Делопроизводство и работа с документами в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ)

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Глава 1. Характеристика МЭСИ, особенности деятельности, организационная структура

1.1 Нормативная база в сфере делопроизводства

1.2 Характеристика объекта исследования, особенности деятельности

1.3 Организационная структура университета, задачи и функции структурных подразделений

1.4 Функции и задачи делопроизводственной службы МЭСИ, ее место в структуре учреждения

Глава 2. Анализ документационного обеспечения деятельности МЭСИ

2.1 Характеристика основных видов документов университета

2.2 Основные требования к оформлению документов в университете

2.3 Технология работы с поступающими, исходящими и внутренними документами

2.4 Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение

2.5 Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности университета посредством внедрения информационных технологий

Заключение

Список литературы

Приложение



ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА МЭСИ, ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

1.1 Нормативная база в сфере делопроизводства

Нормативно--методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно - методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно - правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно - методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Гражданский кодекс Российской Федерации. Нормы

Гражданского кодекса в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и устанавливают требования к их оформлению. В числе важнейших норм документирования, впервые закрепленных в Гражданском кодексе, была норма, устанавливающая условия при которых электронная цифровая подпись признается одной из юридически признаваемых форм собственноручной подписи.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь документов) Закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004 // СПС «Консультант-Плюс». Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности и отношения архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные организации, органы местного самоуправления, организации и граждане за их несоблюдение).

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

3) категории информации по уровню доступа к ней;

4) порядок правовой защиты информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006)

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации - обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Правовые условия использования электронной подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, создает давно ожидаемый Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, повлекший внесение изменений (технических) в Гражданский кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Федеральный закон от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях», Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 27.07 2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в которых термин «электронно-цифровая подпись» заменен термином «электронная подпись».

Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - определяет порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Федеральный закон от 09.02.2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» устанавливает единый порядок доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

В законе определены принципы и способы обеспечения доступа к информации, формы ее предоставления, права и обязанности пользователей информации, органов власти, их должностных лиц. Установлена ответственность за нарушение порядка доступа к информации.

Урегулирован доступ к информации о деятельности органов власти в электронной форме (в том числе в сети Интернет). Также информация может размещаться в СМИ, на стендах помещений, где органы власти осуществляют свою деятельность, в библиотечных и архивных фондах и т.д.

Регламентирована процедура предоставления информации по запросу пользователя, включая требования к запросу о получении информации, сроки и порядок его рассмотрения, требования к ответу на запрос, основания для отказа в предоставлении информации.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст.1, п.1

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с законодательством формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 12.03.2014).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (в редакции от 21.12.2012).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Введен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76). Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствуют решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Государственный стандарт (ГОСТ) - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общение требования» ». Стандарт, регулирующий процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, кроме того, чётко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности Рекомендации по использованию Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации , библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве. (в порядке обсуждения) А.Н. Сокова, д.и.н., ВНИИДАД. В них конкретно оговорено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто именно несет ответственность за работу с конкретными документами. Кроме того, впервые четко сказано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, включая руководство, администраторов автоматизированных систем управлении документами и других специалистов, которые в своей деятельности осуществляют работу с документами в той или иной форме.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Устанавливает стандартные термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. В соответствии с данным ГОСТом, под «документом» понимается «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 // Режим доступа: http://www.consultant.ru/ - включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утверждённый постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. № 299 (ред. от 26.09.2013 N 1097-ст) // Режим доступа: http://www.consultant.ru/ - предназначен для регистрации форм документов, сокращение применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления, упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ). Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Примерная инструкция по делопроизводству в ВУЗах Российской Федерации, утвержденная Минобразованием от 24.07.2000г. №2286; ГОСТ Р 6.30-2003 «унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения, утвержденная Министром общего и профессионального образования Российской Федерации от 11.05.1999г., одобрена ЦЭПК Росархива, протокол №1 от 24.02.1999г.; основные правила работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985г. №263; международный стандарт ИСО 9001:2008; перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов. Органов местного самоуправления и организацией, с указанием сроков хранения (М., 2010)

Устав МЭСИ; РПК «руководство по качеству»; СТП «управление документами СМК»; СТП «управление записями СМК»; положение «»о постоянно действующей экспертной комиссии в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики(МЭСИ)»; Рабочая инструкция об организации работы с договорами МЭСИ; положение об отделе делопроизводства; положение об отделе по работе с архивным фондом; положение об организационном управлении.

1.2 Характеристика объекта исследования, особенности деятельности

Красноярский филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)", основанный в сентябре 1997 года, является одним из значимых образовательных подразделений МЭСИ и занимает достойное место среди вузов г. Красноярска по подготовке высококвалифицированных специалистов в области экономики, информатики, менеджмента, маркетинга, юриспруденции.

В филиале обучаются более 1000 человек по образовательным программам высшего, среднего и дополнительного профессионального образования.

Открытость и доступность обучения для всех желающих, использование передовых информационных технологий, позволяющих получить качественное образование, соответствующее требованиям инновационной экономики,- это приоритеты работы филиала.

Филиал является проводником инновационных подходов к организации и проведению учебно-методической, педагогической и научной работы, связанных с применением новейших образовательных технологий. Красноярский филиал МЭСИ внедрил новейшие технологии электронного обучения (E-learning), позволяющие проводить обучение через сеть Интернет с использованием систем управления обучением.

В филиале создана ИТ-инфраструктура. Современное программное обеспечение, локальная компьютерная сеть, аудитории, оснащенные компьютерами с современными пакетами прикладных профессиональных программ, мультимедийным оборудованием и системами связи, позволяют вести учебный процесс на высоком уровне.

Филиал активно использует передовые технологии головного вуза: информационно-образовательную среду «Виртуальный кампус», интерактивную видеоконференцсвязь, онлайн-трансляции в режиме реального времени.

Оперативный доступ к информационным ресурсам вуза обеспечивает корпоративный портал, создана электронная библиотека.

Каждый студент имеет возможность при подготовке к учебным занятиям пользоваться электронными учебниками, пособиями, презентациями и другими элементами учебно-методического комплекса, разработанного по каждой дисциплине. При оценке знаний и навыков студентов используется как традиционная, так и больно-рейтинговая системы оценки.

Администрация филиала оказывает содействие иногородним студентам в поиске жилья, в том числе мест в общежитиях других учебных заведений в связи с отсутствием общежития. В филиале организовано питание студентов. В здании филиала имеется медицинский кабинет.

Студенты Красноярского филиала МЭСИ активно участвуют в мероприятиях, проводимых в университете, филиале и в городе: КВН, "Студент года", "Лучший преподаватель", "Мисс и мистер Красноярского филиала МЭСИ", Молодежный IQ-бал, "Студенческая весна", Посвящение в студенты, участие в стройотрядах.

В филиале создан танцевальный коллектив «Элегия», который является участником практически всех внутри вузовских мероприятий, а также городских праздников, каждый год выступает на площадках города в День Победы и принимает участие на Дне города.

Ежегодно студенты филиала принимают участие во Всероссийском конкурсе «SIFE-студенты в свободном предпринимательстве».

Всем студентам МЭСИ, в том числе филиалов, предоставляется уникальная возможность - обучаться по международным программам, принимать участие в студенческих обменах и стажировках за рубежом.

В 2012 году Красноярский филиал МЭСИ отметил свое 15-летие. За годы работы вуз приобрёл высокий статус среди общественности г. Красноярска и Красноярского края, представителей власти, бизнеса, студентов и выпускников, что было отмечено в ходе юбилейных торжественных мероприятий.

1.3 Организационная структура университета, задачи и функции структурных подразделений

Красноярский филиал МЭСИ является обособленным структурным подразделением Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)». Управление филиалом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом университета, Положением о филиале. Руководство филиалом строится на принципах сочетания единоначалия и коллегиальности, участия преподавателей, сотрудников и студентов в управлении вузом.

Непосредственное управление Университетом и общее руководство филиалом осуществляет Ректор. Ректор Университета представляет Университет в отношениях с федеральными органами исполнительной власти, с предприятиями, учреждениями и организациями; руководит образовательной, научной, производственной, хозяйственной, финансовой, международной и иной деятельностью Университета; утверждает Положение о филиале, изменения и дополнения к нему, назначает и освобождает от занимаемой должности директора филиала, его заместителей, главного бухгалтера, согласовывает кандидатуры работников профессорско-преподавательского состава по основаниям, предусмотренным действующим законодательством.

Непосредственное руководство Филиалом осуществляет директор филиала. Директор филиала обеспечивает выполнение решений органов управления Университета; представляет интересы Университета во всех государственных органах, иных учреждениях и организациях; распоряжается финансовыми средствами, полученными филиалом, в пределах средств и статей расходов, утвержденных по смете; руководит процессом обучения в филиале; заключает договоры на обучение, трудовые и гражданско-правовые договоры, принимает на работу и увольняет работников; издает приказы и распоряжения и осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Уставом Университета, Положением о Филиале и доверенностью, выдаваемой Ректором Университета.

Организационная структура МЭСИ представлена в приложении 1.

Отдельные направления деятельности филиала (учебная, методическая, воспитательная, научная, административно-хозяйственная деятельность, деятельность по разработке и внедрению информационных технологий и телекоммуникаций, по управлению персоналом) за заместителем директора, деканами, начальниками соответствующих структурных подразделений.

Заместитель директора по административно-хозяйственной работе отвечает за руководство хозяйственной деятельностью филиала;

транспортное обслуживание деятельности филиала; взаимодействие с внешними организациями, предоставляющими услуги филиалу;

контроль за соблюдением требований техники безопасности, охраны труда и надлежащим санитарным и противопожарным состоянием;

организацию службы безопасности, пропускного режима, охраны здания, эксплуатации охранной и пожарной сигнализации.

Деканы организуют учебный процесс в филиале; работу учебного отдела; мониторинг учебного процесса; учебно-воспитательный процесс по всем формам; обучения: научную работу в филиале;

процесс учебной, производственной и преддипломной практики;

внеучебную работу со студентами и трудоустройству выпускников;

работу центра развития интеллектуальных ресурсов.

Отвечают за планирование и организацию учебного процесса по всем формам обучения; соблюдение государственных образовательных стандартов; контроль выполнения учебной нагрузки ППС; обеспечение учебно-методическими материалами и внедрение современных образовательных технологий в учебный процесс; за руководство научной деятельностью подразделений вуза и научно-исследовательской работой студентов, организацию научных конференций обеспечение образовательного процесса высококвалифицированными кадрами, повышение квалификации ППС.

Совещательным органом Красноярского филиала МЭСИ является директорат, в состав которого входят заместитель директора, деканы, заведующие кафедрами, руководители отделов, центров дополнительного образования, юрисконсульт, заведующая библиотекой, секретарь руководителя. Решения директората носят рекомендательный характер. Заседания директората проводятся еженедельно. Для рассмотрения основных вопросов учебной, методической и научной работы и в целях принятия предложений по их решению в Красноярском филиале функционирует представительный орган - Учебно-методический совет (далее по тексту УМС). Порядок его формирования, полномочия, вопросы деятельности определяются Ученым советом МЭСИ и закреплены Положением об УМС.

Главными функциями УМС являются контроль выполнения требований Государственного образовательного стандарта, разработка и внедрение новых образовательных технологий, формирование и совершенствование содержания учебных программ высшего, дополнительного и послевузовского образования Красноярского филиала МЭСИ, рассмотрение стратегических yправлений деятельности филиала.

Учебно-методический совет Красноярского филиала МЭСИ:

разрабатывает предложения по решению важнейших вопросов учебной, научной, методической работы и стратегии развития филиала;

принимает решения по улучшению организационной структуры вуза;

вырабатывает рекомендации по созданию, реорганизации, ликвидации кафедр; разрабатывает предложения по совершенствованию подготовки научно-педагогических кадров филиала;

разрабатывает предложения по вопросу укомплектования кафедр профессорско-преподавательскими кадрами; представляет рекомендации по кандидатам, претендующим на присвоение ученых званий для Ученого Совета МЭСИ; утверждает кандидатуры студентов на назначение именных стипендий; организует взаимодействие с другими вузами, организациями по рассматриваемому кругу вопросов учебно-методического и научного характера; внедряет новые технологии в образовательный процесс.

разрабатывает предложения по изменению и дополнению Положения о Красноярском филиале МЭСИ.

УМС состоит из представителей профессорско-преподавательского состава, административно-управленческого персонала, сотрудников и студентов. Общая численность УМС - 15 человек, из них 7 человек имеют ученые степени и ученые звания.

Заседания учебно-методического совета проводятся ежемесячно.

Административно-хозяйственный отдел

Основной целью отдела является административно-хозяйственное обеспечение учебного процесса и деятельности подразделений филиала МЭСИ.

Задачи, решаемые административно-хозяйственным отделом

Хозяйственное обеспечение подразделений филиала МЭСИ; содержание в надлежащем состоянии здания, помещений и территории филиала МЭСИ в соответствии с правилами и нормами санитарии и пожарной безопасности; транспортное обеспечение деятельности подразделений ВУЗа; планирование и организация ремонта помещений филиала МЭСИ контроль за качеством их проведения; прием выполненных ремонтных работ.

Функции отдела

Планирование и организация ремонта помещений филиала МЭСИ, контроль за качеством его проведения, приемка выполненных ремонтных работ, наблюдение за состоянием освещения, систем отопления, вентиляции,

канализации и коммуникаций принятие мер по обеспечению соответствия

состояния этих систем установленным нормам, обеспечение подразделений

филиала МЭСИ мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта, организация получения и хранения необходимых хозяйственных материалов,

обеспечение ими сотрудников филиала, ведение учета и отчетности об их расходовании. Руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, прилегающей к зданию филиала, Обеспечение деятельности склада.

Библиотека

Задачи Библиотеки

Формирование фонда библиотеки в соответствии с профилем филиала;

полное, оперативное обеспечение студентов, профессорско-преподавательского состава, ИТР, учебно-вспомогательного персонала Красноярского филиала МЭСИ специальной литературой; расширение перечня библиотечных услуг.

Функции отдела:

Обслуживает читателей в читальных залах; бесплатно обеспечивает читателей основными библиотечными услугами; предоставляет читателям дополнительные услуги, перечень которых определяется правилами пользования библиотекой; прививает навыки поиска информации и ее применения в учебном процессе, умение ориентироваться в справочно-библиографическом аппарате библиотеки; обеспечивает комплектование библиотечного фонда в соответствии с профилем филиала, учебными планами и программами; самостоятельно определяет источники комплектования фондов библиотеки; осуществляет учет и рациональное размещение фондов, обеспечивает их сохранность, реставрацию, копирование; ведет систему библиотечных каталогов и карточек на традиционных и машинописных носителях с целью многоаспектного библиографического раскрытия фондов.

Отдел по делопроизводству

Задачи отдела по делопроизводству

Обеспечение и совершенствование делопроизводства в Красноярском филиале МЭСИ; подготовка и проведение заседаний, совещаний, семинаров, конференций;

Организация и осуществление взаимодействия администрации филиала со структурными подразделениями; доставка и получение корреспонденции; внедрение и поддержка системы менеджмента качества в филиале.

Функции отдела по делопроизводству

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя филиала, оформление протоколов заседаний дирекции и совещаний; обеспечение контроля исполнения решений заседаний дирекции и совещаний, плановых мероприятий, отданных распоряжений и поручений; организация делопроизводства в филиале; контроль за соблюдением стандартов МЭСИ; организация мероприятий по обучению сотрудников филиала, в т.ч. региональных представителей, ведение документооборота филиала, в т.ч. электронного; контроль исполнения входящих документов, в т.ч. приказов и инструктивных писем МЭСИ; обеспечение оперативной связи администрации филиала с руководителями структурных подразделений.

По работе с персоналом

Задачи отдела по работе с персоналом

Подбор и расстановка кадров; направление работников на повышение квалификации, аттестацию; обеспечение кадрового делопроизводства.

Функции отдела по работе с персоналом

Работа по комплектованию Филиала кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификаций, ознакомление сотрудников при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями, условиями и оплатой труда в установленном порядке, заключать трудовой договор, подготовка документов для назначения пенсий, контроль за расчетом общего и не прерывного стажа работников филиала, составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Юридическая служба

Задачи юридической службы

Правовое обеспечение деятельности филиала, его структурных подразделений и служб; юридическая защита интересов Красноярского филиала МЭСИ; контроль за соблюдением законности в деятельности филиала.

Задачи юридической службы

Разработка локальных актов филиала МЭСИ; проведение правовой экспертизы соответствия законодательству, приказам и другим нормативным документам проектов приказов и других распорядительных документов, издаваемых в филиале МЭСИ; обеспечение правового сопровождения договорной работы; проведение претензионной и исковой работы; проведение анализа договорной и претензионной работы; оказание правовой помощи структурным подразделениям филиала МЭСИ; участие в разработке мероприятий по обеспечению сохранности материальных ценностей и имущества филиала МЭСИ; участие в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины; участие в разрешении спорных ситуаций, возникающих при исполнении договорных обязательств; представление интересов филиала МЭСИ в различных государственных органах и коммерческих предприятиях (по доверенности); ведение установленной документации; выполнение отдельных поручений директора филиала МЭСИ; подготовка с участием подразделений филиала материалов о хищениях, растратах, недостачах и об иных правонарушениях для передачи их в следственные и судебные органы, осуществление учета и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных дел; в соответствии с установленным порядком оформление материалов о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности; контроль своевременности представления справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии, отзывов на иски участие в подготовке документов для проведения заседаний конкурсной комиссии; решение вопросов по созданию представительств, а также сотрудничество с уже открытыми представительствами; проведение работы по ознакомлению должностных лиц филиала с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве; проведение консультаций с работников филиала о текущем законодательстве, по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, оказание содействия в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

Отдел по работе с абитуриентами

Задачи отдела

Обеспечение необходимого документооборота приемной комиссии, работа с родителями и абитуриентами (или их представителями), организация работы по новому набору, составление расписания подготовительных курсов и организация учебного процесса.

Функции отдела

Прием заявлений на обучение в МЭСИ по программам высшего профессионального образования; Оформление личных дел абитуриентов; заключение договоров на обучение; ведение электронной базы договоров (реестр договоров); ведение базы данных по абитуриентам; выполнение организационных подготовительных работ к летней приемной кампании; работа с родителями и абитуриентами (или их представителями), информирование об образовательных услугах, предоставляемых филиалом МЭСИ; организует и отслеживает учебный процесс с учащимися подготовительного отделения; подбирает преподавательский состав подготовительного отделения; отслеживает успеваемость и посещаемость учащихся; контролирует своевременность оплаты обучения учащихся.

Отдел маркетинга

Функции и задачи отдела маркетинга

Обеспечение руководства Красноярского филиала и Управления маркетинга и регионального развития МЭСИ необходимой маркетинговой информацией для разработки стратегии и тактики развития и рыночного поведения МЭСИ при продвижении образовательных продуктов и услуг. Служба обязана при необходимости уточнять и дополнять указанную информацию, а также выполнять все необходимые работы по анализу и оценке различного рода текущих и перспективных рыночных ситуаций. Изучение деятельности региональных конкурентов, стратегии и тактики их воздействия на покупателей (рекламы, ценовой политики, других методов конкурентной борьбы); Постоянное участие в разработке стратегии и тактики рыночного поведения МЭСИ посредством формирования региональной стратегии маркетинга: товарной, ценовой, сбытовой, рекламной и сервисной. Прием абитуриентов для освоения основных образовательных программ высшего профессионального образования на все формы обучения. Начальник отдела маркетинга руководит деятельностью отдела, распределяет обязанности между сотрудниками в рамках должностных инструкций, утверждаемых директором Красноярского филиала МЭСИ.

Отдел информационных технологий

Задача отдела информационных технологий

Обеспечение учебного процесса техническими и программными средствами.

Функции информационного отдела

Обеспечение и контроль работоспособности систем; проведение инвентаризации, учета и движения технических средств и материалов, состоящих на подотчете сотрудников отдела, и учета программных средств филиала; обеспечение учебного процесса учебно-методическими материалами в электронном виде, доступом к информационным ресурсам МЭСИ и филиала, к другим источникам в интернет.

Отдел по организации учебного процесса

Функции отдела

Планирование и сопровождение учебного процесса;

мониторинг учебного процесса;

формирование отчетности по результатам работы отдела.

Организовывает образовательную деятельность по всем формам высшего профессионального образования. В основу деятельности которого входят:

- Конституция РФ, - Гражданский кодекс РФ, - Трудовой кодекс РФ, - Устав ВУЗа, Положение филиала, Правила внутреннего распорядка ВУЗа

- Положения по организации учебного процесса ВУЗа, - Настоящего положения, - Годового плана работ отдела, - Должностных обязанностей сотрудников Учебного отдела.

Финансово-экономический отдел

Задач и Функции отдела:

Осуществление контроля за поступлением, наличием, выбытием материальных ценностей (в том числе денежных средств), принадлежащих Красноярскому филиалу МЭСИ; Осуществлять оперативный бухгалтерский учёт, руководствуясь действующим Законодательством РФ по бухгалтерскому учёту, Инструкцией по бухгалтерскому учёту в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, учётной политикой МЭСИ. Обеспечивать законность, своевременность и правильность проведения финансово-хозяйственных операций Красноярского филиала МЭСИ. Контролировать целевое использование денежных и прочих средств Красноярского филиала МЭСИ, не допускать их нецелевого и незаконного использования. Представлять и отстаивать интересы Красноярского филиала МЭСИ по-своему роду деятельности в сторонних организациях, в том числе в судебных и налоговых органах. Организовывать и проводить совместно с другими службами оперативный (управленческий) учёт финансово-хозяйственной деятельности, представлять руководству Красноярского филиала МЭСИ предложения по оптимизации финансово-хозяйственной деятельности.

1.4 Функции и задачи делопроизводственной службы МЭСИ, ее место в структуре учреждения

Руководство и контроль ведения делопроизводства в МЭСИ осуществляет организационное управление, отдел делопроизводства (Канцелярия).

Организационное управление дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение вновь принятых работников, а так же работников ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении, которые назначаются руководителем структурного подразделения. Делопроизводство университета в целом осуществляет отдел делопроизводства(канцелярия).

В основные функции отдела делопроизводства входят:

Регистрация входящей и исходящей документации; передача входящей корреспонденции руководству для принятия решений и определения исполнителей; направление документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; контроль исполнения документов; сортировка входящей корреспонденции по ячейкам структурных подразделений(в помещении канцелярии); ведение автоматизированных баз данных входящей, исходящей документации, доверенностей, приказов и распоряжений; составление отчетов руководству о состоянии исполнительской дисциплины; проверка правильности оформления исходящих документов; организация и ведение электронного документооборота с Министерством образования и науки Российской Федерации; регистрация договоров всех типов, кроме договоров на оказание образовательных услуг и договоров гражданско- правового характера; ведение базы данных по командировкам сотрудников ППС МЭСИ; выдача и контроль использования бланков университета; проставление печатей на документах; составление номенклатуры дел; формирование дел и передача их в архив в соответствии с утвержденной номенклатурой; обучение сотрудников подразделений, ответственных за ведение делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а так же их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений МЭСИ (филиалов, управлений отделов, дирекций институтов, кафедр). Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки в бумажном формате, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных руководителем подразделения ответственными за эту работу и прошедших обучение, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При уходе работника в отпуск или убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора). Ведение переписки от имени ВУЗа с другими организациями осуществляется ректорами или проректорами, или по их поручению - руководителями структурных подразделений.

Единой системой делопроизводства в филиале, документационным обслуживанием деятельности подразделений филиала, проведением учебы сотрудников, подготовкой рекомендации и методических материалов по вопросам делопроизводства, осуществлением контроля за соблюдением требований вышеуказанного Положения и других нормативных актов по работе с документами занимается начальник организационного отдела. Он обеспечивает документационную поддержку заседаний директората, совещаний, организует контроль исполнения решений дирекции, совещаний, а также входящей документации из МЭСИ.

Делопроизводство в подразделениях филиала осуществляется специалистами, назначенными руководителем подразделения. Задачи, функции и должностные обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях определяются должностными инструкциями. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение делопроизводства в своих отделах, за своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность.

При необходимости оценки целесообразности документов, их обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам проводится согласование документа с ведущим юрисконсультом филиала.

Выводы по главе:

Красноярский филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)", основанный в сентябре 1997 года, является одним из значимых образовательных подразделений МЭСИ и занимает достойное место среди вузов г.Красноярска по подготовке высококвалифицированных специалистов в области экономики, информатики, менеджмента, маркетинга, юриспруденции.

Руководство и контроль ведения делопроизводства в МЭСИ осуществляет организационное управление, отдел делопроизводства (Канцелярия), осуществляя взаимодействие администрации филиала со структурными подразделениями, внедрение и поддержку системы менеджмента качества в филиале.

От правильной организации работы с документами во многом зависит качественное выполнение филиала его функций и задач. Поэтому организационный отдел филиала добивается максимально рациональной работы с документами, решает задачи обеспечения единого порядка документирования, совершенствует формы и методы документационного обеспечения.



ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЭСИ

2.1 Характеристика основных видов документов университета

документ университет документационное обеспечение

Организационно-правовые документы:

устав университета; положение об университете; положение о структурных подразделениях университета; положение о коллегиальных и совещательных органах университета; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; должностные инструкции.

Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками университета, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования университета. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники университета могут осуществлять свои полномочия.

Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данного университета или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

Устав МЭСИ представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования университета, включая порядок его образования и реорганизации (ликвидации).

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4).

Положение об КФ МЭСИ - правовой акт, определяющий статус университета, его задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. Выполняющий свои функции за счет средств бюджета.

...