Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом
• 1.1 Роль документооборота в системе управления персонала
• 1.2 Оптимизация кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом предприятия
• Глава 2. Оценка и анализ деятельности сотрудников кадровой службы
• 2.1 Общая характеристика ООО "Лидер-М"
• 2.2 Аудит деятельности кадровой службы
• 2.3 Оценка документационного обеспечения кадровой службы
• Глава 3. Регламентация деятельности сотрудников
• 3.1 Описание процесса разработки локального нормативного акта
• 3.2 Разработка документа "кадровый учет и отчетность"
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложения



Введение

В настоящее время серьезное внимание уделяется корпоративному (локальному) законодательству, так как организации расширяются, обрастают дочерними компаниями, следовательно, собственник нанимает руководящий персонал и хочет контролировать его деятельность. Для этого необходимы определенные регламенты (документы, закрепляющие как в определенной ситуации должен поступить нанятый руководящий персонал).

Бизнес все больше выходит из тени, и организации показывают в учете полученную прибыль. Учредители (участники) организации желают участвовать в распределении прибыли. Вопросы созыва общего собрания, увеличения или уменьшения капитала, распределения прибыли, передачи доли, выхода из общества должны быть закреплены в нормативных документах организации для того, чтобы не возникало споров между участниками организаций или в случае возникновения спора, он протекал безболезненно в рамках принятых документов.

Необходимо выделить так же, что сотрудники становятся более грамотными и больше разбираются в своих правах, а, следовательно, требуют их исполнения от работодателя. И в данном случае создание локальных нормативных актов о труде поможет избежать споров, если в данном акте вопросы труда и иных связанных с ним отношений будут четко урегулированы.

Помимо этого, бухгалтерское и налоговое законодательство требует в определенных случаях наличия нормативных документов организации, таких как, например: учетная политика, ценовая политика, положение по оплате труда и премированию и т.д.

Учитывая вышеизложенное, актуальность выбранной темы определяется растущей необходимостью фиксации основных процессов и процедур деятельности компании в локальных нормативных актах, тем более что возможности локального нормотворчества значительно расширились за счет изменений, произошедших в федеральном законодательстве.

Объектом изучения в настоящей работе является кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом.

Предметом исследования являются возможности совершенствования системы кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия с использованием системы локальных нормативных актов.

Целью данной работы является изучение кадрового и документационного оборота на примере системы локальных нормативных актов.

Исходя из заявленной цели для выполнения работы, был определен следующий круг задач:

1. Проанализировать место локальных нормативных актов в системе управления персоналом, определить состав и виды ЛНА.

2. Проанализировать возможности регламентации деятельности сотрудников развивающейся компании, используя в качестве примера данные ООО "Лидер-М".

3. Проанализировать процесс разработки регламента работы персонала компании на примере рамочного документа "Кадровый учет и отчетность".

Структура работы включает в себя введение, три главы, заключение и список литературы.

Во введении определена актуальность выбранной для дипломного исследования темы, определена цели и задачи работы.

В первой главе рассмотрены теоретические основы и место ЛНА в системе права и системе управления персоналом.

Во второй главе рассмотрены особенности регламентации деятельности сотрудников рассматриваемой компании.

В третьей главе рассмотрен процесс разработки ЛНА и рассмотрен состав и структура документа "Кадровый учет и отчетность".

В заключении подведены основные итоги работы.

Глава 1. Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Роль документооборота в системе управления персонала

На сегодняшнем этапе развития экономики окончательно оформилась смена приоритетов относительно важности ресурсов предприятия. Одним из самых важных ресурсов предприятия становится человеческий, который приобретает основополагающее значение в хозяйственной деятельности некоторых отраслей экономики.

Одним из основных мотивирующих факторов для персонала предприятия является четкое закрепление прав и обязанностей сотрудников, системы бонусов и вознаграждений, рамок ответственности персонала. К этому же обязывает и изменение Трудового кодекса Российской федерации, в который было внесено свыше 300 поправок, регламентирующих и упорядочивающих взаимоотношения работников и работодателей.

В этой связи документационное и кадровое обеспечение системы управления персоналом приобретает огромное значение в вопросах эффективной деятельности службы управления персоналом.

Здесь необходимо определить следующие моменты, имеющее важное значение для логического построения настоящей дипломной работы:

Кадровое обеспечение системы управления персонала представляет собой планомерную и целенаправленную работу с персоналом кадровой службы, включающую в себя найм грамотных специалистов, подготовку и переподготовку их для соответствия изменяющимся условиям и другую необходимую деятельность. Этот аспект необходим для построения сбалансированной системы управления персоналом, которая будет вестись силами этих сотрудников.

Документационное обеспечение системы управления персоналом следует описать более подробно.

Документационное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

? своевременная обработка поступающей кадровой документации;

? регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

? разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

? доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

? контроль за исполнением требований документов;

? размножение документов по кадровым вопросам и др.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В дальнейшем соответствующе положения, требования, правила, оговоренными законодательными и нормативными актами, методическими документами, будут реализовываться со ссылкой на них.

В системе управления персоналом организации, предприятия обращаются следующие виды документации:

? организационно-кадровая документация - устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнения отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;

? организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

а) распорядительная документация - приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

б) информационно-справочная документация - письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

? документация по личному составу - приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и т. д.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом. В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

Особым видом документов в системе управления персоналом выступают локальные нормативные акты предприятия, которые по праву занимают особое место в формировании эффективной системы управления персоналом. Для целей настоящей дипломной работы необходимо подробно проанализировать этот вид документов и его место в системе управления персоналом предприятия.

Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности.

Для целей настоящей дипломной работы определим, что локальные нормативные акты - юридические документы, содержащие нормы трудового права, регулирующие трудовые и иные, связанные с ними отношения, принятые работодателем в установленном порядке в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями, в целях развития и конкретизации общих правил применительно к специфике соответствующей организации.

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Локальное нормотворчество субъектов предпринимательства не является новеллой рыночного этапа развития российской экономики. Убедительными примерами тому служат утверждавшиеся в период плановой социалистической экономики в государственных предприятиях правила внутреннего трудового распорядка, принимаемые ими Положения об оплате труда. Наличие указанных документов на предприятиях и в организациях было требованием действующего союзного законодательства; их разработка происходила на основании принятых уполномоченными органами типовых стандартных форм. Творческое начало при создании этих документов было в значительной степени ограничено.

Законы Российской Федерации "О предприятиях и предпринимательской деятельности", "О собственности в РСФСР" и другие нормативные акты, утвержденные в период начала рыночных преобразований, расширили полномочия субъектов предпринимательской деятельности по принятию локальных актов, регулирующих производственно-хозяйственные, трудовые, организационные и иные отношения. В настоящий момент в силу демократизации российского законодательства, проявляющейся, в частности, в расширении применения дозволительного метода правового регулирования, возможности организаций в создании собственных нормативных актов, регулирующих различные сферы их внутренней деятельности, существенно расширились.

Указанная тенденция российского законодательства закономерна, поскольку отличие рыночной экономики от административной проходит не только по уровню господства той или иной формы собственности, но и по степени свободы усмотрения субъектов предпринимательской деятельности, заложенной в правовых нормах.

Диспозитивные нормы действующего законодательства и иных правовых актов позволяют коммерческим организациям в пределах законных средств урегулировать отношения по своему усмотрению, в рамках дозволенного конкретизировать права и обязанности свои и субъектов, вступающих с ними в отношения, детализировать содержание правоотношений. Разновидностью диспозитивных норм являются, в частности, альтернативные нормы, предоставляющие предпринимателям возможность выбрать один из обозначенных в законодательстве и иных правовых актах вариантов решения (поведения), факультативные нормы, позволяющие при определенных условиях отступить от главного варианта поведения, выбирая второстепенный (запасной). По методу правового регулирования современные специалисты в области теории права выделяют также рекомендательные нормы, которые устанавливают варианты желательного, с точки зрения законодателя, способа урегулирования общественных отношений, для обеспечения реализации которых субъекты предпринимательской деятельности проводят соответствующие их компетенции действия с учетом собственных возможностей и резервов. При усилившейся тенденции развития корпоративного законодательства и демократизации трудового законодательства в современной юридической литературе пока отсутствует глубокое исследование правовой природы и сущности локальных актов юридических лиц и их места в структуре правового регулирования деятельности организации, иногда отсутствует и само упоминание о них как об одной из форм (источников) позитивного права. Там, где локальные акты упоминаются в перечне форм (источников) права они выделяются в отдельную группу по субъекту правотворчества и понимаются как нормативные акты, регулирующие отношения внутри какой-либо организации, предприятия, учреждения. "Локальные акты издаются администрацией для решения своих внутренних вопросов. Они распространяют свое действие только на членов данного конкретного коллектива людей. Локальные акты касаются, например, дисциплины труда, его организации, взаимоотношений между различными подразделениями". Такие "скромные" определения локальных нормативных актов в современных учебниках по теории права и их места в системе источников правового регулирования деятельности коммерческих организаций отражают не исследованность данной проблемы, придавая ее рассмотрению еще большую актуальность.

Положительными новеллами Трудового кодекса РФ является, на наш взгляд, признание локальных нормативных актов частью системы трудового законодательства (в широком смысле как совокупности правовых актов, содержащих нормы трудового права) - ст. 5 ТК РФ, а также признание за работодателем права в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором и соглашениями принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права - ст. ст. 8, 22 ТК РФ.

Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действующего КЗоТа РФ, уже не относит коллективный договор к локальным нормативным актам организации, выделяя его наряду с трудовыми договорами и соглашениями, в отдельную группу источников трудовых норм, принятых в договорном порядке (ст.9 ТК РФ).

Возможности урегулирования трудовых отношений коллективным договором значительно расширены: Трудовым кодексом предусмотрено принятие в организациях Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), также установлено, что для коммерческих организаций системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций. Здесь, конечно, имеются в виду традиционно принимаемые в организациях Положения об оплате труда или о мотивации персонала.

Независимо от организационно-правовой формы в коммерческих организациях целесообразно иметь иные Положения, обеспечивающие социально-трудовую сферу и развитие персонала организации - об обучении, об адаптации, об аттестации, о социальных гарантиях и льготах персонала; Положения, обеспечивающие деятельность структурных подразделений организации - о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов (представительств), о внутреннем коммерческом расчете; Положения, регулирующие выполнение тех или иных функций, распространяемых на все или многие подразделения организации - о договорно-правовой, о претензионно-исковой работе и пр. При отсутствии указанных выше документов деятельность коммерческой организации в определенных сферах не будет эффективной.

В корпоративном законодательстве, обеспечивающем правовое регулирование хозяйственных обществ и товариществ, значение локального нормотворчества существенно возрастает. В ГК РФ и Законах о хозяйственных обществах содержится большое количество диапозитивных норм и определяющее значение в правовом регулировании тех или иных отношений в этом случае имеет усмотрение самой коммерческой организации в лице компетентных органов управления.

Устав хозяйственного общества, имеющий статус учредительного документа, при отсутствии развитой системы локального нормотворчества не сможет обеспечить адекватное правовое регулирование деятельности общества. Во-первых, излишняя детализация устава неудобна для его пользователей, к числу которых относятся не только сами акционеры (участники), но также государственные органы и организации, банки и другие кредитные организации, контрагенты по договорам: поставщики, потребители и пр. Во-вторых, законодательство предусматривает определенный правовой режим принятия и государственной регистрации изменений учредительных документов. Необходимость внесения изменений в устав потребует, как правило, созыва общего собрания, которое квалифицированным большинством должно принять соответствующее решение. Внесение изменений в учредительные документы, в отличие от внутренних документов, требует государственной регистрации, которая хотя и осуществляется теперь в упрощенном порядке, но все равно влечет за собой организационные и материальные затраты.

Чтобы освободить себя от ненужных проблем, на наш взгляд, не следует перегружать устав излишней детализацией, большим количеством процедурных норм; оптимальным представляется разработка системы локальных нормативных актов хозяйственного общества. Обеспечивая упорядоченность всей деятельности хозяйственного общества - управленческой, производственно-хозяйственной, финансовой, социальной, развития персонала и пр., локальное нормотворчество становится механизмом организации корпоративного управления. При этом следует внимательно относиться к положениям федеральных законов о хозяйственных обществах о возможности свободы усмотрения общества и способе ее выражения: если в законодательстве содержится право хозяйственного общества урегулировать какой-либо вопрос только в уставе общества, то этот вопрос должен быть "прописан" именно в уставе, а не во внутренних документах.

Принимаемые хозяйственными обществами не противоречащие законодательству внутренние документы имеют обязательную силу для таких групп субъектов отношений, как органы управления общества, акционеры (участники), структурные подразделения, администрация, работники. Внутренние документы организации, принятые в соответствии с законодательством, должны иметь обязательную силу и для судов общей юрисдикции, арбитражных судов, в частности, при рассмотрении любых споров, вытекающих из внутренней деятельности общества, например, из взаимоотношений органов управления и акционеров (участников), администрации и работников.

Пока хозяйственным обществом не разработана система локальных нормативных актов, правомерность и защищенность его деятельности находится под вопросом. Всякая неполнота, недостаточная детализация, не проработанность процедур может повлечь за собой негативные последствия в виде отмены решений органов управления общества, признания сделок недействительными и пр. К сожалению, понимание этого обстоятельства приходит, как правило, в критических обстоятельствах или конфликтных ситуациях. Помня об этом, необходимо заблаговременно создать адекватную систему внутреннего регулирования деятельности организации.

Можно предположить, что адекватность системы локального нормотворчества определяется, на наш взгляд, ее непротиворечивостью, последовательностью, самодостаточностью, распространением на все сферы деятельности организации, учетом и соблюдением прав и законных интересов как субъектов правотворчества, так и его адресатов.

Одной из значимых причин разработки и применения внутренних документов является обеспечение баланса интересов различных субъектов, принимающих участие в деятельности организации.

Существенное значение для эффективности правового регулирования имеет как организация процесса локального нормотворчества - привлечение всех заинтересованных лиц для разработки документов и учет их мнения, так и практика применения имеющихся правовых норм. "Некачественные", противоречивые правовые нормы или нормы, не содержащие механизма реализации, создают ситуацию, когда в процессе их применения субъекты соответствующих отношений вынужденно нарушают существующие предписания. В результате этого у персонала организации может формироваться негативная установка на игнорирование нормативных документов.

Для обеспечения эффективного применения многие внутренние документы организации, касающиеся правового регулирования социально-трудовой сферы, целесообразно принимать после широкого обсуждения в трудовых коллективах, профсоюзной организации. Ряд локальных нормативных актов в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть принят с учетом мнения или согласован с представительным органом работников. К числу таких документов, в частности, относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, об аттестации персонала, о подготовке персонала. Перечень документов, принимаемых с учетом мнения представительного органа работников, может быть расширен по усмотрению самой организации, в рамках развития социального партнерства.

Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ содержит отдельную статью 372, регулирующую порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Таким образом, эффективность системы локального нормотворчества определяется целым рядом обстоятельств, в том числе заинтересованностью, квалификацией, активностью лиц, осуществляющих разработку и обеспечивающих применение внутренних документов в организации. Работа конкретного субъекта предпринимательской деятельности над созданием собственной системы локальных нормативных актов и ее совершенствование является длительным процессом, по существу не заканчивающимся никогда, требующим в пределах предоставленной законодательством свободы усмотрения, творческого подхода и новаторства.

Все выше изложенное позволяет нам определить место локальных нормативных актов коммерческой организации в иерархии других нормативных актов, т. е. включить их в систему правового регулирования предпринимательской деятельности и обозначить их существенные черты.

Внутренние документы или локальные нормативные акты:

- основаны на законодательстве и иных правовых актах и не могут противоречить им;

- обеспечивают исполнение законодательства и иных правовых актов;

- принимаются в рамках диспозитивного дозволения и не в противоречие законодательному императивному запрету;

- принимаются компетентными органами управления коммерческой организации в установленном порядке и не нуждаются в утверждении или одобрении какими-либо иными, в том числе органами государственного управления, если для определенных организационно-правовых форм в части правового регулирования соответствующих отношений не предусмотрено иное (например, для государственных и муниципальных унитарных предприятий в ряде случаев необходимо согласование с собственником имущества);

· распространяются на все субъекты, участвующих во внутренних отношениях организации: органы управления, акционеры (участники), работники, администрация, структурные подразделения;

· в ряде случаев (в основном это касается социально-трудовой сферы и вопросов социального партнерства) принимаются с учетом мнения или по согласованию с представительными органами работников;

· учитываются судебными и иными правоохранительными органами при рассмотрении споров, вытекающих из внутренней деятельности организации.

Локальные нормативные акты организации могут определять правовой статус органов управления, должностных лиц и структурных подразделений общества, порядок взаимоотношений между ними, правовой режим уставного капитала, вопросы распоряжения имуществом, распределения прибыли общества, управления персоналом, образования и использования фондов и резервов, и иные вопросы организации и деятельности компании.

1.2 Оптимизация кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом предприятия

В рамках рассмотрения заявленной темы необходимо сделать следующее предположение, касающееся оптимизации кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия: по-настоящему эффективно система управления персоналом функционирует только тогда, когда каждый ее элемент функционирует на основании четкой регламентированной последовательности действий ("принцип разумного бюрократизма"). И здесь важное значение для системы управления персоналом приобретает система локальных нормативных актов, которую в этом контексте можно рассматривать как элемент документационного обеспечения системы управления персоналом, направленного на регламентацию исполнения своих непосредственных обязанностей персоналом предприятия, регламентацию обеспечения предприятия человеческими ресурсами и других аспектов деятельности организации.

Подтверждая высказанную идею, рассмотрим основные цели системы локальных нормативных актов в рамках обеспечения системы управления персоналом:

· эффективное руководство и управление персоналом;

· заинтересованность сотрудников в продолжительной и продуктивной работе в компании;

· эффективное распределение финансовых ресурсов;

· интерактивное владение ситуацией (ежедневное отслеживание затрат, доходов и экономии средств, прогнозирование возможных расходов и не только на содержание персонала).

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);

- работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Весьма условно локальные нормативные акты, объединенные в систему, можно подразделить на следующие подгруппы.

Документы, системно связанные с контрактом (типовым трудовым договором) между работодателем и сотрудником:

1. Должностные инструкции (типовые).

2. Трудовые договоры / контракты.

Документы, системно связанные с общими правилами компании (правилами внутреннего трудового распорядка или положением о дисциплине):

1. Кодекс поведения сотрудников компании.

2. Положение о персонале компании.

3. Положение о подготовке персонала компании.

4. Положение об аттестации персонала компании.

5. Положение о системе найма сотрудников компании.

6. Положение о мотивации и оплате труда персонала компании.

7. Положение о бенефициях персонала компании.

8. Положение о коммерческой тайне компании и режиме ее соблюдения.

Документы вспомогательного характера, используемые в работе кадровой службы компании:

1. Договор с рекрутинговым агентством по поиску и подбору персонала.

2. Договор о даче объявлений в СМИ (в том числе и электронные) по поиску и подбору персонала.

3. Шаблоны анкет кандидата, сотрудника компании.

4. Некоторые образцы кадровой документации, которую необходимо вести на предприятии (например, воинский учет).

5. Примерный список вопросов, задавая которые кандидату на замещение вакантной должности, можно выяснить максимум информации о данном человеке.

6. Различные методики проверки информации о кандидатах.

7. Документы (акты сдачи-приемки и/или приемки-передачи дел), регламентирующие механизм получения материальных ценностей, сдачи материальных ценностей, исключения задолженности по различным направлениям работы (особенно в случае увольнения и ухода в отпуск).

Таким образом, логично будет применять систему, состоящую из отдельных локальных нормативных актов. Думается, что изменять отдельные документы, внося коррективы, вызванные жизнью, значительно проще (не надо делать многочисленные редакции общего документа и, соответственно, каждый раз заново знакомить всех сотрудников с ним под личную роспись), быстрее (можно более оперативно реагировать на происходящее) и дешевле (меньше затраты на разработку, согласование и распечатку).

Определяя виды локальных нормативных актов необходимо упомянуть такой важный аспект, как право принятия локального нормативного акта

Как уже отмечалось выше, работодатель принимает локальные нормативные акты единолично (через органы управления организацией) или с учетом мнения представительного органа работников.

Единолично (без учета мнения представительного органа работников) принимаются: штатное расписание, должностные инструкции, приказы, распоряжения, имеющие нормативное содержание.

Акты, устанавливающие условия труда, по общему правилу принимаются с учетом мнения представительного органа работников. К ним относятся:

локальные акты, устанавливающие нормы труда, независимо от их наименования (ст. 162 Кодекса);

графики сменности, которые, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 103 Кодекса);

локальные нормативные акты об оплате труда (положения об оплате труда) (ст. 135 Кодекса);

локальные нормативные акты о стимулирующих выплатах (положения о премировании, надбавках, вознаграждении по итогам работы за год, за выслугу лет и т. п.) (ст. 144 Кодекса);

правила внутреннего трудового распорядка, которые, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 189, 190 Кодекса).

По решению работодателя могут приниматься и другие локальные нормативные акты, например положение о персонале, положение о порядке ведения коллективных переговоров в организации, положение об участии работников в управлении организацией, положение о комиссии по трудовым спорам и т. д.

Надо отметить, что участие представительных органов работников в осуществлении локального правотворчества может рассматриваться как одна из форм социального партнерства, поэтому даже при разработке локальных нормативных актов, не указанных в Кодексе, целесообразно информировать представителей работников о намерениях работодателя и учитывать их мнение.

Если постоянно действующий представительный орган работников в организации не сформирован, проект локального нормативного акта должен быть направлен представителям работников, избранным в соответствии со ст. 31 Кодекса.

В том случае, когда работники не воспользовались своим правом избрать представителей, работодатель имеет право принять соответствующий локальный акт единолично.

В отличие от коллективных договоров и соглашений, которые заключаются после проведения коллективных переговоров и действуют в течение определенного срока (до трех лет), локальные нормативные акты принимаются обычно по инициативе работодателя, процедура их принятия не определена (за исключением указания об учете мнения представительного органа работников), они могут быть как срочными (с указанием срока действия), так и постоянными (без указания срока действия).

В системе источников трудового права локальные нормативные акты занимают низшее положение. Они не должны содержать норм, ухудшающих положение работников по сравнению с трудовым законодательством, подзаконными нормативными актами (указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, актами федеральных органов исполнительной власти), законами и подзаконными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления, а также соглашениями и коллективными договорами.

Локальные акты, принятые с нарушением этого требования, являются недействительными и не подлежат применению с момента их принятия.

Резюмируя первую главу настоящей дипломной работы необходимо сделать следующие выводы:

Оптимизация кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия невозможна без системного подхода к этому вопросу.

Как представляется системно вопросы обеспечения системы можно решить с помощью комплекса локальных нормативных актов, регламентирующих все аспекты кадровой работы на предприятии и объединенных в систему.

Даже краткий обзор вопросов, подлежащих локальному регулированию в рамках конкретной организации, показал, что их решение требует большого внимания, осторожности и специальных правовых знаний. Поэтому будет рациональным распределить огромный объем работы, которую надо для этого проделать, между кадровой службой организации и юристами

Правовое регулирование вопросов принятия локальных нормативных актов модернизировалось, усложнилось и требует оперативных и продуманных решений по оптимизации системы и содержания этих актов у конкретных работодателей.

Количество и объем обязательных к принятию для любого работодателя локальных нормативных актов с принятием нового Трудового Кодекса РФ увеличились. Соответственно, увеличились возможности организации к упорядочиванию своей деятельности.



Глава 2. Оценка и анализ деятельности сотрудников кадровой службы

2.1 Общая характеристика ООО "Лидер-М"

Следуя логике построения работы, предваряя аудит деятельности кадровой службы, необходимо дать краткое описание анализируемого предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью "Лидер-М". учреждено в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Полное фирменное наименование Общества:

Общество с ограниченной ответственностью "Лидер-М".

Сокращенное наименование: ООО "Лидер-М".

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Федеральным Законами, если это не противоречит предмету и деятельности, определенно ограниченным Уставом общества.

Общество в праве в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и ее пределами. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные правительством Российской Федерации, включая, но, не ограничиваясь следующими:

- добыча нефти, газа и другого минерального сырья;

- переработка нефти, газа и продуктов их переработки;

- хранение нефти, газа и продуктов их переработки;

- реализация нефти, газа и продуктов их переработки;

- переработка нефтешламовых отходов;

- утилизация, складирование, перемещение, размещение, захоронение, уничтожение промышленных и иных отходов;

- проведение на территориях хозяйственных и природных объектов рекультивационных и иных восстановительных работ;

- поиск, разведка и разработка нефтяных и газовых месторождений;

- строительство скважин всех видов назначения;

- строительство объектов обустройства месторождений нефти и газа;

- строительство объектов по переработке, хранению нефти, газа и продуктов их переработки;

- строительство объектов по переработке нефтешламовых отходов;

- оказание сервисных услуг и работ в поиске, разведке, строительстве, добыче, переработке, хранении нефти и газа и продуктов их переработки;

- оказание транспортных услуг и услуг специальной техникой и механизмами;

- создание сети автозаправочных и газозаправочных станций и оказание услуг по заправке автотракторной техники;

- сбор, закупка, реализация вторичного сырья и деловых отходов производства;

- выполнение других видов деятельности не запрещенных законодательством Российской Федерации.

Согласно Уставу сфера деятельности предприятия достаточно обширная, однако основой его функционирования является утилизация нефтепродуктов и торгово-посредническая деятельность, связанная с реализацией нефтепродуктов.

Штат общества состоит из 117 человек и классифицируется на работников административного аппарата и работников производства. Последние включает как работников, непосредственно участвующих в производстве, так и участвующих в эксплуатационных работах (работники вспомогательной сферы).

Охарактеризуем организационную структуру управления общества. (Приложение 1)

Анализируя действующую организационно-функциональную структуру исследуемого предприятия, следует отметить: во главе его организационной структуры, как и любого предприятия, отдельным звеном выделен руководитель - Генеральный директор, связующий и контролирующий всю функциональную деятельность предприятия и всех процессов, связанных с ней.

Организационная структура управления ООО "Лидер-М" относится к линейно-функциональному типу. Особенностью данной структуры управления является наличие комбинаций линейных и функциональных связей. В организации данного типа каждый работник подчиняется только одному руководителю.

Функциональным руководителям предоставлено право непосредственного решения вопросов, отнесенных исключительно к их компетенции. В связи с этим при такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив.

При линейной организации управления распределение должностных обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации.

Все полномочия - прямые (линейные) - идут от высшего звена управления к низшему. В числе преимуществ линейной организации - ответственность, установленные обязательства, четкое распределение обязанностей и полномочий; оперативный процесс принятия решений; простота в понимании и использовании, возможность поддерживать необходимую дисциплину. Этот тип управленческой структуры обычно ведет к формированию стабильной и прочной организации.

2.2 Аудит деятельности кадровой службы

Состояние кадровой работы в современных условиях неоднозначно. Следует сказать, что кадровая работа традиционно находилась на периферии внимания руководителей предприятий. Зачастую отсутствует четко сформулированная кадровая политика предприятий и организаций, кадровая работа не носит системного характера. Определенные проблемы создает низкий организационный статус служб управления персоналом;

Работа с кадрами рассредоточена, в основном, между различными службами и подразделениями.

Учитывая вышеописанное, представляется перестройка деятельности кадровых служб (служб управления персоналом) должна осуществляться в следующих направлениях:

o Признание работы с персоналом приоритетным направлением в деятельности организаций и сферой работы специалистов-профессионалов;

o Целенаправленная, базовая подготовка специалистов для служб управления персоналом;

o Оптимальное сочетание прав линейных руководителей и специалистов по персоналу;

o Научно-методическое обеспечение кадровой работы с учетом требований рынка;

o Рассматривание сферы деятельности служб управления персоналом путем пересмотра целей, задач, функций и направлений их деятельности;

o Определение положения службы управления персоналом в организационной структуре предприятия и совершенствование строения самой службы.

Концепция "человеческих ресурсов" признает необходимость капиталовложений в формирование, использование людских ресурсов, исходя из этих экономической целесообразности, для привлечения более качественного в профессиональном плане работника, его обучения и поддержания в высоком трудоспособном состоянии, создания условий для творческого и профессионального развития каждого сотрудника. Следовательно, главные задачи кадровой службы:

o обеспечение организации квалифицированными кадрами;

o создание условий эффективности их исполнения;

o совершенствование оплаты и мотивации;

o совершенствование методов оценки персонала, управление карьерой сотрудников;

o предоставление работникам возможностей для развития, профессионального роста, стимулирования творческой активности;

o участие в разработке стратегии организации;

o повышение удовлетворительности трудом всех категорий персонала;

o Современные функции служб по управлению персоналом.

Современная работа с персоналом должна базироваться на следующих принципах:

o Эффективность работы.

o Справедливость в оплате труда и мотивации.

o Продвижение сотрудников в соответствии с:

результатами труда

способностями

квалификацией

личными интересами и потребностями предприятия.

К сожалению, в настоящее время, работа кадровых служб стала критическим фактором для процесса развития многих организаций. Причина этому - работа по- старому, при которой кадровые службы в основном занимаются оформлением, регистрацией трудовых отношений, не занимаясь их управлением. Кадровые службы не выполняют многих функций и в силу этого их работа не соответствует потребностям новых экономических отношений. кадровое документационное управление персонал

Современные функции служб персонала:

o Контролинг персонала. Изучение влияния, которое оказывает существующее распределение сотрудников по рабочим местам на результаты работы организации; анализ социальной и экономической эффективности применения тех или иных методов управления; координация планирования персонала с планированием других сфер деятельности организации, особенно в связи с кардинальными изменениями в ней; создание информационной базы персонала.

o Кадровый маркетинг. Основная задача - обеспечение организации высококвалифицированными работниками. Представляет собой совокупность мероприятий по: изучению внутреннего и внешнего рынка труда и его сегментированию (выделению различных категорий персонала и реализации в отношении их специальных кадровых подходов); анализу ожиданий сотрудников в области служебных перемещений; распространению в рамках организации информации о потребности в кадрах и возможностях повысить или изменить свою квалификацию; поиску и привлечению на работу необходимых специалистов.

o Мониторинг персонала. Это постоянное специальное наблюдение за состоянием кадров, их динамикой, в том числе текучестью; балансом трудовых ресурсов; стимулированием; удовлетворенностью работой; процессами найма, обучения, повышения квалификации, продвижения; состоянием трудовой дисциплины; травматизмом и проч.

o Кадровый консалтинг. На основе результатов исследований разработка рекомендаций по совершенствованию кадровой работы; выявление влияния квалификации персонала на эффективность работы организации; определение профессионально важных качеств, которыми должны обладать лица, осуществляющие те или иные функции; предоставление консультаций по вопросам содержания и методов осуществления программ поиска, отбора, подготовки, использования и повышения квалификации кадров.

o Как правило, существующие отделы кадров не выполняют этих функций, либо выполняют их частично. Структура служб по управлению персоналом

Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот. Представим систему функций службы управления персоналом графически. (Приложение 2)

Структура службы персонала и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

· отраслевая принадлежность предприятия;

· место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

· уровень централизации управления;

· тип предприятия (локальная компания, холдинг);

· определяющие экономические показатели;

· количество работников предприятия;

· концепция управления персоналом;

· кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

· состояние регионального рынка труда;

· наличие региональной образовательной инфраструктуры;

· пол и возраст работников;

· технологические особенности производства;

· уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В контексте рассмотрения заявленной темы уместно проанализировать основные сферы управления персоналом и их соотношение.

Управление персоналом - деятельность по созданию условий для нормального функционирования, развития и эффективного использования сотрудников для достижения эффективности организации.

Основная цель - обеспечение эффективной организации людских ресурсов в пределах предприятия формирование личности, обладающей высокой ответственностью, квалификацией, коллективной психологией, развитым чувством сохозяина на предприятии.

Эта деятельность состоит из двух главных областей:

o руководство персоналом;

o кадровая работа (работа с персоналом).

Основные мероприятия в каждой области представим в таблице 1. (Приложение 3)

Основываясь на принципах и задачах определим структурные подразделения службы управления персоналом:

o Сектор условий труда. Отвечает за соблюдение требований в области эргономики, технической эстетики, техники безопасности, охраны окружающей среды.

o Сектор трудовых отношений. Осуществляет анализ и регулирование групповых и межличностных отношений, конфликтов и стрессов, соблюдение этических норм, социально-психологическую диагностику, взаимодействие с профсоюзами.

o Сектор по оформлению и учету движения кадров. Найм, перемещение, увольнение; информационное обеспечение; тарификация; поддержание занятости.

o Сектор планирования и прогнозирования персонала. Занимается разработкой стратегии управления персоналом, планированием и прогнозированием потребности в кадрах, связями со службой занятости, учебными заведениями, анализом кадрового потенциала, его текущей и перспективной оценкой, маркетингом, оценкой и подбором кандидатур на высшие должности.

o Сектор развития персонала. Организует техническое и экономическое обучение, переподготовку и повышение квалификации, работу с резервом, профессиональную и социально-психологическую адаптацию.

o Сектор анализа и развития средств стимулирования труда. Осуществляет нормирование и тарификацию работ, разработку систем оплаты труда, материального и морального вознаграждения, участия в прибылях, управление мотивацией.

o Сектор, оказывающий правовые услуги персоналу. Регулирует вопросы трудовых отношений, с нм согласуются распорядительные документы по кадрам.

o Сектор социального обслуживания. Организация питания, быта и отдыха работников, детских учреждений, развитие физической культуры и спорта, разрешение социальных конфликтов.

Представим графически взаимосвязь между функциями и уровнями управления в процессе управления человеческими ресурсами:

Конкретное место и роль подразделений - носителей функций управления персоналом - в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя (этот организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, определяемых позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе).

В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным. Приведем несколько таких вариантов.

Вариант 1. Структурная подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование).

Вариант 2. Структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы.

Вариант 3. Структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы.

Вариант 4. Организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.

...