Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Основы управления персоналом

Основы управления персоналом

Теории, философия и принципы управления персоналом. Организация деловой оценки и отбора претендентов на вакантную должность. Технология подбора и расстановки кадров. Функционально-стоимостной подход к повышению эффективности деятельности работников.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид учебное пособие
Язык русский
Дата добавления 26.12.2015
Размер файла 5,4 M
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

О

У

8

Анализ результатов тестирования и оценки

О

У

9

Проведение собеседования с аттестуемым работником

У

У

О

10

Составление рекомендаций по результатам собеседования

У

У

О

11

Подготовка приказа в соответствии с результатами аттестации

Р

У

У

О

12

Издание приказа по результатам аттестации

Р

О

Условные обозначения:

Р - принимает решение, издает приказ;

О - организует работу по аттестации и отвечает за ее проведение;

У - участвует в аттестации.

Глава 4. Управление эффективностью деятельности персонала

4.1 Единство функционального и стоимостного подходов при анализе и повышении эффективности управления персоналом

4.1.1 О единстве функционального и стоимостного подходов

Единство функционального и стоимостного подходов при повышении эффективности систем управления, в том числе системы управления персоналом, достигается посредством применения метода функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Метод ФСА занимает важное место в системе прогрессивных инструментов совершенствования управления, содействующих повышению эффективности трудовой деятельности и производства. Так как одним из принципов ФСА является функциональный подход, высокая универсальность которого доказана многолетней практикой, то этот метод стали применять (наряду с техническими системами) также в области организации труда и систем управления. Функциональный подход имеет большое значение для понимания системы. Именно функции определяют структуру, содержание системы управления, распределение прав, полномочий и ответственности отдельных органов и должностных лиц.

Соотнесение функций органа управления с управляемым объектом дает информацию о том, насколько необходим этот орган. Соответствие функций системы управления функциям производственной системы - необходимое условие эффективного построения систем управления организацией, так как система управлениям существует не сама по себе, не для себя, а для обеспечения эффективного функционирования производственной системы.

Функциональный подход имеет большое значение для изучения и построения любой системы управления, в том числе системы управления персоналом. Однако нет функций без их носителей. Функции системы управления "привязаны" к их носителям - системе управления, подразделению, работнику. Ту или иную конкретную функцию в системе может выполнять не любое подразделение или работник, а лишь конкретные подразделения и работники. Поэтому при построении системы управления каждое подразделение формируется под определенные функции. В свою очередь, подразделение или работник влияют на функции, их качество. Например, одну и ту же функцию по диспетчированию производства два разных диспетчера выполняют по-разному. То же самое можно сказать о целом подразделении.

Хотя функции и определяют структуру системы управления, первичными по отношению к ним являются их носители (компоненты системы), поэтому их взаимосвязь и взаимодействие также влияют на структуру. В то же время и структура системы влияет на компоненты, интегрируя их, и на выполняемые ими функции, изменяя последние.

Каждая функция управления подчинена цели и осуществляется ради достижения цели, которая является объективно обусловленной. Однако функции управления осуществимы только тогда, когда реализуются возможности носителей функций системы управления и внешней среды, которая питает систему управления информацией, финансами и другими необходимыми для функционирования и развития системы ресурсами.

Функциональный подход обязательно должен идти рядом с системным подходом в исследовании. ФСА как метод системных исследований обладает такими свойствами. Изучение функций систем управления при помощи метода ФСА позволяет проводить анализ всех составляющих систему управления носителей функций, внешней среды, их состояния и взаимосвязей. При этом ФСА дополняется стоимостным анализом, что выгодно отличает этот метод от других традиционных методов, распространенных в практике проектирования систем управления организацией.

ФСА позволяет определить состояние функционирования и тенденции развития системы управления, отдельного подразделения или работника, которые происходят в ходе реализации ее (системы) потребительной стоимости. Кроме того, ФСА позволяет выявить затраты, необходимые для осуществления функций системы при заданном уровне их качества.

Первая часть ФСА - функциональный анализ системы управления - имеет определенную историю и опыт, широко применяется на практике. Этого не скажешь о второй части - стоимостном анализе (если говорить о стоимости функций управления). Определение затрат (стоимости) на осуществление функций системы управления имеет свои сложности и большую специфику в отличие от стоимости выполнения функций технических систем. В данном учебнике этой проблеме будет посвящен специальный раздел. Однако следует иметь в виду, что она еще не решена до конца ни в теории, ни в практике.

Что же такое стоимость функций управления? Это прежде всего, затраты, связанные с содержанием носителя функций (система управления, подразделение, работник, аппарат управления). Она включает заработную плату управленческих работников с отчислениями на социальное страхование, стоимость технических средств управления (амортизацию), стоимость канцелярских принадлежностей и т.п. Но так как готовая продукция, которая становится товаром и реализуется на рынке, создается не только трудом управленцев, то эти затраты являются частью себестоимости продукции и входят в состав соответствующих статей затрат. Поэтому правомерно говорить не о стоимости функций управления, а о затратах на их осуществление. Эти затраты возмещаются предприятию вместе с продажей товара - готовой продукции, в себестоимости которой они заложены. Поэтому и оценку степени их общественной необходимости дает рынок, судя по товару в целом в процессе реализации его потребительной стоимости.

Самостоятельно же в общественные отношения при реализации готовой продукции носители функций управления не вступают, а значит, не могут иметь потребительную стоимость в этом смысле. Тогда выражение "потребительная стоимость функций управления" является неточным. Ведь ни функции управления, ни их носители не являются товаром, а значит, и не реализуются на рынке. Функции управления влияют на себестоимость товара, участвуют в ее формировании, влияют на потребительные свойства товара, участвуют в формировании его потребительной стоимости, имея некую промежуточную потребительную стоимость, которую лучше называть потребительными свойствами, а еще точнее - качеством функций управления, уровень которого оценивается при помощи системы показателей.

Таким образом, ФСА позволяет посмотреть на систему управления или ее часть (как на товар: со стороны потребительной стоимости и стоимости) с двух сторон: одна сторона - состав и качество осуществления функций управления и вторая - затраты на осуществление функций. При этом обе стороны рассматриваются в единстве, так как являются сторонами одной медали. Поэтому в философском смысле основную задачу ФСА системы управления можно представить как достижение этого единства путем разрешения противоречия между качеством функций управления и затратами на их осуществление.

Следует помнить, что стоимость и затраты понятия не идентичные. Они находятся на различных уровнях абстрагирования. Стоимость относится к более высокому уровню абстракции. Понятия "затраты", "издержки" близки по содержанию и их незначительное различие не играет существенной роли для анализа расходов на осуществление функций управления, поэтому в дальнейшем будем использовать термин "затраты".

4.1.2 Сущность и принципы функционально-стоимостного анализа

Функционально-стоимостный анализ - метод технико-экономического исследования функций управленческого персонала организации, направленный на поиск резервов снижения затрат на управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе выбора эффективных способов управления.

ФСА основывается на принципах:

* функционально-стоимостного подхода, который означает исследование функций управленческого персонала по выработке, обоснованию, принятию и реализации управленческих решений для достижения запланированного объема, состава товаров и услуг при минимальном уровне затрат на управление и производство;

* системного подхода, означающего исследование объекта как системы, включающей в себя другие составные элементы, без которых невозможно осуществление функций управления:

кадры управления, технические средства управления, организационная структура управления, технология управления, информация, решения. Рассматриваются внутренние связи между элементами объекта, которые находятся во взаимодействии, а также внешние связи объекта, которые являются частью системы управления более высокого уровня;

* народнохозяйственного подхода к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на персонал аппарата управления организации. Народнохозяйственный подход требует анализа и оценки функций и их носителей на всех этапах жизнедеятельности системы управления (создания, функционирования, развития). Этот подход проявляется в постановке и решении проблем с общегосударственных позиций;

* коллективного творчества для поиска и выработки наиболее эффективных вариантов совершенствования управления, который состоит в том, что при проведении ФСА используется различное сочетание интуитивных, дедуктивных и других способов мышления. При этом для решения задач привлекают широкий круг специалистов разного профиля и разных уровней управления;

* соответствия степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации, который заключается в том, что определяются важность каждой функции системы управления в сравнении с другими функциями, фактические затраты на

их осуществление и качество их выполнения. Затем происходит сопоставление значимости функций с затратами на их реализацию и уровнем качества их осуществления. Этот прием позволяет дать экономическую оценку существующей и предлагаемой системе управления.

Основные задачи ФСА:

* достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления и затратами на его содержание;

* снижение затрат на производство выпускаемой продукции и оказание услуг, повышение их качества;

* повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;

* улучшение использования производственных фондов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

* сокращение или ликвидация брака.

Дадим определения важнейшим терминам ФСА.

Функция управления - направление управленческой деятельности, состоящее в оказании управляющего воздействия на объект управления. Функции управления выполняют руководители, специалисты и другие служащие родственных профессий с использованием однотипной информации для выработки, обоснования, принятия и реализации близких по содержанию управленческих решений.

Система управления - система, в которой реализуются функции управления. Система управления включает подсистему линейного руководства, функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления.

Классификация функций управления - группировка функций по различным признакам.

Декомпозиция функций управления - расчленение функций на составляющие их управленческие процедуры, а процедуры - на операции.

Управленческая процедура - часть функции управления, которая предусматривает определенную последовательность в осуществлении управленческих операций, фиксирует исполнителя операций, место исполнения, используемые технические средства, затраты времени на каждую операцию, необходимую информацию для выполнения операций.

Управленческая операция - это часть управленческой процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или другим служащим аппарата управления с применением (или без применения) технических средств управления для выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений.

Функциональные связи управления - связи между функциональными подразделениями организации, устанавливаемые для выполнения функций. Различают горизонтальные и вертикальные связи.

Горизонтальные функциональные связи - это управленческие связи между подразделениями аппарата управления, находящимися на одном уровне иерархии.

Вертикальные функциональные связи - это управленческие связи между подразделениями аппарата управления, находящимися на различных ступенях иерархии.

Внешние функции управления - функции по регулированию внешних связей со смежными и вышестоящими организациями.

Внутренние функции управления - функции по регулированию внутренних связей организации между функциональными подразделениями как одного уровня, так и разных уровней иерархии.

Главная функция управления - функция, для осуществления которой создан аппарат управления или отдельные подразделения.

Основная функция управления - функция, без которой не может быть осуществлена главная функция управления.

Вспомогательная функция управления - функция, способствующая осуществлению основной функции управления.

Носитель функции управления - отдельное функциональное подразделение, его составные части, должностное лицо или их совокупность, участвующие в реализации функции управления.

Затраты на осуществление функций управления - затраты на содержание носителя функций, а также затраты, связанные с процессом реализации функций управления.

Качество функций управления зависит от качества оргструктуры организации и процесса управления.

Анализ затрат на реализацию функций управления - определение затрат на содержание носителя функции, затрат на реализацию функции и сопоставление их со степенью значимости анализируемых функций при помощи специальной диаграммы.

Диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию ~ совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций и затрат на их осуществление. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней -приводятся затраты на их реализацию.

Диаграмма значимости функций и уровня их качества - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней - дается оценка уровню их качества.

Функционально-стоимостная диаграмма - графическое изображение функций управления. Анализируемые функции располагаются между двумя пунктирными вертикальными линиями, основные функции размешаются на горизонтальной линии в центре диаграммы, все вспомогательные функции - либо над, либо под основными функциями. Имеются специальные правила построения диаграммы. При помощи таких диаграмм выявляются бесполезные, вредные, несвойственные, дублируемые функции.

ФСА включает в себя следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, творческий; исследовательский, рекомендательный, внедренческий. Они хорошо вписываются в принятую последовательность разработки проекта совершенствования системы управления организацией, представленную на рис. 2.3.

Предпроектная подготовка охватывает подготовительный, информационный и аналитический этапы ФСА; проектирование - творческий, исследовательский и рекомендательный этапы ФСА; а внедрение - этап внедрения результатов ФСА.

4.2 Сбор, изучение и систематизация информации для анализа деятельности управленческого персонала

4.2.1 Подготовительные работы к проведению функционально-стоимостного анализа

На подготовительном этапе выбирается объект анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА и составляется рабочий план.

Объектом анализа может быть аппарат управления организации в целом или отдельное функциональное подразделение, аппарат управления цехом, участком, отдельный управленческий работник.

На этом этапе проводится комплексное исследование состояния производства и управления организации.

В результате исследования выявляются узкие места в сфере производства. Наиболее распространенные недостатки в сфере производства: высокая текучесть кадров, недостаток квалифицированных работников, большие простои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, низкий уровень специализации и ритмичности производства, неудовлетворительный уровень технологии и производительности труда, производственной культуры рабочих, высокая трудоемкость и себестоимость продукции, низкий уровень качества изделий, большой удельный вес брака и т.д.

Наличие узких мест в производственной системе, как правило, является следствием недостаточно четкой работы (или просчетов) системы управления организации в целом, а также цехов, участков, бригад. Поэтому анализ и выявление недостатков в производстве позволяют находить узкие места в управлении им (например, низкий уровень качества продукции может явиться следствием плохой работы конструкторско-технологических подразделений).

Затем выявляются недостатки в управлении тем или иным производственным подразделением (цехом, участком, бригадой), в функционировании той или иной подсистемы управления (линейного руководства, функциональной, целевой, обеспечения). В свою очередь, в каждой подсистеме выявляются недостатки по отдельным элементам (кадры, технические средства управления, информация и т.д.).

При комплексном исследовании широко используется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате обследования выбирается объект для первоочередного проведения ФСА.

Перечень конкретных задан проведения ФСА зависит от выбранного объекта анализа. Важнейшие задачи, решаемые с помощью ФСА системы управления: снижение расходов на управление, совершенствование управления организацией в целом и ее отдельным подразделением, а также цехом, участком, бригадой; улучшение организационной структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и должностных лиц, повышение качества процессов выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений, совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения системы управления.

Для соблюдения единого порядка проведения ФСА составляется рабочий план. В нем дается подробное описание работ по этапам, перечень необходимых информационных материалов. План распределяет все работы по исполнителям с указанием сроков проведения ФСА, его форма представлена в табл. 7.1.

ФСА деятельности управленческого персонала рассмотрим на примере работы отдела внешней кооперации и комплектации (ОВКиК) условной организации.

Выбор в качестве объекта анализа ОВКиК объясняется его ролью в обеспечении данной организации материальными ресурсами (удельный вес комплектующих изделий в себестоимости товарной продукции составляет 65-70 %) и наличием больших резервов в его работе.

Важнейшие задачи анализа деятельности ОВКиК: совершенствование технологии управления внешней кооперацией и комплектацией, совершенствование организационной структуры ОВКиК, уточнение функций отдела и его работников, повышение качества выполнения функций, рационализация взаимосвязей отдела с другими подразделениями и внешними организациями, совершенствование кадрового, информационного, технического обеспечения ОВКиК, снижение расходов на выполнение функций управления.

Таблица 7.1. Форма рабочего плана проведения ФСА

№ п/п

Наименование этапа ФСА

Содержание этапов

Информация для выполнения этапов

Источник информации

Исполнители

Сроки исполнения

4.2.2 Сбор, изучение и систематизация информации

Сбор, изучение и систематизация данных, характеризующих систему управления, отдельные ее подсистемы или работников, проводятся на информационном этапе.

Источником информации является следующая документация: планы и годовые отчеты работы организации, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, стандарты, штатное расписание, схемы управления организацией и ее подразделениями, данные бухгалтерской отчетности и т.д.

Изучение данных включает:

* описание состава и содержания выполняемых функций объекта анализа;

* уяснение сущности объекта анализа и характера процессов выработки, обоснование, принятие и реализация управленческих решений;

* характеристику кадров управления, применяемых технических средств, информации, используемой объектом в своей работе; организационной структуры и методов управления;

* изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления;

* изучение передового опыта в организациях-аналогах;

* подготовку информации для определения затрат на выполнение управленческих функций на основе нормативной документации и экспертного опроса, а также в результате изучения форм статистической отчетности и штатного расписания;

* построение функционально-целевой модели системы управления организацией или ее отдельной частью, где приводится состав функциональных, целевых и обеспечивающих подсистем и взаимосвязей между ними.

Источниками информации при анализе работы ОВКиК служат отчеты и справки по комплекции, положение об отделе, должностные инструкции, организационная структура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы документооборота, формы, документы, данные, исходящие и поступающие в ОВКиК, данные бухгалтерской отчетности, материалы анкетного и устного опроса всех работников отдела и складского хозяйства.

4.3 Анализ функций, выполняемых персоналом, и затрат на их осуществление

На аналитическом этапе осуществляются: формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.

Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная функция - управлять внешней кооперацией и комплектацией.

Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция.

Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций. Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения затрат на выполнение совокупности управленческих функций.

Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подразделения (рис. 7.1). Диаграмма строится по следующим правилам.

Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.

При помощи тестов "Как?", "Зачем?", "Когда?" отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос "Как?", а по направлению справа налево - на вопрос "Зачем?". Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос "Когда?" (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов можно увеличить. Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.

В табл. 7.2 приведен пример расчета затрат на выполнение функции "Определять потребности в комплектующих изделиях".

Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95 % всех затрат на выполнение функций ОВКиК.

Таблица 7.2. Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК

Полное наименование функций ОВКиК

Определять потребности в комплектующих изделиях

Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции

Годовые расчеты потребности

Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции

Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета

Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные

ПЭО, ПДО, ОПТ, ОГК, цехи, склады

Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции

Вышестоящие организации

Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных

Счетная машинка, компьютер

Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции

1 шт. - 2000 руб. 1 шт. - 35 000 руб. 39 руб.

Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад

Ст. экономист - 5500 руб. Экономист - 3200 руб.

Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество раз

Ежегодно 1 раз

Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года

160 ч 160 ч

Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование

11 218 руб.

Условные обозначения:

ПЭО - планово-экономический отдел;

ПДО - производственно-диспетчерский отдел;

ОРТ - отдел главного технолога;

ОГК - отдел главного конструктора.

Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (37 000: 10) = 3700 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (3700: 12) = 308 руб.

Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = = 8700 руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х 160: 173,4) = = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х х 0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) =11 218 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.

Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, которые формируются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл. 7.3.

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение затрат по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

При помощи диаграммы выявляются излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела.

Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты - 3000 руб. в год.

Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год.

Таблица 7.3. Формулировка и классификация функций ОВКиК

№

п/п

Наименование функции {глагол + существительное)

Дополнение к наименованию функции

Вид функции

Затраты на осуществление функций в течение года, руб.

1

Определять

потребности

в комплектующих изделиях

О

11 218

2

Составлять

заявки

на комплектующие изделия

О

600

3

Подавать

заявки

на комплектующие изделия

О

400

4

Получать

средства

на комплектующие изделия

о

600

5

Заключать

договора

на поставку

о

1 500

6

Составлять

спецификации

на комплектующие изделия

О

3 340

7

Акцептовать

счета

на комплектующие изделия

О

15 000

8

Руководить

работой

складов

О

22 300

9

Разрабатывать

лимиты

на комплектующие изделия

О

5 200

10

Снабжать

цеха

комплектующими изделиями

О

13 000

11

Разрабатывать

нормы

на комплектующие изделия

В

5 000

12

Защищать

заявки

на комплектующие изделия

В

3 000

13

Изыскивать

источники

на дополнительную поставку

В

700

14

Рассчитывать

штрафы

за несвоевременную поставку договоров

В

1 630

15

Контролировать

выполнение

договоров

В

20 000

16

Предъявлять

претензии

поставщикам

В

1 000

17

Составлять

протоколы

разногласий

В

2 770

18

Проверять

цены

на комплектующие изделия

В

800

19

Регистрировать

поступление

комплектующих изделий

В

13 240

20

Контролировать

приемку

комплектующих изделий

в

2 700

21

Контролировать

хранение

комплектующих изделий

в

4 680

22

Реализовывать

излишки

комплектующих изделий

в

5 340

23

Рассчитывать

остатки

комплектующих изделий

в

1000

24

Вести

учет

комплектующих, изделий

в

5 000

25

Контролировать

использование

комплектующих изделий

в

5 060

26

Вести

отчетность

о работе ОВКиК

в

5 060

Условные обозначения: О - основная; В - вспомогательная.

По названным причинам излишними становятся функции "Рассчитывать размер штрафов за несвоевременную поставку", "Предъявлять претензии поставщикам комплектующих изделий", "Изыскивать источники на дополнительную поставку изделий". Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год.

Несвойственна сотрудникам отдела работа на складах предприятия, в цехах (как правило в конце месяца) и т.п. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектующих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В результате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения производственной программы комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах необходимых комплектующих изделий.

Затем составляется схема функциональных взаимосвязей отдела (табл. 7.4), с помощью которой выявляются излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделениями предприятия по каждой функции отдела.

Таблица 7.4. Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации

Функции ОВКиК

Подразделения и должностные лица

ОГК

ОГТ

БМА

БРИЗ

ОГМ

ОГЭ

БТД

ПДО

ОМТс

ОВКиК

ФО

ОС

ПЭО

ООТиЗ

оОК

Бухгалтерия

ОТК

Директор

Гл. инженер

Зам. директора по коммерческим вопросам

Зам. директора по кадрам

Определить потребности в комплектующих изделиях

С

П

У

п

0

У

У

П

t

Р

Условные обозначения:

ОГК - отдел главного конструктора;

ОГТ - отдел главного технолога;

БМА - бюро механизации и автоматизации;

БРИЗ - бюро рационализации и изобретательства;

ОГМ - отдел главного механика;

ОГЭ - отдел главного энергетика;

БТД - бюро технической документации;

ПДО - производственно-диспетчерский отдел;

ОВКиК - отдел внешней кооперации и комплектации;

ФО - финансовый отдел;

ОС - отдел сбыта;

ПЭО - планово-экономический отдел;

ООТиЗ - отдел организации труда и заработной платы;

ОК - отдел кадров;

ОТК - отдел технического контроля;

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ;

С - согласовывает подготовленный документ по функции;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Так, за выполнение функции "Определять потребности в комплектующих изделиях" отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производственные программы предоставляют ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о наличии оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по коммерческим вопросам.

Для определения степени значимости функций ОВКиК создается экспертная группа. В ее состав входят начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела.

Каждый из членов экспертной группы заполняет матрицу попарных сравнений функций. В табл. 7.5 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВКиК. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функций.

По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наименования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. 7.5 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующих строке и столбце он проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам.

Таблица 7.5. Матрица попарных сравнений для основных функций ОВКиК

№ фун-кции

Функция

Номер функции

Сумма в бал-лах

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

Определять потребности в комплектующих изделиях

-

1

2

2

2

2

2

2

1

1

15

2

Составлять заявки на комплектующие изделия

1

-

1

1

1

2

2

2

1

1

12

3

Подавать заявки на комплектующие изделия

0

1

-

1

2

1

1

1

2

0

9

4

Получать средства на комплектующие изделия

0

1

1

-

1

2

2

2

2

0

11

5

Заключать договора на поставку

0

1

0

1

-

2

1

2

2

0

9

6

Составлять спецификации на комплектующие изделия

0

0

1

0

0

_

2

2

2

0

7

7

Акцептовать счета на комплектующие изделия

0

0

1

0

1

0

-

2

1

0

5

8

Руководить работой складов

0

0

1

0

0

0

0

_

2

1

4

9

Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия

1

1

0

0

0

0

1

0

-

1

4

10

Снабжать цеха комплектующими изделиями

1

1

2

2

2

2

2

1

1

__

14

Затем полученные значения эксперты заносят в сводную матрицу (табл. 7.6).

Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле:

К=31/32,

где К - коэффициент устойчивости экспертного ряда;

З 1-максимальная значимость в экспертном ряду;

32 "" минимальная значимость в экспертном ряду.

Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (Кн), который равен 2,0. Если значение К > Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции.

Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Количество экспертов может быть больше шести (см. табл. 7.6).

Таблица 7.6. Сводная матрица попарных сравнений основных функций ОВКиК

№ функции

Функция

Номер эксперта

Среднеарифметическое значение в баллах

Ранг функций

1

2

3

4

5

6

1

Определять потребности в комплектующих изделиях

15

14

13

16

15

14

14,5

1

2

Составлять заявки на комплектующие изделия

12

13

10

12

11

12

11,8

4

3

Подавать заявки на комплектующие изделия

г?

13

10

10

10

11

10,5

5

4

Получать средства на комплектующие изделия

11

10

15

13

16

12

13,0

3

5

Заключать договора на поставку

9

7

8

6

9

10

8,0

6

6

Составлять спецификации на комплектующие изделия

7

8

9

7

5

8

7,3

7

7

Акцептовать счета на комплектующие изделия

5

5

3

6

3

3

4,6

8

8

Руководить работой складов

4

4

4

4

5

2

4,0

9

9

Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия

4

4

3

2

3

3

3,2

10

10

Снабжать цеха комплектующими изделиями

14

12

15

14

13

15

14,0

2

На рис. 7.2 представлена совмещенная диаграмма значимости функций управления ОВКиК и затрат на их осуществление.

Из диаграммы видно, что затраты на осуществление функций "Руководить работой складов*, "Акцептовать счета на комплектующие изделия" и "Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия" не сбалансированы с их значимостью, поэтому в первую очередь необходимо совершенствовать процессы выполнения этих функций.

Достаточно трудоемки также функции "Определять потребности в комплектующих изделиях", "Снабжать цеха комплектующими изделиями" и "Составлять спецификации на комплектующие изделия".

Анализ деятельности ОВКиК позволил выявить низкий уровень качества выполнения отдельных функций (например, "Определять потребности в комплектующих изделиях").

Рис. 7.2. Совмещенная диаграмма значимости функций и затрат на их осуществление для ОВК иК организации

Уровень качества осуществления функций определяется по формуле:

Кк.ф.у. = (К, + К 2 + К 3 + К 4 + К 5'+ Кб)/6,

где Кк ф у - коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.

Расчетные формулы определения коэффициентов K1, К 2, К 3, К 4, К 5, К 6 приведены в табл. 7.7.

Таблица 7.7. Определение показателей качества функций управления

Показатель

Обозна-чение показа-теля

Формула расчета показателя

Наименование показателей, составляющих формулу

Коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции

К 1

Тф/Тр

Тф - суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, ч;

Тр - суммарное расчетное время использования технических средств управления в год, ч

Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функций

К 2

Кт.п. / Ко

Ктп- количество рабочих мест, отвечающих требованиям типовых проектов;

Ко - общее количество рабочих мест

Коэффициент нормирования труда исполнителей функций

К 3

В 1/В 2

В 1- время, затраченное на выполнение нормированных работ в год, ч

В 2- общее время работы в год, ч

Коэффициент регламентации функций управления

К 4

Кр/Ко

1С- количество функций {процедур), обеспеченных регламентирующей документацией; К - общее количество функций (процедур)

Коэффициент, дублирования функций управления

К 5

Кд/Ко

Кд- количество функций (процедур), дублируемых подразделениями аппарата управления, а также излишних функций

Коэффициент использования рабочего времени в производственных подразделениях, зависящих от работы аппарата управления

К 6

- потери рабочего времени в производственных подразделениях за год из-за несвоевременного или некачественного выполнения соответствующих управленческих функций, ч; /л - число функций (подсистем) управления;

л

- годовой фонд времени в соответствующих производственных подразделениях, ч; л - число подразделений

Диаграмма значимости функций и уровня их качества - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней - дается оценка уровню их качества. Строится по подобию диаграммы значимости функций и затрат на их осуществление (см. рис. 7.2).

Недостаточно высок уровень квалификации отдельных работников отдела. Неудовлетворительна система учета, хранения и использования материальных ресурсов. Требуют упрощения организационная структура отдела, информационные связи его с другими подразделениями. Необходимо разработать ряд регламентирующих деятельность отдела документов.

С учетом выявленных недостатков формулируются важнейшие задачи совершенствования управления снабжением производства комплектующими изделиями:

* сокращение затрат на выполнение следующих функций: "Руководить работой складов", "Акцептовать счета на комплектующие изделия", "Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия", "Снабжать цеха комплектующими изделиями" и др.;

* избавление от излишних функций; "Контролировать выполнение договоров", "Защищать заявки на комплектующие изделия" и т.п. (см. рис. 7.1);

* повышение качества выполнения функций: "Определять потребности в комплектующих изделиях", "Регистрировать поступление комплектующих изделий" и т.п.;

* повышение уровня обеспеченности производства комплектующими изделиями;

* совершенствование учета, хранения и использования комплектующих изделий;

* совершенствование функционального разделения труда в ОВКиК и повышение уровня его регламентации;

* механизация и автоматизация процессов выполнения функций отдела и т.п.

4.4 Разработка проекта повышения эффективности деятельности персонала

4.4.1 Определение путей повышения эффективности деятельности управленческого персонала

На творческом этапе выбираются методы поиска идей и активизации этого процесса, выдвигаются идеи способов выполнения функций управления, формулируются на основе предложенных идей варианты осуществления функций, дается оценка и выполняется предварительный отбор наиболее целесообразных и реальных вариантов выполнения функций управления.

При поиске путей совершенствования управления обеспечением производства комплектующими изделиями используются следующие известные методы: "мозговой атаки", контрольных вопросов, морфологического анализа.

Формируется экспертная группа в следующем составе: заместитель директора по коммерческим вопросам, начальник ОВКиК, руководитель одной из материальных групп отдела, экономист отдела, начальник складского хозяйства, начальник отдела АСУ, научный сотрудник научно-исследовательской организации или вуза. На творческих совещаниях экспертной группы обсуждаются следующие вопросы:

* Можно ли исключить вообще или передать другому подразделению аппарата управления какую-нибудь функцию из общего состава выполняемых отделом функций!

* Какие функции, относящиеся к ОВКиК, отдел не выполняет?

* Можно ли типизировать процесс выполнения каких-либо функций?

* Можно ли сократить затраты на выполнение каких-либо функций?

* Каким образом можно избавиться от излишних затрат?

* Осуществление каких функций можно осуществить с помощью ЭВМ?

* На сколько снизятся при этом затраты на выполнение функций?

* Каким иным способом можно выполнить какую-либо функцию?

* Как изменится уровень качества выполнения функций?

* Какие технические средства управления целесообразно приобрести ОВКиК?

* Какие внутренние и внешние связи ОВКиК являются излишними, каких связей недостает?

* Какие документы, формы или данные, поступающие или исходящие из отдела, являются излишними?

* Какие данные, необходимые для эффективной работы отдела, не поступают в отдел или поступают с опозданием?

* Как наиболее целесообразно следует распределить функции между работниками ОВКиК?

* Следует ли децентрализовать некоторые функции ОВКиК или наоборот - централизовать?

* Как следует изменить организационную структуру ОВКиК?

* Чему необходимо обучить работников ОВКиЮ?

* Какие регламентирующие деятельность ОВКиК нормативные документы необходимо разработать?

* Что нужно сделать для эффективной работы складского хозяйства?

* Как следует изменить систему планирования и экономического стимулирования процесса управления снабжением предприятия комплектующими изделиями?

* Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела?

* Как изменятся основные показатели деятельности организации в результате совершенствования работы ОВКиК?

Страница:


Подобные документы

  • Организация подбора и расстановки кадров на предприятии

    Сущность и значение подбора и расстановки кадров. Психологические аспекты управления персоналом. Оценка мотивационных факторов и психологического климата в коллективе. Рациональное распределение работников организации по структурным подразделениям.

    дипломная работа [163,2 K], добавлен 28.06.2011

  • Состояние и оценка эффективности управления персоналом на примере Тушинской детской городской больницы

    Теоретические основы управления персоналом. Функции и цели кадрового хозяйства. Методы отбора и подбора персонала. История создания, цели, задачи управления предприятия. Организация системы обучения кадров. Пути совершенствования управления персоналом.

    курсовая работа [50,1 K], добавлен 01.12.2010

  • Организация подбора кадров в организации и ее совершенствование

    Кадровая служба в организации, источники и проблемы подбора персонала. Исследование рынка труда, критерии поиска и отбора претендентов на вакантную должность. Повышение квалификации работников, проведение регулярной аттестации, анализ личного состава.

    курсовая работа [64,1 K], добавлен 09.11.2010

  • Отбор претендентов на вакантную должность

    Система отбора как система действия на различных уровнях управления персоналом. Профессиональный отбор: сущность и основные этапы. Особенности процедуры приёма на работу. Последствия ошибки при профессиональном отборе подходящей кандидатуры на должность.

    курсовая работа [57,5 K], добавлен 16.12.2012

  • Анализ процесса приёма и расстановки кадров на примере ЧПП "Сейм" и предложения по повышению его эффективности

    Принципы и задачи подбора и расстановки персонала. Отбор и расстановка кадров с помощью использования способов изучения личности. Предложения по устранению недостатков и усовершенствованию процессов найма, отбора и подбора персонала на предприятии.

    курсовая работа [51,2 K], добавлен 12.02.2012

  • Совершенствование работы системы управления персоналом

    Сущность, принципы и методы построения системы управления персоналом организации. Методика анализа основных трудовых показателей как основного критерия оценки эффективности управления персоналом. Мероприятия по повышению эффективности управления.

    дипломная работа [348,9 K], добавлен 23.07.2015

  • Анализ и совершенствование системы управления персоналом (на примере ОАО "Торговый Дом "Копейка")

    Исследование методологических основ управления персоналом предприятия. Проведение анализа производственно-хозяйственной деятельности ОАО ТД "Копейка", количественного и качественного состава кадров. Описание подбора, расстановки и обучения персонала.

    дипломная работа [1,4 M], добавлен 23.01.2015

  • Совершенствование отбора персонала в организации (на примере ГБУ ПО "Юрсовское лесничество")

    Критерии и основные методы отбора персонала. Анализ и оценка эффективности процесса отбора кандидатов на вакантную должность. Система управления персоналом в ГБУ ПО "Юрсовское лесничество". Разработка проектных мероприятий по совершенствованию отбора.

    дипломная работа [1,3 M], добавлен 22.06.2012

  • Разработка стратегии управления персоналом на примере ООО "Галерея-Алекс"

    Сущность, стратегия и принципы системы управления персоналом организации, концептуальный подход к ее разработке. Анализ управления персоналом ООО "Галерея-Алекс": состояние системы найма, обучения, оценки и отбора, мотивации и стимулирования персонала.

    дипломная работа [279,5 K], добавлен 08.12.2011

  • Система подбора, отбора и найма персонала (на примере ООО "Красноярское управление лесами")

    Основные принципы и различные методы отбора кадров. Процесс найма новых сотрудников. Комплексная оценка существующей системы управления персоналом. Повышение эффективности работы предприятия за счет улучшения системы подбора, отбора и найма персонала.

    дипломная работа [382,7 K], добавлен 27.01.2014

  • Управление персоналом на производстве

    Теоретические основы управления персоналом на производстве, его цели и задачи. Особенности развития и подготовки кадров. Принципы и методы управления. Организация работы кадровой службы предприятия. Методы оценки эффективности руководства коллективом.

    курсовая работа [27,8 K], добавлен 25.12.2014

  • Методы построения системы управления персоналом

    Методологические основы управления персоналом организации. Особенности и основные методы теории кадровой политики. Виды, этапы, специфика планирования личной карьеры. Служебно-профессиональное продвижение кадров, передовой опыт расстановки персонала.

    контрольная работа [22,4 K], добавлен 30.10.2013

  • Разработка проекта мероприятий по совершенствованию управления персоналом предприятия

    Системный подход к управлению предприятием. Современные методы управления персоналом. Структура управления организацией ИП Первышин В.Н., качественный состав работников. Оценка эффективности проекта совершенствования методов управления персоналом.

    дипломная работа [122,5 K], добавлен 11.01.2011

  • Анализ организации и управления персоналом

    Изучение концепции управления персоналом, классификация работников по категориям. Проведение анализа системы работы с персоналом на примере гипермаркета ООО "Реал". Особенности кадровой политики предприятия, условия подбора и оценки сотрудников.

    контрольная работа [43,5 K], добавлен 03.07.2010

  • Система управления персоналом на государственном, муниципальном предприятии

    Организация управления кадрами в современных условиях и основные направления совершенствования системы обеспечения и принятия кадров на работу предприятием. Стадии управления персоналом. Задачи и оценки качества набранных работников на ООО "СПСЗ".

    курсовая работа [36,9 K], добавлен 15.03.2009

  • Управление персоналом на предприятии Дебесская центральная районная больница

    Основы управления персоналом, методы подбора и отбора персонала по результатам анализа деятельности Дебесской центральной районной больницы. Исследование структурі, оплаты труда, привлечения кадров, развитие персонала, его мотивации и продвижения.

    дипломная работа [125,3 K], добавлен 04.08.2008

  • Совершенствование процесса управления персоналом на предприятии

    Сущность, основные понятия, способы и методы повышения эффективности управления персоналом. Анализ применения методов управления персоналом в организации. Разработка, обоснование и оценка предложений по повышению эффективности управления персоналом.

    дипломная работа [196,3 K], добавлен 19.07.2014

  • Организационные аспекты управления персоналом

    История развития понятия и организация системы управления персоналом на предприятии. Факторы воздействия на работников (иерархическая структура, социальная культура, рынок). Принципы, методы управления, функции и особенности службы управления персоналом.

    курсовая работа [34,6 K], добавлен 18.10.2011

  • Теоретико-философские и концептуальные основы управления персоналом

    Формирование науки об управлении персоналом. Характеристика современных теорий управления персоналом. Японское, американское и российское философско-понятийное осмысление управления персоналом. Концепции, закономерности и принципы управления персоналом.

    реферат [491,2 K], добавлен 17.02.2011

  • Система подбора и расстановки кадров в ООО "Спортсервис"

    Характеристика организационной структуры управления организацией. Анализ текучести кадров. Оценка эффективности системы подбора и расстановки персонала. Разработка мероприятий по ее совершенствованию и социально-экономическая оценка их эффективности.

    дипломная работа [296,5 K], добавлен 08.02.2014

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены