Історія документознавства як науки та навчальної дисципліни

Об'єктний напрямок диференціації структури документознавства передбачає виділення таких підрозділів:

1. Документ в цілому, як явище інформаційно-комунікаційної сфери діяльності суспільства.

2. Окремі види документа і системи документації.

3. Окремі процеси і операції документаційної діяльності [15, с.41].

документознавство науковий уніфікація стандартизація



2. РОЗДІЛ. ЗМІСТ ТА СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ЯК НАУКИ

2.1 Документознавство як наукова дисципліна

Проблеми документування діяльності організацій і керування документацією є настільки ж давніми, як і самі документи. На сьогодні питання різноманітні документознавства актуалізуються стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореною інформатизацією суспільства.

Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових можливостей оволодіння і керування документованою інформацією, а отже і про необхідність розвитку науки про документознавство.

Зараз спостерігається тенденція до поступового відновлення порушеного балансу і посиленню теоретичних досліджень в області документаційного забезпечення керування. Багато сучасних публікацій профільних журналів, збірників наукових конференцій спрямовані на вирішення актуальних проблем роботи з документами в сучасних умовах: захист документованої інформації, розвиток та вивчення термінології, історії діловодства, правове забезпечення документування діяльності управлінського апарату, вплив новихінформаційних технологій на організацію документообігу і документування, вирішення проблем документознавства, зокрема пов'язаних з електронними документами. Темі документознавство присвячена велика кількість робіт, проте незважаючи на велику цінність, ці праці висвітлюють лише окремі аспекти керування документацією і можуть служити добротним дослідницьким матеріалом для наступної аналітико-синтетичної переробки.

Таким чином, сучасний стан документального середовища обумовлений не лише соціально-економічними перетвореннями, але й розвитком інформаційних технологій. Велике значення на сьогодні здобувають комп'ютерні технології і засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, вилучений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, з обліком психологічних і ергономічних вимог. Доступ, який відкрився, до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають об'єкт дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми. Їхнє вирішення вимагає осмислення багатого історичного досвіду еволюції документа як носія інформації, розвитку діловодства, зміни носіїв і технологій і формулювання відповідних залежностей.

Загальне документознавство або документологія - це наука, що
вивчає історію, теорію документа, формує поняттєво-категоріальний
апарат документознавства та розробляє методику роботи з документами. Загальне документознавство є частиною документознавства. Воно існує поряд зі спеціальним, яке займається теорією, історією та вивчення спеціальних видів документа. Загальне документознавство виникло як результат усвідомлення архівістами значення добре організованої в установах документації для якості архівного фонду й одержало самостійне значення. Ще в 1914 р. Археолог-архівіст Ф.А. Ніневе відзначав, що пропозиції про проведення реформи діловодства були зустрінуті істориками позитивно, тому що вони „очікували для себе кращих часів - полегшень і прискорень у їхній кропітких і часто невдячних працях в архівах” [10].

Загальне документознавство представляється як певна метанаука щодо дисциплін, об'єктом (або одним з об'єктів) вивчення яких виступає документ. Поняття метанауки не є новим для документознавства. Зокрема, В.М.Автократов на початку 1970-х рр. показує наявність двох точок зору на зміст документознавства, перша з яких відповідала теорії і методиці документування управлінських процесів, а друга - вважала його як метанауку про способи фіксації реальної дійсності взагалі. Провідником останньої точки зору виступав К.Г.Мітяєв.

2.2 Стан та перспективи документознавства на сучасному етапі

У порівнянні з більшістю наукових дисциплін, документознавство -- наука нова, започаткована на межі багатьох інших в XX столітті в Європі. "Документаційна наука", "книго-архівознавство", "документологія", "дипломатика", "справочинство" -- це неповний перелік назв цієї наукової дисципліни, який характеризує пошук власного об'єкта і предмета дослідження. 60-ті роки XX століття характеризуються пильною увагою спеціалістів різних галузей до такого об'єкта як інформація, що призвело до чіткого розмежування двох наукових напрямів -- документознавства і документалистики.

Документалістика розглядається як прикладна галузь кібернетики, об'єктом якої є оптимізація управління документними системами різних типів, а предметом -- інформаційно-кібернетичний процес, що виражається у вивченні структури і властивостей машиночитних документів, методи і засоби автоматизованого опрацювання, збереження, пошуку і використання документних повідомлень, документі потоки, масиви, можливості їхньої оптимізації в багатоканальних автоматизованих документних системах. Означена суть закріплена в ДСТУ 2392--94 [2].

Документознавство як наукова дисципліна, розглядаючи інформацію як семантичний базовий елемент документа, зосереджує увагу на таких аспектах аналізу інформаційних процесів: онтологічному, гносеологічному, аксіологічному.

Сучасна наука широко й успішно використовує загальнонаукові методологічні підходи: системний, діяльнісний, функціональний, вірогіднісно-статистичний тощо. Особливість цих підходів виражається в тому, що вони базуються на деякій, досить широкій за обсягом, загальнонауковій категорії, наприклад, "система", "функція", "можливість", "діяльність", яка слугує для побудови теорій, що пояснюють явища, які ми спостерігаємо. Методологічний підхід -- це спосіб вивчення реальної дійсності через призму певної загальнонаукової категорії; до методологічних підходів відносять і інформаційний підхід, що ґрунтується на категорії "інформація", який є базовим для наукової дисципліни "Документознавство".

Розуміння інформації здійснюється через ствердження єдності інформації та інформаційного підходу, яке виражається в тому, що інформація є результатом інформаційного підходу до пізнання реальної дійсності, і навпаки, інформаційний підхід неможливий без оперуванням поняттям інформації. Первинним у цій єдності є інформаційний підхід, тобто методологічний засіб вивчення об'єктивного світу, а інформація -- базове поняття означеного підходу, конкретний зміст якого не задано апріорі, а варіюється у залежності від поставленого пізнавального завдання. Межі варіювання змісту поняття "інформація" досить широкі, але не безмежні, бо інформаційний підхід застосовується не до будь-яких явищ, а лише до процесів відображення. Тільки у відображенні -- взаємодії або у самовідображенні (різноманітності) об'єктів убачаються ті явища (властивості, відношення), які в тій або іншій концепції називаються інформацією. Таким чином, інформація -- не об'єкт вивчення, до якого застосовують інформаційний підхід, а поняття, через яке цей підхід реалізується. В усіх випадках поняття інформації використовують для опису і пояснення явищ відображення. Отже, інформація -- це категорія інформаційного підходу, що розкриває спосіб (форму) руху образів в часі і просторі.

Документознавство (як самостійна наукова дисципліна) і документалістика (як прикладний напрям кібернетики) розвиваються паралельно, вирішуючи свої завдання, маючи власні об'єкти і предмети дослідження, проблеми розвитку.

Короткий хронологічний період розвитку документознавства дає привід деяким науковцям заперечувати існування наукової дисципліни або ототожнювати її з документалістикою; справочинство, як спеціальне прикладне документознавство теж намагаються ототожнити з документознавством. Все означене ще раз підтверджує значущість інформаційних процесів для розвитку різних сфер суспільного буття. Підтвердженням цього стало введення до Державного реєстру спеціальностей України нової спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність", яка має широкі можливості з точки зору спеціалізацій і підготовки фахівців у галузі документування соціально значущої інформації[3, c. 27-29].

У 1989 році європейське співтовариство в рамках програм European Credit Transfer System та European Community Action Scheme for the Mobility of University Students прийняли стандарт освітньо-професійної програми фахового спрямування "Documentation Science and information Resources Management", який базується на досвіді вищих навчальних закладів СІЛА, Японії, країн Європи (Великобританії, Ірландії, Ісландії, Бельгії, Данії, Фінляндії, Нідерландів, Норвегії, Швеції, Німеччини). Росія в 1991 році внесла до Державного реєстру спеціальність "Документознавство і документаційне забезпечення управління".

Така увага до нової сфери професійної діяльності є результатом інтенсивного розвитку потужного наукового напряму в системі наук, особливістю наукової дисципліни якого є документ -- специфічний системний матеріальний об'єкт, основним елементом якого є соціально значуща інформація, яка характеризує інформаційний потенціал цивілізації, її матеріальну і духовну культуру.

Інтенсивно розвивається київська наукова школа документознавства, яка характеризується системним підходом теоретичного розроблення документно-комунікаційних процесів і практичним її втіленням у процес підготовки документознавців-менеджерів, які реалізують себе в різних сферах суспільної діяльності.

Концепція процесу становлення національного документоменеджменту вимагає акцентування уваги на інтелектуалізації інформаційної культури менеджера сфери документного забезпечення управління в різних сферах суспільного буття: розвиток документного менеджменту починається з підготовки документознавця-менеджера. Документознавець -- основний якісний ресурс, рушійна сила і, водночас, продукт інформаційно-комунікаційного процесу[5, c. 34-36].

2.3 Джерела в документознавстві

Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть виступати практично будь-які документи, системи документації і комплекси документів. На їх основі можна отримати певне уявлення про рівень роботи з документами, способах документування, про діловодної культурі тієї чи іншої епохи. Проте головну роль відіграють все ж таки ті документи, в яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи й т.п., які регламентують і регулюють різні напрями, способи і форми роботи з документами. Це перш за все законодавчі та правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою для проведення теоретичних досліджень, для вдосконалення практики документаційного забезпечення управління та визначення основних тенденцій розвитку документаційних процесів.

Документознавчі джерела можна класифікувати по декількох підставах:

O за хронологією (джерела дореволюційного, радянського, пострадянського періодів);

O по відношенню до певної інформаційному середовищі (ретроспективної, оперативної або перспективної);

O джерела "у звичаї" і джерела "в законі" (Н. В. Варадінов) і т.д.

Оскільки документознавство, як уже зазначалося, виростало з практичних потреб роботи з документами, остільки важливу роль у його розвитку, особливо на перших порах, грали традиції і звичаї. Потім, у міру осмислення й узагальнення, ці звичаї і традиції стали закріплюватися в різних законах, нормативних актах. Відповідно і джерела, що дозволяють простежити насамперед історію становлення документознавства, можна розділити на дві великі групи: це, по-перше, документи, які вийшли безпосередньо з діловодної практики й містять стихійно сформовані норми і правила, що відображають традиції діловодства, по-друге, різного роду правові акти, протягом кількох століть законодавчо регламентували роботу з документами.

До першої групи джерел, в яких акумульовано багатющий досвід, традиції, звичаї російського діловодства, належать, зокрема, що видавалися до1917 р. численні збірники зразків документів (так звані "Письмовник"). Широке поширення в нашій країні вони одержали в 18-19 століттях. Їх попередниками були "формулярники", відомі на Заході вже в 7 столітті, а в Росії - у першій третині 16 століття (зокрема, формулярники московської митрополичої кафедри). До теперішнього часу відомо більше 100 таких збірників.

У "Письмовник" регламентувалися склад, форма і зміст документів. Дуже примітні вже самі їх назви. Так, одним з перших ще в 1765 р. з'явилося "Повчання як складати і писати всякі листи до різних особам". Два десятиліття тому був виданий "Письмовник, що містить різні листи, прохання, записки по справі, контракти, атестати, схвалення, розписки, пропуски і письмовий вид кріпосним людям, наказ старості, форму купецьких асигнацій, квитанції, розписки, листа посилкові й кредитні" (СПб, 1788). "Письмовник" нерідко досягали значних обсягів. Приміром, наявне у фондах Наукової бібліотеки Томського держуніверситету "Керівництво для складання ділових паперів. Зразки та форми; довідкові відомості "В. Максимова (М., 1913) містить більше 2000 тис. сторінок.

До іншої групи належать джерела, що представляють собою законодавчо закріплені правила і норми роботи з документами. Їх поява відмічена вже з середини 17 століття, але вирішальний крок був зроблений Петром 1, що узаконював в 1720 р . "Генеральний регламент" У цьому документі докладно були розписані структура і діловодна діяльність канцелярій, питання реєстрації документів, обов'язки співробітників і т.д.

До числа важливих джерел, поряд з "Генеральним регламентом", відносяться також розроблені в петровські часи "генеральні формуляри" - зразки документів; "Установи для управління губерній", видане в 1775р.  Катериною Другою; "Загальне установа міністерств", що з'явилося в 1811 р., і багато інших законодавчих актів, що регламентували вітчизняне діловодство на різних рівнях державного управління.

Значний інтерес представляють документознавчі джерела періоду революції та Громадянської війни (1917-1922 рр.).. Вони мали свою специфіку, хоча в основі роботи з документами, особливо на території Білої Росії, лежали тоді головним чином законодавчі акти і традиції дореволюційного діловодства.

Велика кількість джерел залишив після себе радянський період російської історії. Вже в перші місяці після приходу до влади більшовиків був підписаний декрет Раднаркому "Про порядок затвердження та опублікування законів", прийнято постанову РНК "Про форму бланків державних установ". Ці та інші подібного роду документи згодом увійшли в навчальний посібник "Збірник законодавчих актів з діловодства (1917-1970)" (М., 1973). Найважливішими джерелами останніх десятиліть існування радянської влади стали "Основні положення Єдиної державної системи діловодства" (1973), затверджена в 1988 р . "Державна система документаційного забезпечення управління", загальносоюзні класифікатори (зокрема, Загальносоюзний класифікатор управлінської документації - ОКУД), Уніфіковані системи документації (УСД) і ін.

В даний час в Російській Федерації існує досить велика нормативна база документаційного забезпечення управління, яка одночасно є і найважливішим джерелом для дослідження документознавчих проблем. До її складу входять:

Нормативні правові акти федеральних органів влади і суб'єктів Російської Федерації з питань документаційного забезпечення управління (Цивільний кодекс РФ, Федеральні Закони "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації", "Про державну таємницю", "Про стандартизацію", "Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах "тощо;

Відомчі та загальногалузеві нормативні, інструктивні та методичні документи, що видаються органами виконавчої влади різного рівня;

Інструктивні та методичні матеріали, що встановлюють вимоги до документів, технології їх створення та обробки на рівні окремої організації або її структурного підрозділу.

У 1990-і роки відродилася і отримала широке розповсюдження напівзабута в радянський період практика складання та видання збірок зразків документів. До теперішнього часу опубліковано десятки таких збірників, зокрема: Загорська О.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції (М., 1992); Збірник типових договорів (М., 1995); Стенюков М.В. Зразки документів з діловодства (М., 1996); Андрєєва В.І. Зразки документів діловодства (М., 1997) та багато інших.

2.4 Місце документознавства в системі наук

Документознавство належить до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває в тісному взаємозв'язку і взаємодії. Ця взаємодія проявляється в різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об'єкта і предмета дослідження, понятійного апарату, методів дослідження.

Документознавство самим тісним чином пов'язане з історичною наукою. Як вже зазначалося, об'єктом документознавства є документ в історичному розвитку. Поява тих або інших документів, не кажучи вже про системи документації, безпосередньо пов'язане з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, культури і т.д.

З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, надають певний вплив на ті чи інші сторони суспільного розвитку. Тому вивчення минулого передбачає і знання генезису документних форм.

Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень і в цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику і техніку історичних джерел. Джерелознавець також вивчають форму документа, структуру і властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ.

На підставі близькості з джерелознавством документознавство звичайно відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних і спеціальних історичних дісціплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А. І. Гуковский, С. М. Каштанов, Б. Г. Литвак, О. М. Медушевський, В. В. Фарсобін та ін) фактично розміщують документознавство усередині дипломатики - допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпаки, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши до його складу такі допоміжні історичні дисципліни, як дипломатики, палеографія, метрологія, генеалогія. Причому і ті, й інші в більшості своїй фактично ставлять знак рівності між документознавством і діловодством.

Однак, незважаючи на тісний зв'язок документознавства з джерелознавством, між ними є істотні відмінності, які спостерігаються:

· В об'єкті дослідження (джерелознавство вивчає, крім письмових документальних джерел, також і інші види і форми історичних джерел, зокрема, речові);

· З метою дослідження (джерелознавство вивчає документ з метою вироблення методів вилучення необхідної інформації);

· У хронології (джерелознавство вивчає документи винятково в ретроспективній середовищі, а документознавство - також в оперативній і в перспективній середовищі).

Остання відмінність взагалі не дозволяє, на наш погляд, відносити документознавство до числа історичних дисциплін, як це роблять багато авторів, оскільки історична наука обмежена вивченням лише минулого людського суспільства.

Слід також зауважити, що останнім часом виявилася тенденція до того, щоб саме джерелознавство вивести за рамки виключно історичної науки і розглядати як інтегруючу дисципліну в системі гуманітарних наук, як елемент історичної антропології, етнології, соціології, тобто всього гуманітарного знання. У результаті такого підходу закономірно виникає комплексна проблема феномена документа і, як наслідок, завдання розвитку нової дисципліни - феноменології документа.

По цілям й об'єкту вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх об'єднують спільне завдання - формування ефективної інформаційної середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документообразования.

Разом з тим документознавство та архівознавство вивчають документ з двох протилежних сторін: архівознавство - з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи.  Документознавство вивчає свій об'єкт з боку інформаційної й оперативної цінності, як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасній соціальному середовищі.

Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішніше буде робота архівів щодо зберігання і використання документних багатств.

Чимало спільного можна виявити також між документознавством і книгознавством. Їх зближують: інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження - документа і книги; багато в чому однакові цілі й функції; папір як загальний матеріальний носій інформації; лист як однаковий спосіб передачі інформації. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа і книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті. У той же час між документознавством і книгознавством існують і відмінності, які полягають насамперед у тому, що книга - об'єкт книгознавства - призначена для тиражування, множинного відтворення інформації, тоді як документ унікальний.

Документознавство взаємозалежно з правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної сили документам, правові способи їх введення в дію, класифікація правових актів та ін.. У сучасному законодавстві документація диференціюється по видах, значимості, виділяються окремі системи документів. Одним з об'єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ документознавства, організації і технології документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації і т.п. з метою розкриття та розслідування службових підробок.

Не можна не сказати і про зв'язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їх економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат і т.д.

У число систем документації, досліджуваних документознавством, входять і такі спеціальні системи, безпосередньо відбивають економічну сферу життя і діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення і функції управління, і його організація. У цьому зв'язку В. С. Мінгальова навіть сформульований "найбільш загальний закон документознавства", суть якого полягає в "відповідності змісту документації функціям управління". У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарату зайняті роботою з документами, витрачаючи на ці цілі, за деякими даними, не менше 60% робочого часу.

Поява й успішний розвиток в останні роки нової наукової дисципліни - інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документознавчих проблем, оскільки більша частина інформації фіксується в документах. Більш того, деякі автори (М. В. Ларін) в перспективі прогнозують об'єднання служб документаційного забезпечення управління та інформаційного менеджменту.

Документознавство відчуває також вплив таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління і ділового спілкування.

У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики перш за все з метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.

Особливо слід зупинитися на зв'язку документознавства з науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій й активне теоретичне осмислення інформаційних процесів у другій половині 20 століття не просто зробили вплив на характер і зміст документознавчих досліджень, але й призвели до вбудовуванню документознавства в цикл наук про соціальну інформації. У результаті документознавство виявилося самим тісним чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації та ін.. Лише спільно з цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні і прикладні завдання, пов'язані з виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.

Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, які мають цілком певними фізичними властивостями. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі інформації, в тому числі з використанням складної сучасної оргтехніки.

Тісний зв'язок документознавства з самими різними теоретичними та прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила і методи документознавчих досліджень, тобто способи, прийоми для вирішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові і спеціальні, приватні. До числа загальнонаукових відносяться ті з них, якими користуються всі або більшість наук:

? системний метод;

? метод моделювання;

функціональний метод;

? аналіз;

? синтез;

? порівняння;

? класифікація;

? узагальнення;

? сходження від абстрактного до конкретного та ін..

Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, також можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання підрозділяється на дескриптивне, графічне,математичне, натурне (фізична). Причому більшість з цих різновидів застосовується і в документознавстві.

З загальнонауковими тісно пов'язані спеціальні методи. Однак область їхнього застосування набагато вужчі і обмежена, як правило, однією або декількома, тісно пов'язаними між собою науками. До спеціальних методів в документознавстві відносяться:

методи уніфікації та стандартизації документів;

метод формулярного аналізу;

метод однократності в документуванні та діловодних операціях;

метод експертизи цінності документів



ІІІ РОЗДІЛ. ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО ЯК НАВЧАЛЬНА ДИСЦИПЛІНА

3.1 Сутність поняття "документ"

Поняття "документ" є, фундаментальним в понятійної системідокументоведения. Воно відбиває ознаки реальних предметів, службовців об'єктами практичної діяльності з створенню, збору, аналітико-синтетичної обробці, зберігання, пошуку, поширенню та використання документної інформацією суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожному галузі знання маємо одну чи кілька його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство,библиографо-,архиво- і музеєзнавство, соціальній та відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечному, музейному, архівну справу і бібліографії. Звідси його багатозначності (>полисемичность), яка утрудняє спілкування та взаємопорозуміння між фахівцямидокументно-коммуникационной сфери. Визначення загального значення поняття "документ" є саме теоретичногодокументоведения, званогодокументологией.

На міжнародному найбільш загальним визнано визначення документа як записаній інформації, яка можна використовувати як одиниця вдокументационном процесі. Таке визначення розроблено й затверджені Міжнародною організацією по стандартизації (>ИСО) з участю і Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації за документацією, Міжнародного ради з архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандартуИСО, інформація то, можливо записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто. з допомогою як знаків листи, а й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можна використовуватимуться передачі у суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід тощо.).

Україна має офіційно прийнято три значення документа, зафіксовані у ряді державні стандарти (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I.Записанная інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційну діяльність.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом на її передачі в часу й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, яке у закріпленій вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і що у відповідність до чинним законодавством правове значення.

Ставлення між різними значеннями документа будується за принципом ієрархії - підпорядкування одного поняття іншому, де кожна ширше поглинає, включає у собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття "документ" викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тій чи іншій галузі. Визначення Документа I обов'язково від використання в усіх проявах нормативної документації: в довідкової, навчально-методичної і той літературі, що належить до галузі інформації та документації. Значення Документа II вважають у сфері книговидавництва та книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документа III - діловодство і архівну справу.

Для документознавства у разі найприйнятніший є визначення Документа II: зрозумілий то він є двосторонню одиницю - з'єднання матеріального об'єкта з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін немає документа. Вказівка такого ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, Демшевського не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а чи не людиною.

Цю ухвалу дозволяє обмежити коло основних документів - об'єктівдокументно-коммуникационной діяльності, зосередити увагу до понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство та інших суміжні із нею галузі знання. У бібліотечної, бібліографічною, книготорговельної інформаційну діяльність працюють із спеціально виготовленими об'єктами, тобто. документами, призначеними одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, - це збереження і передача інформації в часу й просторі. Існує безліч предметів, у яких зафіксована інформація, наприклад, ужиткові речі, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також бережуть та передають його в часу, і деякі - верб просторі, але їм цих функцій є вторинними. Значення Документа II виводить у складі документів предмети, які можуть бути включені у визначенийдокументний фонд і призначені поширення у суспільстві.

Названі у визначенні ознаки документа припускають:

1) наявність інформації, змісту;

2) стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;

3) функціональну призначення передачі інформацією просторі і часу, тобто. від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Головною складової документа виступає інформація, тобто. найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені передачі у процесі комунікації. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається наступного:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною від використання у суспільстві.

2. Документ припускає наявність семантичної (значеннєвий) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто. як повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об'єкт, має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованої тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації.

>Фиксоване повідомлення має знакову форму бо лише у вигляді можна передати у міжнародному сполученні знання, емоції, вольові впливу автора (>коммуниканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливістьдекодировать і опановувати відповідними знаннями.Знаковость - обов'язкове властивість будь-якогодокументного повідомлення.

5. Документ - це, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - у вигляді листи, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

6. Документ має субстанциональностью (речовністю) документ фонд зберігання обробка

Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис "вилами за водою" документом не вважається.

Інформація то, можливонедокументной - не закріпленої - і документної закріпленої на матеріальному носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка тощо.), спеціально призначений на її збереження і передачі у просторі і часу.

Матеріальний об'єкт, спеціально готовий до записи, збереження і передачі, прийнято називати матеріальним носієм чи носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливо.

Функція матеріальних об'єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, листків, буклетів,микрофиш, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Було також історичні форми документів мають у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальнихдокументних комунікаціях. Проте спеціальна форма об'єкта теж може бути єдиний критерій у тому, щоб можна вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого у ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об'єкт стає документом лише тоді єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа документа - одну з основних особливостей його як відомої системи. За відсутності одній із перелічених характеристик немає єдності, отже, і документа.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформацією просторі і часу. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує й інтерпретація поняття "документ", якої дотримуєтьсяИСО і який відбито у ДСТУ 3017-95: забезпечення взаєморозуміння між основними суспільні інститути зі збереження та організації користування документами - бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття "документ" постає як родове для видових: опублікований, неопублікований,изодокумент, кіно-,фоно-,фотодокумент тощо. З цього погляду різновидом документа є: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, креслення, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний і оптичний диск тощо.

Наявність узагальнюючого поняття "документ" виключає можливість існування більш приватних, вузькоспеціальних його трактувань стосовно різних сфер суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавства, діловодству,дипломатике, юридичної науці. Окремі фахівці не вважають документами художні твори, пам'ятники писемності минулих років. Інші визнають правами лише об'єкти, мають правове значення тощо.

3.2 Структура документа

Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв'язок.

Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ вцілому. Обкладинка книги - це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно пнадруковані ілюстрації, - єдиним цілим є і текст книги. Це означає, що документ вцілому - це сукупність усіх елементів і компонентів, що його складають.

Структура - відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об'єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об'єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі. По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ - це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка).

Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов'язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ - це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.).

Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.

Таким чином, структура документа - скоординована більшість документів, взаємоз'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грапластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т.д..

3.2.1 Внутрішня структура документа

Оформлення документа - це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа - це його зовнішня і внутрішня структура.

Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємопов'язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об'єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному.

Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру документа можна побачити на прикладі видань - нкиг, журналів, газет і т.д.

Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини:

елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані;

зміст;

передмову;

вступну частину;

основну частину;

післямову;

допоміжні покажчики;

додатки.

Вихідні дані - сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку і інформування користувачів.

До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво.

Автор - особа, яка створила документ чи приймала участь у його створенні, а також заклад чи організація від імені яких публікується матеріал. В особі автора можуть виступати одна чи декілька людей - авторський колектив.

Заголовок документа - слово, фраза чи закінчена пропозиція, в яка формує зміст (тема, ідея, предмет, об'єкт), твору, що друкується. Видання може мати декілька варіантів заголовків (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т.д) ідентичних або різних.

Місце видання - місцезнаходження видавництва, що випускає документ.

Місце друку - місцезнаходження поліграфічного закладу, яке надрукувало документ.

Рік видання - рік виходу документа в світ.

Головними носіями інформації про видання є: титульний листок (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотній бік титульного листка, остання сторінка видання чи кінцева полоса - в книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях, збірниках; перша сторінка (або верхня частина першої сторінки) і нижня частина останньої сторінки - в буклетах, листівках, газетах і календарях (крім кишенькових і мініатюрних табелів-календарів); верхня частина листка і нижнє поле листка - афішах, графіках руху транспорту, текстових і показових плакатах, художніх репродукціях, естампах і ін..

Зміст - елемент апарату видання, що являє собою перелік творів, надрукованих у виданні, або прізвищ авторів і заголовків творів, а також заголовків розділів, що входять в склад твору, з вказанням сторінок, на яких починаються ці розділи чи твори.

Передмова - елемент апарату видання, який передує основному тексту, що вміщує пояснення тексту і містить пояснення мети, особливостей твору і ін. Може належати автору, видавництву, редактору, перекладачеві.

Текст - тематично взаємопов'язана послідовність висловлювань чи одна думка, що виражається за допомогою деякої системи знаків, а також письмова орієнтація висловлювань; оновна частина літературного твору, що виражається у вигляді пов'язаних лексично, логічно, стилістично фраз, які передають його зміст.

Післямова - елемент апарату видання, розміщений після основного тексту, що вміщує необхідні пояснення, відомості про автора, його творах, розрахований на читача, що знайомий з його основним текстом.

Доповіжний покажчик - частина видання, що відтворює дані про текст в іншому аспекті ніж основний текст з посиланням на відповідні бібліографічні записи.

Додатки - довідкова чи документальна частина видання, розміщена вкінці (статті, документи, карти, схеми, таблиці та ін.).

В залежності від виду документа набір внутрішніх елементів і їх розміщення можуть змінюватись.

3.2.2 Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) - це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Мета - надання документу такої форми, яка викликала б у споживача бажання читати, шукати ту чи іншу потрібну інформацію.

Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, що випускаються на листках є заголовок карти, обложка, папка, конверт. Наприклад атлас має таку зовнішню структуру: титульний листок, обкладинку чи перепліт, суперобложку, папку, шмуцтитул і авнтитул. Кінофонофотодокументи володіють наступним наборох зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, альбом), рамка діапозитива, кадр. Особливе значення зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і витривала обкладинка, міцний перпліт, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифта та ін. надають виробництву особливого значення і цінність.

До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять: обкладинку, суперобкладинку, перепліт, книжковий блок, форзац, титульний листок, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авнтитул, контртитул, колонцифру, футляр.

Обкладинка - зовнішнє покриття видань, нерозраховане на довготривале збереження, за звичай із твердого паперу, інколи захищене плікою прозорого кольору, з'єднане з книжковим блоком без форзаців.

Суперобкладинка - допоміжна, за звичай об'ємна обкладинка книги чи брошури у вигляді листка паперу з клапанами, загнутими на внутрішню чистину сторін перепліту чи обкладинки.

Перепліт - міцне покриття з картону, пластмаси чи картонних сторін, покритих шкірою, тканиною, папером, яке з'єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блока від пошкодження і забруднення, а також для початкової інформації про видання і в якості елементу художнього оформлення.

Книжковий блок - комплект скріплених зошитів чи листків, що містять всі сторінки і комплектуючі деталі майбутнього видання.

Форзац - зігнутий листок паперу, який з'єднує перший і останній листок книги з переплітною кришкою.

Титульний листок - заголовочний листок видання (книги, брошури), що містить основні відомості про нього, дозволяє відрізнити його від будь-якого іншого, що служить основою для вміщення бібліографічного опису.

Авантитул - перша сторінка книжкового блоку, видань, що передує титульному розвороту і має декоративно-композиційне значення.

Шмуцтитул - сторінка із заголовком більшої частини твору.

Контртитул - ліва частина розгорнутого титульного листка, що містить відомості, які відносять до багатотомного або серійного видання вцілому, чи титульні відомості на мові джерела в періодичному виданні.

Колонтитул - довідкова інформація над основним текстом лінії, що пояснюють читату, який матеріал надрукований на сторінці.

Колонцифра - порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і д.т., найчастіше розміщується у верхньому чи нижньому полі верхньої сторінки.

Корінець - бокова сторона книжкового блоку, місце з'єднання його листків, а також пересікаюча цю сторону блоку частина переплетеної книжки.

Футляр - коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту.

Особливості оформлення зовнішніх елеметів документа залежать від його типових характеристик, цільового призначення, використаних матеріалів і технологій творів.

3.3 Функції

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна - документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова - документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документацій - це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Офіційні документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами всієї документації є:

організаційно-правова документація;

планова документація;

інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

звітна документація;

документація щодо особового складу;

фінансова документація;

документація з матеріально-технічного забезпечення;

договірна документація;

документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу.



ВИСНОВКИ

Не дивлячись на недовгу історію існування, документознавство пройшло великий шлях свого становлення. Насамперед треба зазначити що саме видатний вчений Поль Отле заклав фундамент для розвитку цієї дисципліни.

На сучасному етапі, документознавство є науковою дисципліною, яка виникла з традиційного документознавства. Єдине, що можна сказати з упевненістю це те, що назва «документознавство» добре закріпилася саме за сучасною його частиною. Воно має більш високу теоретичну забезпеченість, розглядає термін «документ» у широкому значенні. Відзначимо що, становлення документознавства також нерозривно пов'язане з ім'ям відомого історика, архівіста, доктора історичних наук, професора Московського державного інституту - К. Г. Мітяєва. Зорієнтована на теорію і практику архівної справи і діловодства, творчість неординарного науковця стала основоположною для створення документознавчої науки. К. Г. Мітяєв, визнаний засновник документознавства, котре пізніше дістало прикметникове означення класичне або традиційне. Традиційне документознавство сформувалося вперше як допоміжна дисципліна у рамках архівознавства, а після переходу на інформаційну парадигму і виникнення теоретичної бази виділилось у вигляді самостійної дисципліни, що вивчає різні форми оперативної документації. «Нова версія» документознавства з'явилася на базі традиційного документознавства, використовуючи широке трактування документа як об'єкта документознавства.

...