Совершенствование информационного обеспечения менеджеров на сельскохозяйственных предприятиях на примере СПК им Н.К. Крупской Мелекесского района Ульяновской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Технологический институт - филиал ФГБОУ ВПО "Ульяновская ГСХА им. П.А. Столыпина"

Кафедра «Менеджмента и агробизнеса»

Курсовая работа

по предмету: Менеджмент

на тему: Совершенствование информационного обеспечения менеджеров на сельскохозяйственных предприятиях на примере СПК им Н.К. Крупской Мелекесского района Ульяновской области

Димитровград 2013

Содержание

1. Организационно-экономическая характеристика СПК им. Н.К. Крупской

1.1 Природные и экономические условия СПК им. Н.К Крупской, его размеры и организационная структура

1.2 Значение отрасли в экономике предприятия, её размеры

1.3 Интенсификация и финансовые результаты деятельности хозяйства

2. Анализ существующей системы информационного обеспечения управления производством

2.1. Понятие, сущность и роль информации в принятии решений

2.2 Анализ и классификация информации, используемой службами и органами управления хозяйством

2.3 Формы и виды управленческой документации, схема документооборота

2.4 Организация систематизации и хранения документов

3. Совершенствование информационной системы

3.1 Совершенствование системы делопроизводства

3.2 Внедрение средств оргтехники и механизации обработки информации

3.3 Совершенствование информационных связей с внешними организациями

Выводы и предложения

Список используемой литературы

1. Организационно-экономическая характеристика СПК им. Н.К. Крупской

1.1 Природные и экономические условия СПК им. Н.К Крупской, его размеры и организационная структура

СПК им. Н.К. Крупской расположен в южной части Мелекесского района Ульяновской области по адресу: Ульяновская область, Мелекесский район, пос. Новоселки, ул. Гагарина, 1. Районный центр - город Димитровград находится в 40 км. от пос. Новоселки, до областного центра - города Ульяновска 125 км. В поселке Новоселки проживает 3270 человек.

Мелекесский район граничит с республикой Татарстан, Самарской областью, Старомайнским, Новомалыклинским, Чердаклинским районами Ульяновской области. Мелекесский район - один из крупнейших по площади - 3472,3 кв. км, что составляет 9,3 % территории Ульяновской области. Он образован в 1928 году в составе Ульяновского округа Самарской губернии. С января 1943 по настоящее время находится в ведении Ульяновской области. В районе 16 сельских администраций, 53 сельских населенных пункта, и 3 поселка городского типа.

За СПК им Н.К. Крупской закреплено тридцать пять тысяч четыреста восемьдесят девять гектар сельскохозяйственных угодий, а пахотные земли занимают 31012 га.

По данным специалистов Министерства сельского хозяйства Ульяновской области, СПК им. Н. К. Крупской является одним из лучших сельскохозяйственных предприятий региона. Оно входит в «Клуб 300», объединяющий 300 крупнейших хозяйств страны, а также - в сотню крупнейших производителей основных видов продукции, занимая 65 место по производству молока и 64 место по производству свинины.

Часть молочной продукции хозяйства отправляется за границу в компанию, производящую молочные йогурты. Зарубежные специалисты высоко оценивают качество сырья хозяйства в соответствии с международными правилами.

Другая часть молока расходится по местным перерабатывающим фирмам и, конечно, поступает на прилавки собственных торговых точек. Это фирменные магазины: «Русь», «Родник», «Росток», «Раздолье», «Росинка» - расположенные в городе Димитровграде и два магазина на Центральной усадьбе - «Чародейка» и «Колос». Основные климатические факторы, определяющие условия роста и развития сельскохозяйственных культур характеризуются холодной зимой и жарким летом. Среднегодовая температура воздуха - 3,2 С, средняя за январь месяц -14С, за июль +19С. Продолжительность безморозного периода в среднем составляет 130 дней. Первые заморозки осенью наблюдаются в третьей декаде сентября, а в отдельные редкие годы в конце августа. Периодически здесь наблюдается суховей. Преобладание направления ветров западное и юго - восточное, зимой юго - западное и северо - западное. Среднегодовое количество осадков составляет 390 мм, большая часть которых выпадает в период с апреля по сентябрь - 243 мм. Устойчивый снеговой покров образуется во второй половине ноября. Средняя продолжительность сохранения снежного покрова 140 - 150 дней. Глубина снежного покрова на конец февраля колеблется от 40 см вблизи полезащитных лесополос, до 10 - 15 см на отдельных участках пашни, вне зоны действия защитных лесополос.

В связи с близостью государственной лесозащитной полосы и густой сетью полезащитных полос, а так же относительно тяжелым механическим составом почв (черноземы) процессы водной и ветровой эрозии развиты относительно слабо. Такой рельеф благоприятствует производству сельскохозяйственной продукции отрасли растениеводства.

1.2 Значение отрасли в экономике предприятия, её размеры

Важнейшей характеристикой экономического положения предприятия является определение его размеров на основании ряда показателей: стоимость товарной продукции, валовой продукции, площадь сельхозугодий, пашни и т. д.

Рассмотрим размеры анализируемого хозяйства на основании данных таблицы 1.

Таблица 1 -- Размеры СПК им. Н.К. Крупской

Показатели	2010 год	2011 год	2012 год	2012 г. к 2010г., в %
Валовая продукция по себестоимости, тыс. руб.	342080	470386	436539	127,61
Стоимость товарной продукции в фактических ценах реализации, тыс. руб.	369457	395024	473645	128,2
Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.	364389	372345	391390	107,41
Площадь сельхозугодий, га в том числе пашни	35489 31012	35489 31012	35489 31012	100 100
Среднегодовая численность работников, чел.	1046	1012	987	94,36
Поголовье скота, усл. Гол. -КРС -лошади -свиньи	5014 30,96 3893,7	5125 27,52 2940	5166 27,52 3616,5	103,03 89 93

Данные представленной таблицы показывают, что анализируемое предприятие можно отнести к крупным хозяйствам Мелекесского района Ульяновской области.

6

За рассматриваемый период показатели размеров предприятия изменились следующим образом:

- стоимость товарной продукции возросла на 28,2%;

- себестоимость продукции увеличилась за аналогичный период на 27,61%;

- численность работников сократилась на 5,64%;

- поголовье скота (КРС) увеличилось на 3% (поголовье лошадей уменьшилось при этом на 11%, свиней -- на 7%).

В целом можно констатировать сокращение размеров производства.

Основным показателем, на основании которого проводится оценка специализации сельскохозяйственного производства, является структура товарной продукции.

Проанализируем структуру товарной продукции СПК им. Н.К. Крупской на основании данных таблицы 2.

Таблица 2 - Состав и структура товарной продукции СПК им. Н.К. Крупской

Виды продукции	Количество, ц.	Стоимость товарной продукции, тыс. руб.	Структура товарной продукции, %.	Ранжированный ряд
	2010 г.	2011г.	2012г.	2010г.	2011г.	2012г.	2010г.	2011г.	2012г.	2010г.	2012г.
Зерновые и зернобобовые культуры, всего В том числе - пшеница - рожь - ячмень -горох -овес	100738 92734 1812 4 2 6226	201378 64707 100738 24266 48 11619	279347 159834 43714 30123 62 45614	45874 42511 640 2 2 2719	88854 39211 36014 10721 28 2880	147531 84205 25415 16672 45 21194	16,02 14,84 0,22 - - 0,96	28,77 12,7 11,66 3,47 0,01 0,93	38 21,69 6,55 4,29 0,01 5,46	Х 3 10 - - 7	Х 2 5 8 14 6
Картофель	525	391	137	544	927	323	0,2	0,3	0,1	11	13
Овощи открытого грунта	1098	1287	2030	1179	1141	1291	0,41	0,37	0,33	9	12
Прочая продукция растениеводства	Х	Х	Х	67	778	2765	0,02	0,25	0,71	13	10
Продукция растениеводства собственного производства, реализованная в переработанном виде	Х	Х	Х	9264	8582	14986	3,23	2,78	3,86	6	9
Итого реализовано продукции растениеводства	Х	Х	Х	56928	100282	166896	19,88	32,47	43	Х	Х
Скот и птица в живой массе, всего В том числе -КРС -свиньи -лошади	10944 2896 7983 65	3959 865 3094 -	6935 2619 4312 4	66071 13663 52092 316	26718 3904 22814 -	54501 18163 36298 40	23,07 4,77 18,19 0,11	8,65 1,26 7,39 -	14,03 4,67 9,35 0,01	Х 5 2 12	Х 7 4 15
Молоко цельное	92398	87581	82093	121046	131547	118932	42,26	42,6	30,63	1	1
Прочая продукция животноводства	Х	Х	Х	1642	1647	1510	0,57	0,53	0,39	8	11
Продукция животноводства собственного производства, реализованная в переработанном виде	Х	Х	Х	40731	48656	46422	14,22	15,75	11,95	4	3
Итого собственная продукция животноводства	Х	Х	Х	229490	208568	221365	80,12	67,53	57	Х	Х
Всего по сельхозпроизводству	Х	Х	Х	286418	308850	388261	100	100	100	Х	Х

Рис. 1 Состав и структура товарной продукции СПК им Н.К. Крупской

Рассчитаем коэффициент специализации:

100 /? Уi*(2n-1)

Коэффициент 2010г. равен:

100/42,26*(2*1-1)+18,19*(2*2-1)+14,84*(2*3-1)+14,22*(2*4-1)+4,77*(2*5-1)+3,23*(2*6-1)+0,96*(2*7-1)+0,57*(2*8-1)+0,41*(2*9-1)+0,22*(2*10-1)+ 0,2*(2*11-1)+0,11*(2*12-1)+0,02*(2*13-1)= 100/388,44=0,26

Коэффициент 2012г. равен:

100/30,63*(2*1-1)+21,69*(2*2-1)+11,95*(2*3-1)+9,35*(2*4-1)+6,55*(2*5-1)+5,46*(2*6-1)+4,67*(2*7-1)+4,29*(2*8-1)+3,86*(2*9-1)+0,71*(2*10-1)+0,39*(2*11-1)+0,33*(2*12-1)+0,10*(2*13-1)+0,01*(2*14-1)+0,01*(2*15-1)=100 /562,92=0,18

Данные представленной таблицы и диаграммы показывают, что за анализируемый период наибольший удельный вес в структуре товарной продукции хозяйства приходится на продукцию отрасли животноводства. Дальнейший анализ структуры денежной выручки хозяйства показывает, что наибольшая ее часть приходится на зерно (38%) и молоко (30,63%). Таким образом, специализацию хозяйства можно определить как зерно-молочную.

Оценивая динамику коэффициента специализации, необходимо отметить, что хозяйство на конец рассматриваемого периода является многопрофильным.

1.3 Интенсификация и финансовые результаты деятельности хозяйства

Интенсификация - главное направление развития сельскохозяйственного производства на современном этапе. Она достигается путем внедрения достижений НТП и передового практического опыта. Постоянный рост инвестиций на развитие более современных средств производства, более квалифицированного труда в расчете на единицу земельной площади должен обеспечить основную долю прироста производства сельскохозяйственной продукции и повышения ее конкурентоспособности.

С целью всестороннего изучения процесса интенсификации рассматривают три группы показателей:

показатели, характеризующие уровень интенсификации. Главные из них- это сумма основных и оборотных средств, сумма затрат на 100 га сельхозугодий, дополнительные - расход удобрений на 1 га. Энергообеспеченность, обеспеченность хозяйства тракторами, численность поголовья животных на 100 га сельхозугодий, сумма инвестиций и мелиорацию и др.;

показатели, характеризующие результаты интенсификации: выход валовой, товарной продукции, чистого дохода на 100 га сельхозугодий, урожайность культур, продуктивность животных, производительность труда, фондоотдача основных средств, отдача кормов, удобрений и т.д.;

показатели, характеризующие эффективность интенсификации на основе сравнения дополнительных вложений с их результатами (прибыль на рубль инвестированного капитала, на рубль основных средств, на рубль затрат, на одного работника и др.).

В процессе анализа необходимо изучить уровень данных показателей, их динамику, провести межхозяйственные сопоставления и дать оценку достигнутому уровню интенсификации и эффективности производства в СПК им. Н.К. Крупской.

Проведем анализ указанных показателей в таблице 3.

Таблица 3 - Показатели интенсификации СПК им. Н.К. Крупской

Показатели	2010г.	2011г.	2012г.	2012г. к 2010г., %
Показатели уровня интенсификации
Получено на 100га сельхозугодий: - основных производственных затрат, тыс. руб. - стоимости основных производственных фондов, тыс. руб.	963,9 1026,77	1325,44 1049,18	1230,07 1102,85	127,61 107,41
Получено валовой продукции в расчете на: - 100га сельхозугодий, тыс. руб. -одного работника, занятого в сельхозпроизводстве, тыс. руб. -100 руб. основных производственных фондов, тыс. руб.	963,9 421,28 93,88	1325,44 607,73 126,33	1230,07 448,33 111,54	127,61 106,42 118,81
Показатели	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2012 г. к 2010 г., %
Показатели результатов интенсификации
Урожайность зерновых культур, ц/га	24	48,8	27	112,5
Получено зерна в расчете на 100га пашни, ц.	557,34	2045,12	1091,77	195,89
Получено на 100га сельхозугодий: - молока, ц. - мяса, ц.	288,88 16,25	279,59 12,48	259,10 17,24	89,69 106,09
Показатели эффективности интенсификации
Получено прибыли от продаж в расчете на: - 100 руб. выручки, руб. - 100 руб. затрат, руб.	3,64 3,78	7,95 8,64	9,49 10,48	Х Х

Данные представленной таблицы показывают, что за рассматриваемый период в хозяйстве наблюдается рост значений показателей уровня и результатов интенсификации. Об этом, в частности, свидетельствуют увеличение объемов производства зерна в расчете на 100 га пашни за рассматриваемый период на 95,9 %, молоко в расчете на 100 га сельхозугодий уменьшилось на 10,3 %, мясо в расчете на 100 га сельхозугодий увеличилось на 6,1 %.

Рассчитанные показатели эффективности интенсификации показывают, что в целом за рассматриваемый период рентабельность продаж в хозяйстве увеличилась и составила на конец рассматриваемого периода 9,5%. Аналогичная ситуация характерна для динамики рентабельности затрат, что в целом свидетельствует о росте эффективности производства.

Конечные финансовые результаты деятельности предприятия могут быть представлены в виде прибыли или убытка. Прибыль - основной показатель, характеризующий эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия; основной источник собственных средств предприятия. В широком смысле слова прибыль представляет собой разницу между выручкой и затратами, это часть добавленной стоимости, которая получена в результате реализации продукции (товаров), выполнения работ, оказания услуг. делопроизводство информационный сельскохозяйственный

Прибыль - это превышение доходами расходов, обратное положение называется убытком.

Рассмотрим процесс формирования и динамику прибыли анализируемого хозяйства в таблице 4.

Таблица 4 - Динамика финансовых результатов СПК им. Н.К. Крупской, тыс. руб.

Показатели	2010г.	2011г.	2012г.	Отклонение (+,-)
Выручка	369457	395024	473645	104188
Себестоимость продаж	355991	363614	428714	72723
Валовая прибыль (убыток)	13466	31410	44931	31465
Прибыль (убыток) от продаж	13466	31410	44931	31465
Проценты к уплате	-4983	-4153	-2065	2918 п
Прочие доходы	82739	35934	26249	-56490
Прочие расходы	-74538	-24200	-34792	39746 п
Прибыль (убыток) до налогообложения	16684	38991	34323	17639
Прочее	-2144	-791	-1840	304 п
Чистая прибыль (убыток)	14540	38200	32483	17943

Данные представленной таблицы показывают, что за анализируемый

период в хозяйстве наблюдается снижение финансовых результатов. Об этом, в частности, свидетельствует сокращение чистой прибыли на 17943 тыс. руб. Это произошло главным образом вследствие того, что за базу сравнения был взят 2010 год, характеризующийся исключительно неблагоприятными природно-климатическими условиями. Если за базу сравнения взять только два последних года, то очевидно резкое сокращение чистой прибыли. Это в свою очередь произошло вследствие увеличения прочих расходов хозяйства, сокращения доходов, роста налогового бремени.

2. Анализ существующей системы информационного обеспечения управления производством

2.1 Понятие, сущность и роль информации в принятии решений

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте -- сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно -- необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Общеизвестно, что значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это -- объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Руководитель 50--90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

Управленческое решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Цель управленческого решения - обеспечение движения к поставленным организацией задачам. Поэтому наиболее эффективным управленческим решением явится выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.

Управленческое решение - это результат конкретной управленческое деятельности менеджера. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

выработку и постановку целей;

изучение проблемы на основе получаемой информации;

выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемых решений;

обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);

выбор и формулирование оптимального решения;

принятие решения;

конкретизацию решения для его исполнителей.

Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из 3 стадий: подготовка решения; принятие решения; реализация решения.

На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а так же выявляются и формулируются проблемы, требующие решения.

На стадии принятия решения осуществляются разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому цель управленческой деятельности состоит в нахождении так форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

Управленческие решения могут быть обоснованными принимаемыми на основе экономического анализа и многовариантного расчета, и интуитивными, которые хотя и экономят время, но содержат в себе вероятность ошибок и неопределенность.

Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений. Она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.

Связь информации с целями и решениями показана в таблице 5.

Таблица 5. Связь характера информации с полнотой решения

Состояние информации	Полная	Неполная
Решение	с определенностью	с риском	с неопределенностью
Объективные ожидания	однозначные	квазиоднозначные	неоднозначные
Субъективные ощущения	уверенность	неуверенность

Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвиденья его возможных последствий.

Руководители обязаны постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления.

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

Принятие управленческих решений может осуществляться компьютером как с непосредственным участием при этом менеджера, так и без него.

Из всего обилия компьютерных информационных систем далее рассматриваются два типа:

управленческие информационные системы (MIS),

системы обеспечения принятия решения (DSS - decision support system).

В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким образом, чтобы обеспечить оперативное управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.

Рис. 2. Классификация информационных технологий

Примеры информации, которая формируется в базах данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.

DSS отличаются от MIS тем, что менеджер обычно является внутренним компонентом DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует с компьютерной информационной системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР взаимодействует.

Таблица 6. Различия MIS и DSS

MIS	DSS
Акцент делается на структурирование задач при предварительно определенных стандартных процедурах, правил их решения и информационных потоках	Акцент делается на решения Структура компьютера и аналитическая помощь важны, но оценки менеджера более существенны
Выигрыш состоит в снижении затрат, необходимого времени, количества обслуживающего персонала и т.д.	Выигрыш состоит в расширении диапазона и возможности компьютеризации процессов решения с целью помочь менеджеру увеличить эффективность работы
Влияние на принятие менеджером решения непрямое, т.к. обеспечивается доступ к необходимым данным	Влияние на менеджера состоит в создании необходимого инструментария под его непосредственным контролем, что не является попыткой автоматизировать процесс решения, предопределить цели и оказать давление на решение

Огромную роль в больших сельскохозяйственных предприятиях в получении информации при принятии управленческих решений играет диспетчерская служба предприятия.

Диспетчерская служба - это централизованная форма оперативного управления на основе применения технических средств связи, сбора информации, ее обработки, осуществления оперативного контроля и регулирования производства.

При успешном функционировании диспетчерской службы в сельскохозяйственном предприятии, особенно больших размеров с несколькими отделениями, по сравнению с предприятиями, где такой службы нет:

сокращаются простои техники в 1,5-2 раза по организационным причинам и на 50-70% по техническим причинам;

сокращается продолжительность проведения работ на 20-60%;

сокращаются затраты времени на сбор информации о состоянии производства на 30-35%;

работники диспетчерской службы берут на себя 25-35% всех оперативных вопросов, решаемых ранее директором.

В больших предприятиях может организовываться единая информационная система, которая значительно разгружает диспетчерскую систему, обеспечивая оперативную связь между отделениями, путем соединения в локальную сеть нескольких компьютеров, находящихся в разных отделениях и подразделениях. Можно сочетать на предприятии диспетчерскую службу и единую информационную систему, при этом диспетчерская служба будет обеспечивать оперативную связь с теми работниками и специалистами, которые находятся в разъездах, а информационная система будет объединять диспетчерскую службу с экономической, бухгалтерской, директором, а также с другими отделениями предприятия.

Центральная задача - улучшение информированности ЛПР. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации - разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

количество информации (полнота);

ее значимость;

точность;

надежность;

понятность (например, отсутствие семантических ошибок);

актуальность;

гибкость;

экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);

учет защищенности информации.

Информационные технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть:

когда, как часто, как долго осуществляется связь;

кто с кем связывается;

как связаны участники («звезда», «круг», «колесо», «цепь», «селектор»);

что является предметом информации и чем она осуществляется.

2.2 Анализ и классификация информации, используемой службами и органами управления хозяйством

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

На рис. 3 приведена одна из схем классификации, циркулирующей в организации информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков:

место возникновения,

стадия обработки,

способ отображения,

стабильность,

функция управления.



Рис. 3. Классификация информации, циркулирующей в организации

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами объекта.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

* среднедневная оплата рабочего по разряду;

* оклад служащего;

* адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Учетной информацией являются: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой техники и т.п.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Оперативной информацией являются:

* количество изготовленных деталей за час, смену, день;

* количество проданной продукции за день или определенный час;

* объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т. л.

2.3 Формы и виды управленческой документации, схема документооборота

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций.

2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации

3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 4):

экспедиционная обработка;

регистрация;

рассмотрение руководством и выдача резолюции;

ознакомление в структурном подразделении или исполнение;

контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;

отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;

снятие исполненных документов с контроля.



Рис. 4. Порядок обработки входящих документов

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров, регистрируется практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю - начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д.

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10 % от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 5):

разработку проекта документа в структурном подразделении;

согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

утверждение документа руководством;

регистрацию документа;

экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Рис. 5. Порядок обработки исходящих документов

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.6):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

регистрация;

рассылка по подразделениям;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.



Рис. 6. Обработка внутренних документов

Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

2.4 Организация систематизации и хранения документов

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел -- отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Термины "делопроизводство", "документооборот", "электронный архив", "деловые процедуры" и др. часто используют как синонимы для пропаганды тех или иных решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей программных средств и пользователей по всем, даже самым простым, вопросам.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и месте делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями малого и среднего бизнеса. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота- число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение.

Таким образом, на сегодняшний день нормативно закрепляются базовые принципы работы с документами. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

3. Совершенствование информационной системы

Информационная система объекта информатизации нуждается в постоянном развитии и совершенствовании для того, чтобы удовлетворять необходимым показателям функционирования объекта.

Показатели функционирования объекта информатизации включают в себя показатели функционирования организационной структуры предприятия, которые непосредственно связаны с показателями функционирования информационной системы. Здесь рассматриваются оперативность информации о текущем состоянии производственных процессов, эффективность работы подразделений организационной структуры и т.п.

3.1 Совершенствование системы делопроизводства

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов. Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например когда документ от руководителя поступает непосредственно к исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату минуя все инстанции и этапы обработки.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило только под давлением обстоятельств. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождением внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

- автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

- организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

- осуществление эффективного поиска информации;

- обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация документов;

- совместная работа над документами;

- контроль исполнения документов;

- создание баз данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

- систематизация документов, формирование дел;

- подготовка к хранению и архивное хранение дел.

3.2 Внедрение средств оргтехники и механизации обработки информации

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельн...