Керування документацією

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

1.1 Зміст поняття «Керування документацією»

1.2 Стандарт ISO 15489-2001 і його національний аналог

РОЗДІЛ 2. БАЗА ФОРМУВАННЯРОЗВИТКУ СИСТЕМ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ В УКРАЇНІ ТА ЗА КОРДОНОМ

2.1 Досвід керування документацією в зарубіжних країнах

2.2 Етапи розвитку КД в Україні

РОЗДІЛ 3: ОСНОВНІ РЕЄСТРАЦІЙНІ ФОРМИ

3.1 Книга обліку надходження та вибуття документів

3.2 Список фондів

3.3 Описи справ

3.4 Номенклатура справ

3.5 Паспорт архіву підприємства

3.6 Справа фонду

РОЗДІЛ 4. СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ РІЗНИХ ВИДІВ ОПИСІВ СПРАВ

4.1 Річний розділ опису справ постійного зберігання

4.2 Закінчений опис справ постійного зберігання

4.3 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

4.4 Складання і оформлення річного розділу опису справ з особового складу

4.5 Довідковий апарат до документів архіву

ВИСНОВКИ

СПОСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

документація номенклатура нормативний опис

Актуальність теми. Керування документацією (далі - КД) є невід'ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі - установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів. Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України. Об'єктивна реальність існування України як повноправного члена світового співтовариства зумовлює необхідність впровадження суттєвих інновацій у сферу створення та функціонування службової документації. Дослідження засад КД на прикладі країн, що досягли високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм КД має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами. Такі чинники зумовлюють актуальність теми курсової роботи.

Об'єкт дослідження - організація КД в Україні, Австралії, Великій Британії, Канаді та США. Архіви.

Предмет дослідження - історія, законодавство та теоретичні основи й технологія КДП в вітчизняних та зарубіжних країнах. Архіви.

Мета дослідження - визначення основних етапів розвитку КД в Україні на підставі аналізу історії та сучасного стану організації КД в зарубіжних країнах.

Розглянути тему «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства», а саме:

- основні реєстраційні форми;

- складання і оформлення різних видів описів справ;

- довідковий апарат до документів архіву.

Завдання дослідження:

- проаналізувати склад і зміст основних понять сфери КД та зіставити їх зі сукупністю та трактуванням термінів вітчизняної теорії і практики організації створення й функціонування службових документів;

- простежити історію розвитку КД та визначити основні етапи цього процесу;

- охарактеризувати технологію КД, нормативні та теоретичні засади її реалізації ;

- визначити перспективні напрями застосування міжнародного досвіду з КД в Україні.

РОЗДІЛ 1. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

1.1 Зміст поняття «Керування документацією»

Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту [12, 68].

У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під «створенням документів» розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один «життєвий» цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність. Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» вперше офіційно зафіксовано визначення поняття «керування документацією» як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів.

Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і» теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про «завойовування» керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією [18, 76 - 79].

1.2 Стандарт ISO 15489-2001 і його національний аналог

Розробленням стандартів із КД займаються міжнародні організації (наприклад, IS0 - International Organization for Standartization (Міжнародна організація зі стандартизації), національні комітети зі стандартизації - АFNOR. (Франція), АNSІ (США), ВSІ (Великобританія), СSNI (Чеська республіка), DIN (Німеччина), DS (Данія), DSTU (Україна), ІРQ (Португалія), JISС (Японія), NЕN (Нідерланди), NSAІ (Ірландія), SАІ (Австралія), SСС(Канада), SIS (Швеція), відповідні державні організації, професійні об'єднання фахівців у галузі керування інформацією та документацією (наприклад, Рublic Record Office, АRМА International, АІІМ International, Гільдія керуючих документацією Росії). Найавторитетнішим розробником стандартів є Міжнародна організація зі стандартизації (1946), в активі якої більше 14000 стандартів для найрізноманітніших сфер діяльності суспільства. Організація об'єднує та координує діяльність 148 національних інститутів у галузі розроблення міжнародних стандартів. Розробленням міжнародних норм і стандартів, зазвичай, займаються технічні комітети ISO. Наприклад, технічний комітет ТС 154 «Документи й інформація в управлінні, торгівлі та промисловості» покликаний займатися питаннями стандартизації інформаційних елементів, форми і змісту документів, поданні даних, використовуваних при обміні інформацією в управлінні, торгівлі, промисловості. Результатом функціонування комітету став, зокрема, стандарт ISO 8439:1990 «Розроблення бланків документації. Основні положення», що встановив формат, береги, зони реквізитів для бланків документів, які використовуються у зазначених вище сферах діяльності суспільства. Із метою розвитку стандартизації у сфері діловодства й архівної справи у складі Технічного комітету ТС 46 «Інформація й документація» було створено підкомітет SС 11 «Керування архівами / документами». Роботу секретаріату підкомітету SС 11 забезпечує австралійський національний орган стандартизації SАІ (Standards Australia International). Із підкомітетом співпрацюють чотирнадцять національних комітетів-членів ISO (див. вище), а також п'ять комітетів країн-спостерігачів (Госстандарт Росії, NC (Куба), РКN (Польща), SFS(Фінляндія), ТІSІ (Таїланд). В умовах глобалізації світового простору, особливо після створення Євросоюзу, коли діяльність економічних, політичних, культурних інфраструктур держав вийшла за межі національних кордонів, Міжнародна організація зі стандартизації активно намагається розв'язати проблему єдиного (міждержавного) стандарту з керування документацією.2001 р. підкомітетом ТС 46 / SС 11 було завершено роботу над першим міжнародним стандартом із керування службовою документацією - ISO 15489-2001 «Інформація та документація. Керування документацією», основу якого склали положення національних австралійських стандартів серії АS 4390 « Records management» (1996), що базуються на методології проектування і впровадження систем роботи з документацією DIRKS(автор - Д. Бірман). Стандарт ISO 15489-2001 акумулював передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією. Під «керуванням документацією», як зазначено у стандарті, розуміють:

1) керування континуумом документів (континуум документів(Record Continuum) - це графічна і теоретична модель, що охоплює послідовний і взаємопов'язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документа цією, її створення і до зберігання та користування документа ми в архіві. Режимом роботи з документацією (Recordkeeping) називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документами як цінним майном і інформаційними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією [5, 93 - 95].

Стандарт набув чинності з 15 вересня 2001 р. і регламентує керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов'язані документувати інформацію та користуватися документами. Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, про те він може знайти застосування, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов'язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття «керування документацією» включає й керування архівами. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO14001.Терміносистема стандарту ISO 15489-2001 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 «Документація й інформація. Словник термінів». У стандарті подано визначення 21 основного терміну, у т.ч. і понять «документ», «керування документацією». Відмітимо, що у визначенні поняття «документ» акцент зроблено не на його формальних ознаках, а функційності. Так, п. 3.15 визначає документ як «інформацію, створену, відправлену, одержану чи ту, що зберігається організацією або фізичною особою як свідчення, дані для виконання правових обов'язків чи в ході службової діяльності». Під «керуванням документацією», як зазначалося вище, розуміють галузь управлінської діяльності, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, одержанням, збереженням, користуванням і знищенням документів, включаючи процеси «захоплення» і зберігання у вигляді документів свідчень і даних про хід службової діяльності і службових операцій [27, 34 - 35].

Структурно 180 15489-2001 складається з двох частин:

Частина перша - Загальні положення (керування документацією).

Частина друга - Практичне керівництво (з керування документацією).

У першій частині стандарту «Загальні положення» містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же об ґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т.ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КД, їх перспективи розвитку, викладено вимоги до документування процесів КД, їх моніторингу та по операційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КД.

У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т.д.), зазначених у першій частині стандарту, з описом процедур, що допомагають забезпечувати керування документацією. Організація технологічних циклів КД у різних країнах має специфіку, що зумовлена історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це визначає загальний характер рубрикації та формульованих норм 180. Проте маємо визнати, що завдяки старанням міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RАМР, Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з керування документа цією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації та ін.) керуванню документацією, як зазначалося, надано деякі загальні риси. Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документа цією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватними особами, зобов'язаними створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування його першої частини. У стандарті визначається відповідальність установ, їх керівного складу, усіх осіб, причетних до документообігу в установі за документи та правильну організацію роботи з ними. Делегатські збори Міжнародної ради архівів у резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - CITRA (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім державним і приватним утворювачам документів проводити керування документацією відповідно до положень даного ISO [16, 48].

УНДІАСД, як член ТС "Інформація і документація" (ТС-144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити стандарт, гармонізований з ISO 15489-2001, до плану розроблення ДСТУ. Відповіддю на пропозицію Інституту стало замовлення Державним підприємством «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» УНДІАСД підготувати ДСТУ, що стане відповідником зазначеного ISO. Наразі підкомітет ТС 46 / SC 11 «Керування архівами / документами» ISO проводить підготовку нових версій ISO 15489-1 та ISO/ TR 15489-2, що викликано необхідністю конкретизувати окремі позиції ISO 15489. Міжнародна організація зі стандартизації продовжує розробляти нормативні документи з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах керування документацією. 2004 р. побачив світ перший із цієї групи стандартів ISO / TS 23081 «Інформація та документація - Процеси керування документацією Метадані для службових документів». Багатоаспектність проблематики теми потребує дальшого розроблення [30, 87].

РОЗДІЛ 2. БАЗА ФОРМУВАННЯРОЗВИТКУ СИСТЕМ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ В УКРАЇНІ ТА ЗА КОРДОНОМ

2.1 Досвід керування документацією в зарубіжних країнах

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття «керування документаційними процесами» широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття «керування документацією» - це records management, франкомовній - gestion des documents, російській - керування документацією, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства. Історично термін «керування документацією» зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою [14, 32 - 33].

Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст. Значну роль у вирішенні проблеми керування документацією відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т. зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.

Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи [3, 68].

Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документацією. Розуміння необхідності упорядкування сфери керування документацією привело до прийняття законів і в інших країнах^. Вкажемо на типовість проблем керування документацією, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т. д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів.

Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документацією. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення керування документацією сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документацією [21, 24 - 25].

Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап «життєвого циклу документа», пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади. На початку 1970-х рр. 4. Згідно з Законом про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КД. Національний архів США розробив один із перших федеральних переліків типових «машинозчитуваних» (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.

Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію «життєвого циклу» документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією [24, 168 - 169].

Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документацією, пов'язані з електронним документуванням і документообігом. Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів. Першим, хто розробив національний стандарт із керування документацією за нових умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник «Керування електронними документами», а 1997 р. - «Керування повідомленнями електронної пошти як документами» 2000 р. [10, 71 - 73]

Національний архів Австралії оголосив про приймання електронних документів державних органів і приступив до формування відповідної технологічної інфраструктури, розроблення процедурних вимог передання документів на зберігання в архів. Національний архів Австралії є активним учасником діяльності «електронного уряду». Ним розроблено державний стандарт метаданих АGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних закладів АGIFT. Плідна співпраця з Національною бібліотекою Австралії, Австралійським товариством архівістів, Австралійською асоціацією керуючих документацією сприяла розробленню концепції керування веб-документацією, у т. ч. архівування сайтів, збереження мережевих публікацій. Суть керування документацією в австралійській моделі чітко відображено в абревіатурі САБ88, що включає назви п'яти основних функцій із забезпечення ефективної роботи з документами: контроль (Соntrоl), доступ (Ассеss), розміщення (Disposal), зберігання (Storage), підтримка (Sustain). Важливим явищем конституювання керування документацією стало відкриття окремих (або у складі) спеціалізованих науково-освітніх інституцій. Так, ще з 1950-1970-х рр. в австралійських університетах існують спеціалізовані програми з керування документацією. Нині австралійські професійні освітні про грами з КД - одні з найкращих у світі, більшість із яких доступна для дистанційного навчання. Особливо слід поцінувати наукову й освітню діяльність Школи інформаційного менеджменту, Університету Монаш.

Національні кваліфікаційні стандарти Австралії включають такі вимоги до рівня навичок і знань фахівців у галузі керування документацією й архівів:

1) планування керування документацією;

2) розроблення номенклатури справ;

3) проведення функційного аналізу діяльності організації;

4) визначення процесу документування;

5) встановлення правил і процедур забезпечення безпеки та доступу до документів [13, 49 - 50].

Компетенція керуючих документацією підтримується за допомогою систематичного підвищення їх кваліфікації. Слід зауважити, що підготовка фахівців із керування документацією у країнах Західної Європи, так само як і в США, Канаді чи Австралії, є складовою різних напрямів навчання. Найпоширенішим варіантом є здобуття освіти в межах спеціальності «Бібліотечна та інформаційна наука» (Library and Information Science).

Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує Інститут дипломованих керуючих документа цією. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін:

1) принципи керування документацією та програма її впровадження;

2) створення документів (в першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу;

3) пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання);

4) складання переліків документів на зберігання та знищення;

5) технічне забезпечення керування документацією [1, 45 - 46].

Асоціація керуючих документацією та адміністраторів є організатором одних із найавторитетніших тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник «Records management Quarterly», «Оffice», «Тhе Rесоrd». Не менш популярними серед фахівців керування документацією є споріднені тематично до них часописи «Information and Records management», «Аmeriсаn Archivist», більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документацією. Останнім часом спостерігається стрімке поширення керування документацією як навчальної дисципліни в системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями на вищому загальному, теоретичному рівні, вільне вибудовування освітніх модифікацій на середньому спеціалізованому рівні та в рамках післядипломного професійного підвищення кваліфікації. Усвідомлення необхідності поліпшення керування документацією знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій [8, 61-62].

У 2004 р. асамблея Міжнародної ради архівів визначила освіту та постійне професійне навчання архівістів і фахівців у сфері керування документацією пріоритетним завданням. Комітет професійної підготовки МРА зініціював розроблення про грам співробітництва в освітній галузі КД із DLM EEIG (Dokument Lifecycle Management Eropean Economic Interest Group), АРМА International, відомими архівними школами та ін. установами, організаціями, націленими, у першу чергу, на опанування новітніх, інформаційних технологій.

2.2 Етапи розвитку КД в Україні

Особливим етапом розвитку в Українського КД стали 1990 2000-і роки. Розпад Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та

Навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти. У наукових виданнях, дисертаційних дослідженнях, залах конференцій відбувається обговорення об'єктно-предметної сфери, умовних меж проблемного поля документознавства, методики галузевих досліджень, певних зразків розв'язання дослідницьких завдань тощо [23, 73].

З'ясування ґенези дисципліни дозволить розкриття її початковий зміст й закономірності еволюції. Лише останнім часом у вітчизняній науці з'явилися перші історіографічні праці (В. В. Бездрабко, О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, С. В. Сельченкова, Г. М. Швецова-Водка), які висвітлюють історію документознавства, залежності його розвитку від лона народження, зокрема діловодства. Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери документознавства, виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки. Відтак метою даної розвідки є висвітлення змісту термінів «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «керування документаційними процесами» у другій половині ХХ ст. як віддзеркалення стану прикладного шляху накопичення знань про документ у документознавчому контексті. Активне розроблення у досліджуваний проміжок часу актуальних завдань діловодства, що знайшло відображення у масовій появі тематичних практичних посібників, публікаціях на шпальтах наукових видань, збірників конференцій, постановах органів виконавської влади, зосереджених на поліпшенні стану архівної справи в країні та розробленні Єдиної державної системи діловодства (1965-1974) (далі - ЄДСД) [25, 28-29].

Серед причин актуалізації діловодної проблематики у другій половині ХХ ст. називаються: 1) ускладнення управлінських функцій; 2) упровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 3) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень; 4) успішне комбінування різних напрямів роботи з документами. Багатоплановість виявів діловодства провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред'являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб'єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб'єктивних факторів задля успішної постановки діловодства тощо. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об'єкт вивчення.

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну «діловодство», збагачується двома іншими -«документаційне забезпечення управління», «керування документаційними процесами». Загалом у 1960-1970-х рр. склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий - допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи. При цьому під «документуванням» розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а «організацією документів» - створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях. Власне, таке визначення «діловодства» було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а пізніше - у загальних положеннях ЄДСД [32, 148 - 152].

Раціоналізація діловодства передбачала комплекс вимог до документування, документа як «першопричиний усіх діловодних операцій». Окрім звичного загального терміна «діловодство», до мовного обігу входить термін словосполучення «діловодство в державному апараті», що змістовно окреслювало сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами. Згодом, у 1970-1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну «діловодства» на «документаційне забезпечення». На думку прихильників термінологічних змін подібна заміна виглядала виправданою. Це пояснювалося: 1) автоматизацією й механізацією процесів, пов'язаних із документуванням і документообігом; 2) стереотипністю сприйняття діловодства як суто канцелярської, технічної праці, що не відповідало дійсності; 3) необхідністю вживання терміну еквівалентного зарубіжному досвіду. Оскільки ні «records management», ні «documentation» адекватно не відповідали вітчизняному терміну «діловодство» фаховій спільноті було запропоновано підтримати термін «документаційне забезпечення».

Практичні студіювання поняття «документаційне забезпечення» згодом знайшло суттєве іменникове уточнення - управління як сфери його провадження, що призвело до розширення терміну-словосполучення і утворення у прикінцевому варіанті «документаційного забезпечення управління». Початково термін «документаційне забезпечення» означав: 1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов'язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення [34, 43 - 45].

Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» і «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні і використанні. Активізація досліджень у сфері документаційного забезпечення управління, формування ЄДСД сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства. Спроби по-новому витлумачити феномен документа на тлі автоматизації систем управління привернули увагу до інформації не лише в вузькому утилітарному значенні (як-от складання уніфікованих систем документації),але й загалом, тим самим опосередковано підтримавши розвій документологічних сюжетів. Характерно, що це безпосередньо й опосередковано вплинуло на розвиток книгознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства.

Саме у цьому фаховому колі відбувається розширення аргументації на користь підміни поняття «книга» іншим - «документ». Ця пропозиція стала породженням не лише розширення змісту документаційних фондів бібліотечних, архівних установ чи інших суб'єктів інформаційної діяльності, але й відмовою від вузького значення документа, акцентуацією уваги на інформації як найширшого його тлумачення. Як зазначає С. Г. Кулешов, «тематичне поле, полишене інформатиками, все більше заповнюється публікаціями бібліографознавців та бібліотекознавців, а пізніше книгознавців», що сприяло формуванню у їхньому середовищі новітнього розуміння документознавства [11, 68].

Відтоді дискусія про зміст документознавства, значеннєві межі документ як основи його досліджень одягається у «багато убрань»: «традиційне документознавство» / «спеціальне документознавство», «загальне документознавство» / «документологія» тощо. У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структурований процес, що полягає в «організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією» [7, 118] .

Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (1991), уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами», а документування роз'яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи .

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов'язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну - records management (США), gestion des documents (Франція) чи Schriftgutverwaltung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення -комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функційного призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов'язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами. Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. - на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, А. М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність «єдиного координаційного центра» управління документацією [9, 93 - 94].

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду - основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний «життєвий цикл документа»). Помітніше входження до наукового обігу терміну «керування документацією», «управління документацією», а згодом - «керування документаційними процесами» засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність «життєвого циклу документа», пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об'єктно-предметну сферу документознавства. Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем, навчальну літературу, науководослідні програми провідних галузевих інституцій, обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 «Інформація та документація. Керування документацією» - ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами». Тлумачення поняття «керування документаційними процесами», подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного «керування документацією» маємо модифіковану версію - «керування документаційними процесами» [20, 79].

Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність. Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства.

Входження у науковий обіг термінів «документаційне забезпечення управління», «керування (управління) документацією» / «керування документаційними процесами» стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами.

Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію [26, 145].

РОЗДІЛ 3: ОСНОВНІ РЕЄСТРАЦІЙНІ ФОРМИ

3.1 Книга обліку надходження та вибуття документів

Книга обліку надходження та вибуття документів призначена для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

Кожне надходження або вибуття документів фіксується під самостійним порядковим номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначають в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, відносяться до фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідну графу книги вносять номер, наданий цьому фонду раніше.

Після закінчення календарного року в книзі надходження та вибуття документів роблять підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ [37, 138 - 139].

3.2 Список фондів

Список фондів слід вести в архівних підрозділах, де зберігаються два і більше фондів (колекцій).

Архівний фонд (колекцію) вносять до списку фондів під час першого надходження документів до архіву. Кожному фонду, що приймається вперше, присвоюють номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номера фонду, що підлягає переданню на постійне зберігання, додається через косу риску номер, наданий відповідною державною архівною установою (архівним відділом міської ради) під час першого надходження на постійне зберігання частини цього фонду.

Архівний фонд вносять до списку фондів під його повною і скороченою назвою. Для діючого підприємства назвою фонду буде остання офіційна назва підприємства на дату надходження документів до архівного підрозділу, для ліквідованого - остання назва на дату ліквідації.

Якщо на час заведення списку фондів в архівному підрозділі вже зберігатися документи кількох фондів, їх вносять до списку в хронологічному порядку їх надходження, а після них - надходження нових фондів.

У разі вилучення фонду зі списку після передання всіх документів фонду до іншого підприємства або державної архівної установи (архівного відділу міської ради), повного вилучення документів для знищення тощо у списку обов'язково зазначають причину вибуття фонду та назву, дату і номер документа, що став підставою для виключення фонду зі списку.

Кожний фонд вносять до списку лише один раз. Номери вибулих фондів не дозволяється присвоювати новим.

Наприкінці кожного календарного року в списку фондів роблять підсумковий запис, в якому вказують кількість фондів, що перебувають на зберіганні, а також вільні номери фондів, якщо такі є [33, 65 - 67].

3.3 Описи справ

Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом присвоєння кожній справі окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі до опису.

Кожна зміна загальної кількості справ в описі, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, має відображатися в підсумковому записі з посиланням на відповідні виправдувальні документи. Наприклад:

1. Справи з №100 по №150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Дніпропетровської області. Акт №1 від 22.05.2009.

2. До опису включено справу під №298-а. Акт №2 від 25.05.2000.

3. Справу №149 розформовано під час підготовки документів до передання на державне зберігання. Документи справи №149 частково включено до справи №201. Акт №3 від 29.05.2009.

Після цього складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справи з опису в графі «Примітка» проти неї роблять позначку «вибула».

Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з кількох томів (частин), то підсумковий запис роблять до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) роблять загальний підсумковий запис до опису в цілому.

Описи справ структурних підрозділів підприємства є основними обліковими довідниками до документів структурних підрозділів аж до укладення річного розділу зведеного опису справ підприємства та затвердження (погодження) його експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідної державної архівної установи, експертною комісією (ЕК) архівного відділу міської ради або ЕК підприємства-фондоутворювача, після чого їх з обліку знімають, а після передання документів державній архівній установі (архівному відділу міської ради) - взагалі знищують в установленому порядку. Якщо підприємство не передає документи на постійне зберігання, то описи справ структурних підрозділів уміщують у справу фонду підприємства [31, 125 - 127].