Делопроизводство и работа с документами в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ)

Положение о Красноярском Филиале МЭСИ - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного филиала с другими структурными единицами.

Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.

Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений кф МЭСИ, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Правила внутреннего трудового распорядка МЭСИ - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности университета.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Распорядительная документация

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Информационно-справочная документация:

Акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию).

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Служебные записки - служат для передачи информации с одного структурного подразделения в другое.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Докладная записка - документ, адресованный директору университета, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность университета или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Основным организационно-правовым документом, регулирующим делопроизводство и документооборот в филиале, является Рабочая инструкция «Ведение делопроизводства в ГОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики ( МЭСИ) », согласно которому в филиале ведется учет входящей и исходящей корреспонденции, осуществляется порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их учет и контроль исполнения.

2.2 Основные требования к оформлению документов в университете

В МЭСИ устанавливаются единые правила оформления документов в соответствии с настоящей РИ (рабочая инструкция).

Для официальной переписки со сторонними организациями используются бланки Университета установленного образца.

Приказы и распоряжения Ректора Университета оформляются только на бланках установленного образца.

В структурных подразделениях допускается использование унифицированных форм документов (документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу), отраженных в регламентах по деятельности и являющихся Записями по качеству в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008.

Исполнитель документа обязан указать в конце документа на лицевой стороне последнего листа (или допускается на обороте) свои ФИО и контактную информацию: (Исполнитель, И.О.Ф., тел./e-mail)

В своей деятельности МЭСИ использует следующие документы:

организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

коммерческие документы (контракты, договоры).

Документы должны оформляться на бланках университета или с применением унифицированных форм и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и регламентированный порядок их расположения. В МЭСИ применяются бланки:

Общий бланк на русском и английском языках (приложение 2); бланк конкретного вида документа - бланк приказа (приложение 3), бланк распоряжения (приложение 4), бланк справки (приложение 5)

Использование бланков и форм произвольного вида не разрешается. Заказ на изготовление общих бланков на русском языке оформляет сотрудник канцелярии через отдел оперативной полиграфии. Общие бланки университета на русском языке ответственный сотрудник структурного подразделения получает в канцелярии и по результатам использования (ежемесячно) сдает отчет в канцелярию МЭСИ (приложение 6). Заказ, а так же учет бланков на английском языке осуществляет Управление международного сотрудничества. Наименование ВУЗа (полное и сокращенное) на бланках указывается в соответствии с Уставом МЭСИ.

Датой выхода документа является дата его регистрации; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения,- дата его утверждения, если дата ввода документа в действие не оговорена отдельно. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а так же даты, содержащейся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

В тексте приказов, распоряжений, а так же документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления (10 февраля 2015г.)

Документы, направляемые университетом в вышестоящие органы, подписываются ректором или проректором по поручению ректора, на основании доверенности.

Договоры, заключаемые от имени МЭСИ, должны быть подписаны должностным лицом, от имени которого они заключаются, на основании устава, доверенности на право осуществления деятельности и права подписи документов. Приказы, издаваемые по университету, подписываются должностными лицами, если это предусмотрено их должностными обязанностями либо на основании доверенностей на осуществление деятельности и права подписи документов.

Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут так же подписываться руководителями структурных подразделений МЭСИ, действующих на основании доверенности или должностной инструкции. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка, дата подписания.

Не допускается ставить подпись, если она не соответствует должности и ФИО, указанных на документе (приказе, доверенности, письме и др.). Также не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.

В документах, приготовленных комиссиями, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

Все документы МЭСИ приготовленные для отправки в сторонние организации, в обязательном порядке должны содержать дату, подпись (утверждающую или согласующую) с расшифровкой должности и ФИО, данные исполнителя (ФИО, номер телефона и, желательно электронный адрес), а также должны быть зарегистрированы в канцелярии. При регистрации документов сотрудником канцелярии сверяется подпись с доверенностью. Проректоры, руководители структурных подразделений имеют право подписи конкретных видов документов в рамках своих должностных обязанностей или на основании доверенности выданной ректором.

Проект доверенности дает право осуществления деятельности по соответствующим направлениям и подписи конкретных видов документов (в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями) готовиться отделом кадров и представляется ректору на утверждение ежегодно за 2 недели до окончания срока действия ранее выданных доверенностей или по мере необходимости, не прошедшие регистрацию в канцелярии, считаются недействительными. Руководители структурных подразделений, действующие в соответствии с положением о структурном подразделении и выполняемыми обязанностями, могут делегировать (передавать) право подписи документов, возникающих в процессе деятельности подразделения своим подчиненным, для чего необходимо по согласованию с отделом кадров оформить и зарегистрировать в канцелярии соответствующую доверенность (если данные не оговорены в должностных инструкциях сотрудников). Доверенности на осуществление деятельности и права подписи документов от имени университета действуют не более одного года.

Использование факсимильного воспроизведения подписи на документах с разрешения обладателя допускается в случаях:

1. при необходимости в текущей деловой переписке;

2. при заключении расторжении гражданско-правовых договоров (только при наличии между сторонами письменного соглашения);

3. при заключении договоров использование факсимиле (штамп с подписью) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Соглашение сторон сделки (договора) об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в каждом отдельном случае путем включения такого пункта в текст соответствующего документа или путем составления отдельного документа. Если такого письменного соглашения нет, применение факсимильной подписи будет призвано неправомерным. При применении факсимиле текст документа предварительно согласовывается с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.

Не допускается использовать факсимильное воспроизведение подписи при выдаче доверенностей, в платежных и налоговых документах, в том числе при оформлении счет-фактур, требующих подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. При оформлении трудовых договоров и приказов о приеме и увольнении работников (использование факсимильной подписи автоматически делает эти документы недействительными)

При необходимости оценки целостности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам производится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри ВУЗа (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчинёнными и не подчинёнными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставиться пометка «замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, утверждающему документ. Для документа подлинник, которого остается в университете, виза проставляется в нижней части последнего листа документа или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответственным грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи лица, утверждающего документ, на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАННО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в последовательности:

С подведомственными ВУЗу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренными в этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.) c вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителями университета, вышестоящими или межведомственными органами. Общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производиться проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее правило:

Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Вносить какие либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки и достоверность содержащихся в них возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Документы адресуют в организации, структурные подразделения организации или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в - дательном. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно (директорам образовательных учреждений). Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Если документ имеет приложения, названые в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме - (приложение: на 10 л. В 3 экз.). если приложения в тексте не названы то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются - (приложение 1: на 4 л. В 3 экз.), на приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставиться отметка с указанием названия распорядительного документа, его номер и дата.

2.3 Технология работы с поступающими, исходящими и внутренними документами

Вся корреспонденция, поступающая в ВУЗ по почте или от граждан лично, принимается и регистрируется в DocsVision, сотрудниками отдела делопроизводства. В целях оперативного информирования подразделений университета для исполнений поручений Министерства образования и науки Российской Федерации, а так же иных органов исполнительной и законодательной власти руководители структурных подразделений должны ежедневно осуществлять мониторинг интернет-сайтов федеральных органов исполнительной и законодательной власти, осуществляющих контроль и надзор за образовательными учрежденьями, а так же выработку политики в сфере образования и срок до 1 рабочего дня с момента опубликования направлять по электронной почте в отдел делопроизводства письма и информационные сообщения для регистрации и передачи ректору для принятия управленческих решений и назначения, ответственных вместе с сопроводительным листом. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется обратно отправителю. Отдельно регистрируется корреспонденция от физических лиц, юридических лиц и вышестоящих органов.

Документы сортируются на регистрируемые и не регистрируемые согласно перечню.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а так же несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой отправляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах в правом верхнем свободном от текста поле первой страницы документа ставиться штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты документа. Штамп проставляется так же на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставиться на конверте и прикрепляется сопроводительный лист.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое производиться через отдел делопроизводства. Все документы, поступающие в университет передаются ректору в день их поступления сотрудником отдела делопроизводства. Документы, не требующие доклада ректору МЭСИ, направляются для исполнения в структурные подразделения.

В соответствии с резолюцией ректора исполнитель получает сканированную копию документа с сопроводительным листом по электронной почте от сотрудника отдела делопроизводства.

Получив документы на исполнение, сотрудник МЭСИ должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям то лицо указанное в резолюции первым на сопроводительном листе, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждение), тиражированию и отправке. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные ректором и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в отделе делопроизводства и доставляются адресатам в пределах города курьером. Исходящие письма, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, адресованные во внешние организации регистрируются в отделе делопроизводства и направляются через органы почтовой связи.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства. Исполнитель предварительно направляет в канцелярию электронную версию документа. Исходящий номер и дата регистрации должны быть проставлены на документе, а так же зафиксированы в специальном журнале, а сами документы размещены в DocsVision в папке регистрация > исходящие. Копия зарегистрированного документа подшивается в дело.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Документы для отправки по почте в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в отдел делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования, а так же указать исполнителя и телефон.

Систематизирована работа по составлению ежемесячных планов и отчетов по отдельным подразделениям и по филиалу в целом. С целью обеспечения своевременного и качественного исполнения документов, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, в филиале осуществляется контроль исполнения документов, который проводится автоматизировано и путем регистрации в специальном журнале. Контролю подлежат распорядительные документы филиала и МЭСИ, решения директората, другие документы, поступающие на имя директора .

Ответственность за обеспечение работы системы контроля в филиале возлагается на секретаря руководителя.

2.4 Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение

В филиале утверждены номенклатуры дел на 2015 год в подразделениях и сводная по филиалу. Согласно утвержденным номенклатурам в структурных подразделениях оформлены дела.

Номенклатура дел университета это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МЭСИ, с указанием сроков их хранения. Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел МЭСИ составляется отделом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Для каждого структурного подразделения МЭСИ наличие номенклатуры дел является обязательным.

Номенклатуру дел подразделения составляет ответственный за делопроизводство или начальник подразделения. В номенклатуре дел указываются наименования всех существующих в подразделении дел(папок), в которые подшиваются документы по определенной тематике, требующие хранение какое то время.

Срок хранения каждой папки с документами оговаривается с сотрудниками канцелярии или архива МЭСИ.

Руководители структурных подразделений ежегодно представляют предложения по составу номенклатуры дел своего подразделения в канцелярию по запросу ответственного сотрудника. Утвержденная номенклатура дел каждого подразделения храниться в общих папках в DocsVision папка регистрация > номенклатура, куда помещается сотрудником канцелярии.

Номенклатура дел университета, предварительно согласованная с начальником организационного управления МЭСИ, согласовывается с экспертной комиссией государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором, раз в 5 лет. Номенклатура дел университета утверждается Главархивом управления города Москвы.

При составлении номенклатуры дел университета сотрудник канцелярии руководствуется утвержденной структурой МЭСИ и примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения.

Дела в университете хранятся децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляется отделом делопроизводства и архивом МЭСИ.

При формировании дел соблюдают следующие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленые документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу (о зачислении, отпусках, увольнении) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Личные дела студентов так же формируются и хранятся в соответствии с основными требованиями делопроизводства.

Дела ВУЗа подлежат оформлению при их заведении и завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива ВУЗа.

В зависимости от сроков хранения проводиться полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

Подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.)

Экспертиза ценности документов в ВУЗе проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ВУЗе создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Функции и права экспертной комиссии ВУЗа, а также организация ее работы определяются положением «о постоянно действующей экспортной комиссии в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)», которое утверждается ректором.

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях ВУЗа, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который передается на рассмотрение в экспертную комиссию. Окончательное решение принимает экспертная комиссия ВУЗа.

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел ВУЗа, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводиться отбор дел и документов временного хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «до минования надобности» и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10лет) хранения, дела по личному составу.

В каждом структурном подразделении университета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива МЭСИ. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, приготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи ВУЗа, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Описи составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, другой экземпляр сдается в архив.

С момента заведения и до передачи дел в архив ВУЗа дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. В целях повышения оперативности поиска документов ела располагаются в соответствии номенклатуре дел. На корешках обложек дел указываются номера дел.

Выдача дел сотрудникам структурных подразделений производиться под подпись, которая фиксируется в книге выдачи документов, хранящаяся в архиве. На выданное дело заводиться карта- заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производиться с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверительной копии документа о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности документов в университете функционирует архив МЭСИ, который находиться на 6 этаже. Основным нормативно методическим документом для ведения архивного делопроизводства являются «основные правила работы ведомственных архивов ». ГОСТ 6.38-72 основные правила работы ведомственных архивов, согласно которому для сохранности бумажных документов в архивных помещениях должен содержаться оптимальный температурно-влажностный режим. Температура воздуха 17-19 градусов C, относительная влажность воздуха 50-55%. В архиве МЭСИ контроль температурно-влажностного режима осуществляется бытовыми цифровыми термометрами- гигрометрами с диапазоном измеряемых температур -10….+40 градусов C и измеряемой влажности 25…95%. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационном журнале не реже 1 раза в неделю.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела постоянного срока хранения передаются по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела со сроком «до минования надобности» хранятся в подразделениях не менее 1 года. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения оформляется актами. За процедуру уничтожения дел несет личную ответственность руководитель структурного подразделения. Дела уничтожаются путем измельчения вручную. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом. Прием каждого дела производиться начальником отдела по работе с архивным фондом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема- передачи дел, подписи начальником отдела по работе с архивным фондом и сотрудника, передавшего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений и сдаются по описям.

Вместе с делами в архив ВУЗа передаются регистрационные картотеки на документ.

2.5 Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности университета посредством внедрения информационных технологий

Управление в университете основано на следующих процессах:

получение информации и ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль выполнения принятых решений.

Деятельность службы документационного обеспечения управления направлена на организационное и информационно-документационное обеспечение указанных процессов.

Функции ДОУ формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления университетом.

Автоматизация ДОУ преследует достижение следующих целей:

в области работы с документами:

обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

упорядочение документооборота; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции (это типовые ежедневные действия человека, которые отнимают значительное время, не приносят никакого самоудовлетворения, и при этом от них не избавиться.); исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

обеспечение контроля исполнения; обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу; обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения университета.

При этом достигаются следующие цели:

единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации; использование общей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких, как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий.

Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру университета, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления.

Другой подход - это комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в университете. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры (качественное изменение, перестройку) университета, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций таких как МЭСИ.

Каждая организация проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях, таких как МЭСИ с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

В Красноярском филиале МЭСИ установилась смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно (предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения..), а часть в структурных подразделениях. Так, обычно прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив в структурных подразделениях.

Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в тех отделах, где они создаются. Например, бухгалтерских документов в бухгалтерии, приказов по личному составу в службе кадров, договоров в коммерческих отделах. Внедрение компьютерных технологий меняет организационные формы, позволяет децентрализовать процессы получения и регистрации документов, но в то же время создать централизованную базу данных о документах учреждения.

Несмотря на сравнительно высокую стоимость систем электронного документооборота, многие производители приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными примерами реальных внедрений. Они свидетельствуют о том, что затраты на внедрение системы окупаются за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов предприятия и степени его охвата автоматизацией.

Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге учреждение получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей эффективности работы.

Выводы по главе:

В Красноярском филиале МЭСИ установилась смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно (предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения..), а часть в структурных подразделениях.

Сложившаяся первоначально организационная форма постановки делопроизводства может претерпевать изменения, которые чаще всего связаны с переездом в другие помещения и компьютеризацией управленческого труда. Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. http://www.e-reading.link/chapter.php/130779/10/Smirnova_- _Deloproizvodstvo_dlya_sekretarya.html

2. http://mesi.ru/about/documents/section_id/360/

3. Положение об учебном отделе Красноярского филиала МЭСИ

4. Сайт kf.mesi.ru

5. Устав МЭСИ

6. Рабочая инструкция (ведение делопроизводства в МЭСИ)

7. http://delpro.narod.ru/orrado.html

8. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

9. Федеральный закон от от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

10. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

11. Федеральный закон от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях»

12. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

13. Федеральный закон от 27.07 2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

14. Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

15. Федеральный закон от 09.02.2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

16. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ

17. Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

18. Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 12.03.2014).

19. Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (в редакции от 21.12.2012).

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

21.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23.12.1009 № 76)

22. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

23.Гостстандарт России от 03.03.2003 №65-ст

24. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общение требования»

25. ОК 011-93. Общий классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Гостстандарта Р.Ф. от 30 декабря 1993г.(ред. От 26.09.2013 №1097-ст)

26.положение о административно- хозяйственном отделе

27. положение о библиотеке

28. положение об организационном отделе Красноярского филиала МЭСИ

29. положение об отделе маркетинга

30. положение об отделе информационных технологий

31. положение о финансово- экономической службе Красноярского филиала МЭСИ

32. международный стандарт ИСО 9001:2008

33. http://www.mesi.ru/upload/iblock/64e/ustav.pdf изменения к уставу от 2 июля 2013г. (постановление Правительства РФ от 26 июля 2010 №539 об образовательном учреждении профессионального образования (высшего учебного заведения) утвержденным постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2008 №71, пп 5.5.2.)

34. http://www.mesi.ru/about/documents/section_id/361/ Свидетельство о государственной аккредитации МЭСИ от 15.05.2014 года

35. http://www.mesi.ru/about/documents/section_id/1459/ Предписание Рособрнадзора от 17.10.2014

36. http://mesi.ru/upload/iblock/a05/koll.pdf коллективный договор от 01 сентября 2013г.

37. http://www.mesi.ru/upload/iblock/81e/plata.pdf положение об оказании платных образовательных услуг 26 декабря 2013г.

38. Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации"

39. Приказ Минобразования РФ от 24.07.2000 N 2286 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении"

40. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

41. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991

42. Федеральный закон от 22.08.96№125 ФЗ (ред. От 03.12.2011) “о высшем и послевузовском профессиональном образовании”

43. http://www.ngpedia.ru/cgi-bin/getimg.exe?usid=51&num=0

44. http://www.ngpedia.ru/cgi-bin/getimg.exe?usid=92&num=0

45. http://bmanager.ru/articles/dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-organizaciya-dokumentooborota-i-deloproizvodstva.html

46. http://cde.osu.ru/demoversion/course100/Doc/01/1_4.html

47. http://lib.znate.ru/docs/index-252691.html?page=2

48. ГОСТ 6.38-72 основные правила работы ведомственных архивов

ПРИЛОЖЕНИЕ

Размещено на Allbest.ru

...