Справочно-информационные документы

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

Делопроизводство России в своем развитии прошло три основных этапа: приказное, коллегиальное, исполнительное. Приказное делопроизводство оформляется в организованную систему в XVI - XVII вв. приказы выступали в качественных учреждениях, ведомственных, сословных, территориальных управлениях. Несмотря на широкий круг вопросов, решаемых приказов, в них устанавливается единообразный процесс создания и прохождения документов. Переход от приказного делопроизводства к коллегиальному, произошел в период правления Петра I. Он преобразовал данную систему, и в 1720 году Петром I был издан свод правил об организационных государственных учреждениях, называемый «Генеральным регламентом». Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегии. Очередные реформы государственного аппарата проводились в 1810 - 1811 гг. В 1810 г. был учрежден Высший государственный законодательный орган - Государственный Совет. В 1811 г. - были созданы центральные органы государственного управления - Министерство. Что и повлекло в свою очередь создание новых требований и образцов документов. На сегодняшний день, делопроизводство уже представленно наиболее расширено и отработанно. Грамотно и оперативно составляются любые документы в сфере делопроизводства, чему способствуют нормативные акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве. Таким образом, мы видим, какой большой и трудный путь прошло делопроизводство, чтобы мы сегодня увидели его таким, каким представлено оно на сегодняшний день. Тема работы: справочно-информационные документы, следовательно это группа документов, в которых зафиксирована справочно-информационная деятельность предприятий, учреждений, организаций с внешними партнерами. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или другой организации, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

I. Назначение и состав справочно-информационных документов

Назначение и состав справочно-информационных документации является таковым, что процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационный документы: акты, справки, докладные записки и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Это наиболее многочисленные группы документов, они содержат информацию о фактическом положении дел, которые принимаются к сведению и может явиться основанием для принятия решений. Решение о необходимости исполнения таких документов принимает руководитель. Это решение фиксируется в резолюции.

Особенностью этих документов являются то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

1.1 Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний Совета Директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный раздел по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола, или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

кто вел протокол;

кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствующих включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая им должность, а для специалистов из других организаций - должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещании лицах можно включать в раздел «Присутствовали», или в специальный отдел «Приглашенные», например:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: Антонов М.К., Воронов С.Г., Дьяконов И.Б., Жуков О.М., Игнатов М.В., Николаев Ю.В., Самсонов И.А., Черкасов В.Х.

ПРИГЛАШЕННЫЕ: менеджер отдела рекламы Потапов Е.А., менеджер по персоналу Шутова О.Н., зав.отделом маркетинга ООО «Прогресс» Григорьев Н.П., менеджер по продажам ЗАО «КОМБИ» Ярославцев С.И.

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу, например:

Приложение

к протоколу собрания трудового коллектива ЗАО «Темп»

от 25.07.2002 №2

СПИСОК

присутствовавших на собрании

трудового коллектива ЗАО «Темп»

от 25.07.2002 №2

№ п/п	Ф.И.О.	Структурное подразделение, должность	Личная подпись работника
1	2	3	4

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например:

Присутствовали: 85 человек (список прилагается).

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). при отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/30 проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатывающего устройства, от второго положения ставят тире, фамилии присутствовавших и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатывающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от первого положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о(об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О развитии сотрудничества с ЗАО «Электрон». Сообщение зам.директора Тихонова О.Н.

О переходе на новый режим работы. Сообщение начальника отдела кадров Черкасовой А.Н.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от первого положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждение доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилию и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный - менеджер по персоналу Леонова О.С. Срок - 18.11.2002.

Обсудить проект нового Положения о персонале на общем собрании трудового коллектива в первой декаде декабря 2002 г. Ответственные - зам.директора Антонов И.Г., менеджер по персоналу Леонова О.С. Срок - 10.12.2002.

Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участие совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции. Например: 13 - 18.01.2002.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

В протоколе краткой формы указываются только список присутствовавших, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Также указываются фамилии председателя и секретаря заседания, повестка заседания, фамилии выступивших.

Например:

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

№ 00

Магнитогорск

производственного совещания

Председатель - Егоров А.И.

Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали: фамилия, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:

………………………………………….. .

………………………………………………. .

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:

Председатель	подпись	А.И Егоров
Секретарь	подпись	Ю.И. Краснова

В дело № 00-00

подпись дата

В сокращенных протоколах после списка присутствовавших или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Например:

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

№ 00

Магнитогорск

производственного совещания

Председатель - Егоров А.И.

Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об итогах работы предприятия за I квартал 2002 г. Доклад зам.директора Уварова Н.П.

(Иванов В.А., Звягина Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильев А.В.)

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить ……………………………………………….. .

Принять…………………………………………………….. .

О перспективном плане ……………………………………………………………. .

Доклад (фамилии, инициалы выступивших).

ПОСТАНОВИЛИ:

…………………………………………………….. .

…………………………………………………………… .

Председатель	подпись	А.И. Егоров
Секретарь	подпись	Ю.И. Краснова

В дело 00-00

подпись дата

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь» и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Например:

Наименование предприятия

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

№ 00

Магнитогорск

производственного совещания

Председатель - Егоров А.И.

Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали:	фамилии, инициалы
Приглашенные:	должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О ……………………………………………………………. .

СЛУШАЛИ:

Осипова В.К. - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

Установить ……………………………………………………. .

…………………………………………… .

Председатель	А.И. Егорова
Секретарь	Ю.И. Краснова

Верно

Секретарь-референт	подпись	Ю.И. Краснова

00.00.2002

1.2 Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты имеют большое количество разновидностей в зависимости от их назначения: акт ликвидации (организации, учреждения, предприятия), акт проверки, акт приема передачи (при смене руководства, передачи материальных ценностей и т.д.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт дегустации, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

Акт, как правило, составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства.

Приступив к работе, члены комиссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные акты, его регулирующие, и затем приступают к установлению фактического положения дел для отражения его в акте.

В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражающие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, в которых дан состав и порядок размещения информации в данной разновидности акта. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формируется с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел», «О выделении дел к уничтожению».

Текст акта распадается на части. Вводная часть для всех актов одинаковая. В ней указываются: основание для составления акта, лица, его составившие, и, при необходимости, лица, присутствовавшие при его составлении. Слово ОСНОВАНИЕ начинает текст акта и печатается от левого поля.

Акт может быть составлен по указанию руководителя или вышестоящей организации, на основании распорядительного документа (чаще всего приказа). Например:

ОСНОВАНИЕ: приказ генерального директора объединения «Москнига» от 12.12.2002 № 5 О проведении общественного смотра сохранности документов в объединении.

Или: указание директора школы.

Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, напечатанного с новой строки с нулевого положения табулятора, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты. Эта часть текста акта может быть оформлена в виде таблицы, позволяющей при небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности текста.

В некоторых актах текст может иметь третью часть - выводы, заключения комиссии, предложения.

В конце текста, при необходимости, даются сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются.

Как всякий документ, перед текстом акт имеет заголовок.

Обязательно в конце текста указывается количество экземпляров акта и кому они распределяются.

Некоторые разновидности актов требуют утверждения. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.

После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению.

Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Акт сдачи выполненных работ

АКТ

сдачи выполненных работ

00.00.2002

Предприятие ____________________________ именуемое в дальнейшем «Подрядчик», в лице _____________________________________ действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин __________________________________ паспорт серия ______________ № _______ выдан _________________________ именуемый в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем

В соответствии с договором подряда № _______ от «_____» _______________ 2002г., Подрядчик выполнил весь комплекс работ, а именно ______________ _____________________.

Вышеуказанные работы согласно договору должны были быть выполнены к «___» ________________ 2002г.

Фактически выполнены «____» ___________________ 2002г.

Качество работ по договору подряда должно соответствовать ___________________________________

Фактически качество выполненных работ соответствует (не соответствует) предъявленным требованиям.

В результате осмотра результата работ недостатки не выявлены (выявлены). (В случае выявления недостатков необходимо указать, какие именно выявлены и могут ли они быть устранены Подрядчиком или Заказчиком).

_______________________________________

Заключение:

При приемке результата работ установлено, что работы выполнены в полном объеме в срок (с нарушением условия договора о сроке выполнения работ, т.е. несвоевременно).

Качество работ соответствует (не соответствует) указанным в договоре требованиям.

Недостатки в результате работ не выявлены (выявлены). (Если выявлены, нужно указать, какие именно выявлены).

Результат работ по договору подряда № ___ от «____» ________________ 2002г. сдал.

должность	подпись	И.О. Фамилия

Результат работ по договору подряда № ___ от «___» ________________ 2002г. принял.

должность	подпись	И.О. Фамилия

Акт сдачи выполненных работ составляется после завершения работ по договору подряда и служит основанием для оплаты по конкретным результатам работы.

Акт составляется в двух экземплярах: по одному экземпляру остается у подрядчика и заказчика, которые передаются в бухгалтерии для оплаты и контроля оплаты проверенных работ.

Акт комиссии о ликвидации акционерного общества

Приложение к протоколу заседания ликвидационной комиссии № _____ от 00.00.2002

АКТ

00.00.2002	№ ___

Москва

Комиссии по ликвидации (открытого/закрытого) акционерного общества ______(наименование_ общества)________________

Ликвидационная комиссия в составе (фамилии, имена, отчества членов ликвидационной комиссии)_____________ ________________________ назначенная, решением _________(наименование органа, номер и дата принятия решения)______________________ ____ составила настоящий акт о нижеследующем:

(Открытое/закрытое) акционерное общество _______(наименование)______________ ликвидируется в соответствии с (основание для ликвидации, ссылка на орган и документ)___ .

Ликвидационная комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятия, подготовила ликвидационный баланс, согласовывает его и представляет на утверждение общему собранию акционеров.

Все кредиторы уведомлены, кредиторской задолженности нет.

Председатель ликвидационной комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь ликвидационной комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Члены ликвидационной комиссии	подпись	И.О. Фамилия

Одним из завершающих работу ликвидационной комиссии документов является акт, прилагаемый к протоколу последнего заседания комиссии. Подобный акт подписывается всеми членами комиссии, представляется на согласование и утверждение общему собранию акционеров.

1.3 Служебные записки

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма. Макет служебной записки выглядит следующим образом:

Адресат: наименование должности

Фамилия И.О. (в дательном падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Должность составителя	подпись	И.О. Фамилия

00.00.2003

1.3.1 Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется, как правило, с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место факта и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Поэтому в тексте докладной записки четко выделяются две части. Первая - констатирующая (описательная), в которой сообщаются факты, и вторая - где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений.

Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Как и справки, в зависимости от адресата докладной записки могут быть внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Создается по инициативе работника или по заданию его руководителя.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке, и подписывается руководителем учреждения.

Докладная записка

Производственно-технический отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА	Директору АО «Глобус» Рощину И.В.

20.01.2003

о командировании Глебова А.И.

В связи __________________________________ прошу командировать менеджера производственно-технического отдела Глебова А.И. на завод «Формаз» с 03.01.2003 по 3.07.2003.

Начальник ПТО	подпись	И.О. Фамилия

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту. В первой части текста излагаются события или факты, и причины, послужившие поводом для ее написания. Вторая часть должна содержать анализ сложившейся ситуации с вариантами выхода из нее, выводы и предложения для принятия решения.

1.3.2 Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка, факта.

По содержанию объяснительная записка делится на 2 группы: к первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие, и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты. Оформляются на общих бланках. Подписываются руководителями.

Вторая группа объяснительных записок составляется основными работниками для объяснения их поведения, поступок, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги и подписываются их составителями.

Объяснительная записка

Отдел ценных бумаг ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 20.01.2003	Заместителю директора банка г-ну Смольскому О.Б.

Сводный отчет отдела за III квартал 2002г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка.

Начальник отдела	подпись	И.О. Фамилия

Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата, подпись составителя.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

1.4 Служебные письма

Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами. Они составляют до 80 % входящей и исходящей документации. Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, отзывы, разъяснения, напоминания и т.д.

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью, краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным. Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «тщательно изучив Ваши замечания…», «внимательно рассмотрев Ваши предложения…» и т.д.

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений» «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п.

Причины принятия решений также формируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Составляются письма на специальных бланках для писем, в которых в отличие от общего бланка есть адрес учреждения автора и место для ссылки на инициативный документ, на который дается ответ и подписывается руководителем организации, его заместителем в рамках представленной им компетенции.

Текст служебного письма должен быть посвящен одному вопросу. Как правило, текст состоит из двух частей. В первой, вводной, приводятся мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты, события, побудившие написать письмо, или указание на решение вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма; во второй части излагаются выводы, просьбы, изложения.

Текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из вступления и заключения, сложные содержат вступление, основную часть и заключение. Во вступлении указывается причина возникновения вопросов. В основной части излагается существо вопроса и приводится доказательство или опровержение. В заключении формируется основная цель письма.

Для более активного восприятия текста, выявления сути вопроса целесообразно в письме начинать изложение текста с существа вопроса, поместив доказательства и доводы во вторую часть.

Текст письма следует делить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Различные разновидности писем имеют свои особенности, свою структуру в изложении текста.

Служебные письма делятся на 2 группы: требующие и не требующие ответа.

В ответных письмах в бланке перед заголовком дается ссылка на дату и номер инициативного письма, что помогает найти его копию при получении ответа и правильно сформулировать дело.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные.

Письма инструкционные (директивные) - исходят из государственных и муниципальных органов и содержит рекомендации, указания, распоряжения по вопросам отчетности, налога, экологии, здравоохранения и т.д.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу и т.д.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг и товаров. Цель рекламных писем - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

Коммерческие письма - составляются при заключении и выполнении контрактов и представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и направить предложения на поставку товара, ответы продавцов и претензии по качеству товара.

Письмо-приглашение адресуется как конкретному лицу, так и учреждению, содержит пожелание участия адресата в каком-либо мероприятии, сообщает сроки, место, условия участия.

Например:

Институт 15-18 сентября проводит методическую конференцию, посвященную организации производственной практики студентов. Просим принять участие в конференции. Тезисы докладов принимаются до 5 сентября.

Близки к этой разновидности по структуре и характеру текста письма-предложения.

Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация о которых может быть полезна адресату, и начинаются словами: сообщаем, извещаем, ставим Вас в известность и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.

Письмо-напоминание, как правило, напоминает о приближении или истечении сроков проведения мероприятия, выполнения каких-либо работ, обязательства, возвращения взятых предметов (например, книг в библиотеке и т.д.). Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Чаще всего такое письмо состоит из одной фразы типа: Напоминаем, что срок ликвидации задолженности по курсовым работам истекает 15 мая.

В ряде случаев в письмах-напоминаниях во второй части указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ (действий) в указанный срок.

Сопроводительное письмо направляется адресату вместе с прилагаемым к нему документом и содержит разъяснения или задания к нему.

Начинается такое письмо словами: посылаем, направляем, представляем и т.п. В нем указываются вид, заголовок, дата и номер основного документа.

Например:

Наименование предприятия Адрес предприятия	Директору предприятия А.Н. Соколову
Телефон Факс	Остоженка,9 Москва, 121105

№ 21/1-3

На № ___ от 00.00.2002

О задержке поставки мебели

Уважаемый Алексей Николаевич!

Сообщаем Вас, что обязательства по контракту от 00.00.2002 № ___ о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Генеральный директор	подпись	А.В. Корин

Рудницкая Ольга Сергеевна

234-51-92

Письма оформляются на бланках для писем, и содержит следующие результаты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон.

Название вида документа в письмах не указывается, за исключением гарантийного письма.

Письма составляются в двух экземплярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.

Договорное письмо. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют 2 подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Форма гарантийного письма

Наименование предприятия Адрес предприятия Тел./Факс	Генеральному директору ЗАО «АСКОНТ» г-ну А.Е. Вербицкому
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 00.00.2002 № 1-3/28	Сретенка, 23 Москва, 117232

На № 2-5/114 от 00.00.2002

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Оплату (предоплату) гарантируем.

Наш расчетный счет _________, банк ______________________ .

Коммерческий директор	подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	подпись	И.О. Фамилия

М.П.

Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь: название «Гарантийное письмо», подписи руководителя и главного бухгалтера, печать.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, переводы, бандероли товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правила их составления. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

имени и фамилии получателя;

наименования компании;

номера дома, улицы;

города;

штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

страны.

При написании писем всё чаще используется «открытая пунктуация», т.е. без запятых.

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они направлены.

Форма письма иностранному партнеру

RIVER BANK HOUSE

Your ref: RM/si Our ref: DB/ap/175	67, UPPER THAMES STREET, London, ES 4V ZAN Telephone: 01-248-2217 (30 lines) Telex: 886678 LDN
Mr. R. Morrison P. Marlow & CO.LTD 21, Bird Street London E1 6 TM	17 May 2002

Dear Mr. Morrison

Order 345

Unfortunately, we have not yet received the computers “OPTIMA 133” which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money/

We look forward to hearding from you/

Yours sincerely

D. Barker

Derek Barker

Manager

Encl. Order 345

Carbon copy M. Pryor

Перевод на русский язык

РИВЕР БАНК

Ваш номер: RM/si Наш номер: DB/ap/175	67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ Лондон, ЕС 4V ЗАН Телефон: 01-248-2217 (30 линий) Телекс: 886678 LDN
Господину Моррисону П. Марлоу & К.Лтд 21, Берд Стрит Лондон Е1 6 ТМ	17 мая 2002

Уважаемый г-н Моррисон,

О заказе № 345

К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры “OPTIMA-133”, которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.

Жду Вашего ответа

Искренне ваш

D. Bаrker

Дерек Баркер

Управляющий

Прил. Копия заказа 345

Копия М. Праеру

В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVR (пожалуйста, ответьте).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

1.5 Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух разновидностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки информационного характера, содержащие описание фактов и событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Наиболее часто выдаются справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания, зарплаты и т.д. Они составляются на общем бланке, а так как их текст носит, как правило, типовой характер, применяются заранее отпечатанные типографские трафаретные тексты. Такие справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце указывается место представления справки.

Справки информационного характера можно подразделить на 2 группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют на чистых листах бумаги, но они содержат напечатанные на машинке (или на компьютере) основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Справка обязательно имеет заголовок. В него может включаться дата или период, за которые даются сведения. Например: Справка о подведении итогов работы комиссии за первое полугодие 2002 года.

Справка с места работы

Наименование предприятия

Адрес предприятия

Телефон

Факс информационный документ записка телеграмма

СПРАВКА

№ ___

Леонова Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга ___(наименование предприятия)___ с окладом ____(цифрами и прописью)___ руб. в месяц.

Директор	подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	подпись	И.О. Фамилия

Справки с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату труда работника, составляются на бланке предприятия формата А5.

Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например, «Школа № 6»). Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью.

Справка по производственным вопросам

Наименование предприятия

СПРАВКА

№ ____

Москва

О закупке мебели и оборудования

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в первом квартале 2002 года были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Место установки

Справка составлена на основании _______________________________

Главный бухгалтер	подпись	И.О. Фамилия

В дело № ____

Подпись исполнителя

20.01.2003

Справка по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производственной тематике.

Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем предприятия. Внешние справки должны обязательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание или указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в них.

Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подписывается в дело.

1.6 Телеграмма

Телеграмма - срочное сообщение, переданное по телеграфу. Может касаться любых вопросов. Передается в том случае, когда другие способы передачи информации не обеспечивают своевременного решения вопроса.

Телеграмма составляется на бланке.

В адрес телеграммы включается: город, номер почтового отделения, улица, дом, краткое наименование учреждения или фамилия получателя. Для удешевления стоимости и упрощения обработки крупные учреждения имеют зарегистрированный на телеграфе сокращенный адрес, заменяющий подробный, например, - Москва - Утес. Если телеграмма направляется в несколько адресов, каждый адрес указывается отдельно.

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяется простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6 часов, а «срочной» - до 3х часов.

К тексту телеграммы предъявляются особенно жесткие требования краткости и точности, должны быть напечатаны четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге). Каждое слово должно нести максимум информации. Предлоги и местоимения, некоторые частицы и знаки препинания исключаются. Если отсутствие знаков препинания искажает смысл, они обозначаются сокращенно: «тчк», «зпт», «квч». Знаки: ?, !, %, +, -, № - пишутся словами. Количественные данные даются цифрами. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, знаки и сокращенные обозначения - строчными.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Текст печатается на одной стороне листа через два интервала. Адрес отделяется от текста тремя интервалами. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания. Под текстом указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Ниже подписи проводится разделительная черта, за которой указываются служебные сведения: должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи (она же отправления), может быть указан адрес отправителя. Сведения, помещенные под разграничительной чертой, передачи не подлежат.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Печатается телеграмма в двух экземплярах. Первый подписывается и отдается для передачи, второй (копия) - неподписанным подшивается в дело.

Отгрузочная телеграмма

ОТГРУЗОЧНАЯ ТЕЛЕГРАММА

Дата ____________ ОТГРУЖЕНО СТАНЦИИ ____________ ВАГОН № ____________ НАКЛАДНАЯ ________________________________________________________ НАЗВАНИЕ ИЗДЕЛИЙ ____________________ РАЗМЕР ________ КОЛИЧЕСТВО ________ ВЕС БРУТТО ____________ НЕТТО ___________ МЕСТ ______ ДЛЯ __________________ ЗАВОД-ПОСТАВЩИК ___________________________________________ НОМЕР ЗАКАЗА ___________ ТРАНС _____________ КОЛИЧЕСТВО МЕСТ _____________ ВЕС __________ ВАГОН ____________ НАКЛАДНАЯ ________________ СТАНЦИЯ НАЗНАЧЕНИЯ _________________ НОМЕРА МЕСТ ___________ ЗАВОД-ПОСТАВЩИК __________________________________________________________________

Фамилия лица,

отправившего телеграмму

При отгрузке продукции потребителю ему немедленно сообщаются подробные данные о поставляемом грузе и транспортные реквизиты во избежание недоразумений. Отгрузочная телеграмма посылается лицом, ответственным за отправку груза. Фамилия этого работника указывается после текста.

1.7 Международная телеграмма

Международная телеграмма печатается русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указываются номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Пример:

МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ

ПОСОЛЬСТВО РФ В БОЛГАРИИ

УЛ КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 2002 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ЗАМ МИНИСТЕРСТВА ВЭС

15-23-08/12

Сидоров

ул. Красноармейская, 20, Москва, 100121	Планово-экономическое управление Романов 290-03-18

Зам. Министра МВЭС

Личная

подпись И.Н. Сидоров

Дата

печать

1.8 Телефонограмма

Телефонограмма - это обобщенное название документа, информация которого составлена для передачи по телефону. Телефонограммой передают несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п. от имени должностного лица.

Текст телефонограммы должен быть не более 50 слов, кратким, четко сформулированным и не содержать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Передающий зачитывает текст телефонограммы, а принимающий записывает и проверяет повторным прочтением. При этом указываются все знаки препинания.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название вида документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилию лица, подписавшего документ, текст, время приема, передачи телефонограммы, фамилии передающего, принимающего.

...