Анализ постановки документационного обеспечения деятельности Роспотребнадзора г. Гусиноозёрска и направления его совершенствования

Как мы видим из журнала регистрации входящей документации (таблица 1), в нём отображаются данные не только о номере и дате поступившего документа, но также и сроки его передачи на выполнение и непосредственно выполнения.

Таблица 1 - Журнал регистрации входящей документации

Как видно из Таблицы 1, в журнале регистрации документации (основной журнал ДОУ), имеется вся информация для того, чтобы отслеживать путь прохождения документа. Единственным его недостатком является бумажная форма ведения, т.к. при потоке документов по 25 тыс. в год, необходимо каждый из них искать вручную с целью полного заполнения по нему всех данных. Ведь, когда любой документ только приходит на первичную регистрацию, по нему не заполняются такие поля как:

- Дата выполнения (получен от структурного подразделения);

- Срок выполнения (получен от структурного подразделения).

Для полного контроля, данные поля должны быть заполнены, ввиду того, что это полностью закрывает процесс прохождения того или иного документа внутри Роспотребнадзора города.

Кроме уже указанного журнала, в ДОУ ведутся также следующие журналы:

1. Журнал контроля особых поручений (документов);

2. Журнал просроченных документов (законодательных);

3. Журнал документов, переданных в архив;

4. Журнал документов, переданных из архива на постоянное хранение в Федеральное Хранилище;

5. Журнал получения под расписку и возврата документов в/из архива;

6. Журнал получения и передачи федеральных документов.

Каждый из указанных журналов ведётся сотрудниками ДОУ. Журналы номер 1 и 2 связаны с журналом регистрации документации, т.к. документ и срок его просрочки выписывается в журнал 3 из журнала регистрации документации, а в журнал 1 дублируются только те документы, на которых стоит гриф «особое поручение» и такой документ получен от Начальника или его заместителей. Как правило, документы особого поручения (они же - особый контроль), являются документами со сжатыми сроками рассмотрения и поступают от федеральных органов (при этом, не являются федеральными документами), как специальные поручения федерального или республиканского правительства.

Журнал документов, переданных в архив, описывает те документы, по которым выполнены необходимые действия и по которым делопроизводство закрыто. До того, как такие документы попадают на передачу в архив, они, как правило, хранятся в тех структурных подразделениях Роспотребнадзора, что были ответственны за его исполнение и передачу заказчику (информирование заявителя).

В Журнал документов, переданных из архива на постоянное хранение в Федеральное Хранилище, заносятся реквизиты тех документов, которые передаются на постоянное хранение в централизованное Федеральное Хранилище РФ или республиканское хранилище Республики Бурятия. Как правило, данный журнал заполняется перед тем, как документы будут переданы в архив (вместе с полагающимися по законодательству описями). И ведётся данный журнал не из года в год, начиная новый, но в срок до 20-ти лет, поскольку передача архивных документов в централизованный архив может происходить 1 раз в 5 лет (в идеале, каждый год). Так, реквизиты документов заполняются перед передачей в централизованный архив, по каждому отдельному документу. Перед этим, каждый документ должен быть отсортирован и проверен на предмет возможности его передачи в централизованный архив - прошёл ли минимальный срок его хранения (для каждого хранящегося документа он свой).

Журнал получения под расписку и возврата документов в/из архива - ведётся с целью учёта оборота документации, которая выдаётся сотрудниками ДОУ сотрудникам иных подразделений Роспотребнадзора города или иных организаций и учреждений, в соответствии с законодательным порядком из затребования и получения. В журнале также в обязательном порядке указывается основание для получения документа - служебная записка или постановление или иной официальный распорядительный документ.

Журнал получения и передачи федеральных документов - заполняется данными по федеральным документам, которые поступили в организацию и которые были рассмотрены и вышли из организации.

Схема потока документов, отображённая на рисунке 2, указывает на то, что в структуре ДОУ целесообразно выделить должность секретаря или референта, который будет систематизировать поток приёма и передачи документации в подразделение и из него. Сейчас такой должности в составе ДОУ нет.

Далее, документы, которые были зарегистрированы в ДОУ, поступают на обработку в то подразделение организации, которое ответственно за выполнение (обработку). Физически, для того, чтобы документ поступил из ДОУ в нужное подразделение, сотрудники ДОУ или того подразделения с периодичностью в несколько раз в день забирают документы из ДОУ и приносят в своё подразделение.

В связи с такой схемой прохождения, бывают ошибки назначения правильного ответственного подразделения, которое должно обработать документ (предоставить на него ответ). Нам не кажется такой путь прохождения оптимальным именно по этой причине - ведь лучше зоны ответственности структурных подразделений, должны знать начальник организации и его заместители. Поэтому, рациональным моментом во внедрении оптимальной системы управления документооборотом в организации, должно быть включение их в цепочку распределения документов. И только после того, как начальник или его профильный руководитель определит путь документа (ответственное структурное подразделение), сам документ должен попадать в ДОУ для его регистрации.

При этом, в ДОУ каждый поступивший документ подлежит обязательному копированию (снятие ксерокопии), на которой также производится простановка копии регистрационного номера оригинала документа. Это выполнено не столько с целью соблюдения Приказа № 408 от 24.05.05, которым была утверждена Инструкция о делопроизводстве в организациях Роспотребнадзора, сколько с целью трассировки документов и их отслеживания в условиях потери. Так, при потере, каждый документ будет иметь свою копию, что позволит установить оригинальный текст документа. Статистики потерь документов в данной организации, нам, к сожалению, достать не удалось, однако, по словам сотрудников ДОУ, потери случаются с каждым двадцатым документом. Это лишний раз свидетельствует не столько о халатном отношении к документации и к её обороту, сколько о необходимости значительного улучшения существующей системы документооборота. Современные системы документооборота, кроме непосредственно, передачи документов по инстанциям, позволяют получать и накапливать различную отчётность и измерять время прохождения документов по стадиям.

В результате, документы, проходя через ДОУ, возвращаются к ДОУ после их выполнения. Тогда, в журнале регистрации документов заполняются пустые графы и документ определяется на хранение в то структурное подразделение, которое выполнило (обработало) документ.

Если в процессе обработки документа, была создана необходимость выполнения ответа заявителю (физическому или юридическому лицу или организации/учреждению/органу и т.п.), то к документу в обязательном порядке должно быть приложено письмо, которым будет выполнено извещение заявителя. Такое письмо регистрируется в Журнале регистрации как самостоятельный документ, которому присваивается свой номер и индекс и передаётся на отправку.

В таблице 2 показана система индексации документов в процессе присвоения им номера. То есть, помимо номера, каждому виду документа присваивается также его индекс.

Таблица 2 - Схема индексации видов документов

Всего в номенклатуре имеется 22 различных индекса, каждый из которых служит для разного вида документации. Кроме того, индексирование выполняет важную функцию маршрутизации документации - ДОУ, присваивая тот или иной индекс, после регистрации документов, направляет документ в необходимое структурное подразделение, отвечающее за обработку каждого индекса.

Указаны зоны ответственности каждого структурного подразделения по обработке индексированных документов (иными словами, полностью дана картина имеющейся маршрутизации индекса к подразделению). Из этого же приложения, мы узнаем о том, сколько времени в среднем требуется на обработку каждого индексного документа.

Промежуточный вывод, который нами может быть сделан по результатам вышеизложенных данных и таблицы 2 в частности - в Роспотребнадзоре есть система маршрутизации документации, используемая с определённой долей эффективности, но нет хотя бы какого-либо уровня автоматизации. По нашему мнению, существующая система документооборота чрезмерно перегружена деталями, поскольку индексирования можно было бы избежать, внедрив автоматизированную систему документооборота. На этом вопросы мы детально остановимся в разделе 3 данной дипломной работы.

В системе документооборота, контроль и выполнение аспектов которой возложены на службу ДОУ Роспотребнадзора города Гусиноозёрск, наиболее важным и основополагающим документом по документообороту является Приказ Федеральной Службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 24.05.05 № 408 "О введении в действие инструкции по делопроизводству в аппарате федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека" (в ред. приказа Роспотребнадзора от 26.08.05 № 671). Данный документ был создан на базе и с учётом Постановления Правительства РФ от 29.06.09, № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Фактически, на основе данной инструкции, практически полностью, «под копирку», разработан и введён в действие локальный приказ по Службе города, основываясь на котором, строится вся система работы в Роспотребнадзоре города.

Данные документы формируют такие принципы:

-- отслеживаемость всех действий, произведённых над любым документом, который или поступает в Роспотребнадзор или формируется внутри него или выходит вовне Роспотребнадзора;

-- ведение учёта всех движений документации - каждому документу присваивается порядковый номер, с указанием номера структурного подразделениях Роспотребнадзора, который его обработал или создал. При этом, в целом эффективность всей системы документооборота Роспотребнадзора является достаточно низкой, поскольку подавляющее большинство документации создаётся и обрабатывается только на бумажных носителях. По нашему мнению, это должно лечь в основу формирования предложений по увеличение эффективности системы документооборота, в данной дипломной работе;

-- работа с архивом в организации;

-- требования к оформлению документации.

Кроме уже обозначенных выше, имеется ещё 28 федеральных и республиканских нормативных документов, которые регламентируют не только систему документооборота, но и всю деятельность Роспотребнадзора, в связи с чем, в повседневной деятельности Роспотребнадзора регламентировано более чем 50 основных видов деятельности и 154 формы и вида документов, которые могут иметь место. ДОУ необходимо классифицировать, обрабатывать и учитывать движение всех этих видов, сообразно построенной системе документооборота. Наше предварительное мнение заключается в том, что в Роспотребнадзоре недостаточно внимания было уделено вопросу систематизации и автоматизации системы документооборота.

В ведении службы (отдела) ДОУ (далее по тексту просто «ДОУ») Роспотребнадзора не только документы, которые генерируются извне или вовне, но также и документы внутреннего характера: штатное расписание, приказы о приёме на работу, о перемещениях сотрудников внутри иерархической структуры Роспотребнадзора, трудовые договоры, табели учёта рабочего времени, приказы о выходе на работу в выходные и праздничные дни, приказы об оплате сверхурочных работ, листки временной нетрудоспособности, расчёты среднедневного заработка, расчёты сумм по временной нетрудоспособности, расчёты сумм по беременности и родам, приказы о предоставлении очередных и внеочередных отпусков, расчёты сумм различных компенсаций, отпускных и увольнительных, приказы о выплате премий, приказы о начислении материальной помощи и материального вознаграждения, различные акты приёма-передачи, сметные документации, внутренние и внешние нормативные, законные и подзаконные акты, которые поступают в Роспотребнадзор на рассмотрение, согласование и утверждение, приказы о командировках, расчёты командировочных, авансовые отчёты, решения различных судебных инстанций и прочие документы. Словом, ДОУ полностью отвечает за корректное ведение документооборота в Роспотребнадзоре города, в связи с тем, что данные обязанности полностью возложены на него той нормативной документацией, которая перечислена выше.

Так, предметное ведение документооборота и его первичной архивации, в ДОУ Роспотребнадзора настроено таким образом, что в помещениях, предназначенных для этих целей, расположены металлические стеллажи, на которых располагаются документы. В ДОУ имеются несколько видов бумажных журналов, в которых фиксируется поступление того или иного вида документа, а также его передача на хранение и его перемещение вовне ДОУ. С помощью таких журналов, выполняется базовый и основной учёт всех движений документации. Следовательно, нет никакой электронной системы для обслуживания процесса движения документации.

На практике, также существуют физические ограничения для имеющейся системы документооборота в Роспотребнадзоре города, поскольку в среднем в году в Роспотребнадзоре создаётся, принимается и обрабатывается более чем двадцать пять тысяч документов, из которых более чем 60%, по информации сотрудников ДОУ, должно подвергнуться архивации. Следовательно, помещение, в котором расположен архив Роспотребнадзора в текущее время, не может справиться даже с уже имеющейся загрузкой потоком документации: только в 2014 году, на стеллажи архива Роспотребнадзора города было добавлено более двух кубометров документов, при общем количестве доступного полезного пространства в 6 кубометров. Из чего следует математический вывод, что до конца 2017 года место в архиве будет полностью исчерпано и для архивного помещения необходимо будет изыскивать более вместительное помещение, которого в здании Роспотребнадзора города к настоящему времени нет.

Для математического обоснования численности персонала службы Роспотребнадзора, мы использовали показатель «FTE» (Fundamental Time Equivalent), который, как мы рассчитали ниже, равен 190 полным рабочим дням, по 8 часов времени каждый, за 1 календарный год.

Для потребностей практических расчётов, 1 трудо-год одного сотрудника организации, который работает в нормальном режиме, соблюдая принятый рабочий порядок с выходными, праздниками, регулярным отпуском, нами рассчитан для оценки объективности и достаточности персонала. Кроме этого, показатель «FTE» будет нами использован в разделе 3 данной дипломной работы, для расчётов эффективности от внедрения предложений.

Формула расчёта 1 FTE следующая:

FTE = Чкд - Кпд - Кнр - Кот, где:

Чкд - число календарных дней в году;

Кпд - количество праздничных и нерабочих дней в году;

Кнр - Количество дней невыхода на работу среди персонала Роспотребнадзора за календарный год по уважительным и не уважительным причинам, в среднем на 1 сотрудника Роспотребнадзора в году;

Кот - Количество дней использованного законного и внеочередного отпуска в среднем на 1 сотрудника Роспотребнадзора в году.

Использовав данные службы персонала Роспотребнадзора города, получаем следующие величины цифр указанных коэффициентов (в среднем за период последних полных 4 лет):

Чкд - 365;

Кпд - 130;

Кнр - 12;

Кот - 33.

В результате расчётов, получаем, что 1 FTE равен 190.

Таким образом, мы выяснили, что 0,84 FTE в год тратится только на работу по регистрации документации различных типов, тогда как в обязанности сотрудников ДОУ входит ещё множество других обязанностей, в том числе и архивация документации, согласно должностной инструкции.

Исключительно на документационное обеспечение произведённых 5526 исследований за полгода 2012 года (а за год, таким образом, их проводится до 11052 единиц), на регистрацию их в Журналах (как входящие документы на обследования и контроль результатов их закрытия), в ДОУ тратится:

11 052* (среднее значение от регистрации внешнего и внутреннего документа = 3 минуты) = 33 156 минут = 69,08 дней, что составляет 0,36 FTE в год.

В результате мы видим, что общими затратами на работу по регистрации документов и контроль их закрытия, являются 1,20 FTE - то есть 1,2 трудо-года человека за каждый календарный год. Следовательно, один сотрудник службы ДОУ постоянно занят в зоне ответственности «регистрация документации».

В таблице 3 ниже приведены данные о том, сколько документов по типам (внешний, внутренний, федеральный) было обработано Роспотребнадзором города в разрезе временных рамок. Следует дать пояснения к таблице:

-- внешний документ - это документ, который поступил в Роспотребнадзор извне, то есть, от физических или юридических лиц, организаций или учреждений и по которому требуется выполнить ответ, регистрацию или иной вид реакции;

-- внутренний документ - это документ, который был разработан (выполнен) внутри Роспотребнадзора, как результат процессов его нормальной деятельности;

-- федеральный документ - общее обозначение для документации нормативного характера, которые поступили в Роспотребнадзор для рассмотрения, согласования или утверждения.

Таблица 3 - Структура документации по типам, обрабатываемой Роспотребнадзором города.

Исходя из Таблицы 3, которая агрегирует статистику по документационным потокам Роспотребнадзора, видно, что данная организация обрабатывает в год до 25 400 документов различных типов.

Из них, в среднем, внешние документы занимают 64%, внутренние - 35% и федеральные - 0,3%.

При этом, документопоток увеличивается с каждым годом, в разрезе: внешние документы: на 4,1%, внутренние документы - на 4,5% и федеральные документы - 13,2%. Документопоток в 2014 году, по сравнению с 2010 годом, возрос с 20 690 единиц до 25 400 единиц или на 22,8%.

Исходя из того, что ДОУ данной организации должен зарегистрировать каждый документ, присвоив ему последовательно нарастающий порядковый номер и перераспределить его на исполнение соответствующему внутреннему подразделению, можно подсчитать, что в год подразделению ДОУ требуется до 10,2 новых журнала вместо уже заполненных: в каждом журнале может поместиться до 2500 записей (практическое наблюдение работы с бумажными журналами).

А поскольку, как уже ранее упоминалось, до 60% документов необходимо архивировать, то в таком случае, до 15 240 документов подлежат архивации в помещении Роспотребнадзора. По истечению 10 лет, архивы подлежат сдаче в архивы Республики Бурятия или в Федеральные архивы РФ.

В таблице 4 ниже представлено среднее количество времени, которое затрачивается в службе ДОУ на регистрацию одного документа.

Таблица 4 - Затрачиваемое время на регистрацию документов, зависимо от их типа, обрабатываемых ДОУ Роспотребнадзора города

документационный реквизит делопроизводство

Результатом обработки данных Таблиц 3 и 4 является время, которое затрачивается службой ДОУ на работу в год со всеми документами (только на регистрацию документации, средние значения):

- внешние документы: 59 507 минут;

- внутренние документы: 16 426 минут;

- федеральные документы: 406 минут.

Итого: 76 338 минут, или 1272 часа, или 159 дней.

По информации, полученной от сотрудников ДОУ Роспотребнадзора, а также от сотрудников иных структурных подразделений, в разрезе 2013-2014 гг. (см. приложение 3), общее количество документации, которые они обработали или составили (выработали), составляет 25 388 единиц за 2013 год и 25 400 единиц за 2014 год. По словам сотрудников ДОУ и Начальника этой организации, это более чем на половину превышает исполнительность и продуктивность в разрезе количества документации, по сравнению со службами Роспотребнадзора иных районов Республики Бурятия. При этом, достоверность этих устных сведений нами проверена быть не может ввиду внутреннего характера информации по остальным организациям Роспотребнадзора Республики Бурятия.

Так, в табличных данных приложения 3, показаны все основные и необходимые нам для расчёта сведения:

· Вид документа;

· Индекс документа;

· Ответственное за обработку документа структурное подразделение Роспотребнадзора;

· Количество поступивших документов в 2013 и 2014 годах;

· Время, затрачиваемое на обработку документа (решение вопроса по нему), минут, по информации сотрудников организации;

· Расчётные данные в минутах, часах и FTE по затратам времени на обработку (подготовку) каждого вида документа;

· Суммирование данных расчётных показателей.

По результатам расчётов чётко видно, что на выполнение работы в рамках имеющихся объёмов, сотрудникам организации необходимо тратить в год 30,46 FTE (2013) и 33,54 FTE (2014).

В 2013 году фактическая численность персонала, по данным службы персонала организации, составляла 32 человека, а в 2014 - 34.

Из этого следует, что расчётные данные подтверждают обоснованность численности организации по количеству сотрудников, в обоих исследуемых годах.

Выполнить аналогичные расчёты для прослеживания более далёкой ретроспективы, не представляется возможным, ввиду сразу нескольких факторов:

-- Индексация документов была введена в организации только в конце 2012 года и с полной эффективностью заработала только с 01.01.2013 г.;

-- Ранее чем середина 2012 года, данных об обработке информации не было, ввиду реорганизации структуры Роспотребнадзора и данные ранее чем 01.07.2012, являются нерепрезентативными;

-- Почти полное обновление штата организации на протяжении 2011-2012 годов, приводит к отсутствию данных о длительности обработки документации в этот период и ранее.

Как мы видим, наибольшее время тратится на обработку следующих типов документов:

1. Внутренние служебные записки (14 641 часов или 9,63 FTE);

2. Обращения от организаций/учреждений/государственных органов (11 184 часа или 7,36 FTE);

3. Внешние служебные записки (8 120 часов или 5,34 FTE);

4. Запросы на экстракцию оригиналов документов из архива (1 784 часа или 1,17 FTE);

5. Иная документация (6 700 часов или 4,41 FTE).

Как мы видим, почти 28 трудолет в год (27,91 FTE) тратится только на эти основные 5 типов документации. Это означает, что 28 сотрудников постоянно заняты рутинной работой на однотипных операциях.

Наши общие выводы по данному разделу следующие:

1. Уровень автоматизации в Роспотребнадзоре города низок - фактически, компьютерные системы на рабочих местах нужны только для генерирования и обработки бумажных документов, система обмена электронной информацией между сотрудниками отсутствует;

2. Большинство своего времени сотрудники тратят на выполнение бумажных, рутинных операций - сразу 28 человек из 34 заняты ними.

Наиболее продуктивным предложением, по результату изложенной информации в разделе 2, мы видим только внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (далее по тексту - «АСЭД») в организации.

Размещено на Allbest.ru