Информационные технологии тайм-менеджмента

- разработка индивидуальных и командных систем классификаторов задач, т.е. условные обозначения, которые используются при хронометраже, позволяющие результативно планировать и анализировать структуру расходов времени в личной и командной работе. При этом, основной для анализа и их оптимизации является классификация расходов времени;

- разработка системы экспорта и анализа данных в MS Excel (встречи в прошлом), для обработки данных хронометража, различными способами, с анализом структуры расходов времени, динамики изменения интересующих руководителя показателей и т.п., с построением обзорных таблиц и диаграмм;

- разработка системы использования хронометража как основы управления взаимоотношениями с клиентами, при которой руководитель видит весь обзор историй контактов с клиентами и планов на будущее, что позволяет минимизировать риски, связанные с уходом из компании клиентов.

Однако, известно, что большинство задач в работе топ-менеджера не привязано к точному времени, для этого необходимо гибкое краткосрочное планирование. В Outlook с помощью контекстного планирования, возможно использование гибкого механизма «категорий задач». Управление «контекстно-привязанными» задачами осуществляется также путем присвоения этим задачам соответствующих категорий на «Панели задач» (рис. 5).

Рисунок 5 Гибкое краткосрочное планирование на «Панели задач»

««Панель задач» в разделе «Календарь» находится справа от собственно календаря. Ближайшее расположение этих представлений дает возможность осуществлять и жесткое, и гибкое планирование одновременно, легко перемещать задачи из одного представления в другое. При этом, данный метод, позволяет четко распределять ресурсы внимания между задачами как на оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования. Задачи группируются и сортируются различным способом, в зависимости от специфики работы:

1) Оперативное эластичное планирование (около 1-3 дней) производится с помощью присвоения соответствующим задачам категории «День»; при необходимости - с установкой сроков и напоминаний (рис. 6).

С помощью цвета здесь осуществляется управление основными параметрами задач: важностью (красный) и срочностью (синий). «Раскрашивание» задач происходит автоматично с использованием настроек авто форматирования. В соответствии со способом структурирования внимания авто сортировка настроена так, что значимые и неотложные задачи автоматично выносятся в верх по списку.

Рисунок 6 Панель задач - категория «День»

2) Тактическое гибкое планирование (как правило - это неделя) проводится с использование нескольких типов категорий. При этом всякая задача сразу видна из нескольких категорий, что дает гарантию их своевременного выполнения. Существуют основные типы категорий:

- хронологическая категория «Неделя» объединяет задачи с «гибкой» привязкой к текущей неделе (т.е. выполнять на протяжении этой недели, но неважно в какое время). При этом осуществляется обмен задачами между разделами «День» и «Неделя»;

- контекстные категории задают обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи: место, время, состояние, взаимодействие с кем-либо и т.д., например, «в офисе», «в автосервисе», «на совещании» или «именные» категории - на каждого из сотрудников компании и т.д.;

- категории, объединяющие оперативные задачи по какому-либо проекту, которые в целом, одновременно со всеми содержащимися в ней задачами, перемещать щелчком мыши в другие разделы, и оперировать проектами не только набором задач, но и как единым целым.

На рис. 7 показан обзорный файл проекта - такой элемент стратегического планирования, содержит как общие идеи, так и информация по проектам. На разных уровнях планирования для отличения задачи выделяется особыми шрифтами и включают:

Рисунок 7 Пример обзорного файла проекта «Вечерняя ТМ-школа»

- служебные категории содержат справочную информацию, регулярные задачи и т.п.;

- категории ключевых областей, позволяющие создать обзорное видение всех проектов и задач на тактическом уровне планирования. Наиболее важные задачи выделяются красным цветом; проекты - черным полу жирным; идеи и информация к сведению - серым. При этом, с целью упрощения обзора при помощи авто фильтрации по признаку «Статус / Выполняется» либо по полю «Срок» на панели задач могут выводиться только наиболее актуальные в настоящее время проекты и задачи.

Подходящий обзор организуется с поддержкой автор сортировки, группирования задач (возможные «вложенные» уровни группировки внутри каждой основной области), авто форматирования. Основываясь на общих принципах методов структурирования внимания создаются наиболее эффективные обзоры для индивидуального менеджера, с учетом особенностей его деятельности. Кроме названного, распределение «стратегического внимания» между проектами можно осуществлять при помощи календарных напоминаний о проектах, привязанных к дням наиболее удобных как день пересмотра статуса проектов, например, в конце месяца.

При этом, осуществляется:

- разработка системы индивидуальных и общих ключевых областей и контекстов, где главной задачей является разработка категорий для каждого менеджера индивидуально, при совместимости их между собой;

- оптимизация управления как личными, так и общими задачами;

- разработка правил управления задачами, т.е. проработка, согласование и регламентация понятий «важность», «срочность», «приоритетность», и необходимых правил работы с задачами и сроками.

Таким образом, каждая сложно-структурированная задача может отражаться в Outlook как обычная - со своей темой, сроком и ответственным менеджером - и, в тоже время, в специально настроенном представлении - как комплекс действий, необходимых для реализации задач.

Долгосрочное планирование осуществляется настройкой в Outlook различных индивидуальных представлений, обеспечивающих удобный обзор стратегических задач и проектов. На рисунке 8 показан пример стратегического обзора, когда проекты, отсортированы по контексту: красным выделены приоритеты; синим «в ожидании», т.е. более срочные и близкие к состоянию «выполняется». Долгосрочное стратегическое планирование становится более много вариантной составляющей системы. Здесь можно представить проекты в виде «графика Гантта», «по исполнителям», «по контекстам» и т.п., которые позволяют результативно и динамично управлять множеством проектов, не затрачивая при этом избыточные ресурсы на детальное планирование. При этом, все представления можно разрабатывать на основе стандартных в Outlook.

Рисунок 8 Обзор долгосрочного стратегического планирования

Кроме того, при командной работе в Outlook за счет удобных и при этом известных всему коллективу правил хранения данных, не возникнет проблемы в управлении входящей информацией и e-mail. Этому способствует эффективно выстроенная структура папок, авто сортировка и авто отбор. При этом, внедрение системы в ООО «Визит-М» будет осуществляться:

- разработка личных и командных форм формирования информации, позволяющая организовать удобное хранение и поиск необходимых документов. Информация упорядочивается, как только внутри Outlook, так и в состыковке со структурой папок файловой системы.

- разработка и настройка правил сортировки входящей почты, благодаря которым потоки информации очень легко упорядочиваются, как по важности, так и по срочности, отдельным проектам, и т.п.

Решению наиболее сложных задач поможет творческая картотека, для чего используется папка «Заметки». Эта разработка для специалистов, сотрудников «творческих» подразделений, таких как маркетинг, дизайн, и т.п. (рис. 9).

Рисунок 9 Управлении входящей информацией и e-mail

Управление контактами в Outlook осуществляется при выборе вкладки «Действия», где можно получить всю историю взаимодействия с конкретным человеком. Кроме того, выведенные встречи, задачи, сообщения электронной почты, дневниковые записи, - можно отсортировать и отформатировать различными способами. При этом, в внедрении системы в компании осуществляются регламентация всей системы управления контактами: документирования и обзора внутри корпоративных и внешних взаимодействий.

Outlook, с поддержкой автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через Интернет, настройками форм для делегирования задач и иных технологий, позволяющих эффективно координировать работу команд: создавать общее планирование и делегировать задачи участникам процесса.

Рисунок 10 Автоматическое согласование расписаний участников

На рисунке 10 мы видим вкладку автоматического согласования расписаний участников собрания. В Outlook имеются штатные «надстройки», позволяющие организовать удобный обзор командных задач и проектов и координации работы членов команды. Управление делегированными задачами осуществляется с поддержкой настройки форм постановки задач. Такие формы используются как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами и (или) информацией «по горизонтали». Использование таких форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю - как при постановке задач, так и при контроле ее исполнения.

При работе с топ-менеджерами здесь проводится разработка систем контроля делегированных задач для секретарей. К примеру, внедрение «Срочное - телефоном, остальной - почтой» позволяет в разы снизить количество не обязательных телефонных звонков, что дает возможности снизить проценты текучести и больше времени уделить приоритетным задачам. В результате мы получили систему, которая обеспечивает контроль заданий, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование трудового времени в одном формате в рамках всей компании. Таким образом, у ООО «Визит-М» появилась возможность результативно координировать деятельность, оперативно отслеживать текущий статус всех находящихся на контроле поручений и быть абсолютно уверенным в надежности почтовой переписки.

Ноутбук, КПК, диктофон, мобильный телефон, смартфон и т.д. - все это позволяет работать согласованно. Outlook позволяет синхронизировать работу с внешними устройствами. При внедрении в компании системы тайм-менеджмента осуществляется проработка вопросов совместимости ТМ-системы со всеми внешними устройствами, разработка критериев и процедур формирования оптимального набора внешних устройств в работе менеджеров.

Кроме того, благодаря уже разработанным правилам внутри Outlook реализуется возможность использования корпоративных коммуникаторов на базе Windows Mobile, которые заменяют ежедневники и позволяют создать корпоративную систему оперативного менеджмента. Теперь сотрудники всегда имеют с собой необходимую для работы информацию, что существенно ускоряет информационный обмен, повышает командную координацию, а в итоге, эффективно и быстро управлять временем.

Что касается управления процессом договоров, в Outlook была разработана специальная форма «задачи», которая определяла основные параметры отслеживаемых договоров. Топ-менеджер, ставит задачу согласования договора, задаче его параметры на вкладке «Контроль»: предмет договора, контрагента, плановый срок согласований и многие другие; затем задача отсылается исполнителю. Сотрудник, получивший задачу на вкладке «Исполнение», увидит весь порядок своих действий. Согласовавши договор со следующим отделом, работником ставится соответствующая «галочка» и дата получения согласования.

Все изменения, вносимые исполнителем, автоматически отсылаются руководителю и отражаются в его версии задачи. У руководителя для этого настраивается специальное табличное индивидуальное представление, которое дает обзор всех договоров. В этом представлении руководитель, в зависимости от ситуации, может менять приоритетность договора, проводить контроль сроков их согласования, увидеть статус договоров. Средства автоматического форматирования Outlook позволили настроить сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнему дню, что сделало процесс согласования договоров управляемым, позволила более жестко ставить сроки и отслеживать их соблюдение.

Таким образом, внедрение в ООО «Визит-М» технологию корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, позволило компании повысить эффективность как персональную производительность, так и совместную работу сотрудников. Outlook на основе созданных стандартов стал отличным средством извлечения нужной для работы информации. Так, одним из несложных, но результативных принципов планирования трудового времени явилось применение работниками использования цветов - стало возможным в моментально изучить и осмыслить, какие из встреч в Календаре работника привязаны к установленному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Система организации внутренних встреч стала занимать минимум времени.

Мы получили безупречное дополнение к корпоративной системе документооборота, повышающее индивидуальную и командную эффективность. Технология тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, обеспечила: контроль оперативных заданий, управляемый обмен почтовых оповещений, планирование трудового времени в одном формате в рамках компании в целом; оперативная работа стала более быстрой и удобной; повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволило не допускать роста формализованного документооборота; повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний.

Прямой финансовый эффект подсчитать конечно сложно, но по прогнозным оценкам повышение эффективности планирования и исполнения задач можно оценить в 10-15%.

Вывод по главе

Таким образом, в результате внедрения данной технологии в компании на базе Outlook, была получена система тайм-менеджмента, обеспечивающая контроль деятельности всей компании в едином формате.

По итогам реализации в компании тайм-менеджмента, сотрудники и топ-менеджеры отмечают более результативное использование своего времени в результате применения контекстного планирования, получили существенное снижение и вероятность потерь каких-либо задач или их не своевременного исполнения. Планирование рабочего времени в компании позволило сотрудникам понимать его значение, стало существенно проще координировать графики работы, так как сделать анализ и понять, какие встречи в календаре привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми можно в считанные секунды. Организация внутренних встреч в компании стала занимать минимум времени.

Немаловажной является и существенно снижение напряженности работы: комфортный обзор всех задач в Outlook, возможность настроить этот обзор «под себя» - дают им ощущение управляемости ситуации, позволяет снизить стресс, в том числе и в авральных ситуациях. Благодаря гибким возможностям настройки Outlook они получили идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота. То есть информационная система компании позволяет им повысить результативность деятельности компании в целом, то Outlook, при условии же конечно наиболее полного пользования ее функциональных возможностей и реализации в настройках современных технологий управления временем, заметно повышается не только личная, а и командная эффективность работы персонала компании.

В целом, в результате внедрения тайм-менеджмента появилась:

- гибкость планирования;

- возможность использования только штатных возможностей Outlook, без дополнительного программирования;

- увеличение скорости решения оперативных вопросов;

- возможность оперативно получать информацию о планах и встречах нужного работника;

- повышение обзорности и под контрольности задач, своевременности их выполнения;

- управление корпоративными коммуникациями на основе единого стандарта;

- возможность пользоваться корпоративными коммуникаторами на базе Windows Mobile, что позволило организовать систему корпоративного оперативного менеджмента.

Заключение

Подводя итог настоящего исследования, сделаем основные выводы. В первой главе проводится теоретический анализ понимания тайм-менеджмента как комплексной системы управления временем. Тайм менеджмент - это технология организации времени с целю повышения его результативности использования, который позволит:

- найти резервы времени для решения вновь поставленных задач;

- выполнять все поставленные задачи в срок;

- упорядочить и формализовать рабочую деятельность каждого работника;

- перевести работу и организацию времени на качественно-новый уровень;

- анализировать ежедневный распорядок индивидуальных дел и своевременно принять меры по его оптимизации;

- избавиться от не эффективных, в плане использования времени, типов деятельности;

- рационально распланировать личное время, благодаря чему наиболее актуальные дела будут выполнены в наиболее подходящие часы и требуемые сроки.

Актуальность данной темы заключается в том, что в современном обществе, в рамках тайм-менеджмента активно используются информационные технологии, широкий спектр возможностей которых позволяет выбрать наиболее удобный и эффективный инструмент для планирования, организации, координации, контроля выполнения работ, что в итоге существенно повышает эффективность деятельности организации.

Для оптимизации рабочего времени существуют разные программы-органайзеры, при помощи которых в системе тайм-менеджмента можно собирать и хранить различные данные, осуществлять поиск необходимой информации, сохраненной ранее и многое другое. В российских компаниях наиболее широко распространена программа-органайзер - Microsoft Outlook, в которой помимо функций почтового клиента для работы с е-майл, существуют функции полноценного электронного органайзера, объединяющего функции календаря, планировщика задач, контроля, записной книжки, менеджера контактов и встречами, картотеки и других функций, позволивших эффективно управлять временем и задачами, отслеживать работу с документами в Office для автоматического составления дневника работы и т.д.

Вторая глава курсовой работы посвящена организация корпоративного тайм-менеджмента в компании ООО «Визит-М», которая имеет обширную сеть магазинов и структурных подразделений, что существенно осложняет командное взаимодействие сотрудниками. В целях оптимизации и повышения эффективности использования рабочего времени, а также улучшения качества обслуживания населения, было решено внедрение в компании корпоративного тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в MS Outlook.

Внедрение корпоративного тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности как персональной производительности, так и совместной работы сотрудников. Outlook на базе разработанных стандартов явился отличным средством получения необходимой для работы информации.

По итогам реализации в компании тайм-менеджмента, сотрудники и руководство отмечают более эффективное использование трудового времени за счет применения контекстного планирования, существенное снижение и вероятности потерь каких-либо задач или их не своевременного выполнения.

Технология тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, обеспечила: контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в одном формате в рамках всей компании; оперативная работа стала более быстрой и удобной; повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволило не допускать роста формализованного документооборота; повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний.

Таким образом, благодаря гибким возможностям Outlook получено идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота.

Список используемых источников

1. Архангельский В.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / В.А. Архангельский. М.: Альпина Бизнес Букс, 2012. 168 с.

2. Архангельский В.А. Тайм-менеджмент: Полный курс. Учеб. пособие / Под. ред. Г.А. Архангельского. М.: ДС Маркет, 2014. 311 с.

3. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook / Г.А. Архангельский. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. 272 с.

4. Болотова А.К. Психология организации времени: Учебное пособие / А.К. Болотова. М.: Аспект Пресс, 2012. 254 с.

5. Бондаренко С. Офисный компьютер. Как делать больше, работая меньше / С. Бондаренко, М.Бондаренко. СПб.: Питер, 2008. 304 с.

6. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С.Виханский, А.И.Наумов. М.: Экономистъ, 2013. 670 с.

7. Горбачев А. Microsoft Outlook. Органайзер для руководителей / А.Горбачев, Д.Котлеев. М.: ДМК-пресс, 2010. 88 с.

8. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А.Горбачев. СПб.: Питер, 2009. 256 с.

9. Дод П. 25 способов и приемов тайм-менеджмента: Пер. с англ. / П.Дод, Д.Сандхайм. СПб.: Диля, 2008. 128 с.

10. Зайверт Л. Если спешишь - не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / Л.Й.Зайверт; перевод с немецкого Н.С.Сироткина. М.: Интерэксперт, 2011. 255 с.

11. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем / С.И.Калинин. СПб.: Речь, 2012. 371 с.

12. Кричевский Р.Л. Психология лидерства: учеб. пособие / Р.Л.Кричевский. М.: Статут, 2014. 542 с.

13. Латкин А. Технологии, которые изменили мир / А.Латкин. М.: Манн, Иванов, Фербер, 2013. 360 с.

14. Лидерство и управление командой: учебное пособие / Составитель В.Н.Фадеева. Томск: ТПУ, 2014. 186 с.

15. Макарова А.О. Направления повышения эффективности использования рабочего времени на предприятии / А.О.Макарова, А.Ш.Галимова // Молодой ученый. 2013. №1. С. 155-158.

16. МакГи С. Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook / С.МакГи. М.: Питер, 2011. 272 с.

17. Милюков Е.С. Обеспечение роста производительности труда на промышленном предприятии на основе системы тайм-менеджмента: автореф. дисс. на соиск. уч. ст. кэн / Е.С.Милюков. СПб.: СамГЭУ, 2012. 24 с.

18. Мищенко Е.С. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации / Е.С.Мищенко, Н.В.Дубровская // Вопросы современной науки и практики. 2012. №3(41). 207-211 с.

19. Мыздрикова А.Ю. Тайм менеджмент как новое направление в современном управлении / А.Ю.Мыздрикова, О.В.Расторгуева, Е.А.Панявина // Современные наукоемкие технологии. 2014. № 7. С. 49-51.

20. Новак Б.В. Тайм-менеджмент на компьютере / Б.В.Новак. СПб.: Питер, 2011. 128 с.

21. Одегов Ю.Г. Эффективное управление рабочим временем на основе тайм-менеджмента / Ю.Г.Одегов // Нормирование и оплата труда в промышленности. 2012. № 4. С. 65 - 70.

22. Основы менеджмента: учеб. пособие / Сост. Л.А.Шиканов. Томск: ТПУ, 2012. 105 с.

23. Сидорова Н.А. Тайм-менеджмент / Н.А.Сидорова, Е.Б.Анисинкова. M.: Дашков и К, 2012. 220 с.

24. Столяренко Л.Д. Психология управления: учеб. пособие / Л.Д.Столяренко. Ростов н/Д: Феникс, 2010. 507 с.

25. Телегина Т.В. Тайм-менеджмент руководителей / Т.В.Телегина. М.: МФПУ «Синергия», 2013. 86 с.

26. Травин В.В. Менеджмент персонала предприятия / В.В.Травин, В.В.Дятлов. М.: Дело, 2012. 254 с.

27. Урбанович А.А. Психология управления: учеб. пособие / А.А.Урбанович. Минск: Харвест, 2011. 640 с.

28. Ханжина О.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / О.А.Ханжина, Д.Р.Гайфуллина // Вестник ЮУрГУ. 2014. № 2. С. 125-1289.

29. Хотинская Г.И. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Г.И.Хотинская. М.: Дело и Сервис, 2013. 128 с.

30. Шапарь В.Б. Этика и психология менеджмента: учеб. пособие / В.Б.Шапарь, В.Н.Мирошниченко. Ростов н/Д: Феникс, 2012. 384 с.

31. Щербакова В.В. Формирование навыка постановки целей в управлении временным ресурсом / В.В.Щербакова // Современная психология: материалы III междунар. науч. конф. Казань: Бук, 2014. С. 3-4.

Размещено на Allbest.ru