Рис. 3.1 Схема существующего комплекса систем ЛОЦМАН:PLM и MS Project

Существующий комплекс программных средств позволяет:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ООО «Аверс Плюс»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Однако в ходе исследования эффективности внедрения комплекса программных средств было выявлено, что между системами ЛОЦМАН и MSP нет прямого, автоматического обмена информацией. Это приводит к тому, что осуществляется двойной ввод информации о проектах в двух системах и двойная корректировка данных в обеих системах.

В результате этого увеличивается вероятность появления ошибок и большая вероятность появления противоречивой информации в системах. Следовательно, требуется дополнительное время на корректировку данных о проектах.

Разработан способ устранения выявленных проблем - интеграция данных между программными средствами.

Цели разработки автоматизированной системы управления:

1) обеспечение автоматического движения атрибутивной информации (атрибут - информационное отображение свойств объекта, где под объектом подразумевается ТЗ, ВЗ, проект, комплект чертежей) между системами ЛОЦМАН:PLM и MS Project;

2) устранение двойного ввода информации о проектах в двух системах;

3) устранение двойной корректировки данных в обеих системах.

Для определения конкретной атрибутивной информации был проведен анализ процесса появления и движения атрибутов на каждом этапе планирования работ. В результате анализа было определено, на каком этапе планирования, из какой системы и в какую необходима автоматическая передача конкретных атрибутов (рис. 3.2).

Рис. 3.2Основные точки взаимодействия систем ЛОЦМАН:PLM и MS Project

Взаимодействие и обмен информацией должны происходить автоматически, при сохранении данных на сервере ЛОЦМАН:PLM или MS Project, обеспечивая тем самым надежный и быстрый способ передачи достоверной информации от системы к системе.

Для реализации интеграции данных было принято решение использовать промежуточную БД на базе SQL server, которая состоит из некоторого набора таблиц, необходимых для интеграции данных.

Были определены новые части комплекса (рис. 3.3):

- Сервис Loodsman2MSP - сервис, отслеживающий изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации MSP2Loodsman.

- Сервис MSP2Loodsman - сервис, отслеживающий изменение в структуре данных MS Project, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для системы ЛОЦМАН:PLM и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации Loodsman2MSP.

- Д синхронизации на SQL server - база данных, обеспечивающая обмен пакетами сообщений между системами и контроль их обработки.

Рис. 3.3 Схема комплекса ЛОЦМАН:PLM и MS Project при интеграции данных

Сервис Loodsman2MSP со стороны ЛОЦМАН:PLM отслеживает изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, затем формирует пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и отправляет его в БД синхронизации. Сервис MSP2Loodsman со стороны MS Project отслеживает изменения в БД синхронизации, получает пакет сообщений и передает в MS Project. И наоборот, сервис MSP2Loodsman отслеживает изменение в структуре данных MS Project, затем формирует пакет сообщений об этих изменениях для ЛОЦМАН:PLM и отправляет его в БД синхронизации. Сервис Loodsman2MSP отслеживает изменения в БД синхронизации, получает пакет сообщений и передает в ЛОЦМАН:PLM.

Посредством использования новых частей комплекса будет решена проблема интеграции между системами ЛОЦМАН: PLM и MSP.

Интеграция позволит:

1) исключить ошибки, возникающие при операциях ввода одной и той же информации в нескольких местах;

2) установить четкую связь между выполняемыми проектными работами и соответствующей документацией;

3) обеспечить автоматический обмен атрибутивной информацией между системами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Высокая социальная значимость документа привела к потребности в его научном изучении, что было реализовано посредством, во-первых, формирования новой научной дисциплины, рассматривающей закономерности документообразования, во-вторых, разработки теории документа. Новая дисциплина - документоведение - формировалась как прикладная и носила преимущественно эмпирический характер. Её основной функцией выступало методическое обеспечение делопроизводственной и иной практики, методом исследования выступал инструментализм. Сегодня в её рамках поднят вопрос о формировании теоретической части. Теория наравне с эмпиризмом выступает также в качестве метода познания в силу того, что она является приблизительно верным отражением действительности. Чтобы критерий практики был безошибочен, необходимо ее соединение с познанием, что предопределяет развитие теоретической части.

Выбор темы настоящего исследования определен рядом факторов. Во-первых, наличием социального заказа общества, обусловленного постоянным ростом социальной значимости документа. Во-вторых, высокая социальная значимость документа привела к тому, что он стал предметом рассмотрения в более чем десяти научных направлениях. В-третьих, потребностью практики работы с документами. Данная практика основана на сложившихся за тысячелетие технологиях использования письменного документа, созданного на бумажной основе. Смена технологий, связанная с виртуализацией документа, требует разработки новых технологий, в основу которых должно быть положено сущностное знание о документе.

Исследование проводилось на базе ООО «Аверс Плюс». Несмотря на, что ООО «Аверс Плюс» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2007 года. Документационное обеспечение управления в ООО «Аверс Плюс» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в ООО «Аверс Плюс» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ООО «Аверс Плюс» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ООО «Аверс Плюс». Система разбита на два сектора - внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.

Существующий комплекс программных средств позволяет ООО «Аверс Плюс»:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ООО «Аверс Плюс»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Были определены новые части комплекса (рис. 3.3):

- Сервис Loodsman2MSP - сервис, отслеживающий изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации MSP2Loodsman.

- Сервис MSP2Loodsman - сервис, отслеживающий изменение в структуре данных MS Project, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для системы ЛОЦМАН:PLM и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации Loodsman2MSP.

- Д синхронизации на SQL server - база данных, обеспечивающая обмен пакетами сообщений между системами и контроль их обработки.

Посредством использования новых частей комплекса будет решена проблема интеграции между системами ЛОЦМАН: PLM и MSP.

Интеграция позволит:

1) исключить ошибки, возникающие при операциях ввода одной и той же информации в нескольких местах;

2) установить четкую связь между выполняемыми проектными работами и соответствующей документацией;

3) обеспечить автоматический обмен атрибутивной информацией между системами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

2. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

5. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

8. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

9. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

10. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

11. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

13. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

14. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

15. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

16. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

17. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).

19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

20. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

21. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

22. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

23. Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

24. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

25. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

26. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

27. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

28. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

30. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология - Практические правила управления информационной безопасностью».

31. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

32. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

33. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

34. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

35. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

36. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

37. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

38. Андриянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М.: ИНФРА-М, 2008.

39. Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: ЭКСМО, 2005.

40. Васильев О.В. Делопроизводство на компьютере. М.: ПРИОР, 2009.

41. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2008.

42. Досмухамедов Б.Р. Анализ угроз информации систем электронного документооборота// Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2009. № 2. С. 140-143.

43. Дьяченко И.Л., Орехов М.С. Совершенствование документооборота современного предприятия//Вестник Пермского государственного технического университета. Химическая технология и биотехнология. 2009. Т. 10. С. 139-143.

44. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск: ИНФОРМ - М., Сибирское согласие, 2006.

45. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (Документационное обеспечение управления). Москва-Новосибирск: ИНФОРМ-М, Сибирское согласие, 2006.

46. Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД // CNews.27 сент. 2005. URL: http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2005/09/27/ 188007_1

47. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.:ЗАО «Бизнес-школа», Интел- Синтез», 2010.

48. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ) М.: ЗАО «Бизнес-школа», Интел-Синтез», 2008.

49. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: Учебник для вузов. М., 2008.

50. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: «Знание», 2008. 4-е изд., испр.

51. Молочков В.П. Компьютер для секретаря и офис-менеджера. СПб.: Питер, 2006.

52. Опалева И.Л., Сокольчик П.Ю. Автоматизация на базе систем ЛОЦМАН:PLM и Microsoft Office Project процесса планирования работ в проектно-конструкторском отделе нефтеперерабатывающего предприятия// Вестник Пермского государственного технического университета. Химическая технология и биотехнология. 2009. Т. 10. С. 174-179.

53. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. М. 2009 г.

54. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Москва-Ростов-на-Дону: Издательский центр МарТ, 2005.

55. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах. М.: ПрессЮрЛит, 2009.

56. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2009.

57. Стеньков М. В. Секретарское дело. М.: Издательство «ПРИОР», 2009.

58. Степанков М.В. Секретарское дело. М., 2008.

59. Тарасова М.Е. СЭД: тогда мы идем к вам!//Секретарь-референт. - 2010. - №4.

60. Филатов Д.Г. Системы электронного документооборота. Абакан, 2008.

61. Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. М.: Феникс, 2008.

62. Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. - 2008. - №5.

63. Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства//Секретарь-референт. - 2006. - №10.

Размещено на Allbest.ru