Планирование трудового процесса руководителя

В процессе анализа выяснилось, что ему не удается планировать свою работу эффективно с запасом времени из-за нехватки кадров, так как в штате экспертизы их 9, а происшествия происходят каждый день. После экспертизы ему необходимо составить заключение. Так как происшествия чаще происходят ночью, ему приходится выезжать на экспертизу ночью.

Вследствие перечисленных причин, у него нарушается работа биологических часов, что приводит к усталости.

Руководителю был предложен тест на выявления способности к самоменеджменту. Он состоит 10 вопросов. Вопросы представлены в таблице. Ответы на вопросы тестирования выделены.

Если просуммировать баллы, набранные в результате проверки рабочего стиля, то получатся следующие результаты:

0--15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16--20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21--25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.

26--30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время Пирсон, Б. Магистр делового администрирования. Краткий курс/ Под ред. Б. Пирсона, Н. Томаса - М.: издательство «Альпина», 2000. -С. 21-22.

В результате получилось 19 баллов, что свидетельствует о том, что пытается овладеть своим временем, но не всегда это получается вследствие непоследовательности действий.

Было проведено также еще одно тестирование, разработанное Барри Пирсоном и Нилом Томасом из книги «Магистр Делового Администрирования», оценивающее умение планировать время. Вопросы представлены ниже. Ответы выделены.

1. Записали ли Вы цели, ведущие к успеху? Да/Нет

2. Согласовываете ли Вы эти цели с начальником в случаях, когда он/ она имеет к ним отношение? Да/Нет

3. Производите впечатление человека, который хорошо организован, подлинный профессионал в своем деле, и при этом у него есть время для общения с людьми? Да/Нет

4. Уделяете достаточно времени работе над важными проектами? Да/Нет

5. Имеете репутацию человека, который всегда укладывается в сроки? Да/Нет

6. Спрашиваете своего секретаря, какую работу она/ он могла бы сделать вместо Вас? Да/Нет

7. Иногда работаете вне офиса, чтобы сконцентрироваться на каком-то конкретном деле? Да/Нет

8. Быстро отвечаете на письма? Да/Нет

9. Обычно перезваниваете тому, кто Вам позвонил достаточно оперативно? Да/Нет

10. В достаточной степени используете оргтехнику и офисное оборудование для экономии своего времени? Да/Нет

11. Сознательно решаете не делать определенную работу до тех пор, пока кто-нибудь не выразит недовольство? Да/Нет

12. Составляете список дел и телефонных звонков, которые необходимо или желательно сделать сегодня? Да/Нет

13. Часто берете работу домой или приходите в офис на выходные? Да/Нет

14. Чувствуете, что лучше сделать работу самому, чем обучить кого-то, кто сделает это за Вас? Да/Нет

15. Позволяете людям, заглянувшим поболтать, тратить впустую Ваш время? Да/Нет

16. Каждое утро сами вскрываете потовую корреспонденцию? Да/Нет

17. Полностью пишете текст писем и других документов, которые затем печатает Ваш секретарь? Да/Нет

18. Тратите время на работу, которую молодой сотрудник мог бы сделать так же хорошо, как и Вы? Да/Нет

19. Сами договариваетесь о деловых встречах? Да/Нет

20. Впустую тратите время, раскладывая бумаги по файлам либо разыскивая нужную папку или документ? Да/Нет

21. Иногда уходите домой с ощущением, что весь рабочий день Вас отвлекали, прерывали, мешали работать? Да/Нет

22. Отвечаете на телефонные звонки во время неформальных совещаний? Да/Нет

23. Тратите слишком много времени на а бесполезные совещания? Да/Нет

24. Довольно часто опаздываете на совещания? Да/Нет

25. Тратите слишком много времени, выслушивая упреки в нарушении сроков и упрекая в этом других? Да/Нет

26. Слишком требовательны по отношению к себе? Да/Нет

27. Соглашаетесь, если Вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой? Да/Нет

Чтобы получить рейтинг руководителя, «эффективного на все сто процентов», необходимо было ответить «Да» на все вопросы с 1-го по 12-й и «Нет» на вопросы с 13-го по 27-й Пирсон Б. Магистр делового администрирования. Краткий курс/ Под ред. Б. Пирсона, Н. Томаса - М.: Альпина, 2000. -С. 17-18.

Исходя из результатов теста, рассматриваемый в работе руководитель эффективно распоряжается своим временем на 55%.

У руководителя есть способности планировать свою работу, но вследствие непредсказуемости работы очень часто график смещается.

В процессе проведенного исследования выяснилось, что руководителю данной организации не удается тщательно спланировать свою работу вследствие ее специфики. Организационная и административная работа выполняется вполне успешно. Первая - специфика работы. Он не может делегировать свою работу секретарю, так как для выполнения большей части обязанностей необходимо высшее медицинское образование. Второе - нехватка кадров, что влечет за собой увеличение нагрузки в несколько раз. Третье - непредсказуемость работы. Невозможно спланировать свою работу, связанную с осмотром пострадавших и вскрытиями.

В этой части было рассмотрено проведенное для анализа исследование организации трудового процесса времени руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы. Было выяснено, что у руководителя не всегда получается спланировать свой рабочий процесс.

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации личного трудового процесса и планирования рабочего времени у руководителя

Для эффективной работы руководителю Бюро СМЭ следует обратить внимание на образ жизни и здоровье. Из-за специфики работы происходит ухудшение работы, этому способствуют следующие обстоятельства:

-стрессовые ситуации

-перегрузки на работе

-нарушения режима труда и отдыха, принимающее систематический характер

-малоподвижный образ жизни

-дефицит времени для занятий спортом

-постоянная стимуляция организма с помощью чая, кофе, табака и т. д.

Даже самое высокое искусство управления организацией оказывается бесполезным, если здоровье руководителя небезупречно Одинцов А. А. Менеджмент организации: введение в специальность: Учебное пособие для вузов. - М.: Издательство «Экзамен», 2004. -С. 157.

Для того чтобы организовать и использовать время более продуктивно, руководителю Бюро Судебно - медицинской экспертизы нужно избавиться от следующих ошибок в организации своего труда:

1. Перенос принятия решения на завтра. Данная ошибка обусловлена нерешительностью, неуверенностью. Поэтому эту проблему нужно решать не откладывая. В такой ситуации целесообразны письменные формулировки ближайших задач, определение сути проблем, а также построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не до конца. Намного полезнее начать и завершить несколько дел, чем начать и не доводить до конца множество дел. К тому же, нерешенные проблемы приносят чувство неудовлетворенности.

3. Стремление все сделать сразу. Нужно, прежде всего, убрать все папки: на столе должно находиться только то, что относится к определенному вопросу.

4. Стремление все сделать самому. Задача руководителя - планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечивать на этой основе решение главных задач.

5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными, что затрудняет решение многих проблем и способствует возникновению ненужного личного соперничества. Для борьбы с этой проблемой необходимо иметь четкие должностные инструкции. Они должны определять права, обязанности и ответственность каждой службы каждого работника в организации.

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, это привычка многих руководителей. Задача руководителя- установить объективные причины неудачи.

7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы.

8. Убеждение руководителя в том, что эффективная организация его личного свободного времени в принципе невозможна, так как она зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств Резник С. Д. Управление кафедрой. Учебник. - М.: Издательство «Инфра - М», 2008.-С. 464-465.

Для успешного планирования можно воспользоваться составлением собственной методики планирования, основанной на биологических часах. Биологические часы - это своеобразный механизм, вмонтированный в человеческое существо Биологические часы [Электронный ресурс]. - URL:http://www.time-manage.com/biologicheskie-chasyi.html (дата обращения 20.03.2013). Биоритмы человека вырабатывались на протяжении миллионов лет и являются одной из форм приспособления к условиям существования на нашей планете.

Суточные биоритмы каждого человека исключительно индивидуальны и колеблются от двадцати двух до двадцати пяти часов, т.е. у каждого человека свои индивидуальные биологические часы. Далее представлена работа биологических часов человека:

С 8.00 до 10.00 кровяное давление повышается, эластичность сосудов снижается, кровь сгущается и сердцу становится тяжелее ее перекачивать. По мнению ученых, в этот период не стоит перенапрягаться и желательно перенести физические нагрузки.

С 10.00 до 12.00 мозг работает продуктивнее, значительно повышается концентрация внимания. В этот период необходимо выполнять самую напряженную и ответственную умственную работу.

С 12.00 до 16.00 биологическая активность организма снижается, работа головного мозга замедляется, внимание рассеивается.

С 16.00 до 18.00 физическая активность организма снова повышается. В то же время для таких видов деятельности, которые требуют повышенной концентрации внимания, более приемлемым является время с 10.00 до 12.00.

С 18.00 до 20.00 температура тела становится выше утренней. Человек находится на пике биологической активности.

С 20.00 до 22.00 наступает время подготовки ко сну. С наступлением темноты усталость у жаворонков и сов проявляется в разное время. Свет самый важный и самый нужный фактор для биологических часов. Утром он помогает проснуться, а вечером замедляет процесс подготовки организма ко сну.

С 3.00 до 6.00 биологические часы становятся наименее активными. Температура снижается, давление понижается, а плотность крови повышается.

Биологические часы - очень сложный и невероятно точный механизм. Но, к сожалению, человек далеко не всегда прислушивается к своим биоритмам.

Биологические часы позволяют любому человеку наиболее эффективно подходить к планированию рабочего времени, планированию отдыха и самоорганизации. Нужно просто прислушиваться к своему организму. Вследствие анализа работы биологических часов, можно составить индивидуальный график работы.

Для успешного планирования времени руководителю Бюро СМЭ КЧР предлагается синтезировать несколько методов по управлению временем, исходя из того, что его работа состоит из практической и методической.

За основу предлагается взять метод АВС, основанный на законе Парето, так как это проверенный метод, с помощью которого многие руководители планируют свое время.

Также, дела стоит распределять по принципу Квадранты Кови, из которой следует, что дела следует распределять на 4 группы: важное и срочное; важное и срочное; важное, но не срочное; не важное, но срочное; не важное, не срочное Квадранты Стивена Кови - эффективный метод планирования [Электронный ресурс]. - URL: http://blog.tehpod.com.ua/index.php/entry/kvadranty-stivena-kovi-effektivnyj-metod-planirovaniya (дата обращения: 27.01.2013)..

Итак, для руководителя мы предложили комбинирование методов вместе с планированием времени, основанным на работе биологических часов, так как этот механизм заложен в людях с рождения и играет важную роль в жизнедеятельности человека.

В процессе исследования выяснилось, что руководитель против постоянного планирования всей своей работы, аргументировав это рядом причин. Самоменеджмент не даст гарантии эффективности работы из-за того, что каждый из методов имеет свои недостатки. Всевозможные инструменты по планированию времени не решают всей проблемы неэффективности работы. Однако, если нет цели и приоритетного направления, если человек (или компания) не может ответить на вопрос «Как и где ему пригодится этот навык?», то в итоге результат достигнут не будет.

На новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами. Однако количество задач в современном офисе стремительно растет, а поток информации постоянно усиливается, поэтому просто планированием задачу управления временем не решить Недостатки методов тайм - менеджмента [Электронный ресурс]. - URL: http:// www.timesaver.ru/articles/a1760.php (дата обращения 5.02.2013)..

И. Адизес, один из мировых экспертов в области улучшения производительности организаций, говорил о пользе «ничегонеделания». Ничегонеделание дает время вспомнить прошлое; провести обзор того, чем человек занимается и проанализировать, стоит ли продолжать этим заниматься. Сразу становится очевидны ценности и бесполезность какого - либо занятия Ицхак Адизес о пользе ничегонеделания [Электронный ресурс]. - URL: http://www.60minut.info/Adizes-worldwide (дата обращения 17.02.2013)..

Создание системы шагов как метод тайм-менеджмента нацелен на обретение контроля над жизнью. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает последовательность шагов, которая может снизить уровень стресса и создать иллюзию спокойствия. Однако у любой системы есть свои ограничения. Система Дэвида Аллена не дает возможности время от времени смотреть на свою жизнь со стороны, она как колея задает направление движения, из которого потом сложно вырваться.

Управление временем - это очень сложный процесс, хотя и кажется, что все понятно и легко. Очень важно при усовершенствовании собственных навыков планирования и выполнения запланированного уметь переключаться от большого к малому - это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На верхних «этажах» - в стратегических целях - уметь ставить такие цели, которые другим людям могут показаться слишком дерзкими. Очень часто люди не ценят именно простые, но сильные решения, которые, повторяясь ежедневно сотни и тысячи раз, если просуммировать общий эффект за год, дают колоссальный результат Недостатки методов тайм - менеджмента [Электронный ресурс]. - URL: http://www.timesaver.ru/articles/a1760.php (дата обращения 21.03.2013)..

Были рассмотрены оптимальные приемы и методики планирования рабочего времени для руководителя Бюро СМЭ КЧР. Самыми эффективными, по нашему мнению являются АВС - анализ, основанный на правиле Парето, метод «Альпы», метод, основанный на правиле Эйзенхауэра, а также «Дневник времени». Для достижения наилучшего эффекта их следует комбинировать. С существующими недостатками тайм-менеджмента на новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами.

В данной главе были рассмотрены самые подходящие методы по планированию рабочего времени руководителя Бюро СМЭ КЧР. Для того чтобы организовать и использовать время более продуктивно, руководителю Бюро Судебно - медицинской экспертизы нужно избавиться от ошибок в организации своего труда. Для успешного планирования можно воспользоваться составлением собственной методики планирования, основанной на биологических часах. Биологические часы - это своеобразный механизм, вмонтированный в человеческое существо. С помощью анализа работы биологических часов, можно составить индивидуальный график работы. Для успешного планирования времени руководителю Бюро СМЭ КЧР предлагается синтезировать несколько методов по управлению временем, исходя из того, что его работа состоит из практической и методической. За основу предлагается взять метод АВС, основанный на законе Парето, так как это проверенный метод, с помощью которого многие руководители планируют свое время. Исходя из обстоятельств, эти методы могут комбинироваться вместе с планированием времени, основанным на работе биологических часов, так как этот механизм заложен в людях с рождения и играет важную роль в жизнедеятельности человека.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Планирование времени не является самоцелью. Это - средство достижения цели. Планирование должно быть привязано к постановке и достижению целей. Оно становится рычагом, помогающим руководителю и его подчиненным добиваться успеха. При использовании методов планирования времени нужно быть ориентированным на результат, выделяя ключевые цели и оценивая важнейшие благоприятные возможности.

Целью работы являлась разработка рекомендаций по совершенствованию организации трудового процесса и планирования рабочего времени руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы.

Самоменеджмент подразумевает целенаправленное и последовательное использование проверенных методов работы в повседневной практике. Целями являются использование менеджером времени и возможностей, управление течением жизни, преодоление внешних обстоятельств. Функциями менеджмента являются постановка целей и планирование личного времени.

Многие руководители критично относятся к методам самоменеджмента, однако существующие преимущества тайм - менеджмента преимущественно важнее недостатков и мифов.

Планирование рабочего времени - самоменеджмент, представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Также были рассмотрены особенности и основные приемы планирования рабочего времени руководителя. На практике обычно используется ABC-анализ, представляющий собой метод, с помощью которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами какого-либо множества. Задачей планирования является создание некой гибкой, удобной, понятной системы, которая будет отражать жизнь, ловить возможности. Планирование рабочего трудового процесса разработано также на борьбу с так называемыми поглотителями времени.

В процессе исследования мы пришли к выводу, что для получения большего эффекта методы стоит комбинировать. Также было выяснено, что у руководителя не всегда получается спланировать свой рабочий процесс. Проведенный анализ показал, что в процессе организации личного трудового процесса руководителя Бюро Судебно - медицинской экспертизы не всегда удается планировать все дела и спланировать свой рабочий процесс, что обусловлено спецификой работы.

Были рассмотрены самые подходящие методы по планированию рабочего времени руководителя Бюро СМЭ КЧР. Для того чтобы организовать и использовать время более продуктивно, руководителю Бюро Судебно - медицинской экспертизы нужно избавиться от ошибок в организации своего труда. Для успешного планирования можно воспользоваться составлением собственной методики планирования, основанной на биологических часах. Биологические часы - это своеобразный механизм, вмонтированный в человеческое существо. С помощью анализа работы биологических часов, можно составить индивидуальный график работы. Для успешного планирования времени руководителю Бюро СМЭ КЧР предлагается синтезировать несколько методов по управлению временем, исходя из того, что его работа состоит из практической и методической. За основу предлагается взять метод АВС, основанный на законе Парето, так как это проверенный метод, с помощью которого многие руководители планируют свое время. Исходя из обстоятельств, эти методы могут комбинироваться вместе с планированием времени, основанным на работе биологических часов, так как этот механизм заложен в людях с рождения и играет важную роль в жизнедеятельности человека.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. О государственной судебно - экспертной деятельности в Российской Федерации: федеральный закон от 31 мая 2001 г. № 73 - ФЗ // Справочно - правовая система «Гарант»: [Электронный ресурс]. / НПП «Гарант - Сервис».- Дата обновления: 06.12.2011. - Ст.43.

2. Горбачев А. Тайм - менеджмент в два счета [Электронный ресурс]: Учебное пособие/ А. Горбачев. - Электрон. дан. и прогр. - Санкт - Петербург.: Питер, 2009. - 1 CD ROM. - Электрон. версия печ. публикации.

3. Зайверт, Л. Ваше время - в ваших руках [Электронный ресурс]: Интерактив. учеб./ Л. Зайверт. - Электрон. дан. и прогр. - М.: ИНФРА - М, 2008. - 1 CD ROM. - Электрон. версия печ. публикации.

4. Лукашевич, В.В. Менеджмент: Учебное пособие [Электронный ресурс]: Интерактив. учеб./ Лукашевич В.В., Астахова Н.И. - Электрон. дан. и прогр. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2007. - 1 CD ROM. - Электрон. версия печ. публикации.

5. Одинцов, А. А. Менеджмент организации: введение в специальность: Учебное пособие для вузов / А. А. Одинцов. - М.: Экзамен, 2004. - 240 с.

6. Пирсон, Б. Магистр делового администрирования. Краткий курс / Пирсон Б., Томас Н. - М.: Альпина, 2000. - 218 с.

7. Резник, С. Д. Управление кафедрой. Учебник. / С. Д. Резник - М.: Инфра - М, 2009.- 608 с.

8. Биологические часы [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.time-manage.com/biologicheskie-chasyi.html

9. Интервью с Глебом Архангельским, генеральным директором компании «Организация Времени», членом Клуба WWF «Золотая Панда» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: wwf.ru/resources/interviews/arkhangelsky

10. Ицхак Адизес о пользе ничегонеделания [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.60minut.info/Adizes-worldwide

11. Квадранты Стивена Кови - эффективный метод планирования [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.blog.tehpod.com.ua/index.php/entry/kvadranty-stivena-kovi-effektivnyj-metod-planirovaniya

12. Место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.kadry.ru/articles/detail.php?ID=22221

13. Недостатки методов тайм - менеджмента [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.timesaver.ru/articles/a1760.php

14. Пирамида Франклина [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.psylive.ru/articles/9668_piramida-franklina.aspx

15. Планирование личного и рабочего времени [Электронный ресурс].- Режим доступа: www.lico.ru/o_kompanii/stati/obuchenie_i_treningi/planirovanie_lichnogo_i_rabochego_vremeni/

16. Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.elitarium.ru/2007/04/13/planirovanie_i_raspredelenie_rabochego_vremeni_rukovoditelja.html

17. Планирование по системе Франклина [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.dist-cons.ru/modules/uv/Time2/text2_5.html

18. Планирование рабочего времени [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.digest.subscribe.ru/business/school/n226719156.html

19. Поглотители времени [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.time-manage.com/poglotiteli-vremeni.html

20. Самоменеджмент руководителя [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.elitarium.ru/2013/02/13/samomenedzhment_rukovoditelja.html

21. Самоменеджмент руководителя времени [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.elitarium.ru/2013/02/13/samomenedzhment_rukovoditelja.html

22. Трудовой процесс и методы труда [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.jobgrade.ru/modules/Articles/article.php?storyid=36

23. Управление временем [Электронный ресурс]. -Режим доступа: ru.wikipedia.org/wiki/Управление_временем

24. Цитаты и афоризмы А. П. Чехова [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.zitata.eu/chechov.shtml

25. 7 навыков Стивена Кови: краткое изложение [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.60minut.info/knighi/7-navykov-stiviena

Размещено на Allbest.ru