Анализ постановки документационного обеспечения деятельности Роспотребнадзора г. Гусиноозёрска и направления его совершенствования

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Документационное обеспечение управления это сфера деятельности, направленная на обеспечение управлением документацией в ходе выполнения функций различными органами и организациями: местного самоуправления, государственной власти, а также предприятиями, организациями разных форм и видов собственности.

Актуальность темы. Актуальность выбранной темы в современном мире состоит в том, что человечеством создано огромное множество форм и видом документов, к которым предъявляются различные требования по структурированию, учёту и обороту. В сфере государственного управления систематизация документов как таковых и документооборота в частности - неотъемлемая часть эффективного управления всеми аспектами деятельности любой государственной организации или учреждения: приём обращений граждан; обмен информацией между организацией и физическими и юридическими лицами; обмен информацией между различными организациями, обмен информацией между организацией и правительством.

Документационное обеспечение управления является важнейшим инструментом управления документацией. В текущее время в обществе, взаимосвязи осуществляются с помощью обмена документами, с использованием различных каналов связи, между всеми участниками процесса функционирования общества: государством, частными лицами, предприятиями и организациями. В документах фиксируется вся наиболее важная информация: управленческие, глобальные и оперативные решения. Любое решение базируется на данных по вопросу, который рассматривается. Основными критериями решения являются: многоаспектность, достаточность по объёму, своевременность, объективность. Для того чтобы любое решение было принято оперативно и вовремя, важным требованием, в том числе, является фактор скорости, с которой информация обрабатывается.

Информация фиксируется с помощью документации, в различных формах (бумажная, электронная), применяя методы, которые обеспечивают эффективное пользование информацией внутри среды её использования, в полноценном виде. К документам требуется применять определённые процедуры документирования, которые совершаются в процессе деятельности юридическими и физическими лицами, независимо от их формы собственности и организационной формы.

Роспотребнадзор - важная составляющая системы управления благополучием и здоровьем населения РФ. Роль документационного обеспечения в деятельности Роспотребнадзора - огромна, поскольку, что все обращения граждан и все общение с гражданами происходит посредством документационных систем, которые включают в себя бумажные и электронные виды документов, а также различные каналы поступления таких документов в учреждение и из него: посредством сайта, личных обращений, организация приёмов граждан, публичные каналы.

Цель работы. Целью настоящей дипломной работы является исследование по вопросу организации системы документооборота как в предприятиях, организациях различны форм собственности, так и конкретно предметное изучение вопроса Роспотребнадзора города Гусиноозёрск Селенгинского района Республики Бурятия, Российская Федерация.

Эффективность всех решений, которые принимаются на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах. Если документ - это лицо организации, то документ Роспотребнадзора - это «визитная карточка» государства. Поэтому, к организации ДОУ в Роспотребнадзоре предъявляются высокие требования к оформлению документов.

Задачи работы. К задачам данной дипломной работы относятся:

-- отслеживание выполнения всех требований, которые предъявляются к делопроизводству в организации, в том числе такие, которые регламентированы приказом Федеральной Службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, от 24.05.05 № 408 "О введении в действие инструкции по делопроизводству в аппарате Федеральной Службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека", (в ред. приказа Роспотребнадзора от 26.08.05 № 671);

-- анализ структуры и системы документооборота в выбранной нами организации;

-- предоставление своего видения о путях повышения эффективности деятельности системы документооборота выбранной организации.

Объект исследования работы. Объектом исследования в настоящей дипломной работе является система и структура нормативного и организационного построения документооборота на базе выбранной нами организации. Изучение этого вопроса позволит судить о существующем уровне управления документацией в различных государственных учреждениях и в Роспотребнадзоре, его органах, о недостатках системы и о мерах улучшения документационной деятельности в целом.

В ходе дипломной работы будет изучена и проанализирована организация технологии документационного обеспечения деятельности Роспотребнадзора г. Гусиноозёрска, которая имеет волатильно-средние показатели по объёму обрабатываемой информации.

Для реализации задач документационного обеспечения Роспотребнадзора в её структуре была создана отдельная служба - Отдел документационного обеспечения Роспотребнадзора (далее по тексту - ДОУ). Поэтому, именно он был избран как фундаментальный объект изучения в данной дипломной работе.

Предмет исследования. Предметом исследования настоящей дипломной работы является система документационного обеспечения выбранной нами организации.

1. Теоретические основы организации документационного обеспечения

1.1 Сущность документационного обеспечения управления в организации

Документационное обеспечение - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами и является важным аспектом работы любого предприятия или организации: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Документ (с латинского поучительный пример, способ доказательства) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Функции документа:

- информационная;

- организационная;

- коммуникативная;

- юридическая.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях её материальный носитель.

Для принятия оптимального управленческого решения информация должна удовлетворять следующим критериям:

- полнота;

- оперативность;

- достоверность.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с документами (получение, регистрация, обработка).

Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях, хранения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их использования или отправления.

Классификация документов - деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность их обработки и ответственность исполнителей, ускоряет исполнение и контроль, облегчает работу архивных учреждений.

В документировании под стандартизацией понимается процесс установления и применения оптимальных правил, норм оформления документов, принятых в установленном порядке для использования.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Для получения эффекта от документооборота, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документооборот -- деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Электронный документооборот.

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создаётся база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

В РФ, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

- Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

- ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

- Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Основные организационные структуры службы ДОУ:

Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро.

В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

Отдел рационализации ДОУ - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (обращений граждан) занимается приёмом и учётом предложений, заявлений и жалоб граждан. Её функции следующие:

-- подготовка обращений к рассмотрению руководством;

-- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

-- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

-- организация приёма граждан по личным вопросам руководством организации.

Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

- обеспечение документирования управленческой деятельности;

- организация работы с документами в учреждении;

- совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

- Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- Контроль за исполнением документов;

- Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

- Обеспечение защиты информации.

Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

Руководство теряет целостную картину происходящего.

Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания и способность организации поддерживать внешние контакты.

Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.

В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

1.2 Особенности системы автоматизированного (электронного) документооборота

Компьютерные технологии уже достаточно продолжительное время применяются в автоматизации офисных задач и процедур. Большая часть технологий направлена не на повышение эффективности действующих процедур организации, но на изменение характера работы в ней в целом. При разработке автоматизированных офисных систем возникает ряд вопросов по организации. Как эта технология будет воспринята со стороны персонала организации? Как это повлияет на определение традиционной работы? Мы попытаемся представить описательную модель и выработать предложения, касающиеся потенциального воздействия автоматизации делопроизводства в организации и подчеркнуть необходимость использования автоматизированной систем документооборота для повышения продуктивности работы в Роспотребнадзоре.

Термин "автоматизации делопроизводства", как правило, относится к использованию интегрированных компьютерных и коммуникационных систем для поддержки административных процедур в офисе. Автоматизированные системы обеспечивают структурные методы обработки деятельности и коммуникаций на основе комплексной сети и могут включать в себя текстовый процессор для создания корреспонденции, электронные системы сообщений между участниками сети, единую систему связи, услуги телеконференций, факсимильной передачи, электронные системы подачи информации, включая отчётность, он-лайн календарь, единый для всех, роутинговые (маршрутизационные) правила для прохождения документации, а также системы с файлами организации [34], учитывая систему внутреннего согласования и прохождения документов по цепочке. Также, как правило, такие системы включают в себя эффективную систему оповещений для участников, по событиям - новое письмо, новый документ, обновления в базе знаний и т.п.

В автоматизированной среде, не только все процессы будут выполняться более эффективно, но и сама концепция делопроизводства будет изменена. Наибольший потенциал для автоматизации делопроизводства ожидается от улучшения канцелярских и административных задач и от ускорения работы сотрудников, получая в том числе отчёты касательно их загрузки и эффективности их деятельности.

Рассмотрим два основных фактора мотивации организаций рассмотреть вопрос внедрения автоматизированной систем управления документооборотом. Первый -- острая необходимость повысить производительность всех управленческих процессов. Нами в разделе 2 было подсчитано, что до 80 процентов рабочего времени исполнителей тратится на письменные коммуникации, множество которых может быть автоматизировано делопроизводством. Вторая причина - возрастающая сложность организационных мероприятий, процессов и принятия решений в среде уплотняющейся информационной потребности.

Наиболее традиционные формы коммуникации, такие как телефон, почта и личное общение, могут оказаться низкоэффективными в обработке больших объёмов информации [35]. В будущем эта технология может быть единственно возможным способом обработки информации в более сложных и быстро меняющихся организационных условиях.

Мы имеем дело со сбором и распространением информации, которые ещё до недавнего времени не были автоматизированы в какой-либо системе.

Структура построения автоматизированной системы, как правило, следующая: все компоненты автоматизированной системы документооборота, как правило, выполнены на основе рабочих станций сотрудников, подключённых к сети интернет или интранет. Иными словами - каждый пользователь АСЭД подключён к ней на своём компьютере/

Рабочие станции хранят данные удалённо или через центральный сервер, что упрощает доступ к информации и её распространению. Функции рабочей станции могут быть адаптированы для различных ролей, например, управленческих, профессиональных, секретарских. Каждая рабочая станция будет иметь три составляющих: связь, обработка текста и персональные приложения. Приложения могут быть совершенно разные, в зависимости от структурного подразделения Роспотребнадзора, которое им будет пользоваться: для процесса согласования, приложение формирования и отправки документации внутри организации, формирования и отправки писем и иной официальной корреспонденции вовне Роспотребнадзора, приложение доступа к единому хранилищу документов, для автоматической регистрации входящей и исходящей корреспонденции и иные.

Функции АСЭД, которые позволяют готовить, редактировать и сохранять документы, могут быть дополнены новыми возможностями: авто-заполнение документов, их индексация, созданием перекрёстных ссылок для оптимизации их поиска по ключевым словам, после помещения их в общедоступную базу. Также, возможна автоматическая передача данных, автоматические исходящие звонки и автоматическое определение номера звонящего, по данным его телефонного номера, хранящегося в базе данных (если звонящий уже обращался в организацию, предоставив при этом свой номер телефона).

Межличностное общение возможно посредством электронного «почтового ящика». Также, возможно (и рационально) - создание базы данных адресатов, не только внутри Роспотребнадзора города, но и всего Роспотребнадзора в стране и, при необходимости - внешних адресатов, организаций и федеральных органов.

Также, систему АСЭД можно интегрировать с электронными каналами коммуникаций с населением, когда приходящие электронные обращения на почтовый ящик Роспотребнадзора будут автоматически регистрироваться, распределяться по исполнителям, их срок будет автоматически проставляться и мониториться, пользователю будут периодически генерироваться уведомления о нахождении у него на исполнении того или иного электронного обращения от населения. Также он сможет - после верификации его электронного ответа соответствующим начальником и службами внутри организации - направлять ответ по результату проработки вопроса, указанного в обращении, обратно заявителю.

Также, он-лайн календарь и расписание могут быть использованы для того, чтобы назначать встречи посредством АСЭД, при этом, регулируя свою нагрузку и синхронизируя доступность своего времени со временем остальных участников встречи. Также, с помощью этого же инструмента, можно формировать и рассылать протоколы встреч. Если будет требоваться их автоматическая регистрация - это также можно будет встроить в функциональность АСЭД.

В системе могут быть настроены личные и групповые напоминания о предстоящих событиях: напоминания о встречах, основанных на автоматическом календаре, отслеживание графиков проекта, напоминания о находящихся в работе поручениях, заданиях и документах.

Важной особенностью АСЭД в рамках описываемой, является лёгкая доступность её информационных ресурсов для всех участников АСЭД, подключённых к ней. В первую очередь, для руководителей.

Уровень зрелости АСЭД рассчитывается формулой: общее количество не подключённых к АСЭД работников организации, делённое на общее количество подключённых. Чем ниже получающаяся величина, тем выше процент использования АСЭД и, следовательно, выше уровень зрелости АСЭД в данной организации. Необходимо, чтобы в результате проекта внедрения АСЭД в Роспотребнадзор города Гусиноозёрска результат формулы был равен нулю - тогда проект будет на 100% эффективен.

При этом, можно также рассматривать аспекты внедрения отдельных частей АСЭД - тогда эффективность может рассчитываться, как количество сотрудников организации, которых планировалось подключить, по отношению к количеству действительно подключённых. В таком случае, если процент также будет стремиться к нулю, результат можно будет признать удовлетворительным. Как примеры частичного внедрения АСЭД в организации, можно привести:

- внедрение только электронного оборота писем внутри сотрудников организации;

- внедрение только электронной регистрации поступающих документов с их распределением и контролем исполнения;

- внедрение только автоматизированного доступа в архивным данным и т.д.

Также, неотъемлемой частью проекта по внедрению АСЭД должно являться запрещение выполнения ежедневной работы, кроме как использовать систему. Потому что иначе будет высок риск того, что после внедрения, системой не будут пользоваться, поскольку у сотрудников будет такая альтернатива. Например, рабочий стол АСЭД может в себе сочетать привычный функционал для пользователя со всеми новыми функциями, которые станут ему доступны. И вызов всех из них должен происходить из единого рабочего окна. Тогда пользователем будет оценён уровень практичности и удобства пользования и он самостоятельно в скором времени перейдёт на использование АСЭД, без административных или иных принуждений.

Внедрение АСЭД полезно с точки зрения разделения работ и более узкой специализации работников организации - это приведёт к сокращению необходимого обучения нормативной документации новых сотрудников, а также уже существующих, поскольку все технические контроли и вопросы сможет покрывать сама система, при должной её настройке в процессе внедрения.

Наиболее распространённое решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями:

- средства и правила создания документов,

- ведения их электронного архива,

- поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

- организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

- От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

1.3 Типовые проблемы внедрения АСЭД в организации

Рассмотрим типовые проблемы при внедрении систем электронного документооборота:

Человеческий фактор и консерватизм сотрудников.

Автоматизированные системы электронного документооборота (АСЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от её использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать эту проблему? Работа с людьми - это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учёт его особенностей, как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причём, не снижая нагрузку.

Переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. На этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать своё превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определённая информация, которую они получили от тех, кто первым прошёл обучение.

Фактор руководства.

Фактор руководства - самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедрённой только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе.

Одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению АСЭД руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчинённых, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация процессов. Интересно, что уже внедрённая система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие АСЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжёлая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение АСЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.

Однако сказанное не значит, что внедрение системы электронного документооборота в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты АСЭД, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удалённый доступ к документам, экономию дискового пространства за счёт миграции устаревших документов на более дешёвые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию-партнёра по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации.

Придание электронному документу юридической силы.

Ещё одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдёт некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

Если же определённые потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с реальной подписью. Надо понимать, что целью АСЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придётся только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной правоустанавливающей копии, что все равно приведёт к существенному снижению объёма бумажных документов.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объёмах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров.

Миграция существующих документов.

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, можно столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива - дело безнадёжное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путём сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Некоторые АСЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.

При внедрении АСЭД в государственных органах необходимо учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.

Проблемы, которые создаются сложной схемой финансирования проекта внедрения АСЭД (требования по проведению конкурсов, сложная схема принятия решений и прочее), вызывают особые сложности на начальных этапах. Поэтому работу по внедрению АСЭД в государственных органах всегда необходимо начинать с небольшого неспешного пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что "пилот" - это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Попытка заставить компанию-разработчика или даже собственных разработчиков создать на этапе "пилота" полностью работающую и готовую к тиражированию систему хотя и выглядит заманчивой, на самом деле крайне опасна. Задача "пилота" совершенно в другом: выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. При этом сам "пилот" имеет определённую стоимость, и, хотя компании-разработчики зачастую готовы пойти на значительные уступки в надежде получить заказ на внедрение всей системы, этим не стоит злоупотреблять: финансовая ответственность исполнителя всегда является более сильным фактором стимулирования по сравнению с финансовым интересом.

2. Исследование организации документационного обеспечения в федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор)

2.1 Общие сведения о Роспотребнадзоре города Гусиноозёрска

Федеральная Служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее по тексту - «Роспотребнадзор»), была создана в 2004 году, Постановлением Правительства РФ от 30.06.04 № 322 "Об утверждении положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека".

Роспотребнадзор города Гусиноозёрска был создан в том же году, на базе объединяющихся административных организаций, как Территориальный отдел Управления Роспотребнадзора по Республике Бурятия, в Селенгинском районе и располагается в настоящее время по адресу: 671160, Республика Бурятия, Селенгинский район, г. Гусиноозерск, ул. Школьная, д. 42.

Официальный сайт организации: http://admselenga.ru/category/rpn/, с помощью которого происходит публичное общение Роспотребнадзора города с населением.

Так, согласно нормативных актов РФ и Республики Бурятия, Роспотребнадзором выполняется ряд функций, возложенных на него как на единый орган, которому вменили заботу о здоровье населения.

Помимо основных функций, кратко изложенных ниже, имеется ряд второстепенных и вспомогательных задач. Также, Роспотребнадзором ведётся разнообразная статистика в разрезе качественных и количественных показателей.

Сообразно Приказу Федеральной службы (ФС) по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, № 731, от 10.07.12, наименование: «Об утверждении Положения об Управлении ФС по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» (с последующими изменениями и дополнениями) [20], основными функциями Роспотребнадзора являются следующие:

· Осуществление федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора;

· Установление причин и выявление условий по возникновению и распространению инфекционных и неинфекционных заболеваний (отравлений);

· Проведение на регулярной основе санитарно-эпидемиологических экспертиз, обследований, расследований и выполнение иных видов оценок, выдача санитарно-эпидемиологических заключений, которые предусмотрены законодательством в санитарной сфере;

· Разработка своих предложений и замечаний по нормативной документации, которая разрабатывается различными органами исполнительной власти, федеральными органами, институциями, являющимися стандартами, правилами, требованиями, актами, программами, мероприятиями, в части согласования текстов документов требованиям законодательства в сфере санитарно-эпидемиологического благополучия;

· Формирование консолидированной отчётности и её подача согласно установленного порядка, в местные органы самоуправления, федеральные и республиканские органы, о проведённых и запланированных мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия и обстановке;

· Участие в работе по созданию и функционированию системы контроля за санитарно-эпидемиологическим состоянием объектов массового сосредоточения людей.

Структура Роспотребнадзора города состоит 34 человека. Схематически это отображено на рисунке 1.



Рисунок 1 - Структура иерархической подчинённости Роспотребнадзора города Гусиноозёрск

Начальник Роспотребнадзора имеет трёх заместителей, по профильным направлениям. В структуру входят:

· Отдел по работе с обращениями от населения (6 человек);

· Отдел по работе с обращениями от юридических лиц (1 человек);

· Отдел по работе с организациями (1 человек);

· Отдел по статистической и финансовой отчётности (5 человек);

· Отдел по работе с персоналом (1 человека);

· Отдел метрологии и исследований (1 человек);

· Отдел сертификации и надзора (5 человек);

· Служба ДОУ (4 человека);

· Отдел по методологической работе (1 человек).

2.2 Анализ текущей деятельности Роспотребнадзора г. Гусиноозёрска

Для получения картины деятельности Роспотребнадзора города Гусиноозёрска, приведём следующие данные о его деятельности и уровни цифр по данным населения Селенгинского района Республики Бурятия:

1. За первое полугодие 2012 года, им было произведено 5526 исследований, из них - 34 на дифтерию, 58 на менингококк, 1684 на шигеллы/сальмонеллы, 975 нестандартных проб воды и пищевых продуктов, 796 смывов и 15 проб воздуха.

2. Уровень распространения острых отравлений в Селенгинском районе ниже среднего уровня по 2013 году. При этом, уровень смертности значительно превышает средний показатель в 26,11 единиц на 100 тыс. населения и равен 91,63 на 100 тыс. населения.

3. Отравления алкоголем и его суррогатами в Селенгинском районе чуть выше среднего уровня на 100 тыс. населения (185,4), против максимального уровня в Бичурском районе (400,5).

4. Селенгинский район входит в лидеры по негативной статистике среди смертности и заболеваемости по республике Бурятия.

5. В результате мониторинговых мер, предпринятых в 2013 году, в городе Гусиноозёрск, концентрации загрязнителей воздуха, превышающие гигиенические нормативы, не регистрировались.

Факты из пунктов 2-5 выше приведены с целью показать, в какой сложной санитарно-эпидемиологической обстановке приходится вести свою деятельность местному Роспотребнадзору.

Исходя из публичных источников, Роспотребнадзором города Гусиноозёрск принимаются и регистрируются уведомления о начале осуществления предпринимательской деятельности (далее по тексту - уведомления). К началу 2015 года, уже было зарегистрировано в Реестре уведомлений о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности 307 уведомлений, включая 38 уведомлений, которые поступили через Единый портал государственных и муниципальных услуг.

За весь 2014 год, Роспотребнадзору города поступили 217 уведомлений от юридических лиц из них наиболее существенные в количественном выражении следующие:

- розничная торговля: 39%;

- услуги по общественному питанию: 11%;

- предоставление гостиничных услуг: 8%;

- производство хлебобулочных изделий: 6%;

- производство прочих пищевых продуктов: 4%.

Через федеральный портал услуг рассмотрено и передано к регистрации 16 заявок о начале деятельности предпринимателей.

При этом, структура Федерального портала такова, что все заявления и уведомления, приходящие посредством него в организацию, попадают на обработку на центральный сервер - в Москву, откуда уже Главной службой Роспотребнадзора они в ручном режиме перераспределяются в региональные (республиканские) службы Роспотребнадзора, а из них - в местные (районные) службы. Таким образом, как мы видим исходя из приложения 3, в структуре документации, обрабатываемой ДОУ, нет отдельного индекса документа, который соответствует поступающим электронным обращениям через портал. При этом, что примечательно, - для обращений, которые поступают как в бумажном виде, так и в электронном, создан один и тот же индекс, что ещё раз свидетельствует о низком уровне автоматизации системы работы с документами в Роспотребнадзоре

2.3. Документальное обеспечение Роспотребнадзора г. Гусиноозерска

Схему документационного потока между службой ДОУ и иными структурными подразделениями, можно представить следующим образом (см. рисунок 2):



Рисунок 2 - Схема документационного потока между службой ДОУ и иными структурными подразделениями Роспотребнадзора города

Как вы видим, из рисунка выше, любой документ, какого бы типа он не был - внутренний, внешний или федеральный - во всех случаях проходит через службу ДОУ, которая его регистрирует первично или вторично. Таким образом, в Роспотребнадзоре города реализована система контроля не только за прохождением документов, но и за их выполнимостью.

...