Рекомендации по оптимизации коммуникаций в ОАО "МРСК Северо-Запада" "Новгородэнерго"

Проблема перегрузки системы коммуникации характерна для организаций в большей степени, чем для других социальных образований. Перегрузка приводит к пробелам и способствует искажениям. Она также подвержена дублированию и компенсации. В ситуации перегрузки компенсации бывают адаптивные и плохо адаптивные. Пробелы и искажения относятся к плохо адаптивным компенсациям. Но это нормальная ситуация.

Другим средством, применяемым в ситуации перегрузки, является очередность. Очередность (Queuing) - подход, направленный на максимизацию эффективности обслуживания поступающих заказов путем балансирования расходов, связанных с временем ожидания и временем простоя. Эта методика заключается в выстраивании посланий по времени получения или по другому аналогичному критерию. Очередность может иметь как положительные, так и отрицательные последствия. Если использована неверная система приоритетов, то менее важные послания могут быть задействованы прежде тех, которые фактически гораздо важнее реципиенту. В то же время, очередность позволяет реципиентам задействовать послания по мере их поступления, не оставляя их без внимания из-за общей перегрузки. Процесс фильтрования, который означает назначение приоритетов для посланий, является полезной модификацией очередности. Но критическим фактором здесь является характер приоритетов. Холл Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты. - СПб: Питер, 2001. С. 290

Рассматривая коммуникационные процессы необходимо учитывать, что на всех этапах коммуникации могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации, вследствие чего возникает недопонимание, которое препятствует развитию отношений в организации. Подобного рода препятствия принято называть коммуникативными барьерами. Они могут быть разбиты на три основные группы:

· Барьеры социального характера;

· Барьеры этнокультурного характера;

· Барьеры психологического характера.

В основе барьеров социального характера лежит разнообразный спектр причин (социальных, политических, религиозных и т.д.), которые порождают непонимание, подозрительность, ведущих к блокированию межличностных отношений.

Следующая группа барьеров обусловлена этнокультурными особенностями людей. Люди различных национальностей (как, впрочем, и одной) под одним и тем же словом (символом) или группой слов могут понимать далеко не одно и то же. Так, даже самое простое пожелание руководителя подчиненному выполнить задание может трактоваться или как пожелание выполнить задание как можно скорее или, наоборот, когда появится свободное время.

Последняя группа коммуникативных барьеров обусловлена причинами психологического плана: индивидуальные особенности людей, психологические отношения общающихся, отсутствие необходимых навыков, «техник» общения.

Некачественная обратная связь также может быть отнесена к преградам (барьерам) коммуникаций. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. История и современные проблемы управления персоналом: Учебное пособие / под ред. доц. В.И. Данилова.- СПб: Издательство СЗАГС, 1999. С.147

Выявление коммуникационных проблем начинается со сбора информации о среде организации. В данном дипломном проекте выявляются проблемы формальных и неформальных коммуникаций в организации. Поэтому необходим сбор информации о внутренней среде организации. Информация о людях, структуре, технологиях, целях и задачах дает представление о состоянии внутренней среды организации.

Таким образом, были рассмотрены теоретические аспекты коммуникации: основные понятия коммуникации, разграничено понятие формальных и неформальных коммуникаций, проведено сравнение коммуникаций в контексте форм взаимодействия и выделены основные проблемы взаимодействия и влияния коммуникаций.

Глава 2. Анализ особенностей коммуникации с персоналом в организации на примере филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго»

2.1 Организационно-экономическая характеристика Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго»

«Новгородэнерго», как самостоятельная энергосистема образована на базе Новгородских электрических сетей «Ленэнерго» в январе 1986 года (Приказ Минэнерго СССР «Об организации Новгородэнерго» № 507 от 18.12.85 г.).

«Новгородэнерго», как акционерное общество открытого типа, зарегистрировано распоряжением Администрации Новгорода 25 января 1993 года за номером 120-рр.

Устав в последней редакции принят собранием акционеров 25 июня 2007 года.

В результате реорганизации в форме присоединения ОАО «Новгородэнерго» к ОАО «МРСК Северо-Запада» 01.04.2008 произошло прекращение деятельности ОАО «Новгородэнерго» как самостоятельного акционерного общества.

«Новгородэнерго» на правах филиала вошло в состав ОАО «МРСК Северо-Запада».

Деятельность филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго» регламентируется Положением о филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго», утвержденным приказом Генерального директора ОАО «МРСК Северо-Запада» от 03.03.2008 №70 (см. Приложение 1).

На 01 января 2010 года в филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго» работало 1602 человека.

В состав филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго» входят четыре производственных отделения:

· Боровические электрические сети;

· Валдайские электрические сети;

· Старорусские электрические сети;

· Ильменские электрические сети.

Боровические электрические сети обслуживают Боровический, Любытинский, Мошенской, Окуловский, Пестовский, Хвойнинский районы.

Валдайские электрические сети работают на территории Валдайского, Демянского, Крестецкого, Маревского районов.

В зону ответственности Старорусских электрических сетей находятся Старорусский, Волотовский, Парфинский, Поддорский, Холмский районы.

К зоне обслуживания Ильменских электрических сетей относятся Новгородский, Шимский, Чудовский, Солецкий, Маловишерский и Батецкий районы.

Работу производственных отделений планирует и организует исполнительный аппарат - управление «Новгородэнерго». Чиссленность персонала на 01.04.2010 составляет 189 человек из них 183 - руководители и специалисты и 6 человек - служащие.

Всего в организационной структуре исполнительного аппарата управления Филиала 6 уровней:

· Директор Филиала;

· Главный инженер;

· Заместители Директора, заместители Главного инженера и Главный бухгалтер;

· Департаменты и управления;

· Отделы, центры и сектора;

· Производственные отделения.

Для наглядности работы Филиала представлена схема организационной структуры «Новгородэнерго» - филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» (см. Приложение 2).

Для описания деятельности Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго» из Положения о филиале (см. Приложение 1).

Первая статья этого документа раскрывает общие положения Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго». А именно, что:

· Филиал ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго» (далее также - Филиал) создан в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Устава ОАО «МРСК Северо-Запада» на основании решения Совета директоров ОАО «МРСК Северо-Запада» от 27. 12.2007 г. (протокол №25/5).

· Филиал является обособленным подразделением Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания Северо-Запада» (далее также Общество) и осуществляет часть функций общества, в том числе функции представительства.

· Место нахождения Общества: 188350, Ленинградская область, город Гатчина, ул. Соборная, д.31 (почтовый адрес: 191119, Санкт-Петербург, ул. Тюшина, д.11, лит. Ж).

· В своей деятельности Филиал руководствуется требованиями законодательства Российской Федерации, Уставом Общества, настоящим Положением, решениями полномочных органов управления Общества.

· Наименование Филиала: филиал ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго».

· Местонахождение Филиала: 173001, Российская Федерация, г. Великий Новгород, ул. Большая Санкт-Петербургская, дом 3.

· Взаимоотношения между Филиалом и Обществом строятся на основе административного подчинения в соответствии с настоящим Положением и Уставом Общества Филиал является составной частью Общества. Решения органов управления Общества и иные организационно-распорядительные документы Общества являются обязательными для руководства и персонала Филиала.

Третья статья данного Положения отражает основную цель, задачи и виды деятельности филиала.

Основная цель деятельности Филиала - обеспечение надежной передачи электроэнергии по электрическим сетям и получение прибыли в процессе реализации видов деятельности Общества, определенных в Уставе и настоящем Положении.

Основными задачами Филиала являются:

· Обеспечение передачи и распределения электроэнергии в соответствии с заключенными договорами.

· Обеспечение надежной и безопасной эксплуатации электрических сетей, зданий, сооружений, оборудования, устройств, систем управления, коммуникаций.

· Развитие электрических сетей для удовлетворения потребности в электрической энергии потребителей.

· Обеспечение соблюдения нормированного показателя технологического расхода электроэнергии на её транспорт.

· Повышение производительности труда, улучшение режима экономии в использовании трудовых ресурсов.

· Защита прав и законных интересов Общества.

Филиал в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие виды деятельности:

· Оказание услуг по передаче и распределению электрической энергии;

· Оперативно-технологическое управление;

· Оказание услуг по технологическому присоединению энергопринимающих устройств (энергетических установок) юридических и физических лиц к электрическим сетям;

· Осуществление функций по сбору, передаче и обработке технологической информации, включая данные измерений и учета;

· Деятельность по эксплуатации электрических сетей;

· Оказание транспортно-экспедиционных услуг;

· Эксплуатация по договорам с собственниками энергетических объектов, не находящихся на балансе Общества;

· Обеспечение работоспособности и исправности энергетического оборудования в соответствии с действующими нормативными требованиями, проведение технического обслуживания, диагностики, ремонта электрических сетей и иных объектов электросетевого хозяйства;

· Развитие электрических сетей и иных объектов электросетевого хозяйства, включая проектирование, инженерные изыскания, строительство, реконструкцию, техническое перевооружение, монтаж и наладку;

· Проектно-сметные, изыскательные, научно-исследовательские и конструкторские работы;

· Эксплуатация взрывоопасных, химически опасных и пожароопасных производственных объектов;

· Осуществление производственного контроля за состоянием промышленной безопасности опасных производственных объектов, за безопасным обслуживанием электрических установок;

· Организация работы по обеспечению охраны труда.

· Осуществление видов деятельности, связанных с работами и услугами природоохранного назначения;

· Деятельность, процесс которой связан с воздействием на окружающую среду, образованием, сбором, использованием, обезвреживанием, хранением, захоронением, перемещением, транспортированием и размещением промышленных отходов:

· Защита государственной тайны, осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, в соответствии с законодательством и иными нормативными актами Российской Федерации.

В рамках настоящего Положения, Устава Общества и организационно-распорядительных документов Общества Филиал вправе осуществлять иные виды деятельности, предусмотренные законодательством.

Право Филиала осуществлять деятельность, на занятие которой необходимо получение лицензии, возникает с момента получения Обществом такой лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока её действия, если иное не указано законом или иными правовыми актами.

Таким образом, видно, что деятельность Филиала весьма разнообразна.

Так как в рамках данного дипломного проекта проблемы взаимодействия формальных и неформальных коммуникаций рассматриваются на примере Департамента по управлению персоналом и организационному проектированию Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго», необходимо дать характеристику данного департамента.

Департамент по управлению персоналом и организационному проектированию является структурным подразделением исполнительного аппарата - управления Филиала. Функционально Департамент подчиняется начальнику Департамента и директору Филиала.

В Департамент по управлению персоналом и организационному проектированию включены такие структурные подразделения, как:

· Отдел кадров;

· Отдел подготовки и обучения персонала;

· Сектор менеджмента качества.

Основные функции каждого структурного подразделения исполнительного аппарата Филиала, в том числе и Департамента по управлению персоналом и организационному проектированию отражены в Регламенте взаимодействия структурных подразделений Исполнительного аппарата и Филиалов ОАО «МРСК Северо-Запада» (см. Приложение 3).

На основании Регламента к функциям Департамента управления персоналом и организационного проектирования относятся:

· Учет кадров в соответствии с нормами законодательства и кадрового делопроизводства.

· Ведение отчетности по кадрам.

· Представление данных подразделению, осуществляющему бухгалтерский учет для начисления заработной платы.

· Организация работы инспекторов по кадрам в производственных отделениях.

· Формирование, ведение базы данных, анализ количественного и качественного состава трудовых ресурсов Филиала.

· Составление и контроль исполнения графика отпусков сотрудников Филиала.

· Выдача необходимых справок сотрудникам Филиала.

· Оформление полиса обязательного медицинского страхования.

· Консультирование сотрудников Филиала по вопросам трудовых отношений.

· Подготовка ходатайств о согласовании вновь принимаемых начальников структурных подразделений прямого подчинения Директору Филиала, его заместителям, Главному бухгалтеру, а также кандидатур директоров и главных инженеров производственных отделений.

· Организация корпоративных мероприятий.

· Взаимодействие с профсоюзными органами.

· Планирование социальных расходов на персонал.

· Организация предоставления работникам Филиала установленных законодательством льгот и компенсаций.

· Реализация мероприятий, направленных на развитие корпоративной культуры.

· Организация и проведение культурных и спортивно-массовых мероприятий.

· Подготовка материалов для награждения работников государственными и отраслевыми наградами;

· Расчет нормативной численности.

· Внесение предложений по изменению структуры и штатного расписания Филиала.

· Реализация мероприятий по обеспечению Филиала высококвалифицированным персоналом (подбор персонала, оценка при приеме на работу и пр.).

· Реализация мероприятий, направленных на развитие персонала.

· Определение потребностей в обучении персонала Филиала.

· Составление планов, программ и бюджетов подготовки, переподготовке и повышения квалификации персонала.

· Взаимодействие с учебными учреждениями с целью повышения эффективности процесса обучения персонала.

· Решение организационных вопросов на этапе реализации программ подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.

· Организация процесса подготовки, переподготовки, и повышения квалификации персонала Филиала.

· Оценка эффективности программ обучения.

· Разработка предложений по развитию системы подготовки, переподготовки и повышению квалификации персонала.

· Проведение оценки персонала(психологическая диагностика и анализ результатов деятельности).

· Обработка результатов оценки, формирование статистической отчетности.

· Организация и проведение предметных осмотров-допусков персонала.

· Ведение индивидуальных карточек работников и пр.

Основные показатели деятельности Департамента по управлению персоналом и организационному проектированию (Данные по Филиалу на основании отчет-анализа за 2009 год - на 01.01.2010 г.):

Среднесписочная численность за 2009 год составляет 1488,8.

Текучесть кадров учетная Ту равна 4,63.

Общий оборот кадров Коо = 0,30.

Оборот по приему Коп = 0,20.

Оборот по выбытию Ков = 0,10.

Коэффициент восполнения работников Кв = 205.

Коэффициент постоянства кадров Кп (только за год) = 96,1

Графики половозрастной, образовательной и стажевой структуры персонала Филиала.

2.2 Особенности и проблемы в реализации коммуникативных практик в Филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго»

Выявление особенностей и проблем в реализации коммуникативных практик в Филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго» целесообразно провести на основе анализа организационной структуры управления Филиалом.

Схема организационной структуры «Новгородэнерго» - Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» отражает департаментализационную структуру филиала, а точнее её функциональную департаментализацию. Данная структура означает группировку работников и деятельность в соответствии с функциями, выполняемыми в рамках организации (производство, финансы, бухгалтерский учет, управление персоналом). Это наиболее часто применяющаяся схема организации людей и деятельности предприятия. Соответствующие департаменты при этом состоят из экспертов и специалистов в определенных областях, что обеспечивает наиболее обоснованное и эффективное решение проблем. Недостатком подобной схемы считается то, что, поскольку специалисты работают в одной области интересов, общие цели организации могут приноситься в жертву целям данного департамента. Например, бухгалтер может видеть только проблемы своего подразделения, а не проблемы управления персоналом, логистики и т.д.

На основании вышеизложенных функций Филиала и Функций Департамента управления персоналом и организационного проектирования можно говорить о преобладании вертикальных связей в организации. Это означает преобладание директивных указаний и большой объем отчетной документации в качестве обратной связи.

Тем не менее, в данной организации преобладают и горизонтальные связи. А именно, некоторые отделы для реализации своих функций взаимодействуют с теми отделами, могут предоставить информацию. Например, Отдел кадров Департамента по управлению персоналом Филиала взаимодействует с Отделом психофизиологической надежности персонала Управления производственного контроля и охраны труда Филиала. На данном уровне взаимодействие происходит в функциональной сфере, т.е. Отдел кадров отправляет сотрудника на тестирование (выдается направление), а отдел психофизиологической надежности предоставляет результаты тестирования с оценкой рекомендованности к должности.

Взаимодействие формальных коммуникаций проходит во всех формах.

В отношении формальных коммуникаций целесообразно отметить преобладание письменной формы коммуникаций. Используются практически все средства письменной формы межличностной коммуникации:

· Регламент;

· Положение;

· Отчеты;

· Служебные письма;

· Направления;

· Доска объявлений.

· Корпоративная газета «Наша энергия» (см. Приложение 4).

· Корпоративный сайт http://www.novgorodenergo.ru (см. Приложение 5).

· Адрес электронной почты у каждого работника исполнительного аппарата Филиала.

· Наличие сетевого диска на компьютерах, связывающего все компьютеры Филиала - диск U.

· Наличие возможностей проведения телекоммуникаций.

· Наличие у сотрудников допуска к сети Интернет в лимитированном размере (70 Мегабайт в месяц).

В свою очередь, из устных средств передачи информации используются: собрание, инструктажи.

На основе контент-анализа корпоративного издания СМИ - газеты «Наша энергия» и сайта http://www.nvgorodenergo.ru были выявлены следующие положительные и отрицательные стороны данных видов формальной коммуникации (см. таб 2.1):

Таблица 2.1

Контент-анализ корпоративных форм коммуникаций: газета, сайт

Результаты анализа Предмет анализа	Положительные стороны	Отрицательные стороны
Газета «Наша энергия»	Изложение материла выпуска достаточно полное. Тема выпуска рассматривается с различных сторон. В изложении используются графические и статистические формы изложения информации. На заголовке газеты отражена миссия организации: надежность, развитие, партнерство. Красочное издание. Изложение материала доступным языком.	Нерегулярность выпусков газеты. Выпуск газеты производится только к конкретным особо важным событиям или к праздникам государственным и профессиональным. Тематичность выпусков газеты: весь выпуск подчинен одной теме. Малое количество экземпляров тиража - 300 экз. Расчитаны в среднем по 1-му экземляру на структурное подразделение. В газете только одна рубрика. Отсутствует информация о достижениях работников организации.
Корпоративный сайт http://www.novgorodenergo.ru	Доступность информации на сайте достаточно высокая. Наличие прямых ссылок на сайты вышестоящих организаций (на «МРСК Северо-Запада» и организаций взаимодействующих с Филиалом. Наличие подразделов сайта и меню пользователя. Наличие поисковой строки (по сайту). Разнообразие рубрик: новости; прямая речь; время, события, люди; календарь новостей; планируемые отключения. Наличие возможности подписки на новости с отправкой на e-mail. Наличие информации об акциях компании.	Недостачные возможности для обратной связи: гостевая книга, книга отзывов и предложений.

коммуникация организация контент анализ

Примером неформальных коммуникаций Филиала является:

· В Филиале принято здороваться даже с незнакомыми людьми, что, безусловно, очень приятно.

· При посещении организации в первый раз создается впечатление «посещения музея» - пустые коридоры и закрытые двери кабинетов.

· У всех сотрудников Филиала довольно спокойная манера разговора - тон речи.

· Положительное отношение к собеседникам.

· Не выказывают отрицательных эмоций при обращении с личной просьбой.

· Сотрудники по телефону или лично консультируют своих коллег как по служебным, так и по личным вопросам.

· Дизайн помещений дает основания полагать о желании руководства соответствовать современным представлениям об офисном дизайне - современная мебель и оргтехника, но, тем не менее, существуют и отрицательные моменты - старый деревянный досчатый пол с облупившейся краской.

· В отношении расположения в пространстве обстановка кабинетов располагает к доверительной беседе: стул сотрудника стоит по-диагонали. от посетителя.

· В Филиале существует место для курения являющееся каналом распространения слухов. Примеры слухов традиционны: обсуждение внешности сотрудников, их личной жизни, обсуждение состояния дел в организации и т.д.

· Преобладание среди сотрудников Филиала лиц мужского пола ограничивает распространение слухов в организации.

· Расчлененность структурных подразделений Филиала: некоторые отделы располагаются не в здании управления (Отдел подготовки и обучения персонала и отдел психофизиологической надежности персонала располагаются в здании по адресу Великий Новгород, пер. Базовый, д. 13) содействует существованию неформальных коммуникаций в форме телефонных переговоров и переписке по электронной почте.

На основании вышеперечисленных вариантов неформальных коммуникации можно сделать вывод о скудности системы неформальных коммуникаций внутри организации. Но существует альтернатива - корпоративные праздники, производственные соревнования за пределами организации. Именно на таких мероприятиях люди забывают о служебных рамках. Хотя не только мероприятия можно отнести к возможностям для развития неформальных коммуникаций, но и способ их посещения - обязательно для всех или нет. Например, недавно прошедшие праздничные мероприятия посвященные Дню Победы - 9 мая 2010 года можно отнести именно к таким мероприятиям. В рамках праздничных мероприятий сотрудники Филиала должны были представлять свою организацию на шествии. Но, если в 2009 году посещение данного шествия было добровольным, то в 2010 году все сотрудники исполнительного аппарата Филиала обязаны были присутствовать на мероприятии в полном составе. В результате оно рассматривалось сотрудниками в контексте личных обсуждений уже не с патриотической точки зрения, а как обязательное протокольное мероприятия в рамках исполнения служебных обязанностей.

В рамках Департамента управления персоналом и организационного проектирования существуют аналогичные варианты неформальных коммуникаций.

К проблемам взаимодействия коммуникаций в Филиале можно отнести информационную перегрузку.

Информационная перегрузка обусловлена чрезмерно большим объемом директивной информации за счет различных распоряжений (см. Приложение 6) и соответственно увеличением объема отчетной документации в качестве обратной связи.

С точки зрения проблем влияния коммуникаций в Филиале следует отметить силу влияния формальных коммуникаций и низкую эффективность неформальных коммуникаций.

Чрезмерное влияние формальных коммуникаций обусловлено их преобладанием в системе коммуникаций за счет недостаточной развитости неформальных коммуникаций. Следовательно, целесообразно провести мероприятия по развитию неформальных коммуникаций.

Таким образом, было проведено исследование организационно - экономической характеристики Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго». На основании проведенного исследования были выявлены особенности коммуникативных практик организации и проблемы их взаимодействия и влияния.

Глава 3. Рекомендации по оптимизации коммуникаций в ОАО «МРСК Северо-Запада» «Новгородэнерго»

3.1 Совершенствование коммуникаций в организации посредством имеющихся коммуникативных ресурсов

Проект совершенствования коммуникаций в организации посредством имеющихся ресурсов включает в себя:

· Оптимизацию выпуска и использования корпоративного издания - газеты «Наша энергия» для улучшения коммуникации в организации;

· Оптимизация контента сайта Филиала для целей сплочения коллектива посредством коммуникаций;

· Налаживание обратной связи «снизу-вверх» с использованием электронных опросов сотрудников по условиям их работы и досуге, социальной защищенности;

· Для снятия проблемы информационной перегрузки предлагается ограничение рассылки официальной информации на уровень департаментов.

Рассмотрим пункты проекта оптимизации более подробно.

3.2 Мероприятия по внедрению проекта совершенствования коммуникаций посредством имеющихся ресурсов

Мероприятия:

· обучение персонала навыкам коммуникаций с сайтом;

· создание форума на сайте;

· проведение опросов на удовлетворенность информированием относительно условий деятельности до и после внедрения проекта.

Размещено на Allbest.ru

...