История возникновения и деятельность "Муниципального архива города Омска"

В марте 2007 года был создан совещательный орган, призванный обеспечить качественное формирование Архивного фонда города Омска,- экспертная комиссия МУ «Муниципальный архив города Омска». В состав комиссии входят сотрудники архива, а также представители архивного управления делами Администрации города Омска, ГУОО «Государственный архив Омской области», ГУОО «Центр документации новейшей истории Омской области». С начала года прошло 4 заседания экспертной комиссии. Помимо организационных, на рассмотрение комиссии сотрудниками отдела комплектования было подготовлено 7 вопросов по обеспечению сохранности документов в 13 организациях систем «Образование», «Культура», «Здравоохранение». При рассмотрении вопросов обеспечения сохранности документов на заседания ЭК приглашаются представители организаций (председатель ЭК организации, ответственный за архив), после рассмотрения вопроса выдается выписка из протокола ЭК и в дальнейшем организация стоит на контроле до исполнения всех рекомендаций. На 4 заседаниях ЭК было рассмотрено и согласовано 92 описи дел по личному составу на 15568 ед. хр. и 33 номенклатуры дел на 6762 заголовка.

Изменение порядка подготовки и передачи на постоянное хранение архивных документов было освещено на прошедших в течение мая-июня 2007 г. семинарах и совещаниях.

В соответствии с решением ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области муниципальные организации - прежние источники комплектования ГУ ГАОО передают туда документы постоянного хранения по 2005 год включительно, а в МУ «Муниципальный архив города Омска» - с 2006 г. Поэтому, на данном этапе при взаимодействии с указанными организациями делается акцент на совершенствование нормативно-методических документов и решении различных организационно-методических вопросов в области делопроизводства и архивного дела. Так, за период с мая по октябрь 2007 года было согласовано 15 положений об архиве и ЭК (практически все структурные подразделения представили на согласование указанные документы), 6 номенклатур дел. В настоящее время во всех остальных структурных подразделениях проводится работа по составлению номенклатур дел, которая, следует надеяться, будет завершена к декабрю 2007 года.

Ряд организаций, не дожидаясь установленного времени перехода под курирование специалистов МУ «Муниципальный архив города Омска» в части упорядочения документов, обратились с просьбой об оказании услуг по упорядочению документов на договорных условиях. Это департамент транспорта Администрации города Омска, администрации Центрального и Ленинского административного округов. Таким образом, начало взаимодействия нового архивного учреждения с организациями, в деятельности которых образуются документы, отражающие историю и развитие города Омска, положено.

В то же время следует отметить, что если структурные подразделения активно включились во взаимодействие с МУ «Муниципальный архив города Омска» в части делопроизводства и архивного дела (и в этом, безусловно, большая организующая роль архивного отдела управления делами Администрации города Омска), то про другие муниципальные учреждения нельзя сказать. Ни одно муниципальное учреждение, являющееся источником комплектования МУ «Муниципальный архив города Омска» документами АФ РФ не представило положения об архиве и ЭК, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел. Изменить данное положение дел - первостепенная задача на ближайшую перспективу.

1.4 ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

Деятельность архивного отдела управления делами администрации города Омска по исполнению социально-правовых запросов граждан строится в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами. В ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 122-ФЗ «Об архивном деле в РФ» говорится, что архивные учреждения представляют пользователям архивные справки и копии архивных документов, связанных социальной защитой граждан, конституционных прав и законных интересов.

Анализ исполнения запросов граждан социально-правового характера в 2001-2005 гг. показал, что обеспечение пользователей информацией социально-правового характера является одним из основных направлений использования документов архива документов по личному составу архивного отдела управления делами администрации города Омска. Не будет преувеличением сказать, что каждодневное использование документов по личному составу определяет социальную значимость работы архивистов, обуславливает одну из важнейших потребностей общества в архивах. Документы по личному составу отражают трудовую деятельность человека и включают в себя комплекс документов: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета.

Архивным отделом управления делами администрации города Омска проводится значительная работа по исполнению возрастающего количества запросов. Вашему вниманию представлена диаграмма «Исполнение запросов социально-правового характера архивным отделом за 2001-2005 гг.). Как видно из данной таблицы, документы по личному составу интенсивно используются в последние годы для подтверждения стажа работы и размеров заработной платы граждан, в связи с проведением пенсионной реформы в нашей стране. В 2005 году в архивный отдел поступило 670 запросов это на 135 больше, чем в предыдущем 2004 году. Перспективы уменьшения запросов в ближайшие годы не видится. Увеличивается и прием документов в муниципальный архив документов по личному составу.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. Сотрудники архивного отдела исполняют запросы в течение 2-3 недель. Работа по исполнении запросов и приему документов в архив документов по личному составу проводилась с 1994 года 1 - м сотрудником, с ноября 2005 года - 2 -мя сотрудниками. Увеличилось количество запросов о заработной плате за период 15 лет и более. В целях совершенствования работы по организации приема граждан архивным отделом управления делами администрации города Омска по согласованию управляющего делами администрации города установлены приемные дни. Архив ведет личный прием граждан три дня в неделю.

С августа 2005 года архивный отдел управления делами оформляет архивные справки на бланках управления делами. Оформление архивных справок на бланках управления делами заставило внести определенные коррективы в работу. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ выдавался заявителю в день обращения, сейчас исполняется в 5-дневный срок, так как справки подписывает управляющий делами администрации города Омска, меньше стало выдаваться архивных копий, так как к ним требуется сопроводительные письма.

Заявления граждан, обращающихся лично, оформляются на бланке анкеты-заявления. Архивные справки выдаются гражданам и организациям бесплатно. Поступающие запросы регистрируются в журнале по установленной форме.

Вместе с тем, в работе отдела по исполнению запросов граждан имеются трудности, нерешенные вопросы.

В работе архива при исполнении социально-правовых запросов граждан все более активно используются компьютерные технологии при поиске сведений, в целях информирования граждан и организации о местах хранения документов по личному составу. Для повышения оперативности в исполнении запросов граждан необходимо наличие информационно-поисковых систем (тематическая база данных, база данных о местах ранения документов по личному составу, справочники в электронной форме). Медленно внедряются компьютерные технологии, отсутствует электронная регистрация поступления и исполнения запросов. Программа учетной базы данных на документы по личному составу архива была разработана в 1995 году в операционной системе ДОС. На сегодняшний день программа не отвечают современным требованиям, так как компьютеры работают в операционной программе ХР.

Исполнение запросов граждан напрямую зависит от приема документов на хранение в архив, обеспечение условий сохранности документов и наличия научно-справочного аппарата.

Архивный отдел управления делами администрации города Омска размещается в административном здании автохозяйства администрации города Омска. Занимаемая площадь 110 кв.м., из них 65 кв.м. архивохранилища. Расположенность отдела в отдалении от остановочных пунктов вызывает жалобы со стороны граждан, так как в архив обращаются граждане пенсионного возраста.

По состоянию на 15.02.2006 года на хранение в архиве находятся 1117 фондов на 13900 дел.

Вашему вниманию представлена таблица «Прием документов по личному составу», по диаграмме можно увидеть, как интенсивно увеличивается количество дел поступающих на хранение в архивный отдел. В 2005 году прием документов в архив снижен, т.к. помещения архива были загружены на 100%.

В настоящее время управлением делами администрации города Омска выделено дополнительное помещение для хранения документов, установлено стеллажное оборудование для архива, это позволило решить проблему по приему документов от ликвидированных организаций города на 2006 год. Введение в эксплуатацию в 2007 году пристраиваемого здания Администрации города позволит решить проблему площадей для архива, так как в нем предполагается выделить комплекс помещений площадью 50 кв.м. с перспективой дальнейшего комплектования на 200 тыс. единиц хранения.

Хочется отметить недостаточно широкое информирование граждан о работе архивов по исполнению социально-правовых запросов и местах хранения документов по личному составу.

Для обеспечения действенных мер по исполнению запросов социально-правого характера необходимо:

1. В течение 2006 года внедрить новые компьютерные программы для оперативного поиска и учета документной информации архива документов по личному составу архивного отдела управления делами администрации города Омска.

2. В СМИ информировать граждан о составе и содержании документов архива по личному составу архивного отдела управления делами администрации города Омска.

3. Для хранения архивных документов ликвидированных организаций города предусмотреть для архива документов по личному составу площади в пристраиваемом здании администрации города.

4. Систематически заслушивать информации об исполнении запросов граждан и работе архива документов по личному составу архивного отдела управления делами на заседаниях экспертно-контрольной комиссии при администрации города Омска.

2. СОСТАВ ФОНДОВ

2.1 ДОКУМЕНТЫ АУДИВИЗУАЛЬНЫЕ И ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Учреждение осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», Федеральным законом «об архивном деле в Российской Федерации», а также муниципальными правовыми актами города Омска.

Важной составляющей документального собрания государственных и муниципальных архивов являются не только делопроизводственные документы организаций в соответствии с их профилем комплектования, но и, так называемые, нетрадиционные документы, т. е. документы личного происхождения (личные фонды и коллекции документов граждан, сыгравших заметную роль в истории или владеющих исторически-значимыми документами), а также аудиовизуальные документы, запечатлевшие исторические события, мероприятия, вид строений, сооружений и т.д. Данные документы широко используются при организации выставок, издании научно-исторических трудов и справочно- информационной литературы и других исследовательских работах.

Наличие в составе архивных фондов указанных документов является предметом гордости любого архивного учреждения, своеобразной визитной карточкой учреждения, поскольку документы личного происхождения, как правило, не имеют аналогов, а фото- и видеодокументы в существенной мере расширяют представления о фактах и событиях, ставших уже достоянием истории.

Документы по личному составу интенсивно используются для подтверждения стажа работы граждан и размеров заработной платы. Повышению оперативности в поиске информации должен способствовать полный научно-справочный аппарат архивов. Необходимо внедрить компьютерные программы: электронные тематические картотеки, электронный справочник по фондам архива и др.

Комплектование МУ «Муниципальный архив города Омска» нетрадиционными документами предполагается по следующим направлениям:

Работа с гражданами - жителями города Омска по выявлению владельцев личных фондов, представляющих историческую, культурную или научную значимость;

Работа с организациями - источниками комплектования Архива по отбору, экспертизе ценности, описанию и последующей передаче на постоянное хранение аудиовизуальных документов, отражающих их деятельность;

Работа с организациями, профессионально создающими в процессе своей деятельности аудиовизуальную документацию (редакции журналов и газет, телерадиокомпании и др.), по отбору, получению во временное пользование для копирования на собственные носители информации исторически значимых аудиовизуальных документов;

Инициативное документирование, включающее сбор архивных коллекций, фото- и видеосъемку событий и мероприятий, происходящих в городе Омске.

Из перечисленных видов работ силами специалистов отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства возможно лишь проведение работы с организациями по отбору и описанию имеющихся у них аудиовизуальных документов. Для организации ритмичной и эффективной работы по формированию личных фондов, взаимодействию со средствами массовой информации и инициативному документированию необходима отдельная штатная единица со специализированным направлением деятельности. Данная работа, сопряженная с решением определенных вопросов во внерабочее время (встречи с держателями личных фондов, участие в различных мероприятиях и т.п.) требует особого творческого подхода, умения наладить позитивные контакты и профессиональной подготовки.

Кроме того, для архивирования данной категории документов необходима соответствующая техническая база (цифровая фото-, видео-аппаратура, сканер и т.д.), а также надлежащие условия хранения документов, устанавливаемые «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. № 9059.

Таким образом, Архив готов приступить только к работе с органами местного самоуправления города Омска, муниципальными предприятиями и учреждениями в части отбора и описания имеющихся у них аудиовизуальных документов, а прием фондов личного происхождения и копирование аудиовизуальных документов организаций, создающих данную продукцию, следует отнести на более долгосрочную перспективу после создания в МУ «Муниципальный архив города Омска» надлежащих условий хранения документов и приобретения необходимого технического оборудования.

В состав Архивного фонда Омской области входят архивные фонды и архивные документы, отражающие материальную и духовную жизнь народов Российской Федерации и населения Омской области, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности на них. Отнесение документов к составу Архивного фонда Омской области производится на основании экспертизы их ценности органом исполнительной власти Омской области в сфере управления архивным делом и архивными учреждениями Омской области в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Архивный фонд Омской области состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда Омской области составляют находящиеся на ее территории архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью Омской области и муниципальной собственностью.

Негосударственную часть Архивного фонда Омской области составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

а) общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

б) религиозных объединений и организаций;

в) негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.), учреждений и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

г) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

Отнесение документов к негосударственной части Архивного фонда Омской области осуществляется органом исполнительной власти Омской области в сфере управления архивным делом и государственными архивными учреждениями области совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Экспертно - проверочная комиссия органа исполнительной власти Омской области в сфере управления архивным делом в месячный срок после принятия решения должна письменно проинформировать собственников об отнесении указанных документов к составу Архивного фонда области.

По просьбе собственников негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Омской области, органы исполнительной власти через соответствующие органы и учреждения архивной службы Омской области оказывают содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

Собственники негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Омской области, имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные и муниципальные архивы, право на создание их страховых копий, а также на их реставрацию и использование.

2.2 ДОКУМЕНТЫ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

Работа МУ «Муниципальный архив города Омска» с организациями муниципальной формы собственности строится в трех направлениях:

1) с организациями муниципальной формы собственности, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации»;

2) с муниципальными учреждениями и предприятиями, документы которых не отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации;

3) с ликвидирующимися муниципальными учреждениями и предприятиями.

По первому направлению осуществлены следующие мероприятия:

- Обследование порядка формирования архивных фондов в администрациях административных округов города Омска с выработкой рекомендаций по применению единых принципов формирования архивных фондов и обеспечения полноты отражения деятельности администраций в документах, отбираемых на постоянное хранение; (Июнь 2008 года)

- Рассмотрение на заседаниях ЭК МУ «Муниципальный архив города Омска» состояния архивного дела в организациях - источниках комплектования архива документами АФ РФ, осуществляющих свою деятельность в сфере:

культуры, информации и массовых коммуникаций (Февраль 2008 года);

транспорта, дорожного хозяйства (Февраль 2008 года);

здравоохранения (Апрель 2008 года);

управления собственностью (Июнь 2008 года);

архитектуры и строительства (Сентябрь 2008 года);

воспитания, образования (Сентябрь 2008 года);

физической культуры и спорта, молодежной и национальной политики

(Декабрь 2008 года).

- Проверка обеспечения сохранности архивных документов в департаменте социальной политики Администрации города Омска (3 квартал 2008 года);

- Подготовка к согласованию на ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области номенклатур дел 10 структурных подразделений Администрации города Омска, действующих на правах юридических лиц и 9 муниципальных образовательных учреждений (согласно утвержденному графику);

- Оказание методической и практической помощи в упорядочении и описании документов постоянного хранения и по личному составу с представлением описей дел на ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области Администрации города Омска, Омского городского Совета, администраций Кировского, Центрального административных округов, департаментов городского хозяйства, здравоохранения, транспорта и социальной политики Администрации города Омска (согласно утвержденному графику);

В части взаимодействия МУ «Муниципальный архив города Омска» с муниципальными учреждениями, документы которых не отнесены к составу АФ РФ планируется провести следующую работу:

- Осуществить проверки организации работы с документами и архивного дела в 34 муниципальных учреждениях и предприятиях (согласно утвержденному графику);

- Рассмотреть на заседаниях ЭК МУ «Муниципальный архив города Омска» вопросы обеспечения сохранности архивных документов в 17 учреждениях образования, культуры, здравоохранения, коммунального хозяйства и др. (согласно плану работы ЭК);

- Оказать помощь в разработке и подготовке к согласованию ЭК МУ «Муниципальный архив города Омска» номенклатур дел 50 муниципальным учреждениям и предприятиям (согласно утвержденному графику);

- Оказать помощь в упорядочении и описании документов по личному составу с представлением описей дел на ЭК МУ «Муниципальный архив города Омска» 84 муниципальным учреждениям и предприятиям (согласно утвержденному графику);

- Принять участие в организации и проведении семинаров для работников делопроизводственных и архивных служб муниципальных учреждений и предприятий (по отраслевым системам);

По ликвидирующимся организациям муниципальной формы собственности предусматривается следующее:

- Подготовка документов по личному составу к передаче на архивное хранение, включающая в себя комплекс работ по систематизации, технической обработке, оформлению и описанию документов. Данная работа будет осуществляться на договорных условиях силами специалистов МУ «Муниципальный архив города Омска». Всего планируется упорядочить 5000 ед.хр. документов по личному составу ликвидирующихся организаций муниципальной формы собственности;

- Прием документов по личному составу от ликвидирующихся организаций муниципальной формы собственности. Плановый показатель приема составляет 8000 ед. хр.

В настоящее время принято Постановление Администрации города Омска от 27 марта 2009 г. № 210-п «О разработке долгосрочной целевой программы города Омска «Развитие архивного дела в городе Омске» на 2009-2012 годы». В это документе говорится об утверждении долгосрочной целевой программе города Омск «Развитие архивного дела в городе Омске».

Концепция долгосрочной целевой программы города Омска "Развитие архивного дела в городе Омске" на 2009 - 2012 годы (далее - Программа) разрабатывается в рамках реализации полномочий органов местного самоуправления в соответствии с Федеральными законами "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации" в целях проведения мероприятий, направленных на создание условий, обеспечивающих развитие архивного дела в городе Омске, повышение безопасности и эффективности работы архивных служб, их постепенное превращение в полноценный элемент новой информационной культуры, связанной с глобализацией информационных потоков, ростом потребностей населения города Омска в поиске и получении архивной информации, в том числе в электронном формате и по каналам электронной связи.

Роль и значение архивного фонда города Омска существенно возросли в последние годы. Потребность глубокого осмысления, переоценки исторического прошлого вызывает неподдельный интерес населения к архивным источникам. Этот интерес вызван поиском дальнейших путей развития общества, освоения богатых традиций устройства экономики, быта граждан города Омска. Архивный фонд города Омска входит в состав Архивного фонда Российской Федерации и является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России. Сохраняя документацию, отражающую материальную, духовную жизнь жителей города Омска, имеющую историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, а также документы по личному составу организаций города Омска, архивы становятся активными участниками социально-экономических процессов, происходящих в городе Омске, выступают гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения.

Ежегодно в Муниципальный архив поступает более 10000 дел. С момента образования Архива объем хранящихся дел увеличился более чем в 2,5 раза. В настоящее время в нем сосредоточено 37500 дел, в архивах структурных подразделений Администрации города Омска - около 50000 дел, в архивах муниципальных учреждений города Омска - более 500000 дел, в музейной комнате Администрации города Омска - 3000 музейных предметов.

Вместе с тем, состояние архивного дела в городе Омске не в полном объеме соответствует требованиям действующего законодательства. Проблемными остаются вопросы оснащенности архивохранилищ специальным оборудованием, компьютерной техникой, отсутствие которых не позволяет внедрять автоматизированную систему обработки архивных документов, оперативно использовать их в информационной и культурно-просветительской работе, предоставлять более широкий спектр информационных услуг. Низкий уровень материально-технической базы Архива, материально-технических баз архивов структурных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений города Омска, не позволяет соответствующим образом обеспечивать сохранность архивного фонда города Омска.

Существование указанных проблем обусловливает необходимость принятия комплексных мер, направленных на определение основных мероприятий по развитию архивного дела в городе Омске.

Необходимость дальнейшего развития архивного дела в городе Омске определяет целесообразность использования программно-целевого метода для решения вышеуказанных проблем, поскольку они:

- носят комплексный характер, а их решение окажет существенное положительное влияние как на развитие архивных служб, так и на социальное благополучие общества;

- не могут быть решены в пределах одного финансового года и требуют существенных расходов.

Настоящая Концепция, основанная на принципах целостности и системности, т.е. охвата всех основных направлений деятельности архивных служб, а также последовательности, поэтапного и планомерного решения задач развития архивного дела, начиная с наиболее актуальных, должна послужить методологической основой организационных и практических действий по систематическому пополнению архивного фонда города Омска историческими документами, всестороннему использованию документальных источников, обеспечению их сохранности.

Реализация Программы предполагается с 2009 года по 2012 год. Ежегодно предусматривается оценка исполнения планируемых мероприятий и обсуждение итогов реализации Программы на заседании совещательного координирующего органа. По результатам обсуждения возможна корректировка мероприятий Программы и их объемов финансирования с учетом эффективности их реализации и финансовых возможностей на очередной финансовый год.

В целях создания условий для развития архивного дела в городе Омске целями разработки Программы являются:

- пополнение и сохранение архивного фонда города Омска;

- обеспечение необходимых технологических процессов в работе с документами архивного фонда города Омска;

- повышение статуса архивных служб.

Достижение этих целей предполагает решение следующих задач:

- обеспечение надлежащих условий сохранности документов архивного фонда города Омска;

- создание и совершенствование информационно-поисковых систем, баз данных о документах архивного фонда города Омска;

- создание условий для обеспечения доступа юридических и физических лиц к информационным ресурсам города Омска с целью удовлетворения потребностей в архивной информации;

- модернизация материально-технической базы Архива, архивов структурных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений города Омска;

- внедрение автоматизированной системы учета документов архивного фонда города Омска, создаваемой по принципу единой информационной сети;

- повышение качества комплектования архивов новыми архивными документами, в том числе за счет приема документов на электронных носителях.

Ход реализации Программы предполагается оценивать по целевым индикаторам (показателям) Концепции.

Предварительная оценка ожидаемой эффективности и результативности от реализации Программы основана на использовании целевых индикаторов (показателей), характеризующих развитие архивного дела в городе Омске. В результате реализации Программы повысится уровень безопасности и сохранности архивов, архивного фонда города Омска, обновится материально-техническая база Архива, архивов структурных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений города Омска.

Общий социально-экономический эффект от реализации Программы - сохранение архивного фонда города Омска, расширение площадей архивохранилищ, недопущение фактов утраты и хищения документов, увеличение объема исторически значимых документов, повышение уровня удовлетворения общественных потребностей в информации.

Реализация Программы расширит издательскую деятельность по фондам архивов в виде сборников документов, энциклопедических, научно-популярных изданий, решит конкретные проблемы по укреплению кадрового потенциала архивной службы.

Основными исполнителями Программы предлагаются структурные подразделения Администрации города Омска, Омский городской Совет, Контрольно-счетная палата города Омска, Омская городская избирательная комиссия, муниципальные учреждения города Омска.

Разработчиком и исполнителем-координатором Программы предлагается определить управление делами Администрации города Омска.

Основные направления финансирования Программы:

- обеспечение сохранности архивного фонда города Омска;

- комплектование архивного фонда города Омска;

- использование документов архивного фонда города Омска;

- информатизация архивного дела в городе Омске;

- обучение работников архивных служб.

На реализацию мероприятий Программы из бюджета города Омска планируется направить 44584,5 тыс. руб., в том числе:

- в 2009 году - 17433,5 тыс. руб.;

- в 2010 году - 11651,0 тыс. руб.;

- в 2011 году - 8500,0 тыс. руб.;

- в 2012 году - 7000,0 тыс. руб.

В 2010-2012 годах объем финансирования будет уточняться ежегодно при формировании бюджета города Омска на соответствующий год исходя из возможностей бюджета города Омска, мониторинга эффективности мероприятий, предусмотренных Программой.

На основе принципов системности и комплексного подхода предполагаются формирование и реализация следующих основных мероприятий: муниципальный архив фонд

- обеспечение сохранности архивного фонда города Омска;

- комплектование архивного фонда города Омска;

- использование документов архивного фонда города Омска;

- информатизация архивного дела в городе Омске;

- обучение работников архивных служб;

- организационное обеспечение реализации Программы.

Долгосрочная целевая программа города Омска «Развитие архивного дела в городе Омске» на 2009-2012 годы

---------------------------------------------------------------------.

. N .Наименование целевого индикатора. Единица . Показатели по годам .

.п/п. (показателя) .измерения +--------------------+

. . . .2009 .2010 .2011 .2012 .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 1 .Количество архивов, . ед. . 200 . 300 . 400 . 550 .

. .соответствующих нормативным . . . . . .

. .требованиям . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 2 .Доля документов, находящихся в . проц. . 40 . 60 . 80 . 100 .

. .нормативных условиях . . . . . .

. .температурно-влажностного режима. . . . . .

. .хранения . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 3 .Доля осуществления . проц. . 40 . 60 . 80 . 90 .

. .противопожарных мероприятий от . . . . . .

. .нормативных требований . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 4 .Увеличение количества . ед. .1000 .2000 .3000 .5000 .

. .исторически значимых документов . . . . . .

. .архивного фонда города Омска . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 5 .Коэффициент пополнения архивного. проц. . 20 . 50 . 70 . 90 .

. .фонда города Омска . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 6 .Сводный коэффициент обновления . проц. . 20 . 40 . 60 . 70 .

. .материально-технической базы . . . . . .

. .архивов . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 7 .Количество проведенных выставок,. ед. . 2 . 3 . 4 . 5 .

. .посвященных знаменательным датам. . . . . .

. .из истории и современности . . . . . .

. .органов местного самоуправления . . . . . .

. .города Омска . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 8 .Доля компьютеризированных . проц. . 40 . 60 . 80 . 90 .

. .рабочих мест специалистов . . . . . .

. .архивных служб . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

. 9 .Увеличение количества . ед. . 2 . 3 . 5 . 7 .

. .компьютерных тематических . . . . . .

. .программ . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

.10 .Доля архивной информации, . проц. . 10 . 20 . 30 . 50 .

. .переведенной на цифровые . . . . . .

. .носители . . . . . .

+---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+-----+

.11 .Количество специалистов архивных. ед. . 150 . 180 . 200 . 300 .

. .служб, прошедших курсы повышения. . . . . .

. .квалификации, переподготовки . . . . . .

---+--------------------------------+----------+-----+-----+-----+------

Таким образом, перед специалистами МУ «Муниципальный архив города Омска» стоят серьезные задачи, направленные на качественное формирование Архивного фонда города Омска, организацию архивного дела в муниципальных учреждениях и предприятиях в соответствии с действующим архивным законодательством, а также всемерное содействие сохранению документальных комплексов, необходимых для обеспечения социальных гарантий граждан в части их пенсионного обеспечения.

2.3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТА МУЗЕЙНОЙ КОМНАТЫ

Подготовлено соглашение о сотрудничестве в рамках празднования 300-летия города Омска. 27 января 2007 года состоялось торжественное подписание соглашения. Участники соглашения - высшие учебные заведения города Омска, исторические архивы и краеведческий музей, городской общественный фонд 300-летия города Омска.

Основной целью настоящего соглашения является пополнение музейного фонда Администрации города Омска исторически-значимыми документами по истории города Омска.

В целях реализации соглашения о сотрудничестве подготовлены проекты программ «Омск. Путь длиною в три века», «Омск и омичи: 300 лет истории», «Интеллектуальные диалоги по истории и современности города Омска», «Формирование облика города Омска». Данные проекты программ направлены для изучения и реализации в соответствующие структурные подразделения Администрации города Омска.

В соответствии с планом работы музейной комнаты, утвержденным Мэром города Омска, было организовано 3 передвижные выставки:

- «На страже мира и покоя», посвященная истории Омского гарнизона;

- «Омск и омичи в годы ВОВ»;

- «Омск на пути к 300-летию».

Вышеуказанные выставки посетили около 7 тысяч человек.

В ходе организации передвижных выставок полнился фотофонд музейной комнаты Администрации города Омска на 500 фотографий и на 200 единиц документальный фонд.

За 2007 года состоялось 117 экскурсий в музейной комнате Администрации города Омска.

В течение 2007 года введены в экспозицию музейной комнаты Администрации города Омска новые разделы: международные и межмуниципальные партнерские отношения города Омска, о шефстве над АПРК «Омск».

Организация работы передвижных выставок сопровождало мероприятия с участием Мэра города Омска.

В августе 2007 года музейный фонд Администрации города Омска пополнился сувенирами и подарками от делегаций, прибывших на празднование 291-й годовщины города Омска.

Организована работа по учету музейных экспонатов. Составлены акты приема-передачи дел с подробным описанием музейных предметов. Систематизировано и внесено в главную инвентарную книгу 350 экспонатов. В настоящее музейный фонд Администрации города Омска составил около 3-х тысяч экспонатов.

В рамках пополнения архивного и музейного фондов Администрации города Омска в мае, октябре 2007 года состоялись командировки в Центральный государственный архив Республики Казахстан, ГУ «Государственный архив в городе Тобольске». В ходе выявления и отбора исторически-значимых документов по истории города Омска было сканировано и оцифровано более 1200 документов.

В соответствии с планом работы Музейной комнаты состоялось 3 встречи руководителей-ветеранов муниципальной службы города Омска со студентами и учащимися города Омска, в том в администрации Октябрьского административного округа города Омска.

В 2007 году организована работа по передаче личных фондов в музейную комнату Администрации города Омска.

Сформировано 12 личных фондов ветеранов муниципальной службы города Омска (Глебов Ю.Я., Шевченко П.Л., Павлов Г.А., Рыжих А.Ф., Кукель-Краевский Н.Ф. и др.).

Архивный отдел управления делами Администрации города Омска приняли участие в издании брошюры «И в тылу ковалась Великая Победа».

На базе музейной комнаты Администрации города Омска организована практика студентов Государственного университета им. Ф.М. Достоевского по специальности «Музееведение».

2.4 ОКАЗАНИЕ ПЛАТНЫХ УСЛУГ

Осуществление МУ «Муниципальный архив города Омска» приносящей доход (предпринимательской) деятельности организовано, согласно уставу, в соответствии с тарифами, утвержденным приказом управления делами Администрации города Омска от 15 января 2007 г. № 2.

Приносящая доход (предпринимательская) деятельность МУ «Муниципальный архив города Омска» складывается из оказания услуг по упорядочению документов и приема документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций. При планировании ожидаемых доходов в 2007 году был определен доход в размере 500 тыс. рублей. Объем расходов также был установлен в размере 500 тыс. рублей. Учитывая, что согласно налоговому законодательству, приносящая доход деятельность подлежит налогообложению в размере 24% от полученной прибыли, фактически учреждению необходимо заработать значительно больше - свыше 660 тыс. рублей.

Анализ предпринимательской деятельности МУ «Муниципальный архив города Омска» за 9 месяцев 2007 года показал следующее. К работе по оказанию платных услуг учреждение приступило с января 2007 г. За период с января по сентябрь 2007 года учреждением было заключено 45 договоров, из них 27 договоров - на упорядочение документов, 17 - на прием документов и 1 - на составление номенклатуры дел.

Оказание платных услуг является самым напряженным направлением работы МУ «Муниципальный архив города Омска». В целях выполнения финансового плана к работе по упорядочению документов привлекается весь персонал, независимо от основного направления деятельности, предусмотренного должностными обязанностями. Так, из 3128 ед.хр., подготовленных к архивному хранению, силами специалистов по обработке архивных документов упорядочено 1389 ед. хр. на сумму 158909,14 рублей. Остальные 1739 ед. хр., доход по которым составил 217750,78 руб., обработаны работниками отделов комплектования и хранения документов параллельно с выполнением плановых заданий по проведению проверок, консультированием организаций, приемом и шифровкой дел, исполнением запросов и пр. Учитывая, что учреждение только начинает свою деятельность, подобную практику можно признать оправданной. Однако, с увеличением источников комплектования и роста архивных фондов потребуются большие трудозатраты на основные направления деятельности учреждения (комплектование и использование документов).

Оценивая проделанную в данном направлении работу, следует отметить, что наряду с объективными трудностями, учреждению не удалось в полной мере избежать упущений и недочетов. Как недостаток в работе следует признать случаи неточной оценки объемов предстоящей работы при заключении договоров и, как следствие, определение заниженной стоимости выполняемых работ. Как правило, на оплату по дополнительным соглашениям заказчики идут неохотно и это влечет за собой существенные убытки. Принимая во внимание, что предпринимательская деятельность учреждения находится на начальном этапе, полагаем, что все промахи будут преодолены и работа по оказанию платных услуг приобретет более ритмичный, целенаправленный ход.

Можно сделать вывод, что формирование Архивного фонда города Омска должно стать одним из приоритетных направлений деятельности МУ «Муниципальный архив города Омска», и для того, чтобы эта работа осуществлялась качественно и бесперебойно, необходимо содействие и поддержка головных структур, координирующих работу муниципальных учреждений.

2.5 МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА

Материально-техническая база муниципального учреждения «Муниципальный архив города Омска» складывается из движимого имущества, переданного учреждению в оперативное управление управлением делами Администрации города Омска, а также приобретенного имущества.

Сразу после образования учреждения управлением делами было передано муниципальному архиву архивное стеллажное оборудование, офисная мебель, компьютерная техника и другое имущество, закрепленное до этого за архивным отделом управления делами Администрации города Омска. Переданное имущество оказалось недостаточным для обеспечения нормального функционирования учреждения, поэтому с поступлением денежных средств от приносящей доход (предпринимательской) деятельности было начато приобретение основных средств и расходных материалов.

В течение 2007 года были приобретены: 3 компьютера (из них 2 ноутбука), многофункциональное устройство, телефон-факс, цифровой фотоаппарат, холодильник, СВЧ-печь, холодильник, металлические шкафы для хранения материальных ценностей, огнетушители, архивные коробки, расходные материалы для оргтехники, канцелярские принадлежности и др. Внебюджетные средства пошли также на переоборудование архивохранилища мобильными стеллажами, в результате которого емкость хранилища возросла более, чем на 60%. Всего на материально-технические потребности учреждения было потрачено 342201,59 руб.

Таким образом, имевшиеся в распоряжении учреждения средства, позволили в существенной мере улучшить его материально-техническую базу. Дальнейшее ее укрепление планируется и в предстоящем, 2008 году. Согласно установленным объемам финансирования, на поступление нефинансовых активов по учреждению выделено 129,00 тыс. руб. из бюджетных и 235,90 тыс. руб. из внебюджетных средств. На данные средства предполагается приобретение компьютерной и организационной техники, современного стеллажного оборудования, оборудования для обеспечения температурно-влажностного режима в хранилищах, архивного инструментария и пр.

В большем объеме, по сравнению с прошлым годом, запланированы расходы на транспортные услуги, услуги связи и прочие услуги. Так, из бюджетных средств по указанным статьям предполагается расходовать 96,20 тыс. руб, а из внебюджетных - 306,10 тыс. руб. Увеличение расходов в данном направлении объясняется тем, что для эффективного развития учреждения необходимы средства на подключение сети Интернет, установку и настройку локальной сети, разработку и наполнение автоматизированных учетных баз данных, обучение персонала на специализированных курсах повышения квалификации, информационное обеспечение и др.

Более глобальное укрепление материально-технической базы учреждения напрямую зависит от перевода архива в другое помещение, отвечающее требованиям, предъявляемым к обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Последние два года для всех архивистов страны стали в некотором смысле определенной вехой в развитии архивной службы. Крупномасштабная административная реформа затронула все сферы жизни нашего общества и вызвала радикальные изменения принципов и характера регулирования взаимоотношений всех ветвей власти. В административной реформе будет происходить неизбежный процесс перераспределения функций.

Именно в этот период необходимо сохранить опыт, наработки и традиции, который сегодня накоплен архивной службой города в целом. Этому должна способствовать уже существующая нормативно-правовая база и та, которую еще предстоит разработать.

В ходе реформирования архивного дела в городе Омске остается нерешенным вопрос о разграничении собственности на архивные документы между архивными учреждениями Омской области и города Омска.

Вопрос о передаче дел постоянного срока хранения, находящихся на хранении в ГУ «Государственный архив Омской области» с 1991 года (31 источник, 23129 дел) будет решен после предоставления муниципальному архиву соответствующего помещения, отвечающего требованиям архивной службы.

С вводом в эксплуатацию пристраиваемого здания Администрации города Омска муниципальному архиву будет выделено помещение площадью 500 кв.м, что позволит принять на хранение архивные фонды органов местного самоуправления, организаций муниципальной формы собственности, находящиеся на государственном хранении в ГУ «Государственный архив Омской области», в том числе 23 тысячи дел, хранящиеся в вышеуказанных организациях.

Для дальнейшего совершенствования деятельности муниципального архива необходимо определить организации-источники комплектования, а также возможность приема документов от муниципальных организаций города не только документов по личному составу, но и постоянного хранения, в том числе аудиовизуальные документы. Сегодня архивные органы фактически отстранены от контроля за соблюдением сохранности документов при проведении процедуры банкротства и ликвидации предприятий. В результате с каждым годом мы имеем обостряющийся конфликт конкурсных управляющих и архивных служб, в основе которого открытый вопрос о правопреемственности в отношении архивных документов.

В объединенный ведомственный архив Администрации города Омска войдут все структурные подразделения Администрации города Омска. В нем будет организованно централизованное хранение, учет и использование документов структурных подразделений Администрации города Омска.

Муниципальный архив находится в постоянном, всеобъемлющем поле зрения своего учредителя - управления делами Администрации города Омска. Вопросы о ходе работы архива в том или ином направлении регулярно заслушиваются на аппаратных совещаниях управления делами, выносятся на рассмотрение Координационного Совета по развитию архивного дела в городе Омске. Нельзя не оценить, ту помощь и поддержку, которую оказывает подведомственному учреждению его непосредственный координатор - архивный отдел управления делами Администрации города Омска, стоявший у истоков зарождения архивной службы города Омска.

Первые шаги нового архивного учреждения сопряжены с немалыми трудностями. Все находится в стадии становления и ожидания. Тем не менее, выбранный темп, нацеленный на создание Омского городского архива как архива, занимающего достойное место среди учреждений архивной отрасли, уже принес некоторые результаты и вселяет достаточно оптимистический взгляд на будущее.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Закон Омской области «Об архивном фонде Омской области и архивах» от 20 декабря 1994 г.

2. ГАОО. Ф. 261. Оп. 1. Д. 5

3. ГАОО. Ф. 261. Оп. 1. Д. 27

4. ГАОО. Ф. 715. Оп. 8. Д. 5

5. «Омские областные архивы» г.Омск - 1939

6. «40 лет советского архивного строительства в Омской области» г. Омск - 1958

7. З.В. Крайская «Организация архивного дела на местах в первые годы Советской власти» М.,1962

8. «Омский историко-краеведческий словарь» М., 1994

9. журнал «Архивный вестник» № 8 М.: 2000

10. журнал «Архивный вестник» № 11 М.: 2003

11. Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // АЕ за 1978 год. М., 1979.

12. Д.Я. Самоквасов «Архивное дело в России». М.-1902.

13. Теория и практика Архивного дела в СССР: Учебник /Под редакцией Ф.И. Долгих и К.И. Рудельсон - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: Высшая школа, 1980. - 343 с.

14. В.Н. Самошенко История архивного дела в дореволюционной России. М., 1989. С. 188-190.

15. Горяева Т.М. Проблема собирания документов личного происхождения: как мы ее понимаем сегодня // Отечественные архивы. 2004. № 1. С. 23-38.

16. Федотов А.С. Актуальные вопросы собирания личных фондов // Отечественные архивы. 2002. № 5. С. 39-42. (журнал)

17. Банасюкевич В.Д. К выходу в свет основных правил работы архивов организаций // Отечественные архивы. 2003. № 1. С. 6-8. журнал

18. Коробейникова Н.К. Задачи российских архивистов в новом веке // Отечественные архивы. 2001 № 3. С. 7-9. журнал

19. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М.: 1998. с. 7 Основные правили работы организаций/ ВНИИДАД. -- М.: 2002. с. 13, с. 15

20. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. -- М.: Главархив СССР, 1975

21. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова Архивоведение. Учебник для начального проф. образования: Учебное пособие для среднего проф. образования. -- М.: ПрофОбрИздат, 2002. -- 272 с.

22. М.И. Басаков Справочник секретаря-референта: Практическое пособие -- Ростов-на-Дону: «Феникс», 2001. - 512 с.

23. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович Учебник для вузов «Делопроизводство» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. -- М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

24. Н.И. Большакова, Т.М. Пинигина Секретарское дело со знанием английского языка. Учебное пособие -- Ростов-на-Дону: «Феникс», 2001. - 352 с.

25. З.В. Крайская Архивововедение: учебник/ З.В. Крайская, Э.В. Челлини. -- М.: Норма, 1996. с.79, с. 85

26. Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова, Под ред. Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство» Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учебник для вузов. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

27. Л.А. Румынина Делопроизводство: учебник/ Л.А. Румынина. -- М.: Мастерство, 2001. с. 55

28. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения. - М.1995.

29. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. 1995.

30. Постановление Коллегии Комитета по делам архивов при СМ РСФСР 30.01.92 "О мерах по совершенствованию ведомственного хранения и отборе в состав Архивного фонда РСФСР документов органов и средств массовой информации в РСФСР". СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД N 9225.

31. Решение коллегии Федеральной архивной службы России от 23.12.98 "О состоянии ведомственного хранения, отбора и передачи в государственные архивы аудиовизуальной документации // М. - 1998. - Росархив. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД N 10202.

...