Функционирование кадровой службы ОАО "Торговая компания Ромакс"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Изучение и анализ законодательства, регулирующее деятельность организации

2. Изучение основных направлений деятельности кадровой службы. Анализ функциональных обязанностей сотрудника отдела кадров

3. Делопроизводство кадровой службы

4. Документы по личному составу. Документальное оформление приёма на работу и увольнения. Документирование движение кадров

5. Регулирование рабочего времени в организации и времени отдыха работников организации

6. Организация работы по укреплению трудовой дисциплины, по наложению дисциплинарных взыскании, привлечению к материальной ответственности, поощрению работников

7. Оформление документов по аттестации кадров

8. Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров

9. Оформление документов о трудовой деятельности работников

10. Изучение установленной статистической отчетности кадровой службы

11. Организация работы комиссии по трудовым спорам. Разрешение индивидуальных трудовых споров

12. Изучение основных направлений деятельности юридической службы

13. Изучение договорной работы организации

14. Изучение порядка ведения хозяйственных и иных дел от имени организации юрисконсультом в судах

15. Изучение претензионной работы в организации

16.Изучение приёма и консультирования работников организации юрисконсультом и инспектором по кадрам

Заключение



Введение

Цели и задачи преддипломной практики

Основными целями преддипломной практики являются: закрепление, расширение и систематизация знаний, полученных при изучении специальных дисциплин, на основе изучения деятельности конкретной организации; приобретение первоначального практического опыта по избранной специальности.

Задачами преддипломной практики являются:

· обобщение, систематизация, конкретизация и закрепление теоретических знаний на основе изучения опыта работы конкретной организации по основным направлениям деятельности служб;

· приобретение опыта организационной и правовой работы на должностях в различных организациях в целях приобретения навыков самостоятельной работы по решению стоящих перед ними задач;

· развитие правовой культуры как важнейшего условия успешного решения задач будущей профессиональной деятельности;

· изучение передового опыта по избранной специальности;

· овладение методами аналитической и самостоятельной научно-исследовательской работы по изучению принципов деятельности и функционирования организаций, действующих на основе государственной и иных форм собственности ;

· сбор необходимых материалов для подготовки и написания дипломной работы.

Преддипломная практика является неотъемлемой частью учебно-воспитательного процесса и одним из важнейших элементов подготовки специалистов в различных областях юридической деятельности. Кроме того, преддипломная практика - важный компонент учебного процесса на заключительном этапе обучения, поскольку дает всеобщую, исходную информацию об органах и организациях обеспечивающих исполнение законодательства, правоохранительной деятельности и тех учреждениях, которые призваны ее осуществлять. Практика обеспечивает закрепление и расширение теоретических знаний, полученных в ходе изучения юридических дисциплин, в том числе дисциплин специализации, овладение навыками практической деятельности, приобретение опыта работы в трудовом коллективе.

Я проходила преддипломную практику в «Торговой компании Ромакс» Эта компания является крупным поставщиком на белорусский рынок: бытовой химии, косметики и средств гигиены.

В процессе работы в Торговой компании заключается большое количество договоров, ведётся претензионная и исковая работа, взыскивается дебиторская задолженность и т.д.

Внутренний трудовой распорядок и охрана труда.

Внутренний трудовой распорядок - это регламент выполнения работником работы у нанимателя под его руководством и контролем. Внутренний трудовой распорядок регулируется правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными нанимателем с участием профсоюзов, и другими локальными нормативными актами по вопросам труда. Данные правила имеют целью обеспечение труда, укрепление его дисциплины, рациональное использование рабочего времени, улучшение качества работ, содействие росту производительности труда.

На основе законодательства о труде и типовых правил внутреннего трудового распорядка утвержденных Правительством, наниматели с участием профсоюзов устанавливают свои правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии со ст.221 ТК охрана труда - система обеспечения безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая правовые, социально-экономические, организационные, технические, психофизиологические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия и средства. Требования по охране труда - нормативные предписания, направленные на сохранение жизни, здоровья и работоспособности работников в процессе их трудовой деятельности, содержащиеся в нормативных правовых актах, в том числе технических нормативных правовых актах.



1. Изучение и анализ законодательства регулирующее деятельность организации

Общество с ограниченной ответственностью «Торговая компания Ромакс» (далее - Торговая компания) является коммерческой организацией.

Основным нормативным актом, определяющим принципы предпринимательства, является Конституция Республики Беларусь, которая устанавливает:

· государство предоставляет всем равные права для осуществления хозяйственной и иной деятельности, кроме запрещенной законом, и гарантирует равную защиту и равные условия для развития всех форм собственности.

Кодифицированными источниками, регулирующими, хозяйственную деятельность Торговой компании являются:

-Гражданский кодекс Республики Беларусь;

-Налоговый кодекс

-Таможенный кодекс;

-Трудовой кодекс;

-Кодексом об административных правонарушениях;

-Инвестиционным кодексом.

Основным нормативно-правовым актом является Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах»

Закон содержит основные положения деятельности коммерческой организации. В законе содержатся требования к наименованию организации, ответственность общества.

Деятельность Общества регулирует декрет Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 года, № 1 «О государственной организации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования. Согласно Закону «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности» правом на осуществление внешнеторговой деятельности субъекты хозяйствования Республики Беларусь обладают с момента государственной регистрации. В соответствии с Законом Республики Беларусь «О предпринимательстве» определены правовые, экономические основы предпринимательства, общие положения организации предпринимательской деятельности, регламентирован порядок регистрации и прекращения деятельности, права, обязанности и ответственность субъектов предпринимательства, устанавливает меры государственной защиты, поддержки и регулирования предпринимательства в Республике Беларусь,.

Торговая компания создана в форме Общества с ограниченной ответственностью, в соответствие с Гражданским кодексом Общество с ограниченной ответственностью признается учреждённое двумя или более лицами общество, уставной фонд которого разделён на доли определенных уставом размером. Участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесённых ими вкладов. (Приложение 1)

2. Изучение основных направлений деятельности кадровой службы. Анализ функциональных обязанностей сотрудника отдела кадров

Последние дни преддипломной практики я проходила в отделе комплектования и подготовки кадров выше указанной Торговой компании.

Отдел кадров создается, реорганизуется и ликвидируется приказом генерального директора. Реорганизация и ликвидация отдела кадров осуществляется с соблюдением законодательства, коллективного договора и других локальных нормативных актов организации.

Отдел кадров подчиняется непосредственно генеральному директору. Возглавляет отдел - начальник отдела кадров, который назначается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела, а в его отсутствие - один из работников отдела. На должность начальника назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее 5 лет. Отдел кадров имеет круглую печать с обозначением своего наименования. В своей деятельности отдел кадров руководствуется:

-действующим законодательством Республики Беларусь;

-уставом организации;

-коллективным договором;

-приказами, указаниями и распоряжениями генерального директора;

-Положением об отделе кадров;

-локальными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые и связанные с ними отношения.

Отдел кадров, в лице начальника отдела, имеет право:

-осуществлять контроль за соблюдением работниками организации законодательства о труде, локальных нормативных правовых актов регулирующих трудовые и связанные с ними отношения;

-контролировать использование работников в соответствии с их профессией, специальностью, квалификацией;

-требовать исполнения структурными подразделениями организации указаний отдела кадров;

-указывать на неправомерность и требовать отмены приказов, решений, распоряжений, издаваемых в организации, противоречащих законодательству о труде, а также документами, входящими в компетенцию отдела кадров;

-участвовать в разработке и совершенствовании организационной и штатно-должностной структуры организации;

-требовать от структурных подразделений организации материалы, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела кадров.

Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел кадров задач и функций несет начальник отдела. Ответственность других работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.

Важнейшим компонентом успеха в деятельности организации является высокая квалификация его работников. Отдел кадров организует прием, перевод, перемещение и увольнение работников организации руководствуясь по этим вопросам действующим законодательством Республики Беларусь. Начальник отдела кадров при необходимости дает сообщение в центр занятости, СМИ о необходимости привлечения и подбора кадров по нужным специальностям. По результатам проверки начальником отдела кадров документов работника - он направляется к руководителю структурного подразделения для собеседования и ознакомления с правами и обязанностями по предлагаемой работе. По соглашению сторон и в случае принятия окончательного решения руководителем организации, работник оформляется на работу.

Наиболее значимые документы, традиционно используемые в качестве организационных для нормативного установления статуса и объема деятельности кадровой службы и ее работников, - положение о службе и должностные инструкции. Эти документы являются нормативными актами длительного действия и, как все организационные документы, предназначены для регламентации объема работы структурного подразделения и должностных лиц.

Документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций и установления взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как действенное средство управления, предназначенное для решения организационных, регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции помогают руководителю объективно оценивать деятельность каждого работника, мотивированно применять меры воздействия.

При разработке должностных инструкций важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению.(см. Приложение 2)

3. Делопроизводство кадровой службы

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

-создание документов (документирование);

-организация движения и учёта документов (документооборот);

-хранение документов (архивное дело).

Документы, поступающие в организацию проходят:

-первичную обработку;

-предварительное рассмотрение;

-регистрацию;

-рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Если личные данные претендента соответствуют требованиям, необходимым для замещения вакансии, производится оформление его на работу с составлением (заполнением) следующих документов:

заявление о приеме на работу;

личная карточка (форма Т-2);

автобиография;

трудовой договор (контракт).

Заявление о приеме на работу Составляется от руки или на трафаретном бланке (если в организации есть утвержденный в установленном порядке трафаретный бланк).

В нем содержатся реквизиты: наименование документа (заявление); дата; адресат; текст; подпись; виза руководителя структурного подразделения (при необходимости); резолюция руководителя; отметка об исполнении.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника.

Автобиография составляется от руки в произвольной форме с последовательным кратким изложением следующих сведений: краткая автобиография; сведения о семейном положении; сведения о близких родственниках; другие сведения по согласованию. Так же в организации создаются иные документы (заявления, представления, характеристики) и приказы по личному составу: о приеме на работу, о переводе (перемещении) (см. Приложение 4), об увольнении, о направлении в командировку (см. Приложение 5), о наложении дисциплинарного взыскания и др.

Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несет наниматель. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются нанимателем. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Правила внутреннего трудового распорядка разработаны на основе Типовых правил применительно к условиям труда работы учреждения и утверждены директором по согласованию с профсоюзным комитетом и после ознакомления с ними членов трудового коллектива. Утверждённые правила обязательны как для работников, так и для нанимателя (руководителя).

Штатное расписание-это документ, регламентирующий состав и структуру организации. Штатное расписание является основным нормативным актом, определяющим численность работников по каждому наименованию в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации. В нем указываются наименования должностей, специальностей и профессий, квалификация, размеры должностных окладов (тарифных ставок) и место работника в общей структуре трудового коллектива.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности). График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом. Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие ст. 123 Трудовым Кодексом (далее ТК). Работники чередуются по сменам равномерно. Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей, включая время перерыва для отдыха и питания) должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене. Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха (ст. 125 ТК). (см. Приложение 3,4,5).

4. Документы по личному составу. Документальное оформление приёма на работу и увольнение. Документирование движение кадров

законодательство кадровый работа увольнение

Действующее трудовое законодательство предусматривает заключение трудовых договоров на:

- неопределенный срок;

- определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор);

- время выполнения определенной работы;

- время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК РБ сохраняется место работы;

- время выполнения сезонных работ (ст.17 ТК РБ) (см. Приложение 6).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя. В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым Кодексом и иными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым Кодексом и иными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.

Основные действия, которые должны быть совершены нанимателем при приеме на работу, установлены частью первой ст.54 ТК, в соответствии с которой наниматель обязан:

- потребовать от работника документы, необходимые для заключения трудового договора в соответствии с законодательством;

- ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности;

- ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок;

- провести вводный инструктаж по охране труда;

- оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись; в соответствии с установленным порядком завести (заполнить) на работника трудовую книжку ( Приложение 7).

Документы, которые наниматель обязан потребовать при заключении трудового договора, а гражданин предъявить нанимателю, определены частью первой ст.26 ТК:

- документ, удостоверяющий личность;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

- трудовая книжка, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

- диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

- направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

- индивидуальная программа реабилитации инвалида (для инвалидов);

- декларация о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Воинский учет в организации ведется на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 N 1662 (ред. от 09.12.2011) "Об утверждении Положения о воинском учете".

В организации персонально-первичный воинский учет граждан ведется по личным карточкам. Основными документами воинского учета, на основании которых заполняются личные карточки, являются:

-для призывников - паспорт, удостоверение призывника;

-для военнообязанных - паспорт, военный билет.

Для ведения воинского учета руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций обязаны:

-проверять при приеме на работу у призывников удостоверения призывников, а у военнообязанных - военные билеты;

-установить, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском учете по месту жительства. Призывники и военнообязанные, не состоящие на воинском учете, принимаются на работу только после приема их на воинский учет;

-направлять граждан, подлежащих приему на воинский учет, в соответствующий орган, ведущий воинский учет по месту жительства;

-обеспечить полноту и качество воинского учета призывников и военнообязанных из числа работающих в организациях;

-осуществлять учет изменений, касающихся семейного положения, состава семьи, уровня основного образования, должности и места жительства граждан, и еженедельно письменно сообщать о них в военные комиссариаты района (города);

-ежегодно сверять личные карточки призывников и военнообязанных с записями в удостоверениях призывников и военных билетах, представлять эти карточки по требованию для сверки с учетными данными военных комиссариатов районов (городов);

-направлять в недельный срок в местные исполнительные и распорядительные органы, военные комиссариаты, иные организации, ведущие воинский учет, необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, становящихся на воинский учет, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;

-своевременно вносить предложения военным комиссариатам районов (городов) по бронированию военнообязанных в своих интересах;

-ежегодно до 1 декабря представлять в военный комиссариат района (города) списки граждан мужского пола, подлежащих приписке к призывным участкам в следующем году;

-по требованию военного комиссариата оповещать граждан о вызовах в военный комиссариат;

-обеспечивать гражданам возможность своевременной явки по повесткам в военные комиссариаты;

Контроль за ведением воинского учета в организациях осуществляют военные комиссариаты совместно с местными исполнительными и распорядительными органами.

Порядок увольнения и набор подготавливаемых документов значительно отличаются в зависимости от основания прекращения трудового договора. Но можно выделить ряд общих для всех случаев моментов:

- увольнение (прекращение трудового договора) оформляется приказом (распоряжением) работодателя

- табель учета рабочего времени должен быть "закрыт" датой, указанной в приказе (днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность));

- в день увольнения работник должен получить трудовую книжку и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- в день увольнения работника работодатель должен произвести с ним расчет.

При увольнении работника оформляется приказ об увольнении (см. Приложение 6).



5. Регулирование рабочего времени в организации и времени отдыха работников организации. Предоставление социальных отпусков

К рабочему относится также время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной

продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни).

Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны, а при их отсутствии -- нанимателем по согласованию с профсоюзом. В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, переодевание перед началом и после окончания работы, регистрацию при уходе.

Каждый работник имеет право на отпуск, в соответствии с ТК. Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством о труде (ст.150 ТК). При предоставлении отпуска на каждого работника оформляется приказ о предоставлении трудового отпуска (см. Приложение 9).

Социальный отпуск - это период времени, предоставляемый работникам в целях создания благоприятных условий для материнства, ухода за детьми, образования без отрыва от производства, удовлетворения семейно-бытовых потребностей и для других социальных целей.

В соответствии со ст.150 ТК работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) трудовые отпуска: основной минимальный отпуск; основной удлиненный отпуск; дополнительные отпуска;

2) социальные отпуска: по беременности и родам; по уходу за детьми; в связи с обучением без отрыва от производства; в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС; творческие; по уважительным причинам личного и семейного характера. Порядок оформления отпусков определен в ст.152 ТК, согласно которой отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

График трудовых отпусков (см. Приложение 7) составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (под роспись). Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.

6. Организация работы по укреплению трудовой дисциплины, по наложению дисциплинарных взысканий, привлечению к материальной ответственности, поощрению работников

Трудовая дисциплина - обязательное для всех работников подчинение установленному трудовому распорядку и надлежащее выполнение своих обязанностей.

Трудовая дисциплина определяется для работников:

-штатным расписанием;

-должностными инструкциями;

-правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкциями по охране труда и технике безопасности;

-графиками отпусков и т.д.

Дисциплинарное взыскание

За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность. За совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание; выговор; увольнение (пункты 4,5,7,8 и 9 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь). К работникам, совершившим дисциплинарный проступок также могут применятся: лишение премиальных выплат; изменение времени предоставления трудового отпуска и др. меры согласно коллективного договора. До применения дисциплинарного взыскания Наниматель обязан затребовать от Работника письменное объяснение совершенному проступку (Приложение 11), а в случае отказа дать письменное объяснение составить акт об отказе дать письменное объяснение в присутствии троих свидетелей. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом генерального директора по основной деятельности и предоставляется Работнику для ознакомления под роспись в пятидневный срок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка.

Согласно ст.201 ТК дисциплинарные взыскания имеют право применять органы (руководители), которым предоставлено право приема (избрания, утверждения, назначения на должность) и увольнения работников, либо по их поручению иные органы (руководители). Передача полномочий по применению дисциплинарных взысканий оформляется приказом (распоряжением) руководителя. Руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, совершивший дисциплинарный проступок, составляет на имя руководителя организации докладную записку о нарушении трудовой дисциплины и на работника оформляется приказ о наложении дисциплинарного взыскания (см. Приложение 8). Материальная ответственность работника по трудовому праву - это обязанность возместить ущерб, причиненный нанимателю в пределах и порядке, установленных законодательством.

Материальная ответственность работника заключается в его обязанности возместить нанимателю материальный ущерб причиненный работникам виновно в результате противоправного действия (бездействия) в установленных законом в размере и порядке. Материальная ответственность в полном размере причиненного нанимателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Виды материальной ответственности:

-ограниченная материальная ответственность;

-полная материальная ответственность.

Договоры о полной материальной ответственности могут заключаться как при приеме на работу так и в процессе трудовой деятельности.

К материальной ответственности могут привлекаться только лица, состоящие в трудовых отношениях с нанимателям.

Поощрение работников

В соответствии с частью четвертой ст.12 и ст.196 ТК наниматель вправе поощрять работников. Виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. Меры поощрения: объявление благодарности; выдача премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; занесение в Книгу почета, на Доску почета.

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. После издания соответствующего приказа о поощрении работника (работников) в личную карточку каждого из этих работников выносятся сведения о поощрении и данные приказы, на основании которого вынесено поощрение. В трудовую книжку вносятся сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе на основании п.11 Инструкции «О порядке ведения трудовых книжек работников», утвержденной Постановлением Минтруда Республики Беларусь. Аналогичная норма содержится и в части третьей ст.50 ТК.

Условия и порядок применения оснований для увольнения

Несмотря на существование общих условий применения оснований для увольнения в каждом конкретном случае они различны. Например, обязательным условием увольнения работника по инициативе нанимателя по пп.1-3 и 6 ст.42 Трудового кодекса РБ (далее - ТК РБ) является принятие нанимателем мер по трудоустройству данного работника до его увольнения. Наниматель обязан предложить работнику другую работу, которая соответствует роду его деятельности и не противопоказана работнику по состоянию здоровья. При отсутствии такой работы наниматель обязан предложить любую другую работу (в т.ч. с переобучением). Увольнение работника по вышеуказанным основаниям допускается только в том случае, если у нанимателя нет возможности перевести работника на другую работу (в т.ч. временную) либо работник сам отказался от предложенной нанимателем работы. Несоблюдение нанимателем такого условия влечет незаконность увольнения работника и является основанием для его восстановления на работе судом.

Кроме того, Декретом Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее - Декрет) предусмотрены дополнительные основания досрочного расторжения контракта по инициативе нанимателя, такие как:

- нарушение правил по охране труда и технике безопасности, повлекшее увечье или смерть другого работника;

- незаконное привлечение к ответственности граждан и юридических лиц;

- необеспечение надлежащей трудовой дисциплины подчиненных, а равно сокрытие фактов нарушения ими трудовой и исполнительской дисциплины либо непривлечение без уважительных причин виновных лиц к установленной законодательством ответственности за такие нарушения;

- другие основания.

Наниматель не вправе отказать работнику в оформлении увольнения, выдаче трудовой книжки и окончательного расчета по причине имеющейся у того задолженности по выданной спецодежде, инструменту, другим материальным ценностям или денежным средствам. При увольнении материально ответственного лица приказом могут определяться порядок и сроки передачи им товарно-материальных и прочих ценностей. Формулировка основания увольнения в приказе должна строго соответствовать основаниям, предусмотренным законодательством.

7. Оформление документов по аттестации кадров

Аттестация - это процесс, результатом которого является объективное заключение об уровне (квалификации) работника, сделанное на основании сопоставления современных требований с достигнутыми результатами; сравнения выводов самодиагностики специалиста и объективного изучения, измерения, анализа и оценки его профессиональной деятельности.

Аттестация проводится периодически(1 раз в 3 - 5 лет). Конкретная периодичность должна быть определена в локальном Положении об аттестации персонала. При установлении периодичности проведения аттестации рекомендуется определить дату начала течения этого срока с момента издания руководителем приказа (распоряжения) о проведении аттестации (см. Приложение 9) или же с даты, указанной в приказе (распоряжении).

Цели проведения аттестации:

- административные: проверка квалификации и деловых качеств работника, определение уровня его профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности и получение объективной информации для пересмотра оплаты труда, повышения/понижения в должности, перевода на другую работу, увольнения и т. д.;

- оценка качества управленческой деятельности (получение объективной информации для оценки качества управления организацией);

- предоставление работникам обратной связи (оценка степени их профессионализма, соответствия требованиям организации), использование обратной связи как инструмента мотивации и прояснения требований;

- развитие сотрудников (определение целей развития и областей приоритетного обучения);

- совершенствование процесса управления персоналом (дополнительный метод контроля за работой персонала, способ поддержания установленных стандартов деятельности, выяснение причин неудовлетворительной работы).

Срок, который отводится на проведение аттестации до установления итогов (от начала). Этот срок устанавливается каждой организацией самостоятельно, исходя из штатной численности, состава аттестационной комиссии и количества этих комиссий, квалификационного состава аттестуемых и других факторов.

У инспектора по кадрам на оформительские моменты (составление графика, сбор материала, заполнение аттестационных листов, протокола заседания комиссии, вплоть до составления отчета о результатах аттестации) отводится 0,76 чел./час по каждому работнику. Это время не учитывает работу аттестационной комиссии, т.е. собственно проведение аттестации.

Оптимальным можно считается срок 3-6 месяцев, в течение которого должна проводиться аттестация. Однако эти сроки могут существенно различаться на предприятиях (в организациях) в зависимости от численности работников, подлежащих очередной аттестации, и количества действующих аттестационных комиссий. Если численность аттестуемых работников до 50 человек-эта работа может быть проведена менее чем за 3 месяца.

Графики проведения аттестации составляются отделом кадров совместно с руководителями структурных подразделений предприятия (организации) исходя из общей численности работников, включаемых в очередную аттестацию, сроков проведения аттестации, также с учетом времени, необходимого для аттестации одного человека. В графике проведения аттестации рекомендуется указывать: наименование подразделения, в котором работает аттестуемый; фамилию, имя, отчество аттестуемого; должность аттестуемого; дату проведения аттестации; дату представления в аттестационную комиссию необходимых документов; должность, ФИО работников, ответственных за подготовку документов.

При составлении графика проведения аттестации следует предусматривать вначале аттестацию работников подразделений предприятия (организации), а затем возглавляющих их руководителей. Это способствует более полному анализу деятельности подразделений в целом, всесторонней и объективной оценке результатов работы, как руководителя, так и подчиненных ему исполнителей, определению путей совершенствования их труда. Члены аттестационных комиссий проходят аттестацию на общих основаниях. Их аттестация предусматривается в графиках проведения аттестации вместе с работниками тех подразделений, руководителями или специалистами которых они являются. Кроме того, в графики проведения аттестации включаются работники, которым была назначена повторная аттестация через год после прохождения очередной аттестации (т.е. работники, признанные по результатам аттестации, соответствующими занимаемым должностям при условии выполнения ими рекомендаций аттестационной комиссии), а также работники, у которых окончился срок освобождения от очередной аттестации.

Приказом о проведении аттестации согласно п. 8 Типового положения утверждаются сроки и график проведения аттестации, список аттестуемых, состав аттестационной комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии), перечень необходимых материалов на аттестуемых и порядок их представления.

Характеристика должна содержать полную и объективную оценку профессионально-деловых и личностных качеств аттестуемого работника, выполнения должностных обязанностей, результатов его практической деятельности. Аттестуемого работника необходимо ознакомить с характеристикой не менее чем за неделю до начала аттестации. Аттестационная комиссия назначается из числа руководящих работников предприятия, руководителей структурных подразделений, высококвалифицированных специалистов. В состав комиссии могут входить также представители работников и (или) общественных организаций - участников коллективных договоров (соглашений). При необходимости в организации может создаваться несколько аттестационных комиссий, специализация которых зависит от особенностей профессионально-квалификационного состава работников, подлежащих аттестации.

Аттестуемые работники могут вносить на рассмотрение нанимателя свои предложения, которые секретарь комиссии должен занести в специальную форму учета для их дальнейшего рассмотрения с целью определения необходимости и возможности практического использования. По результатам аттестации комиссией оформляется аттестационный лист или решение аттестационной комиссии (см. Приложение 14). Материалы аттестации в недельный срок после ее завершения передаются нанимателю для принятия соответствующих решений. Аттестационный лист и служебная аттестационная характеристика передаются в кадровую службу для хранения в личном деле аттестуемого.

От аттестации освобождаются:

- лица, проработавшие в данной должности, либо по данной профессии менее одного года;

- выпускники дневных учебных заведений в течение первого года работы после окончания учебы;

- беременные женщины;

- работники, находящиеся на длительном излечении;

- женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, в течение первого года после выхода их на работу.

Подготовку к аттестации осуществляет кадровая служба нанимателя при участии руководителей структурных подразделений, представителей работников (например, профсоюза) и (или) общественных организаций.

8. Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров

В отношении специалистов и руководителей обучающая функция предприятия проявляется прежде всего в организации повышения их квалификации. Подготовка, переподготовка кадров и повышение квалификации важное звено в поддержании баланса спроса и предложения рабочей силы.

Действительно, изменяя профессиональную направленность подготовки, уровень квалификации, а также осуществляя первичную подготовку для конкретных рабочих мест, предприятие может обеспечить максимальное соответствие структуры работников структуре рабочих мест с учетом всего спектра требований, предъявляемых последними к качеству рабочей силы.

Ранее предприятиям и организациям ежегодно доводились задания по подготовке и переподготовке кадров, нормативы численности работников, занимающихся обучением, нормативы на создание учебно-производственной базы, задания по ее расширению и т.п. В настоящее время все виды обучения предприятия осуществляются самостоятельно и вполне независимо от каких-либо других органов управления, что имеет как свои плюсы, так и минусы.

Отсюда повышенные требования к гибкости системы переподготовки и повышения квалификации, к ее способности быстро менять содержание, методы и организационные формы в соответствии с потребностями производства и ситуацией на рынке труда.

Перед системой управления персоналом на предприятии стоят следующие задачи в области подготовки, переподготовки кадров и повышения их квалификации:

1) выработка стратегии в формировании квалифицированных кадров;

2) определение потребности в обучении кадров по отдельным его видам;

3) правильный выбор форм и методов подготовки, переподготовки и повышения квалификации;

4) выбор программно-методического и материально-технического обеспечения процесса обучения как важного условия качества обучения;

5) изыскание средств для финансирования всех видов обучения в необходимом количестве и с требуемым качеством.

9. Оформление документов о трудовой деятельности работников

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов личного дела;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

-копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

- заявление о приеме на работу;

- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об образовании и иных личных документов.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

- на все вопросы должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

- не допускается перечёркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. В автобиографии отражаются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество;

- дата и место рождения;

- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

- трудовая деятельность;

- профессия;

- общественная работа, участие в выборных органах;

- отношение к воинской службе и воинское звание;

- сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке, включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом (см. Приложение 15). Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету работников, заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в личную карточку формы Т-2 вносятся рукописным способом работником кадровой службы.

Одним из важнейших разделов личной карточки является раздел «Прием на работу, назначения, перемещения». При оформлении записей в этом разделе необходимо делать ссылки на даты и номера приказов о назначении, переводе, перемещении или увольнении работника. На основании этих сведений подтверждается трудовой стаж работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена личная карточка.

Личные карточки хранятся в отдельной картотеке по алфавиту. После увольнения работника личная карточка хранится в архиве 75 лет.

Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Среди отмененных указанным постановлением форм документов - форма личной карточки Т-2.

Отмена официальной формы карточки Т-2, а также указаний по ее заполнению, вызывает у кадровых работников вопросы: необходимо ли заполнять личную карточку на всех работников и какова должна быть форма личной карточки.

Статьей 52 Трудового кодекса Республики Беларусь определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. К ним наряду с личной карточкой относятся приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, табель учета использования рабочего времени и др.

Что касается необходимости ведения личной карточки формы Т-2, то она определяется рядом нормативных правовых актов. Так, п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под роспись в личной карточке формы Т-2. Таким образом, личную карточку формы Т-2 вести необходимо.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее - Инструкция). Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:

- Документы, предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся: анкета, автобиография, резюме; личное заявление о приеме на работу; копии документов об образовании; рекомендации и характеристики; медицинские справки; трудовой договор; выписка из приказа о приеме на работу; выписки из протоколов об избрании на должность; выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность; личная карточка.

- Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности: выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.; копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.); копии документов об образовании, повышении квалификации; аттестационные листы; служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; акты, уведомления и т. д.

...