Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в ООО «Аверс Плюс», является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции ООО «Аверс Плюс» находят отражение следующие вопросы:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

- основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Поскольку служба ДОУ ООО «Аверс Плюс» ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

- обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

- выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ ООО «Аверс Плюс». Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций - с даты их поступления;

- обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) - задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных ООО «Аверс Плюс» приведен ниже (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Минимальный перечень данных ООО «Аверс Плюс»

1. Автор (корреспондент)	Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента.
2. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа	Записывается дата, присвоенная документу организацией - автором документа.
4. Регистрационный номер документа	Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.
5. Дата поступления	Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления	Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела	Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один - для службы ДОУ, второй - для структурного подразделения - исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении - контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (рис. 2.3). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

ООО «Аверс Плюс» Служба ДОУ
Напоминание Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н. Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2009 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня. Срок исполнения документа - 26.11.2009. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).
23.11.2009

Рис. 2.3 Форма напоминания ООО «Аверс Плюс»

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

- отметку "В дело";

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- дату;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель - руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по ООО «аверс плюс» в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (табл. 2.2, 2.3).

Таблица 2.2

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на ____________________

Наименование подразделения	Документы на контроле	Из них
	Всего	Поступило в предыдущем месяце	Исполненные в срок	Исполняемые в срок	С продленным сроком исполнения	Не исполненные в срок
1	2	3	4	5	6	7

Таблица 2.3

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения) по состоянию на _____________________________

Вид, № и дата документа	Кроткое содержание документа	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Причины неисполнения в срок	Состояние исполнения	Когда будет исполнено
1	2	3	4	5	6	7

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству ООО «Аверс Плюс». Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются (табл. 2.4):

- общее количество документов на исполнении;

- количество исполненных документов в срок (%);

- количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

- причины задержек исполнения документов.

Таблица 2.4

Результаты контроля исполнения документов ООО «Аверс Плюс»

Показатель	2007	2008	2009
?общее количество документов на исполнении	420	530	670
?количество исполненных документов в срок (%)	58	72	94
?количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%)	42	28	6

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Так, для ООО «Аверс Плюс» с момента внедрении контроля исполнения документов (2007 г. ) процент исполненных в срок документов вырос с 58 до 94%. Причем причинами неисполнения в срок документов по состоянию на 2009 г. являются внешние факторы, такие как изменение внешних условий ( отмена договоров с поставщиками, перенос переговоров и т.д.)

2.3 Риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления (ООО "Аверс Плюс)

Для правильного функционирования системы электронного документооборота (СЭД) в целом необходим документ, регламентирующий требования к СЭД. Такого документа в России нет, хотя планы его разработки существуют уже давно.

Одним из вариантов будет разработка всего лишь одного, но строго обязательного требования: все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, должны быть способными экспортировать документы и их метаданные в установленном требованием формате, - это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую.

О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по требованиям, уже принятым в США и Европе.

Наибольшее внимание необходимо уделить системе безопасности СЭД ООО «Аверс Плюс», а именно разработать требования безопасности, куда будут входить инструкции по обеспечению информационной безопасности СЭД. Актуальность этой задачи заключается в том, что после запуска единого электронного документооборота найдутся злоумышленники, которые будут заинтересованы в порче или хищении документов, относящихся к конфиденциальной информации и составляющих большую ценность для субъектов СЭД.

Единые требования могли бы урегулировать вопросы документационного обеспечения управления, возложили бы на полномочный орган ответственность за то, чтобы документационные процессы стали действительно эффективными. В свою очередь, разрабатываемые требования безопасности обеспечили бы защиту конфиденциальной информации в самой СЭД.

В связи с вышеизложенным цель исследований формирования СЭД ООО «Аверс Плюс» заключалась в обзоре и анализе общих угроз информационной безопасности. Необходимо было также определить их соотнесённость с системами электронного документооборота.

Рассмотрим возможность создания защищенной СЭД. На рис. 2.3 представлена общая модель СЭД ООО «Аверс Плюс» с внешним и внутренним секторами.



Рис. 2.3 Общая модель СЭД

Во внешний сектор ООО «Аверс Плюс» входят удаленные рабочие места (к ним относятся Интернет-клиенты предприятия) и рабочие места филиалов, которые основаны на локально-вычислительных сетях, защищенной WiFi-сети, VPN-каналах и т. п.

Во внутренний сектор ООО «Аверс Плюс» входит аппаратный межсетевой экран (Cisco) и сервер операционной системы (ОС) с поддержкой домена, который может быть организован на следующих платформах:

- Windows NT Server;

- FreeBSD;

- Linux;

- Solaris.

Сервер автоматизированной системы электронного документооборота (АЭСД) (сервер приложения) может иметь две реализации:

- прикладная программа для ОС;

- Web-интерфейс.

Сервер базы данных (БД) следует реализовать на основе клиент-серверных СУБД, к которым относятся:

- MSSQL;

- Oracle.

Все эти компоненты составляют единый и неделимый механизм доступа к электронным документам. Во внутренний сектор входят также внутренние рабочие места, которые имеют прямой доступ к серверу ОС, в обход межсетевого экрана.

Шифрованный канал представляет собой передачу данных по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Сервер ОС является одновременно и центром сертификации защищенного протокола.

Угрозы СЭД можно сгруппировать по нарушаемым свойствам безопасности, к которым относятся.

- угроза конфиденциальности;

- угроза целостности;

- угроза доступности.

В целом СЭД включает в себя три типа компонентов:

1. Серверы.

2. Рабочие места.

3. Каналы связи.

Угрозы конфиденциальности - это угрозы несанкционированного доступа и ознакомления с учетом тонких политик безопасности СЭД.

По вышеописанной модели (рис. 2.3) можно составить список угроз НСД к СЭД, целью которых является нарушение конфиденциальности хранимой информации. К данным нарушениям относятся:

1. Угроза рабочих мест (внутренних, удаленных и филиалов) - это непосредственно физический доступ к ЭВМ, когда нарушитель уже имеет данные идентификации (логин и пароль, сертификат защищенного протокола HTTPS) законно зарегистрированного пользователя или администратора СЭД. Данный вид угрозы позволяет получить доступ к документам пользователя, у которого были похищены данные идентификации. В случае хищения данных идентификации администратора СЭД возможно получение злоумышленником доступа ко всем документам СЭД.

2. Угроза сервера ОС - получение доступа к серверу ОС позволит загружать в память сервера вредоносные программы (вирусы, программы-шпионы), которые могут существенно облегчить взлом СЭД. При получении злоумышленником доступа к серверу ОС он может создать новое незаконное рабочее место СЭД, подменить законное рабочее место на незаконное, имитировать законное рабочее место, получить доступ к БД СЭД, получить частичный или полный контроль над сервером АСЭД.

3. Угроза сервера АСЭД - получение доступа к серверу АСЭД может позволить злоумышленнику подключиться напрямую к СЭД, минуя сервер ОС и тем самым минуя основную систему безопасности, которую и обеспечивает сервер ОС. При подключении злоумышленником своего рабочего места последствия аналогичны последствиям угрозы рабочих мест.

4. Угроза сервера БД - получение доступа к серверу БД позволит злоумышленнику получить частичный или полный контроль над СЭД, а также к хранящимся документам. Данный вид угрозы наиболее опасен, т. к. в БД хранятся все документы, которые составляют основную ценность как для владельца СЭД, так и для заинтересованного злоумышленника.

5. Угроза каналов связи между компонентами системы может позволить злоумышленнику перехватывать пакеты между рабочими местами и основными серверами системы путем подключения к каналу связи. Использование шифрованного протокола HTTPS может значительно усложнить попытки перехвата пакетов.

Угрозы целостности - угрозы, при реализации которых информация теряет заранее определенные системой вид и качество. На рис. 2.4 изображена схема степени ценности компонентов СЭД с точки зрения обеспечения целостности хранимой информации.



Рис. 2.4 Степень ценности компонентов СЭД

В СЭД объектами данной угрозы могут быть все компоненты описанной выше общей модели СЭД.

Документы - данные, хранящиеся на сервере БД, резервные копии документов. Это звено является самым важным и ценным, т. к. именно сами документы содержат конфиденциальную информацию, для безопасности которой организована вся система политики безопасности АСЭД.

Степень ценности данного компонента охвачена сектором, отмеченным номером 1.

Сервер БД - среда хранения электронных документов. Целостность сервера БД является второй по значимости после целостности документов - сектор 2.

Сервер ОС и АСЭД - операционная система и интерфейсная часть (оболочка) СЭД, установленные на серверах и рабочих станциях, включая клиентов СУБД; протоколы передачи данных; криптографические методы обеспечения безопасности. Безопасность данных компонентов не столь критична, т. к. при их выходе из строя целостность хранимой информации (документов) не будет нарушена. Следует также учесть, что при внештатных ситуациях в рамках этих компонентов частично или полностью могут быть нарушены транзакции информации внутри СЭД. Компоненты отнесены к сектору под номером 3.

Аппаратная система - каналы связи между компонентами, аппаратный межсетевой экран - сектор с номером 4. Выход из строя аппаратных комплектующих и коммуникационных проводов не приведет к разрушению хранимых документов, а неисправные комплектующие и провода можно заменить на новые.

Угрозы доступности - характеризуют возможность доступа к хранимой и обрабатываемой в СЭД информации в любой момент. Самыми частыми и самыми опасными (с точки зрения размера ущерба) являются непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов, системных администраторов и других лиц, обслуживающих компоненты СЭД.

Иногда такие ошибки и являются собственно угрозами (неправильно введенные данные или ошибка в программе, вызвавшая крах системы), иногда они создают уязвимые места, которыми могут воспользоваться злоумышленники (таковы обычно ошибки администрирования).

Удаленные рабочие места и внешние каналы связи являются доступными для злоумышленника компонентами СЭД. Используя халатное отношение при работе удаленного пользователя, злоумышленник может реализовать атаку НСД. Доступность же коммуникационных каналов во внешнем секторе СЭД (рис. 2.3) может привести к перехвату злоумышленником информационных пакетов.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ООО «Аверс Плюс». Система разбита на два сектора - внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ДОУ

3.1 Внедрение управления документными системами

Российский рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное, развитие обусловлено быстрым ростом информационных потоков, а следовательно, и увеличением документооборота. Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе к принципиально новым методам управления. Принятие Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

Однако не все так радужно. Российские компании в части распространения СЭД все же существенно отстают от западных. Связано это, на наш взгляд, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Разработчики СЭД готовы к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Но актуальными остаются вопросы организационно-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД: наличие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой, уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ, необходимость аттестации персонала и повышения квалификации сотрудников. Кроме того, при планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.

Серьезным камнем преткновения является и человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения, которые часто не хотят осваивать новые компьютерные программы. Заметим, что страх не справиться, не осилить, а в результате оказаться «за бортом», не имеет под собой никаких оснований. Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Кроме того, не смотря на то что их обучение требует более серьезных временных и трудовых затрат, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно. Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное - время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы-энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапе подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.

Еще одной проблемой на пути внедрения СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес-процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы не только в рамках СЭД, что положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.

Что касается крупных предприятий - государственных структур, банков, торговых компаний и т.п., - то их технические проблемы связаны, прежде всего, с региональной сетевой разветвленностью, территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний, многоступенчатыми схемами управления и организационных структур, большими объемами документооборота, повышенными требованиями безопасности.

Практикам известен пример, когда однозначный плюс от внедрения СЭД - своевременность адресной доставки - стал для всех огромной проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации. Затруднения начались с отсутствия возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно как почтовый ящик, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было в первую очередь с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей - сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а тысячи раз, при этом штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, остались без изменений.

Свою роль, как ни странно, сыграло и то, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой «усушки-утруски» (где-то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т.п., что не удивительно с учетом размеров страны). Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени - 1-2 минуты. Не справлялись не только люди, но и серверы. База не выдерживала, она не просто «подвисала» на каждой операции - процесс обработки документов превратился в пытку в виду отсутствия самого главного приоритета СЭД - скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т.п.). При подготовке технического задания особое внимание необходимо уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

Только те, кому непосредственно предстоит работать с СЭД, могут определить степень эффективности той или иной ее модификации, уровень удобства использования, акцентировать внимание разработчиков на недостатках, внести рациональные предложения, провести работу по анализу и прогнозу документопотоков. Директивный метод внедрения СЭД малоэффективный, поскольку зачастую решения принимаются людьми, малосведущими в практических вопросах. Пилотный проект внедрения СЭД должен стать проблемой коллегиальной, только так можно добиться успеха.

Еще одной проблемой может стать назначение внутри компании IT-менеджера для сопровождения проекта. Его переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но и не распишется в собственной профнепригодности, затягивая с обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт на правах администратора, самостоятельно внося в нее правки, а разработчикам остается потом ломать голову, как эти правки «подтянуть» так, чтобы сохранить системные настройки.

Кроме того, существует и проблема бумажного «балласта». Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов, не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации «на бумаге». Чтобы внедрить эти документы во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для простых решений достаточно обычной программы сканирования или распознавания документов. При больших объемах необходимо изучить возможности использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса.

Плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

- полностью автоматизировать процесс работы с документами;

- обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

- обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

- наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

- обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

- повысить эффективность работы с документами;

- повысить корпоративную культуру работы с документами;

- значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

- значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

- обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

- упорядочить процесс регистрации всех видов документов;

- обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

- обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

- обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

- обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

- проследить историю создания документа;

- обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

- выстроить отлаженную систему поручений;

- обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

- производить сортировку документов по любым критериям;

- обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

- обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

- обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

- обеспечить регламентацию прав доступа;

- обеспечить мгновенный доступ к документам;

- уменьшить количественные потери документов;

- увеличить производительность труда;

- сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

- придать юридическую силу электронным документам;

- сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

- сократить количество внутренних и внешних курьеров;

- обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:

- Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен «пиратским» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция - закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

- Резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

- Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс"

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления.

Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30 % всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске.

Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2012 г. только около 30 % корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70 % информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80 % своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30 % рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15 % корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 ч своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40 % трудовых ресурсов и до 15 % корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД).

Главная особенность российского делопроизводства заключается в том, что любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.

Таким образом, документооборот в России имеет строго вертикальное направление, Россия является страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное руководство.

Другой уникальной особенностью российского документооборота является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. В отечественном документообороте и по сей день существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, т.е. делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится, не интересуясь при этом его содержанием.

Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Таким образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и, следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных систем автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.

В частности, для увеличения конкурентоспособности продукции нефтепереработки в условиях рыночной экономики необходимо постоянно повышать ее качество, в том числе за счет повышения качества управления предприятием. Одним из путей повышения является внедрение системы электронного документооборота. Для того чтобы внедрить эту систему необходимо провести исследование существующего документооборота на предприятии нефтеперерабатывающего профиля, обозначить критерии, по которым будет выбрана система электронного документооборота, автоматизировать его и интегрировать с другими системами управления производством, используемых на предприятии.

В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего документооборота на предприятии, сформулирована цель - повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота ООО «Аверс Плюс», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Было проведено масштабное исследование существующего рынка СЭД. При выборе системы электронного документооборота принимались в расчет технические и материальные возможности предприятия. Решение о внедрении было принято на основе комплексного анализа возможностей СЭД, учитывающих, помимо обязательных функциональных требований, возможности их адаптации, модификации и развития. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота на нефтеперерабатывающем предприятии.

Была выработана также концепция интеграции системы электронного документооборота ООО «Аверс Плюс» с системой управления жизненным циклом продукции ЛОЦМАН:PLM. Появилось комплексное решение по информационной поддержке продукции на протяжении всего жизненного цикла за счет интеграции в рамках единого информационного пространства систем PDM и электронного архива документов. В результате интеграции появляется возможность поддержки компонентных документов и гиперссылок, извлечение из САПР для передачи в PDM атрибутов объектов и документов, а также данные о конфигурации продукта, возможность прослеживания ее движения на протяжении всего жизненного цикла, оперативность получения аналитических отчетов как по отдельным проектам, так и по организации в целом, включая получение консолидированного баланса предприятия. Появляется возможность поддержки единых централизованных справочников в масштабах организации, что существенно облегчает учет, анализ и администрирование распределенной системы. Становится возможным гибкое вертикальное и горизонтальное распределение прав доступа к данным, отчетам и функциям для пользователей системы, раздельное назначение прав доступа для объектов, атрибутов и документов, наследование прав доступа. Появилась возможность автоматизировать как технический, так и офисный бизнес-документооборот в рамках единого проектного решения по интеграции системы ООО «Аверс Плюс» и ЛОЦМАН: PLM.

В настоящее время в ООО «Аверс Плюс» отделе для осуществления процесса планирования работ используется комплекс программных средств (рис. 3.1), состоящий из следующих программных средств:

- БД MS Project - база данных проектов и ресурсов.

- БД ЛОЦМАН:PLM - база данных документов ПКО в части проектов и связанной с ним документации: технические задания, внутренние задания между секторами, документы основания - перечни мероприятий, приказы и пр.

- СУБД MS SQL Server - обеспечение хранения и обработки данных. Это система управления реляционными базами данных. Предназначен для поддержки систем, работающих в среде клиент-сервер.

- MS Project Server - система, обеспечивающая совместную работу при планировании и отслеживании работ по проектам, получение сводных отчетов по проектам и работам ПКО.

- MS Project - система календарного и ресурсного планирования работ по проекту, позволяющая оценивать ход проекта.

- ЛОЦМАН:PLM - платформа для реализации архива и документооборота; осуществления поиска необходимых документов и проектов, позволяющего вести данные по техническому заданию (ТЗ), внутренним заданиям, проектам и их частей в удобном виде; получения сводных отчетов и информации.

...