным результатом оценки				X	X
Планирование показателей должности на следующий период		X		X	X

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДА ПЕРСОНАЛА В ЗАО «КИПЕНЬ»

2.1 Характеристика системы управления персоналом персонала ЗАО «Кипень»

Одним из основных элементов деятельности предприятия и его организации является структура управления, являющаяся основным составляющим элементом структуры предприятия в целом. Поскольку, ЗАО "Кипень" относится к категории сельскохозяйственных предприятий, нам кажется целесообразным более подробно рассмотреть его структуру управления, которая дает возможность оценить и организационную структуру предприятия в целом, и главное необходимость и возможности разработки должностных инструкций на руководителей и служащих организации.

В ЗАО «Кипень» внедрена иерархическая структура управления, основу составляет линейный принцип построения в соответствии с особенностями деятельности «Кипень». При этом осуществляется специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации: четкое разделение труда, следствием которого является необходимость использования квалифицированных специалистов по каждой должности; иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим; наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей.



Рис.2.1. Организационная структура управления ЗАО "Кипень"

ЗАО «Кипень» возглавляют руководители: служба маркетинга и сбыта - заместитель директора по сбыту; бухгалтерию - главный бухгалтер, производством (животноводство и растениеводство) занимается заместитель директора по производству. Тем самым структура управления ЗАО «Кипень» включает три уровня подчинения, на первом из которых находится директор предприятия, на втором -- руководители подразделений, на третьем -- рядовые штатные работники предприятия. Такая структура характерна для сельскохозяйственных предприятий и с точки зрения практики хозяйствования признается оптимальной с настоящих условиях.

Главная задача директора создать творческую и целеустремленную команду единомышленников, это неотъемлемая предпосылка для достижения успешных результатов. В данный период руководство уделяет достаточное внимание работе с кадрами. Увеличение зарплаты на 35% в 2011 году по сравнению с 2009 (табл.2.4), а также своевременная ее выплата значительно уменьшило текучесть кадров, хотя часть проблем еще не решена. Численность работников в 2010 году до 68 человек, а в 2011 годах несколько возросла, причем главным за счет увеличения числа постоянных работников (на 5%).

Таблица 2.1 Среднегодовая численность работников и производительность труда в ЗАО "Кипень"

Показатели	Годы	2011 г. в % к 2009 г.
	2009	2010	2011
1. Среднегодовая численность работников , чел.	74	68	70	95
в т .ч. руководители	9	9	9	100
специалисты	12	12	12	100
рабочие постоянные	48	42	44	92
2. Производство валовой продукции в расчете на среднегодового работника, тыс. руб.	537	728	857	159
3. Годовая заработная плата одного работника , руб.	125310	162264	169128	135
4.Среднемесячная заработная плата одного работника, руб.	10443	13522	14094	135

Таким образом, при стабилизации производства наблюдается обратный приток рабочей силы. Производительность труда - это способность конкретного труда производить определенное количество материальных благ в единицу времени. Уровень производительности труда измеряется количеством продукции, произведенной работником единицу времени (час, смену, день, год) или количеством рабочего времени, затрачиваемого на единицу продукции. Это главный показатель, оправдывающий численность работающих. В производстве наблюдается повышение производительности труда. Рост производства валовой продукции на одного работающего составил 59% в 2011 году по сравнению с 2009.

2.2 Действующая система регламентации труда персонала на предприятии ЗАО «Кипень»

Изучив необходимые теоретически материалы о регламентации трудовой деятельности персонала, характеристике персонала и конкретно о разработке должностных инструкций, были произведены наблюдения за работой персонала и их связями в подчинении.

Приказы, указания - издает руководитель на предприятии для решения основных оперативных задач, состоящих перед организацией. Строго соответствуют закону и составляются по мере надобности.

Распоряжения - издает вышестоящая организация, а предприятие выполняет его в пределах прав, предоставляемых им законом Р.Ф.

Решения - проводится на заседаниях правления один, два раза в месяц, а если нужно главные специалисты собирают свою коллегию.

В ЗАО «Кипень» как в любом предприятии существует, Устав предприятия в нем находится -- свод правил, регулирующих предприятие и порядок деятельности, цели и задачи, имущество, земля, права и обязанности членов кооператива, органы управления и т.д.

В целом численность штатных работников ЗАО «Кипень» на 1 января 2012 г. составила 70 человек. В то же время на предприятии нет профсоюзной организации, и не заключается Коллективный договор между работниками ЗАО «Кипень», в лице профсоюзной организации, и работодателями, в лице директора ЗАО «Кипень». Конечно, для малого сельскохозяйственного предприятия такая практика неформализованного взаимоотношения руководителей и работников может быть оправданной. Однако, она же не определяет ответственности учредителей за выполнение существенных условий организации и оплаты труда, трудовых взаимоотношений в ЗАО «Кипень», что может породить серьезные конфликты между руководителями и персоналом и невозможность их урегулирования на правовой основе..

Более серьезным недостатком, на наш взгляд, является отсутствие на предприятии Правил внутреннего трудового распорядка. Это, конечно, также может оправдываться существенной сезонной чувствительностью режимов труда и отдыха ЗАО «Кипень» к объемам проводимых сельскохозяйственных работ. Но ведь Правила внутреннего трудового распорядка предусматривают и порядок приема и увольнения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушения трудовой дисциплины. Сейчас это также может породить безответственность администрации ЗАО «Кипень» за выполнение своих обязанностей, с одной стороны, и безнаказанность работников за исполнение своих обязанностей -- с другой.

Требования служебной дисциплины на предприятии мягкие, жесткая субординация отсутствует, иными словами подчиненные из рядовых сотрудников отделов в целях решения текущих задач и оперативных вопросов могут обращаться напрямую к директору предприятия и, напротив, директор предприятия для решения производственно-хозяйственных проблем зачастую отдает приказы и распоряжения, минуя руководителей подразделений.

Подобная практика может быть признана эффективной только в случае, если в дальнейшем руководитель подразделения предприятия информируется директором или подчиненным о содержании решаемого вопроса. В противном случае неполученная руководителем подразделения информация может повлечь к дублированию решения вопросов, отсутствию согласованности в деятельности взаимоподчиненных структур и иным отрицательным явлениям в организационно-хозяйственной деятельности предприятия.

В настоящее время на предприятии заканчивается реорганизационный период, связанный с изменением формы собственности, корректировкой хозяйственной деятельности перераспределением активов организации. В то же время должностные инструкции на работников составлялись в 2002 г. Мало того, что они содержат должностные инструкции руководителей и работников, уже не существующих в ЗАО «Кипень» должностей, но они не составлены на ряд организованных должностей, в частности, на работников созданного в 2005 г. отдела сбыта. В его состав входят два специалиста, занимающиеся анализом вопросов, связанных с оказанием сельскохозяйственных, автотранспортных и ремонтных услуг, оказываемых ЗАО «Кипень» и подчиняющиеся заместителю директора по сбыту.

Особенность административных взаимоотношений на малом предприятии при небольшой численности работников предполагают определенное смешение функций руководителей и подчиненных. В то же время, как отмечалось ранее, подобное может привести как к нарушениям в управляемости предприятием, так и к сложностям в разрешении трудовых конфликтов (споров) при их возникновении. Это тем более возможно, что по ряду позиций ЗАО «Кипень» является районным лидером, постоянно наращивая объемы продаж. Именно в связи с этим возникает стратегический вопрос о расширении штатов предприятия, прежде всего в части осуществления коммерческой деятельности, что может привести к снижению управляемости предприятием. Ранее, на предприятии были разделены должности собственно бухгалтерской службы и кассира, что, возможно, не совсем рационально для малого предприятия по причинам, которые будут указаны ниже. В то же время при оказании услуг ЗАО «Кипень» кассир занимался оформлением документов (бланков) строгой отчетности без использования контрольно-кассовых машин, в том числе физическим лицам. Нами предлагается введение рабочего места бухгалтера-кассира - сотрудника предприятия, осуществляющий не учетную деятельность, но и контроль за денежными потоками при использовании бланков строгой отчетности при оказании услуг ЗАО «Кипень». Как видно, система регламентации трудовой деятельности работников ЗАО «Кипень» не приведена к фактически сложившейся системе трудовым взаимоотношений и нуждается в существенном совершенствовании.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДА ПЕРСОНАЛА В ЗАО «КИПЕНЬ»

Как уже отмечалось ранее, особенность административных взаимоотношений на малом предприятии при небольшой численности работников может обусловить определенное смешение функций руководителей и подчиненных, что может привести как к нарушениям в управляемости предприятием, так и к сложностям в разрешении трудовых конфликтов (споров) при их возникновении. При постоянном росте объемов продаж возникает постоянный вопрос о расширении штатов предприятия, что может привести к снижению управляемости предприятием.

Для предотвращения возникновения подобных ситуаций нами предлагается разработка должностных инструкций служащих предприятия и разработаны примерные должностные инструкции руководителей подразделения, в том числе должностная инструкция заместителя директора по сбыту (Приложение 1). Принципиально возможна разработка для руководителей и должностной инструкции директора, однако, по нашему мнению, в этом нет существенной необходимости, поскольку функции, права и обязанности директора закреплены Уставом ЗАО «Кипень».

Поскольку функции, права, обязанности и профессиональные требования к руководителям подразделений достаточно четко определены и взаимопересечения подразделений не наблюдается, функциональные обязанности линейных руководителей разнесены нами по разделам "Общие положения" и "Должностные обязанности". На наш взгляд в ситуации с малым предприятием это в определенной мере оправданно.

Все инструкции руководителей и служащих после их экспертизы должны быть рассмотрены и утверждены директором ЗАО «Кипень» и заверены печатью предприятия.

Другой возможностью совершенствования регламентации труда работников, на наш взгляд, заключается в разработке должностной инструкции бухгалтера-кассира (Приложение 2). Это, во-первых, подкрепит фактически сложившееся положение на предприятии принятием регламентирующих актов, во-вторых, даст возможность более эффективного использования персонала предприятия, а, в-третьих, позволит избежать ряда коллизий, связанных с возможными санкциями со стороны контролирующих органов и организаций.

Последнее обусловлено тем, что, как отмечалось выше, в должностной инструкции необходимо отразить не только обязанности бухгалтера-кассира по исполнению своих торговых обязанностей, но и обязанностей, связанных с выдачей бланков строгой отчетности. Именно обязанность бухгалтера-кассира о своевременном и правильном использовании бланков строгой отчетности прописана в разработанной должностной инструкции, которая также должна быть утверждена приказом директора ЗАО «Кипень».

Имеет смысл также распечатать Типовые оформления бланков строгой отчетности и Типовые правила эксплуатации ККМ , утвержденные письмом Минфина от 30 августа 2001 г. № 104, и ознакомить с ними бухгалтера-кассира под расписку. (Заметим, кстати, что в ближайшем будущем для упрощения отчетности ЗАО «Кипень», возможно, приобретет ККМ, поскольку объемы оказания услуг и продаж физическим лицам растут, а стоимость аппаратов невелика).

Знание и понимание законодательства представляется первоочередным вопросом во многих сферах управления персоналом. Это касается и его оценки, которая должна проводиться в строгом соответствии с существующим трудовым законодательством России.

С этой точки зрения совершенствование системы трудовой регламентации предполагает кроме всего прочего необходимость формирования процедуры аттестации на основе составленных должностных инструкций, разработку системы оценки персонала, на основании которой директор и аттестационная комиссия ЗАО "Кипень" может производить аттестационные действия. В рамках формирования указанной системы оценки персонала ЗАО "Кипень" можно выделить:

...