Справочно-информационные документы

Входящая телефонограмма регистрируется и хранится как обычная входящая корреспонденция.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

22.01.2003	Москва	№ _______
10:30		Директору ЗАО «ВИСТ» А.И. Рогозину Т. 148-19-25

02.02.2003 в 10 часов в НТЦ (Краснопресненская наб., 12, конференц-зал) состоится совещание оргкомитета выставки «Информатизация-2003» с представителями фирм-участниц.

Просим направить на совещание представителя Вашей организации.

Председатель оргкомитета	подпись	А.Р. Сорин
Передала 925 46 14	секретарь	А.В. Сергеева
Приняла	секретарь	Е.Б. Карпыч

Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах и т.д. Перед отправлением телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки:

Наименование организации	Адресат

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму



	Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму № телефона

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Дата Индекс	Время передачи

Текст

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

После передачи телефонограммы необходимо записать должность, имя, отчество, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дату и время передачи.

Составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

1.9 Телекс

Телекс - это разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной связи. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды, как в телеграммах.

Телексная связь широко используется в деловом общении, особенно в сфере внешних экономических связей на всех этапах заключения и исполнения сделки. Телексная связь отличается от передачи сообщения по телеграфной сети общего пользования быстротой передачи сообщения: адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в тот же момент, когда оно отправлено с другого конца связи (на передачу и получение телеграммы требуется по крайней мере 3 часа). Кроме того, телекс, как и телеграмма, является документом, в отличие от факса, который тоже обеспечивает оперативность передачи, но является всего лишь копией документа.

Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на его передачу. Единицей оплаты является плата за соединение продолжительностью в 1 минуту, а размер оплаты зависит от страны назначения.

Телексы отличаются от телеграмм использованием знаков пунктуации - точек (.) и запятых (,), а также различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса в целом аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица:

А - a Б - b В - v Г - g Д - d Е - e Ж - zh (j) З - z	И - i К - k Л - l М - m Н - n О - o П - p Р - r	С - s Т - t У - u Ф - f Х - h Ц - c Ч - ch Ш - sh	Щ - sch (sc) Ы - y Э - e Ю - ju (iu) Я - ja (ia)

Существует особая форма, по которой пишется телекс. В самом телексе можно условно выделить следующие части.

В левой верхней части телекса представлен так называемый блок оперативных сведений (блок ОС), в котором содержится информация об адресате и отправителе, времени передачи сообщения.

Значительную часть блока ОС занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

определенный набор цифр и букв, обозначающих маршрутный номер станции;

индивидуальный номер абонемента;

сокращенное название фирмы;

сокращенное наименование страны.

Другим важным компонентом блока ОС является указание времени выхода на связь. Иногда весь телекс начинается именно с указания времени, которое обозначается следующим образом: например, «04 14 23» означает «четвертого числа в 14 часов 23 минуты».

В некоторых случаях указывается время начала и время окончания передачи телекса, так как оплата за телекс исчисляется в зависимости от длительности передачи сообщения.

Отправитель, или вызывающий абонент, имеет условное обозначение А, а получатель, или вызываемый абонент, - обозначение В. При передачи телексного сообщения вызывающий абонент А сначала указывает автоответ своего партнера по переписке, а затем помещает свои данные.

41199 DMI RU

31611 MTAWK G

23567 COLSEA G

MTAWK G

04/02/01 12:20

TO: COMPLEKT

C.C. MGO MOSCOW FROM: MTA WARWICK ISH/ABL TX 24633 ST 2219 ATT (N)

RE: MODELS 2E450 APPENDIX 83 AND 3/40

KINDLY ADVISE DELIVERY SITUATION FOR ABOVE MACHINES

WOULD ALSO REMIND YOU WE HAVE STILL NOT RECEIVED MODEL

2E450 APPENDIX 3/31. DELIVERY OF ALL THREE MACHINES

URGENT AS WE CONVINCED WE WILL RECEIVE ORDERS FOR ALL 3 MACHINES IN NEAR

FUTURE IN WHICH CASE WE WILL BE PLACING FURTHER ORDERS WITH YOU

IMPERATIVE WE RECEIVE URGENT REPLY.

REGARDS

IS HOWKINS

31611 MTAWK G

31611 MTAWK G

4119910 DMI RU

Формат автоответа абонентов сети Телекс России должен иметь вид:

ABC abc xxxxx RU,

где ABC - маршрутный номер станции, abc - индивидуальный номер абонента, xxxxx - сокращенное наименование абонента, содержащее не более 5 знаков латинского алфавита, RU - код обозначения страны (в данном случае - Россия). Для правильного пользования телексной связью абонент должен знать Международный код для служебных переговоров по сети Телекс, номера абонентов других стран и их автоответы.

Таким образом, блок ОС обычно включает автоответы абонентов А и В и дату. Даты пишутся цифрами. В приведенном телексе эта часть блока ОС расшифровывается следующим образом:

411911 B DMI RU - телекс, сокращенное название фирмы и страны адресата: DMI - Доминторг, RU - Russian.

31611 MTAWK G -телекс, название фирмы и страны отправителя: G - Great Britain, MTAWK - MTA Warwick;

23567 COLSEA G - название или код головной фирмы в Великобритании;

040201 - дата отправления телекса: 4 февраля 2001г.

12:20 - время отправления телекса.

В следующей части блока ОС, которая является факультативной и может отсутствовать, дается более подробно, часто в расшифрованном виде, наименование получателя и отправителя. Здесь также может быть дан исходящий номер телекса и номер телекса, в ответ на который пишется данный. В вышеприведенном телексе эта часть блока ОС расшифровывается следующим образом:

TO: COMPLEKT - телекс адресован фирме «Комплект» ОАО «Доминторг»;

C.C. NGO MOSCOW - копия телекса направлена в представительство фирмы в Москве;

ISH - инициалы автора телекса (ниже имя дается полностью - I.S. Howkins), ABI - инициалы оператора, передающего телекс;

TX 24633 - телекс № 24633;

ST 2219 - номер телекса ОАО «Доминторг», в ответ на который отправлен данный телекс.

Отправитель телекса может также указать конкретное лицо, которому предназначен телекс. В этом случае перед текстом телекса помещается фраза типа:

ATTIN IRINA IVANOVA (Attention of Irina Ivanova - Вниманию Ирины Ивановой)

В деловых телексах может даваться краткое указание относительно содержания телекса. Оно помещается между фразой: «Attention of…» и основным текстом или дается как первая фраза основного текста: Re - сокращение латинского выражения «in re» по делу.

В моем примере:

RE: MODELS 2E450 APPENDIX 83 AND 3/40

В телексах, как правило, отсутствует обращение.

Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной стране и фирме. Эта информация не является существенной для общения, а лишь детализирует или повторяет основную информацию блока ОС (куда, кому, от кого и когда отправлен телекс). Она носит технический характер и не нужна в оперативной работе.

После блока ОС следует собственно текст телексного сообщения.

Текст телекса излагается кратко. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

В телексах используется большое количество сокращений. Сокращение производится как на уровне фраз (например, ASAP - as soon as possible), так и на уровне слов (YR - Your). Грамматические особенности характеризуются тем, что в телексах, как и в телеграммах, отпускаются некоторые части речи:

а) глагол-связка:

PRESENT PRICES (ARE) FIRM PROVAIDED ORDER (IS) RECEIVED BY 19TH JUNE.

б) вспомогательный глагол во временных глагольных формах:

ME MACKENZIE (HAS) FINISHED INSPECTION FACTORY (AND IS) RETURNING 26TH.

в) местоимения (в том числе функции подлежащего):

PLEASE DELIVER (OUR) ORDER AB6321 SATURDAY NO SUNDAY (I AM) ARRIVING 26 OCTOBER.

г) предлоги:

MANY THANKS (FOR) YOUR OFFER.

д) союзы:

PRESENT PRICES FIRM PROVIDED (THAT) ORDER RECEIVED BY 19TH JUNE.

е) артикли:

WE INFORM YOU HAVE (A) POSSIBILITY TO PLACE…

Модальные глаголы не допускаются.

В вышеприведенном телексе опущен глагол-связка: we (are) convinced; союз: we (are) convinced (that) we will; местоимение: we receive (your) urgent reply; артикль: in (the) near future.

Об экономном использовании языковых средств свидетельствуют некоторые лексические особенности телекса:

вместо многословного выражения употребляется одно слово с тем же значением, например, with best regards - regards;

не используются сложные многословные предложения, характерные для деловых писем, например: We confirm receipt вместо We acknowledge with thanks the receipt of;

выбор делается в пользу более коротких слов, например, вместо approximately - about;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Используемые в телексах правила пунктуации в целом ближе к нормам делового письма, чем телеграммы. В телексах в этом случае ставятся точки и запятые, как в письмах.

В международной телексной переписке приняты особые правила написания цифр:

дроби пишутся через косую черту: 2/3, 1/6; при необходимости обозначение целого числа и дроби дробь отделяется от целого числа знаком тире: 2 - 5/6;

б) числа обозначаются в телексах цифрами, однако в соответствии с принятыми нормами международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно следует их буквенное обозначение, например: 1000 - one thousand;

в) при обозначении процентов вместо знака процента (%) используется цифра 0 и наклонная черта, т.е. 0/0 вместо %.

При составлении телекса иногда возникает необходимость исправить обнаруженную ошибку. В этом случае может быть рекомендовано следующее. Сразу после обнаруженной ошибки 5 раз подряд (без интервалов) печатается буква «Х», после которой, через несколько интервалов, помещается правильное слово, например,

PLEASE CONFIRM DSELIVERY OF FIRST LEXXXXX LOT.

После основного текста следует заключительная форма вежливости, которая в телексах сводится к различным вариантам сокращений выражения With best regards (Best rgds; regards; rgds).

Затем следует подпись автора телекса и повтор автоответов вызывающего абонента (отправителя) и вызываемого абонента (получателя).

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения - исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса и смысловой нагрузки они не несут.

1.10 Факсограмма

Факсограмма (телефакс, факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, конкретным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

При передаче оперативной информации, не нуждающейся в удостоверении должностными лицами (подписании, удостоверении печатью и др.), многие организации пользуются специальными бланками факсограмм.

1.11 Электронное сообщение

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяется знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз)), предпоследний обозначается город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что справочно-информационные документы, представляют собой огромный раздел в делопроизводстве, без которого мы не сможем решать не только служебные, но и бытовые вопросы.

На данный момент времени, в период развития международных экономических и политических связей, делопроизводство далеко шагнуло вперед. Очень часто можно увидеть, что необходим секретарь-референт, делопроизводитель со знанием иностранного языка, что, конечно, влечет за собой и правильное оформление документов на иностранном языке, которые имеют ряд особенностей в расположении реквизитов и правила их составления. Ведь современный стиль оформления предлагает не только знание оформления документов в компьютерных программах.

Отчасти неправильно оформленный документ, приводит к рутинному исправлению целой цепочки документов. Так вот, чтобы этого не произошло нужно быть всегда внимательным и ответственным.

Таким образом, подводя итог работы, напрашивается вывод, что информационно-справочные документы необходимо составлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-97, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Перечня форм первичной учетной документации, утвержденного Госкомстатом РФ 30.10.97, других нормативно-методических документов, и включает унифицированные документы по наиболее важным вопросам деятельности предприятия: организационные и распорядительные, информационно-справочные и другие.

Список используемой литературы

Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов «Делопроизводство и техническая документация», Москва, «Высшая школа», 1993;

М.В. Стенюков «Образцы документов по делопроизводству» (руководство к составлению). Издание шестое, дополненное и переработанное. Москва, «ПРИОР», 2002;

М.В. Стенюков «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия». Москва, «ПРИОР», 1995;

Т.В. Кузнецова «Документы и делопроизводство. Справочное пособие». Москва, изд. «Экономика», 1991;

М.В. Стенюков «Секретарское дело. Практические рекомендации». Москва, изд. «ПРИОР», 1996;

М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов «Курс делопроизводства», учебное пособие, Москва - Новосибирск, изд. «Инфра-М», 2000;

В.И. Андреева «Делопроизводство. Практическое пособие». Москва, изд. «Интел-Синтез», 2000;

Учебник «Организация работы с документами», Москва, «Инфра-М», 1998;

Учебник «Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы». Москва, ООО «ТК Велби».

Размещено на Allbest.ru

...