Автоматизация процессов управления человеческими ресурсами в компании

Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»

Отменить план

Ответственный HR

Статус до операции «Черновик»

Статус после операции

«Отменен»

Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Черновик

Доработки

Согласовать цели

Функциональный руководитель

Статус до операции «Согласование»

· Статус после операции «Утвержден»

· Письмо С и АР о том, что цели согласованы

Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Согласование

Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»

Не согласовать цели

Функциональный руководитель

Статус до операции «Согласование»

· Статус после операции «Черновик»

· Письмо С о том, что цели нужно изменить

Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Согласование

Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»

Создать цель

Функциональный руководитель

План

Скорректированный план

Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Согласование

Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»

3.3 Настройка системы ETWeb для автоматизации участка процесса «Управление обучением и развитием»

Настройка подроцесса «Согласование заявки по каталогу и заявки на создание курса» происходит аналогично. Во второй главе подпроцесс был разбит на 4 активных «этапа»: «Согласование», «В работе у HR”, “Отложено» и «Отклонено».

Таблица 16. Настройка системы для автоматизации процесса «Согласование заявки»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные	Путь	Функциональность
Согласовать заявку	Руководитель	Заявка на обучение Статус до операции «Согласование»	· Письмо HR c запросом проверки заявки · Письмо сотруднику с уведомлением о подтверждении запроса · Статус после операции «В работе HR»	Безопасность| Рабочие потоки| Утверждение обучения через интернет | Согласование	Доработка
Отклонить заявку	Руководитель	· Заявка на обучение Статус до операции «Согласование»	· Статус после операции «Отклонена» · Письмо сотруднику с уведомлением о том, что заявка отклонена	Безопасность| Рабочие потоки| Утверждение обучения через интернет | Согласование	Доработка
Отклонить заявку	Ответственный HR	Заявка на обучение Статус до операции «В работе у HR»	· Письмо cотруднику c уведомлением о том, что заявка отклонена HR · Статус после операции «Отклонена HR»	Безопасность| Рабочие потоки| Утверждение обучения через интернет | В работе у HR	Доработка

3.4 Результаты внедрения системы

После того как процесс автоматизации был завершен, можно говорить о том, как именно автоматизация процессов управления человеческими ресурсами повлияла на работу компании в целом, а также на работу сотрудников HR подразделения.

Во-первых, за счет внедрения базового модуля системы, удалось систематизировать всю кадровую информацию о сотрудниках, включая их оценки по компетенциям. Это заметно снизило трудозатраты HR-службы на предоставление информации о сотрудниках руководителям. В свою очереди своевременное предоставление необходимой информации в нужном объеме упрощает процесс принятия управленческих решений.

Во-вторых, процесс оценки сотрудников стал более прозрачным, что позитивно сказывается на восприятии сотрудниками обучения и развития, так как они лучше осознают «пробелы» в компетенциях, которые им необходимо устранить.

В-третьих, автоматизация процесса управления результативностью позволила снизить трудозатраты службы персонала на управление данным процессом, которое ранее происходило вручную. Теперь сотрудники HR подразделений не тратят время на мониторинг статуса процесса, а также на информирование участников о сроках и этапах процесса, так как это происходит автоматически. Также автоматизация данного процесса сократила трудозатраты руководителей на постановку целей сотрудникам за счет возможности каскадирования собственных целей или выбора из корпоративного списка целей.

И наконец, в-четвертых автоматизация управления обучением позволила сократить расходы за счет увеличения доли электронного обучения. Помимо этого, также были снижены трудозатраты службы персонала за счет самостоятельной регистрации сотрудников на курсы. Обучение также стало полезнее так как строится на основе Геп-анализа должности и целевой позиции. Также автоматизация данного процесса позволила сократить трудозатраты со стороны сотрудников и руководства на согласование платных курсов.

Согласно внутреннему исследованию компании ХХХ, финансовые издержки компании на процесс управления результативностью сократились на 45%, а на процесс управления обучением на 34%, за счет частичной или полной автоматизации, что говорит о высокой результативности системы.

Помимо финансовых затрат также можно говорить о значительном повышении результативности работы сотрудников компании, так как автоматизированные процессы стали требовать меньше временных затрат, что позволяет больше времени уделять основной деятельности сотрудников.



Выводы третьей главы

В третьей главе было проведено исследование обоснования выбора компанией ХХХ системы, подробно описан процесс настройки системы ETWeb для автоматизации процессов «Управление результативностью» и участка процесса «Управление обучением и развитием».

В работе был представлен обзор системы ETWeb с кратким описанием модулей системы, а также перечислены успешные проекты ее внедрения в России и в отрасли розничной торговли.

Система настраивается путем создания рабочих потоков, которые состоят из этапов, действий и ролей процесса. Настройка происходит поэтапно, начиная с создания необходимых компонентов рабочего потока. Сама система состоит из форм и операции настраиваются путем формирования внешнего вида и связей между этими формами.

И в завершении были представлены результаты работы, описано как автоматизация повлияла на работу компании и позволила сократить финансовые и трудовые издержки на автоматизируемые процессы.



Заключение

В данной работе была рассмотрена проблема усовершенствования процессов управления человеческими ресурсами в компании ХХХ путем их автоматизации. Главным недостатком существующих процессов было то, что они занимали много времени и требовали больших трудовых и материальных затрат.

В работе были рассмотрены методы и инструменты, которые используются на различных этапах жизненного цикла информационной системы. Часть из этих методик была использована на практике в рамках проекта по внедрению системы ETWeb в компании ХХХ, которая является одной из самых крупных компаний России в области ретейла.

После сбора необходимой информации об объекте автоматизации, были построены модели процессов управления человеческими ресурсами компании, в ходе анализа которых, был выявлен ряд «узких мест» и предложены решения по оптимизации процессов. Для автоматизации процесс «Управление результативностью» был частично изменен, а в процессе «Управление обучением» был выделен участок, требующий настройки, в то время как весь остальной процесс совпал со стандартным процессом обучения, заложенным в системе ETWeb.

Исходя из данных, полученных в ходе обследования объекта автоматизации, и построенных моделей процессов были сформированы функциональные и нефункциональные требования к автоматизации на основе методики FURPS, согласно которым руководством компании и была выбрана система.

Так как выбор системы проходил внутри компании ХХХ, в работе не было рассмотрено обоснование выбора системы. Третья глава работы содержит описание алгоритма настройки системы ETWeb, а также результаты настройки всех операций процессов с указанием информации о том, в каком модуле находится данная функция и каким АРМ исполняется.

Также в третьей главе приведен результат автоматизации процессов, описание того, как внедрение системы повлияло на HR-процессы компании. По итогам внутреннего исследования компании ХХХ, было выявлено, что компании удалось значительно сократить материальные издержки на процессы управления результативностью и обучением. Также сотрудники компании заметили, что снизились их временные затраты на выполнение процессов. Оба этих показателя являются подтверждением того, что автоматизация процессов дала положительные результаты и удалось добиться поставленных целей и усовершенствовать процессы.



Библиография

1. Портал CNews [электронный ресурс] Автоматизация HR в России / Арсеньев А. - URL: http://www.cnews.ru/reviews/free/HR/articles/articles3.shtml (Дата обращения 11.02.2016)

2. ИНТУИТ [электронный ресурс] Проектирование информационных систем / В.И. Грекул. - Электронные публикации. [Москва] - URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/2195/55/info (Дата обращения 15. 03.2016)

3. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.

4. ISO/IEC 12207: 2008 Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программного обеспечения.

5. ISO/IEC 15288 Системотехника. Процессы жизненного цикла системы.

6. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств.

7. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288-2005 Информационная технология. Системная инженерия. Процессы жизненного цикла систем.

8. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем

9. ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы

10. Управление жизненным циклом информационных систем: монография / Е.П. Зараменских. - Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2014. - 270 с.

11. Разработка требовании? к программному обеспечению. 3-е изд., дополненное / Вигерс Карл, Битти Джои? / Пер. с англ. -- М. : Издательство «Русская редакция» ; СПб. : БХВ-Петербург, 2014. -- 736 стр. : ил.

12. Портал СисАна [электронный ресурс] Требования к системе: классификация FURPS+ / Блинов Д. - URL: https://sysana.wordpress.com/2010/09/16/furps/ (Дата обращения: 28. 03. 2016)

13. ИНТУИТ [электронный ресурс] Методы и средства инженерии программного обеспечения / Екатерина Лаврищева, Владимир Петрухин. - Электронные публикации. [Москва] - URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/2190/237/info (Дата обращения 30. 03.2016)

14. Проектирование информационных систем. Практикум: Учебное пособие / В.И. Грекул, Н.Л. Коровкина, Ю.В. Куприянов - М.: Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ» 2012. - 187 с., ил. - (Серия «Основы информационных технологий»).

15. Нотация и семантика языка UML. / А.В. Леонников - М: Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ» 2016. - 205 с.

16. Комплексная автоматизация управления предприятием. / Петров Ю.А., Шлимович Е.Л., Ирюпин Ю.В. М: «Финансы и статистика», 2001. -- 160 с.

17. Классификация HRM-систем / TADVISER [электронный ресурс] - URL: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Классификация_HRM-систем (Дата обращение 2.04.2016)

18. Функционал HRM-систем / TADVISER [электронный ресурс]- URL: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Функционал_HRM-систем (Дата обращение 2.04.2016)

19. [19] Сайт компании «Lumesse» [электронный ресурс] - URL: http://www.lumesse.com/ (дата обращения 28.04.2016)



Приложение

Таблица 15. Настройка системы для автоматизации процесса УР

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные	Путь	Функциональность
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Согласование»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Согласование	Доработки
Запросить пересмотр целей	Сотрудник	План	Письмо ФР о том, что сотрудник запросил пересмотр целей	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Утвержден	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Итоговая оценка	Ответственный HR	Статус до операции «Утвержден»	· Статус после операции «Самооценка» · Письмо С о том, что он может начать самооценку	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Утвержден	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Пересмотреть цели	Функциональный руководитель	Статус до операции «Утвержден»	· Статус после операции «Черновик» · Письмо С о том, что цели нужно изменить	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Утвержден	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Промежуточная оценка	Функциональный руководитель	Статус до операции «Утвержден»	Статус после операции «Промежуточная оценка»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Утвержден	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Утвержден»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Утвержден	Доработки
Поставить промежуточный оценки целей	Функциональный руководитель	Лист промежуточной оценки целей	Промежуточная оценка целей	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Промежуточная оценка	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Завершить промежуточную оценку	Функциональный руководитель	Статус до операции «Промежуточная оценка»	· Статус после операции «Утвержден» Письмо С о том, что ФР выставил промежуточные оценки	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Промежуточная оценка	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Согласование»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Промежуточная оценка	Доработки
Поставить самооценки целей	Сотрудник	Лист самооценки целей	Самооценка целей	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Самооценка	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Поставить самооценки компетенций	Сотрудник	Лист самооценки компетенций	Самооценка компетенций	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Самооценка	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Завершить самооценку	Сотрудник	Статус до операции «Самооценка»	· Статус после операции «Оценка ФР» · Письмо ФР и АР о том, что С закончил самооценку	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Самооценка	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Самооценка»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Самооценка	Доработки
Проставить оценки целей	Функциональный руководитель	Лист оценки целей	Оценки целей	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ФР	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Проставить оценки компетенций	Функциональный руководитель	Лист оценки компетенций	Оценки компетенций	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ФР	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Поставить итоговую оценку	Функциональный руководитель	· Оценки целей Оценки компетенций	Итоговая оценка	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ФР	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отправить на утверждение	Функциональный руководитель	Статус до операции «Оценка ФР»	· Статус после операции «Утверждение оценки ВР» · Письмо ВР о том, что нужно утвердить итоговую оценку	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ФР	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Оценка ФР»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ФР	Доработки
Утвердить итоговую оценку	Вышестоящий руководитель	· Итоговая оценка Статус до операции «Утверждение оценки ВР»	· Статус после операции «Оценка правления» · Письмо ФР и АР о том, что оценки утверждены ВР	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ФР	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Продолжение таблицы 15. Отклонить итоговую оценку	Вышестоящий руководитель	· Итоговая оценка Статус до операции «Утверждение оценки ВР»	· Статус после операции «Оценка ФР» · Письмо ФР о том, что нужно изменить итоговую оценку	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ВР	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Утверждение ВР»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ВР	Доработки
Изменить общую оценку после правления	Ответственный HR	Итоговая оценка	Скорректированная итоговая оценка	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка ВР	Доработки
Закрыть оценку	Ответственный HR	Статус до операции «Оценка правления»	· Статус после операции «План закрыт» · Письмо С, ФР, АР и ВР о том, что итоговая оценка по результатам правления выставлена	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка правления	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»
Отменить план	Ответственный HR	Статус до операции «Оценка правления»	Статус после операции «Отменен»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка правления	Доработки
Повторно открыть	Ответственный HR	Статус до операции «Отменен»	Статус после операции «Черновик»	Безопасность| Рабочие потоки| УР ХХХ| Оценка закрыта	Стандартная функциональность модуля «Управление эффективностью»

Размещено на Allbest.ru

...