Где:

1) численность производственного персонала, Рпп = 423 чел;

2) численность основных и вспомогательных рабочих, Ров= 496 чел;

3) общая численность работающих, Р = 628 чел;

4) стоимость активной части основных фондов, Фа = 4288 тыс. р.;

5) количество наименований продукции; Нп = 17 наим.

6) Ч - численность работников нормативная, чел.

В результате произведенных расчетов можно сделать вывод, что за место имеющихся 159 работников аппарата управления, предприятию достаточно 132 работников, это в свою очередь говорит о том что расходы на 27 служащих не рациональны. В связи с выше указанными сравнениями, явно видно, что предприятию необходимо изменить свою организационную структуру системы управления. ООО «Монтажсервис» необходимо ориентироваться на минимальное число уровней управления и широкую зону контроля.

3.3 Расчет экономического эффекта от совершенствования делопроизводства

Для обеспечения слаженной работы всех структурных подразделений, строгого распределения функций между ними предприятию целесообразно разработать внутрипроизводственные нормативные документы, а именно Положение об организационной структуре. В нем должны быть точно определены структура предприятия, задачи подразделения и его структура, подчиненность каждого структурного подразделения, разработаны обязанности и ответственность его руководителя и сотрудников. Четкое распределение обязанностей среди подчиненных имеет решающее значение для успешного управления предприятием.

Это позволит построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии.

Необходимо отметить, что в положении об организационной структуре должны быть четко определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для каждого подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

Такое положение поможет обеспечить эффективное функционирование организации, определить цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов.

Особое место здесь принадлежит проблеме сбора и обработки информации, качеству принимаемых на ее основе решений. Проведенные за рубежом исследования показывают, что в ряде случаев фактические потоки информации примерно в 4--5 раз превышают человеческую способность ее восприятия и переработки. В результате полезно используется только часть информации, что в итоге сказывается на производственном процессе.

Статистические данные свидетельствуют, что низшее, а часто и среднее звенья руководства тратят не менее 40 -- 50% рабочего времени на сбор информации и составление отчетов. Поэтому эффективно только такое управление, которое позволяет в сжатые сроки обрабатывать возрастающие потоки информации, использовать объективно необходимое число содержащихся в ней показателей. Решение проблемы возможно лишь с помощью соответствующих средств механизации и автоматизации обработки информации. Однако технические средства сами по себе не могут обеспечить высокой эффективности управления.

При правильном построении маршрута документации, сбор информации и ее передача между подразделениями значительно сэкономит затраты рабочего времени.

Процедуры прохождения документов на предприятии: создание моделей документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные бланки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

Решение о делегировании права подписи исходящих документов ООО «Монтажсервис» будет способствовать более оперативному движению документов и решению дел.

Произведем расчет трудоемкости обработки информации:

Исходные данные:

Расчет трудоемкости обработки информации может быть для базового и расчетного варианта. Начнем с трудоемкости базового варианта.

Для базового варианта общие годовые затраты времени работников складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Т^б_раб = Т_сб + Т_обр, (1)

где Т^б_раб - общая трудоемкость работ в базовом варианте;

Т_сб - затраты времени на сбор и анализ информации;

Т_обр - затраты времени на запись и обработку информации.

Найдем все слагаемые последовательно.

В Т_обр входят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):

Т_обр = Т_зап + Т_расч. (2)

Значение Т_зап находится из выражения:

Т_зап = Q_год/Н_выр, (3)

где Q_год - годовой объем записываемой информации в знаках (можно принять, что один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Н_выр - норма выработки при записи, зн/ч.

По исходным данным и принятому условному числу знаков на листе (N_зн), равному 1500, рассчитаем годовой объем записываемой информации в знаках по формуле:

Q_зн.год = Q_год ? N_зн,

где N_зн - число знаков на листе, зн;

Q_год - годовой объем записываемой информации в листах, лист/год;

Q_зн.год - годовой объем записываемой информации в знаках, зн/год.

Имеем:

Q_зн.год =4 700 ? 1 500 = 7 050 000 зн/год.

Согласно выражению (3) величина затрат времени на запись информации при ручной обработке информации будет определяться как:

Т_зап= 7 050 000/5 600 = 1 258,93 ч/год.

Затраты времени на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации для базового варианта будут определяться выражением:

Т_расч = Q_годТ_н ,

где Т_н - трудоемкость расчетных работ при ручной обработке информации, ч / лист.

Определив из исходных данных значение Т_н, рассчитаем затраты времени на необходимые расчетно-графические действия. Имеем:

Т_расч = 4 700 ? 1,25 = 5 875 ч /год.

Подставив вычисленные значения Т_зап и Т_расч в выражение (2), получим:

Т_обр = 1258,93 + 5 875 = 7 133,93 ч/год.

Зная трудоемкость записи информации, определим трудоемкость сбора и анализа информации в базовом варианте. Для этого будем использовать выражение:

Т_сб = µТ_зап/100,

где м - затраты времени на сбор информации в процентах от затрат времени на запись, %.

Используя значение величины м из условия, вычислим трудоемкость сбора и анализа информации в базовом варианте:

Т_сб = 80 ? 1 258,93/100 = 1 007,14 ч/год.

Таким образом, общие годовые затраты времени на обработку информации в базовом варианте по выражению (1) составят:

Т^б_раб = 1 007,14 + 7 133,93 = 8 141,07 ч/год.

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, то есть он будет равен 553,13 ч/год.

Для второго этапа обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Т_э), можно воспользоваться формулой:

Т_э = n₀(T_выч + n₁ T_вн + n₂ T _вв + n₃ T_выв), (4)

где Т_выч - время работы процессора;

Т_вн - время обмена информацией с внешними накопителями (принимается в размере 30% от Т_выч );

Т_вв, Т _выв - время ввода и вывода информации;

n₀ = 1,3…1,4 - коэффициент запаса, учитывающий увеличение объёма обработки информации за счет обнаружения ошибок, нарушения сроков поступления исходной информации и т.п.;

n₁, n₂, n₃ - коэффициенты, учитывающие возможность совмещения работы процессора с работой внешних устройств.

Для расчета примем следующие значения величин:

· коэффициент запаса п₀ = 1,35;

· коэффициенты совмещения работы процессора и внешних устройств n₁,n₂,n₃ =1;

· среднее количество машинных операций на один знак входной информации q= 4000 оп/зн.

Время работы процессора составляет:

Т_выч = Q_вв q/ V_выч, (5)

где Q_вв - годовой объём обрабатываемой (вводимой) информации в знаках;

q - среднее количество машинных операций на один знак входной информации (для рассматриваемых задач q = 4000 оп/зн );

V_выч - среднее быстродействие процессора в операциях в секунду.

Годовой объём вводимой информации Q_вв установлен заданием в процентах (з) от величины Q_год:

Q_вв = зQ_год/100,

где з - объем вводимой информации при машинной обработке в процентах от годового объема работ, %.

Определив по исходным данным значение з, определим годовой объем ввода информации в знаках:

Q_вв = 40 ? 7 050 000/100 = 2 820 000 зн/год.

Быстродействие процессора V_выч определяется техническими характеристиками процессора (приложение В). Тактовая частота работы процессора н составит 2 ГГц. Для упрощения вычислений, примем быстродействие процессора равным 0,1 от его тактовой частоты. Получим:

V_выч= 0,1?2?10⁹ = 2?10⁸ оп/с.

По выражению (5), получим значение времени работы процессора по обработке информации:

Т_выч = 2 820 000? 4 000 / 2?10⁸ = 56,4 с/год.

Время обмена информацией с внешними накопителями принимается в размере 30% от времени работы процессора. Эта величина составит:

Т_вн = 56,4 ? 0,3 = 16,92 с/год.

Годовые затраты времени на ввод информации находятся по формуле:

Т_вв = Q_вв/Н_выр.

Согласно полученным ранее значениям нормы выработки и годового объема вводимой информации, получим:

Т_вв = 2 820 000/5600 = 503,57 ч/год = 1 812 852 с/год.

Время вывода информации включает затраты времени на подготовку к печати и время печати:

Т_выв = Т_под + Т_печ , (6)

где Т_под - время подготовки к печати;

Т_печ - время печати, определяемое скоростью печатающего устройства.

Время подготовки к печати (Т_под) складывается из времени обмена командами с печатающим устройством (Т_обм) и времени на техническую подготовку устройства к работе (Т_техн).

В практических расчетах, не требующих большой точности, значение Т_обм можно считать достаточно малым по сравнению с другими составляющими в цикле вывода информации, тогда:

Т_под = Т_техн.

Величина Т_техн включает затраты времени на закладку бумаги и другие ручные операции, время перехода печатающего устройства в режим готовности (предварительный разогрев) и устанавливается исходя из технических характеристик и особенностей работы применяемого устройства. Выбранный принтер HP Jet M1120 MFP имеет входной лоток на 250 страниц и выходной на 125. Примем время загрузки и выемки бумаги равной по 2 секунды, отсюда получим:

время загрузки годового объёма бумаг - 4700*2/250 = 37,6 сек.;

время выгрузки - 4700*2/125 = 75,2 сек.

Время печати первой страницы равняется 7 секундам. Отсюда, считая, что при каждой новой загрузке входного лотка принтер разогревается заново, получаем:

время разогрева принтера для годового объёма печати - 4700*7/250 = 131,6 сек.

Суммируя данные величины, получим, что:

Т_техн =37,6 + 75,2 + 131,6 = 244,4 с/год

Следовательно, время подготовки к печати будет равно:

Т_под = 244,4 с/год.

Перейдем к расчету времени, затрачиваемого непосредственно на печать. Оно может быть получено, по формуле:

Т_печ=Q_выв/V_печ, (7)

где Q_выв - объём информации, выводимой на печать (Q_выв = Q_год);

V_печ - скорость печати.

Используя технические характеристики принт-системы по скорости печати (приложение Г, где V_печ 12 стр/мин = 0,2 стр/с) и принимая годовой объем выводимой информации:

Q_выв = 2 950 лист/год,

Из выражения (7) получим:

Т_печ = 4 700/0,2 = 23 500 с/год.

Тогда, общее время, затрачиваемое на вывод информации (6):

Т_выв = 244,4 + 23 500= 23 744,4 с/год.

Подставив все известные члены в выражение (4), получим:

Т_э = 1,3? (56,4 + 16,92 + 1 812 852 + 23 744,4) = 2 387 670,6 с/год =

=663,24 маш-ч/год.

Общие затраты времени работников в проектном варианте могут быть получены по формуле:

Т^пр_раб = Т_сб + Т_э,

и составят:

Т^пр_раб = 1007,14 + 663,24 = 1 670,38 чел-ч/год.

Таблица 5Сводная таблица

Итак, совершенствование технологического процесса обработки информации, и снижения трудоёмкости проводимых работ, было установлено, что автоматизированный метод организации труда наиболее эффективный и экономически целесообразный, чем ручной метод.

Заключение