Анализ организационных структур управления предприятием

2. определить круг участников. Иногда полезно использовать «ньюмаваши» (по-японски - «окучивание корней») - небольшие совещания в малых группах, позволяющие в первом приближении согласовать позиции перед большим совещанием;

Отдельно необходимо определить лидера, принимающего решения и направляющего ход дискуссии и отдельно - секретаря, следящего за временем, фиксирующего все мысли и составляющего итоговый протокол. Как правило, эти две функции стоит разделить;

3. определить список вопросов для обсуждения. Начинать рассмотрение вопросов, естественно, необходимо с приоритетных;

4. определить длительность совещания и назначить ответственного за время;

5. организовать обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов. Если к совещанию рассылаются какие-либо материалы (что крайне желательно), обеспечить их прочтение участниками. Например, так:

- разослать краткое описание проблемы, по которой необходимо принять решение на совещании;

- затребовать с участников прислать по e-mail минимум 2-3 варианта решения проблемы в срок не позднее чем за сутки до начала совещания;

- не приславших - не допускать на совещание. Пусть один-два раза решение проблемы несколько пострадает - зато в будущем совещания будут гораздо более эффективны;

6. использовать схемы. Если вспомнить 10 адресов знакомых, именно точных адресов - «ул. Вавилова, д. 25, кв. 15», в лучшем случае можно вспомнить лишь 2-3. А вот на основе зрительной памяти наверняка можно добраться в сотню-другую мест. Зрительная память имеет более высокую емкость, чем словесная. Поэтому все вопросы, обсуждаемые на совещании, необходимо материализовать в виде схем. Благодаря «запакованной» в эти схемы информации на следующем совещании будет легко вспомнить все уже достигнутые результаты и не ходить вокруг одного и того же вопроса несколько раз. Схемы можно сфотографировать и разослать участникам как приложение к протоколу принятых решений;

7. зафиксировать и разослать принятые решения. Необходимо обязательно вернуться к этому протоколу на следующем совещании. Если результаты совещания не зафиксированы - можно считать, его не было вообще;

В заключение разговора об изыскании резервов времени необходимо разобраться с тем, где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента.

Первое правило: использовать для этого любые «отходы времени». Вполне достаточно тех обрезков и обрывков, которых бывает множество в течение каждого рабочего дня. Например, в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя.

Второе правило: создать четкий ритм повышения личной эффективности. Ежедневная чистка зубов или душ не считается «напрягом», потому что это давным-давно вошло в привычку, создан ритм. То же самое в управлении личным временем - лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно.

Существует три простых принципа тайм-менеджерского ритма:

- ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.;

- еженедельно - внедрение новой техники управления временем: провести тотальный хронометраж недели; выбросить все бумажки и завести ежедневник; придумать структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.;

- ежеквартально - «дисциплинарная неделя»: жить «правильно», не давать себе поблажек, выделять полчаса в день на тайм-менеджмент.

2.3.4 Донесение тайм-менеджмента до окружающих

Человек не может быть эффективным на 100 %, если не координирует свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми - коллегами, руководством, подчиненными, родственниками, клиентами и т. д. Благодаря взаимному уважению к времени человек может не терять этот драгоценный ресурс напрасно. Благодаря грамотной координации усилий с коллегами он может добиваться более высоких результатов при меньших затратах.

Пока в нашем обществе, к сожалению, культура управления временем практически отсутствует. Если у человека украли тысячу рублей, все понимают, что это нехорошо. Если у человека украли час времени, который, в отличие от тысячи рублей, невосстановим и невосполним, - никто не считает это предосудительным. Невозможно, конечно, в одночасье переделать культуру отношения к времени. Но начать с себя и с окружающих нас людей вполне в силах.

Донести до другого человека идею управления временем не так просто. Но результат того стоит. Это более высокое взаимное уважение к самому ценному и невосполнимому ресурсу времени. Уважение в рабочем коллективе, в семье, в компании. Наконец - в обществе.

Если человек не бизнесмен или «вольный художник» - то одним из ключевых факторов, влияющих на его время, является его руководитель. Бывает, что руководитель действительно недостаточно внимательно относится к времени, и хотелось бы на него в этом отношении повлиять. Как это сделать?

Лучше, чтобы «это была его идея» (в большинстве случаев, хотя и не всегда). Нужно найти косвенный путь, которым идея управления временем может дойти до шефа.

Можно предъявлять инструменты «в деле». На совещании достать аккуратный обзорный график регулярных задач или задач по проекту; заходить к шефу реже, но с подготовленным письменным списком вопросов, и т. п. Интерес шефа к применяемым новым инструментам - прекрасный повод заинтересовать его тайм-менеджментом.

Можно начинать с инструментов, полезных и незатратных для шефа. Если предложения начнутся с оснащения отдела ноутбуками и покупки карманного компьютера, вряд ли они будут услышаны. Лучше предложить завести простейшую доску планирования, обзорный график регулярных задач и т. п. Дать руководителю без финансовых затрат ощутить повышение подконтрольности, управляемости, предсказуемости работы - и он будет готов к следующим предложениям.

Для руководителя первый шаг во внедрении тайм-менеджмента -личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить.

Второй шаг - создать мотивацию на применение техник тайм-менеджмента. «Мотивацию» - нельзя путать со «стимулированием», это не система наград и наказаний, а понимание в головах сотрудников, почему временем нужно и можно управлять.

Подчиненные могут прислушаться к следующим аргументам:

- больше комфорта в выполнении работы, за счет более грамотной ее организации;

- снижение рисков, связанных с несоблюдением поставленных руководством сроков;

- возможность раньше уйти с работы, потратить часть высвобожденного времени на себя;

Даже если экономия времени не принесет подчиненному непосредственно денег, он должен понять, что он выигрывает, повышая эффективность работы.

Третий шаг - двигаться маленькими шагами, но ритмично. Высочайшее качество японской продукции - во многом результат идеологии «кайдзен»: небольших, но непрерывных, ежедневных улучшений. Как и в личной работе, в корпоративном внедрении тайм-менеджмента не нужно глобализировать задачу. Предлагать подчиненным новые техники необходимо регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и «самопонятнее» эти техники будут - тем лучше.

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без «административного ресурса». Основные варианты его внедрения следующие:

1. лучше «меньше» инструментов, но - обязательных. Не пытаться строить глобальную всеобщую единственно верную систему управления временем. Хорошо годятся для первых шагов внедрения:

- любые доски планирования;

- ежедневники или планнинги + алгоритм планирования дня;

- таблицы обзора регулярных задач;

- бланки проведения совещаний.

2. придумать простые и быстрые «кнуты и пряники». Идеология ровно та же, что и в личной работе: маленькие и, желательно, немедленно применяемые награды и наказания. Например, при внедрении стандарта планирования через 1-2 месяца после внедрения наградить трех владельцев самых грамотных ежедневников однодневными отгулами, а трех владельцев худших ежедневников - штрафом в размере стоимости одного рабочего дня.

3. использовать пилотные проекты. Пилотный, пробный проект - очень полезный прием. Попробовать технику на одном сотруднике, на одном подразделении, на одном направлении деятельности. Это позволит понять все плюсы и минусы техники в реальной практике при минимальных затратах времени и сил. Кроме того, опыт успешного пилотного проекта - важный аргумент для убеждения остальных сотрудников (или подразделений) в необходимости и полезности новой техники.

Тайм-менеджмент личных и семейных отношений - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. В качестве основы для таких договоренностей можно предложить несколько простых принципов:

1. «мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же». Для многих людей удивительна мысль, что интроверт, в шумной компании сидящий где-то в сторонке с газетой, вовсе не проявляет недружелюбия и не отделяет себя от окружающих. Просто ему комфортно проводить свое время с ними именно так. Самое сложное и самое важное в любых взаимоотношениях, да и в любом совместном времяпрепровождении, - не пытаться навязывать партнеру свои предпочтения, искать компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон;

2. у каждого должно быть время для себя. Особенно это касается интровертов, т. е. людей, по психологическому типу более ориентированных на свой внутренний мир и в меньшей степени - на контакты с другими людьми. Особенно важно выделять время на свое «ресурсное занятие», т. е. на то, что помогает вам восстановить энергию и работоспособность. Для кого-то это - чтение художественной литературы, для кого-то - катание на роликах, игра на фортепьяно и т. д.;

3. принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде. Не нужно бояться проговаривать, а еще лучше - прописывать взаимные договоренности и принципы взаимоотношений. Большинство конфликтов происходит оттого, что у двух человек в головах разные принципы (нормы, правила), и каждый считает именно свои - самоочевидными и правильными.

Что касается техник планирования и организации - здесь действуют все те же подходы, что и на работе. Главное - договориться о принципах, на этой основе нужные организационные и технические решения найдутся легко.

Учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то, как минимум - со среднего или раннего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.

2.3.5 Идеология тайм-менеджмента

Все больше людей в сопредельных государствах задумываются о своих отношениях с Временем. Ищут и формулируют жизненные цели. Повышают осмысленность и осознанность своего бытия. Учатся жить так, чтобы впоследствии не было «мучительно больно».

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы:

- жизнь дана человеку один раз. В атеистической версии восприятия реальности факт единственности жизни означает, что хочется прожить ее так, чтобы потом не было «мучительно больно» и жалко потерянного времени. Религиозная версия о вечной жизни, качество которой напрямую зависит от того, как прожил земную - заставляет относиться к единственной земной жизни еще более внимательно и вдумчиво;

- время - это материал, из которого «сделана жизнь». Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться. Время только тратится, и времени не так уж много, 200-400 тысяч часов, в которых все люди «даже не миллионеры»;

- время и поступки человека в нем - необратимы. Сделанное можно переосмыслить, иногда - исправить, верующий может покаяться, но никто не может сделанный поступок вернуть. В науке эта необратимость времени была осмыслена только в XX веке, в синергетике. В философии она уже тысячелетия приводит в священный трепет лучших представителей рода человеческого.

Организация времени - наиболее корректный термин для описания «технологии работы с Временем». Управление временем - термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время можно, организовать расположением и движением дел и поступков. Под «организацией времени» можно понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно:

- «как идти» быстро и грамотно, не переутомляясь в пути - эффективность;

- «куда идти», как выбирать цели - стратегия;

- «зачем идти», как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности - философия.

Предметную область «организация времени», соответственно, можно разделить на три уровня: технологический, стратегический и мировоззренческий (философский). Разумной организацией времени можно считать такую, в которой все эти три уровня находятся в непрерывном взаимодействии: ценности влияют на стратегию и технику, события на техническом и стратегическом уровнях дают материал для переосмысления и корректировки ценностей.

Идеология тайм-менеджмента - это основные положения дисциплины «организация времени» на ее третьем уровне, философско-мировоззренческом.

Кратко идеологию тайм-менеджмента можно определить следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится - и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Если развернуть идеологию тайм-менеджмента более подробно, можно выделить в ней несколько основных ценностей, или принципов. Это аксиомы, которые могут быть либо приняты, либо не приняты, но не могут быть доказаны или опровергнуты.

Аксиомы таковы:

1. свобода выбора. Человек свободен. Наши поступки, конечно, зависят от начальных условий - наследственность, ограничения, доступные ресурсы и т. п. Мы также зависим от внешних воздействий и обстоятельств. Однако ни начальные условия, ни внешние обстоятельства не определяют нашу жизнь на 100 %. Решающее значение все равно имеет наш собственный выбор и наша готовность что-то менять в своей жизни. Свобода начинается внутри, в сознании, в картине мира человека - и дает свободу действовать, свободу изменять мир;

2. ответственность. Человек отвечает за то, как он строит свою жизнь и на что он тратит свое время. Верующий отвечает перед Богом и собой, неверующий - перед собой и кем-нибудь еще (в зависимости от базовых ценностей - перед своей семьей, потомками, человечеством и т. п.). К сожалению, именно на постсоветском пространстве много людей, безответственно плывущих по течению, реагирующих на внешние воздействия, но не применяющих свою свободу к построению своей жизни и не берущих на себя ответственность за то, что с их жизнью и их временем происходит. Сколько наш человек может придумать причин, почему он не несет ответственности за то, что с ним происходит. Виноваты всегда правительство, президент, олигархи, демократы, коммунисты, ЖЭС, работодатель и т. д. Этот рабский подход к жизни нужно «выдавливать по капле» из себя и окружающих и тайм-менеджмент в этом - незаменимое средство;

3. развитие. Развиваться на разных уровнях и в разных смыслах. Это тоже аксиома, ее невозможно обсуждать, можно лишь принять или не принять. Время жизни - это время развития, время совершенствования, время пути.

Эти же принципы лежат в основе этики тайм-менеджмента: совокупности принципов, вытекающих из фактов тайм-менеджмента и идеологии тайм-менеджмента.

Заключение

В заключение отметим, что успех современных организационных структур все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих условий можно отнести интенсивную конкуренцию, приобретающую глобальный характер, быстрое технологическое развитие, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Организационные структуры управления - как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

Как мы смогли убедиться на вышеизложенном примере, та структура, которая подходила и прекрасно работала в прошлом, сегодня может оказаться совсем неэффективной и даже убыточной. Сформировались некие требования, которые предъявляются к современным структурам управления, и чем полнее они выполняются, тем более надежной будет система управления предприятием.

К числу таких требований относятся укомплектование подразделений более квалифицированным персоналом; групповая организация труда как основа новой структуры управления; ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей; создание условий для гибкой комплектации продукции; высокая производительность и низкие затраты.

То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

Для этого, потратив минимум «начальных вложений времени», необходимо наладить грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Необходимо освоить методы настройки на выполнение сложных задач, для сокращения времени работы над ними:

- использовать «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

- применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

- ежедневно «съедать» минимум одну «лягушку»;

- дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

- поощрять себя «промежуточными радостями»;

- завести таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

Необходимо сформировать личные ценности и поставить долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность.

Необходимо настроить личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное: выделять 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день; в плане дня разделять жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи; выделять 2-3 приоритетные задачи в списке и начинать работу с них.

Необходимо использовать те техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени: провести сплошной учет вашего времени в течение 2-3 недель; сформировать 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике; планировать наполнение транспортного времени и времени командировок; иметь сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров; применять техники организации совещаний.

Необходимо донести тайм-менеджмент до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.

Необходимо использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами:

Список литературы

Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы. СПб.: «Питер», 2003.-251с.

Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 - 256 с.

Архангельский Г.А. Тайм- менеджмент на Outlook 2007. .- 5-е изд., доп.- М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007 г., - 224 с.

Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент позволяет выделить время на главное в жизни / Деловой квартал, № 15 (539) от 24 апреля 2006 г.

Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. - Пенза, 1997, - 95 с.

Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета, - Спб.: «Питер», 2009. - 256 с.

Зайверт Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. - М.: Интерэксперт, 1995, 267 с.

Наумов, В.В., Гридасов, М.А. Психология карьерного роста. - Мн.: Современная школа, 2009. - 320 с.

Тайм-менеджмент: учебное пособие для вузов. Г.А.Архангельский, С.В.Бехтерев, М.А.Лукашенко, Т.В.Телегина; под ред. Г.А.Архангельского, М.: Маркет ДС, 2008, 288 с.

Трейси Брайан. 21 способ управлять временем и удвоить собственную продуктивность. М.: Аудиоконсалт, 2006.

Трейси Брайан. Как управлять своим временем. М.: Аудиоконсалт, 2007.

Трейси Брайан. Оставьте брезгливость, съешьте лягушку! М.: Аудиоконсалт, 2007.

Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования Учебное пособие / Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. - М., ГАУ, 1999. - 201 с.

Экспресс-анализ структур управления предприятием / Муравьев С.В. - М.: Высшая школа, 2005. - 280 с.

Менеджмент / Виханский О.С., Наумов А.И. - 4-е изд. - М.: Экономистъ, 2006. - 243 с.

Основы теории оптимального управления: Учеб. Пособие для экон. вузов / В.Ф.Кротов, Б.А.Лагома, С.М.Лобанов и др. Под ред В.Ф.Кротова. - М.: Высшая школа, 2002. - 488 с.

Основы менеджмента: Учебно-справочное пособие / Глухов В.В. - СПб.: Специальная литература, 2003. - 452 с.

Размещено на Allbest.ru