Совершенствование информационного обеспечения менеджеров на сельскохозяйственных предприятиях на примере СПК им Н.К. Крупской Мелекесского района Ульяновской области

1. Носители информации (носители на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.); микроносители; звуконосители; видеоносители; магнитные носители).

2. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов (ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители).

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (средства фотографического копирования; средства диазографического копирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования; машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати).

4. Средства обработки документов (фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины; машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов; агрегатированные линии для обработки корреспонденции).

Применение средств оргтехники способствует росту производительности управленческого труда и повышению эффективности управления. Значение оргтехники особенно возрастает в период научно-технической революции, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором развития народного хозяйства. При системном использовании средств оргтехники, для которого решающее значение имеет комплексное организационное проектирование (оргпроектирование), производительность управленческого труда повышается в среднем на 10--15%, а для отдельных категорий работников на 80--100%.

Управленческий труд неразрывно связан с обработкой информации, основным носителем которой в сфере управления является документ. Поэтому механизация наиболее массовых и трудоёмких процессов -- составления, копирования и размножения, обработки, хранения и поиска документов даёт особенно ощутимые результаты. Для составления деловой документации широко используют электрифицированные пишущие машины, пишущие автоматы, диктофоны. Средства копирования документов включают обширную группу устройств и аппаратов для факсимильного изготовления от одной до нескольких десятков копий. При размножении документации тиражом от сотен до десятков тысяч экземпляров пользуются средствами оперативной полиграфии. В повышении производительности труда работников сферы управления особое значение имеют механизация и автоматизация обработки данных, хранения и поиска информации. Вычислительная техника, включающая аналоговые и цифровые ЭВМ, счётно-перфорационные машины, клавишные вычислительные машины, дисплеи и т.п., является мощным средством обработки информации, обеспечивающим оперативность, точность и надёжность управления сложными системами. Во многих системах управления у специалистов возникает необходимость поиска нужной информации, что требует расхода 30--40% рабочего времени.

Сократить затраты времени на информационный поиск помогают обычные картотеки (плоские, навесные, вращающиеся) в сочетании с оборудованием для поиска карт (селекторы, барабаны), механизированные картотеки, автономные запоминающие устройства и информационно-поисковые системы на базе ЭВМ.

Компьютер - самый главный элемент рабочего места, да и вообще, всего офиса. Компьютер - наши глаза и уши, наша работа и наш отдых.

Сканер и принтер предназначены для облегчения работы с бумагами и документами. Сканер копирует любой документ и переводит его в цифровую информацию. С помощью принтера можно любую информацию перевести обратно на бумагу. Более современный и экономически выгодный вариант - приобрести многофункциональное устройство, которое совмещает в себе несколько качеств - сканера, копира и принтера. Такое устройство выгодно тем, что оно экономит пространство, ведь вместо трёх аппаратов - получается один, он вообще станет незаменимым устройством для работы с бумагами.

Ещё в офисе из оргтехники могут понадобиться калькуляторы, с помощью которых можно проводить сложные вычисления, ламинаторы, если есть необходимость защитить важные документы от загрязнения, влаги, механических повреждений. В некоторых компаниях применяют переплётчики для содержания документации в порядке, придания ей презентабельного вида. Шредеры или уничтожители бумаг - совершенно необходимая в офисе вещь. Ведь на каждом рабочем месте найдётся масса ненужных бумаг, которые только захламляют офис, мешают работать.

3.3 Совершенствование информационных связей с внешними организациями

Не существует ни одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности.

При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает.

В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменения окружающей среды организации в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия с внешней средой, все в большей мере развивать способности адаптации к ее изменениям.

Ключевую роль в выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружающей средой играет менеджмент, особенно его верхний уровень. Долгосрочная стратегия взаимодействия организации с внешней средой становится основой построения всех процессов управления.

Логистическая система - это самоприспосабливающаяся система с обратной связью, которая выполняет логистические функции или операции, состоит из подсистем и имеет развитые связи с внешней средой.

При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием.

Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Логистическая система на производстве эффективна только тогда, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы.

Эта проблема решается путем создания информационного базиса соответствующего данному виду производства и его объему и прочим характеристикам производственной структуры предприятий.

В настоящее время между партнерами широко распространяются технологии безбумажных обменов информацией.

На транспорте вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международном сообщении) по каналам связи (Интернет) синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для нее характеристики товара и реквизиты.

При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения.

Логистическая система дает возможность грузоотправителю получать доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

Возможен автоматический документальный обмен между производителями товаров и крупными магазинами, включающий обмен накладными и транспортными конторами при прямой отправки товаров от производителя к покупателю.

С помощью технологии безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

Электронный обмен данными -- процесс, который позволяет с помощью компьютеров наладить связь между компаниями, заключить сделку с помощью глобальных и локальных вычислительных сетей, которые непосредственно организуют взаимодействие между компьютерами различных компаний.

Чтобы реализовать эти возможности, компании заключают стандартные протоколы обмена и заключают между собой договора. Информационная логистика представляет собой потоки информации, являются связующими нитями, которые связывают все элементы логической системы (снабжение, производство, сбыт). Здесь также следует подчеркнуть оперативность получения информации, оказывающее значительное влияние на успешную деятельность фирмы во внешней среде. Вместе с тем, в современной экономике информация приобрела и новое качество: она все чаще генерирует возникновение и движение материальных потоков.

Поэтому особую роль играет комплекс информационного обеспечения. Информационная логистика охватывает управление всеми процессами движения и складирования реальной продукции на предприятии, позволяя обеспечить своевременное и эффективное ее движение из точки возникновения в точку потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом. Для этого систем подвергается общей иерархической структуризации.

В СПК им Н.К. Крупской широко используются такие способы взаимодействия с внешними организациями, как общение через Интернет. Используя электронную почту для обмена информацией, документацией, общение по телефону, взаимодействие путем отправки и приема информации по факсу. В последнее время стал популярным такой вид взаимодействия, как видеоконференции в виде общение по скайпу, когда разговор возможен между двумя и более собеседниками.

Выводы и предложения

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. На многих предприятиях высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры и др.

В СПК им. Н. К. Крупской полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране).

Поэтому, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Список используемой литературы

Андреева М. Сильное звено успеха// Экономика и жизнь.-2004.-№6.

Барановская, Т.П. Информационные системы и технологии в экономике/ Т.П. Барановская. - М.: Финансы и статистика, 2003г. - 416с.

Бессонова О.Н. Искусство удержания качества - системы автоматизированно-го ввода. Журнал "Управление персоналом. №21. 2004.

Бирман Л.А. Управленческие решения: Учебное пособие для вузов:- М.: Дело, 2004.

Герасимова Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2004 г.

Годин В.В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

Карабутов, Н.Н. Информационные технологии в экономике/ Н.Н. Карабутов. - М.: Экономика, 2003г. - 208 с.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000. - 296 с.

Клочков, А.В., Механизация и компьютеризация сельскохозяйственного производства в XX веке и современные перспективы/ А.В. Клочков//Тракторы и сельскохозяйственные машины.- 2007.- №2 - с. 3-6.

10. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. Менеджмент в АПК / Под ред. Ю.Б. Королева. - М.: Колос, 2000. - 304 с.: ил. (Учебники и учеб. пособия для студентов высш. учеб. заведений).

Мирончик, А.Ф., Мирончик, Е.А., Возможность и проблемы прогнозирования научно - технического развития региона/А.Ф.

Мирончик, Е.А. Мирончик//Инновационные технологии и системы - Минск: ГУ «БелИСА», 2006.- 156с.

Набиев Р.А., Локтева Т.Ф. Менеджмент: учебное пособие -- М.:Финансы и статистика, 2009.-368 с.: ил.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 592 с. - (Серия "Высшее образование").

Родионов, И.И. Рынок информационных услуг и продуктов/ И.И. Родионов. - М.: МК-Периодика, 2002г. - 552 с.

Синюк, В.Г., Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений/ В.Г. Синюк, А.В. Шевырев. - М.: ДМК Пресс, 2003г. - 160 с.

Скрипкин, К. Г. Экономическая эффективность информационных систем /К.Г. Скрипкин. - М.: ДМК Пресс, 2002г. - 256 с.

Отчеты СПК им. Н.К. Крупской за 2010г., 2011г., 2012г.

Размещено на Allbest.ru