Построение рациональной системы управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

управление организационный бир реинжиниринг

Введение

1. Теоретические основы VSM

1.1 Понятие системы

1.2 Понятие обратной связи

1.3 Анализ нервной системы человека

1.4 Понятие VSM

2. Методология построения VSM

2.1 Общие правила построения VSM

2.2 Методология внедрения VSM

3. Рекомендации по построению VSM в зависимости от размера предприятия

3.1 Рекомендации по построению VSM для микропредприятий

3.2 Рекомендации по построению VSM для малого и среднего бизнеса

4. Применение концепции VSM в проектировании модели кол-центра

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В двадцатом веке темпы технологического развития достигли невиданных ранее масштабов. Несмотря на две мировые войны, за последние сто пятнадцать лет население земли увеличилось почти в пять раз - с 1.6 миллиарда до 7.32 миллиардов человек [1]. Было совершено значительное число открытий в физике, химии, медицине, генетике и эмбриологии. Никогда ранее в истории человечества наука не преображала жизнь людей таким стремительным образом. Последние два десятилетия только подтверждают этот тезис. Начало двадцать первого века было ознаменовано распространением интернета и мобильной связи, а также появлением возможности хранить и обрабатывать огромные объемы данных. В результате этих изменений инструментарий представителей многих профессий значительно изменился. Мы всё реже видим библиотекарей с бумажным каталогом, или же бухгалтеров, пользующихся счетами. Появление новых технологий вместе со всё возрастающей конкуренцией между компаниями заставляет их внимательно следить за изменениями в окружающей среде, новыми трендами, потенциальными возможностями и угрозами. В современном мире компаниям, как и героине Льюиса Кэрролла приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на одном месте [2]. В результате, наиболее гибкие и осведомленные фирмы получают возможность для быстрого, практически, экспоненциального роста, в то время как менее удачливые компании могут стать банкротами в самые кратчайшие промежутки времени. Таким образом, в сложившейся ситуации все более и более актуальным становится вопрос о быстром, практически моментальном, реагировании на любые изменения окружающей среды. Компании, организационная структура которых способствует построению правильной обратной связи и позволяет грамотно и оперативно контролировать внешние и внутренние сигналы, поступающие извне и изнутри фирмы, будут иметь конкурентное преимущество.

Одно из возможных решений данной задачи дает кибернетика, - наука, зародившаяся в середине двадцатого века и занимающаяся вопросами обработки, хранения и передачи информации в сложных системах. Исследование сложных систем невозможно без построения моделей, которые упрощают структуры для дальнейшего анализа. Хорошо известна история, восходящая к одному из ранних рассказов Хорхе Луиса Борхеса. В этом рассказе описывается, как в некой стране географы приобрели настолько большое влияние, что получили от короля одобрение на создание самой точной карты, в масштабе… один к одному. По размеру эта карта была равна всей стране и в точности совпадала с ней во всех деталях. Таким образом, созданная карта была абсолютно бесполезна, а усилия на ее создание были потрачены впустую. Эта история учит нас тому, что при моделировании сложных систем необходимо грамотно выделять уровни абстракции, а также стараться разбивать исходную систему на подсистемы наиболее логичным образом. Одной из идей кибернетики (а также и большинства других естественно-научных дисциплин) является сравнение моделей между собой, изучение их сходств и различий, проведение аналогий, а также попытка найти гомоморфические связи между компонентами систем.

Аналогия, проводимая между двумя разными на первый взгляд системами, позволяет выделить общие принципы управления, лучше понять значимость их ключевых элементов, а также дает возможность изучать компоненты одной системы при помощи другой. Одной из основных идей данного подхода является поиск и исследование инвариантных величин - закономерностей, проявляющихся во многих системах одного типа. Возможно, самым известным примером применения данного метода в науке является открытие закона гравитации. Долгое время ученые исследовали падающие тела, в частности всем нам хорошо известна легенда о Галилее, якобы бросавшем шары с пизанской башни. Проблема теории тяготения волновала также и Рене Декарта, Кристофера Рена, Роберта Гука и многих других предшественников Ньютона. Однако все они полагали, что изучают чисто земное явление, существующие лишь невдалеке от поверхности нашей планеты. Законы движения космических тел были мало исследованы, так как в те времена считалось, что небесные тела, будучи совершенными, движутся по круговым орбитам в силу своего совершенства, поскольку окружность -- суть идеальная геометрическая фигура [3]. Прорыв удалось совершить лишь отвергнув ложное предположение о том, что за падение предметов на землю и движение небесных тел отвечают разные законы природы. Ньютон смог увидеть принципиальное сходство между притяжением предметов к земле и обращением планет вокруг солнца. Изучение данного инварианта привело Исаака к открытию одной из величайших формул в теории человечества - закона всемирного тяготения:

где: F - Сила, действующая между телами,

M - Масса первого тела,

m - Масса второго тела,

D - Расстояние между телами,

G - Гравитационная постоянная, вычисленная позднее на основе экспериментальных данных.

Данный пример показывает нам, что поиск инвариантных величин, а также сходств между двумя различными, на первый взгляд, системами может привести к выявлению новых закономерностей которые затем можно успешно применять на практике. Этот факт не остался без внимания кибернетиков и на его основе построено огромное количество различных теорий и методологий. В частности, подход, предложенный исследователем операций Стаффордом Биром в 1972 году и именуемый «моделью жизнеспособной системы». Поиск решений по созданию такой системы привел к возникновению понятия «жизнеспособных систем». Под жизнеспособной системой подразумевается система, спроектированная таким образом, чтобы удовлетворять требованиям выживания в быстро изменяющихся условиях. На разработку данного подхода исследователя вдохновила нервная система человека, представляющая собой результат эволюционного процесса длинной в десятки миллионов лет. Человеческий мозг до сих пор значительно превосходит самые мощные компьютеры мира, вооруженные лучшим программным обеспечением, в распознавании движущихся объектов, анализе естественного языка, а также покере, го и многих других видах деятельности. При этом, нервная система человека весьма энергоэффективна. Так, например, человеческий мозг в состоянии пиковой нагрузки потребляет не более 25Вт энергии, что является сущим пустяком для современных вычислительных кластеров. Не удивительно, что изучение основ работы нервной системы человека было и является одной из самых перспективных областей кибернетики.

В своей работе 1972 года - «Мозг фирмы» [4], Стаффорд Бир тщательно исследует работу мозга человека и то, каким образом человеческая нервная система обрабатывает сигналы, поступающие как из окружающей среды, так и с внутренних органов. Эти данные детально анализируется и проецируются на управленческую структуру организации. Сходства между моделью человеческой нервной системы и моделью системы управления в фирме, позволяют Стаффорду Биру создать иерархическую классификацию, состоящую из пяти уровней (подсистем) управления - осуществление операций, координация, контроль, интеллектуальное развитие, а также выработка стратегии управления. Данная классификация легла в основу теории жизнеспособных систем и может служить ориентиром при разработки референтной модели системы управления предприятием.

Целью данной работы является разработка и создание методологии построения организационной структуры фирмы в рамках VSM (Viable System Model). Для выполнения поставленной цели были выделены следующие задачи:

• Изучение концепции VSM

• Введение референтной (эталонной) модели предприятия в соответствии с основными принципами VSM

• Разработка методологию построения организационной структуры фирмы в рамках VSM

• Создание набора рекомендаций по изменению организационной структуры в зависимости от размера фирмы

Детальное описание методологии представлено во второй главе данной работы.



1. Теоретические основы VSM

1.1 Понятие системы

Понятие кибернетики неразрывно связано с понятием системы. Любая ее отрасль будь то разработка искусственного интеллекта, биоинженерия, системотехника, исследование операций и многие, многие, другие своей целью ставят изучение и построение сложных систем. Поэтому для нас крайне важно начать эту главу с рассмотрения понятия системы. Среди основоположников кибернетики нет единства насчет определения этого понятия. Уильям Эшби называл системой «нечто такое, что может изменяться с течением времени, любая совокупность переменных..., свойственных реальной логике» [5], а Людвиг фон Берталанфи - «комплекс элементов, находящихся во взаимодействии». Практически каждый кибернетик выводил свое определение понятия система, однако практически все они сходятся в следующем:

· Система целостна.

· Система состоит из взаимосвязанных частей.

Рассматривая различные дополняющие друг друга понятия системы, можно отметить, что наиболее полное и точное определение должно включать в себя элементы системы, связи между ними, системные свойства, наблюдателя, а также язык описания системы. При этом существуют системы, для которых наблюдатель (исследователь) очевиден, и нет нужды включать его в определение системы. В других случаях не имеет смысла говорить о цели в ее явном виде. Иными словами, при приведении определения понятия система, необходимо сначала проанализировать изучаемую отрасль кибернетики, затем посмотреть насколько необходим каждый из вышеприведенных пунктов и, уже на основании полученных данных дать определение системе.

Данный подход может показаться чересчур консервативным, поэтому мы также приведем определение, рассматривающее систему совершенно с другой точки зрения. Данное определение было дано Стаффордом Биром в книге «Мозг фирмы». Согласно этому определению, система - это объект, выбранный кибернетиком для исследования.

1.2 Понятие обратной связи

Понятие обратной связи является одним из ключевых понятий кибернетики. Не удивительно, что в работах Стаффорда Бира и его коллег этот термин встречается практически повсеместно. Определив систему как набор взаимосвязанных частей, действующих как единое целое мы можем приступить к изучению понятия обратной связи. Представим, что система функционирует должным образом на протяжении существенного промежутка времени. Посмотрим, что произойдет с системой если мы вмешаемся в её работу - повлияв на один из элементов системы или же изменив параметры окружающей среды. Если система каким-либо образом ответит, отреагирует на внесенные изменения то можно сказать, что это функционирующая система. Ответ системы на стимул означает, что система ощущает вмешательство в нее или же изменения параметров окружающей среды. При этом под стимулом мы понимаем такое вмешательство, которое может быть зафиксировано системой, однако не приводит к ее быстрому выходу из строя. Так, например, если мы бросим спичку на спину слона или же раздавим муравья бревном, то наши действия нельзя будет назвать стимулом, так как в одном случае наше вмешательство не может быть зафиксировано системой (слоном), а в другом - оказалось губительным для второй системы (муравья). Таким образом мы подошли к выводу, что реакцией системы является её действие в ответ на созданный стимул. Если реакция системы на определенный стимул соответствует критерию повторяемости (то есть с высокой долей вероятности не является случайной), то можно считать, что мы получили закономерность обратной связи.

Системы имеются свойство избегать некоторых стимулов, такие стимулы называются негативными и, в то же время, стараться увеличить встречаемость другой группы стимулов - позитивных. Системы, способные распознавать и классифицировать стимулы, а также изменять свое внутреннее состояние, уменьшая воздействие стимулов называются стабильными системами (по классификации Эшби). Для правильного функционирования, стабильная система должна обладать управляющим устройством, которое бы могло корректировать действие системы в ответ на поступающие стимулы. Простейшая схема организации такого устройства изображена на рисунке 1.

Рис. 1. Схема простейшего управляющего устройства

При поступлении внешнего стимула происходит задействование сенсорного устройства (помечено на рисунке кругом с крестом), отвечающего за этот тип стимулов. Такое устройство называется преобразователем и отвечает за обнаружение стимула и передачу данных о нём внутри системы по так называемым сенсорным каналам ввода. Как только информация о стимуле доходит до сенсориума - устройства, принимающего решение о дальнейшей обработке стимула, происходит анализ влияния данного рассматриваемого стимула на стабильность системы. Если стабильность системы нарушается, сенсориум посылает сигнал об ослаблении стимула, если же от воздействия стимула система приближается к своему стабильному состоянию, то сенсориум приказывает моторным каналам передать сигнал об усилении стимула. Далее моторные канала отправляют сигнал (решение сенсориума) на эффектор - механизм, способный произвести действие. Данная схема наглядно демонстрирует действие системы управления с простейшим механизмом обратной связи.

В реальном мире ученым приходится работать с системами на многие порядки более сложными, чем описанная нами ранее. Сложность возникает из-за большого количества сенсорных и моторных узлов, задействованных в системе, а также из-за гигантского числа стимулов, которые приходится обрабатывать одновременно. В результате процесс обработки сигналов и принятие решений, производимый сенсориумом, становится значительно более сложным. Для его анализа было введено понятие функции преобразования, указывающей какого рода преобразования имеют место быть между сенсорными и моторными узлами в цепи управления. В сложных системах эта функция может иметь колоссальное множество входных и выходных значений. Так, например, человеческий мозг, являющийся весьма распространенной сложной системой, содержит по оценкам ученым до 10 000 000 000 нейронов, каждый из которых имеет свою собственную функцию преобразования. Ситуация становится еще более запутанной, если управляющая система обрабатывает одновременно несколько сигналов, поступающих от различных сенсоров. Разобраться в том, как именно принимается решение и как в точности устроен процесс обработки полученной информации на данный момент не предполагается возможным. Поэтому в модели сложной управляющей системы, элемент, принимающий решение о том, какой ответ дать на входящие стимулы, рассматривается в качестве черного ящика.

Рис. 2. Модель обратной связи для сложной управляющей системы

Данный элемент получил название «Анастомотик ретикулум» от латинских слов «Anastomotic» - означающего место соединения двух систем и «Reticulum» - сеть. И действительно, этот механизм обработки сигналов представляет из себя сеть и соединяет между собой афферентный и эфферентный каналы. Описывая этот вариант модели важно подчеркнуть, что стимулы активируют целую группу сенсоров (входных преобразователей), а систем реагируют при помощи группы выходных преобразователей-эффекторов. Сенсориум и переключатель, присутствовавшие в модели простейшей системы управления с обратной связью, заменены в данном случае черным ящиком, расположенным между сенсорной и моторной платами. Эти платы соединены между собой огромным количеством самых разнообразных связей которые в совокупности мы окрестили «Анастомотик ретикуломом».



1.3 Анализ нервной системы человека

В работе «Мозг фирмы» Стаффорд Бир детально описывает работу нервной системы человека, и создает на ее основе свою пятиуровневую модель управления. Этот выбор вполне очевиден - если мы хотим изучить и понять принципы жизнеспособности, то в качестве объектов, необходимых для построения модели, стоит рассматривать известные нам жизнеспособные системы. Под эту роль подходит любое живое существо, однако организм человека обладает двумя ключевыми преимуществами: Во-первых, это по-видимому, самая сложная, адаптивная и гибкая система из известных нам, а во-вторых этот объект хорошо знаком нам, ведь мы все неплохо представляем процессы, происходящие внутри.

Как уже было сказано ранее, человека вполне можно назвать сложной системой. Все мы можем выполнять огромный спектр действий, о многих из которых мы даже не задумываемся. Наше сердце бьется, но мы не можем контролировать его усилием воли. То же самое можно сказать и про наше дыхание, а также множество других процессов, происходящих внутри нашего тела. При этом мы можем быстро реагировать на изменения внешней обстановки, не привлекая для этих действий наше сознание благодаря условным и безусловным рефлексам. И, помимо этого, мы также можем осуществлять высшую нервную деятельность, а именно, - принимать полностью осознанные решения на основе анализа фактов и собственного жизненного опыта. Важно понимать, что все эти процессы всегда происходят одновременно. Хоккеист во время матча дышит, его сердце бьется, он скользит по льду не задумываясь о том, какой ногой в данный момент времени он делает шаг, его тело автоматически реагирует на малейшие неровности льда, однако при этом он думает о текущем счете, о времени, оставшемся до перерыва, и о командной тактике. Одновременную обработку всех этих активностей весьма успешно обеспечивает дизайн нашей нервной системы.

Рассмотрим нашу нервную систему подробнее (см. рис. 3). Нас интересует её функциональное устройство, поэтому мы остановимся на физиологии, ведь именно она, а не анатомия, объясняет, как в действительности происходит управление.

Рис. 3. Схематическое изображение отделов головного мозга человека

Вдоль всего нашего позвоночника протягивается спинной мозг. Этот орган имеется у всех позвоночных и обеспечивает связи головного мозга с периферией. У взрослого человека спинной мозг имеет длину 40-45 сантиметров и весит около 35 г. От спинного мозга отходит 31 пара спинномозговых нервов, при помощи которых обеспечивается передача данных по центральной нервной системе. Каждый из этих нервов по своему происхождению соответствует определённый сегмент тела, иннервируя участки кожи, мышц и кости. Таким образом каждый нерв является одновременно и чувствительным (кожная иннервация) и двигательным (мышечная и костная иннервация) каналом. В нашем описании схемы простейшей модели управления данный нерв соответствует афферентному и эфферентному путям одновременно. Если мы рассмотрим поперечный срез нашей нервной системы на уровне спинного мозга, то увидим в точности ту же модель, что мы описывали ранее. Чувствительный нерв принимает информацию о внешних стимулах и передает ее в узел спинного мозга, который моментально посылает ответный сигнал на раздражитель, используя для этого моторные каналы того же нерва. В результате мышечный или костный преобразователь выполняет посланную команду. Данный механизм носит название рефлекторной дуги и задействуется при детектировании нежелательных воздействий. Так, например, человек отдергивает руку от горячего благодаря сгибательному рефлексу, реализуемому при помощи механизма рефлекторной дуги. Другой известный пример работы рефлекторной дуги - отдергивание колена при ударе молоточком. Таким образом, наш спинной мозг представляет из себя не только центральный канал передачи данных для головного мозга, но и набор из тридцати одной простейшей системы управления, реализующей базовые рефлексы. Это качество оказывается жизненно важным, когда счет идет на сотые доли секунды. Сложно представить насколько более опасной стала бы наша жизнь если бы нам приходилось обрабатывать каждое внешнее воздействие при помощи головного мозга.

Спинной мозг завершается серией утолщений, именуемых продолговатым мозгом, варолиевым мостом и средним мозгом соответственно. Далее по вертикали управления расположен промежуточный мозг (таламус), который в свою очередь уже соседствует с корой головного мозга. От основания мозга отходят 12 пар черепно-мозговых нервов - обонятельный нерв, зрительный нерв, глазодвигательный нерв, блоковый нерв, тройничный нерв, отводящий нерв, лицевой нерв, преддверно-улитковый нерв, языкоглоточный нерв, блуждающий нерв, добавочный нерв и подъязычный нерв, большинство из которых могут передавать как афферентную, так и аффекторную информацию. Данные нервы контролируется по большей части продолговатым мозгом.

Проанализировав то, чем занимаются каждый из отделов мозга, перейдём к описанию общей схемы передачи и обработки информации. Основной идеей при передачи информации является ее проверка, анализ и изменение на каждом уровне обработки. Каждый уровень нашей системы при приеме сигнала первым делом проверяет, может ли этот сигнал быть обработан здесь и сейчас и если нет, то отправляет его наверх, видоизменяя при этом. Видоизменением может быть наложение фильтра с целью удаления шумов или же рекомбинация информации. Примером применения фильтра первого типа может служить то, что происходит с Вами, когда вы ведете диалог на шумной улице и Вам необходимо сконцентрироваться на словах собеседника. Фильтрация второго типа похожа на восприятие тысячи цифр, их последовательное сложение, нормирование и дальнейшую передачу их среднего арифметического значения. Полученное значение будет выполнять далее роль тысячи чисел, поступивших на вход. Таким образом, фильтрация подавляет «лишнюю», избыточную информацию, передавая лишь самое основное. Основная сложность фильтрации состоит в том, чтобы правильно определить ее алгоритм в зависимости от ситуации. Ошибка при выборе алгоритма может привести к широко известному юмористическому примеру о средней температуре по больнице.

Фильтрация - один из наиболее важных механизмов разгрузки информационного потока, наряду с механизмом возбуждения. Если механизм фильтрации передает сообщение далее, но модифицирует (упрощает) его, то механизм возбуждения работает иначе. Его цель - заблокировать незначительные сигналы и пропустить те, которые могут оказаться важными. Наша нервная система ежесекундно буквально бомбардируется огромным количеством импульсов от сенсоров и, если бы головному мозгу приходилось обрабатывать каждый из них, пусть даже и в упрощенной форме, мы бы не смогли нормально функционировать. Однако при реализации этого подхода необходимо держаться золотой середины и ни в коем случае не впадать в крайности. Важно понимать, что игнорирование большого количества потенциально важных стимулов весьма опасно и может привести к плачевным последствиям. Поиск оптимальной стратегии, позволяющей принимать решение о необходимом пороге чувствительности нашей системы является хорошо изученной и проработанной проблемой в теории вероятности и входит в класс задач проверки статистических гипотез. К счастью, в случае человека это задача уже решена путем естественного отбора длиной в тысячи поколений. Более детальное исследование работы данного механизма затруднительно и не является нашей целью.

1.4 Понятие VSM

Данная содержит краткое описание фундаментальных идей концепции под названием «Модель Жизнеспособной Системы» (англ. Viable System Model). Данная концепция значительно отличается от других, по большей части иерархических, моделей управления организациями. Как уже было сказано ранее, данная концепция была построена на основе аналогий, найденных в биологическом мире и в мире управления фирмами и крупными корпорациями. Модель жизнеспособной системы выросла из ранних исследований по нейрокибернетике.

В предыдущей главе мы кратко описали устройство человеческой нервной системы, состоящей из спинного мозга, а также многочисленных отделов головного мозга. Эта информация пригодится нам сейчас, при описании пятиуровневой модели жизнеспособной системы по Биру. В книге «Мозг фирмы» данная модель описана следующим образом: Человек является жизнеспособной системой, способной противостоять значительным изменениям в окружающей среде, благодаря своей организации, представленной пятью подсистемами:

Система 1. Органы и мускулы человека. Те части системы, которые выполняют работу по основным активностям системы - дыхание, сердцебиение, передвижение и т.д. Данная активность именуется осуществлением операций.

Система 2. Симпатическая нервная система, - контролирует работу Систем 1. Удостоверяется, что взаимодействие подсистем 1 не выводит систему из состояние равновесия. Предоставляет возможность Системам 1 коммуницировать между собой.

Система 3. Продолговатый мозг - контролирует работу Систем 1 и 2. Осуществляет базовые функции планирования.

Система 4. Промежуточный мозг (таламус). Получает информацию с черепно-мозговых нервов. Отвечает за планирование и предсказание будущих состояний системы.

Система 5. Высшие функции головного мозга. Выработка стратегии и принятие волевых решений.

Данная методология развилась из трехкомпонентной модели. Изначально она представлялась в виде взаимосвязи следующих трех частей: Мускулы и органы (Operation), Нервная система (Metasystem) и Окружающая среда (Environment) [7].

Рис. 4. Диаграмма базовой модели жизнеспособной системы

В данной, простой модели, мускулы и органы совершают все базовые активности, а метасистема представляет собой комбинацию мозга и нервной системы, отвечая за контроль над работой мускулов и органов, а также поддержание целостности. Внешняя среда в данной модели представляет из себя набор факторов, которые могут оказать непосредственное влияние на систему. На диаграмме базовой модели жизнеспособной системы все эти три части изображены в виде отдельных форм, соединенных стрелками. Стрелки наглядно демонстрируют возможность взаимодействия между элементами системы и могут представлять собой любой из следующих аспектов - взаимодействие при помощи телефона, живое общение, передача информации через посредника, отправка бумажных данных, перевод денежных средств или же ресурсов и многое другое. Важным моментом, необходимым для пояснения, является размещение на диаграмме взаимодействующих частей. В действительности логичнее было бы изобразить нервную систему, мускулы и органы при помощи одной фигуры, а все окружающее пространство окрестить окружающей средой. Однако данная диаграмма была бы более сложной для понимания и освоения, так как лишила бы нас возможности изобразить информационные связи между элементами [14].

Описанная трехэлементная модель была позднее трансформирована в пятиуровневую структуру, основанную на физиологической модели нервной системы человека.

Рис. 5. Пятиуровневая модель жизнеспособной системы на основе физиологической модели нервной системы человека



Данная модель может быть интерпретирована при помощи следующей таблицы:

Табл. 1. Описание пятиуровневой модели VSM

Система 5.	Кора головного мозга.	Установка общего курса и базовых правил. Принятие и контроль над исполнением волевых решений.
Система 4.	Промежуточный мозг.	Анализ данных, поступающих с сенсоров, стратегическое планирование.
Система 3.	Продолговатый мозг и Варолиев мост.	Внутренняя регуляция, управление ресурсами для Систем 1, оптимизация работы Систем 1, развитие синергии путем налаживания взаимодействия.
Система 2.	Симпатическая нервная система.	Разрешение конфликтов между Системами 1. Контроль стабильности работы Систем 1.
Система 1.	Мускулы, органы, кожа.	Базовые активности.

Попробуем более детально описать логику подобного разделения. В основе любой сложной жизнеспособной системы должны находиться механизмы, поддерживающие ее существование. Данная задача осуществляется выполнением базовых функций системы. В зависимости от рода и предназначения системы этими механизмами могут быть мышцы, двигатель, работники, и т.д. Данные механизмы именуется в нашей методологии Системами 1. Для того, чтобы поддерживать стабильность работы Систем 1 и управлять возможными конфликтами используется Система 2. Как только в результате некого дисбаланса возникает угроза для функционирования какой-либо Системы 1, Система 2 должна вмешаться и предотвратить дальнейшие отклонения от стабильного состояния. Создав условия для стабильной работы Систем 1, мы можем задуматься об оптимизации их деятельности. Данную задачу выполняет Система 3. Эта система «надзирает» за работой комплекса, составленного из Систем 1 и Системы 2. Полное видение текущей обстановки и распределения ресурсов позволяет Системе 3 вносит незначительные поправки в работу Систем 1 с целью увеличения общей эффективности работы и повышения синергии. Первые три системы представляют собой стабильный и оптимизированный организм, однако этого недостаточно для построения жизнеспособной системы. Для выживаемости в постоянно изменяющейся окружающей среде необходимы органы чувств и обработчик данных, поступающих с них, - Система 4. Данная система связана с окружающим миром при помощи сенсориумов и осуществляет обработку принятых сигналов для разработки стратегии путем оценки возможностей компании и потенциальных угроз. Венцом данной структуры служит Система 5, отвечающая за сложные политические (волевые) решения и управление организацией в целом. Система 5 следит за тем, чтобы все элементы нашей общей системы имели общую цель и двигались в одном направлении [4, 10].

Описанная нами пятиуровневая модель является основной для всех жизнеспособных систем, будь то сложные механизмы, живые существа или же организации и предприятия. Однако необходимо уточнить, что в зависимости от размера системы некоторые подсистемы могут быть выражены неявно. Кроме того, если мы говорим о теории управления применительно к организациям, нам придется учитывать размер этих самых организаций. Так, например, для фирмы, состоящей всего из пяти человек, одни и те же люди могут выполнять функции различных подсистем, комбинируя две или три роли в одной, в то время как в транснациональных компаниях такая ситуация встречается значительно реже. Как бы нам не хотелось найти универсальный инструмент, применяемый в любой ситуации, нам в любом случае придется считаться со спецификой исследуемой системы. Основной нашей дальнейшей задачей будет являться построение текущей модели фирмы, сравнение этой модели с референтной пятиуровневой моделью. Алгоритм анализа соответствия модели системы основным критериям жизнеспособности, а также реинжиниринга системы для приведения ее к жизнеспособной форме будет детально описан в следующей главе.



2. Методология построения VSM

2.1 Общие правила построения VSM

В предыдущей главе мы показали, что модель жизнеспособной системы может решать сложные задачи, которые встают перед компанией в условиях быстроизменяющейся внешней среды. Для того, чтобы привести управленческую структуру компании к состоянию жизнеспособной системы необходимо произвести ряд действий.

В первую очередь нужно произвести базовую диагностику и рассмотреть организационную структуру исследуемой компании. В ходе рассмотрения необходимо разбить систему на компоненты (подсистемы), отнеся каждый из них к одной из следующих четырех групп:

1. Операционные группы.

2. Подсистемы, которые работают с информацией, поступающей от операционных групп.

3. Подсистемы, которые получают информацию извне организации и осуществляют долгосрочное планирование.

4. Подсистемы отвечающее за выработку политики компании.

По завершении этого процесса будет создана модель компании, которую будет достаточно легко спроецировать на классическую пятиуровневую модель жизнеспособной системы. В результате выполнения данного этапа анализа может обнаружиться, что для некоторых жизненно важных функций в исследуемой компании не имеется соответствующей подсистемы. В таком случае имеет смысл подумать над тем, какой отдел необходимо создать или же какие вакансии необходимо заполнить, чтобы закрыть этот пробел. В то же время может обнаружиться обратная ситуация, когда для некоторых вакансий в исследуемой системе нет аналогов в референтной модели жизнеспособной системы. В этой ситуации будет необходимо найти способ изменить должностные обязанности для этих вакансий таким образом, чтобы они гармонично вписались в сбалансированную структуру референтной модели.

На втором этапе необходимо убедиться, что каждая подсистема пятиуровневой иерархии работает корректно. Для того, чтобы сделать это, необходимо придерживаться базовых рекомендаций по доработке подсистем.

Для операционных групп, выполняющих базовые функции системы в целом, необходимо создать ситуацию максимальной автономности. Так, например, необходимо предоставить этим подразделениям индивидуальные миссии (соответствующие глобальной миссии фирмы), собственный бюджет для поддержания текущего положения дел, а также соглашение, что операционные группы могут принимать решения о своем собственном развитии и функционировании если этот план согласуется с наложенной на них миссией. При этом, необходимо позаботиться и о неких сдерживающих факторах, ограничениях, без которых наша цельная система превратилась бы в набор независимых конкурирующих фирм. Данные ограничения выражаются в двух следующих соглашениях: во-первых, операционная группа должна нести ответственность за свою деятельность и регулярно сообщать о ее результатах; во-вторых, должно быть соглашение о том, что в работу операционной группы может быть совершено существенное вмешательство со стороны Системы 2 и Системы 3. Наихудший сценарий должен быть проработан и согласован заранее.

Проработав полномочия и обязанности Систем 1, мы можем перейти к оптимизации и балансировке внутренней среды компании. Внутренняя среда состоит из организационных групп, а также процессов, направленных на наблюдение, экстренную коррекцию (разрешение конфликтов) и оптимизацию их работы. Основной задачей балансировки внутренней среды является установление правильного процесса контроля. Так, например, создание комитета, который собирался бы раз в три месяца и обсуждал вопросы поставок товаров, результаты собеседований и другие активности, требующие постоянного мониторинга процесса, выглядит абсурдно. Отправными точками при доработке Системы 2 являются: поддержание автономии каждой из операционных групп (таким образом большинство незначительных проблем будут решаться на локальном уровне); исследования взаимодействия организационных групп между собой с целью внесения положительных изменений в этот процесс; исследование областей внешней среды, с которыми взаимодействуют организационные группы с целью оптимизации аллоцирования ресурсов (возможность переноса ресурсов из одной группы в другую может повысить синергию подсистем первого уровня); контроль качества и своевременности информации, поступающей от Систем 1 (критически важно, чтобы информация передавалась максимально быстро и была полной); кроме того необходимо убедиться в том, что возможностей метасистемы достаточно для контроля над организационными группами [4, 13].

Данные рекомендации позволят развить синергию внутренней среды фирмы и создать благоприятный климат внутри предприятия. Предложенный подход позволяет практически полностью избежать «диктатуры сверху», за исключением тех случаев, когда жизнеспособность всего предприятия в целом оказывается под угрозой.

Следующий набор рекомендаций будет касаться Системы 3, осуществляющей, в том числе, контроль за передачей данных. Основная идея передачи сигналов в жизнеспособных системах заключается в том, что если ничего не меняется существенным образом, то нет смысла и передавать информацию. Однако если поступило сообщение о значительных изменениях в окружающей среде или же внутренней среде фирмы, то данный сигнал должен быть передан незамедлительно [4, 12].

Как мы уже описывали ранее, Система 4 отвечает за обработку информации о внешней среде, а также стратегическое планирование. При ее проектировании и коррекции необходимо убедиться, что данная система функционирует согласно основной политике компании; она способна симулировать различные варианты развития событий и выбирать из них наилучший; а также она обладает данными о возможностях операционных групп и разрабатывает стратегии и планы на основе корректных данных. Внесенные коррективы позволят придать предприятию, анализ организационной структуры которого мы проводим, максимальную устойчивость и стабильность в долгосрочной перспективе.

Заключительной стадией анализа проекции управленческой структуры исследуемого предприятия на референтную модель жизнеспособной системы является рассмотрение высшей ступени нашей иерархии - Системы 5. Данная подсистема наделена высшими полномочиями и должна рассматриваться максимально тщательно. При доработке этой системы наиболее важным является проверка того, что информация доходит до Системы 5 без значительных искажений, однако общий поток информации не перегружает систему.

Приведенный набор рекомендаций является вводной частью, необходимой для дальнейшего описания методологии по приведению организационной структуры предприятия к модели жизнеспособной системы. В следующей главе будет дано детальное описание референтной модели, ее подсистем, а также правил преобразования механизмов исследуемой модели в объекты жизнеспособной системы.

2.2 Методология внедрения VSM

Описав базовый план по преобразованию организационной структуры предприятия в структуру, удовлетворяющую концепции VSM, мы можем перейти к пошаговому описанию методологии.

Первый этап включает в себя сбор максимального количества данных об исследуемой организации, отделе или же другой структуре, нуждающейся в реформировании. На этом этапе необходимо получить документ, отображающий организационную структуру исследуемого объекта, а также провести встречи с представителями его различных подотделов. Помимо этого, необходимо четко определить границы исследуемой системы, а также ее миссию и цели. Данный этап необходим для дальнейшего преобразования структуры организации и приведения ее к референтной модели (см. рисунок 6).

Рис. 6. Референтная модель организационной структуры предприятия как жизнеспособной системы

На втором этапе необходимо выявить операционные группы (выделены красным на референтной модели: рис. 7), входящие в исследуемую нами структуру. Операционные группы -- это жизнеспособные системы, которые выполняют основные функции организации. Каждая такая система взаимодействует с окружающей средой и имеет свой собственный орган управления (отмечены на рисунке 7 красными квадратами). При выборе операционных групп необходимо принять во внимание следующие факторы:

· Каждая операционная группа является независимой жизнеспособной системой.

· Каждая операционная группа имеет свою собственную миссию и цели, соответствующие миссии и целям компании.

· Операционные группы ответственны за выполнение основных активностей компании.



Рис. 7. Положение операционных групп в референтной модели

Выбранные операционные группы должны быть зафиксированы в форме, представленной референтной моделью. Как правило, число операционных групп колеблется в промежутке от трех до восьми. Неправильное выделение операционных групп может привести к серьезным осложнениям при дальнейшем построении модели.

На третьем этапе необходимо определить на основе уже имеющихся у нас данных, имеется ли в исследуемой организации механизм, являющийся в референтной модели аналогом Системы 2 (рис. 8). Как уже говорилось ранее, задачами Системы 2 являются разрешение конфликтов между Системами 1 (операционными группами), уменьшение нестабильности в работе Систем 1, а также погашение опасных колебаний и осцилляций, вызванных внешними факторам.

При этом важно отметить, что Система 2 не обязательно подразумевает под собой специально отведенную для выполнения этих задач должность. В некоторых случаях это может быть просто механизм организации процесса - такой как еженедельное планирование, создание расписания, или же проведение регулярного совещания на котором присутствуют представители всех Систем 1.



Рисунок 8. Система 2 в референтной модели

В случае, если подобные механизмы отсутствуют в исследуемой нами организационной структуре, их необходимо ввести. Перед тем как добавить Систему 2 в структуру исследуемой компании необходимо провести анализ ресурсов, борьба за которые может возникнуть среди операционных групп. Система 2 должна предоставить прозрачный механизм их распределения, а также по возможности снизить внутреннюю конкуренцию между операционными группами.

Следующий этап направлен на выявление в исследуемой организационной структуре Системы 3 (выделена красным на рисунке 9).

Рисунок 9. Система 3 в референтной модели



Система 3 рассматривает работу организационных групп по отдельности, а также изучает их взаимодействие. Данная система нацелена на повышение эффективности работы операционных групп и создание эффекта синергии. Для достижений этих целей Система 3 использует возможности по перераспределению ресурсов. Переместив несколько человек из одного департамента в другой, компания в целом может получить значительный прирост производительности. То же самое касается и любых других ресурсов (денег, материалов, промышленных образцов и т.д.). Для реализации такого механизма, Система 3 должна обладать двунаправленным каналом связи с Системами 1 (отмечен на рисунке 9 двухсторонней прямой стрелкой красного цвета). По нисходящему каналу Система 3 оповещает Системы 1 о бюджетных ограничениях, а взамен получает отчеты о выполнении поставленных планов. Как уже было сказано ранее, организационные группы обладают значительной автономностью в рамках выделенных ресурсов. Таким образом, в своих периодических отчетах они должны информировать Систему 3 о любых отклонениях от плана и чрезвычайных ситуациях, но при этом не должны перегружать информационный канал если все процессы идут как положено. Подобный подход позволяет организовать мониторинг ситуации практически в реальном времени. Таким образом, исследователю необходимо убедиться, что в рассматриваемой модели существует механизм, выполняющий задачи Системы 3. Если же хотя бы одна из следующих функций не выполняется в текущей модели, то рассматриваемый механизм необходимо переработать.

· Бюджетирование и распределение ресурсов

· Оперативный мониторинг отклонений от нормы в работе операционных групп

· Контроль выполнения работ

Для того, чтобы Система 3 могла функционировать корректно, она должна обладать детальными знаниями о процессах, происходящих в каждой отдельно взятой операционной группе. Для реализации этого механизма используется Система 3* (отмечена на схеме красной нисходящей стрелкой), ответственная за инспектирование и процесс внутреннего аудита. Данный механизм позволит выявить отклонения от нормы в их зачаточном состоянии, когда потенциальная угроза еще не перешагнула порогового значения. В случае отсутствия данного механизма, он должен быть внедрен и аннотирован согласно правилам построения референтной модели.

Пятым шагом данной методологии является выявление в исследуемой модели Системы 4. Основной задачей данной системы является стратегическое планирование будущего компании. Данное планирование невозможно без детальной информации о текущем состоянии дел. Чтобы получить информацию о внутреннем состоянии организации, Система 4 должна находиться в постоянном контакте с Системой 3, что нашло свое отражение в схеме референтной модели. Основными задачами Системы 4 при разработке стратегии являются:

· Создание списка действий, которые необходимо предпринять

· Назначение ответственных на выполнение каждого из действий

· Установка временных ограничений на выполнение действий

· Расстановка всех имеющихся задач в порядке приоритета

Как уже было сказано ранее, в зависимости от размера предприятия, а также его специфики, Система 4 может представлять собой любой механизм, справляющийся с поставленными задачами. В частности, ежемесячный совет выборных представителей отделов вполне может являться работоспособной Системой 4.

На следующем этапе построения модели организации как жизнеспособной системы необходимо выделить Систему 5 (см. рисунок 10).



Рисунок 10. Системы 4 и 5 в референтной модели

В область ответственности данной системы входят балансировка взаимодействия между системами 3 и 4, а также установка общего курса и базовых правил поведения. В большинстве традиционных организаций данная система представлена советом директоров либо же собранием акционеров компании. Однако в небольших организациях она может также представлять собой недельное, ежемесячное или же квартальное собрания выборных представителей. Отсутствие данной системы может привести к потере стабильности в результате нарушения баланса между Системами 3 и 4.

Седьмой шаг методологии заключается в проверке того, что все Системы, найденные в исследуемой модели, были аннотированы и преобразованы в системы референтной модели, а недостающие механизмы - созданы. Данный шаг необходим для того, чтобы убедиться в том, что в новой модели организации, исследуемой нами, присутствуют все блоки (элементы) референтной модели. Таким образом, после выполнения данного шага мы можем утверждать, что преобразованная модель организации является жизнеспособной. Однако для завершения процесса преобразования необходимо также провести исследование оставшихся элементов.

Завершающий этап описываемого алгоритма связан с рассмотрением элементов исходной модели, не имеющих аналога в референтной модели по окончании процесса перестроения. Данные механизмы, в большинстве своем, окажутся дублерами тех, которые уже имеются в преобразованной модели организации и, поэтому, могут быть вычеркнуты из рассмотрения. Оставшиеся механизмы должны быть проанализированы отдельно и встроены в имеющуюся на данный момент преобразованную модель предприятия.



3. Рекомендации по построению VSM в зависимости от размера предприятия

3.1 Рекомендации по построению VSM для микропредприятий

Данные рекомендации были сформулированы на основе детального изучения истории внедрения VSM в реальные предприятия. Под малыми предприятиями здесь подразумеваются компании с числом сотрудников менее 15 человек. Подобное разделение возникло из соображений о проведении эффективного совещания. При 8-15 сотрудниках совещание может быть проведено достаточно эффективно, однако, когда число участников превышает 20 человек - управление становится практически невозможным без жесткого контроля организатора. Таким образом, за основу нашего разделения взята некая условная граница, при которой эффективная самоуправляемая группа резко начинает терять свой потенциал.

Источником для приведенного далее примера предприятия послужила книга Джона Вокера - «The Viable Systems Model. А guide for co-operatives and federations» [6].

Компания HWMC - небольшой производственный кооператив, образованный в 1980 году, занимающийся покупкой, расфасовкой и перепродажей продуктов. За первые пять лет своего существования фирма демонстрировала высокую доходность и качество продукции, кризисы и тяжелые ситуации преодолевались благодаря хорошим взаимоотношениям между участниками группы. В разное время в состав производственного кооператива входило от четырёх до семи участников. Рабочий день начинался с пятиминутного совещания, когда все участники собирались вместе. Поскольку все участник группы работали рядом, то формальное планирования отсутствовало и все возникающие вопросы решались прямо на месте. По своей организации группа была больше похожа на джазовый оркестр или же футбольную команду, чем на фирму с жесткой иерархией.

Проведем анализ деятельности данной группы в момент времени, когда в ее составе было 5 человек. Во-первых, каждый человек выполнял свою часть производственной работы, поэтому все пять сотрудников являются независимыми операционными группами. Однако, в то же время все они являются частью метасистемы, выполняя функции самоменджмента. В таких маленьких группах, каждый сотрудник вынужден совмещать в себе производственные и управленческие функции. Таким образом, в нашем примере Система 2 и Система 3 являются весьма эффективными, так как постоянное тесное сотрудничество участников кооператива позволяет им быть хорошо осведомлёнными о всем, что происходит внутри их маленькой организации. Как только появляется какая-либо угроза для срыва текущего плана - выход из строя оборудования или же болезнь одного из членов группы, то Система 3 узнает об этом мгновенно и может сразу же внести необходимые коррективы по перераспределению ресурсов или нагрузки. Система 4 в данном случае базируется на Системе 3 и превосходно работает до тех пор, пока кооператив не встречается с серьезной внешней угрозой своего существования - засуха в районе, резкое схлопывание рынка сбыта и т.д.

Изучив текущий пример, мы можем сделать выводы о том, каким именно образом можно улучшить общие правила построения VSM для малых предприятий. Жизнеспособность такой группы может быть обеспечена при соблюдении следующих условий:

1. Все члены группы выполняют Операционные и Метасистемные функции. Иными словами, все работники могут выполнять как базовую работу, так и участвовать в обсуждении оптимизации работы кооператива, а также планов на будущее и общей политики развития.

2. Все члены группы присутствуют постоянно. Метаситсемные функции требуют наличия в группе полной информации о происходящем. Если какой-то участник группы пропускает важное событие или находится в неведении о внешней обстановке, то его действия могут начать вредить системе в целом.

3. Все решения должны приниматься путем дискуссии в которую вовлечены все участники. Если какой-то из пяти членов группы пропускает обсуждение, то велика вероятность того, что важная информация будет упущена из рассмотрения и принятое решение окажется далеким от оптимального.

4. Функции Системы 4 должны выполняться на регулярной основе. Маленькие фирмы особо чувствительны к переменам окружающей среды, поскольку у них зачастую не оказывается ресурсов, чтобы противостоять им. Смена ключевого поставщика или же появление конкурента, не должна остаться без внимания и детального обсуждения между членами группы.

По итогам рассмотрения принципов функционирования малых групп можно сделать два ключевых вывода. Во-первых, малые самоорганизующиеся группы могут демонстрировать жизнеспособность в терминах VSM. Во-вторых, данная жизнеспособность очень хрупкая в силу ряда объективных причин - малой устойчивости к значительным изменения окружающей среды, высокой зависимости от личных качеств сотрудников, образующих производственный кооператив, отсутствия механизмов избыточности (в случае болезни или выхода одного участника из кооператива работа остальной его части может быть нарушена). Короткие ежедневные собрания всех участников, а также постоянные замеры производительности группы в целом и наблюдение за внешней средой должны помочь повысить уровень выживаемости.

...