Организация работы с документами на предприятии

- индекс дела или документа;

- гриф конфиденциальности;

- заголовок;

- год дела или документа;

- количество листов;

- срок хранения;

- номера статей по перечню.

После фактического уничтожения документов соответствующие пометки комиссия делает в акте о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов и учетных карточках или в описи конфиденциальных документов фирмы. Отметки заверяются подписями членов комиссии.

Черновики, варианты документов, испорченные носители периодически уничтожаются без составления акта референтом и руководителем службы безопасности фирмы. В учетные формы вносятся указанные выше отметки. До уничтожения эти материалы хранятся в опечатанной урне, ящике или мешке.



3. Практическая часть

Обязанности:

Специалист по кадрам обязан:

4.1 Выполнять установленные задачи и функции, согласно действующему положению об отделе кадров, касающихся учёта рабочих кадров.

4.2 Осуществлять планирование, выполнение, анализ и улучшение процессов функциональной деятельности, обеспечивая их качество, достижение целей и результативности.

4.3 Обеспечивать сохранность и надлежащее хранение трудовых книжек.

4.4 Выдавать, заполнять, хранить и вести установленную отчётность по расходу и движению трудовых книжек (вкладышей в трудовые книжки) для лиц, поступающих на работу впервые или не имеющие трудовых книжек (вкладышей).

4.5 Производить регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

4.6 Выписывать дубликаты трудовых книжек.

4.7 Вести учёт личного состава предприятия, его структурных подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации.

4.8 Оформлять прием, перевод (ротацию), увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, постановлениями, приказами, распоряжениями вышестоящих органов и руководства ОАО «ТМЗ», а также другую установленную документацию по рабочим кадрам.

4.9 Формировать и вести личные дела установленной категории работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4.10 Выдавать справка о настоящей и прошлой трудовой деятельности трудящегося, копий документов и прочих документов, подлежащих таковому оформлению.

4.11 Вносить информацию о количественном и качественном составе работников и их движении в банк данных о работниках предприятия, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

4.12 Вносить информацию в банк данных о работниках, выполняющих работу по договорам возмездного оказания услуг.

4.13 Вести установленную отчётность о количественном и качественном составе рабочих кадров в подразделения предприятия.

4.14 Изучать движение и причины текучести кадров, участвовать в разработке мероприятий по её снижению.

4.15 Разрабатывать мероприятия по улучшению работы группы.

4.16 По распоряжению начальника отдела кадров вносить изменения в СТП ОК и поддерживать в рабочем состоянии необходимые документы СМК по функциональной деятельности ОК, обеспечивать их наличие, достаточность, соответствие обязательным требованиям НД, согласованность с другой документацией СМК, их своевременную актуализацию.

4.17 Вести учёт и оформление отпусков работникам.

4.18 Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив или уничтожение.

4.19 При приеме на работу знакомить работников с локальными нормативными актами предприятия, коллективным договором.

4.20 При приёме на работу направлять работника на медицинскую комиссию, инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности.

4.21 Доводить до непосредственных исполнителей решения, принятые начальником ОК.

4.22 Соблюдать правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

4.23 Соблюдать трудовую, исполнительскую и производственную дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка.

4.24 Содержать, рационально использовать и обеспечивать сохранность, установленной документации, имущественно - материальных ценностей, используемых в работе и числящихся за отделом.

4.25 Выполнять требования культуры производства.

4.26 Повышать свой профессиональный уровень знаний.

4.27 Изучать передовой отечественный и зарубежный опыт в области кадрового менеджмента, разрабатывать и принимать участие в реализации мероприятия по повышению производительности труда.

4.28 Участвовать в разработке и внедрении документов СМК, регламентирующих деятельности подразделения, соблюдать их требования.

4.29 Соблюдать установленные сроки выполняемых работ.

4.30 Обеспечить защиту персональных данных работников.

4.31 Своевременно исполнять распоряжения и устные указания начальника.



Заключение

В современных условиях в организации управления промышленным предприятием должны учитываться инновационные технологии, компьютерное и программное обеспечение. Поскольку без этого невозможно ни успешная деятельность, ни удержание стабильного конкурентного преимущества, что в современных рыночных условиях крайне важно для любого предприятия.



Список использованных источников

1 Должностная инструкция специалиста по кадрам (Приложение А).

2 Лекции по делопроизводству.

3 Экономика организации (предприятия): Учебник / Под ред. Н.А. Сафронова. 2-е изд., перераб. И доп. М.: Экономисть, 2004. 618 с.

4 Коротков Э.М. Менеджмент. М.: ИНФРА-М, 2009. (гриф УМО).

5 Багиев Г.Л., Тарасевич В.М., Анн Х. Маркетинг: Учебник для вузов 3-е изд./ Под общ. Ред. Г.Л. Багиева. СПб.: Питер, 2006. 736 с.



Приложение Б

Типовая должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста по кадрам (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью "Верона" (ООО "Верона")	УТВЕРЖДЕНО приказом ООО "Верона" от 15.03.2010 N 15
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Москва
специалист по кадрам

1 Общие положения

1.1 Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.2 Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора (уполномоченного лица) на основании заключенного трудового договора.

1.3 На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Управление персоналом" или "Юриспруденция" и дополнительную подготовку в области управления персоналом и делопроизводства без предъявления требований к стажу работы либо имеющее высшее профессиональное образование по иным специальностям и опыт работы в области управления персоналом (в кадровой службе/службе персонала) не менее 3-х лет.

1.4 Специалист по кадрам должен знать:

- Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и социального права (социальной защиты);

- основы делопроизводства, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по кадровому делопроизводству, правила ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, основные положения Государственной системы документационного обеспечения;

- основы психологии и организации труда; основы профессиографии и профориентационной работы;

- правила подсчета страхового стажа работников;

- структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;

- источники укомплектования организации кадрами, системы и методы подбора персонала;

- основы трудовой мотивации и системы оценки персонала, формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;

- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета;

- правила техники безопасности, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности;

- Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

1.5 Специалист по кадрам должен уметь:

- работать на персональном компьютере с использованием программ Word, Excel, 1С: Управление персоналом/Зарплата и кадры;

- пользоваться офисной оргтехникой: факсом, сканером, принтером, ксероксом и всеми средствами связи, установленными на рабочем месте.

1.6 В своей работе специалист по кадрам руководствуется:

- трудовым законодательством, нормативными правовыми актами, методическими и иными документами, регламентирующими кадровое делопроизводство;

- Уставом организации;

- Правилами внутреннего трудового распорядка организации;

- Положением об отделе кадров;

- Положением о персональных данных;

- Положением о кадровом делопроизводстве;

- Приказами (распоряжениями) генерального директора;

- распоряжениями начальника отдела кадров;

- настоящей должностной инструкцией.

1.7 Специалист по кадрам является штатной единицей отдела кадров и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

1.8 Специалист по кадрам исполняет обязанности начальника отдела кадров в период временного отсутствия последнего (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ.

1.9 Режим работы и отдыха специалиста по кадрам устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

2 Основные функции

2.1 Обеспечение укомплектования организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.2 Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации.

2.3 Оценка персонала, организация обучения и повышения квалификации кадров, разработка и проведении мотивационных мероприятий.

3 Должностные обязанности

3.1 Для выполнения функции по обеспечению укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации специалист по кадрам:

3.1.1 Осуществляет поиск и подбор персонала путем:

- составления и размещения в СМИ и Интернете объявлений о вакансиях;

- проведения отбора резюме кандидатов, размещенных в Интернете;

- проведения собеседования с кандидатами с целью оценки их деловых качеств.

3.1.2 Оформляет прием новых работников.

3.1.3 Проводит адаптационные мероприятия с новыми работниками.

3.2 Для выполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации специалист по кадрам:

- ведет учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

- оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;

- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;

- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

- выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

- ведет учет, проверяет правильность оформления лицевой стороны листков временной нетрудоспособности и проводит заполнение оборотной стороны в части внесения сведений о страховом страже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;

- оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования;

- контролирует своевременное составление табелей рабочего времени;

- составляет установленную отчетность;

- обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.);

- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения и сдаче их на хранение в архив;

- подготавливает сведения для подачи в страховые компании для оформления и выдачи работникам полисов по обязательному и добровольному медицинскому страхованию;

- осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения;

- осуществляет воинский учет.

3.3 Для выполнения функции оценки персонала, организации обучения и повышения квалификации кадров, разработки и проведении мотивационных мероприятий:

- участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

- принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

- анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка;

- участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

4 Права работника

Специалист по кадрам имеет право:

4.1 Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

4.2 По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся недостатков.

4.3 Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений организации и работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4 Контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работниками. Докладывать начальнику отдела кадров или вышестоящему руководителю об обнаруженных нарушениях.

4.5 Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

4.6 Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.7 Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

5 Ответственность работника

5.1 Специалист по кадрам несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение (не в полном объеме, некачественно) своих должностных обязанностей;

- причинение материального ущерба имуществу работодателя своими действиями (бездействием);

- непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности и иных правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам;

- неэффективную организацию своей работы, несвоевременное и неквалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

- разглашение персональных данных работников;

- несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.

5.2 За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, специалист по кадрам несет ответственность в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.3 За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах и в порядке, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4 За причинение материального ущерба - в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.5 Специалист по кадрам, который в связи с исполнением трудовых обязанностей получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6 Взаимоотношения по должности с другими структурными подразделениями

Специалист по кадрам в процессе своей работы взаимодействует:

6.1 Со всеми структурными подразделениями по вопросам получения:

- заявок на подбор персонала;

- табелей учета рабочего времени;

- объяснительных записок от работников организации;

- заявлений и иных необходимых документов от работников.

6.1.1 По вопросам предоставления:

- копий или выписок из приказов, справок, касающихся трудовой деятельности работников.

6.2 С бухгалтерией по вопросам получения:

- материалов для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.

6.2.1 По вопросам предоставления:

- копий приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, о возложении обязанностей и др.;

- записок - расчетов УФ Т-60 и Т-61;

- табелей учета рабочего времени;

- листков временной нетрудоспособности;

- документов по оформлению командировок.

6.3 С юридическим управлением по вопросам получения:

- разъяснений и консультаций по вопросам законодательства РФ и порядка его применения.

6.3.1 По вопросам предоставления:

- документов по запросу.

6.4 С отделом технической поддержки:

- по вопросам автоматизированной и технической поддержки отдела кадров.

Размещено на Allbest.ru

...