Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Тутаевский филиал

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Рыбинский государственный авиационный технический

университет имени П.А.Соловьева»

Экономический факультет

кафедра «Экономика и математика»

Отчет по преддипломной (квалификационной) практике

Выполнила Масленникова Е.В.

студентка группы ЭСН - 10

Преподаватель Е.А.Белоусова

Тутаев 2013



Содержание

1. Характеристика отдела кадров

2. Экономическая документация

3. Практическая часть

Заключение

Список использованных источников

Приложения



1. Характеристика отдела кадров

Управление персоналом

Управление персоналом -- процесс эффективного использования и развития человеческих ресурсов предприятия для достижения организационных и личных целей персонала, путём применения экономических, организационных и социально-психологических методов управления.

Управление персоналом (англ. human resources management, HRM, HR-менеджмент) -- область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации качественным персоналом, способным выполнять возложенные на него трудовые функции и оптимальное его использование. Управление персоналом является неотъемлемой частью качественных систем управления организации.

Деятельность по управлению персоналом -- целенаправленное воздействие на человеческую составляющую организации, ориентированное на приведение в соответствие возможностей персонала и целей, стратегий, условий развития организации.

Управление персоналом подразделяется на следующие сферы деятельности: поиск и адаптация персонала, оперативная работа с персоналом(включая обучение и развитие персонала, оперативную оценку персонала, организацию труда, управление деловыми коммуникациями, мотивацией и оплатой труда), стратегическая работа с персоналом.

Задачи:

-Комплектация штата организации в соответствии со стратегией развития в кратко-, средне- и долгосрочной перспективах, а также с целями производственного плана, включая конкретные финансовые показатели.

-Создание системы подготовки руководящего резерва, обеспечение преемственности руководства и снижение риска кадровых потерь.

-Принятие решений о судьбе менеджеров, не справляющихся со своими задачами.

-Ориентация службы управления персоналом на достижение производственных результатов.

Методы

К основным методам управления персоналом относят:

-экономические методы -- приёмы и способы воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена);

-организационно-распорядительные методы -- методы прямого воздействия, носящие директивный и обязательный характер, они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении, нормативно-документальном закреплении функций;

-социально-психологические методы (мотивация, моральное поощрение, социальное планирование).

Планирование персонала (человеческих ресурсов), а по-другому - кадровое планирование, представляет собой важнейший (хотя в большинстве случаев - вторичный, производный) элемент общей системы планирования организации. С помощью кадрового планирования определяется:

-сколько работников, какой квалификации, когда и где будет необходимо;

-какие требования предъявляются к тем или иным категориям персонала (для этого используются профессионально-квалификационные модели должностей);

- каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;

- как использовать кадры в соответствии с их потенциалом;

- как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию;

- как организовать справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

- каких затрат потребуют проводимые мероприятия. Обычно планирование персонала осуществляется по следующим стадиям:

-подготовительная (профориентация, профотбор, профессиональная подготовка);

-распределительная (набор, отбор и расстановка кадров);

-адаптационная.

Кадровое планирование осуществляется с помощью различных методов. Наиболее простым из них является бюджетный. Бюджет представляет собой одностороннюю таблицу, отражающую либо поступление, либо распределение каких-то ресурсов. В планировании персонала используются прежде всего бюджеты рабочего времени, бюджеты источников и распределения людских ресурсов.

Другим распространенным методом планирования является балансовый. В планировании слово «баланс» означает систему показателей, которые характеризуют состояние равновесия в каком-либо постоянно изменяющемся явлении. Балансовый метод основывается на взаимной увязке ресурсов, которыми буден располагать организация в рамках планового периода, и потребности в них.

Если ресурсов по сравнению с потребностью недостаточно, то происходит поиск их дополнительных источников (привлечение со стороны или внутренняя экономия), позволяющих покрыть дефицит. Невозможность по тем или иным причинам решить проблему дефицита приводит к необходимости идти на снижение потребления на основе либо его рационализации, либо механического сокращения, с соответствующим уменьшением конечных результатов по сравнению с предполагавшимся уровнем. Если же ресурсы имеются в избытке, то приходится решать обратную задачу - расширять их применение или избавляться от излишков. В отношении персонала последнее может быть целесообразным, например, чтобы не платить лишнюю заработную плату. Балансовый метод реализуется через составление системы балансов - материально-вещественных, стоимостных и трудовых, которые по временному горизонту могут быть отчетными, плановыми, прогнозными, а по назначению - аналитическими и рабочими. Баланс представляет собой двустороннюю бюджетную таблицу, в левой части которой отражаются источники ресурсов, а в правой - их распределение.

Планирование потребности в персонале - одно из важнейших направлений кадрового планирования, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

Начальной ступенью процесса кадрового планирования является планирование потребности в персонале. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей.

Существует четыре категории работников, по которым ведется планирование:

1) Действующий персонал;

2) Новички;

3) Потенциальные сотрудники;

4) Персонал, покинувший организацию.

Планирование использования персонала осуществляется за счет разработки плана замещения штатных должностей.

Планирование обучения включает переподготовку и повышение квалификации работников организации.

Обучение на рабочем месте более дешевое и оперативное, тесно связано с повседневной работой и облегчает вхождение в учебный процесс тех, кто не привык обучаться в аудиториях.

Обучение вне рабочего места более эффективно, но связано с дополнительными финансовыми затратами и отвлечением работника от служебных обязанностей, от повседневной работы.

Планирование безопасности персонала и забота о нем необходима для сохранения хорошего психологического и физического состояния и профессиональных качеств персонала.

Планирование высвобождения или сокращения персонала с целью избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных кадров и создания для этого персонала социальных трудностей, а также всевозможного смягчения перемены сотрудником рода деятельности.

Планирование расходов на персонал: на поиск новых работников, заработная плата, соцстрахование, детские учреждения, здравоохранении, спецодежда и пр.

Сущность материального стимулирования наемных работников заключается в следующем:

1) это стимулирование высоких трудовых показателей наемного работника;

2) это формирование определенной линии трудового поведения работника, направленной на процветание организации;

3) это побуждение работника к наиболее полному использованию своего физического и умственного потенциала в процессе осуществления возложенных на него обязанностей.

Материальное стимулирование имеет два основных вида, учитывая предмет потребности.

1) Материальное денежное стимулирование использует денежные средства, как стимул. Сюда относятся оплата по тарифам и окладам, премии, депремирование, штрафы и др. Предмет потребности - деньги.

2) Материальное не денежное стимулирование управляет объектом посредством материальных благ, которые по каким - либо причинам затруднены для приобретения за деньги (жилье, путевки, др. материальные блага), т. е. Предмет потребности - набор жизненно важных для объекта материальных благ.

Здесь главным принципом является идея справедливости. Она сигнализирует о том, насколько трудовые ресурсы работника обеспечены психологически - материальным вознаграждением. Т. е. формируются необходимые предпосылки для психологической настроенности сотрудников на рабочие процессы. Исходной базой настроенности являются различные варианты оплаты труда.

Существуют различные способы оплаты труда и различные модели компенсации трудовых усилий работников:

-По прецеденту -- работодатель и наниматель договариваются между собой, используя в качестве аргумента прецеденты оплаты такой же должности в других фирмах.

-По объему работы -- высокая оплата труда предполагает повышенные требования к квалификации, ответственность за материальные ценности фирмы и даже двойные обязанности при совмещении должностей.

-По коэффициенту полезности -- работник, принятый на ту или иную должность, например менеджер по продажам, оценивается выше, когда начинает расширять клиентуру или заключает особо выгодные сделки. Оплата труда, разовые и компенсационные выплаты оказываются для него достаточно высокими и оцениваются как справедливые.

-По «закрытости» информации -- оплата определяется тем, в какой мере работник находится в зоне «закрытой» информации, где коммерческие секреты представляют опасность для его жизнедеятельности. Если же они угрожают личной безопасности, то оплата повышается и за такие риски.

-По особому интересу -- оплата может быть достаточно высокой, если работник приходит из конкурирующей фирмы, имея свою клиентуру либо коммерчески ценную информацию.

Форма оплаты труда (прямая, косвенная, компенсационная) также может быть разнообразной. В настоящее время можно выделить три формы оплаты труда: сдельную, повременную, смешанную.

Сдельная оплата труда производится за количество выработанной продукции по установленным сдельным расценкам, которые определяются на основании установленных часовых ставок и норм времени (выработки). Сдельная форма оплаты труда подразделяется на ряд систем: прямая сдельная, сдельно-премиальная, сдельно-прогрессивная, косвенная, аккордная.

При прямой сдельной системе труд оплачивается по расценкам за единицу произведенной продукции. Индивидуальная сдельная расценка за единицу продукции или работы определяется путем умножения часовой тарифной ставки, установленной в соответствии с разрядом выполняемой работы на норму времени на единицу продукции, или путем деления часовой тарифной ставки на норму выработки, Общий заработок рабочего определяется путем умножения сдельной расценки на количество произведенной продукции за расчетный период времени. При сдельно-премиальной системе рабочему сверх заработка по прямым сдельным расценкам выплачивается премия за выполнение и перевыполнение ранее определенных конкретных количественных и качественных показателей работы. Как правило, устанавливается не более двух-трех основных показателей и условий для премирования. Сдельно- прогрессивная система оплаты труда предусматривает выплату по прямым сдельным расценкам в пределах выполнения норм, а при выработке сверх норм - по повышенным расценкам. При этом система оплаты может быть одно-, двух и более ступенчатая. Степень увеличения сдельных расценок в зависимости от уровня перевыполнения определяется специальной прогрессивной шкалой. Эта система оплаты труда обычно применяется на работах, связанных с освоением новой техники и вводится временно. Косвенная сдельная система оплаты труда применяется в основном для рабочих, занятых на обслуживающих и вспомогательных работах (водители транспортных средств, наладчики, ремонтники и др.). Размер их заработка ставится в прямую зависимость от результатов деятельности обслуживаемых основных рабочих-сдельщиков. Косвенная сдельная расценка рассчитывается с учетом норм выработки обслуживаемых рабочих и их количества. Аккордная сдельная система предусматривает оплату всего объема работ. Стоимость всей работы определяется исходя из действующих норм и расценок на отдельные элементы работы путем их суммирования.

Повременная заработная плата производится за фактически проработанное время по тарифной ставке присвоенного рабочему разряда. Повременная оплата труда подразделяется на простую повременную, повременно-премиальную и повременную с нормированным заданием. При простой повременной системе оплаты труда заработок рабочего рассчитывается как произведение часовой (дневной) тарифной ставки рабочего определенного разряда на количество отработанного времени в часах (днях). При повременно-премиальной системе устанавливается размер премии в процентах к тарифной ставке за перевыполнение установленных показателей и условий премирования. В качестве условий премирования может быть бездефектное изготовление продукции, экономия материалов, инструментов, смазочных материалов и др. Окладная система используется в основном для руководителей, специалистов и служащих. Должностной оклад представляет собой абсолютный размер заработной платы и устанавливается в соответствии с занимаемой должностью.

В последнее время стала широко применяться повременная оплата труда с нормированным заданием, или сдельно-повременная оплата труда. Рабочему или бригаде устанавливается состав и объем работ, которые должны быть выполнены за определенный период времени на повременно оплачиваемых работах с соблюдением требований к качеству продукции (работ).

Смешанные системы оплаты труда синтезируют в себе основные преимущества повременной и сдельной оплаты труда и обеспечивают гибкую увязку размера заработной платы деятельности предприятия и отдельных работников. К таким системам в настоящее время относится бестарифная.



2. Экономическая документация

Понятие документооборота и его основные этапы

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

1) входящие (поступающие) документы;

2) исходящие (отправляемые) документы;

3) внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

-прием и первичная обработка документов;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация;

-контроль за исполнением;

-информационно-справочная работа;

-исполнение документов и отправка.

Прохождение и порядок исполнения входящей, исходящей, внутренней документации

Операция в основном техническая. Проводится централизованно в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования).

При получении документов, прежде всего, проверяется правильность доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция присылается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и |№ целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложении. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом лист - факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, 5этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с необходимых документов снимают ксерокопию.

В последнее время получили распространение факсимильные аппараты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, с последующей распечаткой факсов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Распределение поступивших документов.

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме - секретарь-референт.

Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передавать в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов - немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки - в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют народить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.

- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.

- По региону: стране; области; городу.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);

- регион, по которому ведется поиск (страна, область);

- организация (корреспондент/адресат);

- содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация: у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Отправка документов.

Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизованно секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие отметки об исполнителе;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, населяемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов: предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности: подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального согласия об авторизации с каждым корреспондентом.

Формы и порядок регистрации документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденным руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации, канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам (в тех отделах, где они создаются и оформляются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

- дата документа;

- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

- № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148 х 210) или А6 (105 х 148):

Срок исполнения обводится кружком
123456789 10 11 12 13 14 15 161718192021 22232425262728293031
Корреспондент (автор)
Дата получения	Входящий №	Дата документа	№ документа
Заголовок (о чем)
Резолюция
Исполнитель (указываются фамилия и инициалы)
лицевая сторона
Ход исполнения
№ дела

Оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для введения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

- одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

- на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу;

- организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

Карточку на документ можно заполнить сначала до передачи документа руководителю, не полностью, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, се документы, требующие исполнения и ответа, должны быть, поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к "Государственной системе документационного обеспечения управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку в картотеку за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучатся к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них (уважительным и неуважительным причинам).

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Работа с конфиденциальными документами

Документ является конфиденциальным, если он содержит хотя бы один из информационных показателей, отнесенных указанным перечнем к тайне фирмы (организации). Их использование запрещается в нешифрованной переписке, телеграммах, телетайпограммах, факсограммах, электронных сообщениях, телефонных переговорах, общении с посетителями, средствах массовой информации и т.п.

Персональную ответственность за соблюдение Инструкции, сохранность и правильное использование конфиденциальных документов, их обработку, рассмотрение, исполнение и хранение несут руководители всех рангов. Сотрудники фирмы несут персональную ответственность за обеспечение конфиденциальности доверенных сведений, соблюдение требований по работе с конфиденциальными документами и базами данных, сохранность используемых ими документов и других материалов, отнесенных перечными к секретам фирмы.

Выполнение технологических стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов возлагается в фирме на службу конфиденциальной документации (КД), подчиненную непосредственно руководителю фирмы или руководителю службы безопасности. В некрупных фирмах с небольшим объемом конфиденциальных документов функции службы КД выполняет секретарь - референт руководителя.

Контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил работы с конфиденциальными документами возлагается на службу безопасности или секретаря - референта руководителя.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. персонал документооборот документация конфиденциальный

Задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирм, но и в значительной степени - сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Угроза утечки информации фирмы в период текущего (оперативного) архивного хранения материалов нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирмы этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные условия для действий злоумышленника, задумавшего осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

- учета формируемых дел (номенклатура учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

- закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

- учета дел архивного фонда;

- учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности.

В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате:

- получения сотрудником, работающим с делом, большого объема конфиденциальной информации, чем это необходимо;

- утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы;

- утраты (кражи, утери) дела или содержащихся в нем документов, их частей, подмены документов или их листов;

- ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

- доступа к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел.

При формировании конфиденциальных документов в дела должно жестко соблюдаться разрешительных система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Порядок хранения документов, содержащих конфиденциальные сведения.

В соответствии с Инструкцией хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Запрещается хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов более одного дня.

Дела хранятся вертикально в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел и номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок, а так же указана последовательность эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, так же в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

Дела выдаются исполнителем в соответствии со списком сотрудников, имеющих доступ к данному делу, зафиксированным на внутренней стороне обложки дела и пописанным первым руководителем организации. Доступ к делу иных лиц осуществляется по письменному разрешению первого заместителя руководителя фирмы. За полученное дело исполнитель расписывается в карточке - заместителе дела. После выдачи карточка помещается на место его хранения.

При использовании автоматизированного учета документов страховые распечатки учетных карточек и страховые магнитные носители информации также хранятся в условиях, исключающих их уничтожение, порчу и несанкционированное ознакомление посторонних лиц.

В целях предотвращения несанкционированного доступа, утраты или порчи конфиденциальных документов и дел на рабочих местах исполнителей документы хранятся в сейфах (металлических шкафах). Исполнитель должен создавать условия, препятствующие несанкционированному ознакомлению других сотрудников с конфиденциальными документами, делами и базами данных.

По окончании рабочего дня исполнители обязаны вернуть референту конфиденциальные документы, дела и магнитные носители, с которыми они работали.

Конфиденциальные дела (кроме личных дел), документы, базы данных, носители информации с записанными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов установлен Инструкцией по обработке и хранению документов фирмы.

Уничтожение конфиденциальных документов производится, когда истекает срок их хранения. Разрешение на уничтожение дается руководителем фирмы. Разрешение фиксируется в учетной карточке документа или против соответствующей строки в описи конфиденциальных документов фирмы.

Уничтожение конфиденциальных документов осуществляется назначаемой приказом руководителя фирмы комиссией.

Отобранные для уничтожения документы (или дела) вносят в акт о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов, сверяются с учетными формами и уничтожаются путем сжигания.

Акт содержит следующие основные графы:

...