Информационные ресурсы

Часть 3. «Итоги движения фонда» - движения фонда в обязательном порядке подводятся за год.

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

24. Инвентарный учет библиотечного фонда, понятие, реализация процесса, документационное обеспечение

Индивидуальный (или дифференцированный) учет (так же его называют инвентарный) - это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Наиболее распространенной формой индивидуального учета является инвентарная книга.

Инвентарная книга представляет собой исчерпывающую опись всех произведений печати, поступивших в библиотеку. Записи в этой книге расположены в хронологическом порядке, поэтому она дает точную картину истории развития фонда библиотеки с момента его создания. По инвентарной книге можно установить наличие в фонде той или иной книги, навести справку о времени ее приобретения, о стоимости. При помощи инвентарной книги проверяют фонд библиотеки, принимают и сдают его при смене заведующего библиотекой.

Инвентарная книга - важнейший документ библиотеки, обеспечивающий сохранность ее фондов. Переписка этой книги разрешается только в порядке редкого исключения с разрешения вышестоящих организаций. Инвентарная книга должна быть переплетена, прошнурована, страницы ее пронумерованы. На обороте последней страницы делается заверительная запись: «В данной инвентарной книге имеется столько-то пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется». Запись подписывает ответственное лицо учреждения, в ведении которого находится библиотека.

Каждая страница инвентарной книги предназначена для записи 25 экземпляров произведений печати, по одной строке на каждый экземпляр. В левом верхнем углу каждой страницы указывают год записей.

25. Суммарный учет библиотечного фонда, понятие, реализация процесса, документационное обеспечение

Чтобы иметь точные данные о составе и размерах фонда и о происходящих в нем изменениях, необходимо вести учет, называемый суммарным. Суммарный (или интегрированный) учет - это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда». В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» объединены учет изменений в составе фонда и учет его стоимости, дается картина движения фонда библиотеки в количественном и ценностном выражениях. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:

Часть 1. «Поступление в фонд» - Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах

Часть 2. «Выбытие из фонда» - Сведения о выбывших из библиотеки документах. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.

Часть 3. «Итоги движения фонда» - движения фонда в обязательном порядке подводятся за год.

Графы всех частей почти полностью соответствуют друг другу. Соответствие граф дает возможность подводить итоги и получать в любой момент сведения о составе фонда в целом и о количестве поступивших и выбывших изданий.

В книге суммарного учета можно различить три основные раздела:

1. Регистрационные сведения (дата и порядковый номер записи, источник комплектования, номер и дата сопроводительного документа).

2. Количественная характеристика партии книг.

3. Характеристика состава учитываемой партии книг по содержанию. Этот раздел показывает распределение книг и других изданий по отраслям знания, языкам, по видам литературы.

Правила ведения суммарного учета. Поступившие в библиотеку книги записывают в первую часть книги суммарного учета - «Поступление книг и журналов». Записывают их партиями, под которыми подразумевают любое число книг, поступивших по одному документу. Каждую партию произведений печати записывают на отдельной строке под одним регистрационным номером. Этот номер указывают затем в инвентарной книге при записи в нее произведений печати из данной партии; тем самым осуществляется связь между инвентарным и суммарным учетом. В книге суммарного учета нумерацию поступающих партий книг каждый год начинают с № 1. Внизу каждой страницы после ее заполнения подводят постраничные итоги, где суммируют поступления, записанные на странице; итоги переносят на первую верхнюю строку следующей страницы. В конце каждого квартала и года подводят квартальные и годовые итоги, отдельно по первой и второй частям книги, и затем переносят их в третью часть книги суммарного учета, где данные о выбытии вычитают из данных о поступлении. Полученная разность показывает фактическое наличие книг в библиотеке к концу каждого квартала или года.

26. Организация библиотечного фонда, понятие, теория и практика процесса

Организация библиотечных фондов - это ряд последовательных процессов и операций, с помощью которых фонды приводятся в готовность к использованию читателями и постоянно содержатся в рабочем состоянии. Организация фондов призвана также обеспечить их длительную сохранность.

Оптимизируя организацию фонда, исходят из сути технологических процессов библиотечной работы. Одним из наиболее важных в библиотеке является поток изданий. Задача библиотекаря, работающего с фондом, состоит в том, чтобы оптимизировать длину, направление, скорость и плотность этого потока, обеспечить равномерную насыщенность в течение рабочего дня. Кроме того, чтобы не мешать друг другу, потоки книг не должны пересекаться с другими потоками (читателей, их заявок). Но соединяться в необходимых точках потоки должны. Так, поток книг должен встречаться с потоком читательских требований в фондохранилище, а с потоком читателей - в пунктах выдачи книг.

Организация библиотечных фондов включает: прием и начальную обработку новых поступлений, учет, научную и техническую обработку, передачу изданий в структурные подразделения библиотеки, хранение.

Прием новой партии изданий осуществляют немедленно после поступления ее в библиотеку. Начальная обработка состоит в том, что на каждой принятой в фонд книге ставится библиотечный штемпель, на котором указывается наименование библиотеки. Партию книг и брошюр, поступившую по одному документу, раскладывают по отраслям знания и учитывают в книге суммарного учета. Об этом делают запись на сопроводительном документе. Затем из партии исключают издания, не подлежащие индивидуальному учету, а остальные учитывают каждое отдельно. Издание получает присущий только ему инвентарный номер, который регистрируют в соответствующей учетной форме и непосредственно на книге. Вслед за этим партия книг направляется на выставку новых поступлений.

Начально обработанную в отделе комплектования литературу передают в отдел обработки. Исключение составляют периодические издания, которые оперативно направляют в отделы обслуживания, так как они не нуждаются в длительной научной обработке. Научная обработка начинается с того, что поступившие книги проверяют на дублетность. Остальные издания обеспечиваются карточками с каталожным описанием. Каждое описание снабжается авторским знаком и классификационным индексом, а при систематическо-алфавитной расстановке еще и шифром, указывающим место книги на библиотечной полке.

На следующем этапе книга вместе с карточкой передается редактору, который проверяет правильность описания и классифицирования и определяет, в каком количестве надо размножить каталожную карточку на эту книгу. Затем карточку размножают и включают в каталоги библиотеки.

После каталогизации и систематизации партию новых поступлений передают для окончательной технической обработки, которая состоит в том, что книги переплетают, каждое издание снабжают ярлыком (или на нем проставляется штемпель) с шифром книги, листком срока возврата, книжным формуляром, расстановочным шифром.

Затем издания сдаются либо в отдел хранения библиотеки, либо непосредственно в ее структурные подразделения. Под хранением понимается содержание фонда в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режима.

27. Сохранность библиотечного фонда, теория и практика, нормативно-правовое обеспечение

Сохранность фондов достигается их охраной, правильным хранением и устранением факторов повреждения. Под охраной понимается система мероприятий по обеспечению профилактики и защиты библиотечного фонда от посягательств на его целостность. Правильное хранение - это содержание фонда в специально оборудованном помещении в условиях оптимального физико-химического и биологического режима.

Процесс управления сохранностью библиотечного фонда включает в себя:

- размещение - чем грамотнее распланировано месторасположение фонда, тем больше гарантия, что он не будет поврежден или утрачен. Правильно разместить библиотечный фонд - значит целесообразно использовать помещение с учетом нормативов и требований: расположение стеллажей, расстояние от стен до стеллажей, ширина проходов и т. п.

- расстановку - это завершающий этап их размещения. Под расстановкой библиотечного фонда понимают: 1) порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда; 2) библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на полках в соответствии с шифрами их хранения.

- создание оптимального режима хранения. Предусмотрено три режима хранения документов: световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический. ГОСТ 7.56-90 «Консервация документов» устанавливает единые для всех библиотек научно обоснованные нормы для режима хранения фондов.

- комплекс мер по реставрации и консервации фонда. Реставрация - это восстановление первоначальных свойств материальной основы документа путем воспроизведения утраченной формы и содержания. Процесс реставрации качественно выше ремонта, это самый сложный способ технического обеспечения сохранности, поэтому ею занимаются специалисты в лабораториях. Консервация - это обеспечение сохранности документа посредством режима хранения, стабилизации и реставрации.

- защиту (безопасность фонда). Библиотечный фонд нуждается в социальных мерах защиты на всех этапах формирования и использования. На стадии комплектования - это штемпелевание, простановка инвентарного номера или штрихового кода. В процессе обработки - это ведение документов позволяющих установить местонахождение любого документа в любой момент времени.

Основными видами ущерба наносимого абонентами являются: несвоевременный возврат, повреждение, утеря, присвоение (не возврат в библиотеку), кража.

Нормативно-правовое обеспечение:

- Межправительственная конференция, созванная по инициативе ЮНЕСКО в 1954 г. в Гааге, приняла Конвенцию по защите культурных ценностей.

- 20 мая 1998 г. состоялось заседание Коллегии Министерства культуры Российской Федерации, на котором рассматривался вопрос “О государственной политике сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны”.

- Федеральных законов “О библиотечном деле” (1994 г.),

- “Об информации, информатизации и защите информации” (1995 г.),

- “Директив международных действий по сохранению библиотечных материалов” (ЮНЕСКО, 1986 г.)

- Программы ИФЛА “Preservation and Conservation” (1986 г.)

- Программы ЮНЕСКО “Память мира” (1992 г.)

- А также утвержденной Коллегией Концепцией был разработан проект Национальной программы сохранения библиотечных фондов Российской Федерации.

В 1962 г. была принята обязательная для всех библиотек «Инструкция о сохранности книжных фондов».

28. Паспортизация библиотечного фонда, значение, структура паспорта

Паспортизация библиотечного фонда или отдельных его частей позволяет исследовать существующую систему фондов и процесс фондохранения. Благодаря паспортизации анализируются характеристики фонда, выясняется соответствие его параметров современным стандартам и нормам, интересам пользователя. Паспорт фонда способствует определению реальных плановых задач и принятию управленческих решений в области формирования документных фондов. Паспорта хранятся в библиотеках постоянно.

Паспорт библиотечного фонда (БФ) - вид модели БФ, основной регистрационный и технологический документ, содержащий сведения о фонде:

· вехи истории;

· задачи, профиль и политика (приоритеты) формирования;

· структура, состав;

· типовая и видовая характеристики документов;

· темпы обновления;

· справочно-поисковый аппарат (СПА) к фонду;

· система размещения, условия и режим хранения;

· условия использования;

· перспективы развития.

Паспорт БФ обновляется 1 раз в 5 лет или по мере необходимости. Динамика движения фонда помимо таблиц может быть отражена в графиках, схемах, диаграммах. Главное требование - паспорт не должен дублировать другие документы (законы, уставы).

Все сведения для заполнения паспорта разбиваются на разделы:

1) Общие сведения о фонде. В него целесообразно включить: 1) наименование фонда и отдела; 2) местонахождение фонда, его адрес, при наличии - телефон, электронная почта; 3) год основания фонда; 4) хронология фонда; 5) объем фонда.

2) Структура фонда и его содержание.

3) Дополнительные сведения о фонде.

4) Каталоги и картотеки, в которых получают отражение документы фонда.

5) Основные инструкции и методические материалы, на основе которых ведется работа с БФ.

6) Возможно включение и других разделов.

В отдельных случаях, при расширенной структуре фонда, наряду с этими сведениями целесообразно дать приложения. Основная цель данной структуры - свести к минимуму возможные вопросы, связанные с фондом библиотеки/организации.

29. Изучение библиотечного фонда, показатели, их суть и значение

В ходе изучения выявляют документы, которые требуют усилить их пропаганду среди абонентов, увеличить или сократить их экземплярность, исключить из фонда, передать на другой уровень хранения. Чем меньше объем фонда, тем чаще он должен изучаться.

Отдел комплектования - составляет план изучения состава и использования фонда, рассчитанный на определенный срок, длительность которого зависит от величины фонда, количества библиотекарей и времени, которое они могут уделять этому процессу.

Технологически изучение фонда делится на этапы. На подготовительном этапе определяют очередность, сроки, исполнителей. Составляют и утверждают календарный график выполнения операций, подготавливают учетно-отчетные материалы о составе, величине, движении фонда и его использовании, отказах абонентам, готовят бланки учетной документации, таблицы анализа фонда, подбирают соответствующие библиографические пособия, инструктируют и обеспечивают нужными материалами исполнителей.

На втором этапе приступают непосредственно к изучению намеченного раздела фонда - его состава, величины, характера использования

Третий этап - обработка и анализ данных, полученных в ходе изучения. С ними на производственных совещаниях знакомят всех библиотекарей, которым эти сведения необходимы в их производственной деятельности. На этом этапе принимают решения по вторичному отбору в изученной части фонда. Заключительный этап - про ведение принятых решений в жизнь.

Очередность изучения подфондов (разделов фонда) определяется актуальностью тематики, подлежащей изучению, активностью спроса, состоянием сохранности, сменой сотрудников и тому подобными факторами. При этом может оказаться правомерным, что одни части фонда изучаются чаще, основательнее, разностороннее, чем другие.

Показатели: Показателем надежности фонда является коэффициент удовлетворения запросов за анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных запросов к общему числу поступивших запросов. Надежность фонда проявляется в его полноте, готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, пригодности ремонту.

Расчет экземплярности: число читателей умножить на средний срок пребывания учебника на руках и все это разделить на количество дней жизни документа.

Библиотечный фонд равен книговыдаче умноженной на количество читателей.

Обращаемость библиотечного фонда. Показатель определяется по формуле количество выданных читателям в течение года документов из БФ разделив на общий объем этого фонда. Обращаемость может быть общая (по всему фонду) или частная (по подфондам), она равна количество выдач делить на время пребывания в фонде документов. Чем выше обращаемость, тем лучше скомплектован фонд.

Читаемость определяют числом документов, выданных одному читателю за определенный отрезок времени. Показатель получают путем деления количества книговыдач на число читателей. Если этот показатель невелик, возможно, в библиотеке мало интересных и нужных читателям книг. Так же можно рассчитать формулу читательской емкости, которая равна время на чтение всего фонда делить на время на чтение одного документа.

Разделив количество документов, которыми располагает библиотека, на количество читателей, получим показатель общей книгообеспеченности. Показатель говорит о достаточности (или наоборот) фонда для обслуживания читателей. Так же существует и другая функция, которая равна читаемость на обращаемость.

Обновляемость БФ показывает качественные изменения в структуре фонда, придает ему динамичность развития. Зная темп обновляемости БФ, можно вычислить период, в течение которого он обновится практически полностью. Под показателем обновляемости фонда понимается средняя величина, рассчитанная путем деления объема поступлений за исследуемый период на объем фонда на конец исследуемого периода и умноженная на 100 процентов.

Макулатур-фактор - показатель, определяющий в процентах, сколько не нужных библиотеке документов (макулатуры) было приобретено в фонд за конкретный период. На основе читательского спроса он рассчитывается по формуле L=[(S - Sn)/S] -100%, где S - количество документов, введенных в конкретный период в фонд; Sn - количество использованных из них читателями в течение этого периода.

Любой показатель позволяет библиотекарю контролировать качество фонда, находить причины отклонения от оптимальных данных и либо пополнять, либо очищать его. Все показатели взаимосвязаны - их сопоставление позволяет определить, в какой части фонда произошло рассогласование комплектования, какие процессы, тенденции в развитии фонда проявляются, какие из них прогрессивны, какие нет.

30. Управление библиотечным фондом как реализация процессного подхода

Управление библиотечным фондом - это постоянное, объективно целесообразное упорядочение, изменение (при сохранении качественной специфики) состава, величины и структуры библиотечного фонда, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и - информационными потребностями ее абонентов. Необходимость управления вызывается постоянным изменением внешней по отношению к библиотечному фонду среды - развитием информационных потребностей абонентов библиотеки, изменением количества и уровня квалификации библиотечного персонала, улучшением (а подчас и ухудшением) материально-технической базы библиотеки, непрерывными изменениями в самом библиотечном фонде.

По сути дела, управление включает в себя непрерывный сбор и передачу информации о состоянии и использовании библиотечного фонда; логическую переработку этой информации: принятие решения и выдачу управляющих воздействий. Цель этих действий - приведение фонда в желаемое, заранее смоделированное состояние, а также контроль за тем, как выполняется принятое решение.

Как и всякая система, УБФ имеет структуру и выполняет управленческие функции. Структура УБФ включает в себя две подсистемы - управляемую, или объект управления, и управляющую, или субъект управления, - и информационные связи между подсистемами и внешней средой.

Библиотечный фонд как объект управления имеет четыре рода связей. На входе он получает, во-первых, информацию от внешней среды - о цели формирования фонда данной библиотеки, о стоящих перед нею в настоящее время задачах, характере и тенденциях развития информационных потребностей и запросов обслуживаемых абонентов, о профиле фондов библиотек. Во-вторых, он получает управляющие воздействия от субъекта управления. В-третьих, фонд, в свою очередь, передает библиотечному персоналу информацию о своем состоянии. В-четвертых, фонд имеет связь на выходе - с внешней средой. Эта связь предстает в виде результатов использования фонда.

Библиотечный персонал как субъект управления также имеет прямые и обратные связи. Он получает информацию непосредственно от внешней среды - о финансовых возможностях библиотеки, состоянии рынка документов, наличии в нем источников информации по профилю фонда и вероятности их приобретения.

Информация, поступающая от субъекта управления к объекту управления и в обратном направлении, должна быть обобщена и конкретизирована в той мере, в какой это необходимо для принятия и исполнения решения.

Функции:

1) прогнозирование

2) планирование

3) организация

4) регулирование

5) учет

6) анализ

31. Библиотечные каталоги, функции, виды, значение. Каталоги как справочно-поисковый аппарат библиотеки. Каталоги как модель библиотечного фонда

Библиотечный каталог - совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра. Библиотечный каталог может функционировать в карточной или машиночитаемой форме, на микроносителях, а также в форме книжного издания.

По охвату фондов в библиотеке каталоги делятся на центральные каталоги, отражающие единый фонд системы, и каталоги отдельных фондов - подразделений библиотеки, библиотек-филиалов.

В библиотечных каталогах отражаются имеющиеся в фондах библиотек произведения печати (издания), кинофотофонодокументы и неопубликованные материалы, составляющие в совокупности документы - материальные объекты с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

По назначению каталоги можно разделить на читательские и служебные. Служебные каталоги размещаются в служебных помещениях, доступ к ним читателей ограничивается, они используются в основном сотрудниками библиотеки.

По способу группировки описаний библиотечные каталоги разделяются на три основных вида: алфавитный, систематический и предметный. В алфавитном каталоге описания произведений печати располагаются по алфавиту фамилий их авторов или заглавий. Запросы читателей на литературу по определенным проблемам или более узким конкретным вопросам удовлетворяются при помощи систематического и предметного каталогов. В этих каталогах описания произведений печати группируются по признаку их содержания. Однако эти каталоги существенно отличаются друг от друга. В систематическом каталоге описания произведений печати объединяются по признаку отрасли знания, с которой связано их содержание, а в предметном каталоге - по признаку предмета, о котором идет речь в данном произведении.

Велико значение алфавитного каталога в справочно-библиографической работе при составлении всякого рода рекомендательных списков и указателей литературы. Так, например, с помощью добавочных описаний представляется возможность выявить среди произведений того или иного автора и другие его работы, в которых он участвовал в качестве соавтора, редактора или составителя.

В алфавитно-предметном указателе к СК приводят в общем алфавите наименования основных, ведущих отраслей знания, частных дисциплин и отдельных вопросов этих отраслей, важнейших научных проблем, отдельных понятий и предметов. Основное назначение указателя - служить справочным пособием читателю при пользовании систематическим каталогом, помогать находить нужный отдел.

32. Терминологический аппарат каталогизации. Нормативно-правовое обеспечение деятельности в области каталогизации

По ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения» каталогизация - совокупность процессов, обеспечивающих создание и функционирование библиотечных каталогов. В состав каталогизации входят библиографическая обработка, ввод данных или тиражирование каталожных карточек, работа с каталогами (организация, ведение и редактирование каталогов).

Библиотечные каталоги - совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра.

Библиографическая обработка - совокупность процессов формирования библиографической записи документа для представления его в библиотечных каталогах, библиографических указателях, списках и картотеках.

Кооперированная каталогизация - совместная деятельность нескольких библиотек или информационных центров на основе разделения функций при подготовке библиографической информации.

Координированная каталогизация - совместная деятельность нескольких библиотек или информационных центров на основе распределения каталогизируемых массивов по предварительному соглашению.

Централизованная каталогизация документов - каталогизация, проводимая в методических центрах или под их руководством, для использования в сети библиотек или информационных центров

Каталогизация в издании - разновидность централизованной каталогизации, при которой результаты библиографической обработки помещаются в документе в процессе его публикации

Нормативно-правовое обеспечение деятельности в области каталогизации:

- ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»

- Основные положения “Российских правил каталогизации”

- существует Межрегиональный комитет по каталогизации

- проект федерального закона "О каталогизации"

- Секция по каталогизации в РБА

- ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»

- ГОСТ 7.51-98 «Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление»

Отечественные нормативные документы вместе с международными документами и международными договорами по каталогизации составляют федеральный информационный фонд каталогизации. Порядок создания и ведения этого фонда, а также правила пользования планируется установить постановлением Правительства Российской Федерации по представлению Минпромэнерго России.

33. Процессный подход к формированию каталогов. Путь библиографической записи и документа

Технологический процесс обработки документов начинается со сверки поступившей на обработку партии документов со служебным АК. При наличии в каталоге БЗ на данное издание производится приписка шифра или инвентарного номера, систематизатор проверяет правильность ранее определенного классификационного индекса (в соответствии с принципом: все издания одного и того же названия должны быть отражены в СК в одном и том же делении), после чего процесс каталогизации производится без индексирования. В читательских каталогах на карточке проставляется штемпель «В библиотеке имеются другие издания». При отсутствии в каталоге сведений об издании про водится каталогизация в полном объеме с индексированием, последующим тиражированием карточек для всех каталогов системы. Автоматизированная технология предполагает, как правило, однократный и одноразовый ввод БЗ одним сотрудником библиотеки, осуществляющим формирование БЗ в полном объеме, включая индексирование.

Библиотечная обработка протекает по известной технологической схеме. Для систематизации и предметизации она регламентирована ГОСТ 7.59-90, для координатного индексирования - ГОСТ 7.66-92.

Различаются индивидуальная и групповая обработка документов. При индивидуальной обработке каждый документ (название - для библиографической обработки, экземпляр - для технической обработки) обрабатывается отдельно. Прежде всего, решается вопрос о выборе способа представления документа в каталоге - с помощью основной БЗ он может быть отражен под заголовком или под заглавием. Оформляется БО. БЗ дополняется заголовком, справками о добавочных БЗ. Проводится индексирование документа. Составляется карточка для АПУ. Оформление БЗ завершается простановкой шифра хранения документа. На заключительном этапе все элементы БЗ редактируются. «Выпускающий» редактор проставляет на карточках (слева внизу) дату завершения обработки.

Значительную экономию времени и труда дает групповая обработка - метод библиотечной обработки, при котором однородные по содержанию или родственные по виду или другим признакам документы (например, учебные программы) объединяются в группу. Групповая обработка включает суммарный учет, техническую обработку, систематизацию и объединение документов в группы, составление БЗ. На карточках каталога материалы групповой обработки отражаются не индивидуально, а соответствующими группами.

Общая технология работы с каталогами предполагает следующие последовательно протекающие процессы: при первичной организации каталога - создание документации, первичное формирование карточек, оформление каталога (внутреннее и внешнее), расстановку карточек; в случае ведения (поддержания) ранее организованного каталога - расстановку карточек, при необходимости - внутреннее и внешнее оформление, текущие процессы (внесение исправлений, изменений, изъятие и замена карточек, раздвижку ящиков и шкафов каталога), текущее техническое редактирование. Редактирование, при котором ставятся другие задачи, проводится в плановом порядке.

К комплексу работ с каталогами условно относятся процессы, связанные с обслуживанием (консультированием) читателей у каталогов.

34. Централизованная каталогизация, понятие, задачи

Сложность и трудоемкость каталогизации произведений печати, повторяемость процессов описания, классифицирования, предметизации во множестве библиотек вызвали необходимость рационализации каталогизационных работ, осуществления централизованной каталогизации.

Централизованной каталогизацией называется каталогизационная обработка книг, статей и других произведений печати, проводимая в крупных методических центрах или под их руководством с целью распространения каталогизационных сведений по библиотекам.

Основная задача централизованной каталогизации заключается в том, чтобы обеспечить высокое качество каталогов. Это достигается благодаря тому, что описание, классификационные индексы, предметные рубрики, аннотации на книги составляются в единых центрах квалифицированными специалистами. Использование изданий централизованной каталогизации устраняет параллелизм в обработке книг в разных библиотеках, вводит в практику библиотек единые методы описания, классифицирования, предметизации, облегчает труд библиотекаря, ведет к экономии средств и времени, затрачиваемых на каталогизационные работы.

Централизованная каталогизация в нашей стране и многих зарубежных странах развивается на нескольких уровнях: национальном, региональном, внутри библиотечной системы. Централизованной каталогизацией национального уровня охватывается печатная продукция всех или большинства издательств страны. Осуществляет централизованную каталогизацию национального уровня, как правило, национальная библиотека или библиографическое учреждение.

Централизованная каталогизация - регионального уровня ограничена печатной продукцией, выходящей в пределах региона, который является и сферой распространения ее изданий. Примером региональной централизованной каталогизации может служить деятельность в этой области книжных палат.

Централизованная каталогизация внутри библиотечной системы осуществляется центральной библиотекой и распространяется среди библиотек, входящих в систему. Примером ее может служить централизованная каталогизация в системе библиотек Академии наук.

Современная централизованная каталогизация отличается многообразием форм. Наиболее законченная форма - печатная каталожная карточка, содержащая библиографическое описание, индексы, предметные рубрики и другие сведения, характеризующие произведение. Составленные в методическом центре карточки размножаются необходимым тиражом типографским способом или с помощью множительных аппаратов и рассылаются, как правило, по подписке во все заинтересованные учреждения.

К формам централизованной каталогизации могут быть отнесены библиографические и реферативные издания, в которых приводятся полные библиографические описания и индексы книг, периодических изданий, статей.

В последние годы в России, США и некоторых других странах разрабатывается машиночитаемая форма централизованной каталогизации. Машиночитаемая централизованная каталогизация оперативна, она создает условия для развития централизованной каталогизации на международном уровне путем обмена данными, хранящимися на магнитных лентах.

Следовательно, централизованная классификация развивается не только как составная часть централизованной каталогизации, но и несколько шире. Централизованная предметизация чаще всего представлена публикацией предметных рубрик на печатных карточках.

35. Система каталогов и картотек разных типов библиотек, задачи, функции. Реализация системы связей в каталогах в помощь библиотекарю и читателю

Разнообразие каталогов и картотек требует создания системы каталогов, в которой каждая подсистема - отдельный каталог - раскрывала бы фонд библиотеки в определенном аспекте и эти подсистемы были бы взаимосвязаны, координированы. Раскрытие связей и правильное размежевание между каталогами лежит в основе системы каталогов библиотеки. Поскольку библиотеки различных типов и видов имеют различные задачи, обслуживают разные группы читателей, обладают фондами различного содержания и характера, система каталогов в каждой из этих библиотек приобретает известное своеобразие.

При решении вопроса, какие каталоги должна иметь библиотека, необходимо учитывать: тематический состав и характер ее фондов, запросы читателей, способы расстановки фондов, помещение, в котором расположена библиотека, в частности, близость или отдаленность отдела обработки книг от отделов обслуживания читателей.

Областные, краевые и республиканские библиотеки. Система каталогов областной библиотеки включает большое число каталогов, различных по назначению, по видам отражаемых в них издании, полноте охвата фондов. Главная роль в обслуживании читателей областной библиотеки принадлежит читательским каталогам. В то же время наличие устаревшей, потерявшей актуальность литературы, которая тем не менее должна быть сохранена в фондах библиотеки, заставляет наряду с читательскими каталогами, отражающими большую часть фондов, составлять каталоги служебные, обеспечивающие раскрытие фонда с максимальной полнотой. Помимо основных каталогов, в областной библиотеке возникает необходимость организовать каталоги на отдельные фонды или на их части. Особое место в системе каталогов областной библиотеки занимают краеведческие каталоги. Основной задачей краеведческого каталога является продвижение к читателю всей литературы о крае, имеющейся во всех библиотеках, вузах области, края. Краеведческий каталог таким образом выполняет функции сводного каталога краеведческой литературы области.

Специальные библиотеки

В специальных библиотеках не проводится деление каталогов на читательские и служебные, так как ограничений в отборе литературы для читателей этих библиотек практически нет. Большое значение в специальных библиотеках приобретает вопрос координации двух каталогов, раскрывающих фонд по содержанию, - систематического и предметного. Дополнение одного каталога другим достигается четким разграничением их функций, с одной стороны, и установлением взаимосвязи - с другой.

36. Читательские и служебные каталоги, назначение, особенности функционирования. Конверсия каталогов

По положению читательские каталоги должны отражать фонд библиотеки в полном объеме, без всяких ограничений. Служебные каталоги существуют только для служебного использования. Следует предусмотреть возможность работы со служебным каталогом для единичных читателей, запросы которых иначе невозможно реализовать. Если речь идет о конкретном издании, выполнить для читателя справку может дежурный библиограф. Скопировать сотню карточек или выбрать релевантную информацию в каталоге может только сам читатель. Поэтому в помещении отдела нужно иметь стол для читателя. Его работа должна жестко контролироваться. Читательский каталог - библиотечный каталог, предоставленный в распоряжение читателей. Служебный каталог - библиотечный каталог, предназначенный для использования сотрудниками библиотеки. Библиотечный каталог - совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или ин формационного центра.

Конверсия библиотечного каталога - перевод библиотечного каталога из одной формы функционирования в другую. Ретроспективная конверсия (ретроконверсия) - специальная промышленная технология преобразования библиотечного карточного каталога в электронную базу данных библиографических описаний.

Проведение работ по ретроконверсии включает следующие этапы:

1) Сканирование картотек.

2) Обработка имиджей и формирование записей.

3) Передача массива и сдача работ.

37. Алфавитный каталог, понятие, назначение, особенности структуры и оформления

Алфавитный каталог (АК) - это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов.

АК является обязательной частью системы каталогов в каждой библиотеке. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:

1) Имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес (шифр).

2) Какие произведения данного автора имеются в библиотеке.

3) Какие переиздания данного произведения имеются в фондах.

4) В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика.

5) Какие выпуски входят в ту или иную серию.

6) Запрос на книгу, заглавие которой известно читателю.

7) Запрос на библиографическое уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано и дополнено.

Назначение: Задача алфавитного каталога - дать ответ на два основных вопроса:

1) есть ли в библиотеке определенная, заранее известная читателю книга (журнал, нотное, картографическое или другое издание);

2) какие книги данного автора имеются в библиотеке.

Алфавитный каталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции. Специфика его построения позволяет собрать в одном месте все произведения определенного автора независимо от их содержания, а также от того, выступает ли данное лицо в качестве индивидуального (самостоятельного) автора или соавтора, редактора или переводчика, составителя или комментатора.

Информационная и поисковая функции алфавитного каталога заключаются в том, что он раскрывает фонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателю по фамилии автора, наименованию коллектива или названию (или другому признаку, использованному в качестве заголовка вспомогательного описания) изданий.

Справочная функция алфавитного каталога реализуется с помощью генерального алфавитного каталога. По нему наводят всевозможные справки, связанные с комплектованием библиотек (например, когда нужно проверить, имеется ли в фонде конкретная книга и в каком количестве экземпляров), с обработкой новых поступлений, с составлением библиографических пособий.

АК может быть служебным и читательским. Служебный АК является связующим звеном со всеми каталогами библиотеки. На карточках с основными библиографическими записями. Указываются полный классификационный индекс, предметные рубрики, сведения о добавочных записях, количестве экземпляров данного издания и их инвентарных номерах и в каких подразделениях ЦБС они находятся.

Читательский АК содержит библиографические записи последних изданий или лучших переизданий каждого документа. На карточке по мере необходимости ставится штамп «Имеются и другие издания». Наряду с основными библиографическими записями в читательский каталог включаются добавочные записи и вспомогательные карточки, расширяющие информационно-поисковые функции АК.

В основу организации АК положен алфавитный признак, при котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке заголовков индивидуального и коллективного авторов и заглавий документов. Добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляют в общем алфавите. Если расстановочные слова различных видов записей тождественны, то карточки расставляют в следующем порядке: Записи под заголовком индивидуального автора; Записи под заголовком коллективного автора; Записи под заглавием.

Оформление. Включает внешнее и внутреннее оформление. Внешнее оформление - это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеруются арабскими цифрами либо по горизонтали, либо по вертикали с помощью ярлыков. Ящики снабжаются этикетками, которые помещают в металлическую или пластмассовую рамку. Этикетка - это надпись отражающая материал, содержащийся в ящике. На этикетке могут быть указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек ящика. Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они показывают порядок расположения записей, тем самым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разделители размещают через 60 - 70 карточек. Разделители всегда ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить.

38. Систематический каталог, алфавитно-предметный указатель, понятие, назначение, особенности структуры и оформления

Систематический каталог (СК) - это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: СК и алфавитно-предметного указателя к нему. СК - это реальный каталог, отражающий содержание документов и предназначенный для поиска по тематическим запросам.

СК используется в библиотечно-информационной работе для изучения состава фонда, его комплектования, в справочно-библиографической и информационно-библиографической работе, для организации выставок, массовых мероприятий и пропаганды литературы.

Организация СК начинается с составления паспорта. В паспорте СК отражаются специфические сведения о нем: дата организации, охват фондов, название таблиц классификации, которые лежат в его основе, оформление карточек, их расположение, форма и цвет разделителей и наличие вспомогательных пособий к СК.

К внешнему оформлению СК относятся надшкафные надписи с краткой характеристикой СК и надписи на этикетках каталожных ящиков. На этикетках указывают номер ящика, индекс и наименование отраслевого деления, а ниже - первый и последний индексы карточек, включенных в данный ящик (без формулировок рубрик).

Внутреннее оформление включает формирование отделов каталога на основе индексов, присвоенных в процессе систематизации. Группы карточек объединяются индексами, начинающимися обозначением отдела рабочих таблиц классификации.

Под группировкой записей внутри отделов понимают процесс их упорядочения в пределах классификационного деления. Существует два вида расстановки библиографических записей в СК - обратнохронологическая и алфавитная. В СК общедоступных библиотек принята алфавитная группировка библиографических записей. Отдельными группами внутри одного деления расставляют библиографические записи книг и брошюр в алфавите авторов и заглавий, затем расставляют библиографические записи на самостоятельно изданные библиографические пособия по теме. В последней группе собираются карточки имеющихся в фонде диафильмов, слайдов и других аудиовизуальных материалов.

Структура систематического каталога определяется принятой в библиотеке системой библиотечно-библиографической классификации.

Систематический каталог выполняет информационную, поисковую и образовательную функции. Систематический каталог как информационно-поисковый аппарат раскрывает содержание библиотечного фонда, является источником информации о литературе, обеспечивает поиск необходимой литературы по отрасли в целом, части отрасли или отдельному вопросу в разрезе данной отрасли.

Образовательное воздействие на читателя достигается благодаря содержанию и структуре каталога. Правильно с научной и педагогической точки зрения построенный систематический каталог способствует продвижению к читателю наиболее ценной в политическом и научном отношении литературы.

Алфавитно-предметный указатель к СК - это вспомогательный аппарат, представляющий собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в СК документов с указанием соответствующих классификационных индексов. АПУ выполняет функцию контроля над процессом систематизации.

39. Предметный каталог, понятие, назначение, особенности структуры и оформления

Предметный каталог (ПК) - один из видов информационно-поисковых систем, предназначенных для хранения и поиска информации. ПК - это поисковый аппарат, который включает библиографические записи, расположенные в алфавите предметных рубрик.

ПК выполняет знаково-коммуникативную, информационно-поисковую и педагогическую функции. Будучи реальным каталогом, отражающим содержание документов, ПК является средством поиска по тематическим запросам.

Организация и ведение ПК предполагает составление паспорта, в котором отражаются специфические сведения о нем: дата организации, охват фондов, принципы группировки записей.

К внешнему оформлению относятся этикетки на каталожных ящиках. На этикетках указываются первая и последняя рубрики библиографических записей, включенных в ящик, и номер ящика.

Внешнее оформление каталога тесно связано с системой информации и пропаганды библиотечно-библиографических знаний в библиотеке. Над каталожным шкафом должна висеть надпись «Предметный каталог». На видном месте должны быть вывешены пояснительные надписи - памятки или плакаты, содержащие сведения о структуре и содержании ПК. Для ориентировки читателей могут быть приведены алгоритмы поиска по ПК.

Внутреннее оформление ПК предполагает оформление карточек и разделителей, а также расстановку карточек.

При организации ПК применяется так называемый принцип единой карточки, добавочные записи в каталог не включаются. Предметные рубрики могут быть записаны на оборотной стороне карточки. Если книга получает две (или более) рубрики, то библиографические записи дублируют и на каждой карточке указывают, лишь одну из рубрик. Однако этот способ оформления требует большого числа разделителей, т.к. ориентироваться в ПК можно только с их помощью. Поэтому более предпочтителен второй способ оформления, когда предметные рубрики записывают на лицевой стороне карточки красными чернилами над текстом библиографической записи. Этот способ оформления более нагляден и требует значительно меньшего числа разделителей, но он менее удобен при исправлениях предметных рубрик.

Библиографические записи в ПК располагаются в алфавите предметных рубрик. Предметные рубрики располагаются в алфавите заголовков. Сложные слова, написанные через дефис, при расстановке предметных рубрик рассматриваются как два слова. Сложные предметные рубрики, начинающиеся одним заголовком, расставляются в алфавите первых подзаголовков, внутри них - в алфавите вторых подзаголовков.

При расстановке библиографических записей за одной рубрикой применяют два способа: алфавитный и обратнохронологический. Чаще используется алфавитная расстановка, т.к. она более проста и удобна. Если в ПК отражается литература на разных языках, то в пределах предметной рубрики образуются языковые ряды: сначала библиографические записи на русском языке, затем - на языках народов России, за ними записи, напечатанные кириллицей, а после них - латинским шрифтом.

Отсылки, ссылки и справочные записи расставляются в общем алфавите предметных рубрик и отсылок. Ссылочные карточки ставятся в начале рубрики перед всеми библиографическими записями.

40. Электронный каталог, понятие, назначение, особенности структуры и функционирования

Электронный каталог (ЭК) - это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение пользователей. ЭК обеспечивает доступ к ресурсам каталога не только пользователям данной библиотеки, но и удаленным клиентам.

Современным требованиям отвечает ЭК, обеспечивающий:

- ввод библиографических записей в диалоговом и пакетном режимах с удаленных или локальных терминалов;

- редактирование библиографических записей и, при необходимости, удаление их из ЭК;

- поиск информации в диалоговом или пакетном режиме по разовым запросам и избирательное распространение информации;

- печатание библиографических данных в виде каталожных карточек, библиографических указателей, отчетов по управленческой информации и др.;

...