Планирование трудового процесса руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

планирование рабочий трудовой руководитель

Актуальность темы исследования. Время - важный невосполнимый ресурс человечества. Правильно им распоряжаться и по-настоящему его ценить могут далеко не все. «Время» - самое употребляемое существительное в немецком языке», - говорит Лотар Зайверт, автор книги «Ваше время в Ваших руках».

Время для каждого имеет свою цену, каждый его измеряет по-своему. Кто-то использует каждое мгновение для чего-то важного, кто-то отсчитывает дни, выжидая определенный момент, не замечая процесса ожидания, кто-то вовсе прожигает свое время зря. Ценит время только тот, кому оно дорого, у кого есть важные дела и их он намеревается сделать обязательно, рационально его тратит, до мельчайших деталей просчитывает затраты, и всегда ценит время других.

Все перечисленное должно относиться к профессиональному руководителю организации любого масштаба. Руководитель, задания которого расписаны в логически правильной последовательности, добивается больших успехов, многое успевает, укладывается в режим дня и у него остается время на семью. На сегодняшний день мало кто из менеджеров может похвастаться свободным временем, которое они посвящают семье или себе.

Еще Вольтер в свое время писал, что «время достаточно длинно для того, кто пользуется им; кто трудится и мыслит, расширяет его границы», то есть менеджер, научившийся правильно использовать одинаковый для всех ресурс, добьется больших успехов.

Руководитель, не умеющий правильно планировать весь трудовой процесс, откладывает дела, вследствие чего возникает некое подобие снежного кома, который мешает продуктивной работе. В таком случае руководству следует ознакомиться с тайм-менеджментом, как с совокупностью специальных приемов и методов правильного планирования рабочего времени. Определение «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», но, по сути, мы не в силах управлять им. Мы не можем увеличить количество часов в один день, для всех их количество одинаково.

Основной целью самоменеджмента является максимальное использование собственного потенциала, своего времени. Благодаря последовательному планированию у каждого найдется свободное время, которого часто не хватает.

Выбранная тема становится актуальной с каждым днем, в Интернет-ресурсах появляется все больше советов и идей по правильному планированию рабочего времени и организации личного трудового процесса руководителя, так как с каждым днем появляется все больше новой информации, осведомленность ею делает современного менеджера успешнее и увереннее.

Степень разработанности проблемы. Выбранная тематика разрабатываемой проблемы рассматривалась и освещалась как отечественными, так и зарубежными учеными - теоретиками, такими, как Г. Архангельский, А. Горбачев, С. Д. Резник, С. Кови, В. Парето, Б. Пирсон, Н. Томас, Д. Д. Эйзнехауэр.

Цель работы. Целью работы является разработка рекомендаций по совершенствованию организации трудового процесса и планирования рабочего времени руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы.

Задачи работы. Задачами курсовой работы являются:

- дать определение планированию рабочего времени руководителя, указать этапы становления, основные функции и правила;

- выявить особенности и основные приемы планирования рабочего времени руководителя;

- провести анализ планирования рабочего времени на примере руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы;

- исследовать организацию трудового процесса руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы;

- выявить нерациональное использование времени руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы;

- разработать рекомендации по совершенствованию организации трудового процесса и планирования рабочего времени руководителя; спроектировать правильного планирования времени рабочего времени Бюро Судебно - медицинской экспертизы;

- разработать рекомендации по рациональному распределению времени для руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы.

Объект исследования. Объектом исследования являются организация личного трудового процесса и планирование рабочего времени руководителя.

Предмет исследования. Предметом исследования являются (особенности и) основные приемы и методы планирования рабочего времени руководителя.

Теоретико-методологические основы исследования. Теоретической основой исследования выступают разработки отечественных и зарубежных ученых по избранной теме. В работе были использованы следующие методы - сравнительно - сопоставительный, прогнозирование, моделирование, эксперимент, различные виды наблюдений и опросов, изучение документов, экспертная оценка, системный анализ, анкетирование, тестирование.

Эмпирические основы исследования. Эмпирическими основами исследования являются Интернет-ресурсы, (центр дистанционного образования «Элитариум», справочная правовая система «Консультант Плюс», должностная инструкция руководителя Бюро СМЭ), статистические данные.

Теоретическая и практическая значимость исследования. Предлагаемый в работе теоретический материал и соответствующие выводы могут быть использованы для изучения планирования и организации рабочего времени. Рекомендации, предложенные в данной работе могут быть использованы руководителями Бюро Судебно - медицинской экспертизы в своей работе.

Структура работы. Данная работа включает в себя введение, 2 главы, заключение и библиографию.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1 Планирование рабочего времени руководителя: определение, этапы, функции, правила

Время является одним из показателей, по которому можно выявить эффективного руководителя от остальных, ведь для разрешения любой ситуации оно необходимо. Это ресурс, количество которого одинаково для всех. П. М. Керженцев Резник С. Д. Управление кафедрой. Учебник. - М.: издательство» Инфра - М», 2008.- С. 463 , основатель советской школы тайм - менеджмента, подчеркивал, что время нельзя ни накапливать, ни сберегать, оно течет беспрерывно и ускользает от нас. К сожалению, большинство людей воспринимают этот уникальный, незаменимый, невосполнимый и абсолютно необходимый ресурс как нечто должное, само собой разумеющееся. Как говорил А. П. Чехов «если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» Цитаты и афоризмы А. П. Чехова [Электронный ресурс]. - URL: http://www.zitata.eu/chechov.shtml (дата обращения 1.04.2013).. Трудно считать себя деловым человеком, не научившись ценить свое и чужое время.

Человек, который ценит каждую секунду времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и никуда не спешит. Замечено, что у людей, умеющих работать, времени больше. Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел персональным менеджментом, умением управлять собой.

Планирование рабочего времени - самоменеджмент, представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время Зайверт, Л. Ваше время - в ваших руках [Электронный ресурс]: Интерактив. учеб./Л. Зайверт - Электрон. версия печ. публикации - М.: ИНФРА - М, 2008 - 1 CD ROM. - Электрон. версия печ. публикации. .

Самоменеджмент -- это саморазвитие менеджера как личности и организация его личной деятельности. Он особенно эффективен в специфических условиях преобладания самоорганизации. Ежедневный процесс решения разного рода задач можно представить как круг самоменеджмента. В нем обозначено пять функций: постановка целей, планирование, определение приоритетов, составление распорядка дня, а также самоконтроль и корректировка целей Самоменеджмент руководителя [Электронный ресурс]. - URL: http://www.elitarium.ru/2013/02/13/samomenedzhment_rukovoditelja.html (дата обращения: 13.02.13) .

Выдающихся руководителей объединяет качество сознательного и системного использования своего времени и освобождения для выполнения действительно управленческих функций. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Основными целями самоменеджмента являются: максимальное использование менеджером времени и своих возможностей; сознательное управление течением жизни; преодоление внешних обстоятельств, как на работе, так и в личной жизни.

В развитии самоменеджмента можно выделить три этапа.

Первый связан с опытом отдельных людей, которые на себе проверяли эффективность методов и приемов в технике личной работы. Этот метод имеет место быть и в настоящее время.

Второй этап произошел в связи с разделением труда в этой области. Тренировка памяти, рациональное чтение являются следствием этого этапа. Сегодня он развивается, разрабатываются различные методики, такие как умение вести деловой телефонный разговор, управление своими эмоциями, искусство слушать собеседника и др.

Третий этап обусловлен систематизацией знаний в технике личной работы. Его суть состоит в определении необходимых отделов науки и построения из них взаимосвязанного целого Лукашевич В.В. Менеджмент: Учебное пособие [Электронный ресурс]: Интерактив. учеб./ В.В. Лукашевич, Н.И. Астахова. - Электрон. версия печ. публикации. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2007. - 1 CD ROM. - Электрон. версия печ. публикации..

С точки зрения системного подхода упрощенная модель человека может быть представлена пятью составляющими: физической, нравственной, психологической, рациональной и творческой. Управление собой - умение управлять каждой из пяти данных подсистем и их интегралом-личностью.

В ситуационном подходе говорится, что управлять собой можно по-разному, применяя различные системы управления: саморегуляцию, анализ, рационализацию и развитие личности.

Самоменеджмент обладает следующими функциями:

Первая функция -- постановка целей. Каждый управленческий работник должен ставить перед собой цели. Цель формулирует конечный результат. Она является «катализатором» действий, мотивом, определяющим активность. Если поставлена цель, то возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

При этом следует учитывать, что профессиональные цели менеджера должны отвечать следующим основным требованиям: реальность, гибкость, измеримость, ориентированность во времени, конкретность, совместимость друг с другом, приемлемость для соответствующих субъектов. Слишком большое число полномочий, возложенное на руководителя, ухудшает влияние тайм - менеджмента. Нужно реально оценивать время и свои возможности.

Таким образом, процесс постановки целей охватывает три фазы: нахождение цели: «Что я хотел (а) бы?»; ситуационный анализ: «Что я реально могу?»; формулировка целей: «К реализации чего я конкретно приступаю?»

Следующая функция самоменеджмента -- планирование личного времени менеджера. При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния -- времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий). Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.

В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел Планирование личного и рабочего времени [Электронный ресурс]. - URL: http://www.lico.ru/o_kompanii/stati/obuchenie_i_treningi/planirovanie_lichnogo_i_rabochego_vremeni/ (дата обращения: 4. 03.2012)..

Планы реальны в том случае, если определяется еще так называемое свободно планируемое время, а также предусматриваются резервы времени для решения дополнительных и непредвиденных задач.

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.

В связи с этим следует заметить, что все дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:

-по значимости;

-по продолжительности выполнения;

-по количеству участвующих в их выполнении;

-по затратам нервно-эмоциональной энергии;

-по характеру и т. д.

Можно выделить следующие основные правила планирования рабочего времени менеджера:

-Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем;

-Осуществлять реалистичное планирование;

-Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты;

-Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел;

-Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим;

-В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел;

-Планировать использование также личного времени;

-Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания;

-Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач;

-Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант;

-При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей;

-Предусматривать в планах время на повышение квалификации;

-Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными;

-В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных;

-При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня;

-Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется;

-Устанавливать точные сроки выполнения дел;

-Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период;

-Обеспечивать гибкость планов;

-Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки;

-Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха;

-Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени;

-Использовать для планирования времени специальный инструментарий.

Таким образом, были рассмотрены теоретические основы планирования рабочего времени руководителя, определения самоменеджмента и тайм - менеджмента, этапы возникновения планирования личного времени, функции и правила организации личного времени. Самоменеджмент подразумевает целенаправленное и последовательное использование проверенных методов работы в повседневной практике. Целями являются использование менеджером времени и возможностей, управление течением жизни, преодоление внешних обстоятельств. Функциями менеджмента являются постановка целей и планирование личного времени.

1.2 Особенности и основные приемы планирования рабочего времени руководителя

В качестве примера исследования рассмотрен рабочий день начальника РГБУ Бюро Судебно-медицинской экспертизы Карачаево - Черкесской Республики, которое находится в городе Черкесске.

Преимущества владения искусством самоменеджмента (тайм менеджмента) состоят в том, что работа выполняется с меньшими затратами времени и в том, что правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе.

Время - продукт очень дефицитный. Однако вполне реально сделать так, чтобы за определенный промежуток времени получилось успевать намного больше. Чтобы не упускать время, его нужно тратить рационально. Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель размышляет над решением одной проблемы, на смену приходит еще другая проблема. Для того чтобы понять все аспекты данной ситуации, необходимо выяснить причины дефицита времени. Зачастую причины дефицита времени заключаются в постоянной спешке, бесплановости работы, доработке отдельных рабочих моментов вне рабочего времени, переутомлении, частой смене незаконченных частей разных дел.

Вследствие того, что на сегодняшний момент стало очень популярна тема правильного распределения времени, многими теоретиками и практиками менеджмента были разработаны методики по планированию личного рабочего времени. Далее будут рассмотрены некоторые наиболее известные и популярные методы успешного планирования времени.

В развитии тайм - менеджмента получило свое развитие планирование времени под названием «Дневник времени».

«Дневник времени» - важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь - памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку Планирование личного и рабочего времени [Электронный ресурс]. - URL: http://www.lico.ru/o_kompanii/stati/obuchenie_i_treningi/planirovanie_lichnogo_i_rabochego_vremeni/ (дата обращения: 4. 03.2012)..

Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями. Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников вследствие недоверия к ним или по другим причинам. Следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам.

Руководитель в течение своего рабочего дня и всего рабочего времени имеет дело с множеством документов. Это самая важная фаза, так как все остальные фазы нуждаются в ней. Информация составляет ядро самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией. Он подразумевает под собой рациональное чтение, которое включает в себя определение какую именно информацию необходимо получить, краткое ознакомление с материалом через его содержание и выяснение, присутствует ли она в нем. Не лишним будет познать различные методики чтения, которые убыстряют этот процесс.

В книге Магистр Делового Администрирования Барри Пирсона и Нила Томаса выделяются нижеописанные методы планирования времени для руководителя. Например, необходимо отмечать в органайзере важные даты года, месяца, недели, дня, с составлением пометок для наиболее важных общеизвестных и регулярных событий. Также, следует распределить дела по степени важности и оставить свободный день в резерве на одну неделю. Для ежедневного планирования стоит прибегнуть к культивированию традиций, например, коллективный обед с сотрудниками, установить определенные часы для посещения. Также не стоит забывать и о времени, уделенным для секретаря, как человека, который в большинстве случаев помогает правильно распределять дела Пирсон, Б. Магистр делового администрирования. Краткий курс/ Под ред. Б. Пирсона, Н. Томаса - М.: издательство «Альпина», 2000. -C. 19.

Важнейшим для менеджера признаком является важность или значимость предстоящих дел, которая значительно варьирует от одного дела к другому.

Удачливые менеджеры отличаются тем, что, успевая решать во время рабочего дня множество важных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты выполнением одной единственной задачи. Необходимо устанавливать приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью. В связи с этим целесообразно обратиться к принципу Парето. Применительно к принципу Парето говорят о «соотношении 80/20». Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

На практике в связи с данной закономерностью обычно используется и проводится ABC-анализ, представляющий собой метод, с помощью которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами какого-либо множества Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. - URL: http:// www.elitarium.ru/2007/04/13/planirovanie_i_raspredelenie_rabochego_vremeni_rukovoditelja.html (дата обращения: 15.02.2013)..

ABC-анализ в деятельности менеджера основывается на том, что важнейшие дела (категория А) составляют около 15% количества всех дел руководителя. Значимость этих дел составляет примерно 65%; на важные дела (категория В) приходится 20% общего числа и также 20% значимости; менее важные (категория С) составляют около 65% общего числа дел, но имеют незначительную долю -- порядка 15% в общей значимости всех дел менеджера.

Рекомендуется проанализировать дела по методу ABC, для чего нужно: составить список всех дел, которые предстоит решить в определенном периоде; установить их очередность и пронумеровать; оценить каждое дело в соответствии с категориями А, В или С; перепроверить, исходя из первоочередности дел, свой временной план на соответствие имеющегося бюджета времени значению дел и произвести соответствующие корректировки.

Необходимо обратить внимание на то, что дела категории С не являются ненужными, поскольку наряду с важными делами существует множество предварительных работ и рутины, которые также должны быть выполнены.

Исходя из этого, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела.

В связи с этим рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, дела категории А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть эффекта. На дела категории В приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа менее важных и несущественных дел дает небольшой итог.

Согласно правилу Эйзенхауэра приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от срочности и важности различаются:

срочные -- важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому выполнять; срочные -- менее важные дела. В этом случае существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате решать только эти задачи, потому что они срочные. Если же они, однако, являются не столь важными, то должны быть делегированы, поскольку для их выполнения не требуется каких-либо особых профессиональных качеств; менее срочные -- важные дела. Они, как правило, могут подождать. Трудности возникают тогда, когда эти дела превращаются в срочные и должны быть выполнены руководителем в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень их важности и попробовать полностью или частично поручить их выполнение сотрудникам; менее срочные -- менее важные дела. Как правило, необязательно сразу приниматься за эти дела или поручать их подчиненным. Некоторые из этих дел следует отправить в архив или в корзину.

Для того чтобы значительно повысить производительность и результативность управленческой работы, менеджер должен мотивировать труд своих подчиненных, вовлекать их в сферу своей ответственности, поручая им не только менее важные (рутинные) дела Самоменеджмент руководителя времени [Электронный ресурс]. - URL: http://www.elitarium.ru/2013/02/13/samomenedzhment_rukovoditelja.html (дата обращения 15.02.2013)..

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели): составление полного перечня планируемых работ на текущий день (этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения); определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени; резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40; принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению; контроль и перенос несделанного (контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования, осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы) Планирование рабочего времени [Электронный ресурс]. - URL: http://digest.subscribe.ru/business/school/n226719156.html (дата обращения 20.01.2013)..

В настоящее время планировать свое время стало легче, так как появилось множество техник и методов по планированию рабочего времени. Создаются специальные программы для гаджетов, в которых есть напоминая, возможность выделять важные дела, делать пометки.

Что касается инструментов планирования, средств, при помощи которых руководитель фиксирует свои планы, то, в зависимости от предпочтений, это могут быть:

1. Инструменты электронного планирования, так называемые «электронные ежедневники» такие, как Microsoft Outlook, timemanagement- персональные информационные программные менеджеры, содержащие в себе не только почтовый сервис но и календарь, содержащий удобные инструменты организации рабочего времени;

- электронные календари глобальной информационной сети Интернет со встроенным сервисом напоминаний обо всех мероприятиях по SMS и e-mail, а также возможностью синхронизации календаря с мобильным телефоном. Например, календарь Google;

-программы, устанавливаемые на мобильных телефонах. Каждый руководитель может выбрать наиболее понравившуюся программу с навигацией, которая наиболее близка ему. Например, для операционной системы Macintosh, которая содержится в смартфонах iPhone, есть программа «Мемуарник». Установив ее, каждый день приходят напоминания о том, что нужно записать о решении еще одного важного дела, указав его ценность.

2. Инструменты для планирования на бумажном носителе:

- бумажный ежедневник. В него удобно заносить долгосрочные цели и задачи, которые следует выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев или лет;

- стикеры. Служат напоминанием для первоочередного совершения определенных действий.

Руководитель, при планировании личного и рабочего времени, по своему усмотрению, может использовать одновременно как несколько инструментов планирования, так и один, наиболее удобный для себя метод планирования.

В данном параграфе были рассмотрены особенности и основные приемы и методики планирования рабочего времени. Самыми распространенными и эффективными методиками, по нашему мнению являются АВС - анализ, основанный на правиле Парето, метод «Альпы», метод, основанный на правиле Эйзенхауэра, а также «Дневник времени».

1.3 Назначение планирования рабочего времени и организации личного трудового процесса руководителя

Трудовой процесс является основой любого производства -- как ручного, так и механизированного. В условиях механизации и автоматизации производства особенно повышаются требования к организации трудовых процессов исполнителей, и прежде всего обслуживающих механизированные и автоматизированные комплексы, так как именно от этого в конечном счете зависит эффективность их использования.

Трудовой процесс представляет собой совокупность действий, осуществляемых исполнителем в процессе выполнения конкретных работ (функций). Содержание и структура трудового процесса зависят от производственного задания, применяемой технологии и используемых материальных и технических средств.

Основным элементом трудового процесса является операция -- часть производственного процесса, осуществляемая одним работником или группой на одном рабочем месте и включающая все их действия по выполнению единицы заданной работы над одним предметом труда Трудовой процесс и методы труда [Электронный ресурс]. - URL: http://www.jobgrade.ru/modules/Articles/article.php?storyid=36 (дата обращения 3.04.2013)..

Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в трудовом процессе руководителя, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, каких результатов достигнет руководитель, если будет внедрена система тайм-менеджмента. А именно:

-правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;

-четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;

-рациональное использование руководителем не только своего времени, но и времени своих коллег;

-заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и т. д.

Существуют различные алгоритмы внедрения тайм-менеджмента в трудовой процесс руководителя. Одна из первых и главных задач -- выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее совершается работа над ошибками. При внедрении тайм-менеджмента каждый руководитель может рассчитывать на сохранение своих интересов Место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией [Электронный ресурс]. - URL: http://www.kadry.ru/articles/detail.php?ID=22221 (дата обращения 1.04.2013)..

Глеб Архангельский, эксперт в области управления временем, говорит, что существует глубокое сходство идей тайм-менеджмента и идей охраны природы. В обоих случаях человечество имеет дело с невосполнимым ресурсом, который можно потратить бездарно, не задумываясь об этом. Существует мнение, что самое главное кроится не в технике, как конкретно планировать что-то, а в философии отношения. Все, чему посвящены тренинги тайм-менеджмента, это несколько другое философское отношение к времени, осознание его как невосполнимого ресурса, а уже из этого следуют всякие ежедневники, органайзеры и т.п. А порой, напротив, следует сделать что-то спонтанное, и это тоже будет отношение к времени как к невосполнимому ресурсу. Что касается вообще возможности организовывать время в условиях изменчивости, стихийности, то этот вопрос возникает не только в природоохранной организации, а вообще в любом бизнесе. Задача тайм - менеджмента и задача планирования - это создание некой гибкой, удобной, понятной системы, которая будет отражать жизнь, ловить возможности. В природоохранной деятельности, как и в любой другой, возможно планирование, просто важно понимать, что планирование - это всегда сочетание жесткого и гибкого, а не попытка упереться только в жесткое Интервью с Глебом Архангельским, генеральным директором компании «Организация Времени», членом Клуба WWF «Золотая Панда» http://wwf.ru/resources/interviews/arkhangelsky (дата обращения 1.04.2013).

Планирование рабочего трудового процесса разработано также на борьбу с так называемыми поглотителями времени. Поглотители времени - это незначимые, мелкие дела, не ведущие человека к достижению его главных жизненных целей, к воплощению его мечты. К сожалению, поглотители отнимают до 60% времени.

И человек не может действовать по строго заданной программе, ни на йоту не отклоняясь от намеченного плана. Конечно же, следует уделить внимание телефонному звонку близкого человека, переговорить с коллегой из соседнего отдела и выпить чашку чаю. Проблема не в этом, а в том, что распределение времени должно быть рациональным.

Иногда в роли поглотителей времени могут выступать совершенно неожиданные действия и дела. К ним относятся: отсутствие самодисциплины; неумение довести дело до конца; синдром откладывания; нечеткая постановка цели, недостаток мотивации, отсутствие приоритетов в делах, отсутствие представления о предстоящих задачах, попытка слишком много сделать за один раз, неверное планирование дня; беспорядок на рабочем месте; поиски адресов, номеров телефонов и другой информации; отвлекающие телефонные разговоры; незапланированные посетители; разговоры на личные темы; другие отвлекающие внешние факторы; неспособность сказать “нет”; недостаток кооперации; затяжные совещания; недостаточная подготовка к беседам; излишняя коммуникабельность; избыточные деловые записи; длительное ожидание; спешка и нетерпение; неготовность или неумение делегировать полномочия Поглотители времени [Электронный ресурс]. - URL: http://time-manage.com/poglotiteli-vremeni.html (дата обращения 1.04.2013)..

Существуют также мифы относительно тайм - менеджмента:

Миф первый: Тайм-менеджмент - это жесткое планирование дня

Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем - значит, придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана

На самом же деле большинству людей нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени - очень важная составляющая тайм - менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе не обязательно.

Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности - нужно решать по ситуации.

Миф второй: Тайм-менеджмент - только для логиков и упорядоченных людей, не подходит для спонтанных и творческих личностей

Порой люди, занимающиеся творческой работой или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что управление временем для них не подходит.

Однако творческая работа - не повод пускать дела на самотек. Управление временем все равно нужно: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять.

Миф третий: «Мне некогда заниматься тайм-менеджментом»

Это лишь свидетельствует о том, что как раз пора заняться организацией времени. Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты.

Миф четвертый: Тайм-менеджмент - это сложно

Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко - если использовать только то, что нужно.

Миф пятый: Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность жизни

Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между запланированностью и спонтанностью в вашей жизни.

Навыки, входящие в понятие «умение организовывать свое время».

Целеполагание

Расстановка приоритетов

Чувство времени

Планирование Горбачев А. Тайм - менеджмент в два счета [Электронный ресурс]: Учебное пособие/ А. Горбачев. - Электрон. дан. и прогр. - Санкт - Петербург.: Питер, 2009. - 1 CD ROM. - Электрон. версия печ. публикации..

Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет основные навыки, вырабатываемые при тайм - менеджменте.

Навык 1. Будьте проактивны

Навык 2. Начинайте, представляя конечную цель

Навык 3. Сначала делайте то, что необходимо делать сначала

Навык 4. Думайте в духе «Выиграл/ Выиграл», то есть построение взаимовыгодного взаимодействия с другими людьми

Навык 5. Сначала стремитесь понять, потом - быть понятым

Навык 6. Достигайте синергии

Навык 7. «Затачивайте пилу». Он заключается в постоянном обновлении четырех измерений вашей натуры - физического, духовного, интеллектуального и социально-эмоционального. Он и есть ваши личные ресурсы и средства 7 навыков Стивена Кови: краткое изложение [Электронный ресурс]. - URL: http://www.60minut.info/knighi/7-navykov-stiviena (дата обращения 6.03.2013)..

Таким образом, в данном параграфе были дано определение понятию трудовой процесс, а также были отражены основные причины планирования времени. Многие руководители критично относятся к методам самоменеджмента, однако существующие преимущества тайм - менеджмента преимущественно важнее недостатков и мифов.

Итак, в главе было дано определение планированию рабочего времени руководителя, этапы, функции, правила планирования. Планирование рабочего времени - самоменеджмент, представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Самоменеджмент обладает функциями постановки целей и планирования личного времени менеджера. Преимущества владения искусством самоменеджмента заключаются в том, что работа выполняется с меньшими затратами времени и в том, что правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе. Также были рассмотрены особенности и основные приемы планирования рабочего времени руководителя. На практике обычно используется ABC-анализ, представляющий собой метод, с помощью которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами какого-либо множества. Задачей планирования является создание некой гибкой, удобной, понятной системы, которая будет отражать жизнь, ловить возможности. Планирование рабочего трудового процесса разработано также на борьбу с так называемыми поглотителями времени.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ПРИМЕРЕ РУКОВОДИТЕЛЯ БЮРО СУДЕБНО- МЕДИЦИНСКОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ

2.1 Общая характеристика деятельности организации Бюро Судебно - медицинской экспертизы

Бюро судебно - медицинской экспертизы (БСМЭ) -- государственное судебно-экспертное учреждение. БСМЭ является юридическим лицом и находится в непосредственном подчинении органа управления здравоохранением субъекта Российской Федерации.

В структуре БСМЭ выделяют следующие структурные подразделения:

-отдел судебно-медицинской экспертизы трупов с гистологическим отделением;

-отдел судебно-медицинской экспертизы пострадавших, обвиняемых и других лиц;

- отдел сложных экспертиз;

- отдел экспертизы вещественных доказательств, включающий в себя такие лаборатории (отделения) как судебно-биологическая, медико-криминалистическая, судебно-химическая, биохимическая, цитологических и генетических исследований;

- организационно-методический отдел;

- районные, межрайонные и городские отделения бюро;

- хозяйственная часть Бюро Судебно - медицинской экспертизы [Электронный ресурс]. - URL:http:// ru.wikipedia.org/ (дата обращения 23.03.2013)..

В соответствии с Конституцией РФ 12 декабря 1993 года Карачаево - Черкесская Республика получила статус равноправного субъекта РФ. До 1990 года Бюро СМЭ КЧР было в прямом подчинении от главного Бюро СМЭ, находящегося в Ставропольском крае, в городе Ставрополе. Судебно - медицинская экспертиза Карачаево - Черкесии стала самостоятельным учреждением выхода Республики из состава Ставропольского края.

Бюро СМЭ КЧР находится в методическом подчинении от Министерства Здравоохранения КЧР.

Деятельность Бюро СМЭ регулируется Федеральным законом ФЗ№73-ФЗ «О государственных судебно - медицинских экспертизах», Уголовно - процессуальным кодексом, Гражданско - процессуальным кодексом и Кодексом об административно - правовых нарушениях.

Согласно ст. 12 Федерального закона от 31 мая 200 г. № 73 - ФЗ «О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации» «Государственным судебным экспертом является аттестованный работник государственного судебно-экспертного учреждения, производящий судебную экспертизу в порядке исполнения своих должностных обязанностей О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации: федеральный закон от 31 мая 2001 г. № 73 - ФЗ // Справочно - правовая система «Гарант»: [Электронный ресурс]. / НПП «Гарант - Сервис».- Дата обновления: 06.12.2011. - Ст.12.».

В соответствии со ст. 14 Федерального закона от 31 мая 200 г. № 73 - ФЗ «О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации» Руководитель обязан:

-по получении постановления или определения о назначении судебной экспертизы поручить ее производство конкретному эксперту или комиссии экспертов данного учреждения, которые обладают специальными знаниями в объеме, требуемом для ответов на поставленные вопросы;

- разъяснить эксперту или комиссии экспертов их обязанности и права;

- по поручению органа или лица, назначивших судебную экспертизу, предупредить эксперта об уголовной ответственности за дачу заведомо ложного заключения, взять у него соответствующую подписку и направить ее вместе с заключением эксперта в орган или лицу, которые назначили судебную экспертизу;

- обеспечить контроль за соблюдением сроков производства судебных экспертиз, полнотой и качеством проведенных исследований, не нарушая принцип независимости эксперта;

- по окончании исследований направить заключение эксперта, объекты исследований и материалы дела в орган или лицу, которые назначили судебную экспертизу;

- обеспечить условия, необходимые для сохранения конфиденциальности исследований и их результатов;

- не разглашать сведения, которые стали ему известны в связи с организацией и производством судебной экспертизы, в том числе сведения, которые могут ограничить конституционные права граждан, а также сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну.

Руководитель обязан обеспечить условия, необходимые для проведения исследований:

- наличие оборудования, приборов, материалов и средств информационного обеспечения;

- соблюдение правил техники безопасности и производственной санитарии;

- сохранность представленных объектов исследований и материалов дела.

Руководитель не вправе:

- истребовать без постановления или определения о назначении судебной экспертизы объекты исследований и материалы дела, необходимые для производства судебной экспертизы;

- самостоятельно без согласования с органом или лицом, назначившими судебную экспертизу, привлекать к ее производству лиц, не работающих в данном учреждении;

- давать эксперту указания, предрешающие содержание выводов по конкретной судебной экспертизе О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации: федеральный закон от 31 мая 2001 г. № 73 - ФЗ // Справочно - правовая система «Гарант»: [Электронный ресурс]. / НПП «Гарант - Сервис».- Дата обновления: 06.12.2011. - Ст.14..

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 31 мая 200 г. № 73 - ФЗ «О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации» Права руководителя государственного судебно-экспертного учреждения:

Руководитель вправе:

- возвратить без исполнения постановление или определение о назначении судебной экспертизы, представленные для ее производства объекты исследований и материалы дела, если в данном учреждении нет эксперта конкретной специальности, необходимой материально-технической базы либо специальных условий для проведения исследований, указав мотивы, по которым производится возврат;

- ходатайствовать перед органом или лицом, назначившими судебную экспертизу, о включении в состав комиссии экспертов лиц, не работающих в данном учреждении, если их специальные знания необходимы для дачи заключения;

- организовывать производство судебной экспертизы с участием других учреждений, указанных в постановлении или определении о назначении судебной экспертизы;

- передавать часть обязанностей и прав, связанных с организацией и производством судебной экспертизы, своему заместителю, а также руководителю структурного подразделения учреждения, которое он возглавляет;

- требовать от органа или лица, назначивших судебную экспертизу, возмещения расходов, связанных с:

1) компенсацией за хранение транспортной организацией поступивших на судебную экспертизу объектов исследований, за исключением штрафов за несвоевременное их получение данным учреждением;

2) транспортировкой объектов после их исследования, за исключением почтовых расходов;

3) хранением объектов исследований в государственном судебно-экспертном учреждении после окончания производства судебной экспертизы сверх сроков, установленных нормативными правовыми актами соответствующих федеральных органов исполнительной власти;

4) ликвидацией последствий взрывов, пожаров и других экстремальных ситуаций, явившихся результатом поступления в данное учреждение объектов повышенной опасности, если орган или лицо, назначившие судебную экспертизу, не сообщили руководителю об известных им специальных правилах обращения с указанными объектами или они были ненадлежаще упакованы О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации: федеральный закон от 31 мая 2001 г. № 73 - ФЗ // Справочно - правовая система «Гарант»: [Электронный ресурс]. / НПП «Гарант - Сервис».- Дата обновления: 06.12.2011. - Ст.15..

Бюро СМЭ занимается обслуживанием населения в области судебной медицины, также по заказу Следственного Комитета Карачаево - Черкесии. Проводится экспертиза живых лиц и трупов, экспертиза вещественных доказательств, химическая и биологическая экспертизы. Все проведенные экспертизы обеспечивают права граждан в суде исходя из заключения.

В Бюро СМЭ КЧР проводятся как платные, так и бесплатные услуги. Платные услуги проводят в частном порядке по личному желанию пострадавших. Также платно осуществляются ритуальные услуги согласно Постановлению о порядке произведения платных услуг. Бесплатные услуги проводятся для граждан с направлением или из суда.

В суд для разъяснения заключения экспертизы вызывают в среднем 50 раз в год. Письма приходят практически со всех субъектов России. В них содержатся приглашения на форумы, письма о без вести пропавших гражданах, о предложениях по поводу повышения квалификации, научно-практических конференциях. Конференции посещаются в среднем 2 раза в год.

Исходя из численности населения Республики, равной 470000 человек, в штате должно быть 55 экспертов, 5 химиков, 11 биологов. В штате республиканской БСМЭ всего 9 экспертов, 1 химик и 3 биолога, а также штатные сотрудники, санитары.

В среднем проводится 10-15 экспертиз на пострадавших гражданах и 1-2 вскрытия в день. Вскрытие продолжается в среднем 2 часа, экспертизы полчаса.

В этой части была дана общая характеристика деятельности организации, на основе которой проводилось исследование. В качестве рассматриваемой организации было рассмотрено Бюро СМЭ Карачаево - Черкесской Республики. Оно находится в городе Черкесске. Бюро судебно - медицинской экспертизы (БСМЭ) -- государственное судебно-экспертное учреждение. БСМЭ является юридическим лицом и находится в непосредственном подчинении органа управления здравоохранением субъекта Российской Федерации.

2.2 Исследование организации трудового процесса руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы

Субъектом анализа планирования трудового процесса руководителя является руководитель Бюро судебно - медицинской экспертизы Карачаево-Черкесской Республики.

В соответствии с методологией в управлении временем можно выделить следующие процессы: анализ времени, моделирование стратегий с учётом проведённого анализа, постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели (целей), планирование и расстановка приоритетов, разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения Управление временем [Электронный ресурс]. - URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Управление_временем (дата обращения 10.01.2013)..

Пирамида Франклина, или управление временем по методу Франклина, - это целостная система постановки и реализации целей. В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды Планирование по системе Франклина [Электронный ресурс]. - URL: http://www.dist-cons.ru/modules/uv/Time2/text2_5.html (дата обращения 1.04.2013).. Согласно Пирамиде Франклина, главные жизненные ценности являются фундаментом пирамиды. Их ясное определение для себя, задает вектор направленности жизни; глобальная цель является следующей ступенью в достижении целей; далее следует план достижения цели. На данном этапе, уже имея конкретную цель, определяются основные промежуточные вехи на пути ее достижения. Долгосрочные, годовые планы находятся в самой середине пирамиды. В процессе разрабатывается план действий на год, три, пять лет. Действия должны быть привязаны к конкретной промежуточной вехе, определенной на предыдущем этапе строительства пирамиды. И, что очень важно, иметь достаточно четкие сроки реализации. Краткосрочный план является предпоследним элементом пирамиды. План на день находится на вершине пирамиды Пирамида Франклина [Электронный ресурс]. - URL: http://www.psylive.ru/articles/9668_piramida-franklina.aspx (дата обращения 1.04.2013)..

Вследствие непредсказуемости работы, руководителю бюро достаточно сложно составлять планы на далекую перспективу, он составляет план на следующий день и на неделю, если собирается провести важное собрание. Рабочий день начинается в 9 утра и официально заканчивается в 17.00, но ему часто приходится задерживаться на работе на 1-2. В штате сотрудников есть секретарь, который принимает звонки, но не сортирует их, не имея на это полномочий. В процессе планирования срочные дела выполняются в первую очередь, к ним относятся - основной вид деятельности, повестки в суд, ответы на важные письма, составление распоряжений и договоров. Обед начинается в 13.00 и заканчивается в 14.00. Но руководитель вследствие загруженности работой не всегда успевает пообедать.

...