Анализ и выбор средств автоматизации для моделирования и оптимизации бизнес-процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции" компании "Food City"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Направления автоматизации в оптово-продовольственной торговле

1.1 Методики управления в оптово-продовольственной торговле

1.2 Применение основных средств автоматизации и методик управления в оптово-продовольственной торговле на основе процессного управления

1.3 Средства автоматизации для построения процессного управления

1.4 Использование среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления

2. Сравнительный анализ и выбор средств автоматизации для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»

2.1 Средства автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов

2.2 Сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов и выбор подходящей среды бизнес - моделирования исходя из целей компании «Food City»

2.3 Анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов

3. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов оптово-продовольственного центра «Food Сити»

3.1 Характеристика компании «Food City»

3.2 Описание и моделирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» «AS-IS» в компании «Food City»

3.3 Описание и моделирование подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City»

3.4 Описание и моделирование подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City» на уровне транзакций и потоков данных

3.5 Функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» компании «Food City»

3.6 Моделирование и результаты оптимизации усовершенствованного бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» «TO-BE» в компании «Food City»

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

За последнее десятилетие в российском корпоративном и государственном секторе экономики появилось многообразие общих и специальных методик управления, инструментов и средств автоматизации и прочих информационных технологий, направленных на развитие объекта управления.

В процессе реализации и обобщения опыта различных корпоративных и государственных проектов в области развития информационных технологий, информационных систем и технологий управления существует проблема адекватного выбора компаниями инструментов, средств автоматизации и методик управления из большого количества различных предлагаемых решений для эффективной реализации поставленных целей в сфере моделирования и оптимизации бизнес-процессов. Из-за не умения качественно осознать свои потребности, проанализировать и выбрать адекватные существующим проблемам инструменты, средства автоматизации и методики управления бизнес и государственные структуры несут огромные издержки.

Таким образом, тема исследования является актуальной, что подтверждается отсутствием адекватного применения средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов в российских организациях.

Целью исследования является сравнительный анализ средств автоматизации на примере применения одного из средств автоматизации для проведения моделирования и оптимизации бизнес-процессов оптово-продовольственного центра «Food City».

Для достижения поставленной цели, существует необходимость в решении следующих задач:

Провести обзор методов управления и средств автоматизации в оптово продовольственной торговле, а именно:

· направлений автоматизации в оптово-продовольственной торговле;

· методик управления в оптово-продовольственной торговле;

· применения основных средств автоматизации и методик управления в оптово-продовольственной торговле на основе процессного управления;

· средств автоматизации для построения процессного управления;

· использования среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления;

Провести изучение, сравнительный анализ и выбор средств автоматизации для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции», а именно:

· проанализировать средства автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов;

· продемонстрировать сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов и провести выбор подходящей среды бизнес - моделирования исходя из целей компании «Food City»;

· осуществить анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов.

Осуществить моделирование и оптимизацию бизнес-процессов оптово-продовольственного центра «Food City», а именно:

· Описать и смоделировать процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции».

· Описать и смоделировать подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» на уровне управления.

· Смоделировать подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» на уровне транзакций и потоков данных.

· Провести функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» компании «Food City».

· Провести моделирование и оценить результаты оптимизации усовершенствованного бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» «TO-BE» в компании «Food City» при помощи методики функционально-стоимостного анализа (ABC) как объективного критерия сравнения эффективности выполнения процессов.

Объектом настоящего исследования является оптово-продовольственный центр «Food City».

Предметом исследования является анализ, выбор средств и методов автоматизации и моделирования деятельности компании «Food City».

Источниками научной литературы по тематике магистерской диссертации являются в основном следующие авторы: Michael Eugene Porter, Hammer Michael, Champy James, Thomas H. Davenport, Александр Громов, Владимир Репин, Э. Деминг, концепции и идеи которых представлены в следующей литературе:

· Майкл Портер. Руководство по разработке стратегии на русском языке [1].

· Майкл Хаммер, Джеймс Чампи - Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе.

· Томас Давенпорт - Инновация процессов.

· Владимир Репин - Моделирование бизнес-процессов.

· Эдвард Деминг - Выход из кризиса. [29]

Результатом магистерской диссертации будет являться оптимизированный межфункциональный бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Основным положением магистерской диссертации будут идеи и рекомендации, предназначенные для дальнейшего усовершенствования оптимизированного бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City».

Новизна магистерской диссертации заключается в том, что применена методика функционально-стоимостного анализа в рамках оптовой продажи продовольственных продуктов в компании «Food City» для оптимизации её деятельности.

Практическая значимость работы состоит в повышении экономической эффективности бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» в компании «Food City» и в снижении экономических издержек компании «Food City» в целом.

автоматизация бизнес управление

Глава 1. Направления автоматизации в оптово-продовольственной торговле

Вопросы автоматизации в оптово-розничной торговле не новы для современной российской практики внедрения информационных технологий.

Именно с автоматизации бухгалтерского учета и примитивного управленческого учета началась эра автоматизации малого и среднего бизнеса в России. Однако, как и вначале, так и сейчас имеется множество проблем, порождающих неэффективность в сфере торговли, и непосредственно в автоматизации торговли с различных её сторон.

Автоматизация торговли представляет собой совокупность организационно-технических мероприятий по использованию различных информационных технологий для повышения эффективности протекающих в бизнесе процессов, например, увеличение производительности труда, обеспечение прозрачности финансовых потоков.

Традиционно в сфере автоматизации торговли можно выделить аппаратную и программные части, хотя часто они неотделимы друг от друга и представляют собой единое целое.

К аппаратно-техническому направлению автоматизации торговли можно также традиционно отнести использование следующих компонент:

1. Кассовое обеспечение - обычно, POS-системы.

2. Оборудование для штрихкодирования - принтеры, сканеры штрих-кода.

3. Оборудование для этикеток - принтеры этикеток.

4. Терминалы сбора данных.

5. Прочее - торговые автоматы, электронные ценники, информационные панели, торговые весы.

В основном аппаратное обеспечение предназначено для технического ускорения совершаемых транзакций или для предоставления технического сервиса клиенту - например оборудование для штрих-кодирования предназначено для ускорения, автоматизации учета товародвижения.

К программному направлению автоматизации торговли можно отнести использование следующих компонент:

1. Программное обеспечение для встраивания в кассовые POS-системы и управления ими.

2. Серверное программное обеспечение для управления кассовым узлами POS-терминалов.

3. Информационные системы управления торговыми площадями, так называемый «front-office».

4. Информационные системы в сфере торговли - различные учетно-управленческие системы, системы обработки данных и системы принятия решений.

5. Комплексные программы для автоматизации магазинов, коробочное программное обеспечение.

В настоящем времени в сфере торговли все больше используются и пользуются популярностью мобильные технологии, облачные системы, технологии интеллектуального анализа данных, технологии «NoSql», организация аутсорсинга. Немаловажную часть в сфере автоматизации торговли играют «лучшие практики», заложенные в информационные системы крупных вендоров, таких как SAP или Oracle. Также существуют общеизвестные методики управления, которые предприятия торговли часто хотят внедрить у себя и правильно интегрировать с информационной системой для достижения эффекта синергии.

1.1 Методики управления в оптово-продовольственной торговле

С появлением различных информационных технологий, в частности информационных систем (далее «ИС»), поддерживающие автоматизированное выполнение фактически любых процессов многие неопытные менеджеры увидели в ИС так называемую «волшебную таблетку». На начальном этапе внедрения и развития ИС в нашей стране им казалось, что внедрение ИС позволит обеспечить грамотное и эффективное управление и решение всех их проблем. Вследствие этого, появилось даже отождествление понятий «информационная система» и «система управления», они начали употребляться как синонимы. В «народе» такое видение проблемы называют «автоматизация хаоса».

Для того чтобы применение современных программных средств давало максимальный эффект, необходима их качественная интеграция в управленческую деятельность компании, согласованность процессов и алгоритмов информационной системы и системы управления.

Информационные технологии, и в частности информационные системы неэффективно внедрять без объединения бизнес-практик и проектных практик внедрения информационных систем. Это представляется как половинка единого целого. Именно объединение таких практик позволяет достичь синергетического эффекта в управлении организацией и достижения её целей.

Важно отменить, что прежде чем внедрять информационные системы в организацию, необходимо обязательно провести моделирование бизнес-процессов компании, чтобы получить полную картинку предприятия и оптимизировать информационные и материальные потоки, чтобы «не автоматизировать хаос» и не получить негативного эффекта от не правильных действий.

На мой взгляд, основными методиками - применяемыми в управлении оптово-продовольственной торговле являются следующими:

1. Стратегический анализ и планирование - BSC. Впервые идею целевого управления высказал Питер Друкер в 50-е годы прошлого века. В тот момент наметился слом старых парадигм менеджмента. На сегодняшний день некоторые идеи Питера Друкера вылились в создание таких методик, как: MBO, BPM, KPI, BSC. Рассмотрим BSC.

Главным принципом BSC является положение о том, что осуществлять профессиональное управление можно тогда, когда этот процесс можно измерить. Иными словами, задачи и цели можно достичь тогда, когда существуют числовые показатели, измеряющие соответствие этой цели каким-то измерителям. Соответственно, управлять тем, в чем нет измерения - мы не можем.

Однако, для того чтобы реализовать такую сложную методологию на практике, необходимы информационные системы соответствующего класса для поддержки процессов информационного обеспечения и информационного обмена. Отметим также, что ССП является одним из самых эффективным инструментов стратегического контроллинга.

Также, система BSC активно используется при внедрении процессного управления и связанна с системой бизнес-процессов.

2. Управление по целям - MBO и KPI. Управление по целям

представляет собой концепцию правильной постановки и применения целей в компании, для того чтобы руководители и сотрудники адекватно понимали поставленные цели и разделяли их. Система управления по целям предполагает процесс определения целей, выбор направления цели и задач по цели, адекватное принятие решений. В системе управления по целям важно наличие автоматизированной системы измерения показателей работы и достижения целей для адекватного измерения и принятия управленческих решений.

3. Методики процессного подхода к управлению - BPR, BPM. Данные

методики основываются на применении концепции всеобщего управления качеством TQM.

Total Quality Management представляет собой стратегию и концепцию, главная идея которой основывается на том, что компания должна задумываться и работать не столько над качеством выпускаемой продукции, а над процессами проектирования и организации всей работы компании, включая работу всего персонала, например, применять принципы управления качеством продукции уже на стадии закупки комплектующих. Такая концепция в конечном её проявлении направлена на развитие качества продукции, развитии персонала и качества протекаемых бизнес-процессов.

Концепции BPR, BPM представляют собой две методики совершенствования процессов. Их основное различие в подходе к оптимизации деятельности компании. BPR предполагает радикальное совершенствование бизнес-процессов и их переосмысление. Практика применения концепции радикального реинжиниринга бизнес-процессов Хаммера и Чампи в её изначальном виде обещала грандиозные результаты и эффект от её применения. На практике же, в ходе реализации первых проектов по фундаментальному переосмыслению и радикальному перепроектированию бизнес-процессов большинство проектов просто провалилось из-за не умения работать с новой технологией, отсутствия опыта в её применении, завышенных ожиданий первых лиц компанией и лиц принимающих решение. Лишь спустя некоторое время, практики управления научились целесообразно применять данную технологию, формировать у первых лиц компании адекватные ожидания от её применения.

Концепция же BPM предполагает постепенное совершенствование процессов и больше ориентирована на TQM, практика её применения более удачна и результативна нежели BPR.

Управление проектами по методике PMI Book - Методика управления проектами на основе лучших практик свода знаний по управлению проектами - Project Management Body of Knowledge применяется экспертами для профессионального управления проектами и портфелями проектов. Методика стала национальным стандартом по управлению проектами в США и очень распространена в Северной Америке, Северной Европе. Методика обобщает лучший опыт по управлению проектами, содержит в себе разные области знаний и процессов применяемых в управлении проектами.

В последнем стандарте 5ой редакции акцент сделан на прояснении вопросов интеграции процессов управления проектами, обобщены пункты посвященные проведению работ аналитического характера, процессов проектирования и прототипирования. Также, большое внимание уделено вопросам применения искусственного интеллекта для осуществления прогнозных сценариев по срокам, качеству и бюджету. Примером применения методики управления проектами является её использование в проекте строительства оптового продовольственного центра «Food City».

Отметим, что все системы управления и популярные методики не неэффективно использовать без реализации использования процессного управления, так как все эти методики заточены под использование процессного управления и данных о процессах. Использование их в только классической функционально-иерархической структуре чревато получением слабого эффекта от их применения. Тоже самое относится и к средствам автоматизации, которые используются без предварительной оптимизации деятельности организации. О необходимости и полезности использовать процессное управление как базовую платформу для реализации тех или иных средств автоматизации и популярных методик необходимо всегда помнить и учитывать.

4. Бюджетирование на основе ABC методов.

Технологии бюджетирования ABC представляют собой методы, предназначенные для калькуляции себестоимости продукций и услуг на основе всестороннего анализа действий совершаемых субъектами бизнес-процессов при выполнении различных действий при выполнении операционной деятельности компании.

Методика используется компаниями, которые хотят знать свою производительность, оценить трудозатраты при реализации своих бизнес-процессов. Суть технологии заключается в том, чтобы определить узкие места при протекании бизнес-процессов - чрезвычайно затратные либо наоборот места, где затрат недостает в силу различных причин.

Таким образом, мы рассмотрели основные методики управления связанные с процессным управлением и применяемые в оптово-продовольственной торговле.

1.2 Применение основных средств автоматизации и методик управления в оптово-продовольственной торговле на основе процессного управления

На данном этапе развития экономики России, процессный подход к управлению или так называемое процессное управление развивалось достаточно стабильно и прагматично (только во время кризиса 2008-2009 гг. и в 2014 г. многие компании откладывали начало консалтинговых проектов, что вполне предсказуемо в условиях жесткой оптимизации). Однако в целом, широта, глубина, и качество его применения оставляет большой потенциал для роста до уровня развитых стран.

Очень важным для доказательства эффективности процессного подхода является понимание, что в основе процессного подхода к управлению лежит теория о статистическом управлении процессами, управлении вариациями процессов, заложенным основоположником японского экономического чуда -Эдвардом Демингом[29]. В основе теории Деминга лежит постулат о том, что структурированный и управляемый процесс является более эффективным, чем процесс с высоким значением вариации, т.е процесс в деятельности которого наблюдается большая неупорядоченность, не структурированность и подверженность общим и особым причинам вариации, вследствие чего результаты (выходы) такого процесса менее предсказуемы.

Причины вариации исследовал в свое время профессор Э.Деминг. Именно вариация процессов приводит к падению эффективности процесса. Деминг выделил общие и особые причины вариаций. Именно особые причины вариаций процесса приводят процесс к нестабильности (невозможность предсказать показатели процесса) и к не воспроизводимости (систематическое получение качества ниже установленного уровня). При этом, за счет больших усилий отдельных лиц управляющих и рабочих такой процесс с огромными ресурсными затратами можно привести в предсказуемое и воспроизводимое состояние, однако данный подход крайней неэффективен и соответствует той культуре героев и базовому уровню культуры работы с процессами.

В недалеком прошлом, да и сейчас в некоторых областях российского менеджмента остаются востребованными различные методики, подходы повышения эффективности предприятий. Среди таких методик можно выделить - бюджетирование, реинжиниринг бизнес-процессов, систему сбалансированных показателей.

Каждая перечисленных выше управленческих методик эффективно применима в своей области, однако возникает проблема их взаимной интеграции, взаимной увязки друг с другом.

Использование процессного подхода к управлению также не является единственно верным решением в вопросе повышения эффективности операционной деятельности компаний. Однако при правильном применении процессного подхода можно использовать процессный подход как единую, универсальную базовую платформу для использования других методик. Процессный подход позволяет собрать, обработать, проанализировать и передать информацию для других методик управления.

Применение процессного подхода как фундаментальной, интеграционной платформы, которая позволяет качественно использовать обозначенные выше методики возможно при помощи комплекса средств автоматизации поддерживающие жизненный цикл данной технологии.

1.3 Средства автоматизации для построения процессного управления

Создать и качественно внедрить систему процессного управления в настоящем времени невозможно без грамотного, комплексного использования средств автоматизации. Именно отсутствие средств автоматизации в недалеком прошлом тормозило реализацию процессного подхода на практике. Особенно остро такая ситуация обстоит в средних и крупных компаниях, где достаточно проблематично реализовывать процессное управление не имея современных, качественных средств автоматизации.

Для реализации внедрения процессного подхода в реальные бизнес-процессы компании и автоматизации поддержки бизнес-процессов в рамках процессного управления, можно использовать следующие средства автоматизации:

· Информационные системы транзакционного вида (ERP-системы, различные другие учетные системы) предназначаются в основном для учета и фиксации первичных операций по учету, формированию первичного комплекса документов, а также для реализации функций импорта и экспорта различной плановой и фактической информации в другие информационные системы и программное обеспечение.

· Программное и аппаратное обеспечение автоматизации операционных процессов (АРМ операторов, SCADA-системы, и др. BPMS-системы) выполняют функции автоматического сбора и фиксации прохождения бизнес-процесса на производственной или торговой площадке, предусматривают использование безбумажных технологий.

· Информационные системы для управления эффективностью бизнес-процессов (например, информационная система «1С: Управление Холдингом 8» и др. BPM, CPM - системы) ориентированы в основном на формирование планов по процессам, сравнении фактических и плановых показателей, помогают в проведении консолидации бюджета для крупных компаний и процессов бюджетирования.

· Программное и аппаратное обеспечение для создания и эксплуатации электронного документооборота (терминалы, различные СЭД). Системы электронного документооборота призваны реализовать безбумажный документооборот в системы документации компании по их жизненному циклу. Такие системы в первую очередь призваны обеспечить нормативной документацией всех сотрудников компании в цифровом виде.

· Программное обеспечение для моделирования архитектуры предприятия в целом и бизнес-процессов в частности (например система CaseView, ARIS, BussinessStudio). Системы бизнес-моделирования в первую очередь направлены на решение задач, связанных с созданием электронного(промышленного) репозитория процессов компании и их моделированием, автоматическую генерацию нормативной документации в связи с их процессами и предоставление пользователям регламентирующих документов в СЭД либо в системе корпоративного экстра-нет портала.

На настоящее время выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов относительно велик. В зависимости от потребностей компании, и её размера можно найти как относительно дешевое и простое средство автоматизации моделирования бизнес-процессов (например, графический пакет MS Visio), так и довольно сложное и относительное дорогостоящее комплексное программное обеспечение (например, ARIS). Основным преимуществом для больших компаний в использовании сложного программного обеспечения моделирования бизнес-процессов является более качественная организация базы данных, электронного репозитория бизнес-процессов описываемой организации, так как в отличие от более дешевых аналогов в такой базе данных все описания процессов и сами карты процессов хранятся в одном единственном месте. Способ их извлечения, редактирования и повторной загрузки не затруднен, так как обычно в таком ПО используется одна из распространенных СУБД. В данном случае более высокие затраты на лицензию дорогостоящего и комплексного программного обеспечения окупаются за счет эффекта масштаба, ведь количество процессов и схем процессов оказывается в больших компаниях довольно значительным.

Описания процессов и их модели, созданные в системе бизнес-моделирования, необходимо своевременно включать в нормативно-методическую документацию, которая и содержит в себе всю информации по работе организации. На практике, когда нужно использовать большое количество документов возникают затруднения, особенно это часто встречается в крупных компаниях, так как их объем документооборота большой. Включением описанных процессов занимается либо система бизнес-моделирования, либо СЭД. В больших и средних компаниях системы электронного документооборота должны поддерживать полный жизненный цикл документации - создание, согласование, утверждение, хранение, оповещение пользователей о различных операциях с документом, актуализация и так далее. Очень важным в данном случае является умелое использование руководителями системы электронного документооборота для доведения своих целей и планов до нижестоящего персонала и создание базы знаний для реализации тиражирования лучших практик организации.

Безусловно, использование тех или иных средств автоматизации зависит от конкретной задачи, да и некоторые программные продукты, могут дублировать функции друг друга.

1.4 Использование среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления

Центральным средством автоматизации процессного управления и моделирования и оптимизации бизнес-процессов является система бизнес-моделирования, что объясняется функциями данных систем для решения ключевых задач в области повышения эффективности работы предприятия.

Система бизнес-моделирования (в зависимости от вендора) сочетает в себе некоторые элементы и других программных продуктов, хоть и в более узком контексте и функциональности, но позволяет начать процесс внедрения процессного управления более мягко, без значительных затрат на автоматизацию других средств автоматизации процессного управления.

Таким образом, система бизнес-моделирования является основополагающей в списке средств автоматизации и подлежит глубокому рассмотрению с нашей стороны.

Использование программного обеспечения - среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления направлено в целом на решение следующих типичных задач:

1. Формализация и планирование целей, постановка и реализация контроля осуществления стратегии.

2. Описание и оптимизация бизнес-процессов.

3. Построение архитектуры управленческо - организационной структуры компании.

4. Создание системы менеджмента качества по ISO 9004:2009 и ISO 9001:2008.

5. Разработка технического задания на внедрение информационных систем.

Использование системы бизнес-моделирования позволяет автоматизировать процессы управления, проектирования и реализации, предназначенные для реализации вышеназванных задач. Рассмотрим подробнее каждую из определённых задач.

Первая задача связанна с построением стратегии развития предприятия. Часто, при построении стратегии развития предприятия и надобности её связывания с текущими процессами компании используют методологию BSC и MBO, о которых подробно рассказано в п. 1.2.

Системы бизнес-моделирования используют для проведения автоматизации процессов формализации стратегии компании, автоматизации выделения и фиксации в карте стратегических целей - дерево целей компании, в создании и утверждении показателей достижения определенных целей, которые в дальнейшем детализируются при моделировании и оптимизации бизнес-процессов и связываются со стратегическими целями.

Разработав стратегию и формализовав её в виде определенного дерева целей в системе бизнес-моделирования обычно переходят к реализации модели бизнес-деятельности организации в виде набора процессов, предназначенных для реализации стратегии. Происходит ответ на вопрос - «Что нам делать каждый день для реализации стратегических целей организации?»

Системы бизнес-моделирования позволяют строить комплексные модели деятельности организации, а также модели отдельных процессов, при этом методология может быть как однонаправленной (например, только ARIS), так и смешанной (например, ARIS вместе c IDEF0).

Таким образом, использую системы бизнес-моделирования можно автоматизировать построение процессной модели на основании использования различной методологии и связать процессную модель со стратегией организации. Далее, системы бизнес-моделирования позволяют оптимизировать существующую структуру управления и создать регламентирующую документацию на основании оптимизированной структуры.

Автоматизация построения архитектуры управленческо - организационной структуры компании в системах бизнес-моделирования обычно преследует устранить недостатки присущие иерархически-функциональной структуре.

После создания новой организационной структуры можно задуматься и о сертификации новой системы по международным стандартам ISO 9001:2008 и 9004:2009.

Создание реальной системы менеджмента качества (СМК) и сертификация данной СМК на соответствие международному стандарту ISO 9001:2008, даст организации маркетинговые и финансовые преимущества за счет повышения внимания клиентов (надежная компания, уделяющая максимальное внимание качеству продукции) и поставщиков (скидки, надежный партнер с отлаженным и подтвержденным уровнем управления).

Также, системы бизнес-моделирования позволяют разрабатывать технические задания на доработку или создание информационных систем, Такой порядок особенно распространен в концепции ARIS.

В следующей главе, мы более подробно рассмотрим системы бизнес-моделирования, проведем сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов, выберем систему бизнес-моделирования исходя из особенностей проекта по описанию и оптимизации деятельности оптово-продовольственного магазина.

Глава 2. Сравнительный анализ и выбор средств автоматизации для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»

2.1 Средства автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов

ARIS (Aris 9.8). Методология ARIS (Architecture of Integrated Information Systems -- архитектура интегрированных информационных систем) была создана немецкой компанией IDS Scheer AG и профессором В.Шреером. В основе ARIS лежит положение, что любая компания является сложной системой и подлежит рассмотрению с очень многих сторон, их четыре: модели организационной структуры, модели функций, модели данных и объединяющих эти три группы группа моделей бизнес-процессов. При этом каждая из групп разделяется на три уровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для моделирования процессов предлагается применять около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту.

Также, ARIS включает в себя большое количество различных типов моделей, которые используют различные графические нотации для моделирования разных сторон деятельности организации, хотя и на практике используется ограниченное количество нотаций. Самыми важными нотациями системы ARIS является нотация eEPC - расширенная цепочка процесса, управляемого событиями и нотация VAD представляющая собой диаграммы цепочек добавленной ценности.

Нотация eEPC является расширением нотации IDEF3 за счет добавления объекта «Событие». Нотация содержит в себе значительное количество графических элементов, что приводит к тяжести её понимания обычными пользователями.

ARIS eEPC одна из самых «богатых» функциональными возможностями, а именно возможностью отображать событийные элементы, что позволяет создавать модели более качественными и объемными. Конечно столь большие возможности по моделированию, которые предоставляет нотация ARIS eEPC опасны при моделировании, так как аналитики могут перегрузить модель излишними элементами, однако это не составляет недостатков самой архитектуры ARIS в данном случае, хотя она и славится большим количеством элементов.

Последняя версия ARIS (общая версия) 9.8 предлагает большой выбор использования современных технологий - мобильные, облачные, работы с большими массивами данных.

Платформа ARIS автоматизирует весь цикл архитектуры предприятия: от проектирования стратегических показателей и карт до автоматизации операционной деятельности.

Платформа поддерживает автоматизацию работы в ряде нотаций - Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC, BPMN, BPEL. Также в данной платформе имеется функциональность проведения имитационного моделирования, анализ узких затратных мест, реализация ABC-анализа.

Рассмотрим программное обеспечение «AllFusion Process Modeler» (ранее BPwin) представляет собой программу для реализации автоматизации описания, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов.

Программа позволяет создавать целостные и непротиворечивые модели бизнес-деятельности организации, при этом модели получаются относительно простыми и наглядными, что эффективно сказывается на проекте моделирования и оптимизации деятельности предприятия.

Программа является инструментом способным реализовать различные задачи, в том числе стратегический анализ, финансовый анализ по операционным затратам, анализ временных работ, движение материальных и документальных потоков.

На данный момент времени для реализации процесса моделирования (описания) бизнес-процессов программа поддерживает несколько методологий. К их числу относят следующие методологии:

1. Методология структурного анализа и проектирования систем, так называемый SADT или основанные на SADT стандарты серии IDEF.

2. Методология потоков работ, так называемая Work Flow.

3. Методология описания потоков данных, так называемая Data Flow Modeling.

В последнее время качественный скачок произвела методология BPMN.

BPMN представляет собой систему условных графических и символьных обозначений для описания и подготовки к автоматизации бизнес-процессов.

Нотация BPMN появилась относительно недавно. Последняя версия нотации относится к 2012 году. BPMN прежде всего предназначена для описания так называемых исполняемых процессов, то есть процессов, которые поддерживаются системами автоматизации операционных процессов -- ВРМ. Все большее количество информационных систем позволяют не только автоматизировать процессы с использованием нотации BPMN, но и создавать целостную систему процессов организации.

В последнее время методологию ARIS реже выбирают для автоматизации информационных систем из-за её возросшей дороговизны, стратегии построения информационных технологий и информационных систем. Все больше на рынке труда пользуется популярностью методология BPMN.

На данный период времени, организации, которые ставят своей целью описать бизнес-процессы могут выбирать различные средства автоматизации из описанных выше и для моделирования бизнес-процессов.

Оценка и выбор нужной системы автоматизации должен основываться на грамотном видении и понимании возможностей и ограничений каждой из представленных методологий, а также целей проекта по описанию бизнес-процессов.

2.2 Сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов и выбор подходящей среды бизнес - моделирования исходя из целей компании «Food City»

Для качественного развития компании «Food City» необходимо специализированное программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход при организационном развитии компании и её бизнеса. К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение, например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной универсальной системой графического анализа, но не является специализированным программным обеспечением в области моделирования бизнес-процессов).

Компания «Food City» поставила для себя цель - оптимизировать, улучшить процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» с учетом относительно низкой трудоемкости и сроков работы на выполнение цели.

После анализа рынка программного обеспечения и опыта различных компаний в области использования систем бизнес-моделирования, руководство компании стало рассматривать два программных продукта - Aris 9.7 и AllFusion Process Modeler r7.

Компания «Food City» учла при выборе, что для организации локальной оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» и небольшом количестве аналитиков отдела бизнес-анализа лучше выбрать более простой продукт - AllFusion Process Modeler r7 нежели более функциональный и сложный Aris Toolset 9.7. В пользу такого выбора повлияли также сроки проекта оптимизации процесса - 2-3 месяца и тот факт, что в компании уже была куплена лицензия на продукт, но не использовалась до сих пор. Все эти факторы и факты способствовали выбору использовать инструмент моделирования бизнес-процессов - AllFusion Process Modeler r7.

В пользу такого выбора повлияло то также и то, что использование данного программного продукта позволяет применять нотации IDEF0 и нотацию IDEF3, а также ряд других нотаций (например, DFD), что является необходимым для компании исходя из анализа выбора методологии, при этом скорость разработки моделей в целом выше чем у аналогов - например ARIS.

2.3 Анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов

Выбор методологии, предназначенной для описания и оптимизации бизнес-процессов для оптово-продовольственного центра, будем проводить условно по двум направлениям:

1. Выбор методологии для описания процессов на верхнем уровне - процессов управления.

2. Выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне - процессов работ.

Рассмотрим выбор методологии на верхнем уровне. Здесь мы сравним рассмотренную ранее нотацию IDEF0 и нотацию VAD методологии ARIS. Выбор данные двух нотаций обусловлен их самой большой распространенностью для целей моделирования и оптимизации процессов на верхнем уровне управления организацией.

Из особенностей нотации ARIS VAD можно отметить то, что нотация не предназначена для моделирования большого количества сложных управленческих взаимосвязей, среди которых особенно выделяются обратные связи по управлению и обратные связи по входу. Конечно эти недостатки можно обойти искусственно введя условные элементы в модели, однако это ещё больше увеличит трудоемкость создания моделей и без того высокой трудоемкости в сравнении с IDEF0.

Также, нотация ARIS VAD формально не имеет формальные иерархические связи при декомпозиции с VAD на eEPC, и больше ориентирована на построение временных моделей в виде последовательности процедур во времени. Такие проблемы имеются и у стандартов IDEF0 в связке с IDEF3. Однако, исключительная в сравнении с IDEF0 трудоемкость при моделировании вынуждает нас выбрать именно IDEF0 как базовую нотацию моделирования процессов верхнего уровня, так как время исполнения проекта играет исключительно большую важность для компании «Food City».

Методология соответствует определению процесса в ИСО 9000:2005. Использование же ARIS VAD не обеспечивает получения комплексных связных моделей верхнего уровня, поэтому в том числе не рекомендуется для создания моделей верхнего уровня в проекте описания и оптимизации процессов для заказчиков компании «Food City».

Стандарт IDEF0 предоставляет хорошие возможности для моделирования деятельности организации, и её бизнес-процессов на так называемом верхнем уровне с концентрацией на управление бизнес-процессами. Концентрация на управление бизнес-процессами реализуется за счет обратных связей при проектировании деятельности. Такие обратные связи могут быть различного типа - по управлению, по информации, по движению ресурсов. В IDEF0 прекрасно реализована декомпозиция моделей, что упрощает понимание сложных систем.

Методология IDEF0 позволяет прекрасно моделировать управление процессами, структурную вложенность. Основное её предназначение - моделировать деятельность высокоуровневых бизнес-функций.

Таким образом, использование методологии IDEF0 является оптимальным вариантом для целей моделирования бизнеса на верхнем уровне, так как позволяют качественно передать материальные и информационные потоки, требования к персоналу и инфраструктуре, управляющие воздействия и обратные связи и также данная методология поддерживается и является основной для выбранного средства автоматизации All Fusion Process Modeler r7 для целей проекта компании «Food City».

Рассмотрим выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне - процессов работ.

Нотация DFD предназначена для моделирования поток данных - например, какой-либо документации. Методология DFD позволяет смоделировать поток работ, последовательность работ и потоки информации, протекающие между этими работами. Также, вместо потока информации могут быть отображены и потоки материальных ресурсов.

Методология DFD эффективно применима для моделирования процессов, при внедрении процессного подхода к управлению организацией, так как позволяет максимально снизить субъективность описания бизнес-процессов. Схемы процессов в DFD позволяют выявить основные потоки данных в организации.

Методологии IDEF3 и DFD в моделировании процессов в основном применяется на так называемом нижнем уровне деятельности компании, где протекают производственные, технологические, финансово-экономические операции. Также, данные методологии активно используются при внедрении автоматизированных систем, когда требуется предварительно смоделировать и оптимизировать процессы, схемы потоков данных, настроить цепочки документов-транзакций в системе управления предприятием.

Методология IDEF3 предназначена для моделирования процессов, которые являются работами или потоками работ. Для потока работ характерно выделение временной или материальной хронологии протекания процесса. Объекты IDEF3 отчасти по своей сути похожи на алгоритмические методы построения блок-схем и бизнес-процессов.

Методология IDEF3 позволяет строить потоки работ, функций или операций по последовательности выполняемых по времени. Принципы, заложенные в IDEF3, легли в основу стандартов ARIS eEPC и BPMN.

В рамках моделирования процессов нижнего уровня для компании «Food City» подойдет нотация IDEF3.

Причиной такого выбора является высокая стоимость программного обеспечения ARIS, особенно после существенного понижения курса национальной валюты в декабре 2014 г.

Таким образом и выбор средства автоматизации, и выбор методологии для проведения описания и оптимизации деятельности компании «Food City» в бизнес-процессе «Оптовая продажа продовольственной продукции» гармонично сочетаются и не вызывают конфликта.

Глава 3. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов оптово-продовольственного центра «Food Сити»

3.1 Характеристика компании «Food City»

Компания «Food City» создала самый крупный в Европе оптово-продовольственный центр, площадь которого составляет порядка 85 гектаров. Оптово-продовольственный центр строился с участием ведущих экспертов строительства, проектирования сооружений, бизнес-аналитиков, экспертов в области складской и транспортной логистики при поддержке правительства г. Москвы.

Также на территории имеются: складские комплексы и помещения, лёдогенераторное производство, парковки для грузового и легкового транспорта, зоны ожидания грузовых автомобилей.

Компания старается внедрять инновационные методы управления оптовой торговлей, организовать различные выставки с участием ведущих оптовиков и розничных сетей.

Компания сотрудничает со многими розничными сетями г. Москвы и Московской области, действуют различные партнерские и дилерские программы по развитию торговли, что в конечном счете на руку конечным потребителям.

В планах компании «Food City» организовать логистические мини-центры для обслуживания социальных объектов г. Москвы и активного продвижения бренда компании в рамках реализации социальных программ.

В данный момент компания все ещё находится в стадии становления, хотя уже сейчас в её организации наблюдается стремление к достижению качества и эффективности, что подтверждается стремлением компании применять современные подходы к организации бизнес-процессов.

3.2 Описание и моделирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» в компании «Food City»

В рамках оптимизации деятельности оптово-продовольственного центра «Food City» в соответствии с приоритетами руководства компании мною для проведения описания и усовершенствования был выбран бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В оптово-продовольственном центре «Food City» формально не существует системы менеджмента качества ISO 9001:2008, так как компания ещё не проходила сертификацию на соответствие требования международного стандарта. Однако, проектирование и организация бизнес-процессов, добавляющих ценность и некоторых вспомогательных процессов опирается на применение принципов системы менеджмента качества - ориентацию на потребителя, системный подход, вовлечение персонала и лидерство руководства, а также процедур, установленных требованиями международных стандартов по качеству системы управления и продукции.

Такое отношение руководства компании также выражено в попытках применения цикла «PDCA» в операционной деятельности, в частности в процессе «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Описание процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» начнем с построения так называемой в методологии IDEF0 контекстной диаграммы, которая является вершиной древовидной структуры диаграмм, которая была создана в ходе описания и оптимизации деятельности компании «Food City».

Контекстная диаграмма представляет собой самое поверхностное, общее, не детализированное описание системы - процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» и ее взаимодействия с внешней средой. Диаграмма представляет собой, так называемый в методологии SADT - черный ящик. Контекстная (корневая) диаграмма имеет порядковый номер А-0 и представлена на рис. 3.1.



Рис. 3.1 Контекстная диаграмма «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Контекстная диаграмма состоит из одного общего, не детализированного процесса (функции, работы) которая называется «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Взаимодействие с внешней средой процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» связанно с определенными входами, выходами, управляющими механизмами и обеспечивающими ресурсами.

Входами для описываемого процесса являются:

Входящие товары - различные товары продовольственного направления, поступающие от поставщиков, в основном товары из следующих групп: мясо, рыба, молочные продукты, хлебобулочные и кондитерские изделия, консервы.

Сопроводительные документы - различные входящие документы как электронные, так и не в цифровом виде, связанные с регистрацией первичных операций управленческого и финансового учета.

Информация о заказах клиентов - обобщенная информация в цифровом и не цифровом виде, отображающая детали потребностей платежеспособных клиентов.

Цели в области качества продовольственной продукции - установленные цели в области качества продовольственной продукции, размещенные в руководстве, политике по качеству, а также в более детализированных внутренних документах компании «Food City».

Требования потребителей к продовольственной продукции - установленные на основе первичных маркетинговых исследований и анализе вторичных маркетинговых данных требования и ожидания потребителей и заинтересованных лиц к качеству продовольственной продукции и организации процесса оптовой продажи продовольственной продукции.

Обеспечивающими ресурсами для описываемого процесса оптовой продажи продовольственной продукции является персонал, техническое и программное обеспечение. Обеспечивающие ресурсы более подробно будут описаны на следующих стадиях детализации процесса оптовой продажи продовольствия.

Управляющими механизмами для процесса оптовой продажи продовольственных продукции выделены - требования международных стандартов, регламентирующая документация компании «Food City» и политика управленческого учета компании.

Выходами для описываемого процесса являются:

Товары - проданные товары клиентам либо возвращенные после продажи товары от клиентов, признаваемые в системе как негодные и имеющие статус брака, неудовлетворительного результата исполнения процесса.

Накладные - документы, свидетельствующие о завершении бизнес-процесса оптовой продажи продовольственной продукции, например, выданный товарный чек или товарная накладная.

Управленческая отчетность - итоговая управленческая отчетность, содержащая в своем составе финансово-управленческую информацию, включающая в себя также показатели по процессам, которые будут переданы владельцу бизнес-процесса.

Таким образом, мы обобщенно рассмотрели процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции». Далее, после описания процесса в целом проводится анализ процесса на основные подпроцессы (функции, работы). Такой анализ в выбранной нами для исследования методологии структурного анализа и в нотации IDEF0 называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый подпроцесс (работу, функцию) называют диаграммами декомпозиции.

Рассмотрим основные работы процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции». В соответствии с управлением компании данный процесс стоится в виде цикла PDCA, где имеются функции планирования, реализации, контроля и корректировки показателей процесса.

Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 и представлена на рис. 3.2.

Рис. 3.2 Диаграмма декомпозиции процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».

На рис. 3.2 представлены расчетные значения всех подпроцессов.

Такие расчетные данные были получены при расчете затрат на процессы экспертами компании «Food City» при их измерении с помощью различных статистических методов - например контрольных карт Шухарта и методов экспертных оценок - метода Дельфи.

Процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» состоит из трех основополагающих подпроцессов, а именно:

Планирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» - данный подпроцесс принимает на входе требования и цели в области продовольственной продукции и учитывает эту информацию при планировании показателей по процессу. Выходом из процесса являются требования в области показателей организации процесса, которые поступают в виде управляющего механизма в подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»». Также, выходом из данного процесса является информация о планируемых показателях процесс для проведения план/факт анализа. Данный выход является входом подпроцесса «Совершенствование процесса «Оптовая продажа продуктов».

...