Информационные технологии тайм-менеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Тайм-менеджмент как комплексная система управления временем
• 1.1 Понятие и сущность тайм-менеджмента
• 1.2 Использование информационных технологий в системе тайм-менеджмента
• 1.3 Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента
• 2. Организация корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook в компании ООО «Визит-М»
• 2.1 Краткая характеристика компании ООО «Визит-М»
• 2.2 Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО «Визит-М»
• 2.3 Основные направления организации системы корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook
• Заключение
• Список используемых источников
• корпоративный тайм менеджмент outlook

• Введение
• В новой экономике XXI века на первый план выступает способность оперативно и гибко реагировать на всевозможные непредвиденные ситуации. Постоянная смена деятельности (введение усовершенствованных систем управления, разработка и вывод на новые рынки новых товаров) делаются нормой в работе компаний и организаций, которые влекут следом повышение объемов задач, которые необходимо выполнять менеджерам и специалистам, которые в свою очередь порождают потребность искать резервы времени на реализацию инновационных планов. В этой связи одной из основополагающих компетенций современного профессионала становится способность продуктивно организовывать время на любом уровне (личном, командном или же корпоративном) и умение координировать собственные действия с действиями окружающих с целью исполнения установленных задач. Именно поэтому сегодня, одной из самых актуальных задач как руководителя, так и подчиненных, является умение грамотно использовать современные приемы и методы управления данным ресурсом. Из практики известно, что ежедневное планирование работы позволяет увеличить производительность труда на 25-30 % [25, с. 11]. Поэтому важнейшей задачей менеджера становится необходимость овладеть искусством продуктивного управления, как интеллектуальным, так и творческим трудом работников компании, применяя при этом всевозможные инструменты. Более эффективно использовать рабочее время позволяет - тайм-менеджмент.
• Управление временем (тайм-менеджмент) - это меж дисциплинарный отдел науки и практики, который посвящен исследованию задач и способов, с целью оптимизирования временных затрат в разнообразных сферах и отраслях жизнедеятельности людей [11, с. 23].
• Первоначально тайм-менеджмент сложился на западе как практическая дисциплина, для менеджеров по управлению персоналом. В этой области наиболее широкое распространение получили технологии Ст. Кови (США), Л. Зайверта (Германия), К. Меллера (Дания). В России зарождение и развитие тайм-менеджмента пришлось на 1920 гг., во время стремительного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Этот период связан с именами А.К. Гастева и П.М. Керженцева, чьи идеи и опыт в начале ХХ века были важны для дальнейшего изучения и развития организации времени. В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А.А. Любищева - хронометраж, - как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея метода - эффективное мышление как основа индивидуальной результативности, а хронометраж - как механизм формирования этого мышления. В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента [2, с. 11]. Таким образом, усилиями зарубежных и отечественных школ, тайм-менеджмент оформился как самостоятельная дисциплина.
• Наиболее известные работы в области тайм-менеджмента: Й.Н. Ниссенен «Время руководителя: эффективность использования» (1979), Л.Зайверт «Ваше время - в ваших руках» (1988), С.Р.Кови «Семь навыков лидера» (1990); Важные дела - в первую очередь» (1992), Дж. Де Фернер «Эффективный тайм-менеджмент» (1994), П.Форсайт «Делу - время» (1998), Ю.Л.Васильченко «Механизмы времени» (2001), Г.А.Архангельский «Организация времени» (2003), Г.А.Архангельский «Тайм-менеджмент: Полный курс» (2013).
• В современном обществе, при внедрении тайм-менеджмента в сферу управленческой деятельности компании, стали активно использоваться информационные технологии. Различное программное обеспечение используются в рамках рациональной организации труда, широкий спектр возможностей которых позволяет выбрать наиболее удобный и эффективный инструмент для планирования, организации, координации, мотивирования и контроля хода выполнения работ, что в итоге повысит эффективность деятельности организации. Использование информационных технологий в процессе тайм-менеджмента рассматриваются в работах: Б.В. Новак «Тайм-менеджмент на компьютере» (2007), Г.А. Архангельского «Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений» (2012), Архангельский В.А. Тайм-менеджмент: Полный курс (2014) и ряде других.
• Объектом исследования является тайм-менеджмент, предмет - информационные технологии тайм-менеджмента.
• Целью данной курсовой работы является: изучение информационных технологий тайм-менеджмента.
• Для достижения указанной цели решены следующие задачи:
• - рассмотрены общетеоретические аспекты тайм-менеджмента;
• - выявлены особенности информационных технологий тайм-менеджмента;
• - предложена для внедрения в ООО «Визит-М» система тайм-менеджмента на базе MS Outlook.
• Практическая значимость работы состоит в том, что ее основные выводы, сформулированные в виде перечня технических средств, которые могут быть использованы в процессе тайм-менеджмента с целью повышения эффективности организации рабочего процесса в компании.
• В процессе исследования были использованы следующие методы: сбор информации, описание, анализ и синтез.
• В работе использованы следующие источники информации: отдельные труды вышеназванных и других авторов; публикации в СМИ; материалы Интернет. Основным источником послужили труда Г.А.Архангельского.
• Структура курсовой работы включает в себя: введение, основную часть из двух глав, заключение, список используемых источников и приложения.
• 
• 1. Тайм-менеджмент как комплексная система управления временем
• 1.1 Понятие и сущность тайм-менеджмента
• Время - один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях современной экономики, не только предприятию, фирме, организации, но и каждому конкретному человеку. Время - невозобновимый и ограниченный ресурс. Именно поэтому на современном этапе эффективное управление временем как ресурсом является одной из главных задач тайм-менеджмента - технологии, позволяющей невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями [25, с. 5].
• Тайм-менеджмент - это технология грамотного распределения временных ресурсов и увеличения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор методик и способов, ориентированных на уменьшение временных расходов на выполнение каких-то дел без потери качества [19, с. 49].
• По суждению Лотара Й.Зайверта, тайм-менеджмент - это управление собой и интенсивное формирование своего образа жизни [10, с. 25].
• Г.А.Архангельский в наиболее общем значении тайм-менеджмент представляет, как «технологию организации времени и повышения эффективности его использования» [3, с. 15].
• Впрочем, сообразно принципу Парето, только 20 % всех дел приводят к 80 % необходимого результата. Следовательно, использование времени сотрудников следует рационализировать так, чтобы направить главные старания именно на те 20 % мероприятий, которые дадут 80 % прироста результативности организации [18, с. 207].
• Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения действенности его использования. Таким образом, тайм-менеджмент понимается как действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность [26, с. 24].
• Ключевой целью тайм-менеджмента считается расстановка приоритетов между стоящими перед человеком задач и выполнение в первую очередь более весомых из них. Естественно, составить перечень дел нетрудно, но вот расставить приоритеты, тем более с первого раза, - труднее. Впрочем, уже давным-давно «изобретены» следующие две методики, которые базируются на известном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, следует ориентировать основные силы на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, так как именно они относятся к разряду наиболее значимых [23, с. 26].
• Первой методикой считается «ABC-анализ», согласно которой: А-задачи - это наиболее значимые, при том, что на их реализацию потребуется не более 10% времени. Весомость А-задач сложно переоценить, потому что именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%! В-задачи - это задачи средней значимости, на них приходится приблизительно 20% требуемого на выполнение времени и 20% - по значительности, а вот С-задачи требуют более 70% времени, в то время как польза от них в совокупности не более 10%.
• Другая методика - это сочетание характеристик «важность и срочность». Просмотрев перечень дел, следует изучить их сравнительную важность и срочность. Впоследствии все дела следует распределить следующим способом: А - важные и срочные; В - важные и несрочные; С - неважные и срочные; D - неважные и несрочные. Подобная последовательность поневоле вынудит задуматься. Вначале конечно расставлять приоритеты и распределять дела достаточно трудно, однако позже это будет сделать много проще, а затраченные старания окупятся.
• Проблема времени чрезвычайно важна и многоаспектна, поскольку ни одна сфера жизнедеятельности людей не существует за пределами временного фактора, вне распределения во времени, планирования и структурирования актуальных целей и намерений, мотивов и поступков, задач и операций. Именно поэтому, на современном этапе, эффективное управление временем как ресурсом является главной задачей тайм-менеджмента [4, с. 190].
• Внедрение тайм-менеджмента в организации может быть обусловлена следующими причинами [1, с. 31]:
• 1. Возрастающие темпы перемен в экономической среде настоятельно требуют передачи работникам компаний больших возможностей, своевременного принятия ими независимых решений и самостоятельной организации и планирования собственной деятельности.
• 2. Растет удельный вес нематериальных активов в стоимости компании; результативность деятельности топ-менеджеров и специалистов становится ключевым фактором конкурентоспособности организации.
• 3. Для организаций становятся нормой постоянные изменения деятельности - разработка новых товаров, выход на новые рынки, введение новых инструментов и систем управления. В соответствии с этим, для профессионалов нормой становится, постоянное повышение числа и объема разрешаемых задач, систематически искать резервы времени для воплощения планов, позволяющих организации беспрерывно совершенствоваться.
• К элементам тайм-менеджмента относят: анализ использования времени, постановка целей, планирование времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. В свою очередь, правильно поставленная цель задает критерии для идентификации, дает возможность обоснованно ответить на вопрос о достижении цели и возможность своевременно и оперативно перейти к последующей намеченной цели, сберегая от непродуктивного расхода собственный временной ресурс [31, с. 3].
• Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Так, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), социальный тайм-менеджмент (табл. 1) [11, с. 15].
• Итак, индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Он содержит список способов и методик, с помощью которых работник имеет возможность организовать свою деятельность (к примеру, принцип чистого стола). Вмешательство со стороны руководства следует проводить лишь в те области деятельности работников, которые являются основными для непрерывной, эффективной работы компании.
• Ролевой тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно - профессиональной. Отмечается, что профессиональный тайм-менеджмент - на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ. Социальный тайм-менеджмент рассматривает межличностные отношения или совместное управление временем нескольких людей. Пример этого - корпоративный тайм-менеджмент - когда регулируются взаимоотношений по вертикали, при этом связь происходит двухсторонняя: как от руководителя к работнику, так и наоборот [23, с. 172].

• Таблица 1
• Типы тайм-менеджмента

Элемент управления временем	Тип тайм-менеджмента
	индивидуальный	ролевой	социальный
Субъект (кто управляет)	Сам человек	Консультант по тайм-менеджменту	Консультант по тайм-менеджменту
Объект (кем управляют)	Сам человек	Личность (специалист)	Группа людей (компания)
Цель (для чего	Оптимизировать достижение индивидуальных жизненных целей	Оптимизировать процесс и результат выполнения социально-ролевых (профессиональных) функций	Оптимизировать процесс и результат выполнения функций группового взаимодействия, включая взаимоотношения (внутри коллектива)
Предмет (чем управляют)	Личностные знания, способности, умения	Ролевые (профессио-нальные) знания и навыки, стратегии поведения	Нормы, правила, стандарты, алгоритмы, способы деятельности и коммуникации
Мотивация (почему, ради чего)	Внутренняя: интерес, желание стать лучше	Частично внутренняя (желание повысить компетентность в данной роли), частично внешняя (трудности в ее исполнении)	Внешняя: медленное и неэффективное взаимодействие, сложности с управлением группой

• Существует различные технологии тайм-менеджмента, которые помогают справиться с выявленными фактами потери времени, однако, современный тайм-менеджмент - это не только совокупность методов и отдельных техник и технологий, а комплексная система управления собой и своей деятельностью. Так, С. Кови выделяет четыре уровня управлением временем [14, с. 76]:
• - 1 уровень - это записки и памятки, с целью упорядочить и систематизировать, все что требует расходов сил и время. Однако использования данной технологии не способствует развитию ресурсов человека и их эффективного использования;
• - 2 уровень характеризует использование календарей и ежедневников, что отражает попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее. Люди, использующие данную технологию отличаются большим самоконтролем, им удается все делать своевременно, т.к. их дела не соотносятся с их ценностями и целями;
• - 3 уровень - современная ситуация в управлении временем, когда происходит расстановка приоритетов, сосредоточение на постановке конкретных целей, ежедневное планирование. Люди, находящиеся на этом уровне ясно устанавливают цели, планируют каждый день и определяют приоритеты. Данный уровень более всего соответствует современному подходу управления временем;
• - 4 уровень фокусирует наши ожидания на сохранении и развитии отношений и на достижении результата, а не на самом действии и времени. Суть четвертого уровня управления временем заключается в идее, что мы расходуем время одним из четырех способов: срочное (то, что требует немедленного внимания) - не срочное; важное (те дела, которые способствуют реализации вашей миссии, ценностям и целям) - не важное. Таким образом, данный уровень базируется на принципах внутренней результативности и успешности работника, который создает время в аспекте значимости и эффективности.
• Стандартизация бизнес-процессов, автоматизирование труда и присутствие нормативов исполнения обозначенных операций, причем не только лишь производственных подразделениях, но и также в офисах, и инструменты организации времени в основной массе передовых компаний, являются базой трудовой деятельности.
• Внедрение технологий тайм-менеджмента предполагают два ключевых направления: личный тайм-менеджмент и корпоративный [20, с. 22]:
• - личный тайм-менеджмент - подразумевает организацию времени определенного человека и может включать тайм-менеджмент, как на работе, так и в быту, либо тайм-менеджмент для женщины, либо для детей и т. д.;
• - корпоративный тайм-менеджмент - используется в компаниях (корпорациях) и предназначен для организации времени их сотрудников.
• Корпоративный тайм-менеджмент - это комплекс технологий «встраивания» методов, способов и методик тайм-менеджмента в систему управления компанией. Сегодня любой руководитель обязан стремиться организовывать собственное время и время персонала компании таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с минимальными затратами и приложенными стараниями достигнуть установленных целей.
• Ключевая задача корпоративного тайм-менеджмента - внедрение в компании системы организации и управления рабочим временем всех сотрудников, для оптимизации и увеличения эффективности его использования [18, с. 209].
• Методика корпоративного тайм-менеджмента представляет собой комплекс последовательно применяемых способов, техник и технологий организации деятельности компании, прямо или косвенно влияющих на уменьшение непродуктивных расходов рабочего времени.
• При встраивании тайм-менеджмента в систему управления компанией следует помнить, что идеальных технологий тайм-менеджмента не бывает, следовательно, залог успешного управления временем - это грамотное сочетание всевозможных технологий и способов тайм-менеджмента.
• Комплекс методов корпоративного тайм-менеджмента наглядно представлен на рис. 1 [17, с. 15].
• Рисунок 1 Совокупность методов корпоративного тайм-менеджмента
• При этом, следует отметить, что введение технологий по организации времени требует не только лишь определить систему учета трудового времени, научить персонал и руководство, а также внедрить новые информационные технологии, сделав такой подход отправной точкой всех производственных операций. Использование в процессе тайм-менеджмента информационных технологий и программ, облегчают учет и анализ расходов времени, гибкое кратко- и долгосрочное планирование, управление как входящей, так и исходящей информации.
• 1.2 Использование информационных технологий в системе тайм-менеджмента
• Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с целью получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или же явления (информационного продукта). В широком понимании информационные технологии охватывают все области создания, передачи, хранения и восприятия информации [29, с. 128].
• Развитие информационных технологий существенно разнообразило методы передачи информации, постоянный поток которой требует контроля и успешной обработки данных, что непосредственно сопряжено с экономией времени. В современном понимании, информационные технологии ассоциируют с компьютерными технологиями, т.к. именно их появление вывело тайм-менеджмент на новый уровень: персональные компьютеры, Интернет, КПК, смартфон, сопутствующие информационные технологии дают возможность наиболее точно зафиксировать расходы времени и упростить их анализ.
• Как механизм планирования программное обеспечение предоставляет возможность точно распределять время по выполняемым задачам. В настоящее время даже самые обычные сотовые телефоны включают такой комплект инструментов и средств тайм-менеджера, как: контакты (телефонная книга), календарь, перечень задач, возможность создавать заметки и диктофонные записи и т.д.
• Смартфоны объединяют в себе как форму и базисный комплект функций мобильного телефонного аппарата, так и дополнено интерфейс и функциональность компьютера. Неотъемлемым условием современных смартфонов считается наличие операционной системы. При этом, смартфоны оборудованы такими же возможностями, однако установленные на них программы предельно приближены к возможностям компьютера, используя большой экран. При этом, синхронизация всех составляющих смартфона, как с домашним, так и портативным компьютерами, гибко и просто настраивается, требуя в последствии минимально внимания. Благодаря функциям портативного компьютера (к примеру, использование файлов Word, Excel, PDF и т. п.) смартфон дает возможность воспроизводить рабочую обстановку неразрывной по времени и независимой от месторасположения [11, с. 342].
• Для оптимизации рабочего времени на компьютере существуют разные программы-органайзеры, которые избавляют от множества бумажных записей. Электронные органайзеры являются прикладными программами, при помощи которых в системе управления временем можно собирать и хранить различные данные, а также осуществлять поиск необходимой информации, сохраненной ранее. Удобство электронных органайзеров заключается в следующем:
• 1. Использование гипертекста. На бумажных носителях выстроить упорядоченную информацию можно каким-либо одним лишь способом, т.е. один стикер с записью 1 задачи может быть положен лишь в 1 раздел органайзера. Но взаимные связи между задачами как правило значительно сложнее, и использование гиперссылок позволяет отображать эти сложные связи, что значительно упрощается поиск необходимой информации в сложной структуре заметок и задач.
• 2. Возможность поиска информации, представленной в электронном виде, по ключевым словам. При этом, что особо важно - возможность «видеть» единицу информации из различных тематических разделов. В Outlook эта возможность представлена в виде категорий. При этом, одной и той же задаче возможно присвоить категории, например, «Контроль в течение ближайшей недели», «Сидоров», «Проект Б». И затем, открывая соответствующую категорию, например при контроле дел, либо при беседе по телефону с Сидоровым, либо перед совещанием по вопросу проекта Б, - можно тотчас увидеть напоминание о задаче.
• 3. Резервирование и дублирование информации. Информацию, находящуюся в электронном виде с тем чтобы к примеру, направить коллегам копии расписания проекта, гарантировать совместный доступ к списку задач и т.п., значительно проще продублировать. Ведь известно, что бизнес-информация достаточно дорого стоит, поэтому следует надежно защитить ее от потери, при этом создавать резервные копии в электронном виде - несложно.
• Кроме того, электронный органайзер, в отличие от бумажного, при соответствующей настройке, может «самостоятельно» напомнить о совещании, учесть и просуммировать расходы времени при работе с разнообразными приложениями и т.п.
• Таким образом, названные свойства электронных носителей предоставляют широкие возможности автоматизированной работы с крупными объемами текстов. Использование такого программного обеспечения является отличным решением проблемы тайм-менеджмента для людей, которым необходимо организовать и запланировать свое время. Программы тайм-менеджмента обеспечивают слежение за событиями, определение задач, и осуществление контроля за их исполнением.
• В настоящее время компьютерных программ и приложений в области тайм-менеджмента множество, разработчики продолжают активно выпускать на рынок новые продукты и совершенствовать уже существующие. Например, в базе gtdsoftware.net, посвященного тайм-менеджменту, насчитывается более 80 приложений.
• Рассмотреть все из них невозможно, выделим наиболее известные программы, призванные облегчить задачу планирования и управления временем помогают правильно ставить задачи, контролировать их выполнение и грамотно организовывать рабочее и личное время. Самым простым решением снижения временных потерь является оптимизация документооборота с помощью пакета MS Office, который включает MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point и др. Так, основные положения оптимизации [20, с. 122]:
• 1. При формировании любого документа, его необходимо группировать согласно своего собственного классификатора, - это может быть «статья, договор, записка, отчет» и так далее. Классификатор - это обыкновенная папка, при этом сохраняя документ, следует давать ему название как можно точнее.
• 2. В случае, если документ имеет несколько версий (например, до согласования, после редактирования и т.д.), в названии указывается еще и вариант. К примеру, «Договор с ООО «Весна», до согласования».
• 3. Если же надо работать с «строгими» документами, следует использовать регистрацию документов в реестре, заполнение регистрационной карточки в Excel-файл с необходимыми параметрами (кому, от кого, сроки, согласовано и т. д.). При этом, возможно введение в поле «контроль», осуществляя таким образом постановку документов под контроль. К примеру, открывать этот документ через месяц, квартал и т.д., контролируя тем самым его движение (когда забрать, потребовать ответ и т. д.).
• Широчайшие возможности систематизации и поиска необходимого контакта предоставляют программы «Адресная книга» (в разделе «Стандартные») и Microsoft Outlook. Базы данных, созданные в этих программах, можно легко перенести на дискету или распечатать. Кроме того, удобна синхронизация баз данных на компьютере и мобильном телефоне. В синхронизированной работе есть очевидные плюсы, т.к. зрительная память сохраняет лишь только 1-м форму «Контактов». При этом, изменения можно вносить только лишь на 1-м носителе, но они автоматически будут дублироваться на другой носитель.
• В состав пакета MS Office входит также программа-органайзера OneNote. Программа предлагает достаточно сильный инструментарий: текстовые заметки легко сортируются по каталогам, а древовидная структура позволяет содержать записи в порядке. В заметке быстро и удобно могут бытьаудиозаписи и видео клипы. При этом, поддерживается и рукописный ввод на OneNote на планшете. Программы поддерживают синхронизацию информации меж устройствами, в т.ч. Windows Mobile. В Windows 8 также доступно и metro-приложение, которое позволяет обращаться к заметкам online.
• Одним из известных российских продуктов, предназначенный для личного использования является органайзер - Миниплан. С одной стороны, это обычный органайзер, в который возможно добавлять задачи и заметки, но с обратной стороны - это достаточно мощный инструмент по само организации. А, благодаря возможности оповещения по email, телефону и джабберу, не пропустится ни одного дела, а рабочая панель «тасквотч» позволяет сохранить большое количество заметок, добавляя дела прямо на часы и даже рисовать.
• Еще одна программа-планировщик задач от российских разработчиков, это - LeaderTask, который совмещает в себе сразу несколько полезных функций, а именно: ежедневник, планировщик задач, персональный информационный менеджер, календарь, адресная книга, заметки, напоминания, синхронизация с коммуникатором, версии для мобильных устройств: Android, iPhone, iPad, распределение задач внутри офиса, сетевая версия (для работы в группе, назначения и контроля поручений), статистика использования рабочего времени (время, потраченное на приложения и сайты). Программа позволяет увидеть задания на протяжении месяца, недели или дня, но при этом всегда возможно вернуться к сделанным ранее заметкам, добавить какие-то изменения, установить напоминание, или же связать с другими задачами календаря. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с MS Outlook. Этот органайзер прост в освоении и пользовании. Сервис также предполагает инструкцию, в том числе offline- и online-помощь.
• Одна из известных и популярных онлайновых программ-менеджеров задач - Remember the Milk, который эффективно поддерживает работу с большим количеством задач, которые могут распределяться по спискам. Имеется возможность присваивать задачам теги и устанавливать самые разнообразные параметры. Имеется разветвлённую систему поиска. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote, работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google.
• Replicon является «web-based» органайзером, который дает возможность управлять временем как большим, так и маленьким организациям. Работники смогут использовать Replicon для передачи информации своим коллегам, а для руководителей организаций есть разнообразные модули, помогающие узнать цену проекта, счета клиента, начисления по зарплате, результативность труда. Аккаунт поддерживает также многоуровневую доступность, при соблюдении иерархии разрешений.
• MinuteHound - также «web-based» тайм-менеджер, предоставляющий возможность увидеть все процедуры в реальном времени. Данный органайзер достаточно гибок в настройках, есть все необходимые инструменты для управления нагрузками и заданиями. Можно видеть, кто работает, а кто-то - нет; сколько времени было потрачено; с помощью данного менеджера можно проследить за рабочим процессом в режиме реального времени, и другие многочисленные вещи.
• Evernote - мульти платформенный облачный сервис хранения разнообразных заметок, документов, изображений, медиа файлов. Сведения сохраняются на сервере проекта, и могут быть синхронизированы в среде всех устройств. К текстовым заметкам могут быть прикреплены файлы (объёмом до 25 мегабайт), а сами заметки можно распределить по каталогам. Все вложенные к записям изображения распознаются на сервере Evernote, и итоги включаются в индекс для поиска. В Evernote предусмотрена и возможность добавления аудио заметок или сохранение место нахождения. Кроме того, данные всегда можно зашифровать.
• Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Google Keep - Online-органайзер от Google позволяет моментально создавать различные заметки в любом месте, в котором есть доступ в Интернет. Google Keep доступен из браузера или приложения на Android. Полезным данный сервис является потому, что из любого устройства, где выполнен вход в Google-аккаунт, можно получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.
• BillQuick Online - образец органайзера, который приспособлен как для отдельного человека, так и для крупных корпораций. Он также соответствует для персонала и менеджеров проекта, так как существует множество альтернатив настройки органайзера. В процессе учёта времени, органайзер фиксирует данные так, что возможно использовать встроенные инструменты бизнес-аналитики, которые предлагают варианты для повышения результативности. В дополнение, помимо online-сервиса, BillQuick имеет локальные версии.
• Для небольших компаний удобен онлайн-органайзер - TimeMaster, т.к. для работы с ним нет необходимости покупать сервер, устанавливать и настраивать программу на сервере и компьютерах сотрудников. Достаточно зарегистрироваться на сайте, создать учетную запись, ввести сотрудников, при этом каждому сотруднику придет приглашение на почту. После того, сотрудники также зарегистрируются и можно начинать работать. Удобство органайзера в том, что руководителю достаточно записать все задачи и проекты (сложные задачи, состоящие из подзадач) компании и распределить задачи по сотрудникам. Каждому сотруднику придет оповещение о том, какие ему поставили задачи. Благодаря напоминанием ни руководитель, ни исполнители не забудут ни о встречах, планерках, презентациях, ни о приближающихся сроках завершения задач и сдачи проектов. Все обсуждения ведутся прямо в комментариях под задачей. Таким образом, если по какой-то задаче или проекту необходимо будет поднять переписку, то не требуется копаться в почте. Вся переписка уже сохранена в одном месте, а почта разгружена. Если необходимо подключить к работе дополнительного сотрудника, он просто добавляется к задаче, и сразу увидит всю переписку и всю информацию по задаче. В итоге, сокращаются сроки выполнения проектов, становится меньше просроченных задач, улучшается качество работ по задачам и проектам, потому что теперь никто ничего не забудет и не упустит из виду, а руководителю достаточно зайти в органайзер и окинуть взглядом все проекты и задачи. Кроме того, не нужно больше тратить весь вечер на обзвон сотрудников, все структурировано, собрано в одном месте и доступно из любой точки мира с любого устройства. Поэтому можно контролировать свою работу или бизнес из любого города или даже любой страны. Это не просто делает работу эффективней, а может принципиально поменять стиль работы и жизни.
• Кратко остановимся и на таких технологиях, как современные средства ведения переговоров.
• ICQ - приложение Internet/intranet, которое сообщает, кто из сотрудников находится на связи в настоящий момент времени, и предоставляет возможность общаться с ними. Система ICQ несколько напоминает телефонную сеть и построена по принципу «клиент-сервер». ICQ-клиент при запуске соединяется с сервером, и сообщает всем о его присутствии в сети, а также позволяет получить информацию о пользователях, уже находящихся в списке. Сервер ICQ выполняет такую-же функцию, как и АТС в телефонной сети. Главная конфигурация общения в ICQ - обмен короткими сообщениями практически в реальном времени. Доступны также функции: пересылка файлов, гиперссылок; разговор в реальном времени (chat), и может происходить среди нескольких пользователей; есть поддержка е-мэйл; кроме того, предоставлена возможность отложить сообщения с последующей отправкой.
• Skype - такая программа, которая позволяет пообщаться в телефонном режиме бесплатно с любым человеком в Интернете. Skype-технология гарантирует качество звука, а сквозное шифрование гарантирует высокий уровень защищенности при передаче данных через Интернет. Кроме того, Skype дает возможность пересылать файлы практически любого размера. Skype автоматически шифрует все сообщения, а при получении данные мгновенно дешифруются и становятся голосом, строкой сообщения или файлом.
• Телефонные конференции - на которые можно пригласить несколько абонентов, для того чтобы скоординировать свои действия, обсудить коммерческие предложения, даже если находитесь на разных континентах.
• Таким образом, многообразие существующих средств, техник и технологий управления временем, не только избавляют от необходимости держать в голове основные планы и задачи, но и позволяют оставаться само организованным.

• 1.3 Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента
• В российских компаниях наиболее широко распространена программа-органайзер - Microsoft Outlook - информационный менеджер, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office, следовательно на нем остановимся более подробно. Данная программа более известная как почтовый клиент. Однако, кроме функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Outlook - полно ценный электронный органайзер, объединяющий функции календаря, планировщика задач, контроля, записной книжки, менеджера контактов и встречами, картотеки и других, позволяющих эффективно управлять временем и задачами, отслеживая работу с документами пакета Office для автоматически составления дневника работы. Широчайшие функциональные возможности Outlook, кратко можно сформулировать следующим образом [20, с. 65]:
• - осуществление функций индивидуального органайзера;
• - работа с электронной почтой: формирование, редактирование, получение, отправление электронной корреспонденции; возможность сохранения ее в любом количестве папок;
• - систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и мероприятий;
• - ведение адресной книги с возможностью группирования контактов в тематические папки со всей необходимой информации по каждому абоненту;
• - ведение перечня первоочередных задач;
• - возможность автоматического напоминания о грядущих делах и мероприятиях, который пользователь может настраивать самостоятельно;
• - ведение других необходимых заметок.
• Кроме упомянутых возможностей, с поддержкой программы Outlook возможно выполнять и иные задачи, в зависимости от потребностей пользователя. При этом, Outlook можно использовать и как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для организации документооборота и совместной работы сотрудников одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов и др.
• Рассмотрим организацию корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, предложенную Г.А. Архангельским и позволяющего применять персональный тайм-менеджмент каждого из работников инструментом повышения корпоративной эффективности [1, с. 224]. С помощью Outlook можно планировать день, с учетом и «жестких» и «гибких» задач, базирующийся на контекстном планировании. Для этого в Outlook предусмотрены направления:
• 1) Встречи, созданные во вкладке «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, к примеру: «Пятница, 15.00». Встречи предполагают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели.
• 2) Задачи, создаваемые во складке «Задачи», имеют лишь «Срок исполнения», то есть ту дату, до которой следует исполнить задачу. Задачи дают обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи группируются, сортируются и раскрашиваются самыми разно образными способами, которые позволяют просто контролировать множество дел.
• Располагаются все «гибкие» задачи можно на панели задач в «Календаре» (рис. 2). С помощью этой панели можно увидеть одновременно как расписание встреч на 1 день либо на неделю (на рисунке слева), так и задачи (на рисунке справа). В результате, на одном экране объединяются сразу 2 способа планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
• Рисунок 2 Панель задач «Календарь»
• Одно из ключевых правил эффективного управления личным временем - грамотно составленная расстановка приоритетов. В каждом перечне задач необходимо выделять главное, - Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более комфортным. Для этого принципиально важно расставить приоритеты: выделить ключевые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начать работу именно с них. Outlook позволяет автоматически расцвечивать наиболее важные задачи. Если при создании задачи выбрано - «Важность - высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу особо крупным и изящным шрифтом (на приоритет задачи показывают стрелки). Если задача потеряла актуальность - просто убрать с задачи «Высокую» значимость, и она вернется к обыкновенному шрифту и расцветке.
• Таким образом, Outlook как информационная технология тайм-менеджмента, предоставляет возможности электронного органайзера, объединяющий в одном месте функции планирования, контроля, управления контактами и встречами, архива (картотеки) и других. Разумеется, возможности Outlook не безграничны, и не всегда возможно настроить и использовать эту программу в полном соответствии с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев применение Outlook эффективно и в контексте индивидуального, и ролевого, и корпоративного тайм-менеджмента.
• Вывод по главе
• Одним из направлений результативного использования рабочего временим является система тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) - технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования. Данная технология включает в себя комплекс методик и технологий управления временем.
• Тайм-менеджмент позволяет:
• - выявлять резервы времени для решения новых задач;
• - выполнять поставленные задачи в срок;
• - систематизировать и формализовать профессиональную деятельность;
• - поднять работу и организацию времени на качественно новый уровень;
• - проводить ежедневный анализ распорядка дел, и своевременно принимать меры по их оптимизации;
• - избавиться от не эффективных, в плане времени, видов деятельности;
• - рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки.
• Успешное управление временем - это грамотное сочетание различных технологий и методик тайм-менеджмента. При этом, в процессе тайм-менеджмента необходимо использование информационных технологий и программ, которые облегчают учет и анализ расходов времени, гибкое кратко- и долгосрочное планирование, управлением входящей и исходящей информации. Для автоматизации процессов тайм-менеджмента существует множество программ-органайзеров. В настоящее время наиболее популярной и распространенной является MS Outlook. Данная программа помогает структурировать внимание, тотчас видеть в перечне задач ключевые. Outlook представляет довольно удобные возможности для создания разнообразных представлений перечня задач, которые представляют собой некую совокупность правил отбора задач и правил их отображения, необходимых в различных ситуациях.

• 2. Организация корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook в компании ООО «Визит-М»
• 2.1 Краткая характеристика компании ООО «Визит-М»
• ООО «Визит-М» г. Зеленогорска включает сеть предприятий пищевой промышленности и розничной торговли. ООО «Визит-М» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, имеет круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки, товарные знаки, знаки обслуживания и другую символику. Руководитель: Моторин Борис Анатольевич.
• Сегодня в «Визит-М» входит мощный пищевой комбинат и крупная розничная сеть, которая включает следующие основные форматы: супермаркеты и универсамы, которые занимают около 20% рынка г. Зеленогорска, а также обширно представлена на территории Красноярского края.
• Девиз компании: качество, натуральность и доступность.
• «Визит-М» стремится к максимально полному удовлетворению широкого круга потребностей населения за счет предоставления товаров, продуктов и услуг, создаваемых на основе передовых технологий.
• Родоначальником компаний являлось индивидуальное частное предприятие «Визит Моторина», созданное в 1992 году. Более серьезная деятельность началась в 1995 году, когда был приобретен универсам «Рассвет», с чего началось развитие направления розничной торговли. В 1997 году был приобретен магазин «Все для дома», универсам «Родина» влился в предприятие в 1998 году. В 1999 открывается универсам «Октябрьский», а в 2000 приобретается магазин «Сибирский», на площади которого было запущено собственное производство: в 2001 - хлебопекарня, в 2002 кафе «Грот» и пивоварня, через год в 2003 - рыбный цех, а в 2004 начинает работу цех полуфабрикатов. Все производства выпускают свежую, экологически чистую и полезную продукцию, которая ежедневно поступает в розничную сеть. Эта продукция очень востребована жителями города, для которых она предназначена.
• В 2002 году было приобретено здание столовой управления строительства, в котором после реконструкции расположился магазин «АвтоБум», в 2006, при ликвидации торгового дома «Пищекомбинат», у собственников компании были приобретены здания универсамов «Садко», «Енисей», магазина «Заря» и «Оптовый склад», что позволило расширить розничную сеть и увеличить объемы производства. В 2007 году открыт универсам «Барга» и через 2 года универсам «Ермак». Следующим важным проектом стала сеть АЗС «Визит-М», которая запустилась в 2008 году и сегодня насчитывает 4 автозаправки. В 2012 году розничную сеть пополнил универсам «Визит», в здании которого в настоящий момент находится и главный офис сети предприятий компании.
• Таким образом, головной офис, обширная сеть магазинов и других структурных подразделений компании находятся в разных местах города, что существенно осложняет командное взаимодействие сотрудниками.
• 2.2 Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО «Визит-М»
• Прежде всего было проведена диагностика необходимости внедрения в компании тайм-менеджмента.
• Анализ текущего состояния документооборота, а также интервью с руководителями подразделений компании показали определенные проблемы. Так, выявлено, что информация о назначенных оперативных поручениях фиксируется в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, а для того чтобы организовать встречу, получить информацию о проектах сотрудников или составит задачу, в компании используется длительный обзвон всех участников.
• Еще один процесс, требующий оптимизации, - необходимость иметь удобный обзор всех договоров, стадий и сроков их согласования. При этом система документооборота в компании содержит перечень договоров, однако не дает четкой последовательности действий по согласованию договора. Из-за этого часто возникали трудности в согласовании. То есть, единой культуры оперативных коммуникаций в компании нет.
• Кроме того, диагностика необходимости внедрения тайм-менеджмента проведена в виде анкеты, результаты которого показали, что в компании существуют лишь отдельные элементы управления временем:
• Таким образом, в целях оптимизации и повышения эффективности использования рабочего времени, и соответственно, улучшения качества обслуживания населения, было решено внедрение корпоративного тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло, а именно в MS Outlook, использование технологий и возможностей которого существенно повысит гибкость планирования и эффективность использования не только времени сотрудников, но и повысить эффективность управления поставками, договорами, подрядчиками и т.д.
• Решение о внедрении технологии планирования времени именно на базе Outlook, обусловлено прежде всего тем, что в компании ООО «Визит-М» Outlook уже используется (правда только как почтовая программа и отчасти как календарь, а задачи и контакты не задействованы), следовательно, не нужно будет нести дополнительные затраты на отдельные программные продукты.
• После принятия решения руководством о внедрении корпоративного тайм-менеджмента на базе MS Outlook, стало проведение обучения для основных топ-менеджеров основам технологии тайм-менеджмента и их реализации на Outlook, в ходе которого они ознакомились с основными методами повышения личной эффективности, отработав их на практических упражнениях. Во время обучения топ-менеджеры могли лично убедиться в практической реализуемости и простоте данной технологии, понять, как с ее помощью на Outlook-стандарте возможно значительно увеличить корпоративную эффективность.
• Следующим шагом является разработка правил тайм-менеджмента, регулирующих вопросы личного и командного тайм-менеджмента в компании, зафиксированных и доведенных до сведения персонала. Правила корпоративного тайм-менеджмента, которые разрабатываются для Outlook описывают основные шаги работы с его такими разделами как: Календарь, Задачи, Контакты и Почта.
• Мы выделили пять следующих правил корпоративного взаимодействия:
• - правила планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook;
• - правила описания задач и контролирование их выполнение;
• - правила результативного использования е-майл;
• - правила командных коммуникаций по телефону;
• - правила работы с контактной информацией;
• По каждому из перечисленных направлений, составлены наглядные памятки по каждому из разделов правил и рекомендации, помогающие реализовать в Outlooк тайм-менеджерские настройки.
• Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени поможет высвободить в графике руководителей и топ-менеджеров, в зависимости от должности, в пределах трех-шести часов в неделю, уходящих раньше на не производительные расходы в планировании и организации встреч. Что равно примерно 10 % фонда оплаты труда. При том, что увеличение эффективности управления за счет прозрачности времени и трудовых затрат составляет от 10 до 25 %.
• После получения корпоративных стандартов тайм-менеджмента было проведено внутрифирменное обучение персонала компании основам тайм-менеджмента, работающих с Outlook. Обучение проведено собственными силами, с сотрудниками информационного отдела. Одновременно с этим на рабочих местах были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками. В результате обучения сотрудники научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом. Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента приведен на схеме (рис. 3).

• Рисунок 3 Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента
• Таким образом, внедрение корпоративного тайм-менеджмента дает ощутимое увеличение эффективности работы: уменьшаются сроки выполнения заданий, гораздо лучше используется трудовое время, снижаются риски просрочек и сопряженных с этим финансовых и репутационных потерь и так далее. Достигаемая автоматизацией точность и ясность в постановке задач и передаче информации дает возможность сохранить эластичность планирования и реагирования на не предвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и нестыковок в командной работе.
• 2.3 Основные направления организации системы корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook
• Для внедрения тайм-менеджмента в компании была применена методика контекстного планирования, разработанная Г.А. Архангельским, когда жесткое (календарное) планирование, дополняется гибкими задачами по «контекстам», к которым привязано выполнение составленных задач: по людям, по местам, по проектам и так далее. В Outlook это означает присвоение задачам соответствующих категорий, подгоняя обзор задач под каждого сотрудника. Жесткое краткосрочное планирование осуществляется в разделе «Календарь», с помощью назначения встреч, которые жестко планируют время исполнения (рис. 4).

Рисунок 4 Жесткое планирование в разделе «Календарь»

Помимо жесткого планирования встреч, в Outlook с помощью автоматического форматирования встреч Календаря, возможно разграничение задач на «жесткие» и «бюджетируемые», что позволяет ускорить процесс выполнения задач. Гибкое бюджетирование времени осуществляется с поддержкой «встреч в будущем», не привязанных к конкретному времени. При этом, «жесткие» встречи достаточно просто переносятся в раздел гибких задач, и наоборот. Подобный подход дает возможность планировать затраты времени близко к реальности, не расходуя при этом усилия на составление четкого расписания, а также учет времени с экспортом и анализом в Excel. Хронометраж расходов времени ведется с помощью «встреч в прошлом». Экспорт данных в Excel дает возможность употреблять многообразные формы обработки и анализа данных. К «встречам в прошлом» можно добавлять текстовые комментарии, прикреплять файлы и e-майл. Наряду с использованием возможности поиска и применения классификаторов проектов и главных областей, это дает возможность увидеть всю историю по любой проблеме, проекту или направлению. Различие цветов в хронометраже отражает категорию времени по сложности; в планировании - характер загрузки (занят, свободен, и т.п.). Хронометраж в Outlook с анализом в Excel позволяет точно видеть, на что расходуют время, при этом найдя дополнительное. При этом, осуществлены:

...