Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Понятие и виды коммуникации

2. Информационные ресурсы в организации

3. Коммуникационные сети в организации

4. Инструменты повешения эффективности коммуникационных процессов в организации

Заключение

Список литературы

Введение

Построение эффективной коммуникационной сети в организации - это сложной, но не менее важный процесс. Правильная, структурированная, коммуникационная система - это залог эффективного обмена информации между всеми звеньями организации.

Целью данной работы, является рассмотрение различных типов коммуникационных сетей, взаимоотношений между людьми, которые являются элементами систем. Рассмотрение таких понятий как: коммуникации, информация, изучение барьеров и факторов влияния, определение критериев для построения эффективной коммуникационной системы.

Роль коммуникационных связей в организации очень велика, так как эффективная коммуникационная сеть снабжает организацию достоверной информацией, как и о внутренней среде (коммуникационная связь между разными уровнями управления, между различными звеньями управления) так и о внешней (ситуация на рынке, информация о конкурентах и так далее).

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, чувствами, информацией. Без чего невозможны совместная деятельность и управление. Таким образом, эффективная коммуникационная связь нужна не только для обеспечения информации, но и для работы с членами системы организации.

Менеджер должен владеть коммуникационными навыками, если и не в идеале, то хотя бы на высоком уровне. Общение, сам процесс коммуникации, является одной из главных составляющих менеджмента. Ведь известно, что только при наличии хорошей коммуникационной структуры решение задач и достижение целей становиться более легким процессом. Общение управленца с подчинёнными, общение работников друг другом обеспечивает более высокую эффективность труда.

Для крупных организаций с очень сложными структурами, очень актуальны проблемы построения эффективной коммуникационной системы, так как общение с сотрудниками на прямую в таких условиях становиться фактически невозможным. Именно поэтому, такие крупные организации зачастую имеют свою коммуникативную систему, которая связывает все основные элементы управления, организации, сотрудником и так далее.

Так же, одной из основных проблем являются различные барьеры коммуникативного процесса. Одной из таких проблем, является механический обрыв информации, что ведет к искажению самой информации. Для крупных международных компаний, существует так же проблема языкового барьера.

Одной из важнейших составлявших коммуникационного процесса, является информация. Проблема обеспечения организации достоверной, актуальной информацией, так же имеет большое значение. Мы живем в информационный век, и информация как ресурс имеет очень большое значение для построения процесса эффективного управления, планирования. Получая достоверную информацию о внешней среде, организация может адекватно строить планы, стратегию. Исходя из этого, для любой системы, очень важно построить такую эффективную коммуникационную систему, которая не будет искажать информацию, и сама информация будет полной и актуальной. Во многом эффективность работы организации зависит от информации, которая поступает в эту организацию.

Довольно часто, организации не выделяют должные средства на налаживание коммуникационных процессов в организации. Такое пренебрежение, может вылиться в сильном снижении эффективности работы организации, в виду отсутствия координации между работниками, отделами. Плохо налаженные вертикальные коммуникации, могут отрицательно сказаться, как и на взаимоотношениях между работниками и руководством, так в последствии и на общую работоспособность организации как системы. Так же, отсутствие скоординированной, систематизированной системы коммуникации, сильно скажется на качестве информационных ресурсов организации. Искажение поступающей информации, в свою очередь, скажется эффективность общей деятельности организации. От информационных процессов зависит и социально-психологическая атмосфера в организации. В виду этого факта, информация, как и вертикально, так и горизонтально должна поступать без искажений. Вследствие искажения важной управленческой информации, возникнут лишние конфликты, недопонимания между руководством и работниками.

Все эти факты, лишь подтверждают важность наличия в организации систематизированной, упорядоченной, налаженной системы коммуникационных взаимодействий.

1. Понятие и виды коммуникации

Понятие коммуникации. Слово коммуникация происходит от лат. (communico) - делаю общим, связываю, общаюсь.

Коммуникации - это процесс обмена информацией, в результате которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникационная сеть построена плохо, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понять, чего хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Коммуникация и информация хоть и различные, но связанные понятия. Информация скорее, является составляющей коммуникации.

Для осуществления процесса коммуникации, каждому из участников управленческого взаимодействия предъявляются различные требования. Таким образом, каждый из участников коммуникационного процесса должен обладать всеми ли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать вкус и запах. Для эффективного коммуникационного процесса, от каждой из сторон требуется определенные навыки и умения, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Менеджер тратит на налаживание коммуникационных сетей 40-80% своего времени. Это может казаться неверным утверждением, но, если учитывать, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций, все становится на свои места. Именно потому, что коммуникации являются важной частью всех основных процессов деятельности менеджера.

Все три основные установленные роли менеджеров и все четыре основные функции управления нацелены на формулировку организационных целей и их достижение, и возможность реализации этих целей, как правило, напрямую зависит от качества коммуникационных сетей. Из этого вытекает что, эффективные коммуникации крайне необходимы для успеха, как отдельного работника, так и организации в целом.

Хотя важность роли коммуникаций в успехе организаций - это общепризнанный факт, опросы показывают, что, по мнению 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров, именно неэффективные коммуникационные сети на сегодняшний день, становятся основным барьером на пути достижения целей организации. Опрос около 250 тысяч работников из двух тысяч компаний определил, что коммуникации - одна из важных серьезных проблем организаций. Поняв суть коммуникационного процесса на уровне личности и организации, можно научиться снижать вероятность неэффективного общения и стать более эффективным менеджером. Эффективный менеджер - это менеджер, который владеет навыками коммуникации на высоком уровне. Такой управленец знаком с сущностью коммуникационного процесса, обладает отличными навыками устного и письменного общения и понимает, среда влияет на уровень эффективности коммуникационных процессов.

Основная задача менеджера - получение прибыли, что полностью зависит от умения менеджера управлять процессами, происходящими в организации. Таким образом, прослеживается связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера эффективно решать поставленные задачи. Известно, что эффективность коммуникационных сетей в организации, не всегда настолько эффективно, как это кажется.

Кроме того, в большинстве случаев переданное сообщение в процессе его передачи, в таком случае оно не правильно понимается получателем, что также является признаком неэффективных коммуникаций. Дж. Майнер, выдающийся исследователь в сфере менеджмента, выявил, что только 50% контактов в организации приводят в результате к взаимопониманию сторон. И, как правило, причиной тому является неспособность людей понять тот факт, что коммуникации представляют собой процесс обмена.

В ходе процесса обмена информацией, активную роль играют обе стороны. Коммуникационный процесс эффективен лишь при условии, что одна из сторон предлагает информацию, а другая ее верно воспринимает, а для этого к данному процессу необходимо относиться с пристальным вниманием.

В теории управления выделяют три составляющие понятия "коммуникация":

· Коммуникации как элемент управленческой деятельности, как специфическая функция управления

· Коммуникации как обобщающий процесс, который охватывает все иерархические слои организации

· Коммуникации как средство прямого взаимодействия руководителя с работниками

Каждый из пунктов рассматривается не только с позиции требования от участников процесса коммуникации, оптимального способа его реализации (нормативно-организационный подход), но и с позиции психологической специфики отдельных личностей (индивидуально-психологический). Таким образом, коммуникационный процесс охватывает все уровни управления системой, обеспечивая ее целостность, структуру и эффективность функционирования.

Поскольку в нашей стране появление и образование информационных коммуникаций произошло не очень давно, то весомую роль в дальнейшем развитии коммуникаций выступает правильный подход к изучению опыта зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели кардинальные изменение. От административно - командной рыночной системы, страна резко изменилась на рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием по существу заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые не уточнялись, и не обсуждались, проявление инициативы наказывалась, а смышленые работники не могли продвинуться по службе, то на сегодняшний день руководители предпочитают несколько иной подход к организации работы с подчиненными.

Правление инициативы теперь одобряется, проводятся общие коллективные собрания, на которых ведутся обсуждения проблем развития фирмы, выслушиваются предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Но так же в обоих этих случаев есть исключения.

Так при командно-административной системе существовали организации с налаженными коммуникационными процессами, но большинство были с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне в следствии не налаженных коммуникационных сетей.

Информация в процессе коммуникации передается не только с целью принятия правильных управленческих решений, но и для того, чтобы они могли быть выполненными. Конечно, если руководство предоставляет подчиненным информацию об обосновании своих решений, это существенно увеличивает шансы их успешного выполнения до тех пор, пока работники не осознают, какое вознаграждение им предоставит организация за качественно выполненную работу, они не смогут эффективно работать.

Виды коммуникаций. Коммуникация - очень широкое понятие. Оно нашло отражение во многих различных науках, и в каждой такой области используется разный подход и определение этого понятия.

Базово выделяют два вида коммуникации: вербальные и невербальные виды. Вербальный тип коммуникации для человека является уникальным и универсальным способом взаимодействия и общения. Такой способ общения имеет, как и положительные стороны, так и отрицательные. Среди положительных качеств такого способа, является простота, а так же возможность как можно полнее передать информацию и положения. Из этого вытекает, что вербальный подход к общению и взаимодействию скорее направлен на передачу, обмен информацией, чем на взаимодействие. Вследствие этого, прослеживается и негативная черта вербальных коммуникаций. Так как каждый человек индивидуален, он в своем роде, общается на "собственном языке", иначе говоря, при взаимодействии двух и более сторон, в процессе коммуникации, может возникнуть неопределенность, недопонимание. Вследствие этого возникает искажение информации, объем которой при вербальном способе общение достаточно велик. Для менеджера, и любого управленца, который организует деятельность в организациях, важно обеспечить, наладить поток информации. Такая задача включает в себя проектирование и построение такой коммуникационной сети, которая бы обеспечила движение достоверной, актуальной информации, которая в процессе передачи, не искажалась.

Невербальные коммуникации представляют из себя более сложную составляющую процесса общения. Это своего рода сигналы, поведение человека указывающие на состояние, и вид взаимодействия, которые отражаются в позе, мимике, предметов окружающих человека.

Практика показывает, что даже при вербальном способе общения, свои слова человек чаще всего подкрепляет жестами, мимикой. Так же, кроме словесной формы выражения, некоторые эмоциональные сигналы, человек выражает с помощью мимики, жестов. Такой способ взаимодействия, может передать информации не меньше чем с помощью слов, с помощью вербальных способов. Одной из особенностей невербальной коммуникации, является зависимость от ситуации, поскольку состояние всех участников данного процесса отслеживается в реальном времени. Не существующие, и отсутствующие в данный момент лица, вовсе не могу участвовать в таком общении. Так же одной из особенностей такого вида взаимодействия, является спонтанность, не возможность контролировать данный процесс.

Невербальный подход к коммуникации, воспринимается людьми только в естественных условиях, при подражании, наблюдении или копировании. Такие средства общения, могу развиться или врождённо, или в процессе социального развития человека.

Условно, невербальных вид взаимодействия делится на три типа:

· Поведенческие знаки - это физиологическая реакция например: волнения, дрожь, покраснение и т.д.

· Ненамеренные знаки - это поведение человека связанное с его привычками, например: почесывание носа, покусывание губ.

· Собственно, коммуникативные знаки - это определенные сигналы, способные передавать конкретную информацию о состоянии человека, объектах или событии.

По типу взаимодействия на объект, коммуникации бывают:

· Личностная коммуникация. Это тип коммуникации, которая возникает внутри самого человека, та сторона, которая принимает, или отправляет информацию, создает обратную связь.

· Межличностная коммуникация. Это процесс общения, взаимодействия с другой личностью. Данный тип коммуникации связан с личностной коммуникацией. Обычно, межличностная коммуникация, это взаимодействие двух, или не более пяти человек. Такой тип коммуникации является наиболее распространенным и простым. Посланием в данном виде взаимодействия, является информация, каналом - словесное выражение подкрепленное жестами. Получателем же, в данном случае является вторая сторона межличностной коммуникации.

· Групповая коммуникация. Данный тип общения, отличается от межличностного, так как в данном виде коммуникации, взаимодействуют уже не личность и личностью, а личность с группой. При таком способе, группа общается между собой, и делает совместные выводы. Информация поступает не строго от одного лица, а от каждого в группе. Каналы связи при групповой коммуникации, более структурированы, чем у предыдущих способов, но обратная связь так же присутствует. Данный способ коммуникации не всегда эффективен, в виду индивидуальных качеств некоторых людей, для которых межличностный тип взаимодействия более приемлем.

· Общественная коммуникация. При так виде взаимодействия, получатель и отправитель информации регламентированы: выступающий (отправитель информации) передает послание общественности (получателю информации). Такой тип коммуникации, возникает при слишком большом количестве лиц, участвующих в общении и взаимодействии. Структура данного способа похожа на межличностную.

· Оперативная коммуникация. Это тип коммуникации со сложной структурой. Данный тип взаимодействия характера для организаций, и направлен на достижение целей этой организации. Такой способ коммуникативного процесса, подразумевает под собой наличии в организации сложно структуры поступления, и вывода информации, формирована сложной коммуникативной сети, для достоверного получения информации о внешней и внутренний среде организации. Вследствие этого, тип оперативной коммуникации подразделяется на внутреннюю оперативную и на внешнюю оперативную коммуникацию.

Чаще всего, в управленческой практике, под коммуникациями подразумевают именно оперативную. В любой организации, где задействовано большое количество человек, им приходиться взаимодействовать между собой. Такой вид взаимодействия и называется внутренней оперативной коммуникацией. Следовательно, в таких организациях коммуникация устанавливается сама собой (людям приходиться взаимодействовать друг с другом), но от того, насколько эта система передачи информации налажена - зависит успех в решении задач, и эффективность работы самой организации.

Внутренние коммуникации - это тип взаимодействия внутри одной организации, между её отдельными сотрудниками, и подразделениями сотрудников. Как правило, такой способ взаимодействия требуется для координации деятельности работников, или подразделения работников.

Так как, в любой организации существует иерархическая структура, можно выделить такие виды внутренней коммуникации как: вертикальные, горизонтальные и диагональные коммуникации.

Вертикальные коммуникации. Формально, вертикальные коммуникации - это взаимодействие сторон, которые находятся на разных уровнях управления, на разных уровнях иерархии. В обычной практике это взаимодействие меду подчинённым и руководителем и на оборот. К такому виду общения относятся приказы, распоряжение, рекомендации, которые руководитель дает подчинённому, а так же отчеты о выполненной работе, и все виды сообщений которые работник передает руководителю. Для того чтобы в общем наладить информационный поток в организации, в которой присутствует иерархическая структура, создание правильных вертикальных коммуникаций - это залог эффективного управления персоналом, и координации их действий.

Вертикальные коммуникации по виду взаимодействия на объект, так же подразделяются на:

· Коммуникации между разными подразделениями, которые находятся на разных уровнях в иерархической системе. Такое взаимодействие подразумевает создание между этими отделами специального информационного канала.

· Коммуникации между сотрудниками, которые находятся на разных иерархических уровнях. При таком виде коммуникации, у управленца есть возможность непосредственно влиять на работу сотрудников, и координировать их действия. Выделение этих двух видов, и обусловлено фактом непосредственного взаимодействия на процесс деятельности сотрудников.

Горизонтальные коммуникации. Такой вид взаимодействия происходит, в основном, между работниками которые находятся на одном уровне иерархии, или имеют общего руководителя. Но не всегда по такому условию определяют горизонтальную коммуникацию. Основная задача такого вида взаимодействия, заключается в координации, в сплочении работников, для более эффективного решение задач в рамках производственного процесса.

Важность горизонтальных коммуникаций вполне обоснована. Взаимодействие между различными подразделениями, которые выполняют похожие работы, позволяет правильно распределить ресурсы, скоординироваться, установить равноправные отношения. Установление взаимопонимания между отделами, скажется на эффективности работы всей компании.

Диагональные коммуникации. Диагональными коммуникациями называются взаимоотношения работников и руководителей разных отделов. Такой способ коммуникации объединяет в себе подход и горизонтальный коммуникаций и вертикальных коммуникаций, то есть взаимодействуют не только руководители и руководители, и не только работники и работники, а именно работники и их руководители, с другими работниками и их руководителями. Такой способ требует наличия в организации налаженных коммуникационных сетей, так как информация, переходя не только на разные уровни, но и в разные отделы - может сильно исказиться.

Коммуникации в организации так же подразделяются на формальные и неформальные.

Формальные коммуникации. Такие коммуникации являются связующим элементом организационной структуры, и устанавливаются правилами, регламентами, закрепленными в должностных инструкциях. Для такого типа коммуникационного взаимодействия, характерны искажения информации. Они возникают вследствие процесса многоуровневого прохождения информации через различные отделы. Обычно, информация, используемая в формальных коммуникациях, имеет физический носитель. Кодировка такой информации - регламентирована, установлена руководством организации.

Неформальные коммуникации. Неформальные коммуникации, представляют собой взаимодействие различных сотрудников организации, которое характеризуется свободой в выборе передаваемой информации, в выборе канала коммуникации. Часто, именно по неформальным коммуникативным каналам распространяются различные слухи. Такие каналы не должны пересекаться с каналами важной информации. В противном случае, может произойти утечка такой важной информации из организации. коммуникационный менеджер информация

2. Информационные ресурсы в организации

Эффективное функционирование компании зависит от множества факторов. Одним из таких важных факторов, является информационные ресурсы компании. Для решения задач внутри компании, требуется оперативная, достоверная информация. Такая информация внутри организации должна двигаться, и проникать на те уровни организационной системы, на которые требуется. На сегодняшний день, одним из факторов роста и развития организационной системы - является то, насколько качественной и достоверной информацией эта организация обладает. Мы живем в информационный век, и важность информации сложно переоценить. В настоящее время, уровень развития информационных процессов настолько возрос - что информационные ресурсы обзавелись своей ортосолью, что впоследствии привело к созданию целой информационной индустрии.

Коммуникационные процессы - это способ движения информации в организационной системе. Эффективность коммуникационных сетей в организации, зависит и от самой информации, что показывает взаимосвязь между этими двумя процессами. Каждая организация имеет свои информационные каналы, которые поставляют информацию о среде организации. Задача таких отделов не только в налаживание движения информации, но и в оценке качества, декодирования, отбора информации, важной для деятельности организационной системы.

Эффективный управленец, должен быть обеспечен всей необходимой ему информацией. Цель работы менеджера - решение задач, но без обеспечения достоверной, качественной информацией, невозможно правильно спланировать, сформулировать управленческое решение. Другими словами - не имея нужной информации, заниматься управленческой деятельностью - невозможно.

Свойства информации. Сама по себе информация - это сведения, факты о чем-либо. Управленческая информация, представляет из себя набор таких сведений и фактов, которые управленец может использовать для достижения определенных задач, и формулирования управленческого решения.

Любая информация, в том числе и управленческая, делится на объективную и субъективную. Объективной информацией, называют информацию, которая не зависит от утверждения, и мнения отдельного лица или лиц, а считается общепризнанной. Субъективная информация, наоборот - содержит мнение одного индивидуума, и носит личностный характер.

Характеристики информации.

· Объем. Важнейшая количественная характеристика информации дающая понять какое количество информации поступило/будет отправлено. Важно понимать, что недостаточный объем информации, может создать неопределенность, искажение сообщения. Слишком большое количество информации, может привести к информационным перегрузкам, также, большой объем информации усваивается хуже, чем более меньший объем.

· Достоверность. Это свойство информации показывает насколько принятое сообщение, соответствует отправленному. Потребность определения достоверности информации, возникает из возможности ошибки, искажения информации при её передаче. Любая организационная система, стремится получить как можно достоверную информацию, используя для достижения максимальной достоверности инструменты совершенствования информационных каналов.

· Насыщенность. Суть этого свойства заключается в определении соотношения посредственной и важной, полезной информации. В передаваемых сообщениях, посредственная, фоновая информация используется для более лучшего, правильного восприятия основной информации. Насыщенность в свою очередь имеет три уровня: 1. Высокий уровень (до 100%), такая информация крайне содержательна, но не структурирована и сложна для восприятия. 2. Нормальный (от 50 до 70-80%) оптимальный уровень насыщенности, такая информация содержательна, и легко воспринимается получателем. 3. Низкий уровень насыщенности (до 50%), такая информация фактически не имеет содержательной составляющей, ценность такой информации крайне мала.

· Ценность. Это количественная характеристика информации, которая определяет значение информации для получателя. Данное свойство информации во много зависит от предыдущих характеристик, в особенности от насыщенности и достоверности. Какой бы важной и нужной для отправителя информация бы не была, она так же должна быть содержательна и достоверна.

· Открытость. Эта характеристика показывает диапазон лиц, которые могут использовать, получать конкретную информацию. Для организации крайне важно установить рамки открытости информации. С одной стороны нельзя опубликовывать всю информацию, но и не стоит скрывать все информационные процессы. Задача эффективного информационного отдела, в отборе индикативной информации для общей публикации.

Выделяют 3 уровня открытости. Секретная, крайне ограниченная в использовании информация (доступная крайне малому кругу лиц). Конфиденциальная, ограниченна в использовании регламентом, полномочиями (более доступная информация, но в рамках отдельной структуры). Открытая информация, доступная всем желающим её получить.

· Рентабельность. Это свойство означает, что затраты на использование и подготовку конкретной информации, не должны превышать эффект от использования информации.

· Объективность. Информация не должна быть личностной и предвзятой. Достоверность информации должна быть общепризнанной.

· Точность. Отправитель должен быть уверен, что отправленное им сообщение, не исказиться, не содержит ошибок.

Способы выработки информации. Одним из основных способов получения информации, является процесс коммуникации, взаимодействия. Как и внутри организации, так и во внешней среде, информация может поступать, как и в процессе общения, обмена, так и в форме сообщений. Так же, отдельно выделяют обмен информацией, взаимное обогащение информацией. Но для выработки необходимой информации, существуют так же, и другие способы.

Самонаблюдение. Такой способ представляет из себя, отбор уже имеющейся информации у конкретного лица. Данная информация ранее может быть получена вследствие обучения, получения специальности, квалификации, а так же под влиянием жизненного опыта и других приобретенных знаний. Данный способ получения информации эффективен при принятие решений. Знания, полученные путем получения образования, и приобретения опыта, имеют широкий диапазон применения, и могут благоприятно сказаться на эффективности разработки управленческого решения.

Сообщения. Информационные сообщения - это совокупность элементов информации, которые имеют внутреннюю взаимосвязь. Одни из основных способов получения информации в процессе коммуникации. Информация в сообщении, должна быть точная, знаковая, конкретная. Информационное сообщение может передаваться письменно и устно, так и различными невербальными способами.

Анализ. В отличии от самонаблюдения, анализ - это способ выделения информации посредством использования количественных моделей, исследований. Это специально модулируемая ситуация, на основе работы которой и делаются выводы. Такие выводы и содержат требуемую информацию.

Информация может циркулировать, как и в организации, так и за её пределами, но относительно самой организации. В зависимости от источника выделения информации, её можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя среда. Она включает в себя все элементы непосредственно относящиеся к организации. Эффективность и потенциал организации, во многом зависит от того, как хорошо организованна внутренняя среда.

Информационные процессы во внутренней среде имеют важное значение, так как они содержат отчетность о деятельности организации. Чаще всего информация о внутренних процесса в организации - скрыта, и недоступна к общему пользованию, так как содержит стратегически - экономические показатели деятельности организации. Вследствие этого, коммуникационные каналы для такой информации, должны быть структурированы и необходимо четко регламентировать кому и как будет предоставляться такая информация.

Внешняя среда. Это факторы, субъекты, влияющие на организацию, но находящиеся за её пределами. Выделение информации в этой среде организации не менее важно, чем во внутренней среде. Часто информация из внешней среды не точна, не устойчива. Представление о том, как функционирует предприятие со стороны, и определение факторов влияния на организацию, значительно повышает эффективность планирования. Информация в данной среде может содержать информацию о конкурентах, о рынке, взаимодействие с государством. Для информационных отделов организации крайне важно, наладить поток информации из внешней среды. Такая информация должна отвечать всем требованиям и запросам организации, не быть искаженной, так как такая информация чаще всего используется в стратегическом планировании, и для решения важных управленческих задач.

Информационный менеджмент. Данный вид деятельности направлен на осуществления контроля и управления информационными ресурсами и потоками в организации и во внешней среде организации. Основанная цель информационного менеджмента, это обеспечение организации нужной и важной для неё информации, а так же контроль всех информационных процессов, защита информации от внешних угроз, регламентирование соблюдения конфиденциальности информации, распределение информации по мере её потребности, делегирование полномочий по использованию конкретной информации, требуемой для решения конкретной задачи. Так же, одной из важнейших целей и задач информационного менеджмента, является создание информационного пространства организации. - это совокупность всей информации, которая относится к организации. Такая информация должна находится в упорядоченном состоянии.

Одной из главных задач информационного менеджмента - это накопление и сохранение тех массивов информации, которые накапливаются в процессе работы организации. Такая совокупность информации называется информационными ресурсами.

Информационные ресурсы - это совокупность отдельных массивов информации, которые содержаны в документированной форме, имеет упорядоченность и налаженную систему поиска. Так как информация не существует сама по себе, она должна иметь форму, содержание. Совокупность таких информационных ресурсов, и обеспечение из взаимосвязи, взаимодействия, и образует информационную среду организации.

Информационные системы. Информационные системы - это набор методов, моделей, проектов, различных технологий которые предназначены для работы с информацией. Наличие в организации такой системы, позволяет эффективнее справляется с планированием (как с тактическим, так и со стратегическим), различных бухгалтерских операций. Большинство таких задач, решается путем повторной обработки информации оперативного управления.

Наличие в организации информационной системы, стимулирует:

· Повышение степени обоснованности принимаемых решений. Наличие достоверной информации об окружающей среде, которую легко можно найти, и с которой легко можно работать, в разы повышает, как и эффективность принятия решения, так и качества принимаемого решения.

· Учет и оперативный сбор информации, её обработку и эффективность передачи. Чем лучше упорядочена и структурированная информационная система, тем лучше происходит процесс её поиска, передачи, обработки и других видов взаимодействия.

· Обеспечению своевременного принятия управленческого решения в реалиях рыночной экономики. Организация коммуникационных каналов, которые впоследствии образую информационные системы, обеспечивают более быстрое движение информации в организации. Необходимость своевременного принятия важных управленческих решений, требует обеспечить конкретный элемент организации, достоверной, ценной, целостной информацией. Так же, такая информация, должна поступать без замедлений и искажений.

· Ограничению, обеспечению конфиденциальности информации. При правильной организации информационных процессов в организации, исключаются варианты утечки информации.

Способы защиты информации. Для крупной и успешной организации, информация является стратегически важным ресурсом. Естественно, не вся информация является настолько ценной, но различные стратегическая информация, финансовые, бухгалтерские отчеты, принято скрывать, и засекречивать. Таким образом, возникает потребность в защите такой информации, как и от попадания её в посторонний коммуникационный канал, так и от лиц, для которых она не предназначена. Информация не существует сама по себе, она закреплена за своим носителем, будь то физический, электронный, или же информация, которой обладает отдельный индивид.

Для эффективной защиты информации, её следует структурировать, провести инвентаризацию имеющихся информационных ресурсов. Таким образом, каждая организация определит, какую именно информацию им следует защищать. Чаще всего, организации стараются скрывать информацию кадровых отделов, бухгалтерии (обязательно по законодательству), коммерческие тайны, аналитическую информацию, информацию о технологиях, производстве, результаты научных исследований.

Очень часто, к защите информации в организациях, относятся не так серьезно, как стоило бы. Сотрудники, занимающиеся коммуникационными процессами в организации, чаще всего наемные рабочие, так обеспечения штатных работников на таких должностях, не предусмотрено бюджетом. Это становится основной причиной утечки информации, образования не нужных, лишних коммуникационных каналов.

Для избегания утечек, рассекречивания информации, на сегодняшний день, предусмотрено три основных принципа защиты информации:

1. Целостность данных. Информация, которая хранится в организации, и представляет большую ценность, должна храниться в целостном, полном объеме. Проблемы возникают с информацией на физических носителях: часть хранящейся таким образом информации, очень часто утеривается.

2. Конфиденциальность информации. Хранящаяся в организации информация, должна иметь регламент конфиденциальности. Крайне неэффективно, и не правильно открывать доступ ко всей информации любому работнику. Это часто ведет к утечкам информации, или её искажении при попадании в неформальные каналы коммуникации.

3. Защита от сбоев, которые ведут к потери информации. Одним из наиболее распространенных способов хранения информации, является электронный способ. Он подразумевает под себя хранение информации на серверах организации. Учитывая это, следует обезопасить важную информацию от её потери, в результате взлома, сбоев, некорректной работы таких серверов.

4. Доступ к информации, для авторизированных сотрудников. Проблему конфиденциальности, и попадания информации в нежелательные коммуникационные каналы, можно так же решить, за счет создания электронных баз данных информации. Но храня информацию таким образом, следует разграничивать доступ к ней. Для этого, следует провести регистрацию сотрудников в базе данных, и в зависимости от потребностей, и полномочий конкретных сотрудников, предоставлять информацию.

Широкое распространение компьютерных технологий, только обострило проблему защиты и хранения информации. Хранить информацию в электронном виде крайне удобно, но очень часто возникают дополнительные сложности в виде предумышленной кражи такой информации. Как уже говорилось выше, информация - это стратегический ресурс любой организации, и хранение её в электронном виде, создает очень комфортные условия работы с такой информацией. Но хранение информации на электронных носителях, имеет ряд специфических свойств.

У каждой организации, должны существовать комплексные меры защиты информации. Базово выделяют технические и организационные меры защиты информации. К техническим мерам защиты информации, относятся различные формы защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, взломов электронных баз данных, меры по устранению нежелательных коммуникационных каналов. К организационным методам защиты информации, можно отнести: тщательный отбор персонала, отвечающего за работу с важной информацией, по возможности исключения ведения важных работ с информацией отдельных работников, организации плана резервного восстановления электронных баз данных, средства защиты от несанкционированного доступа к важной информации (даже для высшего звена руководства).

Защита документированной информации. Одним из самых основных, и наиболее прижившийся способ хранение информации - это документы. Главной задачей в защите задокументированной информации, является обеспечение безопасного, защищенного документооборота. Для этого, требуется наличие особой технологической системы при работе с информацией. Защищенный документооборот - это безопасное движение задокументированной конфиденциальной информации по различным коммуникационным каналам, и пунктам приема, рассмотрения, использования информации. Общие принципы для эффективно защиты документооборота, заключаться в ограничении доступа к такой информации, ответственность за выдачу такой информации, ответственность за сохранность задокументированной информации, жёсткая регламентация доступа к информации.

3. Коммуникационные сети в организации

Для эффективной работы организации, нужно чтобы все её элементы взаимодействовали. Коммуникационный процесс, это один из способов координирования действий таких элементов. Но, для успешного информационного потока, как и внутри, так и за пределами организации требуется построение эффективных коммуникационных сетей.

Коммуникационные сети - это взаимодействие индивидов, которые учувствуют в коммуникационном процессе, на базе информационных потоков.

Коммуникационные сети являются связующим элементом управленческой системы. Они объединяют в себе все виды информационных каналов в организации, образуя единую коммуникационную систему.

В свою очередь, коммуникационные каналы - это то, каким образом информация поступает от отправителя к получателю.

Базово выделяют 3 вида коммуникационных сетей: открытые, закрытые (замкнутые) и комбинированные.

Для открытых коммуникационных сетей характерно наличие так называемых "тупиков" - объектов, которые замыкают коммуникационную сеть, так как им дальне не с кем взаимодействовать. Второй особенностью открытых коммуникационных сетей, является возможность лицам, которые контролируют поток информации внутри сети - сказать её, изменять её, другими различными способами препятствовать коммуникационному процессу.

Для замкнутых коммуникационных сетей, характерно отсутствие, или возможность обойти "контролёров" и барьеров, тупиков взаимодействия с этой сетью.

Комбинированные сети, сочетают в себе качества двух первых видов коммуникационных сетей. Такой тип сетей, в зависимости от количества объектов которые взаимодействуют в этой системе, может быть одноуровневым (горизонтальное взаимодействие), так и многоуровневым (вертикальное взаимодействие).

Первичные коммуникационные сети.

Тип сети "Змея" (цепь).

Для такой сети характерно наличие двух "тупиковых" объектов на концах цепи, которая их объединяет, когда же, объекты которые находятся в средине данной цепи, не только выполняют посредническую роль, но и выступают как контролеры коммуникации.

Как правило, самостоятельно такая сеть существовать не может. Чащей всего данный тип взаимодействия является составной частью более сложной коммуникационной сети, в которой играет роль неформальных соединений субъектов коммуникационной сети.

Тип сети "Звезда".

Такая сеть позволяет оперативно взаимодействовать с информацией, контроль которой осуществляется в центральном звене (А). В свою очередь, центральное звено, направляет эту информацию исполнителям (Б, В, Г, Д). В виду отсутствия посредников и неформальных связей участников сети, центральное звено (А) - управляет коммуникационными процессами. Такой тип сети используют, если численность исполнительных звеньев нижнего уровня - не выходит за пределы диапазона контроля управленца. Для более крупных организаций, такой тип сети не приемлем, так как центральное звено уже не в состоянии осуществлять контроль и доводить информацию до исполнителей без посредников.

Преимущества сети типа "Звезда":

· Есть лидер, центральное звено, который ответственен за все процессы внутри сети. Присутствуют хорошие взаимоотношения между руководителем и исполнителем.

· Такой тип сети имеет сильную устойчивость, так как вся информация внутри сети поступает от центрального звена, и наоборот к нему.

· Возможность передачи информации одновременно всем участникам сети, что увеличит эффективность выполняемой в данный момент задачи.

· Высокий уровень порядка внутри сети, так как все процессы контролируются центральным звеном. Для использования данного преимущества, в центре сети необходимо поставить сильного руководителя, способного контролировать происходящие процессы.

Среди недостатков, можно выделить жесткие ограничения такой сети, невозможность использования при больших масштабах, невозможность работникам проявить инициативу в работе.

Тип сети "Шпора".

Данный тип сети похож на "звезду". Главным отличием данного вида коммуникационного взаимодействия, является наличие между руководителем и исполнителями - посредника. Масштаб такой сети шире чем у "звезды", следовательно, сама сеть более сложно устроена. Новый элемент сети - посредник в данном случае имеет больше власти, чем исполнители. Информация, которая ему поступает, может искажаться, изменяться им.

Преимущества данной сети, заключается в том, что в отличии от "звезды", она более структурированная, а следовательно подходи для решение более сложных задач. К основным недостаткам, относиться зависимость от посредника, важность его роли в данном виде взаимодействия, возможность управлять коммуникационными каналами внутри сети.

В сетях вида "звезда" и "шпора", численность взаимодействующих лиц, число коммуникационных каналов, может превышать допустимую норму управляемости. Некоторые коммуникационные взаимодействия внутри сети, могут выходить за пределы диапазона центрального звена, руководителя такой сети. Для большей эффективности, большим организациям, требуется более сложные, многоуровневые коммуникационные сети.

Вторичные коммуникационные сети.

Тип сети "Круг".

В таком виде коммуникационного взаимодействия, информация циркулирует между всеми её участниками. Такая сеть не имеет лидера, и чаще всего является неорганизованной. Наличие такого типа сети, обеспечивает более комфортную морально - психологическую атмосферу в коллективе, способствует образованию дополнительных мотивирующих факторов. Так как лидера, формально нет в такой сети, у каждого из участвующих в данном взаимодействии есть возможность проявить лидерские качества, показать себя с лучшей стороны. Отсутствие посредников, также является преимуществом данного типа сети: информация передается от отправителя сразу всем, без посредников, что исключает искажение поступаемой информации. Но при всех положительных качеств сети типа "Круг", существуют и негативные характеристики: возможность возникновения "стадного чувства" а так же феномена "группового мышления". Так как в данной сети, организация отсутствует, существует серьёзная угроза стабильности и порядку.

Использование "круга", более всего эффективно для решения сложных творческих задач.

Тип сети "Колесо".

Для крупных организаций и систем, характерно наличие творческих групп. Для связи таких групп, используют сеть типа "Колесо". Такая сеть, представляет собой сочетание качеств открытого типа "Змеи", и замкнутых сетей - "Круга" и "Колеса". Такой процесс коммуникационного взаимодействия, имеет свои барьеры в виде большого количества заключительных звеньев. Из недостатков так же, можно выделить возможность любого участника процесса коммуникации, контролировать, управлять информационными потоками.

Вторичные коммуникационные сети.

Тип сети "Тент".

Такой тип сети, получил широкое распространение в виду его простоты, и возможности использования в любой организационной структуре. Для "тента" характерны качества, схожие со "звездой": устойчивость, минимальное наличие неформальных видов взаимодействий.

Тип сети "Палатка".

Данный тип сети возникает из "тента", при возникновении канала связи между двумя звеньями, которые играю в коммуникационном процессе роль посредников между центральным звеном и исполнителями. Появляется возможность согласования действий, кооперации между посредниками информации. Для большей эффективности и функциональности этой сети, требуется четкое постановление прав и обязанностей посредников информации.

Тип сети "Дом".

В свою очередь, сеть типа "Дом", образуется из сети "палатка", при возникновение формальных коммуникационный связей между низшими звеньями коммуникационного процесса. Такой тип сети является замкнутой сетью, в которой каждый участник сети может связаться друг с другом без посредников, и не только на горизонтальном уровне, но так и на вертикальном и диагональном. Данный тип сети состоит из двух взаимосвязанных областей коммуникации, одной из которых является круг связующий высшие звенья коммуникативного процесса (центральное звено, руководитель и посредники на высшем уровне), и круг низших звеньев коммуникативного процесса (работники, исполнители, посредники низшего уровня). Формально, существует и третий такой круг - связующий посредников высшего звена и исполнителей. Из негативных особенностей такой сети, является частая информационная перегрузка в виду большого количества каналов связи.

Модели коммуникационного процесса

В настоящее время, существует множество моделей процесса коммуникации. Эффективному руководителю, не обязательно знать их все, но существуют базовые модели коммуникативного процесса.

Модель Лассуэла. Основная причина возникновения, и применения данной модели, является необходимость структурировать, разделить этапы коммуникационного процесса, на отдельны области анализа и изучения. В сущности, данная модель используется для анализа ответов на вопросы: "Кто отправляет сообщение?", "По какому каналу?", "Какой был получен эффект?". Данная схема, показывает взаимосвязь элементов коммуникации. С помочью такой модели, можно выявлять и прогнозировать различные помехи, затруднения в процессе коммуникации. Модель Лассуэла оказалась наиболее приемлемой и на её основе, в дальнейшем, различные ученые продолжали исследования процесса коммуникации. Так, Р. Брэддок, дополнил модель Лассуэла - он добавил в процесс коммуникации, ещё два дополнительных этапа. Брэддок выделил то, что условия, в которых протекает коммуникативный процесс, а так же цель, с которой возникает процесс коммуникации - виляет на коммуникативный эффект. Для ранних коммуникативных моделей, в том числе и для данной модели, характерна особенность, которая заключается в предположении того, что процесс коммуникации в большинстве случаев, используется как средство убеждения.

Модель Шеннона - Уивера. Данная модель, так же рассматривается как односторонний процесс, но в отличии от модели Лассуэла, предусматривается наличие барьеров, как элемент коммуникационного процесса. Суть этой модели, заключается в изучении влияния барьеров коммуникации, на производимый от взаимодействия эффект. Изучение этой модели выявило, что отправленное сообщение, и сообщение полученное, не всегда имеет один и тот же смысл, содержит исходную информацию. Такое явление возникает вследствие влияния на процесс коммуникации барьеров. Одной из главных задач и принципов этой модели, это снижение таких преград, и облегчение процесса обмена информации. Обратная связь, не учитывается в данной модели, она предусмотрена как односторонний процесс. В данной модели коммуникации, внимание акцентируется не на качестве коммуникативного процесса, а именно на количестве информации. Шум, как один из барьеров коммуникативного процесса, выявили именно с помощью данной модели. Человеческий фактор, в данной модели носит посредственный характер. Конкретно, человек в данной модели коммуникации, выступает лишь как "отправитель" или как "приемник" информации.

Модель Дефлюера. В отличии от модели Шеннона - Уивера, данная модель предполагает наличие обратной связи в коммуникационном процессе. В общем, концепции и идеи этих двух моделей похожи, но здесь учитывается эффект не только от самого процесса коммуникации как одностороннего процесса, а ещё и эффект от обратной связи. Данная модель, учитывает один из главных недостатков модели Шеннона - Уивера, которые заключался в отсутствии обратной связи. В такой модели, цепочка коммуникативного процесса была замкнутой, коммуникативный процесс заканчивался до образования обратной связи. Именно Дефлюер доказал значение и важность наличия фактора обратной связи. Он показал, что обратная связь позволяет улучшить процесс коммуникации, настроить процесс коммуникации. Модель Дефлюера, учитывает не только движение информации до получателя, но эффект обратной связи, получение информации уже самим получателем. Движение информации учитывается, как и к получателю, так и в обратную сторону под воздействием различных факторов, возможно искажающих информацию. Изучение этой модели, помогло определить, и установить, что факт наличия обратной связи, влияет на качество сообщения, и коммуникации в целом. Данная модель показала, что процесс коммуникации является не только односторонним процессом, и может носить разные характеры использования.

...