Совершенствование подходов к управлению персоналом в организации ИП Лукашов Д.В.

Документами используемые в работе специалистов по управлению персоналом:

1. приказы;

2. служебные письма;

3. трудовой договор;

4. договор подряда;

5. заявления (прием на работу, увольнения, отпуск);

6. командировочные;

7. положения об отделах;

8. распоряжения;

9. должностная инструкция.

1.Приказ- письменное оформление принятого руководителем организации решения по осуществлению каких-либо действий применительно к конкретным исполнителям либо к коллективу организации в целом.

Выделяют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказы по личному составу унифицированной формы составляются сотрудником отдела кадров на основании внутренних служебных документов компании. Процесс создания, согласования и подписания данного вида приказов по личному составу координируется отделом кадров.

Проекты приказов по личному составу оформляемые аналогично приказу по основной деятельности разрабатываются директором по персоналу с привлечением специалистов департамента по персоналу или в инициативном порядке по согласованию с руководством компании.

Право подписи приказа по личному составу принадлежит генеральному директору и директору по персоналу в соответствии с внутренними организационно-распорядительными документами компании.

Начальник отдела кадров регистрирует приказы по личному составу, подшивает оригиналы приказов и лист согласования в дело и доводит содержание приказа под роспись до сведения лиц указанных в приказе.

2. Служебные письма. В данной группе документов выделяют четыре основные категории:

а) Докладная записка - составляется с целью информировать руководство о сложившийся ситуации, имевших место фактах, событиях и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, вызвавшие необходимость написания записки, во второй - анализ сложившийся ситуации, разные варианты решений, в третьей - выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

б) Объяснительная записка - составляется с целью пояснения содержания отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или с целью объяснить причины какого-либо происшествия, события, факта, поступка и поведения отдельного работника.

в) Служебная записка - составляется сотрудником компании на имя другого сотрудника компании. Содержит просьбу, предложения. Служебная записка своего рода переписка между сотрудниками компании.

г) Справка - составляется по запросу и предоставляются в установленные сроки, с целью информировать руководство о положении дел, содержит описание или подтверждение фактов или событий. Текст служебной справки может быть оформлен в виде таблицы.

3. Трудовой договор- это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст.56 ТК РФ).

Вот почему наука трудового права рассматривает понятие трудового договора в трех взаимосвязанных аспектах:

1. как форму реализации права граждан на труд;

2. как юридический факт, который является основанием возникновения и существования во времени трудового правоотношения и служит

3. предпосылкой для возникновения и существования других правоотношений, тесно связанных с трудовыми;

4. как институт трудового права, то есть система правовых норм, регулирующих прием граждан на работу, их переводы и увольнения.

5. Договор подряда - по настоящему договору исполнитель обязуется выполнять, а заказчик принять результаты и оплатить.

6. Заявление - прием на работу.

7. Командировочные - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

8. Положения об отделах - отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива. Включает следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; участие персонала в прибылях; ответственность администрации и персонала.

9. Распоряжение- письменное оформление решение принятого генеральным директором компании по оперативным вопросам деятельности компании в целом или директором по направлению по оперативным вопросам деятельности подчиненного департамента.

10. Должностная инструкция- определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность. Составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места) и составленного описание работы.

Анализ профессиональной деятельности специалиста по управлению персоналом в ИП Лукашов Д.В.

Менеджер по персоналу, осуществляет общее руководство и координацию действий работников кадровой группы отдела управления персоналом (менеджера по кадровому делопроизводству и менеджера по подбору и подготовке кадров).

Изучает рынок труда, уровень заработной платы, социальные программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала. Определяет потребность предприятия в персонале; возможные источники обеспечения необходимыми кадрами; организует поиск кандидатов с использованием различных источников (средств массовой информации, Интернета, кадровых агентств по трудоустройству).

Проводит отбор числа кандидатов, проводит собеседование с нанимающимися на работу; изучает деловые и профессиональные качества работников при отборе расстановке и планировании их деятельности и профессионального роста; обеспечивает укомплектование предприятия кадрами.

Ведет учет показателей текучести кадров и анализирует их. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

Разрабатывает и внедряет технически обоснованные нормы трудовых, материальных затрат применительно к конкретным производственно техническим условиям по различным видам работ, на основе использования прогрессивных нормативов по труду, на основе технических данных о производительности оборудования, результатов анализа затрат рабочего времени (хронометражных наблюдений и фотографий рабочего дня).

Определяет численность работников в подразделениях в соответствии с прогрессивными нормативами численности, выявит отклонения фактической численности от нормативной и причины таких отклонений, разрабатывает предложения по устранению сверх нормативной численности.

Контролируется ведение табельного учета персонала предприятия, на основе информации, подаваемой руководителями отделов; ведет табельный учет работников заводоуправления, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

Происходит расчет средней заработной платы по подразделениям предприятия.

Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

Готовит документы к сдаче на хранение в архив по истечении установленных сроков текущего хранения.

Участвует в подготовке проекта коллективного договора.

Исполняет распоряжения и указания начальника отдела управления персоналом.

На время отсутствия менеджера по кадровому делопроизводству и менеджера по подбору и подготовке кадров (по причине отпуска, болезни и т.п.), выполняет обязанности в соответствии с их должностными инструкциями. Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, положение об отделе управления персоналом, настоящую должностную инструкцию, выполняет требования стандартов предприятия, а также обеспечивает конфиденциальность сведений, ставших известными в процессе исполнения служебных обязанностей.

Анализ кадровой политики в ИП Лукашов Д.В.

Кадровая политика предприятия включает в себя следующие направления деятельности:

1. найм и отбор персонала

2. адаптация

3. должностные инструкции

4. оценка персонала

5. повышение квалификации персонала

6. создание кадрового резерва

Рассмотрим подробнее каждую из функции службы персонала

Найм и отбор персонала

Основными задачами отбора персонала являются:

-- создание резерва кандидатов для приема на работу;

-- формирование требований к профессиям и должностям;

-- оценка потенциальных кандидатов.

Поиск кандидатов на вакантные места осуществляется как внутри предприятия так и вне его.

Исходной точкой отбора и найма персонала у ИП Лукашов Д.В. является определение потребности в персонале. Независимо от того, имеется ли уже конкретная кандидатура на заполнение вакансии, или потребуется привлечение сторонних кандидатов, руководитель структурного подразделения заполняет заявку потребности в кадрах, требование к кандидату и должностную инструкцию.

Заявка потребности в кадрах заполняется ежегодно в начале года, а также в случаях необходимости, но не менее чем за месяц до фактической даты, с которой новый работник должен приступить к работе.

На основании заявки потребности в кадрах отдел по управлению персоналом производит рекламу вакансий. Сначала производится реклама внутри самой компании ИП Лукашов Д.В.. Рекламное объявление помещается на доске объявлений и распространяется электронным путем.

В рекламном объявлении указывается наименование подразделения, должности (профессии), требуемый уровень образования и квалификации, опыт работы, ступень оплаты труда, процедура подачи анкеты.

Если внутренняя реклама в течении трёх дней с момента публикации не дала положительных результатов, отдел по управлению персоналом осуществляет внешнюю рекламу.

На всех кандидатов, желающих работать у ИП Лукашов Д.В. в отделе по управлению персоналом заполняются анкеты, на основании которых формируется электронная база данных.

Кандидаты, которые соответствуют требованиям, проходят собеседование в отделе по управлению персоналом, а также тестируются у психолога предприятия.

Отдел по управлению персоналом формирует личное дело потенциального кандидата и передает его непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором имеется вакантная должность, для ознакомления.

Отбор кандидатов проводит непосредственный руководитель структурного подразделения. В случае, если руководитель не выбрал подходящую кандидатуру, он сообщает работнику отдела по управлению персоналом о необходимости продолжения поиска и уточняет особенности своих требований к кандидату или поясняет, почему представленные ему кандидаты не соответствуют требованиям.

После принятия окончательного решения начальник отдела по управлению персоналом уведомляет всех претендентов на должность. Претенденты, по которым приняты отрицательные решения, получают вежливый отказ в приеме на работу. Информация о них заносится в базу данных потенциальных кандидатов.

После того как кандидата утверждают на должность, составляется трудовой договор. Трудовой договор визируется руководителем структурного подразделения, а также следующими лицами:

-- директором филиала;

-- начальником отдела по управлению персоналом;

-- специалистом по правовым вопросам.

Трудовой договор подписывается гражданином, нанимаемым на работу, и передается на подпись генеральному директору ИП Лукашов Д.В.. Трудовой договор, подписанный генеральным директором, является основанием для оформления приема гражданина на работу.

Прием на работу оформляется приказов по предприятию.

Вновь поступающий работник проходит вводные инструктажи по технике безопасности, производственной санитарии, правила противопожарной безопасности и другим правилам охраны труда.

Введение в должность производится отделом по управлению персоналом и руководителем соответствующего структурного подразделения. Работника ознакомляют со всеми основными положениями ИП Лукашов Д.В.. К ним относятся:

-- краткое описание организации, её структуры и системы управления, история ИП лукашов Д.В.;

-- коллективный договор;

-- правила внутреннего трудового распорядка;

-- положение о премировании за основные результаты хозяйственной деятельности.

2.3 Анализ проблемы системы управления персоналом в ИП Лукашов Д.В.

Основу управления составляют отношения найма. В этой фирме собственник имеет возможность командовать, в связи с тем, что он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.

Принятая организационная структура (линейно-функциональная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно отметить достоинства работы по принятой организационной системе:

1. Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);

2. Чётко выраженная ответственность (так за невыполненные обязательства по поставкам товаров полностью отвечает старший менеджер по продажам);

3. Оперативность в принятии решений (получивший задание руководитель подразделения в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно принимает решение);

4. Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа в один адрес);

5. Личная ответственность руководителя подразделения за результат проделанной работы (если не выполнена работа по какой-либо причине, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению недоработок).

В то же время у этой структуры есть и отрицательные факторы:

1) очень высокие требования к руководителю подразделения, который должен быть всесторонне подготовлен для выполнения порученной работы (в том числе - частично несвойственные функции, но необходимые в данный момент);

2) нет участков по планированию и подготовке решений (задание дано, а детали планирует и согласовывает сам);

3) перегрузка информацией;

4) концентрация власти в управляющей верхушке (это очень существенно, особенно в финансовых условиях и в условиях рынка).

Ввиду указанной кадровой структуры обязанности по подбору персонала в большей степени возложены на офис-менеджера и далее на непосредственного руководителя того участка, куда необходим новый сотрудник.

Первая беседа - консультация, просмотр трудовой книжки проходит с офис-менеджером; если по квалификации (документально) кандидат устраивает фирму (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется на участок для беседы с его руководителем и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

В фирме всех работников принимает лично генеральный директор; что говорит об изначальном отношении к подбору кадров в фирме. При положительном решении вопроса о приёме на работу работник проходит медицинское обследование и инструктаж на рабочем месте, производится ознакомление нового работника с должностной инструкцией.(Приложение 1)

После всех указанных процедур подписывается приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным сроком, перед окончанием испытательного срока вопрос о целесообразности продолжения работы инженерно-технического работника обсуждается в администрации. На предприятии с момента зачисления на работу большое внимание уделяется адаптации (взаимного приспособления работника и организации, на основе постепенной работы сотрудника в новых профессиональных условиях труда). Работника знакомят с коллективом, указывают рабочее место, выдают под роспись должностную инструкцию для изучения и исполнения. В течение испытательного срока нового работника контролирует и консультирует непосредственно руководитель его участка, а также наиболее опытные сотрудники со схожими должностными обязанностями.

Проблематика системы управления персоналом в ИП Лукашов Д.В.

Функция делопроизводителя в ИП Лукашов Д.В. возложена на офис-менеджера. Ведутся дела:

- Приказы по личному составу;

- Личные дела на каждого работника;

В личное дело работника включается: заявление, личная карточка, анкета и дополнение к ней, свидетельства о рождении детей до 14 лет, необходимые для расчета заработной платы, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу (приложение 2). Стандартный трудовой договор с работником ИП Лукашов Д.В. (Приложение 3).

Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении внеочередного отпуска принимается непосредственно руководителем. Приказы и договоры составляются офис-менеджером и передаются директору на подпись.

Набор представляет собой создание определенного резерва на планируемые должности, как из внешних, так и из внутренних источников. Организация использует внешние и внутренние источники для приема на работу. Внешние источники - это и кадровые агентства, и центры занятости, также предприятие помещает объявления в СМИ о своих потребностях в специалистах. Или организация предлагает людям, уже работающим на предприятии порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Внутренними источниками являются люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие большие способности, чем могут проявить в данный момент. Продвижение по службе сильно мотивирует работника, а организации не приходится обучать нового специалиста многим нюансам работы в организации. Риск при внутренней кадровой политике может заключаться в том, что в организацию не поступают новые люди со свежими взглядами и идеями и это может привести к застою.

По причине отсутствия кадровой службы обучение персонала проводится непосредственно на рабочем месте. Менеджер может предупредить отсутствие профессиональных умений только на собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной подготовке не всегда может свидетельствовать о практических навыках соискателя. К сожалению, это приводит к тому, что очень большое значение имеют рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели. Аттестация на предприятии проводится только в менеджерском составе - по личной инициативе руководителя участка - старшего менеджера. Оценка трудовой деятельности остальных работников происходит по результатам их работы.

Основные минусы кадровой политики предприятия:

· Социальная незащищенность персонала.

· Высокая вероятность ошибок по причине сосредоточения всех обязанностей в одних руках не специалиста кадрового профиля.

· Необъективность подбора персонала вследствие невозможности применения специальных методик (тестирований, аттестаций и прочего). Немалую роль играют личные симпатии руководства.

· Отсутствие обучения и курсов повышения квалификации.

Для анализа степени удовлетворённости сотрудников нужна первичная информация, которую можно получить с помощью различных методов - анализа статистических данных, наблюдения за работниками, опроса, анкетирования.

Была разработана анкета (см. приложение № 4), которая позволяет получить первичную информацию об уровне удовлетворенности работников с позиций долговременности их отношений с данным работодателем, возможностей их развития и состояния социальной политики организации. Данные, полученные от анкетирования, позволяют определить:

· половозрастной, социально-демографический и профессионально - квалификационный состав работников организации;

· их мотивационно-психологические установки;

· политику вознаграждения за труд;

· возможность карьерного роста для работников организации;

· содержание, интенсивность и условия труда;

· долгосрочность отношений работников и работодателя.

Результаты опроса 10 работников показали, что:

· 81% работников организации - женщины;

· работники в возрасте от 25 до 35 лет составляют 23,1%, от 35 до 45 лет - 47%;

· 80,85% работников организации - семейные люди, имеющие одного (30,8%) или двоих детей (50,1%);

· образование работников соответствует профилю организации: среднее специальное и незаконченное высшее образование имеют 55,1% работников, высшее - 35%, прочее образование - около 10% работников, экономическое образование имеют 20%, а техническое - 77% работников.

Кроме этого, было выявлено, что 60% работников организации в ближайшее время не собираются покинуть ее. Однако если бы пришлось менять работу, то 90% опрошенных ушли бы из данной организации по причине низкой зарплаты.

Работа в данной организации нравится, но 90% опрошенных не удовлетворяет УРОВЕНЬ ЗАРАБОТКА, а получение достойной заработной платы является определяющим фактором для 45% работников.

Однако не только фактор высокой заработной платы определяет выбор места работы. Вторым и третьим по значимости фактором были названы “перспективы профессионального и служебного роста” (64%) и “Возможности для проявления инициативы в работе” (40%).

Чуть больше половины (53,2%) опрошенных работают во внеурочное время, при этом они не проявляют негативных эмоций по этому поводу (46,2% относится положительно к сверхурочной работе). Это серьезный повод задуматься о пересмотре систем стимулирования труда.

Относительно возможностей карьерного роста сотрудников анкетирование позволило выявить, что понятие карьеры работники в первую очередь связывают с ростом благосостояния (наибольшее количество ответов), со служебным ростом и ощущением уверенности и стабильности (второе и третье места по количеству ответов). Однако возможность карьерного роста в рамках данной организации у работников невелика: 50% опрошенных не видят такой возможности, а 46,2% - затруднились ответить. При этом подавляющее большинство работников отмечают, что стремление к карьерному росту руководство либо поощряет не в полной мере, либо не поощряет вообще. Известно, что карьерный рост невозможен без дополнительного обучения. Среди опрошенных 96% стремятся к повышению своей квалификации, хотя 57,8% заявляют, что на сегодняшний момент руководство не использует их профессиональные возможности в полной мере. Руководство ИП Лукашов Д.В. имело не вполне адекватное представление об удовлетворенности сотрудников своей фирмы. Результаты анкеты неприятно удивили директора, уверенного, что работники полностью удовлетворены условиями труда, заработной платой, знают о проводимой в организации кадровой и социальной политике.

Общая картина показала, что работники предпочитают иметь долговременные отношения с работодателем, однако на уровне организации пока не достигнута взаимная увязка интересов работодателя и работника.

Вывод ко 2 главе

ИП Лукашов Д.В. - динамично развивающаяся компания на Российском рынке в области оптовой и розничной торговли высококачественной свежемороженой рыбой и морепродуктами, рыбными полуфабрикатами.

Основу управления составляют отношения найма. В этой фирме собственник имеет возможность командовать, в связи с тем, что он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.

Принятая организационная структура (линейно-функциональная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму и её руководителей.

По причине отсутствия кадровой службы обучение персонала проводится непосредственно на рабочем месте. Менеджер может предупредить отсутствие профессиональных умений только на собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной подготовке не всегда может свидетельствовать о практических навыках соискателя. К сожалению, это приводит к тому, что очень большое значение имеют рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели. Аттестация на предприятии проводится только в менеджерском составе - по личной инициативе руководителя участка - старшего менеджера. Оценка трудовой деятельности остальных работников происходит по результатам их работы.

Основные минусы кадровой политики предприятия:

· Социальная незащищенность персонала.

· Высокая вероятность ошибок по причине сосредоточения всех обязанностей в одних руках не специалиста кадрового профиля.

· Необъективность подбора персонала вследствие невозможности применения специальных методик (тестирований, аттестаций и прочего). Немалую роль играют личные симпатии руководства.

· Отсутствие обучения и курсов повышения квалификации.

Для анализа степени удовлетворённости сотрудников нужна первичная информация, которую можно получить с помощью различных методов - анализа статистических данных, наблюдения за работниками, опроса, анкетирования.

В данной дипломной работе был проведен опрос работников организации, на основе которого выявились проблемы, которые ранее руководство не брало во внимание.

Самой первостепенной проблемой, которая волнует 90% рабочих - это уровень заработной платы. Необходимо внедрить в организацию такую систему оценки, чтобы каждый работник знал и видел за что он получает заработную плату. При внедрении такой системы у работника не должно остаться вопросов к работодателю, так как он будет видеть почему он зарабатывает мало и сможет предпринять меры для увеличения своего зароботка.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПОДХОДОВ К УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Предложение новой стимулирующей оплаты труда персонала

При проведении анализа было установлено: назначением тарифа и тарифной сетки занимается отдел персонала, изменения происходят на основании аттестации сотрудника, либо по заявке о переводе" сотрудника на другой тариф от начальника подразделения; контроль за переводом, осуществляемый начальниками подразделений, относится к должностям: грузчики, водители, водители экспедиторы, торговые представители и т.д.;

аттестация проводится для руководителей отделов, супервайзеров, директоров; ведением аналитического учета занимается финансовый директор.

Ведение таких операций вручную занимает огромное количество времени. Например, чтобы провести аналитический учет, необходимо собрать огромное количество документов, выполнить ряд вычислений для того, чтобы увидеть примерный анализ эффективности работы предприятия. Поэтому необходимо вести индивидуальный учет по каждому сотруднику, эффективность его работы по выбранным коэффициентам. При анализе эффективности работы вручную также могут возникнуть сложности, так как учет необходимо вести по каждому сотруднику в отдельности и по всем вместе в разрезе подразделения и организации в целом. Анализ выполненной работы, отработанных часов является ежедневной рутинной работой, выполняемой начальником подразделения или старшим смены. На ее выполнение требуется огромное количество времени. Автоматизация выполнения ручных операций приведет к ускорению работы сотрудников на предприятии. При внедрении KPI в системе регистрируются данные о работниках, проделанной работе, нормо-часах, коэффициенты расчета KPI, учет коэффициентов по каждому сотруднику, автоматическая смена тарифов и тарифных сеток из расчета проделанной работы и выполнения норм, начисление заработной платы работникам.

В данной дипломной работе предлагается внедрение на предприятие такого показателя как KPI.

Внедрение KPI на предприятии

При проведении анализа было установлено:

назначением тарифа и тарифной сетки занимается отдел персонала, изменения происходят на основании аттестации сотрудника, либо по заявке о переводе" сотрудника на другой тариф от начальника подразделения;

контроль за переводом, осуществляемый начальниками подразделений, относится к должностям: грузчики, водители, водители экспедиторы, мастера производства;

аттестация проводится для руководителей отделов, супервайзеров, директоров;

ведением аналитического учета занимается коммерческий директор.

Ведение таких операций вручную занимает огромное количество времени. Например, чтобы провести аналитический учет, необходимо собрать огромное количество документов, выполнить ряд вычислений для того, чтобы увидеть примерный анализ эффективности работы предприятия. Поэтому необходимо вести индивидуальный учет по каждому сотруднику, эффективность его работы по выбранным коэффициентам. При анализе эффективности работы вручную также могут возникнуть сложности, так как учет необходимо вести по каждому сотруднику в отдельности и по всем вместе в разрезе подразделения и организации в целом. Анализ выполненной работы, отработанных часов является ежедневной рутинной работой, выполняемой начальником подразделения или старшим смены. На ее выполнение требуется огромное количество времени. Автоматизация выполнения ручных операций приведет к ускорению работы сотрудников на предприятии. При внедрении KPI в системе регистрируются данные о работниках, проделанной работе, нормо-часах, коэффициенты расчета KPI, учет коэффициентов по каждому сотруднику, автоматическая смена тарифов и тарифных сеток из расчета проделанной работы и выполнения норм, начисление заработной платы работникам и т.д., что избавит рукоыодство от проблемы недовольства работников низкой заработной платой.

Постановка задачи

Целью дипломного проекта является разработка и внедрение системы KPI в типовую конфигурацию 1с - УПП, повышение эффективности работы в современных условиях.

При разработке системы необходимо: учесть все особенности данной предметной области; разработать понятный и удобный для пользователей интерфейс, использование управляемых форм; работа программы должна осуществляться максимально быстро.

3.2 Разработка мероприятий по внедрению экономических методов для улучшения системы управления персоналом

Выбор средства разработки продукта

Анализ рынка программных продуктов

Основными характеристиками при приобретении готового лицензионного продукта являются: высокая цена; возможность изменения интерфейса приложения путем добавления новых форм и модернизации существующих форм; наличие единой информационной базы; возможность настройки прав доступа на уровне объектов и записей.

При анализе готовых лицензионных программных продуктов было выявлено, что на данный момент нет готовых решений по данному направлению. В интернет-ресурсах обсуждались вопросы создания подобных систем, но информации о каких-либо существующих и рабочих продуктах не было.

В связи с этим было принято решение о разработке собственной системы, на основании потребностей организации, с использованием "1С" v 8.2 Дописывалась типовая конфигурация "УПП", приобретенная ранее.

Выбор средства разработки

Разработка данной системы необходима ИП Лукашов Д.В.. Она будет осуществляться на основе уже купленной системы "1С: Управление Производственным Предприятием 8.2".

Готовый программный продукт является универсальным, и, как следствие, недостаточно полным для решения проблемы, касаемой относительно улучшения оплаты труда работников. Он выступает в качестве основы для разработки полной конфигурации, которая будет отвечать всем требованиям.

При разработке информационной системы необходимо:

1) Учесть специфику предметной области.

2) Если необходимы печатные формы документов, то они должны быть разработаны в соответствии с требованиями предприятия и требованиями Госкомстата РФ.

3) Учесть систему назначения тарифов и тарифных сеток.

4) Учесть систему начисления заработной платы на основе KPI.

5) Произвести настройку прав доступа.

Описание технологической платформы "1С: Предприятие 8.2"

Система "1С: Предприятие" является универсальной системой автоматизации предприятия (например, учет ТМЦ, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т.д.). Такая деятельность может быть разнообразной, система "1С: Предприятие" дает возможность "адаптироваться" к особенностям деятельности конкретного предприятия, в котором она используется. Для обозначения данной возможности используется термин конфигурируемость, т.е. возможность настройки системы под конкретное предприятие и класс решаемых задач.

Достигается это тем, что "1С: Предприятие" - это не просто программа, а совокупность различных программных инструментов, с которыми взаимодействуют разработчики и пользователи. Всю систему можно разделить на две большие части, которые тесно взаимодействуют между собой: конфигурацию и платформу, которая реализует программный код конфигурации.

Платформа обеспечивает работу конфигурации и возможность вносить в нее изменения или создавать собственную конфигурацию.

Существует одна платформа ("1С: Предприятие") и множество конфигураций. Для функционирования какого-либо прикладного решения всегда необходима платформа и конфигурация.

Сама по себе платформа не может выполнить никаких задач автоматизации, так как она создана для обеспечения работы какой-либо конфигурации. Сама по себе конфигурация также бесполезна, поскольку, чтобы она могла выполнить те задачи, для которых она создана, необходимо наличие платформы, которая и управляет ее работой.

Конфигурируемость

Основной особенностью системы "1С: Предприятие" является ее конфигурируемость. Система "1С: Предприятие" представляет собой совокупность механизмов, позволяющих управлять различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система "1С: Предприятие" выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами. Конфигурация обычно поставляется фирмой "1С" в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Функционирование системы

Функционирование системы можно разделить на два процесса - конфигурирование (описание модели и объектов предметной области средствами системы) и исполнение (обработку данных предметной области, созданной в конфигураторе).

Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области (набор объектов и механизмы их взаимодействия).

На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как "Документ", "Журнал документов", "Справочник", "Реквизит", "Регистр" и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции по их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей расчетов.

В процессе конфигурирования формируется структура ИБ, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и др.).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров и организаций, счетами, накладными, и т.д.).

При работе пользователя в режиме "1С: Предприятие" обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Архитектура системы "1С: Предприятие"

Система "1С: Предприятие" может работать в двух вариантах:

файловая; клиент-серверная.

И в том и в другом варианте все ее прикладные решения работают полностью идентично, это позволяет выбирать один или другой вариант работы, без изменения существующего прикладного решения.

Файловый вариант работы рассчитан на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. В этом варианте все данные информационной базы (конфигурация, база данных, административная информация) располагаются в одном файле.

Такой вариант работы обеспечивает легкость установки и использования прикладного ПО. В файловом режиме для работы с информационной базой не требуются дополнительные программные средства, достаточно иметь операционную систему с установленой программной "1С: Предприятие".

Клиент-серверный вариант предназначен для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия. Он реализован на трехуровневой архитектуре "клиент-сервер.

На одном из компьютеров работает сервер "1С: Предприятие". Программа, работающая у пользователя, взаимодействует с сервером "1С: Предприятие", сервер при необходимости обращается к базе данных SQLServer. При этом физически сервер "1С: Предприятие" и SQLServer могут располагаться как на одном компьютере, так и на разных. Это позволяет администратору при необходимости распределять нагрузку между серверами.

В данной дипломной работе был выбран клиент-серверный вариант работы, в связи с использованием на предприятии серверной версии, и нахождением актуальной и тестовой БДSQL-серверах предприятия. В связи с этим применение файловой версии оказалось невозможным.

Разработка приложения

Для разработки данного модуля необходимо создание следующих объектов конфигурации:

Справочники

Таблица 1 - Описание справочников системы

Наименование справочника	Наименование реквизита	Тип
ткпKPI	Комментарий	Строка
	ЗависитОтФактаВремени	Булево
	ТипРасчета	Перечисление. Ссылка. ткпТипыРасчетаKPI
	НеИмеетВеса
	КратноВыполнению
	ПоПостояннойЧасти
	ТолькоВлияетНаБонус
	Коэффицент1252
	РасчетПоСреднему
	ОбратныйРасчет
	ПланФактПоТабелю
ткпТарифные сетки
ткпТарифы

Перечисления

Таблица 2

Перечисление. Ссылка. Ткп Типы Расчета KPI	От Планового Показателя
	От Финансового Показателя
	От Натурального Показателя
Перечисление Ссылка. Ткп Ввод Вывод Штатных Единиц	Ввести
	Вывести

Изменение Штатного Расписания

Документ, с которым осуществляется ввод-вывод штатных единиц, установление тарифов для вводимых единиц, весов KPI и порогов KPI.

С данного документа начинается работа с KPI и расчетом заработной платы. Этот документ вводит в штатное расписание должности. Далее в нем же можно установить значение оклада для каждого тарифа, внутри каждой тарифной сетки. Далее для каждой должности мы можем определить постоянную часть оклада в процентах, и выбрать KPI коэффициенты, сумма которых составит бонусную часть. На следующей вкладке мы задаем пороги перехода. Пороги задаются для каждого коэффициента, и необходимы для того чтоб определять насколько качественно была выполнена работа. Порог определит коэффициент на который будет умножена сумма выплаты бонуса по данному KPI.

Назначение (изменение) тарифов сотрудников

Данные документом сотрудникам организации назначаются тарифная сетка, тариф и оклад. Назначение происходит на выбранный месяц. И Действует с этого месяца до следующего изменения. При выборе подразделения пользователь получает возможность добавить сотрудников в ручную, кнопка "Добавить". Либо нажав по кнопке "Сотрудники" получить список всех сотрудников выбранного подразделения. При добавлении сотрудника программа обращается к штатному расписанию и проверяет наличие данных по ЗП у выбранного сотрудника, при их наличии тариф, тарифная сетка, полный тариф выводятся в строку "ДО". Строкой выше можно установить значения тарифа, сетки и полного тарифа вручную, при проведении документа, данные попадают в регистр сведений "штатное расписание предприятия".

Так же существует возможность автоматического перехода на новый тариф. После формирования списка сотрудников пользователь нажимает на кнопку "Рассчитать тариф", программа собирает из закрытого табеля за текущий месяц данные о выполнении KPI у каждого работника. И с учетом должности производит расчет среднего значения. Если величина среднего 100 и более, происходит смена тарифа в тарифной сетке. По достижению 6 тарифа перехода с него не происходит, программа информирует пользователя сообщением о том, что переход не произошел и требуется смена тарифной сетки, переход на новую сетку происходит вручную, по вышеописанному механизму.

Так же при использовании автоматического расчета, при проведении документа внутри документа сохраняется история изменений. Если отрыть автоматический рассчитанный документ и перепровести его, предварительно сделав повторный авторасчет, история сохранится новым элементом, не стирая старую. Это даст возможность при необходимости отрыть файл, посмотреть историю или сравнить два изменения между собой.

Расчет аванса

Документ "Расчет аванса" не использует KPI. Расчет производиться по данным полученным из документа "Табель". Для расчета используется Факт и Норма часов и дней, по каждому сотруднику, оклад, и процент указывающий какую сумму от оклада составляет аванс. По полученной сумме с учетом факта отработанных часов вычисляется сумма аванса.

Расчет зарплаты по KPI

На основании документа "Расчет зарплаты по KPI" осуществляется расчет заработной платы по проделанной работе и в последствии выплата заработной платы.

В этом документе пользователь, выбрав подразделение, получает в табличной части список работников данного подразделения, после этого по нажатию кнопки "Рассчитать" программа обращается к документу "Табель" регистру "Штатное расписание организации". Далее по каждому сотруднику выбранного подразделения с учетом должностей, заполняются KPI и факт выполнения за месяц, и учитывая пороги KPI. Производиться расчет заработной платы для каждого сотрудника.



3.3 Оценка экономической эффективности сделанных предложений

Обоснование экономической эффективности проекта

В данной дипломной работе предполагается разработка и внедрение механизма расчета заработной платы с использованием ключевых показателей эффективности (KPI), а так же механизмов анализа эффективности, как отдельного подразделения, так и организации в целомв ИП Лукашов Д.В..

Внедрение данного механизма позволит в значительной мере сократить затраты рабочего времени и снизить трудоемкость работы логистов, бухгалтеров, позволит получить полный анализ работы предприятия для руководства.

Данный раздел диплома включает в себя расчет капитальных затрат на создание и внедрение программы, расчет экономии текущих затрат от автоматизации учетных операций, расчет дополнительных текущих затрат, возникающих в результате внедрения проекта и расчет экономической эффективности предложения.

Расчет капитальных затрат на создание и внедрение программы

Капитальные затраты включают в себя проектные затраты и затраты на приобретение вычислительной техники.

1) Проектные затраты.

В разработке программы принимает участие программист, который осуществляет работы по алгоритмизации и программированию автоматизированной системы, поэтому расходы на разработку проекта включают в себя:

Основная заработная плата программиста:

а) заработная плата, полученная программистомза время постановки, разработки и написания самой программы:

где ЗП мес - средняя заработная плата за месяц;

ФРВ - месячный фонд рабочего времени;

tразработки - время, затраченное на разработку программы.

ЗП_мес = 35 000 рублей;

ФРВ = 180 часов;

Tразработки 3 месяца = 540 часов.

б) заработная плата, полученная за время составления инструкции по эксплуатации программы:

в) заработная плата программиста за обучение логистов и бухгалтеров, которые будет использовать программу:

Итого, общая основная заработная плата программиста, полученная им за период разработки проекта равна:

ОЗП = ЗП_а+ЗП_б+ЗП_в

ОЗП = 105000 + 2917 +1945 = 109862 рубля

К отчислениям на социальное страхование относятся отчисления в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд Социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования. Норматив отчислений на социальное страхование в 2015 году представлен в таблице:

Таблица 3.1 - Отчисления на социальное страхование

База для начисления страховых взносов	Тариф страхового взноса
	Пенсионный фонд Российской Федерации	Фонд социального страхования Российской Федерации
В пределах 512 000 рублей	22,0 процента	2,9 процента
Свыше 512 000 рублей	10,0 процентов	0,0 процентов

ОТ = 109862*0,22 + 109862*0,029+ 109862*0,051 = 32848,74 рубля.

ОТ = ОЗП*22%+ОЗП*2,9%+ОЗП*5,1%(5.5)

Приняв норму амортизационных отчислений равной 20%, получаем амортизацию ПЭВМ в процессе разработки программного продукта:

Р = 24000 рублей

н. ам. = 20%

ГФРВ = 2023 часов

t разработки= 540+ 15 +10 = 565 часов

Расчет затрат на материалы, необходимые при разработке проекта производится на основе сводной ведомости. (Цены на изделия приняты на начало мая 2015 г.).

Таблица 3.2 - Затраты на материалы

№	Материал,	Количество,	Цена за ед.,	Сумма,
п/п	покупное изделие	ед.
1	Бумага для принтера (уп.)	2	250	500
2	Картридж для принтера	1	2000	2000
3	Ручка шариковая	1	15	15
4	Блокнот для записей	1	30	30
Итого	2545

Общая сумма расходов на материалы (МЗ) составит 2545 рублей.

Сумму прочих расходов рассчитаем как 3% от основных расходов:

ПР = (ОЗП + ОТ +А+ Ш) * 0,03

ПР = (109862+32848,74+1340,6+2545) * 0,03 = 4398 рублей.

Итого, общие проектные затраты (ПЗ) 150994, 34 рублей.

1) Затраты на приобретение программы включают в себя затраты на приобретение программы и лицензий к ней.

Таблица 5.2 - Статьи проектных затрат и затрат на приобретение программы.

Nn/n	Статья расхода	Сумма, руб.
1	Проектные затраты
1.1	Основная зарплата	109862
1.2	Отчисления на социальные нужды	32848,74
1.3	Амортизационные отчисления	1340,6
1.4	Материальные затраты	2545
1.5	Прочие расходы	4398
Итого	150994,34
2	Затраты на приобретение программы
2.1	Стоимость программы 1С: УПП 8.2	155000
2.2	Стоимость лицензий на 10 рабочих мест	290000
Итого	90000
Итого	595994,34

Таким образом, общий объем (И) составляет \595994,34 рублей.

Расчет экономии текущих затрат от автоматизации учетных операций

Ежедневно на сбор сведений и заполнение информации о заказах, логист тратил 5,5 часов рабочего времени.

После внедрения проекта затраты рабочего времени логиста сократились до 1,5 часов в день. Снизилась трудоемкость работы, повысился контроль и качество составления отчетов, так как расчет и заполнение производится автоматически, а логист выступает в качестве контролирующего лица.

При расчете экономии затрат диспетчера на заполнение заявок:

t₀ = 5,5часов в день;

t1= 1,5 часа в день;

ЗП_дисп= 40000 рублей;

ФРВ =180 часов;

п = 2000.

Таким образом,

Итак, в результате внедрения проекта экономия затрат логиста составит 1776000 рублей.

Расчет дополнительных текущих затрат, возникающих в результате внедрения проекта

Но в связи с внедрением KPI возникает необходимость в обслуживании программы. Стоимость обслуживания составляет 8500 рублей в месяц

ДЗ=8500*12=102000 рублей

Расчет экономической эффективности предложения

Экономический эффект рассчитывается по формуле:

Эф=Э-ДЗ

где Э - экономия затрат;

ДЗ - дополнительные затраты.

Эф = 1776000 - 102000= 1674000 рублей.

Для расчета экономической эффективности используются

следующие методы:

1) Метод чистой приведенной стоимости (ЧПС)

ЧПС=ПС-И

Где ПС - приведенная стоимость будущих поступлений по проекту,

И - инвестиции

где R - будущие поступления и R = Эф

где i - целевая норма доходности;

n - период

i=30%

п= 1 год

ПС = 1674000* 0,67 = 1121580 рублей.

ЧПС = 1121580 - 595994,34= 525585,66 рубля.

Построим график окупаемости проекта:



Таблица 1 - Данные

окупаемость	затраты нарастающим итогом	единовременные + нарастающим итогом
0	0	595994,34
139500	8500	604494,34
279000	17000	612994,34
418500	25500	621494,34
558000	34000	629994,34
697500	42500	638494,34
837000	51000	646994,34
976500	59500	655494,34
1116000	68000	663994,34
1255500	76500	672494,34
1395000	85000	680994,34
1534500	93500	689494,34
1674000	102000	697994,34

Вывод: данное предложение эффективно, так как рентабельность проекта без учета фактора времени составляет 280,87%, чистая приведенная стоимость положительна и равна 525585,66 рубля, а срок окупаемости составляет 5 месяцев.

Вывод по 3 главе

Решение проблемы недовольства 90% сотрудников своей заработной платой является разработка системы расчета заработной платы по системе KPI, а также разработка механизмов анализа эффективности, как отдельного подразделения, так и организации в целом.

В ходе анализа было выполнено следующее:

Изучена внедряемая КСУ "1С: Предприятие 8.2".

Пользователи обучены новой системе и полностью переведены на нее.

Написана техническая документация по работе с программой.

Созданы печатные формы, отчеты и обработки для нужд бухгалтерского и управленческого учета.

Все формы отчетов разработаны в соответствии с нормативными документами.

В итоге система находится в стадии эксплуатации. На данный момент осуществляется доработка системы под нужды пользователей, для повышения скорости работы и сокращения трудозатрат.

Разработанная система поможет сотрудниками предприятия сократить время на заполнение заявок, проводить быстрый аналитический учет по разработанным отчетам, а работники могут в любое время видеть сколько и на какой период времени они заработали денежных средств, что решит проблему недовольства.

Кроме того, в процессе исследования подразделений организации в ходе анализа были выявлены некоторые проблемы: непонимание сотрудниками компании общей цели, отсутствие четких планов и задач у сотрудников, отсутствие системы оценки деятельности работников.

В процессе формирования предложения по внедрению KPI была проведена работа, в которой принимали участие сотрудники компании. Уже на этапе предложения были видны результаты: сотрудники с энтузиазмом взялись за решение поставленных задач, проявляют активность и вовлеченность, уже сейчас задумываются о целях своей работы и эффективном планировании, о том, как выстроить взаимодействие между подразделениями, чтобы совместными усилиями добиться поставленной цели, тем самым удовлетворив свои потребности.

...