Теоретические этапы интегрированной системы менеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Политехнический институт

Кафедра: "Стандартизации, метрологии и управления качеством"

КУРСОВАЯ РАБОТА

Теоретические этапы интегрированной системы менеджмента

Руководитель

Н.В. Мерзликина

Студент

Р.И. Коливашко

Красноярск 2014

Содержание

Введение

1. Планирование создания интегрированной системы менеджмента

2. Возможности развития интегрированной системы менеджмента

3. Проект по созданию интегрированной системы менеджмента и его реализация в компании

3.1 Проектирование интегрированной системы менеджмента

3.2 Разработка интегрированной системы менеджмента

3.3 Обучение и информирование сотрудников компании

3.4 Внедрение интегрированной системы менеджмента

3.5 Анализ внедрения интегрированной системы менеджмента, план развития и принятие решения о сертификации на соответствие ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001

3.6 Сертификация интегрированной системы менеджмента

4. Практическое задание

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Введение

Интегрированная система менеджмента представляет собой совокупность двух и более систем менеджмента, функционирующих как единое целое. За последние годы многие организации все чаще внедряют несколько интегрированных систем менеджмента, с целью активного развития и повышения уровня конкурентоспособности.

Внедрение интегрированной системы менеджмента позволяет:

- Ввести в обиход единую систему управления компанией, учитывающую требования различных международных стандартов.

- Оптимизировать документооборот и избавиться от лишних бумаг за счет введения единых стандартных форм.

- Осуществить политику вовлечения персонала в реализацию целей компании, сделать его работу более прозрачной, повысить эффективность каждого сотрудника в отдельности.

- Кроме того, интегрированная система менеджмента позволяет взаимоувязать работу элементов, опосредованно связанных друг с другом, например, процессами и сроками, персоналом и качеством, экологической безопасностью и ресурсами, информацией и финансами.

В данной курсовой работе будет раскрыта тема "Теоретические этапы интегрированной системы менеджмента". Тема будет раскрыта в форме методических рекомендаций. Цель моей работы определить основные этапы интегрированной системы менеджмента.

Этапы создания интегрированной системы менеджмента будут рассматриваться на основе международных стандартов ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

1. Планирование создания интегрированной системы менеджмента

Решение о создании интегрированной системы менеджмента принимается руководством организации и продиктовано возможностью получение преимуществ посредством решение проблем, имеющихся в системе управления для оптимизации ее внутренней среды при одновременном обеспечении соответствия требованиям международных стандартов.

Принимая решение о создании интегрированной системы менеджмента, необходимо учитывать, что компания начинает реализацию сложного и длительного по времени инновационного, по своей сути проекта, требующего значительных ресурсов, прежде всего персонала, обладающего соответствующей компетентностью. Кроме того, при принятии решения должны быть проанализированы такие факторы как:

- готовность системы управления, руководителей и сотрудников компаний к преобразованиям и изменению принципов, на которых основывается процесс управления компанией;

- сложность и длительность проекта, значительные риски проекта, связанные с его результатами;

- неоднозначность целей проекта и связанная с этим сложность в получении запланированных результатов.

Работа по созданию интегрированной системы менеджмента реализуется как проект и может осуществляться с применением соответствующей схемы управления. Для управления проектами может быть рекомендовано применение методологии стандарта ANSI/PMI 99-01-2004 «Руководство к своду знаний по управлению проектами» 11.

Преимущества проектного подхода к управлению созданием интегрированной системы менеджмента состоит в повышении управляемости проекта, за счет того, что жизненный цикл проекта делится на этапы, короткие по времени относительно его общей продолжительности. Каждый этап проекта завершается результатом, необходимым для достижения целей проекта. Результаты реализации работ этапа подлежат контролю и оценке (приемке). В случае неудовлетворительности результатов работ по этапу требуется изменение работ, выполняемых в рамках конкретной фазы, а не проекта в целом. Ошибки в ходе работ выявляются при завершении отдельных фаз, а не проекта в целом, что снижает риск не достижения цели проекта в установленные сроки.

Проект носит конечный характер, который устанавливается границами проекта. Началом выполнения работ по проекту создания интегрированной системы менеджмента может быть, например, издание приказа о начале работ, назначение менеджера проекта и рабочей группы.

Завершением проекта может являться достижение цели проекта или решение высшего руководства о закрытии проекта при происшествии существенных изменений, в результате которых дальнейшая реализация проекта не целесообразна или неудовлетворительных результатах фаз проекта.

Внутри границ проекта структурирование его содержания осуществляется через жизненный цикл проекта, внутри которого могут выделяться этапы, фазы, подфазы и т.д., что определяется чаще всего масштабом проекта. Этапность работ при применении в ходе создания интегрированной системы менеджмента проектного подхода включает:

1 этап: Проектирование интегрированной системы менеджмента.

Фазы:

1.1 Разработка концепции интегрированной системы менеджмента;

1.2 Разработка проекта интегрированной системы менеджмента.

2 этап: Разработка интегрированной системы менеджмента.

3 этап: Обучение сотрудников компании по категориям: руководство организации, внутренние аудиторы интегрированной системы менеджмента, рабочие группы и персонал организации.

4 этап: Внедрение интегрированной системы менеджмента.

Фазы:

4.1 Опытная эксплуатация (апробация) интегрированной системы менеджмента (применение документации и процедур в практике деятельности компании);

4.2 Корректировка документации интегрированной системы менеджмента по результатам ее внедрения;

4.3 Разработка заключения о готовности интегрированной системы менеджмента к сертификации на соответствие требованиям ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

5 этап. Анализ внедрения интегрированной системы менеджмента, план развития и принятие решения о сертификации на соответствие ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

Фазы:

5.1 Анализ внедрения и функционирования интегрированной системы менеджмента, корректирующие действия;

5.2 Разработка плана поддержания функционирования и последующего совершенствования (развития);

5.3 Принятие решения о сертификации интегрированной системы менеджмента.

6 этап. Сертификация интегрированной системы менеджмента

Фазы:

6.1 Организация взаимодействия с органом по сертификации интегрированной системы менеджмента;

6.2 Сертификация интегрированной системы менеджмента.

Средняя продолжительность проекта по созданию интегрированной системы менеджмента составляет по разным оценкам от 8 до 12 месяцев и зависит главным образом от готовности компании к преобразованиям и ее заинтересованности в проекте, а также от стратегии интеграции, объема работ, исходного состояния системы управления в части соответствия требованиям международных стандартов.

Стоимость проекта по созданию интегрированной системы менеджмента определяется применительно к каждому конкретному проекту. В целом, при оценке финансовых ресурсов на создание интегрированной системы менеджмента необходимо учитывать в том числе:

- затраты на привлечение консультантов по внедрению интегрированной системы менеджмента (при необходимости);

- затраты на оплату труда и мотивацию сотрудников компании, участвующих в проекте;

- затраты на обучение сотрудников и внутренних аудиторов при выполнении проекта собственными силами;

- затраты на оценку и сертификацию систем менеджмента;

- затраты на поддержание интегрированной системы менеджмента после сертификации, включая формирование управляющего центра, работу внутренних аудиторов и проведение аудитов, актуализацию и пересмотр документов и процедур и т.д.

Для выполнения работ по проекту создания интегрированной системы менеджмента компания может привлечь консалтинговую организацию, степень участия которой в его реализации может изменяться от сдачи проекта «под ключ» до обеспечения методического сопровождения работ по проекту. В первом случае высока вероятность того, что система менеджмента не будет в необходимой степени учитывать особенности компании и ее действующей системы управления, что вызовет неприятие персоналом изменений и затруднит реализацию проекта или может привести к его закрытию.

Наиболее перспективный вариант с точки зрения успешной реализации проекта и формирования работоспособной системы менеджмента состоит в оказании консалтинговой организацией услуг в части методического сопровождения работ по проекту. Существенная особенность этого варианта состоит в том, что роль компании в процессе создания интегрированной системы менеджмента становится определяющей и требует участия персонала, обладающего соответствующей компетентностью, при этом возникает необходимость соответствующей системы мотивации. Работы по проекту осуществляются совместно компанией и консультантами, которые направляют работу персонала компании, предоставляют необходимую информационную и методическую поддержку, проводят обучение, экспертизу документации и процедур, анализируют внедрение системы менеджмента и т.д.

Компания должна учитывать, что опыт компании и профессионализм сотрудников организации консультанта позволит разработать систему менеджмента, которая будет соответствовать требованиями международных стандартов, но разработать реально функционирующую систему управления, учитывающую особенности корпоративной культуры, адекватную деятельности компании возможно только при вовлечении в разработку сотрудников компании всех уровней управления.

Независимо от того, привлекает ли компания организацию консультанта для создания интегрированной системы менеджмента, сотрудники компании должны быть специально обучены для обеспечения взаимодействия с консультантами, а также поддержания ее функционирования после сертификации.

Организацию, контроль и координацию деятельности в рамках данного проекта осуществляют представители руководства по интегрированной системе менеджмента, специально назначенные в компании и ее филиалах, а также специально созданная рабочая группа по внедрению интегрированной системы менеджмента, которой руководит менеджер проекта. Рабочая группа может создаваться в каждом структурном подразделении или компании в целом, хотя первый вариант является предпочтительным с точки зрения качества и времени реализации проекта.

В состав рабочей группы проекта рекомендуется включать руководителей или специалистов таких подразделений как:

- отдел промышленной безопасности и охраны труда;

- производственно-технический отдел, обеспечивающий организацию работ по охране окружающей среды;

- отдел ГОиЧС;

- отдел менеджмента качества;

- отдел управления персоналом;

- отдел организации делопроизводства;

- отдел технического аудита;

- отдел по связям с общественностью и государственными органами власти;

- отдел метрологии и лаборатории;

- производственных подразделений.

Успешная реализация проекта требует четкой организации этого процесса с детализацией и согласованием последовательно принимаемых решений по ключевым фазам проекта, поэтому важным и во многом определяющим этапом в реализации проекта является планирование работ по проекту.

В рамках планирования работ рекомендуется, как уже отмечалось ранее назначить менеджера и рабочую группу проекта, а также сформировать устав проекта.

При выполнении работ по созданию интегрированной системы менеджмента с привлечением консультантов рекомендуется оформление устава проекта, в котором документировано соответствующее распределение работ. Рекомендуемый формат устава приведен в таблице 1.

Таблица 1 - Рекомендации по содержанию устава проекта по созданию интегрированной системы менеджмента

№	Наименование раздела	Примечание / рекомендуемое содержание раздела
1	Определения и сокращения	Наименование проекта, основание реализации проекта, связь с предыдущими/последующими работами компании
2	Общие положения	-
3	Цели задачи проекта	-
4	Требования к проекту, выполнению работ (оказанию услуг)	-
5	Исполнители	-
5.1	Менеджер проекта (назначается со стороны компании Заказчика)	Обязанности, полномочия функции в проекте
5.2	Рабочая группа проекта (назначается в компании Заказчике)	Подчинений в проекте, документация, регламентирующая деятельность в проекте
5.3	Куратор проекта (назначается в организации Исполнителе в случае привлечения консультантов по внедрению интегрированной системы менеджмента)	Обязанности, полномочия функции в проекте.
5.4	Рабочая группа проекта (назначается в организации Исполнителе в случае привлечения консультантов по внедрению интегрированной системы менеджмента)	Может исключаться из устава проекта.
6	Коммуникации	-
7	Ограничения и допущения	Существенные особенности и риски, которые могут возникнуть в ходе проекта и порядок действий при их наступлении, включая распределение задач между компанией и исполнителем работ.
8	Программа реализации проекта	См. таблицу 2
9	Бюджет проекта	Может исключаться из устава проекта.
10	Приложение	Лист изменений проекта, договорные документы (при наличии)

Непосредственно для выполнения работ по проекту может составляться программа реализации работ по проекту, на основе которой может формироваться техническое задание и календарный план работ на выполнение работ организациями - консультантами. Программа может являться частью устава проекта. Формат данной программы приведен в таблице 2.

Таблица 2 - Программа реализации проекта по созданию интегрированной системы менеджмента

№ п/п	Этап/фаза проекта	Содержание этапа/фазы	Функции исполнителей при выполнении работ по проекту	Результат работ по этапу/фазе проекта	Требования к результату фазы/проекта	Срок завершения этапа/фазы проекта
			Заказчик /ответственный исполнитель	Исполнитель (если применимо)
1 Проектирование интегрированной системы менеджмента
1.1.
1.2
2 Разработка интегрированной системы менеджмента
2.1
3 Обучение персонала компании и т.д.

2. Возможности развития интегрированной системы менеджмента

Организация самостоятельно устанавливает область применения интегрированной системы менеджмента. Определение области распространения в свою очередь требует, чтобы организация приняла решение в отношении следующего:

- Какие системы менеджмента будут включены в интегрированную систему менеджмента.

При определении интегрируемых систем менеджмента и для установления вновь внедряемых систем менеджмента необходимо учитывать требования заинтересованных сторон, например, вышестоящей организации, собственников, акционеров, инвесторов и кредиторов, органов государственной власти и тенденций государственной политики.

Напомним, что в настоящей работе раскрываются вопросы интеграции систем менеджмента качества (ISO 9001), экологического менеджмента (ISO 14001), профессиональной безопасности и охраны труда (OHSAS 18001). Вместе тем, компании, которые определяют в качестве приоритетных лишь некоторые из перечисленных ранее или иные направления деятельности, могут включить в интегрированную систему менеджмента такие направления как:

- управление активами (PAS 55-1:2004);

- управление информационной безопасностью (ISO 27001:2005);

- управление IT-сервисами (ISO/IEC 20000:2005);

- управление непрерывностью бизнес-процессов (BS 25999-1:2006);

- управление социальной ответственностью (SA 8000:2001);

- другие.

Интеграция всех перечисленных систем менеджмента возможна, так как в их основу положены единые принципы и подходы, такие как ориентация требования заинтересованных сторон и достижение стратегических целей, а также применение цикла «PDCA», процессный и системный подходы.

- Какие виды деятельности и соответственно, какие подразделения (производственные и управленческие) ею будут охвачены.

Организация может расширять или сужать область применения системы менеджмента, при этом информировав орган по сертификации своей системы менеджмента об изменении области ее применения.

Изменение области применения интегрированной системы менеджмента может быть связано также с ее развитие в направлениях расширения состава применимых международных стандартов или распространения требований к системе менеджмента на большее число объектов в составе компании.

3. Проект по созданию интегрированной системы менеджмента и его реализация в компании

3.1 Проектирование интегрированной системы менеджмента

Этап проектирования является ключевым для создания интегрированной системы менеджмента, т.к. именно на данном этапе принимаются все принципиально значимые решения по работам проекта.

Главное решение, принятое организацией по результатам данного этапа должно отражать глубину изменений, которые планируется осуществить в результате проекта. Компании по результатам данного этапа рекомендуется оценить влияние изменений на ее деятельность в целом, возможные негативные проявления их внедрения и принять решении о возможности дальнейшей его реализации.

Компания для определения плана и объема работ по проекту должна определиться с типом интегрированной системы менеджмента и количеством систем менеджмента, участвующих в интеграции, а также с областью применения интегрированной системы менеджмента (объекты, участвующие в проекте).

Проект создания интегрированной системы менеджмента рекомендуется начинать с оценки исходного состояния системы менеджмента компании.

Основной целью первоначальной оценки в рамках проекта по интеграции является следующие:

- разработка рекомендацией по стратегии интеграции систем менеджмента - последовательности применения критериев интеграции для создания интегрированной системы менеджмента с обоснованием рекомендаций;

- готовность и заинтересованность персонала в проекте, компетентности персонала в вопросах, касающихся требований и подходов управления, применяемых международными стандартами;

- идентификация общих требований и специфических требований, которые будут использоваться в интегрированной системе менеджмента компании.

Общие требования, которые будут применяться в интегрированной системе менеджмента и использоваться для всех систем менеджмента, должны учитывать общие требования функциональных стандартов. Требования, относящиеся к специальным, компания по собственному усмотрению может распространить на все системы менеджмента, сделав их также общими. Возможность распространения специфических требований на все системы должна оцениваться, прежде всего, с точки зрения трудоемкости их реализации и полезности этих требований для функционирования других систем.

При проведении оценки исходного состояния системы менеджмента в зависимости от специфических условий реализации проекта также могут ставиться цели, такие как:

- оценка степени внедрения систем менеджмента в соответствии с требованиями каких-либо функциональных стандартов на системы менеджмента;

- оценка соответствия требованиям международных стандартов для вновь внедряемых систем менеджмента, когда в компании существует одна или две системы менеджмента, а в ходе интеграции внедряются последующие и т.д.

Результатом оценки исходного состояния системы управления должна стать концепция интегрированной системы менеджмента компании. Как правило, результатом оценки исходного состояния системы управления является соответствующий отчет, включающий анализ, оценку и рекомендации по доведению функциональных систем менеджмента до соответствия требованиям международных стандартов. Концепция интегрированной системы менеджмента компании должна содержать подход к ее построению, стратегию интеграции и соответствующие критерии, которые планируется использовать для интеграции систем менеджмента на данном этапе реализации проекта с обоснованиями, рекомендации по выделению общих требований и специфических требований, применяемые интеграционные подходы. Она может быть включена в отчет или документироваться отдельно.

После утверждения компанией критериев интеграции и состава требований (общих и специальных) начинается разработка проекта интегрированной системы менеджмента компании.

Проект интегрированной системы менеджмента должен учитывать тип интегрированной системы менеджмента и количество систем менеджмента, участвующих в интеграции и внедряемых на момент принятия решения об интеграции, область применения интегрированной системы менеджмента и содержать следующие рекомендации:

- по структуре управления в интегрированной системе менеджмента, соответствующие роли, обязанности и полномочия, в том числе по уровням управления компанией;

- по реализации общих и специфических требований, включая предложения по организации процедур и их методическому обеспечению;

- рекомендации по документированию системы менеджмента с учетом требований МС и особенностями интеграции, включая документы, процедуры и записи, их применению в компании, в т.ч. для всей компании или для отдельных структурных подразделений, для всех систем менеджмента, одной или нескольких из них.

При разработке рекомендаций также должны учитываться действующие документа компании и необходимость их доработки для применения в интегрированной системе менеджмента. В случае, когда в компании внедряются отдельные системы менеджмента, может потребоваться доработка или корректировка документов и процедур этих систем менеджмента.

- по выделению и описанию процессов и/или локализации в них экологических аспектов и опасностей и связанных с ними рисков;

- по программе реализации проекта, включая разработку и внедрение документации интегрированной системы менеджмента, а также мероприятий по ее внедрению с детализацией по срокам.

Рекомендуемый формат программы разработки документации интегрированной системы менеджмента представлен в таблице 3.

Таблица 3 - Программа разработки документации интегрированной системы менеджмента

№ п/п	Требование стандартов на СМ	Наименование документов	Ответствен-ный исполнитель	Срок разработки	Распределение функций в ходе разработки интегрированной системы менеджмента
					Энергетическая компания	Организация консультант
Общие требования
Специфические требования

- по кадровым ресурсам, необходимым для разработки, функционирования и развития системы менеджмента.

После согласования и утверждения проекта интегрированной системы менеджмента рабочая группа и консультанты (при наличии) на основе принятых проектных решений выполняют работу по ее разработке.

3.2 Разработка интегрированной системы менеджмента

Документация интегрированной системы менеджмента разрабатывается в соответствии с программой разработки документации и процедур, подготовленной на предыдущем этапе работы. Для управления процессом разработки документации интегрированной системы менеджмента необходимо, чтобы по каждому документу, процедуре или форме записи были установлены сроки завершения разработки и ответственность за разработку. В случае привлечения к процессу разработки организации-консультанта необходимо указать в программе функции сторон при реализации этапа проекта. При этом сохраняется ответственность сотрудников компании за разработку документа, контроль ее качества, соответствие требованиям и специфике организации, согласование документа со всеми заинтересованными должностными лицами внутри компании.

Документации и процедуры в интегрированной системе менеджмента могут быть представлены на каждом уровне управления полным комплектом или распределению между уровнями управления. Условия, которые необходимо учитывать при распределении заключается в следующем:

- процедуры, которые устанавливают порядок реализации общих требований, установленных международными стандартами и организацией и выполнение которых необходимо во всей области применения интегрированной системы менеджмента, могут распространяться на всю компанию;

- процедуры, которые устанавливают порядок реализации специальных требований и выполнение которых необходимо в рамках отдельных функциональных систем менеджмента, могут распространяться также на всю компанию, но в рамках соответствующих функциональных направлений;

- необходимость наличия документов в исполнительном аппарате управления и/или филиалах с точки зрения практической целесообразности и обеспечения соответствия требования международных стандартов или функционирования системы менеджмента, например, таких как политика, цели и программы менеджмента, реестры экологических аспектов, опасностей и рисков, процедуры управления операциями и документы, регламентирующие процессы и т.д.

Распределение документации и процедур интегрированной системы менеджмента по уровням управления осуществляется самой компанией.

Документация интегрированной системы менеджмента должна описывать роли в интегрированной системе менеджмента всех уровней управления, основываясь, прежде всего на их ответственности и полномочиях.

Опыт реализации проектов по внедрению интегрированных систем менеджмента в компаниях показал, что целесообразно первоначально, основываясь на данных этапа проектирования подготовить проекты необходимых документов интегрированной системы менеджмента, которые затем согласовывать и дорабатывать с сотрудниками различных структурных единиц и подразделений компании.

Это позволяет существенно сократить период времени на разработку документации интегрированной системы менеджмента, позволяет сотрудникам компании принять в процессе разработки активное участие, понять содержание работ и доработать документы для обеспечения соответствия деятельности компании.

При разработке документации интегрированной системы менеджмента, компания не должна руководствоваться последовательностью элементов и требований, изложенной в стандартах на системы менеджмента. Укрупнено последовательность разработки системы менеджмента может быть представлена следующим образом:

- идентификация процессов, установление их взаимодействия и методологии управления ими;

- идентификация экологических аспектов и опасностей, применимых законодательных требований;

- локализация экологических аспектов и опасностей и их рисков в процессы и описание способов управления ими при документировании процессов.

- установление целей и задач, программ менеджмента и оформление политики;

- установление процедур обеспечения ресурсами, включая компетентность, обучение и осведомленность персонала и готовности к аварийным ситуациям и реагирования на них и др. в соответствии с требования раздела 7 ISO 9001;

- установление показателей результативности и процедур проведения проверок, корректирующих и предупреждающих действий, управления несоответствующей продукцией, а также анализа со стороны руководства;

- распределение ролей, ответственности и полномочий, установление процедур и организация внешних и внутренних коммуникаций;

- документирование системы менеджмента;

- доведение требований, установленных в рамках интегрированной системы менеджмента до персонала компании и обеспечение его компетентности.

Приступая к разработке документации, рекомендуется разработать процедуры управления документацией и записями, определив в них структуру документации интегрированной системы менеджмента, порядок идентификации документов и записей, их формы и содержание, а также порядок управления ими.

Процедуры управления документацией и записями могут быть объединены для удобства использования и их требования должны распространяться, в том числе на все документы, применяемые для функционирования интегрированной системе менеджмента. Это распространяется в том числе, на документы, реализующие требования к интегрированной системе менеджмента и требования международных стандартов, но разработанные вне рамок проекта по созданию интегрированной системы менеджмента и других функциональных систем менеджмента.

3.3 Обучение и информирование сотрудников компании

В рамках реализации проекта по созданию интегрированной системы менеджмента в компании должно быть проведено обучение и информирование сотрудников и руководителей компании, включая исполнительный аппарат управления и все филиалы, участвующие в реализации проекта.

В ходе реализации проекта создания интегрированной системы менеджмента необходимо проведение обучения и информирования различных категорий сотрудников и руководителей компаний, а также заинтересованных сторон. Отметим, что цели данных обучающих и информационных мероприятий для каждой из категорий различны, что определяет различие в объеме и содержании обучения и информирования. Рекомендации по организации и проведению обучения и информирования сотрудников компании при реализации проекта по созданию интегрированной системы менеджмента приведены в таблице 4.

Целесообразно проведение информирования и обучения различных категорий сотрудников и руководителей на следующих этапах реализации проекта: интегрированный менеджмент информирование сертификация

- рабочая группа - после завершения проектирования интегрированной системы менеджмента. При этом в рамках обучения могут быть проанализированы и скорректированы проекты документов интегрированной системы менеджмента, разработанные консультантами, привлеченными к внедрению интегрированной системы менеджмента;

- руководители - после завершения разработки интегрированной системы менеджмента. компании с целью вовлечения персонала в работу интегрированной системы менеджмента рекомендуется проводить мероприятия по информированию высшего руководства и руководителей структурных единиц;

- внутренние аудиторы - после завершения разработки интегрированной системы менеджмента.

Для обучения аудиторов рекомендуется применение аудита - консалтинга, в ходе которого внутренние аудиторы, в присутствии аудиторов - консультантов закрепляют полученные знания и приобретают необходимые для проведения аудита навыки.

В качестве внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента рекомендуется обучать специалистов структурных единиц и подразделений компании, осуществляющих деятельность в отношении отдельных функциональных систем менеджмента, включенных в интегрированную систему менеджмента. При этом для проведения аудита в аудиторскую группу должны быть включены специалисты для проверки ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. Внутренние аудиторы должны также обладать необходимой компетенцией для проверки интегрированной системы менеджмента и ее функционирования, понимать основные подходы к ее созданию, состав применимых в компании общих требований, структуру управления в интегрированной системе менеджмента и т.д.

К компании также могут быть специально подготовлены универсальные аудиторы, которые могут проверять все или несколько из включенных в интегрированную систему систем менеджмента. Однако в данном случае необходимо учитывать специфику отдельных функциональных систем, преимущественно в вопросах законодательного и нормативного регулирования, соответствие которым является главной задачей при внедрении систем менеджмента, а также обеспечить знание аудитором не только требований к системам менеджмента, но и проверяемых предметных областей.

В рамках проекта по созданию интегрированной системы менеджмента возможно необходимо проведение ознакомительного семинара для руководителей структурных единиц с участием представителя руководства по интегрированной системе менеджмента, координаторов функциональных систем менеджмента с целью освещения общих вопросов интеграции систем менеджмента, разъяснения последовательности и содержания необходимых работ, задач персонала в данной работе и т.д.

Компании должны также обеспечить информирование всего персонала, а также заинтересованных сторон, включая требования и вопросы, относящиеся к политике, целям и задачам, мероприятиям в которых участвует персонал.

Данные мероприятия могут осуществляться с различной периодичностью, в том числе, в отношении различных функциональных систем менеджмента и с учетом предъявляемых законодательных и иных требований, при этом рекомендуется их проведение на этапе внедрения интегрированной системы менеджмента, предпочтительно неоднократное. Могут также проводиться информационные мероприятия и распространяться печатные материалы, содержащие информацию по данной тематике.

3.4 Внедрение интегрированной системы менеджмента

Под внедрением интегрированной системы менеджмента понимается применение документации и процедур в практике деятельности компании.

На этапе внедрения интегрированной системы менеджмента преимущественно осуществляются те же работы, что и при внедрении отдельных функциональных систем менеджмента.

Внедрение одного из наиболее длительных этапов проекта, результаты которого зависят в большей степени от организации, внедряющей интегрированную систему менеджмента, от целей внедрения и мотивации персонала. Рекомендуется обеспечить длительность внедрения от трех до шести месяцев, так как во многом именно на этом этапе на практике апробируется интегрированная система менеджмента, определяются недостатки в ее разработке, при необходимости ее элементы корректируются для обеспечения последующего функционирования и накапливается опыт ее применения. Продолжительность внедрения может меняться и зависит от качества разработанных документов и процедур системы экологического менеджмента, компетентности персонала. Кроме того, на сроки, необходимые для внедрения системы экологического менеджмента, влияют такие факторы как использование услуг консультантов и исходное соответствие существующей системы управления требованиям функциональных систем менеджмента и т.д.

С целью успешной реализации работ по этапу рекомендуется разработка программы внедрения интегрированной системы менеджмента. Программа внедрения включает мероприятия, необходимые для того, чтобы, во-первых, персонал компании был ознакомлен и обеспечивал выполнение требований стандартов, законодательных и иных требований, а также требований, установленных организацией, применимых к его деятельности; во-вторых, начал использовать документацию и процедуры интегрированной системы менеджмента и вести необходимые записи. Как правило, в ходе внедрения документации и процедур могут быть обнаружены недостатки, которые должны быть устранены, поэтому важно, чтобы документы и процедуры использовались в реальной деятельности.

С целью упрощения перехода к применению документов и процедур интегрированной системы менеджмента в компании может быть установлен переходный период. По завершении переходного периода документы, применяемые ранее, перестают применяться и деятельность осуществляется в соответствии с порядком, установленным в документации интегрированной системы менеджмента.

Для обеспечения организации работы в течение переходного периода должны быть определены четкие и понятные персоналу правила использования документов, чтобы минимизировать их одновременное применение.

Программа чаще всего разрабатывается как совокупность действий и мероприятий, проведение которых необходимо для применения документации и процедур и выполнения требований. По своей форме программа может соответствовать структуре требований, например, политика, законодательные и иные требования, цели, задачи и программы и т.д., а также включать ответственных исполнителей и сроки реализации мероприятий.

В целом разработка программы направлена на повышение управляемости этапа, включая управление изменениями для достижения целей проекта.

Документация и процедуры интегрированной системы менеджмента, как правило, внедряются по мере разработки. Учитывая, с одной стороны, что перед внедрением осуществляется верификация и утверждение разработанной документации, а с другой стороны, особенности процесса согласования документации в компаниях, целесообразно обеспечить утверждение и внедрение документов интегрированной системы менеджмента единым пакетом.

Начинать внедрение интегрированной системы менеджмента целесообразно с ознакомления с документами и процедурами всех тех, кто будет им пользоваться. Процесс внедрения отдельных документов, возможно, потребует проведения определенных мероприятий, например обучения, проведения совещаний или обсуждений. Данные мероприятия следует планировать в процессе разработки документа и затем фиксировать в программе внедрения интегрированной системы менеджмента. Внедрение документа считают завершенным после выполнения запланированных мероприятий.

На этапе внедрения интегрированной системы менеджмента кроме прочего, осуществляются такие мероприятия как: обеспечение доступа персонала к базам данных, реестрам законодательных и иных требований, а также оценка соответствия законодательным и иным требованиям. При этом она может быть совмещена с аудитом интегрированной системы менеджмента.

После внедрения более половины документации полезно начинать мониторинг внедрения интегрированной системы менеджмента, ответственность за проведение которого должен нести представитель руководства по интегрированной системе менеджмента. Целесообразно, чтобы в проведении мониторинга внедрения интегрированной системы менеджмента принимали участие ее разработчики. Первоначально мониторинг внедрения интегрированной системы менеджмента должен быть направлен, в основном, на проверку адекватности разработанных документов и процедур требованиям МС и деятельности компании, порядка ведения записей, включая:

- контроль качества документации и процедур интегрированной системы менеджмента, адекватности установленных процедур;

- проверку выполнения требований, которые установлены стандартами, документами и процедурами интегрированной системы менеджмента;

- своевременное внесение в них изменений.

Далее могут осуществляться работы в отношении аудита процессов, оценки соответствия, обеспечения осведомленности и, если необходимо, планирования обучения, адекватности распределения ответственности и организации коммуникаций и т.д.

Особенность мониторинга внедрения интегрированной системы менеджмента в отличие от мониторинга внедрения функциональных систем менеджмента, состоит в том, что кроме вышеуказанных работ необходимо проанализировать и оценить достижение тех целей, которые ставились компанией при планировании создания интегрированной системы менеджмента, т.е. ожидаемых от ее внедрения преимуществ. Это может быть выполнено, например, путем оценки достижения целей проекта создания интегрированной системы менеджмента, сравнения запланированных результатов с достигнутыми.

После завершения мероприятий, связанных с внедрением интегрированной системы менеджмента, с целью проверки ее готовности к сертификации необходимо проведение аудита, часто называемого аудит-консалтингом, проводимого совместно с консалтинговой организацией, привлеченной к внедрению интегрированной системы менеджмента. В ходе данного аудита проводится практическая подготовка внутренних аудиторов. Как правило, он проводится за две-три недели до сертификационного аудита.

Коллектив компании должен быть информирован о провидении аудита не менее, чем за пять рабочий дней до его начала. В процессе проверки аудиторы должны провести анализ и оценку качества разработки, внедрения и функционирования интегрированной системы менеджмента, ее соответствия ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001, а также оценку ее готовности к сертификационному аудиту.

Для несоответствий, выявленных по результатам аудита интегрированной системы менеджмента, должны быть разработаны и проведены корректирующие действия и проведена оценка их результативности до принятия решения о сертификации на соответствие требованиям международных стандартов.

Результаты аудита должны стать основанием для анализа внедрения интегрированной системы менеджмента и принятие решения о ее сертификации.

3.5 Анализ внедрения интегрированной системы менеджмента, план развития и принятие решения о сертификации на соответствие ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001

Анализ внедрения интегрированной системы менеджмента, разработка плана ее развития и принятие решения о сертификации на соответствие ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 осуществляется руководством компании, для проведения которого консультантами совместно с аудиторами интегрированной системы менеджмента компании по результатам аудита подготавливается заключение о готовности к сертификации на соответствие требованиям международных стандартов.

Основная цель данного этапа состоит в том, чтобы руководство компании на основании достоверной информации могло принять решение о сертификации системы менеджмента на соответствие требованиям международных стандартов, а также оценить результаты от внедрения интегрированной системы менеджмента и достижения целей проекта (получения необходимых преимуществ от интеграции).

Рекомендации для проведения качественной оценки результативности интегрированной системы менеджмента приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Рекомендации по оценке результативности интегрированной системы менеджмента

Цель (результат) создания интегрированной системы менеджмента	Критерий интеграции систем менеджмента	Показатель	Критерий оценки результативности
Устранение конфликтов между СМ	Планирование и цели	Адекватность (соответствие) процедуры целеполагания и планирования	Соответствие целей компании: - стратегии и требованиям заинтересованных сторон; - приоритетности функциональных систем в интегрированной системе менеджмента; - рискам, требующим мероприятий по управлению; - возможностям компании по их достижению
		Адекватность методики идентификации экологических аспектов, опасностей и требований потребителей, включая требования к продукции и оценки рисков	Наличие несоответствий, аварийных ситуаций и инцидентов, финансовых затрат и т.д., возникших в результате недооценки риска, недостаточности предпринятых мер управления риском или из-за недостаточной подробности идентификации видов деятельности, связанных с риском
		Организация коммуникаций	- непротиворечивость целей, - возможность одновременного достижения целей
Снижение уровня дублирования и бюрократизации	Процедуры и документация интегрированной системы менеджмента	Адекватность установленных процедур	Применение документации интегрированной системы менеджмента в текущей деятельности, в том числе по наличию несоответствий в отношении: - требований международных стандартов; - требований, установленных организацией; - требований действующего законодательства РФ и иных требований.
		Адекватность степени их документирования системы менеджмента, включая распределение документов по уровням управления	Наличие несоответствий, связанных с управлением документацией и записями

Источниками данных для принятия решения являются результаты аудита, мониторинга и измерений, включая процессы и операции, удовлетворенность потребителя, мониторинг и измерение продукции/услуги, оценка соответствия законодательным и иным требованиям.

В состав информации для анализа внедрения интегрированной системы менеджмента должны входить данные о выявленных в ходе аудита несоответствиях, статусе корректирующих и предупреждающих действий, их результативности. Напомним, что мероприятия, направленные на устранение причин несоответствий должны быть четко определены и завершены до проведения сертификационного аудита. Особенности важным при проведении анализа внедрения интегрированной системы менеджмента является информирование руководства о тех несоответствиях, где требуются мероприятия длительные по времени и требующие дополнительных затрат, т.к. эти несоответствия будут выявлены при сертификации и могут препятствовать принятию положительного решения о сертификации.

Компании при этом рекомендуется в отношении таких несоответствий разработать план корректирующих действий, который следует представить сертификационным аудиторам. При этом также необходимо подтвердить выполнение плана, например, отчетностью или наличием объектов, визуальным осмотром и т.д.

В ходе анализа внедрения интегрированной системы менеджмента может формироваться план ее дальнейшего развития.

Формирование плана дальнейшего развития интегрированной системы менеджмента компании может осуществляться по следующим направлениям:

- углубление интеграции систем менеджмента в соответствии со стратегией интеграции, определенной на этапе проектирования интегрированной системы менеджмента;

- расширением области применения интегрированной системы менеджмента, в том числе по числу объектов или стандартов, включенных в нее.

Так, например, компания может включить в интегрированную систему менеджмента систему управления активами, социальной ответственностью, информационной безопасностью и т.д.

При планировании развития системы менеджмента рекомендуется оценить соответствующие потребности во всех видах ресурсов и обеспечить их наличие для поддержания функционирования, последующего совершенствования и развития интегрированной системы менеджмента.

3.6 Сертификация интегрированной системы менеджмента

Успешно завершив внедрение интегрированной системы менеджмента, компания в большинстве случаев принимает решение о ее сертификации на соответствие требованиям стандартов ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и др.

С целью организации и проведения сертификации системы менеджмента, выбора сертификационного органа и обеспечения взаимодействия с ним, могут использоваться методические рекомендации по организации работ по подготовке и проведению сертификации системы экологического менеджмента энергокомпании на соответствие требованиям международного стандарта ISO 14001:2004 .

На сегодняшний день международные органы по сертификации не выдают сертификат на интегрированную систему менеджмента. При установлении в ходе ее сертификации соответствия требованиям всех стандартов компания получает сертификаты соответствия ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и др.

Международный орган по сертификации BSI проводит сертификацию интегрированной системы менеджмента на соответствие требованиям PAS 99:2006. При этом сертификат соответствия, полученный компанией, выдается BSI и не гарантирует соответствие ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и др.

Особенность сертификации интегрированной системы менеджмента состоит в том, что аудиторы сертификационного органа одновременно проводят оценку всех систем менеджмента на этапе сертификации, при проведении надзорных аудитов и при ее ресертификации. Это позволяет сократить затраты на сертификацию систем менеджмента, сократить время, необходимое для проведения сертификационных аудитов за счет единовременной оценки реализации общих требований, по сравнению с сертификацией каждой системы менеджмента в отдельности. При этом персонал компании в совокупности меньше времени отвлечен от своих основных обязанностей.

При сертификации интегрированной системы менеджмента аудиторы международного органа, привлекаемого для оценки и сертификации системы менеджмента, входящие в состав аудиторской группы, должны обладать совокупной (общей) компетентностью для оценки всех систем, а также иметь соответствующие коды для проведения сертификации компаний отрасли.

4. Практическое задание

Задание: Сделать описание (комментарии) к пункту 4.3 "Планирование" стандарта ГОСТ Р 53893-2010.

Идентификация и оценка аспектов, воздействий и рисков

Организации при внедрении интегрированных систем менеджмента необходимо разрабатывать документированные процедуры обеспечивающие идентификацию аспектов ее применения, продукции и услуг, относящихся к области деятельности системы менеджмента. Идентификация аспектов применяется для решения вопросов, которые могут требовать управления, поскольку связаны с рисками организации. Риск рассматриваются как возможные события, которые могут оказывать воздействие на поставленные цели организации. Назначением систем менеджмента является управление рисками для достижения поставленной цели. Информационная безопасность, качество выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, окружающая среда, безопасность на производстве и т.д. это многие аспекты, влияющие на анализ выявления приоритетных рисков которые могут оказать значительное воздействие, требовать улучшения и/или сокращения степени воздействия в результате выполнения программ обеспечения улучшения. Рассмотрения всех таких аспектов сразу не представляется целесообразным для организации. После выявления проводиться оценка рисков посредствам определения и регистрации тех аспектов, которые могут иметь значительное воздействие, например гигиена труда и безопасности. В процессе оценки можно установить меру риска, задав вопросы по каждому процессу: Что(какой аспект) может пойти не так? Каким будет последствие (воздействие), если что то пойдет не так? Какова вероятность того, что это может произойти?

Существует много методов оценки рисков, однако простая система является зачастую наилучшей. Многие организации применяют такие методы, как FMEA (анализ характера и последствий отказов), в рамках своих систем качества для включения и охвата подходов, базирующегося на рисках.

Идентификация законодательных и других требований

Организация устанавливает, внедряет и поддерживает в рабочем состоянии процедуры, обеспечивающие определение законодательных и других требований, относящихся к ее деятельности, продукции и услуг, отвечающим области деятельности системы менеджмента, и учитывает ее(их) при создании, внедрении и поддержании в рабочем состоянии системы менеджмента.

Согласно ISO 9001 организация должна определять законодательные и регулирующие требования, применимые к продукту. Выполнения этих требований могут контролироваться внутренней и внешней стороной, а так же органами по сертификации. Законодательные и другие требования устанавливаются законами РФ, национальными ми международными стандартами, а так же потребителем и заказчиком.

...