История возникновения и деятельность "Муниципального архива города Омска"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. СТРУКТУРА «МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ ГОРОДА ОМСКА»

1.1 ИСТОРИЯ ОБРАЗОВАНИЯ

1.2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.3 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

1.4 ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

2. СОСТАВ ФОНДОВ

2.1 ДОКУМЕНТЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫЕ И ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

2.2 ДОКУМЕНТЫ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

2.3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ МУЗЕЙНОЙ КОМНАТЫ

2.4 ОКАЗАНИЕ ПЛАТНЫХ УСЛУГ

2.5 МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ

Особенностью современной познавательной ситуации является формирование интеллектуального пространства «без границ», складывание сетей виртуального общения, широкое использование Интернет ресурсов. Однако это не означает снижения роли традиционных мест хранения информации, в качестве которых в первую очередь выступают архивы.

Актуальность и значимость осмысления истории Муниципального архива города Омска, недостаточная ее разработка в исторической литературе, определили выбор темы дипломной работы, цель и задачи исследования.

Для историков-исследователей разных поколений по-прежнему наиболее притягательным объектом эвристического поиска остаются государственные архивохранилища. Существует некий ореол таинственности вокруг документальных материалов, сосредоточенных в архивных фондах.

Архив может быть самостоятельным учреждением или структурным подразделением предприятия, учреждения, организации осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Их главной целью является создание архивного фонда, его формирование, обработка и сохранение документов, работа с юридическими и физическими лицами.

Познание архивного дела имеет как научный, так и практический интерес, так как без этого невозможно решать современные задачи и прогнозировать решение архивного дела в будущем.

Изучение архивов и их развития в России на современном этапе имеет принципиальное значение. Оно позволяет лучше понять организацию архивного дела, значение опыта современного архивного строительства, место и задачи архивов в разрешении общих задач хозяйственного и культурного строительства.

Для понимания современных проблем архивного дела, организации и состава существующих архивов необходимо знание истории развития архивного дела в прошлом. Это знание позволяет и лучше понять закономерности в историческом развитии отечественных архивов.

Важное значение в наше время приобретает изучение истории и осмысление опыта работы архивов. Их фонды являются источником ценнейших знаний.

Изучение истории архивного дела России значительно отставало от развития отечественной исторической науки, став объектом внимания историков лишь со второй половины XIX века, когда появился ряд статей по истории и деятельности отдельных архивов. Они создали почву для появления более общих трудов. К ним можно отнести монографию В.С. Иконникова «Опыт русской историографии», вышедшую в четырех частях в 1891-1906 гг. в Киеве. В ней приведены интересные сведения о составе и содержании ряда архивов, библиотек и музеев, о комплектовании и использовании их материалов.

Первым историком отечественного архивного дела стал Д.Я. Самоквасов, подготовивший двухтомный труд « Архивное дело в России», в котором кратко освещена история архивного дела XVI - XIX веков, при чем основной упор сделан на архивное законодательство.

В начале ХХ века было опубликовано несколько юбилейных изданий, посвященных истории и деятельности отдельных учреждений и ведомств, в которых приводятся сведения об их архивах. («Министерство внутренних дел. Исторический очерк 1802 - 1902 »; «История Правительствующего Сената за двести лет. 1711 - 1911 »)

В советское время интерес к истории архивного дела страны значительно возрос, что отразилось в различных публикациях. В журналах «Архивное дело», «Советские архивы», «Вопросы архивоведения» и других регулярно публиковались статьи В.Н. Автократова, В.Н.Самошенко, А.В.Чернова, Н.В. Брожстовской и др. авторов. В них раскрывалась история отдельных архивов, собирательская деятельность библиотек и музеев. Выходили и более крупные работы, посвященные отдельным архивохранилищам, например, книга М.И. Автократовой и В.И. Буганова «Сокровищница документов прошлого». В ней была показана история и деятельность дореволюционных архивов, вошедших в Центральный государственный архив древних актов, а также деятельность этой сокровищницы в ХХ веке.

Из работ обобщающего характера можно отметить такие издания, как «Исторический очерк архивного дела в России » И.Л.Маяковского, «История и организация архивного дела в СССР » А.В.Чернова, «Очерки по истории архивного дела в СССР (Опыт систематического руководства)» И.Л.Маяковского, «Архивное дело в первые годы Советской власти » В.В.Максакова, «История и организация архивного дела в СССР (1917-1945 гг.)» В.В.Максакова, «История архивного дела в дореволюционной России» В.Н.Самошенко. Большая часть историков архивного дела в России при выделении основных периодов связывает их с гражданской историей страны. Они рассматривают возникновение и деятельность архивов на этапах Древней Руси, времени политической раздробленности, формирования централизованного государства, в Новом и Новейшем периодах. Таким образом, история архивного дела выступает как составная и неотделимая часть истории страны, а архивное дело как область жизни страны, проходящая вместе с ней те же этапы. В целом это верно, но при таком подходе затушевывается самостоятельность архивного дела, не выявляется его своеобразие и оригинальность.

Преодолеть подобные недостатки пытался В.Н. Самошенко, проследив самостоятельное развитие архивов страны в дореволюционный период. Это позволило ему создать периодизацию истории архивного дела, которая не повторяет слепо отечественную историю. Он выделил три этапа в развитии архивного дела до 1917 года:

1. IX - XV века. Главной характерной чертой этого периода автор считает отсутствие архивов как отдельных и самостоятельных хранилищ документов. Документы находились и хранились вместе с материальными ценностями.

2. XVI - XVII века. В это время документы начинают хранить отдельно от казны, но они находятся в распоряжении государственных учреждений (приказов). При этом письменные источники, потерявшие практическое значение, как правило, находились вместе с текущим делопроизводством.

3. XVIII век - 1917 год. Архивы превратились в самостоятельную структурную часть учреждений. Появились исторические архивы, т.е. самостоятельные учреждения, хранившие документацию, в основном потерявшую практическое значение, но представлявшую интерес для историков

Обобщающий труд по истории архивного дела послереволюционной России пока отсутствует, в существующих же работах периодизация истории архивов XX века повторяет периодизацию истории страны.

История Муниципального архива города Омска не получила значительного освещения в литературе. Так, Г.И. Растягаева отмечает, что к возникновению в Омске нового архива - МУ «Муниципальный архив города Омска» архивная общественность отнеслась неоднозначно, и у многих возникал закономерный вопрос насколько оправданно создание дополнительного архивного учреждения, влекущего за собой разделение полномочий между областными и городскими архивами, перераспределение источников комплектования и прочие, создающие массу забот и проблем, действия? Нельзя оставить также без внимания и тот факт, что образование и содержание архива требует значительных финансовых затрат из бюджетных средств. Тем не менее, создание муниципальных архивов в городских поселениях, где размещаются административные центры субъектов Федерации, становится явлением нередким, т.е. находят свою реализацию положения «Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющие порядок формирования Архивного фонда РФ по принципу принадлежности документов к форме собственности: федеральной, областной и муниципальной. О целесообразности данной новации судить сложно. Скорее всего, к ней следует отнестись как к объективной реалии сегодняшнего дня. Однако, анализируя проделанную новым архивным учреждением за год с небольшим работу, приходишь к выводу, что смелый шаг, предпринятый Администрацией города Омска в части реформирования городской архивной службы, был не напрасны.

Объектом исследования данной работы является «Муниципальный архив города Омска»

Предметом исследования - образование данного архива, его деятельность с момента образования и по настоящее время.

В процессе рассмотрения степени изученности темы в отечественной историографии объективно выделяется период

Данная периодизация является влиянием общей политики на изменение структуры архивной отрасли.

Главной задачей работы является развитие архивного дела

Главной целью исследования - изучить историю возникновения «Муниципального архива города Омска», рассмотреть его деятельность, а также ознакомиться с организацией архива, с составом и содержанием архива, с проблемами современного архивоведения.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· На основе имеющейся литературы и архивных материалов изучить историю образования, а также деятельность «Муниципального архива города Омска».

· Рассмотреть структуру «Муниципального архива города Омска»

· Проанализировать состав фондов, находящихся на хранении «Муниципального архива города Омска».

Источниковая база исследования представлена законодательными актами, Уставом, Положением об отделе хранения и использования документов.

В частности в работе были использованы документы, регулирующие архивную деятельность на территории города Омска: Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также сборник Архивный вестник, где представлены разнообразные материалы, освещающие состояние архивного дела в городе и области, рассказывающие о людях, внесших вклад в развитие экономики, культуры, науки.

При написании материалов авторы использовали архивные документы ГАОО, ЦДНИОО.

В соответствии с Уставом МУ «Муниципальный архив города Омска» архив «осуществляет хранение, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также документов, относящихся к муниципальной форме собственности, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления города Омска и муниципальных учреждений и предприятий».

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» четко разграничивает собственность на архивные документы, как-то федеральной, субъектов федерации, муниципальных образований.

Таким образом, муниципальный архив должен стать архивом с постоянным составом документов. В нем будут храниться исторически-значимые документы муниципального образования городского округа города Омска

Научная новизна дипломного исследования состоит в том, что в нем впервые предпринята попытка проследить историю возникновения и основные направления деятельности «Муниципального архива города Омска».

Практическая значимость дипломной работы состоит в том, что содержащиеся в ней выводы дают возможность повысить уровень дальнейшей разработки темы: расширить ее проблемный охват, улучшить координацию исследований.



1. СТРУКТУРА «МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА ГОРОДА ОМСКА»

1.1 ИСТОРИЯ ОБРАЗОВАНИЯ

26 июня 1995 года постановлением Главы администрации города Омска был создан архивный отдел. Основная задача архивного отдела - прием на хранение документов от ликвидированных организаций города Омска, контроль за соблюдением архивного законодательства на территории города Омска. Архивный отдел входит в структуру управления делами. В составе отдела: 2 архивариуса управления делами в 1994 году создан архивный отдел, одной из задач которого является прием и учет документов ликвидированных предприятий и организаций города и выдаче справок социально-правового характера.

На хранении в архив поступило более 13,5 тыс дел ликвидированных юридических лиц. Количество запросов на получение архивных справок ежегодно увеличивается:

2002 г. - 272 запроса;

2003 г. - 525 запросов;

2004 г. - 570 запросов

На 15.12.2005 год - 650 запросов.

Порядок работы с документами регламентируется:

- Законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10 2004 года № 125-ФЗ;

- Кодексом об административных правонарушениях в Российской Федерации, в части обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов (ст. 13.20);

- Основными правилами работы государственных архивов (2001);

- Основными правилами работы архивов организаций (2002);

- Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Омска, устанавливающей единые правила документирования и хранения документов. Инструкция по делопроизводству разработана с учетом новых требований ГОСТа Р 6.30-2003 и рекомендаций Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, 2001.

Нормативные акты Мэра города от 03.12.2004 № 2972-р утвержден «План мероприятий по сохранности документов в структурных подразделениях администрации города», постановление Мэра города Омска от 31.03.2005 № 207-п « О формировании исторического фонда аудиовизуальных документов администрации города Омска», распоряжение Мэра города № 41-р от 09.02.2006 года « О создании рабочей группы по формированию исторического фонда аудиовизуальных документов Администрации города Омска».

Последние два года для всех архивистов страны стали в некотором смысле определенной вехой в развитии архивной службы. Крупномасштабная административная реформа затронула все сферы жизни нашего общества и вызвала радикальные изменения принципов и характера регулирования взаимоотношений всех ветвей власти. В административной реформе будет происходить неизбежный процесс перераспределения функций.

Именно в этот период необходимо сохранить опыт, наработки и традиции, который сегодня накоплен архивной службой города в целом. Этому должна способствовать уже существующая нормативно-правовая база и та, которую еще предстоит разработать.

Реализация законов « Об общих принципах организации местного самоуправления в России», «Об архивном деле в РФ» потребовали разработки определенной нормативно-правовой базы.

Управлением делами подготовлен приказ о создании рабочей группы по подготовке «Положения об организации архивного дела и архивных фондов в городе Омске». Определен состав рабочей группы. В него войдут специалисты департамента правового обеспечения, управления делами администрации города Омска, а также по согласованию с министром министерства государственно-правового развития Омской области Бутакова начальник архивного управления, начальник отдела контроля по соблюдению законодательства в сфере архивного дела.

Основные задачи данной группы:

· определение полномочий архивного отдела управления делами администрации города Омска в проведении государственной политики по соблюдению архивного законодательства;

· определение статуса муниципального архива документов по личному составу;

· определение нормативно-правовой деятельности архивного отдела управления делами администрации города Омска;

· совершенствование структуры и штатной численности архивного отдела управления делами администрации города Омска;

· улучшение материально-технической базы архивов;

· организация комплекса мероприятий по улучшению работы с документами, обеспечения их сохранности (проверка наличия дел, паспортизация архивов, поиск утраченных архивных документов и др.);

· организация смотра-конкурса на лучшую работу архивов среди структурных подразделений администрации города Омска и др.

Управлением делами изучена структура архивных отделов г. Новосибирска, Хабаровска, г. Тара и др.

Для дальнейшего совершенствования деятельности архивного отдела управления делами необходимо:

1. Определить статус муниципального архива документов по личному составу и объединенного ведомственного архива, музея истории органов самоуправления. Положения об архивах утвердить распоряжением Мэра города Омска.

Для муниципального архива - определить организации-источники комплектования, а также возможность приема документов от муниципальных организаций города не только документов по личному составу, но и постоянного хранения, в том числе аудиовизуальные документы. Сегодня архивные органы фактически отстранены от контроля за соблюдением сохранности документов при проведении процедуры банкротства и ликвидации предприятий. В результате с каждым годом мы имеем обостряющийся конфликт конкурсных управляющих и архивных служб, в основе которого открытый вопрос о правопреемственности в отношении архивных документов.

В объединенный ведомственный архив Администрации города Омска войдут все структурные подразделения Администрации города Омска. В нем будет организованно централизованное хранение, учет и использование документов структурных подразделений Администрации города Омска. Усовершенствовать материально-техническую базу архивов. В пристраиваемой части здания планируется выделить около 1000 кв.м. площади под архивохранилища. Оборудовать в соответствии с нормативными требованиями. С учетом реорганизации и определения статуса архива определить штат отдела. Провести мероприятия по обеспечению сохранности документов в Администрации города, провести смотр-конкурс на лучшую организацию делопроизводства и архива среди структурных подразделений Администрации города. Активизировать работу экспертно-контрольной комиссии, проводить выездные заседания на базе лучших ведомственных архивов структурных подразделений администрации города, муниципальных организаций. Даже на фоне роста запросов от граждан и организаций, необходимо архивному отделу необходимо планировать проверку наличия и состояния дел фондов архива для исключения фактов утраты документов. Документы по личному составу интенсивно используются для подтверждения стажа работы граждан и размеров заработной платы. Повышению оперативности в поиске информации должен способствовать полный научно-справочный аппарат архивов. Необходимо внедрить компьютерные программы: электронные тематические картотеки, электронный справочник по фондам архива и др. Осуществляя контроль за соблюдением архивного законодательства проводить проверки состояния делопроизводства и архивов по системам. Практика работы показывает, что эффективность таких проверок ощущается тогда, когда есть ее результат: итоговая справка, предписание, информация на ЭКК при администрации города Омска.

Постановлением Мэра города Омска от 21 июля 2006 № 222-п «Об упорядочении архивного дела и архивных фондов в городе Омске» в целях регулирования отношений в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Омска, руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом города Омска, Муниципальное учреждение здравоохранения "Городская больница N 12" было переименовано в муниципальное учреждение "Муниципальный архив города Омска". Предметом деятельности обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Омска.

Муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Омска» должно комплектоваться историческими документами структурных подразделений Администрации города Омска и организаций муниципальной формы собственности. Вышеуказанные мероприятия позволят возродить городской исторический архив, созданный еще в 1943 году и ликвидированный в 1977 году.

В ходе реформирования архивного дела в городе Омске остается нерешенным вопрос о разграничении собственности на архивные документы между архивными учреждениями Омской области и города Омска.

До образования МУ «Муниципальный архив города Омска» документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления и других муниципальных учреждений, организаций и предприятий поступали в головное архивное учреждение нашего региона - ГУОО «Государственный архив Омской области».

Новое архивное законодательство повлекло за собой изменение порядка формирования Архивного фонда РФ по принципу принадлежности документов к форме собственности: федеральной, субъекта Федерации (областной) и муниципальной. Данная законно-правовая норма и предопределила возникновение и существование нового архивного учреждения.

1.2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В настоящее время архивная деятельность на территории города Омска регулируется Федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также правовыми актами Мэра города Омска.

В соответствии с Уставом МУ «Муниципальный архив города Омска» архив «осуществляет хранение, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также документов, относящихся к муниципальной форме собственности, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления города Омска и муниципальных учреждений и предприятий».

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» четко разграничивает собственность на архивные документы, как-то федеральной, субъектов федерации, муниципальных образований.

Таким образом, муниципальный архив должен стать архивом с постоянным составом документов. В нем будут храниться исторически-значимые документы муниципального образования городского округа город Омск

Без разрешения вопроса о статусе документов в субъектах РФ и муниципальных образованиях невозможно окончательно сформировать списки источников комплектования, решить вопрос о структуре примерных и типовых номеклатур дел, разрабатываемых уполномоченным органом в сфере для размещения муниципального архива выделено помещение площадью 320 кв.м, которое состоит из 4 рабочих кабинетов и 5 архивохранилищ общей площадью 105 кв.м Рабочие кабинеты оборудованы необходимой мебелью, 2 копировально-множительными аппаратами, факсом, 4 компьютерами, пишущей машинкой. Архивохранилище оборудовано 62-мя металлическими стеллажами, загруженность архивохранилищ составляет 80 процентов. По акту приема-передачи дел архивным отделом управления делами Администрации города Омска от 30.11.2006 года муниципальному архиву было передано 1136 фондов на 14859 дел.

На 20.03.2007 год в архиве находятся на хранении 16597 дел. За 1 квартал 2007 года принято 12 фондов на 1545 дел.

Муниципальный архив начал осуществлять платные услуги по подготовке документов к архивному хранению. Ранее эти виды работ архивным отделом на территории города не выполнялись. За 1 квартал 2007 года планируется заработать внебюджетные средства на сумму 125 тыс. руб.

Деятельность архивного отдела управления делами администрации города Омска по исполнению социально-правовых запросов граждан строится в соответствии с Конституцией РФ и федеральным законом «Об архивном деле в РФ», где говорится, что архивные учреждения представляют пользователям архивные справки и копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, их конституционных прав и законных интересов.

Приоритетным направлением деятельности архивного отдела управления делами администрации города Омска на протяжении многих лет остается исполнение запросов социально-правового характера. Основное количество запросов поступает от граждан, нередки запросы из органов, осуществляющих пенсионное обеспечение предприятий и организаций.

Тенденция роста количества запросов наблюдается с 2000-2001 гг.. В 2001 году поступило 254 запроса, в 2002 году - 284 запроса, в 2003 году - 539 запросов, в 2004 году - 535 запросов, в 2005 году - 670 запросов. За 1 квартал 2006 года - 157 запросов.

Как видно из данной таблицы, документы по личному составу интенсивно используются в последние годы для подтверждения стажа работы и размеров заработной платы граждан, в связи с проведением пенсионной реформы в нашей стране. В 2005 году в архивный отдел поступило 670 запросов это на 135 больше, чем в предыдущем 2004 году.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. Сотрудники архивного отдела исполняют запросы в течение 2-3 недель. Работа по исполнении запросов и приему документов в архив документов по личному составу проводилась с 1994 года одним сотрудником, с ноября 2005 года - двумя сотрудниками. Увеличилось количество запросов о заработной плате за период 15 лет и более. В целях совершенствования работы по организации приема граждан архивным отделом управления делами администрации города Омска по согласованию с управляющим делами администрации города установлены приемные дни. Архив ведет личный прием граждан три дня в неделю (вторник, среда, четверг).

С августа 2005 года архивный отдел управления делами оформляет архивные справки на бланках управления делами. Оформление архивных справок на бланках управления делами заставило внести определенные коррективы в работу. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ выдавался заявителю в день обращения, сейчас исполняется в 5-дневный срок, так как справки подписывает управляющий делами администрации города Омска, меньше стало выдаваться архивных копий, так как к ним требуется сопроводительные письма.

Заявления граждан, обращающихся лично, оформляются на бланке анкеты-заявления. Архивные справки выдаются гражданам и организациям бесплатно. Поступающие запросы регистрируются в журнале по установленной форме.

В работе архива при исполнении социально-правовых запросов граждан все более активно используются компьютерные технологии при поиске запрашиваемой информации, а также в целях информирования граждан и организации города о местах хранения документов по личному составу. Для повышения оперативности исполнения запросов граждан необходимо наличие информационно-поисковых систем (тематическая база данных, база данных о местах хранения документов по личному составу, справочники в электронной форме). В настоящее время медленно внедряются компьютерные технологии, отсутствует электронная регистрация поступления и исполнения запросов. Программа учетной базы данных на документы по личному составу архива была разработана в 1995 году в операционной системе ДОС. На сегодняшний день программа не отвечают современным требованиям, так как компьютеры работают в операционной программе ХР.

Исполнение запросов граждан напрямую зависит от приема документов, поступающих на хранение в архив, обеспечение условий сохранности документов и наличия научно-справочного аппарата.

Архивный отдел управления делами администрации города Омска размещается в административном здании автохозяйства администрации города Омска. Занимаемая площадь 110 кв.м., из них 65 кв.м. архивохранилища. Расположенность отдела в отдалении от остановочных пунктов вызывает жалобы со стороны граждан, так как в архив обращаются граждане пенсионного возраста.

По состоянию на 10.02.2006 года на хранении в архиве находятся 1132 фондов на 14978 дел. Только за 1 квартал 2006 года принято на хранение 18 фондов на 1078 дел.

В 2005 году прием документов в архив снижен, т.к. помещения архива были загружены на 100%.

В настоящее время управлением делами администрации города Омска выделено дополнительное помещение для хранения документов, установлено стеллажное оборудование для архива, это позволило решить проблему по приему документов от ликвидированных организаций города на 2006 год. Введение в эксплуатацию в 2007 году пристраиваемого здания Администрации города позволит решить проблему площадей для архива.

Для размещения МУ «Муниципальный архив города Омска» выделено помещение площадью 215,7 кв.м, в административном здании Автохозяйства Администрации города Омска по ул. Чернышевского, 6. Помещение архива состоит из 3 рабочих кабинетов площадью 53,8 кв.м.. Загруженность архивохранилищ составляет 100% архивохранилищ общей площадью 161,9 кв.м Рабочие кабинеты оборудованы необходимой мебелью, 2 ксероксами, факсом, 4 компьютерами, пишущей машинкой. Архивохранилище оборудовано 62-мя металлическими стеллажами, загруженность архивохранилищ составляет 80 процентов

Штатная численность учреждения составляет 12 человек. Стаж работы в архивных учреждениях на момент поступления на работу в архив был у 4 работников: руководителя, начальников отделов и главного специалиста, возглавляющего группу по упорядочению документов. Все остальные работники имели самое отдаленное представление об архивной работе и, постигая азы архивного ремесла, им пришлось одновременно включаться в напряженный рабочий ритм.

В основу планирования деятельности МУ «Муниципальный архив города Омска» положено исполнение Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Кодекса РФ «Об административных правонарушениях в РФ» в части ответственности за обеспечение сохранности, учета и использования документов, принятие к сведению рекомендаций Федерального архивного агентства «О планировании деятельности архивных учреждений Российской Федерации на 2007 г. и их отчетности за 2006 г.».

Регулирование развития архивного дела. Нормативно-методическая работа

· Участие в мероприятиях и подготовке соответствующих документов о разграничении полномочий между органами исполнительной власти Омской области и местного самоуправления города Омска в области архивного дела и разделении источников комплектования между областными архивными учреждениями и Муниципальным учреждением «Муниципальный архив города Омска».

· Участие в работе Экспертно-проверочной комиссии при Министерстве государственно-правового развития Омской области, Центральной экспертной комиссии Администрации города Омска.

· Разработка необходимых нормативно-правовых актов по созданию Экспертно-методической комиссии Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Организация деятельности Экспертно-методической комиссии Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Подготовка на аппаратные совещания у управляющего делами Администрации города Омска вопросов: «О перспективах комплектования Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» документами личного происхождения, аудиовизуальными документами, отражающими деятельность и историю организаций, отнесенных к муниципальной собственности», «Об организации работы Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» по оказанию платных услуг», «Об итогах работы Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» за 2007 год».

· Участие в работе по проведению смотров-конкурсов состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов среди структурных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений и предприятий (по отраслям), организуемом архивным отделом управления делами Администрации города Омска.

· Участие в областном совещании-семинаре работников архивных органов и учреждений Омской области.

· Участие в научно-методическом совете архивных учреждений Сибирского федерального округа (г. Иркутск, июль 2007).

· Подготовка информации о Муниципальном учреждении «Муниципальный архив города Омска» для размещения ее в интернет-сайте Администрации города Омска (к дню празднования профессионального праздника архивистов 10 марта 2007 г.).

· Развитие договорных отношений с муниципальными учреждениями и предприятиями и негосударственными организациями в области архивного дела, в части оказания платных услуг и др.

· Организация на базе Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» архивной практики студентов, обучающихся на историческом факультете Омского государственного и педагогического университетов, в колледжах по специальности «документоведение», «архивоведение».

· Составление плана работы Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» на 2008 год и отчета о работе за 2007 год.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

В 2007 году была проведена целенаправленная работа по формированию материально-технической базы Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска», созданию надлежащих условий для обеспечения сохранности архивных документов.

· Приобретение стеллажного оборудования для дополнительных архивных площадей

· Прием дел по личному составу от ликвидирующихся муниципальных учреждений и предприятий (в т.ч. предприятий жилищного хозяйства - ок. 10 тыс. ед. хр.).

· Прием дел по личному составу от ликвидирующихся негосударственных организаций на договорных условиях.

· Обеспечение охранного, температурно-влажностного режимов в хранилищах Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Проведение консультаций-практикумов по подготовке документов ликвидирующихся организаций к передаче на хранение в Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Заполнение учетных документов на поступающие в Муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Омска» архивные фонды.

· Внесение изменений в базу данных программы «МАLS».

· Разработка новых баз данных по учету документов Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска», источникам комплектования Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска», исполнению запросов граждан.

ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ГОРОДА ОМСКА. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО АРХИВАМИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

· Работа по уточнению и расширению списка источников комплектования Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Внедрение в работу программного комплекса «Учреждения - источники комплектования».

· Внедрение в практику работы нормативно-методических документов, регламентирующих работу в области архивного дела и документационного обеспечения управления (Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения , Правил работы архивов организаций» , типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и др.).

· Проведение проверок состояния работы с документами и обеспечения сохранности архивных документов в муниципальных учреждениях и предприятиях.

· Оказание методической и практической помощи муниципальным учреждениям и предприятиям в упорядочении и описании документов постоянного хранения и по личному составу.

· Оказание методической и практической помощи муниципальным учреждениям и предприятиям в составлении исторических справок, дополнений к ним, предисловий к описям дел по постоянного хранения и по личному составу.

· Оказание методической и практической помощи муниципальным учреждениям и предприятиям в проведении отбора, экспертизы ценности и описании аудиовизуальных документов и подготовке их к передаче на хранение в Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Оказание методической и практической помощи муниципальным учреждениям и предприятиям в разработке и согласовании: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах и ЭК.

· Оказание платных услуг по упорядочению и описанию архивных документов.

· Оказание консультативно-методической помощи муниципальным учреждениям и предприятиям в вопросах архивного дела и делопроизводства.

· Анализ условий сохранности архивных документов и состояния делопроизводства в муниципальных учреждениях и предприятиях (по отраслям).

· Проведение отраслевых семинаров по вопросам архивного дела и делопроизводства в муниципальных учреждениях и предприятиях и структурных подразделениях администрации.

· Ведение карточек учета ведомственных архивов, наблюдательных дел муниципальных учреждений и предприятий.

· Работа с почетными гражданами города Омска, ветеранами муниципальной службы, известными деятелями науки, культуры и искусства по вопросам формирования их личных фондов и последующей их передачи на хранение в Муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Омска».

НАУЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

· Обеспечение качественного и своевременного исполнения тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций.

· Корректирование списка фондов, хранящихся в Муниципальном учреждении «Муниципальный архив города Омска» и представление информации о документах архива в архивные учреждения Омской области.

· Составление электронного справочника по документам, хранящимся в Муниципальном учреждении «Муниципальный архив города Омска».

· Изучение компьютерных программ и баз данных, используемых в архивных учреждениях Омской области и архивной отрасли в целом с целью внедрения их в практику работы Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

· Обеспечение надлежащей компьютерной техникой руководителей и специалистов Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» (не менее 6 рабочих мест).

· Подготовка статей и информаций для информационно-методического бюллетеня «Архивный вестник», других изданий о работе Муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска».

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ работы муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» на 2007 год

№№ пп	Наименование видов работ	Ед. измерения	Время проведения	Примечание
1	2	3	4	5
1	Прием документов по личному составу от ликвидирующихся муниципальных учреждений	10 тыс. ед. хр.	В течение года
2	Прием документов по личному составу от ликвидирующихся негосударственных организаций на договорных условиях	2 тыс. ед. хр.	В течение года
3	Проведение проверок состояния работы с документами и обеспечение сохранности архивных документов в муниципальных организациях	30 организаций	В течение года
4	Оказание методической и практической помощи муниципальным организациям в упорядочении и описании документов постоянного хранения	400 ед. хр.	В течение года
5	Оказание методической и практической помощи муниципальным организациям в упорядочении и описании документов по личному составу	6 тыс. ед.хр.	В течение года
6	Оказание методической и практической помощи муниципальным организациям в отборе и описании аудиовизуальных документов	100 ед.хр.	В течение года
7	Оказание методической и практической помощи муниципальным организациям в разработке и согласовании номенклатур дел	50 номенклатур	В течение года
8	Оказание методической и практической помощи муниципальным организациям в составлении и согласовании инструкций по делопроизводству	30 инструкций	В течение года
9	Оказание методической и практической помощи муниципальным организациям в разработке и согласовании положений об архиве и ЭК	50 положений	В течение года
10	Упорядочение о описание архивных документов на договорных условиях	3 тыс. ед. хр. на 300 тыс. руб.	В течение года
11	Консультативно-методическая помощь организациям в вопросах архивного дела и делопроизводства	400 консультаций	В течение года
12	Проведение отраслевых семинаров по вопросам архивного дела и делопроизводства	9 семинаров	В течение года
13	Исполнение запросов социально-правового характера	700 запросов	В течение года

Функция по контролю за сохранностью документов в организациях муниципальной формы собственности от архивного отдела управления делами Администрации города Омска была передача вновь созданному муниципальному учреждению «Муниципальный архив города Омска».

Основной целью создания муниципального архива является подготовка комплекса мероприятий, посвященных знаменательным событиям регионального и городского масштаба, связанных с историей Омской области, города Омска, органов городского самоуправления, направленных на сохранение и популяризацию исторического наследия города Омска.

О степени напряженности рабочего ритма архивного учреждения можно судить по следующим количественным показателям: в 2007 г. в архив был принят 51 фонд, насчитывающий более 9 тыс. ед. хр. Это документы по личному составу ликвидированных муниципальных предприятий жилищно-коммунального комплекса, транспорта, сферы обслуживания и мелких негосударственных организаций. Большинство архивных документов поступают в неупорядоченном и, как правило, в крайне неудовлетворительном физическом состоянии. С самого начала в архиве началась работа по приему документов от организаций, их техническая обработка, описание, фондирование. В связи с большим наплывом документов к работе по их упорядочению привлекается весь персонал. Так из 5 379 ед. хр. Подготовленных к архивному хранению, силами специалистов по обработке архивных документов упорядочено 2 110 ед. хр. Остальные 3 269 ед. хр. Обработаны работниками отделов комплектования и хранения документов параллельно с выполнением плановых заданий по проведению проверок, консультированию организаций, приему и шифровке дел, исполнению запросов и прочее.

Значительное увеличение объема хранящихся в архиве документов (после передачи архивных фондов архивным отделом управления делами Администрации города Омска архив количественно возрос более чем на 70%) соответственно привело к «запросному буму»: к концу года количество поступивших запросов превысило 1 500. Разумеется, на фоне областных архивов эта цифра особого впечатления не производит, однако, учитывая, что исполнением запросов занимается всего три сотрудника, сделанное ими вызывает уважение. При этом исполняющие запросы работники, как хранители фондов, занимаются и другими видами работ: приемом, учетом, картонированием, выемкой, укладкой дел и, кроме того, как указывалось выше, обработкой поступающих документов.

Были осуществлены все необходимые мероприятия по регистрации учредительных документов, открытии лицевого и расчетных счетов, изготовлении печатей, разработке положений о структурных подразделениях и пр. Учреждение территориально располагалось вместе с архивным отделом управления делами Администрации города Омска, а с начала декабря 2006 г., после передачи архивных фондов, научно-справочного аппарата и комплекса учетной документации, начало осуществлять самостоятельную деятельность

Таким образом, предметом деятельности муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» является обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Омска.

Основные функции учреждения:

- комплектование, хранение, учет документов ликвидированных муниципальных организаций города Омска, а также организаций иных форм собственности;

- исполнение социально-правовых запросов граждан и организаций;

- научно-техническая обработка документов, в том числе и в структурных подразделениях Администрации города Омска.



1.3 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

Муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Омска» должно комплектоваться историческими документами структурных подразделений Администрации города Омска и организаций муниципальной формы собственности.

В ходе реформирования архивного дела в городе Омске остается нерешенным вопрос о разграничении собственности на архивные документы между архивными учреждениями Омской области и города Омска.

Муниципальный архив наделен полномочиями осуществлять вечное (постоянное) хранение документов органов местного самоуправления и организаций муниципальной формы собственности (в соответствии с решением Экспертно-проверочной комиссии при Министерстве государственно-правового развития Омской области, № 2/1 от 30.03.2007).

Вместе с тем, на сегодняшний день архивохранилища занимают площадь 150 кв. м, их загруженность составляет 100 процентов. Архив не только перегружен, но и не отвечает нормам по условиям хранения документов: отсутствуют системы пожаротушения, охранной, пожарной сигнализации, необходим ремонт системы вентиляции и отопления (температура воздуха архивохранилищ в зимний период опускается до плюс 14 градусов, а летом повышается до плюс 35 градусов). Все это негативно сказывается на физическом состоянии архивных дел.

Для решения вышеуказанных проблем необходима система комплексных мероприятий, направленных на:

Ш укрепление и модернизацию материально-технической базы архивных служб, выделение новых и реконструкцию имеющихся архивохранилищ;

Ш обеспечение необходимых технологических процессов в работе с архивными документами (приобретение стеллажей, замена старого технологического оборудования);

Ш оснащение архивов современными средствами пожаротушения,

Ш контроля за состоянием температурно-влажностного режима.

Реализация мероприятий в рамках представленной Программы позволит значительно улучшить материально-техническую базу архивов всех уровней, что существенно оптимизирует условия хранения документов, их всестороннее использование в интересах граждан.

Ввод в эксплуатацию второй очереди пристраиваемого здания Администрации города Омска позволит предусмотреть помещения
для муниципального архива - общей площадью 1000 кв. м, с проектной вместимостью 250 тысяч дел, что обеспечит непрерывное комплектование
и хранение архивных фондов города Омска в перспективе на 25 лет. Архив будет оборудован современными мобильными стеллажами, читальным залом, оргтехникой, средствами хранения.

Комплектование архивного фонда включает в себя:

Ш пополнение архивов документами, документальными коллекциями, личными фондами;

Ш научно-техническую обработку архивных документов и коллекций;

Ш уточнение списка источников комплектования архивов;

Ш проведение консультативно-методической работы.

На сегодняшний день в архивах муниципальных организаций города Омска находится свыше 500 тысяч дел по личному составу. Муниципальный архив, как упоминолось ранее, не имеет возможности принять на хранение значительные объемы документов по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений и предприятий. Таким образом, данные документы находятся на хранении в организациях, не являющихся правопреемниками ликвидированных. Выданные ими архивные справки, подтверждающие социальные гарантии граждан, территориальные органы пенсионного фонда в соответствии с действующим законодательством
не принимают к рассмотрению. Такая ситуация вызывает недовольство и жалобы граждан.

Для качественного комплектования архивного фонда города Омска необходима система мероприятий, направленных на:

Ш уточнение и расширение списка организаций, в деятельности которых формируются документы Архивного фонда Российской Федерации;

Ш упорядочение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении, в том числе аудиовизуальных документов;

Ш активизацию работы по созданию документальных коллекций муниципального архива и музейной комнаты, в том числе за счет приобретения документов, находящихся в собственности физических и юридических лиц.

Использование архивного фонда включает в себя:

Ш использование архивных документов в интересах граждан, общества;

Ш исполнение запросов социально-правового характера;

Ш подготовку документальных изданий, организацию и проведение выставок.

За последнее десятилетие значительно увеличилась востребованность архивных документов.

В области предоставления информационных услуг сохранилась тенденция роста числа пользователей и объема выдачи дел. Продолжается интенсивная работа по исполнению запросов социально-правового характера. За период с 2002 по 2006 годы в 3 раза увеличилось количество поступающих запросов. Только муниципальным архивом за указанный период исполнено 3400 запросов граждан. Ежегодно за информацией о местонахождении документов в муниципальный архив обращается порядка двух тысяч физических и юридических лиц.

Для эффективного и рационального использования документированной информации архивного фонда города Омска, оперативности в исполнении запросов необходимы мероприятия, направленные на:

Ш создание тематических баз данных, справочников в электронном виде о местах хранения документов, в том числе по личному составу;

Ш создание информационно-поисковых систем;

Ш создание электронного фонда пользования наиболее востребованных документов;

Ш популяризацию документов архивного фонда города Омска путем организации и проведения выставок, издания брошюр, справочников и сборников, публикации статей.

Мероприятия по информатизации архивного дела включают в себя:

- оснащение компьютерным оборудованием и программным обеспечением;

- создание специализированных информационных систем и ресурсов;

- развитие систем обмена информацией с помощью глобальных компьютерных сетей.

В условиях информатизации общества необходимо преодоление отставания муниципальных архивных служб города Омска в сфере применения современных инфокоммуникационных технологий.

В настоящее время архивные службы города Омска не оснащены средствами вычислительной техники. Нет информационных систем, предназначенных для учета:

- архивных документов;

- предметов музейного значения;

- обращений физических и юридических лиц.

Программа учета документов по личному составу была разработана
в 1995 году для муниципального архива, где и используется до настоящего времени. Программа морально устарела и требует замены. Современное программное обеспечение необходимо для архивов всех уровней.

Отсутствие информационных систем негативно сказывается на оперативности исполнения запросов граждан и организаций, а отсутствие программных баз данных не обеспечивает должным образом поиск информации о составе и содержании документов архивного фонда города Омска.

В настоящее время в муниципальном архиве два отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, в составе которого выделена группа из 2-х специалистов по упорядочению архивных документов на договорных условиях, и хранения и использования документов.

В состав источников комплектования МУ «Муниципальный архив города Омска» документами АФ РФ вошли в первую очередь 32 организации, входившие прежде в список источников комплектования ГУ ГАОО. Это Омский городской совет, Администрация города Омска, Администрации административных округов города Омска, отраслевые департаменты Администрации города Омска и ряд других муниципальных учреждений и предприятий образования и культуры, в деятельности которых образуются исторически-значимые документы. Данные организации были включены в список источников комплектования МУ «Муниципальный архив города Омска» на основании решения Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) при Министерстве государственно-правового развития Омской области от 27 апреля 2007 г. № 4/1. За истекший после принятия данного решения период список источников комплектования МУ «Муниципальный архив города Омска» расширился: в него вошли департамент социальной политики Администрации города Омска, а также территориальные избирательные комиссии административных округов города Омска. В настоящее время специалистами отдела комплектования проводится работа по изучению состава документов структурных подразделений Администрации города Омска, не входивших в состав источников комплектования ГУ ГАОО, с целью определения ценности и значимости их управленческой документации для истории города Омска (департамент городского хозяйства, административно-техническая инспекция, автохозяйство). Аналогичная работа проводится и при взаимодействии с другими организациями муниципальной формы собственности. Поэтому, надо полагать, что со временем список источников комплектования муниципального архива документами Архивного фонда РФ будет увеличиваться.

...